Thema "digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027" in Personalwirtschaft

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

Kim_Schmidt — Mon, 01 Jun 2026 08:00:32 GMT

Hallo liebe Community,

wir wurden bereits von einigen Mandanten inkl. Informationen von anderen Anbietern angesprochen, wie es sich mit der kommenden Pflicht zur Führung der digitalen Personalakte ab dem 01.01.2027 verhält.

Hat hier schon jemand Informationen von DATEV erhalten. Normalerweise erhält man hierzu von DATEV für die Mandanten ein Standard-Informationsschreiben. Ist dies noch in Planung oder hat jemand einen Link?

Obliegt es in der Pflicht des Mandanten auf uns zu zukommen oder müssen wir als Steuerbüro hinter dem Mandanten hinter sein, wenn hier noch keine digitale Lohnakte besteht?

Dann noch meine Frage; wir nutzen die DATEV Personal über DUO - wenn wir jetzt ein Mandat haben, wo wir ausschließlich die Lohnbuchhaltung übernehmen, muss dann hier ein kompletter Vertrag mit DUO abgeschlossen werden oder ist hier eine abgespeckte Version angedacht?

Danke schon für alle Infos die kommen.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

t_r_ — Mon, 01 Jun 2026 08:14:39 GMT

Hallo,

die Pflicht der Führung einer digitalen Personalakte wäre mir nicht bekannt.

Wenn sie auf die digitale Zurverfügungstellung bei der SV-Prüfung abzielen, so dürfen Sie das nach meiner Kenntnis auch anders sicher stellen.

Hier wurde auch schon über die Pflicht gesprochen.

Wenn Sie die digitale Personalakte der Datev dafür nutzen wollen, werden Sie wohl ohne aktive Ansprache bei den Mandanten nicht weiterkommen.

Datev Unternehmen online ist der "Eintritt" in die Onlinewelt der Datev, also daher ohne geht - nach meiner Kenntnis - nix.

Viele Grüße

Thomas Reich

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

Kim_Schmidt — Mon, 01 Jun 2026 08:27:15 GMT

Aus diesem Artikel, erschließt sich das aus meiner Auffassung etwas anders. Daher meine Rückfrage hier an die Community und evtl. eine Rückmeldung von DATEV selbst hierzu.

Wichtige Änderung ab 01.01.2027: Digitale Personalakten werden Pflicht! - EVOTAX

Bin gerade erst dabei mich in das Thema einzulesen und dachte mir, hierüber erhalte ich bestimmt hilfreiche Informationen

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

LarsSchladitz — Mon, 01 Jun 2026 08:49:10 GMT

Hallo @Kim_Schmidt .

Die Pflicht zur Vorhaltung von Entgeltunterlagen in elektronischer Form ergibt sich aus § 8 (2) BVV: § 8 BVV - Einzelnorm

Dies allerdings nicht erst ab dem 01.01.2027, sondern durchaus schon länger; der 01.01.2027 ist in unserer Kanzlei der Stichtag, weil eine bis dahin geltende Ausnahmegenehmigung durch die DRV (musste seinerzeit, ca. 2021, schriftlich für die in unserer Kanzlei betreuten Lohnmandate beantragt werden) ausläuft - vielleicht analog bei euch?

Eine DATEV-Info wird es wohl dazu nicht geben.

Wir informieren unsere Mandanten aktiv über diese Verpflichtung, die in ihrer eigenen Verantwortung liegt; falls eine Lösung angefragt wird, gibt es natürlich auch entsprechende Infos von unserer Seite.

Für DATEV Personal wird DUO (ohne Belege Online) benötigt.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

lohnexperte — Mon, 01 Jun 2026 08:58:25 GMT

Hallo @Kim_Schmidt ,

ja, das ist ein Problem: wenn der Begriff "digitale Personalakte" nicht einheitlich und mit identischem Inhalt genutzt wird.

