Thema "digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027" in Personalwirtschaft

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

Kim_Schmidt — Mon, 01 Jun 2026 08:00:32 GMT

Hallo liebe Community,

wir wurden bereits von einigen Mandanten inkl. Informationen von anderen Anbietern angesprochen, wie es sich mit der kommenden Pflicht zur Führung der digitalen Personalakte ab dem 01.01.2027 verhält.

Hat hier schon jemand Informationen von DATEV erhalten. Normalerweise erhält man hierzu von DATEV für die Mandanten ein Standard-Informationsschreiben. Ist dies noch in Planung oder hat jemand einen Link?

Obliegt es in der Pflicht des Mandanten auf uns zu zukommen oder müssen wir als Steuerbüro hinter dem Mandanten hinter sein, wenn hier noch keine digitale Lohnakte besteht?

Dann noch meine Frage; wir nutzen die DATEV Personal über DUO - wenn wir jetzt ein Mandat haben, wo wir ausschließlich die Lohnbuchhaltung übernehmen, muss dann hier ein kompletter Vertrag mit DUO abgeschlossen werden oder ist hier eine abgespeckte Version angedacht?

Danke schon für alle Infos die kommen.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

t_r_ — Mon, 01 Jun 2026 08:14:39 GMT

Hallo,

die Pflicht der Führung einer digitalen Personalakte wäre mir nicht bekannt.

Wenn sie auf die digitale Zurverfügungstellung bei der SV-Prüfung abzielen, so dürfen Sie das nach meiner Kenntnis auch anders sicher stellen.

Hier wurde auch schon über die Pflicht gesprochen.

Wenn Sie die digitale Personalakte der Datev dafür nutzen wollen, werden Sie wohl ohne aktive Ansprache bei den Mandanten nicht weiterkommen.

Datev Unternehmen online ist der "Eintritt" in die Onlinewelt der Datev, also daher ohne geht - nach meiner Kenntnis - nix.

Viele Grüße

Thomas Reich

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

Kim_Schmidt — Mon, 01 Jun 2026 08:27:15 GMT

Aus diesem Artikel, erschließt sich das aus meiner Auffassung etwas anders. Daher meine Rückfrage hier an die Community und evtl. eine Rückmeldung von DATEV selbst hierzu.

Wichtige Änderung ab 01.01.2027: Digitale Personalakten werden Pflicht! - EVOTAX

Bin gerade erst dabei mich in das Thema einzulesen und dachte mir, hierüber erhalte ich bestimmt hilfreiche Informationen

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

LarsSchladitz — Mon, 01 Jun 2026 08:49:10 GMT

Hallo @Kim_Schmidt .

Die Pflicht zur Vorhaltung von Entgeltunterlagen in elektronischer Form ergibt sich aus § 8 (2) BVV: § 8 BVV - Einzelnorm

Dies allerdings nicht erst ab dem 01.01.2027, sondern durchaus schon länger; der 01.01.2027 ist in unserer Kanzlei der Stichtag, weil eine bis dahin geltende Ausnahmegenehmigung durch die DRV (musste seinerzeit, ca. 2021, schriftlich für die in unserer Kanzlei betreuten Lohnmandate beantragt werden) ausläuft - vielleicht analog bei euch?

Eine DATEV-Info wird es wohl dazu nicht geben.

Wir informieren unsere Mandanten aktiv über diese Verpflichtung, die in ihrer eigenen Verantwortung liegt; falls eine Lösung angefragt wird, gibt es natürlich auch entsprechende Infos von unserer Seite.

Für DATEV Personal wird DUO (ohne Belege Online) benötigt.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

lohnexperte — Mon, 01 Jun 2026 08:58:25 GMT

Hallo @Kim_Schmidt ,

ja, das ist ein Problem: wenn der Begriff "digitale Personalakte" nicht einheitlich und mit identischem Inhalt genutzt wird.

