Thema "Pflicht zur Personalakte" in Personalwirtschaft

Pflicht zur Personalakte

SebPro — Tue, 17 Feb 2026 09:49:16 GMT

Hallo,

in unserem Datev Jahresgespräch wurden wir darauf hingewiesen, dass ab dem Jahreswechsel 2026/2027 zwingend eine digitale Personalakte einzusetzen ist mit der Daten im Falle einer SV-Prüfung auch elektronisch übermittelt werden können. Faktisch würde wir damit wohl nicht mehr an Datev Personal mit der Datev Personalakte vorbeikommen (bzw. ein vergleichbares Tool nutzen müssten). Eine Fundstelle oder etwas anderes konkretes konnte uns leider nicht genannt werden.

Uns ist bisher nur bekannt, dass wir eine elektronische Personalakte führen müssen bzw. die Übergangsfrist hierfür zum besagten Jahreswechsel ausläuft. Allerdings kennen wir keine Vorschrift die auch die Übermittlung voraussetzt.

Momentan nutzen wir die VGM im DMS und die euBP zur Übermittlung an die Prüfer. Gibt es bei euch Erfahrungswerte ob diese Praktik weiter genutzt werden kann? Wie handhabt ihr das Thema Personalakte?

Pflicht zur Personalakte

rschoepe — Tue, 17 Feb 2026 10:19:42 GMT

@SebPro schrieb:
Allerdings kennen wir keine Vorschrift die auch die Übermittlung voraussetzt.

§ 8 BVV - Einzelnorm

Lexikon | Entgeltunterlagen | Deutsche Rentenversicherung

Die elektronische Übermittlung mag nicht explizit im Gesetz stehen, aber wenn die DRV darauf besteht, machst du es dir mit einer Weigerung selbst nur unnötig schwer.

Wir haben unsere Mandanten während Corona (zumindest intern) alle auf die Digitale Personalakte umgestellt, weil es die Arbeit im Home Office deutlich einfacher machte. Manche haben damals schon angefangen uns die Unterlagen dorthin hochzuladen, andere erst mit der Umstellung auf DATEV Personal.

"Elektronische Übermittlung" heißt bei der DRV auch nur, dass du die Unterlagen nach Cryptshare hochlädst. Und da ist es einfach praktischer, wenn du sie schon digital vorliegen hast und nicht erst aus dem Ordner suchen und scannen musst. Ob du dann auf die Personalakte oder eine VGM setzt, ist erstmal dir überlassen. Die Personalakte hat aber den Vorteil, dass sie beim Mandantenübertrag gleich im Lohnbestand enthalten ist. Und du kannst sie m.M.n. deutlich besser filtern und sortieren.

Pflicht zur Personalakte

BernamerSingbär — Tue, 17 Feb 2026 10:44:15 GMT

Wie geht ihr mit den Kosten für Datev Personal um?
Es fallen ja x.xx€ pro Mitarbeiter/Monat an.

Diese Kosten werden uns von der Datev berechnet, da der Bestand unter unserer Beraternummer/Mandantennummer liegt.

Andere Kosten in dieser Konstellation berechnen wir jährlich an die Mandantschaft weiter.

Leider sind einige Mandanten hier "extrem sparsam", eine echte Pflicht zur digitalen Personalakte würde die Argumentation für die digitale Personalakte natürlich erleichtern.

Pflicht zur Personalakte

t_r_ — Tue, 17 Feb 2026 11:05:05 GMT

Bei uns werden die Kosten weiterberechnet.

Es gibt die Pflicht, dass ab nächsten Jahr die Belege digital bereitgestellt werden müssen.

Cryptshare wurde ja bereits erwähnt. Da können natürlich alle digitalen Belege hochgeladen werden. Die Frage ist, wer scannt, wer läd hoch usw.. Das - alles kurz vor der Prüfung - will und muss ja auch bezahlt werden.

Da kann der Mandant ja rechnen, was sparsamer ist, der Preis für Datev Personal oder er oder Sie bei der Vorbereitung der Prüfung alle vier Jahre.

Ich glaube, da wird Datev Personal günstiger sein, mit allen Vorteilen, die es hat.

Pflicht zur Personalakte

rschoepe — Tue, 17 Feb 2026 11:59:56 GMT

@BernamerSingbär schrieb:
Wie geht ihr mit den Kosten für Datev Personal um?

