Thema "Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?" in Personalwirtschaft

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

awalenda — Mon, 25 Mar 2024 10:51:56 GMT

Hallo zusammen,

bei uns steht der Wechsel von der alten digitalen Personalakte auf die neue DATEV Personalakte an.
Einige Mandate, die bisher die digitale Personalakte nutzten, haben inzwischen aber keinen Lohn mehr bzw. Einzelunternehmen wurden in GmbHs überführt etc.

Da macht es unseres Erachtens keinen Sinn, diese auf die neue Personalakte umzustellen, zumal diese ja ab 2025 kostenpflichtig wird.

Nun stellt sich für uns die Frage: Was passiert denn mit den alten zugeordneten Dokumenten in der digitalen Personalakte, wenn man nicht umstellt?

Die digitale Personalakte wird zum 30. Juni 2025 sterben, so habe ich es in den FAQ gelesen. Aber was das konkret bedeutet, ist mir nicht ganz klar. Muss ich mir jetzt alle Lohndokumente herunterladen und sichern, damit nicht plötzlich alles weg ist???

Vielleicht weiß ja jemand von euch etwas. 🤔

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

rschoepe — Mon, 25 Mar 2024 11:05:45 GMT

Die Belege an sich sollten in DUO gespeichert bleiben, du hast dann bloß keine Möglichkeit mehr "geordnet" darauf zuzugreifen. Fände ich jedenfalls arg übergriffig und auch DATEV-untypisch*, wenn sie dann einfach den Ordner "Digitale Personalakte" in DUO löschen würden und nicht bloß das Programm, das den wilden Wust an Dokumenten nach Mitarbeitern usw. sortiert.

* vgl. bspw. , wo eine automatische Löschung von Altdaten gewünscht, von DATEV aber abgelehnt wird.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Mon, 25 Mar 2024 13:21:37 GMT

Hallo @awalenda,

@awalenda schrieb:
Nun stellt sich für uns die Frage: Was passiert denn mit den alten zugeordneten Dokumenten in der digitalen Personalakte, wenn man nicht umstellt?

Die Dokumente bleiben in Belege online erhalten und können ab dem 30.06.2025 weiterhin dort eingesehen werden, der Zugriff über die "alte" Personalakte ist dann jedoch nicht mehr möglich.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

ErgonomischerBürostuhl — Thu, 04 Apr 2024 09:46:29 GMT

Hallo @Sven_Wieczorek,

aus der Antwort ergibt sich mir leider nicht ganz ob die Programmverbindungen soweit bestehen bleiben.

Sind die Daten in z.B. LuG nach wie vor einsehbar oder verliert das Programm die "Verbindung" und die Belege sind dann lediglich in Belege online einsehbar, aber ohne weitere Daten dazu oder wie muss ich mir das ganze vorstellen?

Hintergrund der Frage ist, ob wir die Daten vorher exportieren und manuell in die Personalakte hochladen oder ob das direkt mit erledigt wird.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Thu, 04 Apr 2024 09:49:25 GMT

Wäre doch perfekt für ein DATEV YouTube Video, oder nicht?

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Thu, 04 Apr 2024 12:27:24 GMT

@ErgonomischerBürostuhl schrieb:
Hallo @Sven_Wieczorek,
aus der Antwort ergibt sich mir leider nicht ganz ob die Programmverbindungen soweit bestehen bleiben.

Sind die Daten in z.B. LuG nach wie vor einsehbar oder verliert das Programm die "Verbindung" und die Belege sind dann lediglich in Belege online einsehbar, aber ohne weitere Daten dazu oder wie muss ich mir das ganze vorstellen?

Hintergrund der Frage ist, ob wir die Daten vorher exportieren und manuell in die Personalakte hochladen oder ob das direkt mit erledigt wird.

Bei der Umstellung der Mandanten werden alle Zuordnungen zu Arbeitnehmenden, Kategorien und weiteren Metadaten beibehalten. Hier muss nichts exportiert und neu hochgeladen werden. Für Mandanten, die nicht bis zum 30.06.2025 umgestellt wurden, könne die Dokumente danach ausschließlich über Belege online eingesehen werden.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Thu, 04 Apr 2024 12:39:36 GMT

@metalposaunist schrieb:
Wäre doch perfekt für ein DATEV YouTube Video, oder nicht?

Hi Daniel @metalposaunist,

gute Idee, gebe ich direkt weiter.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

tu_heggi — Thu, 04 Apr 2024 13:39:07 GMT

Hat Datev nicht bis vor 2 Jahren das "tif-Format" bevorzugt und nun komplett ausgeschlossen?

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metalposaunist — Thu, 04 Apr 2024 13:47:04 GMT

Ja, seit Jahren ist PDF schon der Standard bei DATEV und TIF kam auch nur wegen DMS classic zur Anwendung.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

tu_heggi — Thu, 04 Apr 2024 14:03:11 GMT

Puhhhh....