In dem von Ihnen verlinkten Artikel und der (bereits jetzt bestehenden Pflicht, von der man sich aber bis 31.12.2026 befreien lassen kann/konnte) spätestens ab 01.01.2027 eintretenden Notwendigkeit, Unterlagen in Rahmen der euBP elektronisch zur Verfügung zu stellen, handelt es sich um eine Vorschrift innerhalb der BVV. Nur die dort genannten Unterlagen sind betroffen und auch nur jene, die erst ab dem 01.01.2027 entstehen.

Sinnvoll ist es wahrscheinlich jedoch, alle Personalunterlagen dann in elektronischer Form aufzubewahren, um ein umfangreiches Nebeneinander von analog und elektronisch zu vermeiden. Ob man bis zum 01.01.2027 allerdings auch alle bis 31.12.2026 entstandenen Belege in die vorgeschriebende Form bringt, muss man selbst entscheiden.

PS: @LarsSchladitz war schneller 😉

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Kim_Schmidt — Mon, 01 Jun 2026 09:01:14 GMT

Danke an eure Rückmeldungen.

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M-Patan-Aisthetix — Mon, 01 Jun 2026 09:43:18 GMT

Die Pflicht zur digitalen Personalakte ab 01.01.2027 ergibt sich aus dem Bürokratieentlastungsgesetz IV. Konkret bedeutet das: Arbeitgeber müssen Nachweise über Arbeitszeitkonten, Urlaubsansprüche und bestimmte Vertragsunterlagen digital führen und auf Anfrage der Behörden elektronisch bereitstellen können.
Wichtig: Es gibt keine Pflicht zu einer bestimmten Software — nur zur digitalen Verfügbarkeit und zur GoBD-konformen Unveränderbarkeit der Dokumente. Papierarchive allein reichen dann nicht mehr.
Hat Ihre Kanzlei schon Mandanten, die das Thema aktiv ansprechen?

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Alexander_Herrmann — Mon, 01 Jun 2026 10:03:24 GMT

Dann noch meine Frage; wir nutzen die DATEV Personal über DUO - wenn wir jetzt ein Mandat haben, wo wir ausschließlich die Lohnbuchhaltung übernehmen, muss dann hier ein kompletter Vertrag mit DUO abgeschlossen werden oder ist hier eine abgespeckte Version angedacht?

Eine abgespeckte Version gab es unter dem Produktnamen "DATEV Personal-AddOn". Das Produkt wurde jedoch zum 31.12.2026 angekündigt und kann darum seit einigen Monaten nicht mehr bestellt werden.

https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/service-und-support/umstellungen/datev-personal-add-on-produktausstieg-zum-31-12-2026

Damit gibt es keine Alternative mehr zu DUO, wenn DATEV Personal eingesetzt werden soll.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

Kim_Schmidt — Tue, 02 Jun 2026 07:16:17 GMT

Hierzu nochmal eine kleine Rückfrage; welche Lösungen/Anwendungen werden von euch genutzt?

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t_r_ — Tue, 02 Jun 2026 07:40:53 GMT

Wir nutzen die digitale Personalakte der Datev und halten die Originale beim Mandanten vor.

Hier ist die Erfahrung, dass digitale Belege oder Kopien in der Regel reichen, zumindest bisher. Schauen wir mal nächstes Jahr...

Bei ganz kleinen Mandanten wägen wir noch ab, ob wir die digitale Personalakte zur Pflicht machen. Wenn nicht, werden die paar Belege in eine Vorgangsmappe in DMS gepackt und für den Prüfer per cryptshare zur Verfügung gestellt.

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Kim_Schmidt — Tue, 02 Jun 2026 07:54:04 GMT

So halten wir es bisher auch.

Ich könnte mir gut vorstellen, wenn die E-Rechnungspflicht erstmal durch ist, dass hier auch für weitere Bereiche nachgezogen wird und der Weg weiter auf digital ausgebaut wird bzw. umgesetzt werden muss.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

rschoepe — Tue, 02 Jun 2026 08:24:22 GMT

@t_r_ schrieb:
Bei ganz kleinen Mandanten wägen wir noch ab, ob wir die digitale Personalakte zur Pflicht machen.