In dem von Ihnen verlinkten Artikel und der (bereits jetzt bestehenden Pflicht, von der man sich aber bis 31.12.2026 befreien lassen kann/konnte) spätestens ab 01.01.2027 eintretenden Notwendigkeit, Unterlagen in Rahmen der euBP elektronisch zur Verfügung zu stellen, handelt es sich um eine Vorschrift innerhalb der BVV. Nur die dort genannten Unterlagen sind betroffen und auch nur jene, die erst ab dem 01.01.2027 entstehen.

Sinnvoll ist es wahrscheinlich jedoch, alle Personalunterlagen dann in elektronischer Form aufzubewahren, um ein umfangreiches Nebeneinander von analog und elektronisch zu vermeiden. Ob man bis zum 01.01.2027 allerdings auch alle bis 31.12.2026 entstandenen Belege in die vorgeschriebende Form bringt, muss man selbst entscheiden.

PS: @LarsSchladitz war schneller 😉

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

Kim_Schmidt — Mon, 01 Jun 2026 09:01:14 GMT

Danke an eure Rückmeldungen.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

M-Patan-Aisthetix — Mon, 01 Jun 2026 09:43:18 GMT

Die Pflicht zur digitalen Personalakte ab 01.01.2027 ergibt sich aus dem Bürokratieentlastungsgesetz IV. Konkret bedeutet das: Arbeitgeber müssen Nachweise über Arbeitszeitkonten, Urlaubsansprüche und bestimmte Vertragsunterlagen digital führen und auf Anfrage der Behörden elektronisch bereitstellen können.
Wichtig: Es gibt keine Pflicht zu einer bestimmten Software — nur zur digitalen Verfügbarkeit und zur GoBD-konformen Unveränderbarkeit der Dokumente. Papierarchive allein reichen dann nicht mehr.
Hat Ihre Kanzlei schon Mandanten, die das Thema aktiv ansprechen?

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

Alexander_Herrmann — Mon, 01 Jun 2026 10:03:24 GMT

Dann noch meine Frage; wir nutzen die DATEV Personal über DUO - wenn wir jetzt ein Mandat haben, wo wir ausschließlich die Lohnbuchhaltung übernehmen, muss dann hier ein kompletter Vertrag mit DUO abgeschlossen werden oder ist hier eine abgespeckte Version angedacht?

Eine abgespeckte Version gab es unter dem Produktnamen "DATEV Personal-AddOn". Das Produkt wurde jedoch zum 31.12.2026 angekündigt und kann darum seit einigen Monaten nicht mehr bestellt werden.

https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/service-und-support/umstellungen/datev-personal-add-on-produktausstieg-zum-31-12-2026

Damit gibt es keine Alternative mehr zu DUO, wenn DATEV Personal eingesetzt werden soll.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

Kim_Schmidt — Tue, 02 Jun 2026 07:16:17 GMT

Hierzu nochmal eine kleine Rückfrage; welche Lösungen/Anwendungen werden von euch genutzt?

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

t_r_ — Tue, 02 Jun 2026 07:40:53 GMT

Wir nutzen die digitale Personalakte der Datev und halten die Originale beim Mandanten vor.

Hier ist die Erfahrung, dass digitale Belege oder Kopien in der Regel reichen, zumindest bisher. Schauen wir mal nächstes Jahr...

Bei ganz kleinen Mandanten wägen wir noch ab, ob wir die digitale Personalakte zur Pflicht machen. Wenn nicht, werden die paar Belege in eine Vorgangsmappe in DMS gepackt und für den Prüfer per cryptshare zur Verfügung gestellt.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

Kim_Schmidt — Tue, 02 Jun 2026 07:54:04 GMT

So halten wir es bisher auch.

