Thema "LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen" in Personalwirtschaft

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

dotic — Wed, 19 Aug 2026 11:00:58 GMT

Guten Tag,

wie es der Betreff bereits suggeriert, möchten wir, dass LODAS Auswertungen automatisch in DMS abgelegt werden.

Ich habe mich bereits in Lexinform dumm und dämlich gesucht, aber immer nur folgenden Schritt gefunden:

LODAS Auswertungen -> Extras -> Einstellungen -> Reiter: Dokumentenmanagement

Hier sind auch bereits Einstellungen wie Auswertungsgruppe, Ordner und Register getätigt worden, aber es gibt keine Möglichkeit die Auswertungen vollautomatisch nach DMS zu übertragen.
Hier müsste der Zwischenschritt mit Rechtsklick auf die Auswertung "Weitergeben an Dokumentenmanagement..." vollzogen werden, ist das gewollt oder ist die Einstellung gut versteckt?

Vielen Dank.

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

NaJu2008 — Wed, 19 Aug 2026 11:14:05 GMT

Warum das DMS mit so etwas zumüllen????? Dafür gibt es doch extra die Lodas-Lohnauswertungen. Und außerdem findet man doch auch alle Auswertungen, falls diese nicht in der Rückübertragung sind, im Unternehmen online.

Wer zu blöd ist an diesen Stellen zu suchen, versteht die Auswertungen doch erst recht nicht.

Hier sollte unbedingt auch mal Rücksprache mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragen gehalten werden.

DMS ist aus datenschutzrechtlicher Sicht kein geeigneter Ablageort für Lohnunterlagen!

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

Lohntante_123 — Wed, 19 Aug 2026 13:35:53 GMT

Ich wüsste nicht dass es eine solche Funktion gibt.

Ich sehe hier auch kein Nutzen. Warum sollte man Lodas-Auswertungen in der DMS speichern. Die Auswertungen stehen in Lodas zur Verfügung.

Was ist der Grund für diesen Wunsch ?

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

dotic — Wed, 19 Aug 2026 14:11:58 GMT

Wir wollten die Auswertungen in ein Drittsystem überführen, die jedoch nur eine DMS-Schnittstelle besitzen.
Mit Voreinstellung für Ordner und Register hätten wir somit eine vollautomatische Übertragung der Auswertungen in das Drittsystem.

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

tax — Wed, 19 Aug 2026 14:19:03 GMT

@NaJu2008 schrieb:

Hier sollte unbedingt auch mal Rücksprache mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragen gehalten werden.
DMS ist aus datenschutzrechtlicher Sicht kein geeigneter Ablageort für Lohnunterlagen!

Also dann als Steuerberater DMS gar nicht nutzen wegen Datenschutz?

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

Lohntante_123 — Wed, 19 Aug 2026 14:24:06 GMT

Wir speichern viel in der DMS.

nicht nur Lohnunterlagen sondern auch vieles andere - eigentlich alles - was in einer Steuerkanzlei vorkommt . Dafür ist die DMS meiner Meinung nach auch da

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

NaJu2008 — Wed, 19 Aug 2026 14:46:49 GMT

DMS ist revisionssicher und für die Mandatsverwaltung das Mittel Nummer eins, aber eben nicht für den Lohn. Und solange es sich um ein aktives Mandat handelt, gibt es auch keinen Grund Verträge, Schriftverkehr... zu löschen.

Was passiert denn mit den ganzen (sensiblen) Mitarbeiterdaten wenn die AN ausscheiden? Die dürfen datenschutzrechtlich ohne Grund nicht aufbewahrt werden und müssen dann gelöscht werden. Wenn dann ein pfiffiger ehemaliger Mitarbeiter kommt und die Auskunft über die Daten haben möchte und anschließend die Löschung verlangt... Viel Spaß das alles im DMS zusammen zu suchen.

Datev betont in Seminaren immer wieder, dass Lohnunterlagen nicht ins DMS gehören.

Ja bei uns landet bei einigen Mandaten mangels Nutzung der Personalakte auch vieles im DMS. Aber dort wo die Personalakte im Einsatz ist, lege zumindest ich alle AN-Unterlagen in der Personalakte ab. Klar wenn in einer Mail irgendwelche Mitteilungen zu einem bestimmten AN stehen, dann ist das eben auch im DMS.

Datev erhebt schließlich für die Speicherung von Altdaten im RZ auch Gebühren. In solchen Fällen lassen wir die Daten dann immer löschen.

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

tax — Wed, 19 Aug 2026 14:56:36 GMT

@NaJu2008 schrieb:
DMS ist revisionssicher und für die Mandatsverwaltung das Mittel Nummer eins, aber eben nicht für den Lohn. Und solange es sich um ein aktives Mandat handelt, gibt es auch keinen Grund Verträge, Schriftverkehr... zu löschen.