Wir haben sie für alle Mandanten bestellt, im Zweifel dann eben auf die Kanzlei, damit das Vorgehen einheitlich ist. Und man braucht nicht umspeichern, wenn aus einem ganz kleinen Mandanten doch mal ein größerer wird.

Mandanten mit nur ein oder zwei AN sind im Lohn (zumindest bei uns) ohnehin nicht kostendeckend, da macht das Brötchen im Monat für DATEV Personal den Braten auch nicht mehr fett.

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tbehrens — Tue, 02 Jun 2026 08:25:37 GMT

Aktuell nutzen wir nicht die Personalakte. Wir laden alles in die Dokumentenablage. Allerdings wird unsere Kanzlei Mitte nächsten Jahres verkauft. Dann müssen wir sehen, was sich ändert.

Die Frage für mich ist, reicht es die Minijob-Erklärung, Personalfragebogen, Arbeitsverträge einfach digital als pdf-Datei vorrätig zu haben?

Ich habe vor Jahren, als das Thema erstmalig aufkam gelesen, dass solche Unterlagen, die unterschrieben werden eine digitale zertifizierte Signatur benötigen?

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

t_r_ — Tue, 02 Jun 2026 08:30:43 GMT

@rschoepe

Mandanten mit nur ein oder zwei AN sind im Lohn (zumindest bei uns) ohnehin nicht kostendeckend, da macht das Brötchen im Monat für DATEV Personal den Braten auch nicht mehr fett.

Das ist im Grunde was dran. Ich brauche aber doch DUO, wenn ich Datev Personal nutzen will. Daran scheitet es bei uns bei vielen Kleinen. Oder ist das der Fall, wo DUO der Kanzlei ausreicht, wenn der Mandant darauf nicht zugreifen soll?

@tbehrens

Die Frage für mich ist, reicht es die Minijob-Erklärung, Personalfragebogen, Arbeitsverträge einfach digital als pdf-Datei vorrätig zu haben?

Solange es die Originale mit Unterschrift noch gibt, ist das kein Problem.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

rschoepe — Tue, 02 Jun 2026 08:56:20 GMT

@t_r_ schrieb:
Oder ist das der Fall, wo DUO der Kanzlei ausreicht, wenn der Mandant darauf nicht zugreifen soll?

Ja. Das wird dann auf die primäre Beraternummer der Kanzlei bestellt und läuft über den Kanzlei-DUO-Vertrag.

@tbehrens schrieb:
Ich habe vor Jahren, als das Thema erstmalig aufkam gelesen, dass solche Unterlagen, die unterschrieben werden eine digitale zertifizierte Signatur benötigen?

Wenn du sie digital unterschreiben (lassen) willst, meine ich. Wenn sie auf Papier unterschrieben wurden, sollte Ersetzendes Scannen funktionieren. Ich habe auch noch nicht den Fall gehabt, dass die Betriebsprüferin unbedingt das Original sehen wollte. Wenn es soweit kommt, hat man vermutlich ganz andere, deutlich größere Probleme.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

FrankB — Tue, 02 Jun 2026 09:19:41 GMT

Hallo @rschoepe , @tbehrens ,

anbei mal die Aussage aus Summa Summarum (DRV) II/2022 Seite 11.

Demnach ist ein ersetzendes scannen nur mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers möglich.

Ansonsten ist das Original weiterhin aufzubewahren.

Im Artikel stand auch die weiteren Vorgaben wie Beschriftung, maximale Länge des Dateinamens und welche Formate.

Mit freundlichen Grüßen

Frank Bähren

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

AR_WA33 — Tue, 30 Jun 2026 13:49:24 GMT

Hallo zusammen,

weiß denn jemand wie es mit Strafen bei Verstößen der digitalen Personalakte ausschaut?

