Thema "Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant" in Personalwirtschaft

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Fri, 24 Jul 2026 07:56:12 GMT

Hallo zusammen, vielleicht kann mir jemand kurz auf die Sprünge helfen.

Zur Ausgangssituation:

Wir haben einen Mandanten bei dem wir nur den Lohn rechnen. Damit wir mit diesem Mandanten dennoch digital arbeiten können, nutzen wir die digitale Personalakte über das Personal Add-on. Die Geschichte wurde ja bereits zum ende des Jahres abgekündigt, sodass der Bestand wieder auf die teurere DUO Lösung wechseln muss, um die Unterlagen für die Lohnabrechnung weiterhin digital in der DATEV Welt bereitstellen kann.

Um "sinnlose" Kosten zu sparen, wollte ich also einen reinen DUO Vertrag zu diesem Mandanten abschließen und in DUO alle Anwendungen löschen. Dort steht aktuell nur noch "Belege online" zur Verfügung. Wenn ich diese Anwendung nun löschen will bekomme ich den Hinweis, dass mit dem löschen der letzten Anwendung auf der gesamte DUO bestand gelöscht wird.

Meine Frage nun: wie ist es denn Seitens DATEV gedacht, wenn man ein reines Lohnmandat hat und mit diesem Beleg digital austauschen möchte? Kann ich den DUO Bestand sozusagen löschen, da alles in Personal liegt und die beiden Bereiche in zwischen auch tatsächlich getrennt sind oder ist da dann auch alles Weg wenn ich in DUO die letzte Anwendung kündige?

Vielen Dank schon mal für das Feedback 😁

Thread zu Personalwirtschaft verschoben durch @Julia_Thaci

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

mick — Mon, 20 Jul 2026 08:55:18 GMT

Du brauchst für DATEV Personal immer einen DUO Vertrag (ca. 11-12 €). Belege online wird nicht benötigt.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

hexhex — Mon, 20 Jul 2026 09:18:04 GMT

Die gleiche Frage habe ich mir auch schon gestellt, und hab mich ebenfalls nicht getraut, es durchzuziehen. Habe bei den betroffenen Mandanten dann die Anwendung "Bank" aktiv gelassen, auch wenn da keine Bank hinterlegt ist. Weil Belege Online kostet ja extra und wird nicht benötigt.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

RavaDi — Mon, 20 Jul 2026 09:45:40 GMT

hier muss zwischen DUO Vertrag und Bestand unterschieden werden.

Ein Vertrag ist notwendig, ein Bestand nicht.

Wenn also der Bestand komplett gelöscht wird, bleibt der Vertrag dennoch bestehen.

bei der Bestellung/Registrierung von DUO muss nicht zwingend auch ein Bestand angelegt werden, dann stellt sich die Fragen nach dem löschen gar nicht.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Mon, 20 Jul 2026 09:54:10 GMT

Zwischenzeitlich gab es noch eine Lösung die sich Personal Add-on nennt und für die einfache Verwendung von Personal ohne DUO Vertrag gedacht war. Wir hatten entsprechend dann den DUP Vertrag gekündigt und sind auf die andere Lösung umgestiegen.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Mon, 20 Jul 2026 09:56:01 GMT

Der Unterschied zwischen Vertrag und Bestand sind mir Bewusst. Ich hab nur keine Erläuterung Seitens DATEV gefunden die Erklärt, ob DUO und Personal im Bestand inzwischen auch ordentlich voneinander getrennt sind und ich entsprechend den DUO Bestand löschen kann ohne den Personal Bestand dabei zu verändern.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Mon, 20 Jul 2026 09:56:51 GMT

Das ist eine gute Idee. Dann kann ich zumindest die kosten für Belege online schon mal raus schmeißen. Dank!

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

RavaDi — Mon, 20 Jul 2026 09:58:25 GMT

Personal Add-on ist aber zum 31.12.2026 abgekündigt.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

d_kuehn — Mon, 20 Jul 2026 09:57:48 GMT

Die günstige Lösung über Personal-Addon bietet die DATEV nicht mehr an. Es muss das teure Vollprodukt DUO gekauft werden, auch wenn man nur Personal nutzt.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Mon, 20 Jul 2026 09:59:53 GMT

Das habe ich in meinem Anfangs Text auch geschrieben...

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Mon, 20 Jul 2026 10:03:14 GMT

Wenn Sie meine Ursprüngliche Anfrage gelesen hätten, wüssten Sie, dass es darum gar nicht geht.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

d_kuehn — Mon, 20 Jul 2026 10:06:46 GMT

Wenn es Ihnen nicht darum geht, dann müssen Sie in der Rechteverwaltung doch nur "Personal" freigeben und alle anderen Bereiche sieht dann der Mandant nicht.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Mon, 20 Jul 2026 10:08:16 GMT

Ich fasse gerne nochmal zusammen: wir hatten DUO, sind auf Personal Add-on gewechselt, müssen jetzt wieder zurück und ich frage mich, ob der DUO Bestand gelöscht werden kann ohne die Daten in Personal zu beeinflussen. Thats it.

