Thema "Datev digitale Personalakte" in Personalwirtschaft

Datev digitale Personalakte

Ritter2004 — Thu, 02 Jul 2026 08:51:34 GMT

Hallo,

ich brauche ganz dringend zur digitalen Personalakte eure Hilfe.

Wir möchten in unserer Kanzlei die Umstellung auf die digitale Personalakte vollziehen. Jetzt stellt sich uns die Frage, ob wir für alle Mandanten DUO bestellen müssen?

Vielen lieben Dank schon einmal.

Datev digitale Personalakte

andrereissig — Thu, 02 Jul 2026 08:55:56 GMT

Die digitale Personalakte gibt es nicht mehr.

Es gibt nur noch DATEV Personal und wenn das durch den Mandanten mit genutzt werden soll, ist zwingend ein DUO-Vertrag erforderlich.

Datev digitale Personalakte

Ritter2004 — Thu, 02 Jul 2026 08:57:29 GMT

Es soll nicht vom Mandanten mitbenutzt werden.

Datev digitale Personalakte

andrereissig — Thu, 02 Jul 2026 08:58:39 GMT

Dann genügt der DUO-Vertrag Ihrer Kanzlei.

Datev digitale Personalakte

Ritter2004 — Thu, 02 Jul 2026 08:59:53 GMT

Wie gehen wir da vor?

Datev digitale Personalakte

andrereissig — Thu, 02 Jul 2026 09:03:29 GMT

So wie hier beschrieben, nur ohne Bestellung für den Mandanten:

1037232 - DATEV Personal bestellen und einrichten - DATEV Wissensplattform Dokument

Datev digitale Personalakte

Ritter2004 — Thu, 02 Jul 2026 09:08:15 GMT

In diesem Dokument steht aber folgende Voraussetzung drin:

Datev digitale Personalakte

andrereissig — Thu, 02 Jul 2026 09:10:35 GMT

Das ignorieren Sie dann einfach.

Datev digitale Personalakte

Ritter2004 — Thu, 02 Jul 2026 11:30:54 GMT

😏 Es hat funktioniert. Vielen Dank.

Datev digitale Personalakte

deusex — Thu, 02 Jul 2026 11:39:04 GMT

Die integrierte Personalakte würden wir langsam auch gerne nutzen, aber wir kommen da überhaupt nicht klar.

Dokumente können nicht zugeordnet, müssen gespeichert oder freigegeben werden. Vielleicht stelle ich mich zu blöd an, aber ein Mandant meinte auch schon, das das ein Käse sei.

Wie löscht man Dokumente und wie verschiebt man sie oder korrigiert eine Zurdnung usw. . . . das ist alles irgendwo sehr starr . . .

Gibt es vielleicht irgendwo ein PDF-Handbuch. So komme ich nicht weiter. So werden wir nicht glücklich.

Wenn ich auf die Kanzleiansicht will, erhalte ich das:

Insofern ist nichts administrierbar und die eine Personalakte, die wir zur Probe, bei einem Mandanten testweise geführt haben, sieht grauenhaft aus.

Datev digitale Personalakte

rschoepe — Thu, 02 Jul 2026 11:55:20 GMT

Als Kanzlei gehst du aktuell noch über LODAS in die on-prem Anwendung:

Freigeben muss der Mandant nur, wenn er über DATEV Personal hochlädt. Bei Upload über Belegtransfer oder die on-prem Anwendung landet das direkt im Posteingang, wo du es bearbeiten kannst. Da kannst du die Unterlagen dann auch wieder löschen, zuordnen usw.

Datev digitale Personalakte

AMedenbach — Tue, 28 Jul 2026 11:32:37 GMT

Hallo,

die Struktur der digitalen Personalakte wird in der Personalakte, die via Lodas gestartet wird, vergeben. Dort kann man dann Register anlegen. Zu viele Register wird man nicht benötigen, da alles verschlagwortet wird.

Die Benachrichtigung per Mail kann hier ebenfalls hinterlegt werden. Wenn ein Dokument hochgeladen wird, dann erhält man eine Benachrichtigung.