Neue Dokumente werden unten angefügt, sortieren nicht möglich, drehen von Belegen nicht möglich, OCR Volltextsuche nicht möglich, entheften nicht möglich, Bestellprozess und Einrichtung katastrophal, über allem schwebt "Manuel" .......

eieiei

Datev so überzeugt Ihr Nutzer nicht, agile Entwicklung hin oder her😠

Mal sehen was mit den nächsten Abrechnungen noch so "gefunden" wird😨

Ketzerisch: Dafür 2 Jahre Entwicklung?

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

rschoepe — Fri, 05 Apr 2024 06:49:12 GMT

@tu_heggi schrieb:
Neue Dokumente werden unten angefügt

Man kann nicht mehr als Standardsortierung "Abrechnungsmonat absteigend" einstellen? 😰

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Fri, 05 Apr 2024 07:02:38 GMT

@tu_heggi schrieb:
Ketzerisch: Dafür 2 Jahre Entwicklung?

Leider ja. Ich habe schon die neue Vorerfassung im Lohn gesehen. Die soll erst in 2M in einem MVP online gehen. War jetzt optisch aber auch nicht aufwendig und relativ schnell gemacht. Was dafür alles im Hintergrund umgestellt werden musste, kann ich nicht sagen. Kann mir aber vorstellen: nicht wenig und wenn man was ändert, muss man an 75756 Auswirkungen und Konsequenzen denken, weil die Welt heute vernetzt ist.

Ich hab' noch mehr Angst.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

tu_heggi — Fri, 05 Apr 2024 08:53:24 GMT

Was dafür alles im Hintergrund umgestellt werden musste, kann ich nicht sagen. Kann mir aber vorstellen: nicht wenig und wenn man was ändert, muss man an 75756 Auswirkungen und Konsequenzen denken, weil die Welt heute vernetzt ist.

Vermutlich alles da Teile des Quellcodes aus Zeiten des Urknalls stammen dürften

Ich hab' noch mehr Angst.

Ich auch, hoffe jedoch das es besser wird als mit den "digitalen" Excel Vorerfassungsbögen

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Fri, 05 Apr 2024 08:59:44 GMT

@tu_heggi schrieb:
hoffe jedoch das es besser wird als mit den "digitalen" Excel Vorerfassungsbögen

Hm. Das wird Stand vorletzten Monat mit dem MVP eher nicht so sein. Die technischen Möglichkeiten und Finessen, die man online im Browser hätte, schöpft DATEV noch nicht wirklich aus. Aber das haben wir zu 50 Personen alles als Feedback der DATEV mitgeteilt und hoffen auf Gehör.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

tu_heggi — Fri, 05 Apr 2024 09:05:40 GMT

@metalposaunist schrieb:
@tu_heggi schrieb:
hoffe jedoch das es besser wird als mit den "digitalen" Excel Vorerfassungsbögen
Hm. Das wird Stand vorletzten Monat mit dem MVP eher nicht so sein. Die technischen Möglichkeiten und Finessen, die man online im Browser hätte, schöpft DATEV noch nicht wirklich aus. Aber das haben wir zu 50 Personen alles als Feedback der DATEV mitgeteilt und hoffen auf Gehör.

Ob Datev wirklich die "Hintergrundstrahlung" wahrnimmt?

Du kennst ja den Stand vieler Ideas aus der "Vergangenheit"

.......👾

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Kristin_Frohmeyer — Wed, 10 Apr 2024 05:42:38 GMT

Hallo @rschoepe,

wir haben bereits den Wunsch, in der DATEV Personalakte nach dem Abrechnungsmonat zu filtern, aufgenommen und weitergegeben.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

tu_heggi — Wed, 10 Apr 2024 05:47:18 GMT

@Kristin_Frohmeyer schrieb:
Hallo @rschoepe,

wir haben bereits den Wunsch, in der DATEV Personalakte nach dem Abrechnungsmonat zu filtern, aufgenommen und weitergegeben.

Hallo @Kristin_Frohmeyer,

einfachste chronologische Sortierungen wurden bis jetzt NICHT MAL in Erwägung gezogen?

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Wed, 10 Apr 2024 06:03:28 GMT

@tu_heggi, Du kannst suchen. Das geht im LAO immerhin nicht! Was willst Du mehr? 😜

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

W90 — Wed, 10 Apr 2024 06:36:32 GMT

@Datev, kann man daraus schließen, das zukünftig alles im PDF-Format gescannt werden sollte? Oder wird das tif-Format später noch mit aufgenommen?