Bei Mandanten, wo wir die Personalakte rein intern nutzen, werden die Kosten aktuell noch "geschluckt" und gehen im Abrechnungspreis unter. Bei anderen ist das zusammen mit DUO auf die mandantengenutzte Beraternummer angelegt. Aber eine konsistente Linie gibt es da aktuell noch nicht.

@t_r_ schrieb:
Die Frage ist, wer scannt, wer läd hoch usw.. Das - alles kurz vor der Prüfung - will und muss ja auch bezahlt werden.

Der Arbeitsaufwand für die Prüfung wird bei uns ohnehin nach Stunden in Rechnung gestellt. Wer "sein Haus in Ordnung hält" und schaut, dass wir in der laufenden Lohnabrechnung schon alle relevanten Unterlagen haben, zahlt dann natürlich deutlich weniger Aufwand, als wenn wir erst mit der Prüferin im Rücken Sachen dann auch mal schriftlich vorgelegt bekommen. (Gerade bei Handwerkern schlimm, wo man teilweise ohne Telefonnotiz gar keine Dokumentation hat.)

Pflicht zur Personalakte

zahlentante — Tue, 10 Mar 2026 08:45:20 GMT

Hallo, bei uns war es gestern im Jahresgespräch das gleiche. Uns wurde es als Pflicht vermittelt. Auch wir arbeiten mit Vorgangsmappen und senden bereits darauf die Belege digital an die Prüfer. Dazu wurde uns erzählt, der Prüfer dürfe dann auf die komplette DMS zugreifen - das ist ja Unfug. Es machte den Eindruck, als solle einfach verkauft werden.

Pflicht zur Personalakte

danielajo — Fri, 17 Jul 2026 06:38:35 GMT

In summa summarum 2_2022 auf der Seite 9 unten bzw. Seite 10 oben steht: "Wo der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in elektronischer Form führt, bleibt ihm überlassen. In Betracht kommen z.B.

> professionelle Dokumentenablagen,
> Dateimanagementsysteme,
> zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme,
> Ordnerverzeichnisse auf seinem Computer oder
> in einer Cloud"

Ich habe bisher nichts anderes in den summa summarum-Dokumenten gelesen.

In dem Seminar "DATEV Personal - vom Einstieg bis zur Anwendung mit DATEV LODAS" wurde uns gesagt, das die Personalakte Pflicht wird ab 01.01.2027. Die Unterlagen aus der Personalakte sollten mit den euBP-Daten an die DRV gesendet werden können (Dies soll in den nächsten Jahren kommen). Dies kann ich aus dem summa summarum-Dokument nicht lesen. Warum sollen wir jetzt schon etwas machen, was noch gar nicht geregelt ist?

Pflicht zur Personalakte

Lohntante_123 — Fri, 17 Jul 2026 08:47:02 GMT

Ganz ehrlich : ich Blick da nicht mehr durch !

auch wir hatten Ende Juni ein Seminar (nicht von Datev). Es wurde ganz klar kommuniziert:

Geprüfte digitale Personalakte mit Zertifikat wird in 2027 für alle Mandanten (egal wie viele Mitarbeiter) Pflicht .

Ist das jetzt so oder nicht ???

Ich lese unterschiedliche Aussagen

Wir haben nach dem Seminar alle Mandaten informiert ( auch um aus evtl. Haftung raus zu sein)

Viele reagieren nicht - ist dann so

Haben wir Mandanten jetzt falsch informiert? Manche wollen jetzt auch externe Anbieter wählen . Das ist alles kostenpflichtig. Wenn die das jetzt „umsonst“ bestellen wäre es auch Mist

Pflicht zur Personalakte

zahlentante — Fri, 17 Jul 2026 09:37:53 GMT

Wir haben das eigentlich genauso verstanden. Wir haben alles in der DMS und von dort können doch dann die Belege elektronisch an die DRV senden, was wir auch schon machen. Wir können auch keine Pflicht zu einem separaten Programm erkennen. Auch wir sind durch die Datev-Propaganda etwas verunsichert, Fastdocs hat jetzt übrigens so ziemlich das gleiche geschrieben. Aber woraus die Pflicht hergeleitet wird, können wir auch nicht erkennen.

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SebPro — Fri, 17 Jul 2026 11:18:26 GMT

Vielleicht kann uns @Emmy_Kraemer_Fastdocs oder jemand von Datev auf den aktuellsten Stand bringen?