Ich könnte mir gut vorstellen, wenn die E-Rechnungspflicht erstmal durch ist, dass hier auch für weitere Bereiche nachgezogen wird und der Weg weiter auf digital ausgebaut wird bzw. umgesetzt werden muss.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

rschoepe — Tue, 02 Jun 2026 08:24:22 GMT

@t_r_ schrieb:
Bei ganz kleinen Mandanten wägen wir noch ab, ob wir die digitale Personalakte zur Pflicht machen.

Wir haben sie für alle Mandanten bestellt, im Zweifel dann eben auf die Kanzlei, damit das Vorgehen einheitlich ist. Und man braucht nicht umspeichern, wenn aus einem ganz kleinen Mandanten doch mal ein größerer wird.

Mandanten mit nur ein oder zwei AN sind im Lohn (zumindest bei uns) ohnehin nicht kostendeckend, da macht das Brötchen im Monat für DATEV Personal den Braten auch nicht mehr fett.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

tbehrens — Tue, 02 Jun 2026 08:25:37 GMT

Aktuell nutzen wir nicht die Personalakte. Wir laden alles in die Dokumentenablage. Allerdings wird unsere Kanzlei Mitte nächsten Jahres verkauft. Dann müssen wir sehen, was sich ändert.

Die Frage für mich ist, reicht es die Minijob-Erklärung, Personalfragebogen, Arbeitsverträge einfach digital als pdf-Datei vorrätig zu haben?

Ich habe vor Jahren, als das Thema erstmalig aufkam gelesen, dass solche Unterlagen, die unterschrieben werden eine digitale zertifizierte Signatur benötigen?

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

t_r_ — Tue, 02 Jun 2026 08:30:43 GMT

@rschoepe

Mandanten mit nur ein oder zwei AN sind im Lohn (zumindest bei uns) ohnehin nicht kostendeckend, da macht das Brötchen im Monat für DATEV Personal den Braten auch nicht mehr fett.

Das ist im Grunde was dran. Ich brauche aber doch DUO, wenn ich Datev Personal nutzen will. Daran scheitet es bei uns bei vielen Kleinen. Oder ist das der Fall, wo DUO der Kanzlei ausreicht, wenn der Mandant darauf nicht zugreifen soll?

@tbehrens

Die Frage für mich ist, reicht es die Minijob-Erklärung, Personalfragebogen, Arbeitsverträge einfach digital als pdf-Datei vorrätig zu haben?

Solange es die Originale mit Unterschrift noch gibt, ist das kein Problem.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

rschoepe — Tue, 02 Jun 2026 08:56:20 GMT

@t_r_ schrieb:
Oder ist das der Fall, wo DUO der Kanzlei ausreicht, wenn der Mandant darauf nicht zugreifen soll?

Ja. Das wird dann auf die primäre Beraternummer der Kanzlei bestellt und läuft über den Kanzlei-DUO-Vertrag.

@tbehrens schrieb:
Ich habe vor Jahren, als das Thema erstmalig aufkam gelesen, dass solche Unterlagen, die unterschrieben werden eine digitale zertifizierte Signatur benötigen?

Wenn du sie digital unterschreiben (lassen) willst, meine ich. Wenn sie auf Papier unterschrieben wurden, sollte Ersetzendes Scannen funktionieren. Ich habe auch noch nicht den Fall gehabt, dass die Betriebsprüferin unbedingt das Original sehen wollte. Wenn es soweit kommt, hat man vermutlich ganz andere, deutlich größere Probleme.

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

FrankB — Tue, 02 Jun 2026 09:19:41 GMT

Hallo @rschoepe , @tbehrens ,

anbei mal die Aussage aus Summa Summarum (DRV) II/2022 Seite 11.

Demnach ist ein ersetzendes scannen nur mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers möglich.

Ansonsten ist das Original weiterhin aufzubewahren.

Im Artikel stand auch die weiteren Vorgaben wie Beschriftung, maximale Länge des Dateinamens und welche Formate.

Mit freundlichen Grüßen

Frank Bähren