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Wed, 10 Apr 2024 06:49:24 GMT

Das TIF Format ist schon Jahre tot @W90. PDF ist die Zukunft. Ich habe 2021 zur DATEV DMS Migration schon alle MFPs auf PDF statt TIF gestellt.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Moonshine — Wed, 10 Apr 2024 08:08:40 GMT

TIF ist wie Faxgerät auch im Jahr 2040 noch aktuell

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SteffiWi1395 — Wed, 10 Apr 2024 10:56:42 GMT

...soll dann alles in der neuen Personalakte PDF sein? Während man den Rest seiner Unterlagen in tif scannt? @Datev??

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Wed, 10 Apr 2024 11:58:23 GMT

@SteffiWi1395 schrieb:
Während man den Rest seiner Unterlagen in tif scannt?

Auch der Rest ist PDF. Selbst Smartphone Apps scannen als PDF, nicht TIF. Und PDFs lassen sich sogar mit dem Microsoft Edge bearbeiten im Sinne von Annotationen und Text.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Wed, 10 Apr 2024 12:20:34 GMT

Hallo @SteffiWi1395,

hallo Community,

die neue Personalakte kann bereits Tif(f)-Dateien, nur der Online-Viewer zeigt diese aktuell noch nicht an. Hier wird es eine Erweiterung des Viewers geben, so dass diese dann auch direkt angezeigt werden können. Als Workaround kann man die Dokumente, die der Viewer heute noch nicht kann auch im verknüpften Programm öffnen.

Das sieht dann bei einer Worddatei z.B. so aus:

Hier auf "Dokument öffnen" klicken, dann wird die Datei z.B. in Word geöffnet. Selbiges gilt für Tif(f)-Dateien.

Ich weiß, das ist noch nicht perfekt gelöst, wird aber nachgeliefert 🤗.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Wed, 10 Apr 2024 12:28:14 GMT

Hallo @tu_heggi,

@tu_heggi schrieb:
@Kristin_Frohmeyer schrieb:
Hallo @rschoepe,

wir haben bereits den Wunsch, in der DATEV Personalakte nach dem Abrechnungsmonat zu filtern, aufgenommen und weitergegeben.

Hallo @Kristin_Frohmeyer,

einfachste chronologische Sortierungen wurden bis jetzt NICHT MAL in Erwägung gezogen?

Ich glaube, das kam falsch rüber 🤔. Das Thema ist bekannt und wurde selbstverständlich trotzdem als Anforderung weitergegeben. Ich hake hier mal nach und informiere dann gerne über den aktuellen Stand.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

rschoepe — Wed, 10 Apr 2024 12:31:45 GMT

Wer scannt denn heute noch in TIFF? Das ist doch spätestens bei mehrseitigen Dokumenten Mist, weil jede Seite eine eigene Datei braucht.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Moonshine — Thu, 11 Apr 2024 06:12:17 GMT

Scannerbox Standard Einstellung wenn man in den Dokumentenkorb scannt...

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Dominika-S — Thu, 18 Apr 2024 09:31:21 GMT

Hallo @Sven_Wieczorek,

das heißt die angelegten Kategorien der "digitalen Personalakte" werden übernommen in die DATEV Personalakte?
Oder muss man diese vor der Umstellung manuell einpflegen, damit die Zuordnung der Dokumente passiert bei der Umstellung?

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Thu, 18 Apr 2024 10:26:17 GMT

Hallo @Dominika-S,

@Dominika-S schrieb:
Hallo @Sven_Wieczorek,

das heißt die angelegten Kategorien der "digitalen Personalakte" werden übernommen in die DATEV Personalakte?
Oder muss man diese vor der Umstellung manuell einpflegen, damit die Zuordnung der Dokumente passiert bei der Umstellung?

Richtig, die Kategorien werden übernommen und die Zuordnungen bleiben bestehen.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Dominika-S — Fri, 19 Apr 2024 12:35:25 GMT

@metalposaunist - da wir uns die gleiche Frage gestellt haben.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

TinoLehmann — Wed, 24 Apr 2024 10:03:47 GMT

Sofern denn im Rahmen der Umstellung überhaupt Dokumente übernommen werden und sie nicht lt. DATEV-Hilfe manuell exportieren + neu hochladen muss!😠

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Dominika-S — Wed, 24 Apr 2024 10:07:06 GMT

@TinoLehmann
Wo hast du das denn gelesen?
In welchem Dokument steht das?

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

TinoLehmann — Wed, 24 Apr 2024 10:21:33 GMT

Ich habe 90% der Mdt. umgestellt und gestern wurde bei 5 Mandanten kein Dokument rübergezogen mit dem Verweis auf Dok.-Nr. 1029560 (Ursache 1).