Nichts mit Rechteverwaltung, nichts mit Einrichtung..

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

d_kuehn — Mon, 20 Jul 2026 10:17:10 GMT

Ok. Wir lassen die Fälle mit Personal-Addon solange laufen, wie es geht und bestellen jetzt nicht aktiv DUO. Die DATEV wird den Vertrag schon automatisch ändern. Insofern kann ich hier nichts weiter dazu sagen.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

mick — Mon, 20 Jul 2026 11:58:41 GMT

@ErgonomischerBürostuhl schrieb:
Ich fasse gerne nochmal zusammen: wir hatten DUO, sind auf Personal Add-on gewechselt, müssen jetzt wieder zurück und ich frage mich, ob der DUO Bestand gelöscht werden kann ohne die Daten in Personal zu beeinflussen. Thats it.

Nichts mit Rechteverwaltung, nichts mit Einrichtung..

Was ist denn für dich ein "DUO Bestand"?

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

VerenaWied — Mon, 20 Jul 2026 12:06:14 GMT

Ein DUO Bestand ist vorhanden solange eine Anwendung wie Belege online angelegt ist.

Löscht man die letzte ist der Bestand fott und die Mandantennummer ist dann auch nicht mehr aufrufbar. Würde für mich bedeuten: Ein reiner DUO Vertrag reicht nicht für die Personalauswertungen aus.

Das Schöne ist auch, dass DATEV Personal als Anwendung gar nicht auftaucht. Also selbst, wenn man in den sauren Apfel beißt und diese tolle Anwendung bestellt (und Zusatzkosten hat), scheint dafür keine Anwendung angelegt zu werden.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Mon, 20 Jul 2026 12:06:51 GMT

Eine Kombination aus Berater- und Mandantennummer unter der in der Anwendung DUO die daten liegen und die Anwendungen wie Belege online bestellt werden. Mit anderen Worten: das was man wenn man DUO Startet auswählen muss (sofern man mehrere Bestände hat auf die man mit seinem Zugang zugreifen darf) um überhaupt irgendwas sehen zu können.

Der DUO Vertrag ist ja sozusagen nur die Möglichkeit Berechtigungen für DUO auf den Zugangsmedien der zugehörigen Beraternummer zu erteilen.

Ach so und wir sind die Kanzlei und es geht um einen Mandanten der von dieser Umstellung mit dem Personal Add-On betroffen ist.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Mon, 20 Jul 2026 12:08:30 GMT

Danke für deine Recherche.. ich glaube es bleibt nur noch der Servicekontakt. Hatte die Hoffnung nur was übersehen zu haben, aber es wird echt nirgends erklärt wie die Datenbestände im Hintergrund zusammenhängen.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

VerenaWied — Mon, 20 Jul 2026 12:13:26 GMT

Nicht dafür, ich habe dasselbe Problem und dieselben Fragen. Der Hinweis mit Bank online ist gut, aber Mal wieder soooooooooooooooooo unnötig, weil Würgaround.

Wir hatten unsere DATEV KV darauf angesprochen, sie wollte sich informieren. Ich hab nix weiter gehört.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Wed, 22 Jul 2026 10:42:28 GMT

@VerenaWied @hexhex

Ich hab eine Antwort von der DATEV bekommen. Ich teile die hier mal ganz ungeniert.

der von Ihnen angesprochene Dialog bezieht sich auf die Löschung der Stammdate ndes Bestandes in Unternehmen online für die Rechnungswesenprogramme.
Die DATEV Personalakte sowie die anderen PWS-Programme bleiben erhalten.
Eine Löschung der DATEV Personalakte erfolgt nur, wenn Sie die Nutzung von DATEV Personal beenden oder den Lohnbestand selbst löschen.
Informationen zu Ihrem Thema sende ich Ihnen gerne. Diese finden Sie unter folgendem Link:https://www.datev.de/hilfe/1037842

Die verlinkte Anleitung enthält natürlich keine Informationen zu der eigentlichen Frage, also alles wie immer. Aber wenigstens haben wir jetzt eine Statement, dass die Bestände inzwischen wirklich nicht mehr mit einander verknüpft sind und somit DUO gelöscht werden kann (sofern nicht mehr benötigt). 😄

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

VerenaWied — Wed, 22 Jul 2026 11:32:03 GMT

@ErgonomischerBürostuhl Vielen Dank fürs teilen!

Damit das in meinem urlaubsreifen Kopf auch richtig ankommt.