Es gibt Mandanten die haben lediglich den seit Jahren eingestellten Minijobber und keine bzw. kaum Änderungen.

Der Mandant fragt sich natürlich wieso er jetzt für den einen Mitarbeiter ggf. ein Programm zahlen muss zur Führung der digitalen Akte.

Das bei Nichtvorliegen eines Dokuments bei einer Prüfung ggf. Beitragsnachforderungen entstehen können ist logisch bzw. das Dokument wird nicht akzeptiert wenn es nicht aus einer solchen Akte zur Verfügung gestellt werden kann.

Hat jemand eine Quelle oder Informationen?

Ich habe lediglich auf der Homepage eines Anbieters ( taxmaro ) folgenden Text gelesen:

Verstöße führen zu abgebrochenen Betriebsprüfungen, Bußgeldern und Beitragsnachforderungen.

Danke vorab für den Austausch!

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

t_r_ — Tue, 30 Jun 2026 14:50:51 GMT

Hallo,

im vorherigen Beitrag von @FrankB wird doch schon darauf verwiesen, dass das Original vorgelegt werden können muss, wenn es kein "echtes" ersetzendes Scannen gibt.

Das gilt auch ab 2027 weiter. Die DRV möchte "nur" ihr Original gescannt bekommen und ggf. selbst entscheiden, ob Sie das Original noch vorlegen müssen.

Meine Erfahrung - bisher - ist, dass die Prüfer froh sind, wenn die Unterlagen als pdf direkt vorliegen und eingesehen werden können. Bisher hat noch kein Prüfer angezweifelt, dass es sich um das gescannte Original handelt. Die Originale liegen aber im Original noch beim Mandanten, wenn dieser auf uns gehört hat, diese nach dem Scannen nicht wegzuschmeißen. 😁

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hexhex — Tue, 30 Jun 2026 14:58:29 GMT

@AR_WA33 schrieb:
Es gibt Mandanten die haben lediglich den seit Jahren eingestellten Minijobber und keine bzw. kaum Änderungen.
Der Mandant fragt sich natürlich wieso er jetzt für den einen Mitarbeiter ggf. ein Programm zahlen muss zur Führung der digitalen Akte.

Niemand zwingt einen, dafür die Datev Personalakte zu verwenden. Bei kleinen übersichtlichen Fällen reicht es doch, wenn man die nötigen Unterlagen digital vorrätig hat, sei es in der Dokumentenverwaltung, in einem Cloudspeicher oder irgendwo auf der Festplatte.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

AR_WA33 — Tue, 30 Jun 2026 15:06:34 GMT

Sind denn durch die von Ihnen genannten Möglichkeiten die Anforderungen der Revisionssicherheit und jederzeit maschinell abrufbaren Unterlagen - künftig auch maschinellen Übermittlung für die Prüfung - gewährleistet?

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tu_heggi — Wed, 01 Jul 2026 06:23:34 GMT

Die Dokumente können beim (LSt)Prüfungsexport mit exportiert werden.

Die euBP unterstützt es meines Wissens (noch) nicht.

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NaJu2008 — Wed, 01 Jul 2026 07:22:34 GMT

Wir werden unsere Mandanten über die Pflicht informieren und Datev Personalakte als Lösung anbieten.

Letztlich entscheidet aber der Mandant.

Wir weißen auch darauf hin, dass die digitalen Unterlagen entsprechende Anforderungen erfüllen müssen. Falls im Rahmen einer Prüfung dann die Unterlagen vorgelegt werden müssen, ist es Aufgabe des Mandanten uns diese entsprechend aufzuarbeiten sofern keine Datev Personalakte verwendet wird.