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Wed, 24 Apr 2024 11:36:56 GMT

Lieber @TinoLehmann, bitte senke Deinen Erwartungshorizont. Tut der Pumpe ungemein gut 😊.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

TinoLehmann — Wed, 24 Apr 2024 12:04:36 GMT

DATEV hat sich soeben gemeldet, es lag wohl ein Fehler ihrerseits vor, morgen sollen alle Dokumente da sein. Wenn dem so ist, bin ich zufrieden und die Pumpe kann wieder abkühlen 😀

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

rschoepe — Thu, 25 Apr 2024 07:06:49 GMT

@Moonshine schrieb:
Scannerbox Standard Einstellung wenn man in den Dokumentenkorb scannt...

Tatsächlich. Das ist mal weird. Wobei es bei unserer nur als TIFF raus fällt, wenn man von vornherein farbig scannt. S/W und dann ggf. nochmal farbig nachscannen erzeugt ein PDF. Und da wir standardmäßig in S/W scannen …

(An der Stelle ein fettes 🖕 an die DRV und alle anderen Firmen, die der Meinung sind, dass schwarzer Text auf dunkelgrauer Zeile ein toller Kontrast ist. Das scannt absolut be💩.)

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

tu_heggi — Thu, 25 Apr 2024 07:13:28 GMT

Auch wieder geil.

Nutzt man (noch) die Excel Personalfragebögen von Datev als .xlsm

sagt die neue Personalakte - nähhh kannste nicht hochladen, Dateityp nicht unterstützt

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Thu, 25 Apr 2024 07:39:37 GMT

Wer macht denn auch sowas @tu_heggi 😆? Makros in Excel. Vielen Dank, dass Sie die Ransomware geladen haben. Also, was willst Du mit der Makro-Excel Tabelle in der Personalakte anfangen, wo Du den Button "Lohndatei erzeugen" nicht anklicken kannst?

DATEV is old. That's the problem. Was gestern noch hip war, wirft DATEV (endlich) mal alles über Board, damit man zumindest in Zukunft besser aufgestellt ist aka alte Zöpfe müssen weg. Jetzt habe ich Robert Habeck im Kopf 😅.

Lasst uns die Tools so nutzen, wozu sie gedacht und geschrieben wurden und nicht dazu, was uns in den Sinn kommt 😉. Gegen den Missbrauch von Technologie. Klingt nach einem Schild auf einer Demo 😬.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Christopher_Fürther — Fri, 26 Apr 2024 10:48:43 GMT

Hallo @tu_heggi,

ich habe den Vorschlag intern weitergegeben, dass in DATEV Personalakte auch das .xlsm-Format unterstützt werden soll.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Fri, 26 Apr 2024 14:00:45 GMT

Bitte auch TIFF & GIF und WEBM. Danke!

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Christopher_Fürther — Mon, 29 Apr 2024 11:40:48 GMT

Hi Daniel,

TIFF und GIF werden bereits unterstützt (siehe Screenshot oben).
Den Wunsch bzgl. WEBM habe ich weitergegeben. 🙂

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Mon, 29 Apr 2024 11:46:00 GMT

Eigentlich war das Satire aber OK - gleich mal bei GIPHY - Be Animated vorbeischauen und für meinen Berater was hochladen ...

Ich probier's mal hiermit: Thank You! - GIPHY Clips

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

tu_heggi — Fri, 03 May 2024 06:32:20 GMT

Auf DATEV Produkt-Highlights Personalwirtschaft wird gesagt das seit dem 01.05.2024 über den Belegtransfer ein Upload möglich sein soll. Auch mit der V5.34 kann ich hier keinen Dateitypen auswählen

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

björn — Fri, 03 May 2024 06:44:03 GMT

Das muss eine Fehlinformation sein.

Die Übermittlung mit Hilfe des Belegtransfers wurde auf Mitte/Ende Mai 2024 verschoben.

Hier ist man noch in der Pilotierungsphase.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Fri, 03 May 2024 06:54:30 GMT

Hallo @tu_heggi,

@tu_heggi schrieb:
Auf DATEV Produkt-Highlights Personalwirtschaft wird gesagt das seit dem 01.05.2024 über den Belegtransfer ein Upload möglich sein soll. Auch mit der V5.34 kann ich hier keinen Dateitypen auswählen

Der Belegtransfer wird voraussichtlich Ende Mai freigegeben, leider wurde auf der "Ausblickseite" das Datum nicht angepasst. Bitte entschuldigt diese Fehlinformation 😥

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Fri, 03 May 2024 15:14:49 GMT

Hallo @Sven_Wieczorek,

ich dachte bis 01.06.2024 oder Ende 31.07.2024 (Migrationszeitraum der megra) hätte kanzlei.land die neue Schnittstelle gebaut bzw. zusammen mit DATEV? Wie ist da der aktuelle Stand? Soll ich direkt bei denen als Ticket nachfragen?