Pflicht zur Personalakte

Emmy_Kraemer_Fastdocs — Wed, 22 Jul 2026 08:42:46 GMT

Hallo,

ich kann es gerne versuchen, in dem ich meine Meinung dazu teile.

Sowohl aus der Perspektive einer Steuerberaterin für meine Mandanten, als auch mit der Brille von @Emmy_Kraemer_Fastdocs bin ich der Meinung, dass §8 Abs. 2 BVV für jeden UN - unabhängig von der Anzahl der MA regelt, welche Entgeltunterlagen in elektronischer Form nachgehalten werden müssen.

Das sind 20 Unterpunkte, die hier nachgelesen werden können:

https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html

Ich für meine Mandanten in der Kanzlei möchte das keinesfalls über DMS abbilden. Zudem ist es die Pflicht der Arbeitgebers, nicht der Kanzlei.

Wir haben die ganze Zeit auch mit der DATEV Personalakte gearbeitet und stellen jetzt auf unsere eigene Fastdocs Mitarbeiterakte um.

Wenn es wen interessiert, was die Vorteile bei Fastdocs sind, dann kann er oder sie sich gerne zum Webinar anmelden. Ich möchte hier keine Schleichwerbung für das Produkt machen :-).
https://events.teams.microsoft.com/event/a98b328f-da59-4ef7-b5c8-9c4de83fc7f5@3e800c05-b544-469b-b4c9-823a8a501a09
https://fastdocs.de/blog/posts/wird-die-digitale-personalakte-ab-2027-zur-pflicht-warum-du-jetzt-handeln-solltest/

Ich hoffe, das hilft irgendwie weiter. Liebe Grüße

Pflicht zur Personalakte

Lohntante_123 — Wed, 22 Jul 2026 08:50:07 GMT

Die explizite „digitale Personalakte“ wird keine Pflicht . Sehe ich wie Sie.

Ich frage mich aber ob es „elektronisch“ ist wenn ich die Dokumente aus der DMS an die DRV schicke? Sind ja größtenteils PDFs

Pflicht zur Personalakte

Uwe_Lutz — Wed, 22 Jul 2026 08:58:20 GMT

@Lohntante_123 schrieb:

Ich frage mich aber ob es „elektronisch“ ist wenn ich die Dokumente aus der DMS an die DRV schicke? Sind ja größtenteils PDFs

Naja, die Dokumente in der DATEV-Personalakte sind auch PDFs.

Pflicht zur Personalakte

mick — Wed, 22 Jul 2026 09:12:21 GMT

Vielleicht kann sich die DATEV hier zu dem Thema äußern, warum überall publiziert wird, dass eine zertifizierte digitale Personalakte ab 2027 Pflicht sein soll.

Wenn die Unterlagen beispielsweise in DMS geführt werden und der DRV bei Prüfungen über Cryptshare oder andere digitale Wege zur Verfügung gestellt werden, sind doch alle Anforderungen erfüllt!?

Pflicht zur Personalakte

StarkWo — Wed, 22 Jul 2026 11:04:59 GMT

Ich für meine Mandanten in der Kanzlei möchte das keinesfalls über DMS abbilden.

Daraus kann ich jetzt keine Pflicht ablesen, die nicht auch mit DMS oder anderen Ablageformen umsetzbar sind. Wenn die DATEV ähnlich argumentiert, dann wird hier eine Pflicht für eigene Produkte verkauft, die keine ist.

Pflicht zur Personalakte

rschoepe — Wed, 22 Jul 2026 11:44:09 GMT

@Lohntante_123 schrieb:
Ich frage mich aber ob es „elektronisch“ ist wenn ich die Dokumente aus der DMS an die DRV schicke?

Ja. "Elektronisch" ist in dem Fall als Gegensatz zu "auf Papier" zu verstehen. Die nächste Stufe wäre dann "digital" (also umgekehrt zur E-Rechnung, die die Bezeichnungen falsch herum verwendet). Dafür braucht es aber erst einmal einen vorgegebenen Standard, wie die Datensätze für die verschiedenen Unterlagen auszusehen haben. Bevor wir dahin kommen, braucht es noch ein paar Jahrzehnte.

Wenn man zum Vergleich mal das Kassenbuch (für die Steuerprüfung) nimmt: Papier ist klar, "elektronisch" wäre z.B. in Excel geführt (und dann als .xlsx oder PDF versendet), "digital" der Datensatz nach DSFinV-K.

Pflicht zur Personalakte

AndreaKl — Thu, 23 Jul 2026 10:05:54 GMT

Ich frage mich worauf die Pflicht abzielt?