Löschrechte müssen vergeben werden, habe ich für unsere Mandanten nicht freigegeben. Ansonsten ist das schon ein gutes Programm, Mandant lädt hoch, ordnet zu und gibt frei. Wir erhalten die Info per Mail, dass Dokumente verfügbar sind (Zuständigkeit muss hinterlegt sein) und können diese final zuordnen und prüfen. Erspart zig Mails die man vorher bekommen hat, während nun alles übersichtlich abgearbeitet werden kann.

Was mir grad aufstößt ist allerdings, dass es keinen Papierkorb gibt. Wenn ich ein Dokument in der Personalakte (Lodas) lösche, dann ist es auch weg. Auch für den Mandanten. Ich hoffe das wird noch mit Historie nachgebessert.

Nachtrag: Löschprotokoll gibt es aus der Personalakte (Lodas) heraus. Aber in Datev Personal wird nichts angezeigt.

VG!

Datev digitale Personalakte

deusex — Tue, 28 Jul 2026 13:53:43 GMT

Hallo @rschoepe und @AMedenbach ,

ich war echt auf dem Kurs, dass die Personalakte in LODAS Geschichte wäre und hatte keine Hybris auf dem Radar.

Wir hatten die Personalakte bisher nie genutzt und wollten erst mit Personal Online umstellen; jetzt sollten wir uns also noch in die alte Welt einfuchsen ?!

Nee, dann stelle ich das mal bis Anfang 2027 zurück; das wäre jetzt zu aufwändig und ich mag mich da nicht mehr mit alten Dingen beschäftigen.
Andererseits gehe ich davon aus, dass die LODAS-Personalakte-Kanzlei eher in der Neuen implementiert wird, sonst würden die jahrelang geführte Personalakten im Chaos versinken; insofern lohnt sich ein rantasten ja jetzt bereits...

Ja, tatsächlich habe ich in der DAP-Personalakte auch keine Register, aber einen Ablageknigge bezüglich der Beschriftungen. Das geht einfach und schnell mit Verschlagwortung von der Hand.

Danke für den kleinen Tipp mit großer Wirkung !

Eine kleine (ggf. blöde) Frage hätte ich noch:

Madant übermittelt mir ein Dokument, welches für die Personalakte bestimmt ist, via MyKommunikation. Ein "Senden an" Personalakte ist allerdings nicht vorhanden. Wie bekomme ich dies "barrierefrei" rüber ?

Datev digitale Personalakte

deusex — Wed, 29 Jul 2026 16:36:53 GMT

Madant übermittelt mir ein Dokument, welches für die Personalakte bestimmt ist, via MyKommunikation. Ein "Senden an" Personalakte ist allerdings nicht vorhanden. Wie bekomme ich dies "barrierefrei" rüber ?

Keine/r eine Idee ?!

Datev digitale Personalakte

mick — Thu, 30 Jul 2026 06:59:23 GMT

@deusex schrieb:
Madant übermittelt mir ein Dokument, welches für die Personalakte bestimmt ist, via MyKommunikation. Ein "Senden an" Personalakte ist allerdings nicht vorhanden. Wie bekomme ich dies "barrierefrei" rüber ?
Keine/r eine Idee ?!

Hier haben einige das gleiche "Problem".

https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/%C3%9Cbergabe-Dokumente-von-myDatev-Kommunikation-in-Datev-Personal/td-p/549769
https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Unterlagen-von-MyDATEVKommunikation-an-Personalakte-senden/m-p/557030#M141485

Datev digitale Personalakte

AMedenbach — Thu, 30 Jul 2026 07:03:13 GMT

Guten Morgen,

ich hatte das Problem auch. Allerdings hatte der Mandant ein Dokument in die Personalakte eingespielt welches in den Rechnungseingang DUO gehörte. Konnte es hier nur löschen und weil ggf. E_RG dahinter steht Mandant mit Screenshot informieren, dass er das Original nochmals hochlädt -.-

Also nein - keine Idee.

VG!