Solange uns Mandanten über kanzlei.land Dokumente in die Personalakte via Belegbilderservice hochladen, hätte ich gesagt, stellen wir nicht um, weil das einen irre Aufwand in der Kanzlei dann bedeutet und wir manuell die Belege aus kanzlei.land nochmal hochladen müssen oder wir jeden Mandanten mit DUO / dem Personal AddOn ausstatten müssen, nur um diese Belege zu bekommen. kanzlei.land als Kommunikationsplattform wird erstmal bleiben.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Mon, 06 May 2024 08:58:45 GMT

Hallo Daniel @metalposaunist,

@metalposaunist schrieb:
Hallo @Sven_Wieczorek,

Wie ist da der aktuelle Stand? Soll ich direkt bei denen als Ticket nachfragen?

Kannst Du gerne tun! Ich kenne den aktuellen Stand nicht, werde aber auch bei uns intern mal fragen.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Mon, 06 May 2024 09:05:58 GMT

@Sven_Wieczorek schrieb:
Kannst Du gerne tun!

Schon längst passiert 😬. Antwort steht aktuell noch aus. Danke @Sven_Wieczorek!

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Tue, 07 May 2024 19:25:53 GMT

@Sven_Wieczorek schrieb:
Ich kenne den aktuellen Stand nicht, werde aber auch bei uns intern mal fragen.

Da ist kanzlei.land schnell(er) 🏎 im Support.

Es ist Stand heute jedoch so, dass DATEV "Keine Anbindung von Lösung eines DATEV-Marktplatz Partners über die DATEV-Datenservices" anbietet

Wo DATEV nichts anbietet, können auch keine Partner aufsatteln 😱.

Heißt für alle kanzlei.land User, dass diese vor fundamentalen Herausforderungen gestellt werden, weil der bisherige Workflow so nicht beibehalten werden kann, solange bis Sommer (ein sehr dehnbarer Begriff bei DATEV) die API nicht verfügbar ist. Der Ansatz von kanzlei.land als das Mandantenportal ist damit hinfällig und es muss (zusätzlich) auf DUO / das Personal AddOn umgestiegen werden, was enormen administrativen Aufwand in Kanzleien verursacht, weil nicht alle einen Daniel haben, der das in 30min massenhaft bestellt und eintütet und zwar so, dass man auf die olle Post 📯 und Papier 📜 verzichten kann, weil sich sonst DATEV lächerlich macht, wenn man mit kanzlei.land schon zu 100% digital gearbeitet hat aber dann auf Post warten soll?! Welchem Mandanten soll man das denn vermitteln, wenn sie nicht aus 1547 kommen? Wo bleibt die Glaubwürdigkeit?

Ernsthaft. Was DATEV da gerade tut, verspielt noch mehr Vertrauen. Die Panne seit heute Mittag hinterlässt massenhaft großen Schaden bei allen, die nicht gutgläubig blind alles abnicken und ein sich ein bisschen mit der Materie beschäftigen.

Dann also stellt die megra zu 100% auf milia um und die Damen aus dem Personalwesen freuen sich alle via milia zugeschickten Dokumente aus milia herunterzuladen und manuell in die neue Personalakte hochzuladen, was früher automatisch ging und der Mandant für einen vorbereitete.

Ich bin mir nicht sicher, ob allen kanzlei.land Kunden, die vor "Sommer 2024" umstellen "müssen" sich im klaren der Auswirkung sind?!

Ich würde mich sehr freuen, wenn man einfach mal nur arbeiten müsste und sich nicht ständig an neue Workflows gewöhnen müsste, die einfach nur ermüdend sind und Zeit kosten statt Zeit schaffen.

Dabei bewirbt DATEV doch das Ökosystem? Gut, ich darf es nicht (mehr), damit ich nicht in die Hölle komme aber sonst hört und liest man von anderen DATEV Anwendern, dass das Ökosystem doch super sei. Das DATEV hiermit torpediert?!

Ich bin irritiert 😵 ...

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

k_pusch — Tue, 21 May 2024 09:03:23 GMT

Hallo Community,

in dem Zusammenhang habe ich eine Frage... bei uns startet die Umstellung ab 01.06.
Ich habe einen Mandanten vom Vorberater übernommen, der aber die Belege aus der Personalakte nicht mit übertragen konnte (die waren sinnigerweise unter einer Unterberaternummer -nicht Mandantennummer- abgelegt!!)
Nun habe ich in LODAS-Personalakte natürlich eine Menge "alter Belege", die ich nicht ansehen kann.

Was passiert mit diesen Belegen bei der Umstellung?? Der Mandant kann sie selbst ja auch nicht mehr sehen.

Ärgerlich ist es immer, wenn man einen aus Versehen anwählt und dann... passiert erstmal nichts - oder noch schlimmer - das Programm hängt sich auf.

