Thema "Digitale Personalakte" in Personalwirtschaft

Digitale Personalakte

Isa23 — Wed, 02 Sep 2026 11:16:17 GMT

Moin,

ich habe gerade auf das neue Outfit der PA umgestellt und mir das Ganze kurz angeschaut.

Aus meiner Sicht ist es von der Funktionalität ein Rückschritt, vielleicht fehlen jedoch Einstellungen, die ich übersehen habe.

Nach jedem Speichern eines Dokumentes muss man das nächste der Liste extra anklicken, damit man mit der Zuordnung beginnen kann. Leider springt die Eingabeleiste auch nicht hoch, man muss an der Seitenleiste nach oben ziehen, damit man wieder oben beginnen kann.
Sehr umständlich, geht das besser?

Es muss immer die Jahreszahl JJJJ komplett eingegeben werden statt 26 für 2026. Das finde ich sehr umständlich. Geht das besser?

Bezeichnungen müssen immer neu eingegeben werden, vorher wurden bei Eingabe eines ersten/zweiten Buchstabens Vorschläge angezeigt. Man muss "das Rad" ja nicht immer neu erfinden...
Geht das auch besser?

Bisher habe ich bei "Gültig bis" die Verjährung eingegeben. Ist damit jetzt etwas anderes gemeint?
Es erscheint ein Hinweis, dass das "Gültig-bis" Datum nach dem Abrechnungsmonat liegt. Prüfen Sie diese Eingabe.
Überraschung... ein Gültig bis ist für mich eine unabhängige Angabe zum Abrechnungsmonat. Aber vielleicht habe ich da ein Verständnisproblem. Wie seht Ihr das?

Kann eine OCR-Auslese integriert werden? Da wäre doch schon das ein oder andere Kästchen direkt gefüllt, wie bei den Eingangsrechnungen. Nur mal so als Vorschlag...

Falls Ihr Tipps habt, die Verarbeitung von Posteingängen zu erleichtern freue ich mich.
Ansonsten ist das vielleicht ein Verbesserungsvorschlag für die Entwicklung....

Beste Grüße

Digitale Personalakte

Mühsam — Wed, 02 Sep 2026 11:31:17 GMT

Ja, es löst weniger Begeisterung aus als es könnte 😉
Bin mir nicht sicher, ob ich die Erfassung auf der rechten Seite des Bildschirms mag. Scheinbar kann man immer noch nicht die Kategorien mandantenübergreifend erfassen, oder diese wenigstens exportieren/importieren.
Positiv ist, dass die zugeordneten Dokumente direkt als Reiter vorhanden sind und man es halbwegs gut sortieren kann.

Ansonsten mag ich die Zeilenabstände nicht (zu viel Platz mit nichts verschwendet) , aber das ist ein Problem des "Datev Clouddesign"

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rschoepe — Wed, 02 Sep 2026 11:39:42 GMT

@Isa23 schrieb:
Bisher habe ich bei "Gültig bis" die Verjährung eingegeben. Ist damit jetzt etwas anderes gemeint?
Es erscheint ein Hinweis, dass das "Gültig-bis" Datum nach dem Abrechnungsmonat liegt. Prüfen Sie diese Eingabe.

Lustig, bisher ist es nämlich genau anders herum. Da darf der Abrechnungsmonat nicht nach dem "Gültig bis" liegen. Was natürlich sehr toll ist, wenn ich z.B. Unterlagen aus der S-Kug-Prüfung im aktuellen Abrechnungsmonat, aber mit "Gültig von/bis" des S-Kug-Zeitraums ablegen will.

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NaJu2008 — Wed, 02 Sep 2026 11:44:52 GMT

Bisher habe ich bei "Gültig bis" die Verjährung eingegeben. Ist damit jetzt etwas anderes gemeint?
Es erscheint ein Hinweis, dass das "Gültig-bis" Datum nach dem Abrechnungsmonat liegt. Prüfen Sie diese Eingabe.
Überraschung... ein Gültig bis ist für mich eine unabhängige Angabe zum Abrechnungsmonat. Aber vielleicht habe ich da ein Verständnisproblem. Wie seht Ihr das?