Was passiert denn mit den ganzen (sensiblen) Mitarbeiterdaten wenn die AN ausscheiden? Die dürfen datenschutzrechtlich ohne Grund nicht aufbewahrt werden und müssen dann gelöscht werden. Wenn dann ein pfiffiger ehemaliger Mitarbeiter kommt und die Auskunft über die Daten haben möchte und anschließend die Löschung verlangt... Viel Spaß das alles im DMS zusammen zu suchen.

Datev betont in Seminaren immer wieder, dass Lohnunterlagen nicht ins DMS gehören.
Ja bei uns landet bei einigen Mandaten mangels Nutzung der Personalakte auch vieles im DMS. Aber dort wo die Personalakte im Einsatz ist, lege zumindest ich alle AN-Unterlagen in der Personalakte ab. Klar wenn in einer Mail irgendwelche Mitteilungen zu einem bestimmten AN stehen, dann ist das eben auch im DMS.

Datev erhebt schließlich für die Speicherung von Altdaten im RZ auch Gebühren. In solchen Fällen lassen wir die Daten dann immer löschen.

😱

Was ist mit den sensiblen Daten wie Gesellschaftsstrukturen, Unternehmensverkäufen, Geschäftszahlen, Vermögensaufstellungen, Nachfolgeregelungen usw.

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

ulli_preuss — Wed, 19 Aug 2026 15:35:03 GMT

@tax schrieb:

😱
Was ist mit den sensiblen Daten wie Gesellschaftsstrukturen, Unternehmensverkäufen, Geschäftszahlen, Vermögensaufstellungen, Nachfolgeregelungen usw.

AN-Unterlagen = Personalakte (mit Kennzeichnung prüfungsrelevant/nicht prüfungsrelevant)
Hilfstabellen für Provisionsberechnung etc. mangels Bearbeitungsmöglichkeit in der Personalakte = DMS (VGM Lohn 202X; Ende Abrechnungsjahr -> Personalakte und löschen im DMS)
Unternehmensunterlagen = DMS

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

NaJu2008 — Wed, 19 Aug 2026 18:03:18 GMT

In DMS sollten nur Unterlagen mit direktem Mandantenbezug sein.

Lohnunterlagen betreffen in gewisserweise ja eher Dritte bzw. haben nur einen indirekten Bezug auf das Mandatsverhältnis.

Und selbst eine Provisionsberechnung könnte man in die Personalakte ablegen. Die könnte man ja als PDF drucken oder man legt eine Exceltabelle ab. Entweder als unternehemsweites Dokument wenn es mehrere betrifft oder als Einzeldokument direkt beim AN.

Ich erhalte regelmäßig von einem Mandanten den Lohn als Exceltabelle da im Hintergrund noch weitere Tabellenblätter für die Gehalts- und Provisionsberechnung hängen. Die lade ich mir dann immer als Original herunter und schon habe ich wieder eine Exceltabelle die bearbeitet werden kann.

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

ulli_preuss — Wed, 19 Aug 2026 22:24:13 GMT

@NaJu2008 schrieb:
In DMS sollten nur Unterlagen mit direktem Mandantenbezug sein.

Lohnunterlagen betreffen in gewisserweise ja eher Dritte bzw. haben nur einen indirekten Bezug auf das Mandatsverhältnis.

Eventuell verstehe ich Sie falsch, aber hatte ich das nicht so geschrieben?

Und selbst eine Provisionsberechnung könnte man in die Personalakte ablegen. Die könnte man ja als PDF drucken oder man legt eine Exceltabelle ab. Entweder als unternehemsweites Dokument wenn es mehrere betrifft oder als Einzeldokument direkt beim AN.

Auch das hatte ich geschrieben.

Ich erhalte regelmäßig von einem Mandanten den Lohn als Exceltabelle da im Hintergrund noch weitere Tabellenblätter für die Gehalts- und Provisionsberechnung hängen. Die lade ich mir dann immer als Original herunter und schon habe ich wieder eine Exceltabelle die bearbeitet werden kann.

Wenn man selber eine Tabelle pflegt, also nicht der Mandant und diese soll fortlaufend ergänzte Monatseinträge enthalten, muss die Excel-Datei relativ einfach bearbeitbar bleiben.

Natürlich kann man das auch schaffen, wenn man diese in die Personalakte hochlädt (funktioniert allerdings nur mit XSLX, nicht mit XLS). Nur dann suchen Sie immer wieder diese Datei, müssen diese über die Browser-Anwendung der Personalakte herunterladen (diese bekommt dann auch noch die schicke Dokument-ID als temporären Dateinamen) und diese nach den Ergänzungen wieder uploaden, am besten natürlich mit einem sprechenden Dateinamen.