Wenn wir die Unterlagen aus unserem System heraus (DMS, weil der Mandant uns immer alles per Mail schickt und kein DUo will) aufarbeiten müssen, stellen wir den Zeitaufwand entsprechend in Rechnung.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

hexhex — Wed, 01 Jul 2026 07:33:57 GMT

@AR_WA33 schrieb:
Sind denn durch die von Ihnen genannten Möglichkeiten die Anforderungen der Revisionssicherheit und jederzeit maschinell abrufbaren Unterlagen - künftig auch maschinellen Übermittlung für die Prüfung - gewährleistet?

Revisionssicherheit:

Wenn ich diese Dokumente direkt in Datev (z.B. Dokumentenablage) speichere, natürlich.

Für andere Speicherwege (Cloud, lokal) muss natürlich jeder selbst dafür sorgen, das gilt ja aber für alles, was wir irgendwo speichern.

maschinelle Abrufbarkeit:

Also wer seine Dokumente nicht jederzeit abrufen kann, macht wohl irgendwas falsch.

künftige maschinelle Übermittlung:

Abgesehen davon, dass das aktuell noch gar nicht möglich ist, bin ich sehr sehr sicher, dass die DRV auch Wege der Übermittlung anbieten wird, wo man seine Dokumente im Zweifelsfall direkt hinsenden/hochladen kann, ohne einen automatisierten Weg über irgendein Programm.

Im Übrigen:

§ 8 BVV spricht nur von:

Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen

Mehr Anforderungen kann ich aus dieser Vorschrift nicht entnehmen. Oder ist etwas an mir vorbeigegangen?

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

NaJu2008 — Wed, 01 Jul 2026 09:02:23 GMT

https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/elektronisch-unterstuetzte-Betriebspruefung-euBP/euBP

Unter Allgemeines > Elektronische Entgeltunterlagen

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

NaJu2008 — Wed, 01 Jul 2026 09:12:53 GMT

Mandanten mit nur ein oder zwei AN sind im Lohn (zumindest bei uns) ohnehin nicht kostendeckend, da macht das Brötchen im Monat für DATEV Personal den Braten auch nicht mehr fett.

Ist halt immer nur die Frage wie viele Mandanten das betrifft. Das kann sich dann schon mal schnell aufsummieren

Soweit ich weiß, kann Datev Personal nur auf ein bestehendes Mandaten DUo, also Unterberaternummer, erworben werden.

Für das Kanzleiinterne DUo, welches ja kostenfrei ist, kann leider nicht bestellt werden.

Außerdem würde man ja so den Mandant von seiner Pflicht entbinden.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

SvenPfister1 — Wed, 01 Jul 2026 10:33:58 GMT

Das ist so nicht richtig, Kanzlei Intern kann man einen DUO Bestand buchen, man Bezahlt die Belege Online Kosten und kann dann auch Datev Personal buchen.

Man kann ja auch DUO unabhängig vom Mandanten auch für Interne Zwecke beim Mandanten nutzen.

LG

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rschoepe — Wed, 01 Jul 2026 11:09:01 GMT

@NaJu2008 schrieb:
Für das Kanzleiinterne DUo, welches ja kostenfrei ist, kann leider nicht bestellt werden.

Doch, kann es. Dann kann aber nur die Kanzlei es nutzen, und die Kosten (pro AN für DATEV Personal) fallen trotzdem an. Muss man dann eben in die Abrechnung einpreisen.

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hexhex — Wed, 01 Jul 2026 12:35:37 GMT

@rschoepe schrieb:

Doch, kann es. Dann kann aber nur die Kanzlei es nutzen, und die Kosten (pro AN für DATEV Personal) fallen trotzdem an. Muss man dann eben in die Abrechnung einpreisen.

Das wurde jetzt hier schon öfter erwähnt, und ich hab keine Ahnung, wie ich für einen konkreten Mandanten Datev Personal bestellen soll, der kein DUO nutzt.

Kann das mal einer genau erklären, wie das mit dem kostenlosen Kanzlei-DUO funktionieren soll?