Sollen diese Daten (Arbeitsverträge etc) gleich automatisch bei einer Prüfung übermittelt werden? Analog zu den Lohnabrechnungsdaten. Also alle, automatisch? Dann wird wohl eine digitale Personalakte nötig werden. Dann wird dem Prüfer gleich alles offen gelegt.

Wenn ich aber weiterhin nur einzelne, von dem Prüfer angeforderte Nachweise schicken soll (über Cryptshare), dann sehe ich keine Veranlassung für eine digitale Personalakte, die uns etwas kostet. Dann kann ich die Verträge etc weiterhin einfach als pdf in einem Ordner am PC abspeichern, um sie ggf. schneller bei der Hand zu haben, wenn der Prüfer sie sehen möchte.

Pflicht zur Personalakte

Christopher_Fürther — Fri, 31 Jul 2026 12:05:24 GMT

Hallo Community,

vielen Dank für die Diskussion und die berechtigte Nachfrage zur Einordnung.

Wichtig ist die fachliche Unterscheidung: Nach § 8 BVV müssen bestimmte Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen genommen werden. Diese Verpflichtung besteht im Grundsatz bereits seit 2022. Arbeitgeber konnten sich jedoch auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung bis zum 31.12.2026 von der elektronischen Führung befreien lassen. Ab 01.01.2027 greift diese Befreiungsmöglichkeit nicht mehr.

Daraus folgt aber nicht, dass eine digitale Personalakte als solche oder ein bestimmtes Produkt gesetzlich verpflichtend ist. Verpflichtend ist die elektronische Führung der in § 8 BVV genannten Entgeltunterlagen. Wo der Arbeitgeber diese elektronischen Entgeltunterlagen führt, hängt von der konkreten Organisation, den eingesetzten Systemen und den Anforderungen an Ablage, Auffindbarkeit, Lesbarkeit und Prüfbarkeit ab.

DATEV Personalakte bzw. DATEV Personal kann DATEV-Anwender dabei unterstützen, Entgeltunterlagen digital aufzunehmen und strukturiert zu verwalten. Aus DATEV-Sicht ist das eine sinnvolle Möglichkeit, die anstehenden Anforderungen organisatorisch gut vorzubereiten. Eine pauschale Aussage „DATEV Personalakte ist ab 2027 Pflicht“ wäre jedoch nicht korrekt.

Bei rechtlichen Einzelfragen, insbesondere zur konkreten Ausgestaltung der Ablage und zu Unterlagen mit Unterschriftserfordernis, sollte eine rechtliche Beratung bzw. der zuständige Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung einbezogen werden.

Pflicht zur Personalakte

eitorfgmbh — Mon, 12 Oct 2026 13:54:02 GMT

Hallo Herr Fürther,

wir als Steuerberatungskanzlei führen Datev Personal und demnach die Personlakte. Ist damit die Pflicht die Entgeltunterlagen digital zu führen, bereits erfüllt? Oder braucht der Mandanten erst einen eigenen Zugang zu Datev Personal?

Viele Grüße

Laura Hundhausen

Pflicht zur Personalakte

kh_k — Mon, 12 Oct 2026 17:22:09 GMT

...Das ist auch genau meine Frage, zu der ich bislang keine zufriedenstellende Antwort finden konnte.

Ich verstehe die Änderung so, dass die Dokumente ab 2027 digital vorgehalten werden müssen und auf Nachfrage über Cryptshare übermitelt werden müssen.

Ich hoffe sehr es bleibt auch zukünftig dabei, dass nur exakt die Dokumente digital vorzulegen sind, nach denen auch wirklich gefragt wird. Also nur für vereinzelte Sachverhalte/AN in Stichproben, die angeschaut werden.

Pflicht zur Personalakte

Lohntante_123 — Mon, 12 Oct 2026 19:04:30 GMT

Ja das würde mich auch interessieren.

Mein Kollege versteht es so, dass bei einer Prüfung alles gesamt übermittelt werden muss was als „prüfungsrelevant“ gekennzeichnet ist.

Was als prüfungsrelevant zu kennzeichnen ist ist ja festgelegt

Ich halte da auch nichts von. Bisher habe wir den Prüfern nur das geschickt was explizit angefordert wurde. Damit waren unsere Prüfer immer zufrieden

Pflicht zur Personalakte

Lohntante_123 — Mon, 12 Oct 2026 21:41:34 GMT

Ich habe noch eine Frage an die Kollegen und an die Datev .