Ich kann den kompletten DUO Bestand löschen, aber DATEV Personal bleibt bestehen (weil extra Kündigung) und mir darüber auch die Personalauswertungen ziehen?

Würde also bedeuten Kosten für Vertrag DUO + Kosten für DATEV Personal?

Da stellt sich mir gerade die Frage, ob das mit Bank online nicht günstiger ist. Das würde ja nicht bepreist. DATEV Personal kostet je nach MA-Anzahl ja auch nicht wenig. Und eigentlich müsste ich doch die Personalauswertungen weiterhin auch ohne DATEV Personal anschauen können, solange eine weitere Anwendung angelegt ist oder?

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Wed, 22 Jul 2026 12:23:55 GMT

Damit das in meinem urlaubsreifen Kopf auch richtig ankommt.

Geht mir genau so.. aber nicht mehr lange dann ist es soweit. 😄

Ich kann den kompletten DUO Bestand löschen, aber DATEV Personal bleibt bestehen (weil extra Kündigung) und mir darüber auch die Personalauswertungen ziehen?

Genau. Die Auswertungen für den Lohn bleiben in Personal liegen und können weiterhin eingesehen werden. Auch die Daten in der Personalakte bleiben von der Löschung unberührt.

Würde also bedeuten Kosten für Vertrag DUO + Kosten für DATEV Personal?

Ganz genau. Also einmal DUO Vertrag + die Bepreisung bei Personal pro Abgerechneten Arbeitnehmer oder wie das genau war.

Da stellt sich mir gerade die Frage, ob das mit Bank online nicht günstiger ist. Das würde ja nicht bepreist. DATEV Personal kostet je nach MA-Anzahl ja auch nicht wenig. Und eigentlich müsste ich doch die Personalauswertungen weiterhin auch ohne DATEV Personal anschauen können, solange eine weitere Anwendung angelegt ist oder?

Ich meine (bilde mir ein), dass ohne Personal bei dem Mandanten keine Lohnauswertungen digital bereitgestellt werden können. Heißt es macht Preislich keinen Unterschied, ob man in DUO die Bank ohne tatsächliche Bankverbindung liegen lässt oder DUO einfach komplett löscht. Ansonsten fallen dort ja auch nochmal die gebühr für die Aufbewahrung der Kontoauszugsinformationen pro Konto an. Ich denke mal ich werde dann bloß darauf achten dem Mandanten den Link zu Personal im Browser zu hinterlegen, dass dort nicht über den DUO Link nur der Hinweis kommt "Kein Datenbestand vorhanden".

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

mick — Wed, 22 Jul 2026 12:23:17 GMT

@VerenaWied schrieb:
@ErgonomischerBürostuhl Vielen Dank fürs teilen!

Damit das in meinem urlaubsreifen Kopf auch richtig ankommt.

Ich kann den kompletten DUO Bestand löschen, aber DATEV Personal bleibt bestehen (weil extra Kündigung) und mir darüber auch die Personalauswertungen ziehen?

Würde also bedeuten Kosten für Vertrag DUO + Kosten für DATEV Personal?

Da stellt sich mir gerade die Frage, ob das mit Bank online nicht günstiger ist. Das würde ja nicht bepreist. DATEV Personal kostet je nach MA-Anzahl ja auch nicht wenig. Und eigentlich müsste ich doch die Personalauswertungen weiterhin auch ohne DATEV Personal anschauen können, solange eine weitere Anwendung angelegt ist oder?

Es gibt in dem Sinne keinen DUO Bestand.

Es gibt einen Vertrag für DUO (ca. 11 €) und es gibt dann die einzelnen Komponenten wie Belege online (dieser "Bestand" ist vermutlich gemeint), Bank online usw. Einzig Belege online verursacht extra Kosten (3-4 €).

Es braucht also einen DUO Vertrag (ca. 11 €), ohne dann Belege online und co anzulegen, und Datev Personal (0,40 € pro AN).

Was soll dann mit Bank online günstiger werden?

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

ErgonomischerBürostuhl — Wed, 22 Jul 2026 12:25:40 GMT

Der Gedanke war Personal ebenfalls zu kündigen und sich somit die kosten für Personal zu sparen, da in DUO an sich ja auch die Verlinkung zur Anwendung "Auswertungen Personalwirtschaft" vorhanden war. So hätte man in diesem gedanklichen Experiment nur die Kosten für den DUO Vertrag.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

VerenaWied — Wed, 22 Jul 2026 13:05:09 GMT

@ErgonomischerBürostuhl schrieb:
Der Gedanke war Personal ebenfalls zu kündigen und sich somit die kosten für Personal zu sparen, da in DUO an sich ja auch die Verlinkung zur Anwendung "Auswertungen Personalwirtschaft" vorhanden war. So hätte man in diesem gedanklichen Experiment nur die Kosten für den DUO Vertrag.