Diesen ganzen Hokuspokus kann man umgehen, in dem man sich eine Vorgangsmappe (VGM) Lohn für ein Kalenderjahr anlegt und in dieser die Tabellen ablegt: Die Excel-Dateien bleiben bearbeitbar und sie sind schnell auch für Kollegen einsehbar, weil keine Programme/Browser gestartet werden müssen. Das sieht dann in etwa so aus:

Das alles gewinnt sicherlich keinen Red-Dot-Award und vielleicht gibt es auch bessere Lösungen, aber zumindest hat sich das im Alltag als einigermaßen praktikabel herausgestellt, setzt nicht auf DATEV-Lösungen mit unsicherer Zukunftsprognose wie ProCheck, bei denen eine besteht und die Excel-Dateien enthalten auch keine Makros, beim Speichern kann also recht wenig schief gehen und es muss dann auch noch nicht einmal Excel sein, welches die Datei öffnet. Mit der Dezember-Abrechnung wird die Excel-Tabelle als PDF exportiert und in der Personalakte abgelegt:

Personalakte (OnPremise)

Personalakte (DATEV Personal)

Sobald dies abgeschlossen ist, kann der Datensatz aus der VGM gelöscht werden (oder auch nicht 😉).

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

NaJu2008 — Thu, 20 Aug 2026 05:52:57 GMT

Nur dann suchen Sie immer wieder diese Datei, müssen diese über dieBrowser-Anwendungder Personalakte herunterladen

Ich arbeite ausschließlich mit der Kanzleiansicht. Das geht viel schneller.

Mandant auswählen > Lohnprogramm öffnen > Personalakte aufrufen

So muss man sich in DUo nicht ständig durch die Mandantenauswahlliste klicken und außerdem wird man dann nicht so einfach abgemeldet nur weil eine andere Cloud-Anwendung geöffnet wird.

Ich würde die Exceltabelle im Posteingang belassen und nicht ablegen. Dann lade ich mir diese als Originaldokument z.B. in den Downloadordner, bearbeite diese und lade sie anschließend per Drag&Drop wieder in den Posteingang. Die alte Datei würde ich dann einfach löschen. Das Spiel würde ich dann bis zum Jahresende durchziehen und erst dann alles verschlagworten und endgültig in die Personalakte ablegen.

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

dotic — Thu, 20 Aug 2026 10:59:16 GMT

Erschließt sich mir ehrlich gesagt nicht. Was ist der Unterschied von DMS und z.B. DUO oder DATEV Personal/Personalakte? Da müsste es dann einen technischen Unterschied geben, wieso das eine DSGVO-konform sein soll und das andere nicht.

Was ich auch nicht verstehe: Wenn DATEV in den Seminaren sagt, dass Lohn nicht in DMS gehören, wieso gibt es dann die Einstellungsmöglichkeiten für DMS oder auch das Ablegen der Lohnunterlagen in DMS, wenn eine Auswertung in LODAS Auswertungen mit Rechtsklick ausgewählt wurde ("Weitergeben an Dokumentenmanagement...")? Das ist für mich paradox. Wieso bauen Sie dann eine Möglichkeit dies zu tun, dann hätten Sie es nicht mal implementieren brauchen.

LODAS Auswertungen automatisch in DMS ablegen

NaJu2008 — Thu, 20 Aug 2026 11:32:05 GMT

In der Personalakte werden die Unterlagen direkt dem Mitarbeiter zugeordnet. Man ist gezwungen alle Dokumente einzeln abzulegen und nicht mal eben ein Sammeldokument mit zehn verschiedenen Sachverhalten zu erstellen - schicken Mandanten ja auch gern mal per Mail. Wenn der Mitarbeiter ausscheidet, hätte man dann dort die Möglichkeit alle Unterlagen des betreffenden Mitarbeiters ganz schnell zu löschen (wenn erforderlich).

In DMS muss man dann erstmal anfangen zu suchen. Je nachdem wie das ganze verschlagwortet wurde und ob Sammeldokumente aufgelöst wurden.

Und vor der Personalakte gab es nun mal nur DMS als Ablageoption. Und selbst wir haben zahlreiche Mandanten bei denen wir noch keine Personalakte eingeführt haben, da diese am DUo hängt und der Mandat bisher noch kein DUo wollte (ändert sich aber nächstes Jahr hoffentlich).

Es ist ja auch immer die Frage, welche Lohnauswertungen im DMS abgelegt werden. Allgemeine Unterlagen sind unspektakulär. Brisant sind ja nur die Unterlagen mit Mitarbeiterdaten.

Und die neue Personalakte ist auch für den Mandaten sehr übersichtlich. Er hat jederzeit Zugriff und kann einsehen welche Belege bereits für einen Mitarbeiter hochgeladen wurden.