In den Aufzählungen zur prüfungsrelevanten Speicherung sind zB auch die Nachweise der Elterneigenschaft .

Seit die Kinder elektronisch gemeldet werden fordern wir keine Geburtsurkunden mehr an .(Ausnahme natürlich nicht rückgemeldetet kibder)

Müssen wir die Rückmeldungen von Datev jetzt einzeln unter den Arbeitnehmer in der Datev Personalakte speichern?

Bisher haben wir das nicht extra gespeichert bzw. Auch nicht ausgedruckt ausgedruckt

Meine Frage zielt auf die Tatsache, dass Rückmeldungen nur für das laufende und das Vorjahr von uns abgerufen werden können .

Ist es möglich bei Anfragen der Prüfen für zB die letzten vier Jahre die Rückmeldungen andersweitig zur digitalen Übermittlung abzurufen? Frage an die Datev

Auch für die Bestätigung der Mitgliedschaft in der Krankenkasse wäre das interessant

Pflicht zur Personalakte

FrauSmith — Mon, 12 Oct 2026 21:50:39 GMT

„Demnach auch die Personalakte“ kann man nicht so einfach sagen.

Wir haben zB auch Mandanten wo Datev Personal eingerichtet ist für die Erstellung der Gehaltsabrechnung (Erfassung Mandat) aber die Personalakte dort nicht geführt wird

Wenn sie mit ihrem Mandaten die Vereinbarung getroffen haben, dass sie in der Kanzlei die Personalakte führen ist das ausreichend. Dann benötigt der Mandant keinen Zugang

Wir haben beide Fälle:

- Mandant führt die Personalakte über Datev oder ein Fremdsystem

-wir in der Kanzlei führen die Personalakte

Pflicht zur Personalakte

FrauSmith — Mon, 12 Oct 2026 21:57:36 GMT

Die Frage ist schon interessant.

Bei uns kam der Gedanke auch schon - kurz - auf.
Die elektronische Rückmeldungen zu Kindern, Elterneigenschaft, Krankenkassen etc extra - zugeordnet zu dem entsprechenden Mitarbeiter - zu speichern haben wir aber sofort verworfen.

Diese Daten sollen über Datev abgerufen werden können. Werden die Daten ggf mit der euBP übermittelt ?

Die Antwort der Datev interessiert mich sehr.

Pflicht zur Personalakte

rschoepe — Tue, 13 Oct 2026 08:38:11 GMT

@FrauSmith schrieb:
„Demnach auch die Personalakte“ kann man nicht so einfach sagen.

Wir haben zB auch Mandanten wo Datev Personal eingerichtet ist für die Erstellung der Gehaltsabrechnung (Erfassung Mandat) aber die Personalakte dort nicht geführt wird

Wir führen die Personalakte zunächst einmal für uns (als Lohnabrechner). Damit wir die Unterlagen ablegen und später nochmal nachschauen können, was zu einer bestimmten Abrechnung geführt hat. Dass wir bei einer Prüfung dann nicht erst sämtliche Unterlagen beim Mandanten anfordern müssen, ist ein Bonus. Insbesondere die großen Mandanten mit eigenem Personalmanagement führen aber auch nochmal ihre eigenen Personalakten. Bei uns landet ja nur, was auch abrechnungsrelevant ist.

Und aktuell pushen wir die Personalakte auch als "Posteingang" für die Abrechnungsunterlagen, damit die nicht mehr auf Papier, telefonisch oder per Mail rein kommen. Selbst bei Mandanten, die uns die "fertigen" Bewegungsdaten liefern, brauchen wir ja trotzdem noch Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Unterlagen zu Kfz/Rädern usw., damit wir die anlegen und kontrollieren können. Wie legt ihr solche Sachen bei euch ab, @FrauSmith?

Pflicht zur Personalakte

Kristin_Frohmeyer — Tue, 13 Oct 2026 11:19:21 GMT

Hallo @Lohntante_123,

im Übernahmeprotokoll können nur Rückmeldungen aus dem aktuellen Jahr und dem Vorjahr angezeigt werden. Für ältere Rückmeldungen ist keine Anzeige möglich.

Pflicht zur Personalakte

Lohntante_123 — Tue, 13 Oct 2026 12:29:25 GMT

Das ist mir klar aber wir gingen davon aus dass man die Meldungen evtl. digital von Datev für Prüfungen erhalten kann bzw. ein Übertrag mit der euBP erfolgt .