Datev digitale Personalakte

Sarah_Loos — Thu, 30 Jul 2026 13:48:52 GMT

Hallo @deusex,

aktuell gibt es hierfür noch keine direkte Schnittstelle.

Der Sachverhalt liegt bereits bei der zuständigen DATEV-Entwicklung.

Datev digitale Personalakte

deusex — Thu, 30 Jul 2026 14:19:39 GMT

@Sarah_Loos schrieb:
Hallo @deusex,

aktuell gibt es hierfür noch keine direkte Schnittstelle.

Der Sachverhalt liegt bereits bei der zuständigen DATEV-Entwicklung.

Verflixt noch eins, ich hab´s geahnt 😭

Na hoffentlich liegt es da nicht im "Schlaffach". 😅

Datev digitale Personalakte

rschoepe — Fri, 31 Jul 2026 07:43:38 GMT

@Sarah_Loos schrieb:
Der Sachverhalt liegt bereits bei der zuständigen DATEV-Entwicklung.

Würden Sie nachfragen, wann wir ungefähr mit der Umsetzung rechnen können, @Sarah_Loos? Das ist ja doch ein ziemlich häufiger Fall, auch wenn es z.B. bei Firmenwagen um das Kopieren der Rechnung in die Personalakte (als Nachweis BLP) geht. Dass die Personalakte noch immer nicht an "Senden an" angeschlossen ist, sorgt an vielen Ecken für Mehraufwand.

Datev digitale Personalakte

deusex — Fri, 31 Jul 2026 08:41:50 GMT

@rschoepe schrieb:
@Sarah_Loos schrieb:
Der Sachverhalt liegt bereits bei der zuständigen DATEV-Entwicklung.
Würden Sie nachfragen, wann wir ungefähr mit der Umsetzung rechnen können, @Sarah_Loos? Das ist ja doch ein ziemlich häufiger Fall, auch wenn es z.B. bei Firmenwagen um das Kopieren der Rechnung in die Personalakte (als Nachweis BLP) geht. Dass die Personalakte noch immer nicht an "Senden an" angeschlossen ist, sorgt an vielen Ecken für Mehraufwand.

Ich möchte hier auch nochmals mit Nachdruck darauf hinwirken, denn diese Funktion ist elementar ! Ich möchte doch meinem Mandanten nicht sagen, dass wir nun eine sichere Kommunikationsmöglichkeit nutzen können, wo er auch Dokumente überlassen kann, aber nur nicht für Personalangelegenheit; die bitte nur an Personalakte...

Ergänzend würde ich noch anregen, die Umstellungen so vorzunehmen, dass Upload mobil in Kommunikation integriert wird und beim Dokumente hochladen sogleich das Ziel ausgewählt werden kann (Meine Steuern, Belege online, Personalakte usw.) ohne den Umweg über Kommunikation nehmen zu müssen; somit würde auch "Manuel" bei der Dokumentenverteilung entlastet sein.

Datev digitale Personalakte

ulli_preuss — Fri, 31 Jul 2026 09:12:45 GMT

@deusex schrieb:

Ergänzend würde ich noch anregen, die Umstellungen so vorzunehmen, dass Upload mobil in Kommunikation integriert wird und beim Dokumente hochladen sogleich das Ziel ausgewählt werden kann (Meine Steuern, Belege online, Personalakte usw.) ohne den Umweg über Kommunikation nehmen zu müssen; somit würde auch "Manuel" bei der Dokumentenverteilung entlastet sein.

Möglicherweise verstehe ich das falsch, aber in Upload mobil gibt es doch bereits seit einiger Zeit die Zielauswahl:

Mit einem Klick darauf werden die Belege an der vorgesehenen Stelle abgelegt.

Datev digitale Personalakte

deusex — Fri, 31 Jul 2026 10:42:42 GMT

Ja sehr schön, Herr Preuss. Da hätte ich vielleicht vorher nachsehen sollen, bevor ich einen bereits erfüllten Wunsch äußere 😉

"Dokumentemanagement" ist neben Personalakte ja auch neu drin. Muss mal genauer anschauen...