Also ich habe da gerade bei Krankenscheinen, Reha-Nachweisen oder auch Elternzeit immer das Endedatum des angegebene Zeitraums erfasst, also z.B. bei Elternzeit von 24.09.2026 bis 23.09.2028

Das mit der Verjährung ist mir an der Stelle egal. Deshalb hab ich das Datum oftmals auch offen gelassen oder gar kein Datum hinterlegt.

Genauso wenig weiß ich ja bei einem Arbeitsvertrag bis wann der gültig ist, falls er nicht befristet ist. Ich weiß nur, ab wann er gültig ist.

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t_r_ — Wed, 02 Sep 2026 12:10:08 GMT

Also mir würden genug Befristungen einfallen, die ich dort erfassen können wollen würde:

Studienbescheinigungen,

befristete Arbeitsverträge,

Leasingverträge Fahrrad/Auto

usw.

Das macht aus meiner Sicht aber nur Sinn, wenn ich dann auch zum Ende daran erinnert werde, dass hier etwas endet. Sonst finde ich es ziemlich nutzlos.

Ich habe mich noch nicht in die "neue" Akte getraut. Dafür waren in letzter Zeit "neue Programme" eher ein Rückschritt.

Ich kenne es aus der aktuellen PA noch so, dass ich keine Befristung vor dem Abrechnungsmonat enden lassen kann. Wenn ich aber eine AU - ja, es gibt sie immer noch mal in Papierform - erst nachträglich erhalte, kann es durchaus vorkommen, dass diese vor dem Abrechnungsmonat endet.

Aus meiner Sicht wäre es daher schön, wenn die Befristung unabhängig vom Abrechnungsmonat erfassbar wäre. Und wie bereits oben erwähnt, auch einen Zweck erfüllen würde, nämlich an das Ende einer Frist erinnert.

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NaJu2008 — Wed, 02 Sep 2026 12:14:25 GMT

Ich hab jetzt auch mal einen Mandanten umgestellt. Damit ich für mich die Arbeitsweise testen kann.

Die alte Personalakte war auf Mandantenseite übersichtlicher.

Bei den zugeordneten Dokumenten hatte ich als erstes eine Übersicht mit allen Mitarbeitern. Diese konnte ich dann durch die entsprechenden Filter einschränken oder nicht und bin dann erst im nächsten Schritt in die Dokumente des jeweiligen Mitarbeiters "abgetaucht".

Diese Gruppiereinstellung hatte ich mir auch in der Kanzleisicht eingerichtet.

Jetzt stehen da alle Mitarbeiterdokumente untereinander. Wenn ich mehr Übersicht haben möchte, muss ich oben über den Filter mir einen Mitarbeiter aussuchen.

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NaJu2008 — Wed, 02 Sep 2026 12:17:20 GMT

Aus meiner Sicht wäre es daher schön, wenn die Befristung unabhängig vom Abrechnungsmonat erfassbar wäre.

Ich hab den Abrechnungsmonat in den meisten Fällen weggelassen und nur das Gültigkeitsdatum erfasst.

Nur die Lohneinreichungsunterlagen für den aktuellen Monat, z.B. irgendwelche Listen oder Begleitschreiben wurden dem Abrechnungsmonat zugeordnet, aber ohne Gültigkeitsdatum

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Isa23 — Wed, 02 Sep 2026 12:23:57 GMT

Das finde ich ebenfalls sehr lästig.
Sehr guter Einwand.

Zumal man immer jede Auswahl mit einem Klick bestätigen muss. Enter geht leider nicht...

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LGhappy — Wed, 02 Sep 2026 12:49:15 GMT

Leider keine Gruppierung wie in der alten Version möglich.....hatte sehr darauf gehofft.....

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kirstin_flindt — Wed, 02 Sep 2026 14:51:52 GMT

Hallo in die Runde,

wir haben auch einen Mandanten umgestellt, um uns die neue Personalakte anzuschauen. Bei meinem Kollegen ist die Registerkarte "Auswertungen Personalwirtschaft" auf der Mandantenansicht zu sehen, bei mir nicht. Und ich bekomme es nicht eingestellt. Ich dachte, es ist vielleicht ein Recht, welches über die Rechteverwaltung eingestellt werden muss, aber irgendwie finde ich es nicht heraus. Kennt jemand das Problem?