Genau das. Und solange ich keine Bank in DUO anbinde, fallen auch keine Gebühren an @mick . Wären dann nur die Vertragsgebühren. (Kann ich aus Erfahrung sagen, weil ich die DATEV Rechnung auswerte)

Wir haben diverse Mandanten ohne DATEV Personal, die die Auswertungen über "Auswertungen Personalwirtschaft" abrufen. Würde für mich also bedeuten, dass DATEV Personal keine Grundvoraussetzung für die Einsicht der Auswertungen ist (zumindest noch nicht - aber ich wette, dass die DATEV da schon dran schraubt).

Das macht die Kanzlei von @hexhex ja auch erfolgreich so. Und da sehen wir schon den Beweis für meine These und dafür, dass ich Urlaubsreif bin. Sorry. 😄

Schönen Urlaub (ich bin auch kurz davor). 🏖

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

mick — Wed, 22 Jul 2026 13:33:21 GMT

@VerenaWied schrieb:
@ErgonomischerBürostuhl schrieb:
Der Gedanke war Personal ebenfalls zu kündigen und sich somit die kosten für Personal zu sparen, da in DUO an sich ja auch die Verlinkung zur Anwendung "Auswertungen Personalwirtschaft" vorhanden war. So hätte man in diesem gedanklichen Experiment nur die Kosten für den DUO Vertrag.
Genau das. Und solange ich keine Bank in DUO anbinde, fallen auch keine Gebühren an @mick . Wären dann nur die Vertragsgebühren. (Kann ich aus Erfahrung sagen, weil ich die DATEV Rechnung auswerte)

Wir haben diverse Mandanten ohne DATEV Personal, die die Auswertungen über "Auswertungen Personalwirtschaft" abrufen. Würde für mich also bedeuten, dass DATEV Personal keine Grundvoraussetzung für die Einsicht der Auswertungen ist (zumindest noch nicht - aber ich wette, dass die DATEV da schon dran schraubt).
Das macht die Kanzlei von @hexhex ja auch erfolgreich so. Und da sehen wir schon den Beweis für meine These und dafür, dass ich Urlaubsreif bin. Sorry. 😄

Schönen Urlaub (ich bin auch kurz davor). 🏖

Ja gut, aber wenn wir hier über Datev Personal reden, weiß ich nicht was Bank online für eine Rollen spielt!?
Das eine eingebundene Bank mit RZ-Bankinfo Kosten verursacht, ist klar. 😉

In Datev Personal liegen die Punkte "Personaldaten", "Personalakte" und "Auswertung Personalwirtschaft" noch in DUO, weshalb hier die Verlinkung in einen anderen Bereich führt. Anders als bei "Mitarbeiter" und "Monatsdaten", hier bleibt im Bereich Datev Personal. Irgendwann werden alle 5 Bereiche direkt in Datev Personal liegen.

Also ja, aktuell kann Auswertung Personalwirtschaft noch unabhängig von Datev Personal aufgerufen werden.

Der Mandant braucht hier halt trotzdem wieder DUO für 11 €, damit man ihm einen Smartlogin/Smartcard bestellen kann. Wer weiß, wie lange noch 🙂

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

hexhex — Wed, 22 Jul 2026 13:57:02 GMT

@VerenaWied schrieb:
Das macht die Kanzlei von @hexhex ja auch erfolgreich so.

Nicht ganz @VerenaWied ... wir nutzen Datev Personal ohne einen DUO-Bestand (was ja auch die Ausgangsfrage des Threads war).

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

VerenaWied — Wed, 22 Jul 2026 13:59:12 GMT

Ah ok, also Personal zusätzlich. Weil du geschrieben hattest du lässt Bank online bestehen. Aber ich vermute es geht (noch) beides.😄

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

hexhex — Wed, 22 Jul 2026 14:34:06 GMT

@VerenaWied

Ja, ich hatte Bank Online stehen lassen, weil ich Angst hatte vor dem drohenden "der Bestand wird gelöscht", wenn ich alle Anwendungen lösche 😉 Daher "nackiges" Unternehmen Online mit ungenutzter Anwendung Bank.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

moeller — Wed, 22 Jul 2026 15:42:01 GMT

Wenn man DATEV Personal zahlt, sollte der online-Zugang zu diesen Personalanwendungen im Preis enthalten sein und nicht noch einen zusätzlichen DUO-Vertrag erfordern.

Wer DUO hat sollte DATEV Personal günstiger bekommen.

Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

mick — Wed, 22 Jul 2026 19:46:11 GMT

@moeller

Der Zug ist abgefahren. Datev hat sich für sein Preismodell bereits entschieden. 😉