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

rschoepe — Wed, 01 Jul 2026 12:47:44 GMT

Hm. Eventuell ein Rechtethema? Ich gehe mal davon aus, SmartCard steckt und ist grün, und du hast die MyDATEV Mandantenregistrierung mit dem passenden Mandanten geöffnet?

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hexhex — Wed, 01 Jul 2026 12:59:18 GMT

Ich bin über die Datev Personal Liste eingestiegen... aber grad mal über die My Datev Mandantenregistrierung versucht, da ist es das gleiche.

Rechte hab ich alle und SmartCard is natürlich grün.

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hexhex — Wed, 01 Jul 2026 13:07:29 GMT

@rschoepe schrieb:
MyDATEV Mandantenregistrierung mit dem passenden Mandanten geöffnet?

Moment mal... ist der "passende Mandant" der Kanzleimandant oder der Mandant, für den ich Datev Personal nutzen will?

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hexhex — Wed, 01 Jul 2026 13:17:05 GMT

Okay, grad mal getestet, MyDatev Mandantenregistrierung mit dem Kanzleimandant geöffnet, unter "Personen auswählen" die mandantengenutzte Beraternummer des Mandanten ausgewählt, für den ich Datev Personal nutzen will, Ergebnis:

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NaJu2008 — Wed, 01 Jul 2026 14:52:32 GMT

Es muss zwingend DUo vorhanden sein nur dann kann Datev Personal bestellt werden. Ist halt ein Zusatzprodukt für DUo.

Datev Personal muss auf den DUo Bestand des Mandanten bestellt werden.

Ich bin der Meinung dass ich schonmal für einen Mandanten der nur Kanzleiintern über DUo bearbeitet wird Datev Personal bestellen wollte. Und da ging das eben nicht.

Kann natürlich sein dass sich das inzwischen geändert hat. Werd ich morgen nochmal in der Kanzlei versuchen

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hexhex — Wed, 01 Jul 2026 15:00:56 GMT

@NaJu2008 schrieb:
Es muss zwingend DUo vorhanden sein nur dann kann Datev Personal bestellt werden.

Das weiß ich. Aber hier in der Community geistert ja immer wieder die Aussage rum, dass Datev Personal kanzleiintern auch über das kostenfreie Kanzlei-DUO nutzbar ist. Dem wollte ich halt gern mal auf den Grund gehen. Eventuell äußert sich ja noch mal jemand dazu, der diese Aussage in den Raum gestellt hat, wie genau er das geschafft hat. Einzige Option anhand der gezeigten Fehlermeldungen scheint Personal Add-on zu sein, das ggf bei den Mandanten schon im Einsatz war. Das entfällt ja aber auch irgendwann.

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NaJu2008 — Wed, 01 Jul 2026 16:08:20 GMT

Das war für mich aus deinem Post nicht so ganz ersichtlich.

Aber dann bestätigt sich ja meine Aussage, dass man Personal nur auf die Unterberaternummer bestellen kann bzw. nur wenn man ein kostenpflichtiges DUo hat.

Das mit der kanzleiinternen Nutzung hatte ich auch schonmal überlegt, schon allein um die Unterlagen aus DMS rauszuholen und ein einheitliches Ablagesystem zu bekommen.

Datev sagt einem ja immer wieder bei den Seminaren/Workshops, dass DMS nicht für Lohnunterlagen da ist. Bloß gut, dass es ja schon immer eine Personalakte gab...

Im Moment sucht man ja im DMS und ggf. der Personalakte.

Eine programmübergreifende Suchfunktion gibt es ja leider nicht und ich bezweifle dass es die jemals geben wird...

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rschoepe — Thu, 02 Jul 2026 06:01:47 GMT

@hexhex schrieb:
Moment mal... ist der "passende Mandant" der Kanzleimandant oder der Mandant, für den ich Datev Personal nutzen will?

Der Mandant, für den du's benutzen willst. Und im nächsten Schritt würdest du dann die ("geheime" - also nicht die, unter der die ganzen Mandanten-Bestände liegen) Kanzlei-Beraternummer angeben.

