Thema "DATEV Personalakte - Notizen erfassen bzw. E-Mails ablegen" in Personalwirtschaft

DATEV Personalakte - Notizen erfassen bzw. E-Mails ablegen

m_danz — Tue, 25 Nov 2025 13:22:42 GMT

Hallo zusammen und hallo Frau @Selina_Heubeck,

besteht aktuell in DATEV Personalakte die Möglichkeit - als Kanzlei oder als Mandant - Notizen zu erfassen, ohne gleichzeitig einen Beleg hiermit verknüpfen zu müssen? Ab und zu gibt es ja Informationen, die man gerne festhalten möchte, es jedoch kein begleitendes Dokument hierfür gibt.

Andere Informationen erreichen uns per E-Mail. Gibt es diesbezüglich eine einfache Möglichkeit, die E-Mail in die Personalakte zu integrieren, ohne dass man diese erst händisch in eine .pdf-Datei umwandeln und händisch hochladen muss?

Falls nicht, welche Tipps und Tricks gibt es zu diesem Thema?

DATEV Personalakte - Notizen erfassen bzw. E-Mails ablegen

Alexander-Hammacher — Tue, 25 Nov 2025 13:42:57 GMT

Hallo @m_danz,

die möglichen Dateiformate, die in die Personalakte hochgeladen werden können, findest du in folgendem Dokument: https://help-center.apps.datev.de/documents/1027603

Darunter fällt auch der Dateityp MSG, den zumindest Outlook für E-Mails verwendet.

Damit könnt ihr, sofern ihr Outlook nutzt, die E-Mails eigentlich einfach per Drag and Drop in DUO in der Personalakte hochladen.

Einfach leere Notizen funktionieren meines Wissens nach nicht, aber man könnte sich mit dem zuvor genannten Vorgehen natürlich auch gut selbst eine Mail schreiben oder die vom Mandanten nehmen (wenn man denn dann eine hat) und diese als Dokument hochladen.

Ich hoffe, dass dir das weiterhilft. 🙂

DATEV Personalakte - Notizen erfassen bzw. E-Mails ablegen

AndiH — Tue, 25 Nov 2025 13:44:46 GMT

Hallo,

meines Wissens kann die E-Mail per drag & drop direkt in die Personalakte gezogen werden.

Kurze Notizen können ohne Dokument nicht erfasst werden und die Telefonnotiz aus DMS lässt sich auch nicht rüber ziehen.

DATEV Personalakte - Notizen erfassen bzw. E-Mails ablegen

hexhex — Tue, 25 Nov 2025 14:00:18 GMT

Sehr cool, wieder was richtig nützliches gelernt in der Community 👍

Danke @Alexander-Hammacher und @AndiH

DATEV Personalakte - Notizen erfassen bzw. E-Mails ablegen

t_r_ — Tue, 25 Nov 2025 14:13:58 GMT

Beachten Sie nur, dass Sie nur von Kanzlei-Seite die E-Mails direkt lesen können.

Auf Mandantenseite - also in der Personalakte in Datev Personal - ist keine Dokumentenvorschau möglich. Hier muss das Dokument runtergeladen werden.

Wollen wir mal hoffen, dass die Datev es hier nicht verschlimmbessert, wenn auch die Kanzlei-Personalakte in die cloud umzieht.

DATEV Personalakte - Notizen erfassen bzw. E-Mails ablegen

ulli_preuss — Tue, 25 Nov 2025 15:12:26 GMT

@t_r_ schrieb:
Beachten Sie nur, dass Sie nur von Kanzlei-Seite die E-Mails direkt lesen können.

Auf Mandantenseite - also in der Personalakte in Datev Personal - ist keine Dokumentenvorschau möglich. Hier muss das Dokument runtergeladen werden.

Wollen wir mal hoffen, dass die Datev es hier nicht verschlimmbessert, wenn auch die Kanzlei-Personalakte in die cloud umzieht.

Drei Kreuze!!

DATEV Personalakte - Notizen erfassen bzw. E-Mails ablegen

ulli_preuss — Tue, 25 Nov 2025 15:40:09 GMT

@Alexander-Hammacher

Auch das ist so eine Sache bei DATEV. Da wird eine "neue" Personalakte programmiert und anstatt diese z. B. mit einer Notizfunktion oder eine Annotationsmöglichkeit im Dokumentenviewer zu erweitern - nix!

@m_danz schrieb:
Hallo zusammen und hallo Frau @Selina_Heubeck,

besteht aktuell in DATEV Personalakte die Möglichkeit - als Kanzlei oder als Mandant - Notizen zu erfassen, ohne gleichzeitig einen Beleg hiermit verknüpfen zu müssen? Ab und zu gibt es ja Informationen, die man gerne festhalten möchte, es jedoch kein begleitendes Dokument hierfür gibt.

Ich behelfe mir mit einer Word-Datei (im Anhang wegen des Uploads als PDF), in die ich meine Notizen eintrage und diese in PDF auf den Desktop exportiere. In der Personalakte auf "Dokumente hochladen ...", die Datei auf dem Desktop auswählen und danach verschlagworten. Ist nicht schön, erfüllt aber seinen Zweck.

Wenn man den Belegtransfer für alle Mandanten eingerichtet hat und das automatische hochladen benutzt,

kann man das exportierte PDF auch in den Ordner Belegtransfer-Personalakte > BNR-MNR > Personalunterlagen speichern

und benötigt keinen manuellen Upload mehr, der natürlich ebenfalls möglich ist.

Bitte beachten:
Die Einstellung "Automatisch hochladen" gilt dann auch für Belege online.

DATEV Personalakte - Notizen erfassen bzw. E-Mails ablegen

t_r_ — Tue, 25 Nov 2025 15:56:17 GMT

@ulli_preuss

Ich behelfe mir mit einer Word-Datei (im Anhang wegen des Uploads als PDF), in die ich meine Notizen eintrage und diese in PDF auf den Desktop exportiere. In der Personalakte auf "Dokumente hochladen ...", die Datei auf dem Desktop auswählen und danach verschlagworten. Ist nicht schön, erfüllt aber seinen Zweck.

Hach, Datev würkaround in Reinkultur. Oder Datev's berühmte "Klick-Orgie" um ans Ziel zu kommen.😁 Hat aber den Vorteil, dass es in der Personalakte für den Mandanten sofort lesbar ist.