Die digitale Speicherung der Kinderdaten ist gesetzlich verankert. Also heißt das jetzt wir müssen jede Rückmeldung von Kindern speichern und in die digitale Personalakte verschieben bzw zur Speicherung an den Mandaten schicken?
Das kann ja nicht der Sinn der Sache sein.

Wie handhabt die Kollegen das hier?

Pflicht zur Personalakte

Lohnnutzer — Tue, 13 Oct 2026 20:30:35 GMT

Die Antwort hört sich für mich an wie eine automatische KI-Antwort.
Hier haben mehrere User Fragen gestellt und hingeknallt wird eine Antwort die jeder hier weiß . Die Frage wurde nicht beantwortet

Mich würde auch interessieren ob zB in der euBP die Kinderdaten mit übermittelt werden .

Wir speichern die Protokolle nicht - das wärs ja noch …..

Macht das hier jemand ?

Wir haben auch Mandanten die ihr digitale Personalakte selber führen (nicht über Datev). Soll ich denen jetzt die Rückmeldungen etwa alle schicken damit die da abgelegt werden …… Nö sicher nicht

Für Elstam-Daten kann man temporär auch eine Übersicht abrufen.

Wo finde ich diese Listen für die anderen Rückmeldungen. Und ich will jetzt nicht wieder eine vorgefertigte Antwort oder eine Dokumentennummer @Datev

Danke für nichts

Pflicht zur Personalakte

FrauSmith — Tue, 13 Oct 2026 20:43:47 GMT

Ja auch bei Mandaten die uns Daten einspielen erhalten wir manche Unterlagen .

Aber nicht viele .

Ich habe zB 5 Mandaten die alles einspielen . Drei davon legen auch das Personal an und spielen das ein.

Personalfragebögen bekomme ich hier immer. Auch zB PKW oder Fahradleasing, Darlehn o.ä

Arbeitsverträge erhalten wir von diesen Mandaten überhaupt nicht.

BAV haben von den einspielenden Mandaten nur drei (viele) . Hier haben wir auch keine Verträge .

Arbeitsverträge haben wir generell von vielen nicht. Erfasst wird nach Personalfragebögen.

Bei denen wo wir zukünftig die Personalakte bestücken und führen fordern wir das natürlich alles an

Pflicht zur Personalakte

kh_k — Wed, 14 Oct 2026 09:48:59 GMT

https://www.deutsche-rentenversicherung.de/SharedDocs/Downloads/DE/Fachliteratur_Kommentare_Gesetzestexte/summa_summarum/rundschreiben/2022/gem_grundsaetze_entgeltunterlagen_beitragsabrechng.pdf?__blob=publicationFile&v=5

Da in dem o.g. Dokument auf Seite 14 lediglich Beispiele für die Benennung von Dateien genannt sind und keine einheitlichen Datensatzbeschreibungen und fest definierte Dokumentenkategorien o.ä. festgelegt sind, gehe ich davon aus, dass ab 01.01.2027 keine einheitliche Schnittstelle für die Übermittlung von Dokumenten aus der Personalakte existiert. Es gibt lediglich Vorgaben, wie lang ein Dateiname sein darf und welche Zeichen erlaubt sind.

Das bestätigt die Vermutung, dass mit der elektronischen Übermittlung der XML-Abrechnungsdatensätze für die euBP aus dem Lohnprogramm heraus keine Dokumente mit übertragen werden.

Auf Seite 14 steht "Beispiel für eine textliche Beschreibung: Anbei übersende ich Ihnen die Datei1.pdf. Inhalt dieser Entgeltunterlage ist die Immatrikulationsbescheinigung für Mustermann Max (WS 2023-2024).".

Das lässt vermuten, dass hiermit ein Upload in Cryptshare gemeint ist (auch wenn es dort nicht wörtlich genannt ist).

Die AOK schreibt:

https://www.aok.de/fk/sozialversicherung/beitraege-zur-sozialversicherung/elektronische-betriebspruefung/

"Diese ergänzenden Belege sind bei einer Betriebsprüfung nicht automatisch einzureichen. Die DRV fordert sie konkret beim Arbeitgeber an, falls sie für die Prüfung notwendig sind. Die Übermittlung erfolgt in der Regel dann über das Cryptshare-Verfahren der DRV. Eine Anleitung dafür finden Arbeitgeber in der Rückmeldung der DRV."