Ich weiß da leider gerade auch nicht mehr weiter. Ich habe DATEV Personal auf die Weise schon für frisch angelegte Mandanten bestellt, bei denen ich noch nicht mal die LODAS-Stammdaten ins RZ gesendet hatte. Und ich habe auch gestern nochmal geschaut, da wurde mir der Bestell-Button weiterhin angeboten.

Da muss dann vermutlich mal ein SK bei dir drüber schauen, warum das nicht geht.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

NaJu2008 — Thu, 02 Jul 2026 08:13:35 GMT

Hab das jetzt nochmal Schritt für Schritt bei einem kanzleiinternen DUo-Mandat ausprobiert:

Ich kann noch nicht einmal bestellen.

Vielleicht läuft bei euch das DUo ja nicht über die kostenfrei Kanzleiversion sondern als Mandantenvertrag? Würde man wahrscheinlich nur über die Datev-Rechnung rausbekommen.

Haben die Mandanten einen SmartLogin oder Stick bekommen? Sobald ein Mandantenzugriff möglich ist (unabhängig der tatsächlichen Rechtevergabe), liegt meines Wissen keine reine Kanzleiversion mehr vor.

Ich habe DATEV Personal auf die Weise schon für frisch angelegte Mandanten bestellt, bei denen ich noch nicht mal die LODAS-Stammdaten ins RZ gesendet hatte.

Datev Personal kann davon unabhängig bestellt werden.

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rschoepe — Thu, 02 Jul 2026 08:18:08 GMT

Ich meinte damit, dass der Mandant frisch angelegt und noch überhaupt nichts (kein DUO, keine Zugangsmedien oder sonst irgendwas) darauf bestellt war. 😉

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hexhex — Thu, 02 Jul 2026 12:17:02 GMT

Folgendes habe ich gerade durch ausprobieren herausgefunden:

Für Mandanten, die noch keine eigene mandantengenutzte Beraternummer haben, ist der Bestell-Button bei Datev Personal vorhanden. Unter Personen festlegen kann dann die Kanzlei-Nummer verwendet werden.

Ist schon eine mandantengenutzte Beraternummer vorhanden, fehlt der Bestellbutton für Datev Personal mit dem Hinweis, dass ein DUO Vertrag nötig ist.

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rschoepe — Thu, 02 Jul 2026 13:54:00 GMT

Ah, guckste mal. Wobei du das vielleicht austricksen kannst, indem du die mandantengenutzte Beraternummer aus dem Arbeitsplatz löschst (Rechtsklick darauf > Basisfunktionen > Löschen) und sie nachher wieder einträgst.

Wenn der Mandant noch keine mgBNR hat, trägt es dir nämlich auch die Kanzlei-Beraternummer dort ein und du musst sie wieder löschen.

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NaJu2008 — Thu, 02 Jul 2026 14:15:37 GMT

Aber ich denke hier sollte man abwägen ob das so ein Kleinstmandat ist, dem die zusätzlichen Kosten zu hoch sind oder eingrößerer Selbstbucher der u.U. ja auch eine Fremdsoftware nutzen kann.

Ich war ja schon am Überlegen ob man dann eine sog. "digitalisierungs Pauschale" beim Lohn erhebt wenn der Mandant einfach zu faul ist und nur aus "Bequemlichkeit" das ganze auf uns abwälzt.

Ich hab so nen Mandanten der sich gegen DUo sperrt. Bringt immer fleißig Papierbelege.

Beim Lohn bekommt er die Druckauswertungen, will aber immer sofort die Überweisungsliste per Mail. Und stellt dann noch doofe Rückfragen zu den Zahlungen nur weil ihm der Lohnzettel noch nicht vorliegt.

Bin ja sowieso gespannt wenn dann die E-Rechnung kommt wie sich unsere Kanzleileitung dazu positioniert, dass dann alle ins DUo müssen die bei uns gebucht werden.