Thema "Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?" in Personalwirtschaft

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

S_U_P_E_R_V_I_S_O_R — Wed, 25 Mar 2026 12:40:09 GMT

Hallo community,

wir haben folgenden Praxisfall:
Ein Auszubildender wird im laufenden Monat in ein reguläres Arbeitsverhältnis übernommen.

Für die Abrechnung in DATEV LODAS wird aufgrund des Statuswechsels eine neue Personalnummer vergeben.

Nun stellt sich uns die Frage bezüglich DATEV Arbeitnehmer online:

Bleibt der bestehende Zugang des Mitarbeiters bestehen und sieht er dort auch die neuen Abrechnungen unter der neuen Personalnummer?
Oder muss der Mitarbeiter für die neue Personalnummer erneut eingeladen bzw. komplett neu registriert werden?
Gibt es Best Practices, um den Zugriff auf „alte“ und „neue“ Dokumente konsistent sicherzustellen?

Vielen Dank für eure Erfahrungen!

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

björn — Wed, 25 Mar 2026 12:51:59 GMT

Hallo,

der Best Practices ist den Azubi weiterhin unter der gleichen Personalnummer laufen zu lassen und im Folgemonat die Umschlüsselung von Azubi zum Angestellten durchzuführen.

Dann müssen nur das Azubi-Gehalt und das neue Gehalt berechnet werden.

Ansonsten müssen Sie auch an den Vortrag der BG etc. denken.

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

S_U_P_E_R_V_I_S_O_R — Wed, 25 Mar 2026 12:55:03 GMT

Vielen Dank, ich gebe es weiter an die Kolleginnen in der Sachbearbeitung.

Können sie auch sagen wie es mit dem Zugriff auf die Dokumente funktioniert?

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

lohnexperte — Wed, 25 Mar 2026 13:28:06 GMT

@björn schrieb:
Hallo,

der Best Practices ist den Azubi weiterhin unter der gleichen Personalnummer laufen zu lassen und im Folgemonat die Umschlüsselung von Azubi zum Angestellten durchzuführen.

Sofern der Arbeitgeber zur Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleiches verpflichtet ist, kann er dieser Verpflichtung nur dann nachkommen, wenn der Mitarbeiter ganzjährig unter ein- und derselben Personalnummer abgerechnet wird. Und gerade bei unterjährig Ausgelernten kommt es mit großer Wahrscheinlichkeit zu einer Erstattung ...

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

björn — Wed, 25 Mar 2026 13:35:53 GMT

Solange die Personalnummer gleich bleibt gibt es keine Probleme mit dem Zugriff.

Bei getrennten Personalnummern kann ich das leider nicht sagen, da wir solche Fälle nicht im Einsatz haben.

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

mariko — Wed, 25 Mar 2026 13:47:00 GMT

Bei Anlegen einer neuen Personalnummer:
Meiner Erinnerung nach wurde hier im Forum für den Fall "Mitarbeiter mit bereits bestehendem ANO-Zugriff erhält eine neue Personalnummer, bei der er auch Zugriff in ANO haben soll ohne Verlust des Zugriffs auf der Dokumente der alten Personalnummer" als Lösung genannt, den Arbeitnehmer für die neue Personalnummer (nochmal) für ANO einzuladen und der Arbeitnehmer fügt dann diesen neuen Zugriff zusätzlich zum schon bestehenden in seinem ANO hinzu. Man kann ja inzwischen mehrere parallele Zugriffe ("Leistungen") in seinem ANO haben:

Ich habe im Hilfecenter gesucht und dazu dieses Hilfecenter-Dokument gefunden: https://help-center.apps.datev.de/documents/1038397

Viel Erfolg

Marianne

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

S_U_P_E_R_V_I_S_O_R — Wed, 25 Mar 2026 14:10:05 GMT

Hallo Marianne,

das hört sich doch gut an. Ich gebe es mal weiter an die Lohn-Abteilung.

Vielen Dank für die schnelle Rückinfo.

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

Korrekturphobikerin — Mon, 27 Apr 2026 07:25:36 GMT

Kleine Verständnisfrage:

Was passiert, wenn die 3 Monatsfrist der alten Personalnummer abgelaufen ist? Hat der Mitarbeiter dann, weil er ja "nur" auf eine neue Personalnummer verschoben wurde, dauerhaft Zugriff auf die Unterlagen beider Personalnummern in ANO, oder fallen nach 3 Monaten die Auswertungen des Azubis weg?

Ich frage, weil ich einen ähnlichen Fall habe, nur das es ein Mitarbeiter ist, der vorzeitig auf Rente gegangen ist und nun nur noch einen Minijob ausüben möchte. Neue Personalnummer - ANO Leistungen zusammengefügt - Passt.

Möglicherweise habe ich das überlesen in dem Dokument und es wird nichts abgemeldet, aber meines Erachtens wird mit Ausscheiden der Personalnummer die 3-Monats-Frist ausgelöst.

Sollte ich den Mitarbeiter vorsichtshalber darauf aufmerksam machen, damit er die Auswertungen rechtzeitig sichert?

Sorry, das ist für die meisten hier vermutlich Routine, aber so lange arbeite ich noch nicht mit dem System.

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

Sabrina_Simmerlein — Wed, 29 Apr 2026 10:48:03 GMT

Hallo,

wenn der DATEV Arbeitnehmer online Account für die bisherige Personalnummer beendet wird, z. B. 3 Monate nach Austritt, ist der Zugriff auf die Dokumente der ausgetretenen Personalnummer nicht mehr möglich. In diesem Fall müssen die Dokumente rechtzeitig durch den Arbeitnehmer heruntergeladen werden.

Azubi wird Arbeitnehmer im laufenden Monat: Zugriff Arbeitnehmer online bei neuer Personalnummer?

Korrekturphobikerin — Wed, 29 Apr 2026 11:13:12 GMT

Vielen Dank für die Klarstellung.