Ich hätte sie am liebsten "gelöscht" und nur unsere eigenen Belege umgestellt.

Hat DATEV da eine Antwort für mich..?
Vielen DANK

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Tue, 21 May 2024 09:13:58 GMT

@k_pusch schrieb:
die waren sinnigerweise unter einer Unterberaternummer -nicht Mandantennummer- abgelegt!!

Daten liegen bei DATEV immer unter einem Ordnungsbegriff = Kombination aus Berater- und Mandantennummer. Nie allein unter einem der beiden Begriffe.

Bin mir auch nicht sicher, ob das wirklich so ist, wie Du schreibst, weil dann LODAS abweichend von der FiBu einen anderen Ordnungsbegriff bräuchte, sodass Bank online schon vor dem Wechsel nicht gelaufen sein kann.

Müsste man sich einmal live anschauen den Fall und die Ursache reparieren statt das Symptom, was jetzt ab 01.06 ans Licht tritt. Mit den Informationen kann ich keine gesicherte Aussage treffen.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

k_pusch — Tue, 21 May 2024 09:32:10 GMT

Hach, falsch ausgedrückt!
Also, leider in diesem Fall nicht, da der Vorberater die Belege nicht unter einer Mandantengenutzten Beraternummer abgelegt hat (wie es normalerweise ist), sondern wohl unter der Muttergesellschaft als extra angelegter Mandant. Ich habe das selbst bei einem Mandanten in der Vergangenheit auch einmal gemacht (mit 4 Tochterfirmen), die Belege hängen alle am "Mutterkonzern", wenn der gelöscht wird, sind alle anderen Belege auch weg.

Ich habe hier damals dazu auch gefragt und telefoniert, aber keine zufriedenstellende Lösung bekommen: da gab es keine Möglichkeiten, außer einzeln exportieren und neu einzupflegen 😞

Ich habe die Beleganzeige aber keinen Beleg, das gleiche in der Buchhaltung. Wir mussten mit DUO komplett neu anfangen, die Fibu-Daten wurden vom Berater per Export bereitgestellt, LODAS durch DATEV übertragen.
Bank online lief eh vorher nicht richtig (Commerzbank und keine Berechtigungen der Inhaber für die Konten, die waren auch bei der "Mutter" - hab ich noch nicht erlebt sowas...), das haben wir mit viel Mühe hinbekommen.

Nachtrag: ich kann händisch die Belegverknüpfung in LODAS-Personalakte aufheben, das ist aber viel Arbeit...:-(

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Tue, 21 May 2024 10:41:35 GMT

@k_pusch schrieb:
Hach, falsch ausgedrückt!
Also, leider in diesem Fall nicht, da der Vorberater die Belege nicht unter einer Mandantengenutzten Beraternummer abgelegt hat (wie es normalerweise ist), sondern wohl unter der Muttergesellschaft als extra angelegter Mandant.

Auch damit tue ich mich sprachlich schwer. Was ist schon "normal" - passend und funktional muss es sein und oftmals liegen die Belege der Personalakte unter Kanzleiberaternummer/Mandantennummer. Hier wohl nicht? Und selbst wenn nicht, wüsste ich nicht, dass das technisch ein Problem sein soll.

@k_pusch schrieb:
Ich habe das selbst bei einem Mandanten in der Vergangenheit auch einmal gemacht (mit 4 Tochterfirmen), die Belege hängen alle am "Mutterkonzern", wenn der gelöscht wird, sind alle anderen Belege auch weg.

Nein. Ich schätze, die meinst hier, dass die Belege unter mandantengenutzter Beraternummer/Mandantennummer liegen. Wenn man dann die mandantengenutzter Beraternummer löscht, sind auch alle Mandanten dazu weg, das stimmt. Ist aber nur logisch, wenn Du unter 1 Kundennummer mehrere Betriebsstätten anlegst und die Kundennummer löscht, ist eben alles weg.

@k_pusch schrieb:
das haben wir mit viel Mühe hinbekommen.

It's all about people using technology 😇. Especially DATEV.

Sorry aber ich verstehe immer noch: nichts und kann nicht helfen.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

ErgonomischerBürostuhl — Tue, 21 May 2024 10:46:06 GMT

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

udolech — Mon, 27 May 2024 13:11:14 GMT

Bei uns steht nun auch die Umstellung auf die neue Personalakte an.

Kann ich denn bei DATEV irgendwo auf einen Blick sehen, bei welchen Lohnmandaten die alte Personalakte im Einsatz ist?