Danke und viele Grüße

Kirstin Flindt

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Mühsam — Wed, 02 Sep 2026 15:02:49 GMT

Also ich hab nun damit etwas rumprobiert und es ist in beiden Varianten (Mandant/Kanzlei) so weit weg von sinnvoll nutzbar, dass ich erstmal keine weiteren Mandanten umstelle. Wirklich enttäuschend.

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MelinaGi — Thu, 03 Sep 2026 06:31:27 GMT

Hallo zusammen,
mir fehlt die Möglichkeit, mehrere Dokumente gemeinsam einer Kategorie zuzuordnen. Dachte, dass dies nun funktionieren sollte.

Außerdem habe ich keine Möglichkeit gefunden, die Dokumentengröße einzustellen/ das Dokument in Vollbildmodus zu sehen.

Die Sortierung finde ich auch nicht übersichtlich.

Eine dauerhafte Sortierauswahl kann man nicht fest einstellen, oder? Ich würde es bevorzugen, wenn die Abrechnungsmonate als Ansicht gewählt ist.

Kann ich igwo einstellen, dass ich nicht jedes Mal eine E-Mail erhalte, wenn ich selbst Dokumente hochlade? Dachte dies wird auch geändert...

Die Fernbetreuung wird nicht mehr direkt unter Hilfe angezeigt, sehr ärgerlich.

Hoffe, dass sich die Personalakte noch weiterentwickelt.

SIC-Dateien/ Text-Dateien können laut Fehlermeldung nicht hochgeladen werden. Wo soll ich dann die Daten abspeichern, die ich eingespielt habe und die in der Kommunikation an mich gesendet wurden? Eine E-Mail mit den Dateien gibt es nun ja nicht mehr.

Ab wann kann ich die Dokumente aus der Kommunikation in die Personalakte laden? Und können auch die Chats direkt rüber geladen werden (also nicht herunterladen und dann wieder hochladen)?

Alles Dinge, die ich mir gewünscht hätte...

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Mühsam — Thu, 03 Sep 2026 06:48:58 GMT

SIC-Dateien/ Text-Dateien können laut Fehlermeldung nicht hochgeladen werden.

@MelinaGi Wenn du die Sic-Dateien wieder in .txt umbenennst oder die txt vor dem Import hochlädst, funktioniert es.

Was mich am meisten stört ist, dass man erst ab einer bestimmten Fensterbreite, das Dokument sieht bzw. die "Details", ich arbeite entweder auf einen geteilten Bildschirm oder habe die Personalakte auf einen Hochkant-Bildschirum und in beiden Fällen sind die Bereiche nicht sichtbar.

Bei der Mandantensicht, kann man auf unter "In Arbeit" auf Bearbeiten gehen und es öffnet sich das Dokument und man kann relativ gut die Daten eintragen. Wenn man das Dokument abgeschlossen hat, öffnet sich jedoch nicht das nächste, sondern man kommt wieder in die Gesamtansicht. Würde sich direkt das nächste Dokument öffnen, könnte man problemlos ein Stapel Dokumente abarbeiten, aber so killt es den Workflow.

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MelinaGi — Thu, 03 Sep 2026 06:54:54 GMT

@Mühsam: vielen Dank für diese Info. Das hilft mir weiter.

Ahh, bei mir sind beide Bildschirme quer, dann geht das schon. Aber auch, dass ich nicht mehr zwei Dokumente gleichzeitig anklicken kann, nervt mich.... Das ging früher ja auch.

Und das mit killen hab ich auch gemerkt. Wir haben unsere Kategorien geändert und ich muss die alten Dokumente verschieben. Das klappt aber ja leider nicht ohne erheblichen Zeitaufwand, wenn ich jedes Mal das kommende Dokument neu auswählen muss...

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LGhappy — Thu, 03 Sep 2026 09:17:29 GMT

Wie können Dokumente bei neu angelegten Mitarbeitern zugeordnet werden? Ich habe DATEV Personal mehrmals synchronisiert, aber bei der Zuordnung erscheint mir der neue Mitarbeiter nicht.

Digitale Personalakte

LGhappy — Thu, 03 Sep 2026 09:22:19 GMT

Nachtrag: Erst nach 10 min warten wurde mir der neue Mitarbeiter bei der Zuordnung angezeigt. Nervig‼️