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

björn — Mon, 27 May 2024 13:19:02 GMT

In Mindestens 2 der vielen Info-Schreiben über die Umstellung waren eine Anlage mit den betroffenen Mandanten dabei. Also einfach mal in den DATEV-Mitteilungen die Infos von der DATEV zu diesem Thema prüfen.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

k_pusch — Mon, 27 May 2024 13:20:09 GMT

Wenn man den Umstellungsassistenten öffnet, dann werden einem wohl nur die Mandanten angezeigt, die die bisherige Akte nutzen und umgestellt werden können.

Folglich nach dem Ausschlussprinzip: der Rest nutzt sie noch nicht...

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

udolech — Mon, 27 May 2024 13:24:31 GMT

Alles gelesen - nix gefunden. Deshalb frage ich ja HIER!

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

udolech — Mon, 27 May 2024 13:25:21 GMT

Nee, es werden eben ALLE Mandanten angezeigt, nicht nur die welche die alte Personalakte nutzen. Sonst wäre es easy 🙂

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

k_pusch — Mon, 27 May 2024 13:30:41 GMT

Das ist dann aber komisch, bei mir werden nur eine Handvoll angezeigt (wir können erst ab 01.06. umstellen) und da weiß ich, dass dort die alte Version genutzt worden ist. Die übrigen Mandanten mit DUO werden nicht angezeigt...

... vielleicht ist da mal ein Beleg in dem Ordner gelandet und man weiß es gar nicht mehr...? Ging meiner Kollegin so😇

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

udolech — Mon, 27 May 2024 13:39:21 GMT

Ich habe gerade nochmal nachgeschaut. Es werden defintiv alle DUo Mandate angezeigt im Umstellungsassistent (wahrscheinlich damit man leicht "bestellen" kann :-))

Ich habe jetzt aber einen Weg gefunden.

Duo öffnen ohne Mandantenauswahl und den Filter "Angelegt in Personalakte" auswählen, dann hat man die Übersicht die ich wollte.

Vielen Dank an alle für die Mühe.

Udo Lech

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Mon, 27 May 2024 13:45:23 GMT

Und die Liste hält man per Screenshot fest, weil ein CSV Export nicht möglich ist, sodass man den Screenshot ausdruckt und per Textmarker abhakt.

Deutsche Digitalisierung! It just works! 😅

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Tue, 28 May 2024 12:38:58 GMT

Hallo Community,

im Umstellungsassistenten werden ausschließlich Mandanten angezeigt, welchen mindestens ein Dokument in der alten Anwendung (digitale Personalakte) zugeordnet haben (Digitale Personalakte - Informationen für den Einsatz - DATEV Hilfe-Center). Somit sind das alles Bestandskunden, welche umgestellt werden können.

Wenn Sie unter DUO "Unternehmen auswählen" und "Angelegt in: Personalakte" filtern, werden nur Mandanten angezeigt, welche bereits in die neue Anwendung (DATEV Personalakte) umgestellt wurden. Dies entspricht auch dem, was angezeigt wird, wenn im App-Switch die Personalakte ausgewählt wurde und dort die Mandantenliste angezeigt wird.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

teampayroll_frost — Thu, 30 May 2024 14:36:15 GMT

Unser Umstellungszeitraum endet Morgen am 31.05.2024 🙂 Gibt es "gravierende" Nachteile diesen nicht einzuhalten?

Anders als die DATEV es vorgibt wäre unser bevorzugter Zeitraum eher Ende Juni bzw. Anfang Juli.

Ich vermute doch mal, dass wir auch nach dem vordiktierten Zeitraum die Möglichkeit haben die Umstellung durchzuführen?

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Thu, 30 May 2024 17:17:41 GMT

@teampayroll_frost schrieb:
Ich vermute doch mal, dass wir auch nach dem vordiktierten Zeitraum die Möglichkeit haben die Umstellung durchzuführen?

Ja, geht. Die von DATEV vorgegebenen Zeiträume sind nur ernstzunehmende Vorschläge, damit DATEV die Last im RZ besser verteilen kann, damit das RZ nicht an Day 1 alle Bestände umstellen muss und das nicht bis 8 Uhr morgens schafft. Technisch gibt es keinen Grund nicht zu warten. Angeblich bekommt man im angegebenen Zeitraum aber bevorzugten Support, falls etwas mal schief gehen sollte. Die Community ist aber auch ein Schatz von Lösungen.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

bewebb — Tue, 04 Jun 2024 15:02:46 GMT

Wie gehe ich vor, wenn ich in der Vergangenheit die digitale Personalakte genutzt habe, aber die DATEV Personalakte zukünftig nicht nutzen möchte?

Das ist der fall bei denen wir intern die Belege hochgeladen haben oder es nur über einen gewissen Zeitraum genutzt wurde. Diese würden wir nicht weiternutzen wollen in der der Cloud.

Wenn ich nicht umstelle kann ich ab 31.07.2025 nicht mehr aus LuG darauf zugreifen?

Und wenn ich umstelle, zahle ich je abgerechnetem AN pro Monat, obwohl die Personalakte nicht mehr genutzt wird, aber ich kann auf meine Daten weiterhin zugreifen?

Was ist für diese Mandate der best-case? Runterladen und in DMS alles neu verschlagworten?

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

metalposaunist — Tue, 04 Jun 2024 17:15:17 GMT

@bewebb schrieb:
Wenn ich nicht umstelle kann ich ab 31.07.2025 nicht mehr aus LuG darauf zugreifen?

Korrekt. Nur noch aus Belege online.

@bewebb schrieb:
Und wenn ich umstelle, zahle ich je abgerechnetem AN pro Monat, obwohl die Personalakte nicht mehr genutzt wird, aber ich kann auf meine Daten weiterhin zugreifen?

Ja bzw. auch ohne über Belege online. Wie sinnvoll das ist, ist allerdings fraglich. Die Lohnunterlagen sind aber nicht weg, weil sie DATEV nur von alter in neue Akte kopiert.

Achtung ⚠️: Die Vorerfassung online (blaue Windows 98 Welt) wird ebenfalls zum 30.06.2025 abgeschaltet. Wer das heute nutzt, kann ohne den Aufpreis pro abgerechneten MA auch die Vorerfassung nicht nutzen, weil DATEV Personal weiterentwickelt wird und es Stand heute nur die Personalakte zum Preis gibt. Was noch neben der Vorerfassung folgt, ist mir unbekannt.

@bewebb schrieb:
Was ist für diese Mandate der best-case? Runterladen und in DMS alles neu verschlagworten?

Tja, best-case gibt es wohl nicht. Zumindest nicht aus Sicht der Anwender. Da musst Du abwägen und hast theoretisch bis 30.06.2025 Zeit, eine Entscheidung zu treffen. Entweder zahlen und wie bisher arbeiten oder nicht umstellen und die Belege verbleiben in Belege online, wo man sie (mit den dortigen Mitteln) anschauen kann.

Pest oder Cholera 😶.

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

tbehrens — Tue, 25 Jun 2024 07:26:21 GMT

Hat sich erledigt!

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

tu_heggi — Fri, 12 Jul 2024 04:43:50 GMT

Datev Mitteilung

Bitte beachten Sie, dass ab den 01.08.2024 im Programm Digitale Personalakte keine neuen Mandanten mehr eingerichtet werden können. Ab diesem Datum ist es nur noch möglich, DATEV Personal (enthält DATEV Personalakte) für neue Mandanten zu bestellen.

Jetzt muss man also die neue Nutzen und alles manuell anlegen - danke!

Kurz vor der E-Rechnung kann man (sofern man noch nicht umgestellt hat) sich also auch damit noch rumschlagen.

Auf den Einrichtungsassistenten mit kanzleiweiten Einstellungen bzw. Kategorien wartet man noch immer!

Das je nach Uploadweg die Bearbeitungsweise für den Mandanten anders ist, ist auch geniale Logik!

Datev Ihr lasst echt richtig stark nach. Nicht nur das die Programmlogik mitunter nicht effizient ist, nein man muss alles wie im Jahr 1995 MANUEL(L) einrichten. Was Ihr mittlerweile alles an Einrichtungsarbeit auf die Kanzleien abwälzt ist echt heftig. Schmeißt doch endlich mal Leute aus dem Marketing raus und programmiert Einrichtungsassistenten! AW next hat einen Assistenten dafür andere Probleme..... naja ist wohl auch nicht die Lösung🙄🤑

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

rschoepe — Thu, 14 Aug 2025 07:06:22 GMT

@Sven_Wieczorek, ich brauch mal Hilfe. Gibt es den Umstellungsassistenten nicht mehr oder wo finde ich den? (Kollege hat bei der SV-Prüfung noch einen Mandanten nachgereicht bekommen, der wegen Betriebsende nicht mehr umgestellt worden war.)

Auf die neue DATEV Personalakte umsteigen verweist auf DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1025337, verweist auf einen Button auf Auf die neue DATEV Personalakte umsteigen, den es nicht mehr gibt …

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Gelöschter Nutzer — Thu, 14 Aug 2025 07:10:51 GMT

Guckst Du: https://apps.datev.de/pws-dokumente-frontend-consultant/migration

Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

Sven_Wieczorek — Thu, 14 Aug 2025 10:56:10 GMT

Hallo @rschoepe,

der richtige Link wurde ja bereits geschrieben, hier noch das dazugehörige Hilfedokument: Arbeiten mit Digitale Personalakte ist nicht mehr möglich - DATEV Hilfe-Center

Ich lasse aber auch die von Ihnen genannten Dokumente prüfen und ggf. anpassen.