Thema "Umstieg DMS ALT und DMS NEU" in Office Management

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Fri, 22 Nov 2019 10:37:10 GMT

Hallo Community bzw. DMS classic Anwender,

wie bereits hier geschrieben: DMS Funktionsvergleich gibt es eine "Landingpage" (LP) für die DMS-Umstellung:

www.datev.de/dms-classic-umstellung. Dort wiederum gibt es den ersten Fahrplan, wie eine sinnvolle Vorbereitung aussieht: Vorbereitung zum Umstieg auf DMS neu und auf dieser Seite gibt es u. a. einen Film, wie man:

Mandantenbezeichnungen
Auftragsbezeichnungen
Erledigerbezeichnungen

für viele Mandanten in einem "rutsch" ändern kann.

Hintergrund ist, dass über einen geplanten Task bei uns jede Nacht die obigen Stammdaten von den DATEV Stammdaten nach DATEV DMS classic (alt) exportiert werden. Leider hat dieser schlecht gemachte Export nur eine Auswirkung auf zukünftig neu gespeichert Dokumenten. Ändert sich z. B. der Mandantenname, so bleibt dieser für die alten Dokumente in der DMS alt (Arbeitsweise über den Client) unverändert und nur bei neuen in der DMS gespeicherten Dokumenten wird dann der geänderte Mandantenname auch in dem DMS Client berücksichtigt. Im DATEV Arbeitsplatz kann man dieses Problem nicht erkennen, da dort immer die aktuellen Stammdaten angezeigt werden, obwohl im Hintergrund in der Fremdsoftware DMS classic noch für alte Dokumente der alte Mandantenname verwendet wird.

Mit diesen drei Buttons in DMS alt werden die neuen Bezeichnungen aus obigen drei Bereich auch auf die alten Dokumente übertragen. Geht relativ schnell und einfach. Warum das nicht automatisch passiert, habe ich nicht verstanden.

Daneben gibt es noch einen Film wie man zusätzlich das Programm DMS classic Datenqualität sinnvoll ausführt.

Ich habe über dieses Programm in den letzten Monaten (hat leider viel Zeit in Anspruch genommen) bei mehreren tausend Dokumenten die Datenqualität hoffentlich verbessert.

Seit Samstag sieht es bei uns in diesem Programm nun so aus:

D. h. bei allen unseren rd. 900.000 stimmt nun hoffentlich die Datenqualität um die Umstellung auf die DMS neu vornehmen zu können.

Am Montag war ich im Rahmen einer Kundeneinbezugsmaßnahme in Nürnberg und habe eine der ersten Versionen eines "Umstellungsassistenten" gesehen mit welchem die Daten vom alten DMS classic Server auf den Fileserver in DATEV DMS neu umgezogen werden sollen. Der Assistent soll ab der DVD 13.1 (Jahreswechsel) auf unseren Systemen verfügbar sein.

Bei unseren 900.000 Dokumenten wird der Assistent über mehrere Stunden/Tage beschäftigt sein, die Dokumente vom alten DMS Server auf den Fileserver zu "kopieren". Wenn ich die DATEV richtig verstanden habe, so kann man den Umstellungsassistenten:

während des laufenden Kanzleibetriebs starten (hat aber Auswirkung auf die Performance)
immer wieder unterbrechen und er prüft jedes mal, welche Dokumente schon umgezogen sind und überträgt dann nur noch die Dokumente, die bisher nicht umgezogen sind bzw. an denen Änderungen noch nach der letzten Kopie vorgenommen wurden
optional kann auch über einen geplanten Task die Datenübernahme in z. B. die Nacht verschoben werden

Dieser Abgleich wird aber leider nur bezüglich den Dokumenten vorgenommen. Bezüglich:

Knigge
Ablagerahmenplan
Erlediger
etc.

erfolgt kein Abgleich, sondern diese Daten werden in einem ersten Schritt vor der Dokumentenübernahme in die neue Datenbank kopiert. D. h. werden hier in der Zeit zwischen erstmaligem Start des Assistenten und der späteren Aktivierung von DMS neu Änderungen an diesen Daten vorgenommen, müssen die in der DMS neu händisch nachgepflegt werden.

Erst wenn man sich sicher ist, dass alle Dokumente richtig angekommen sind, wird über einen Button "DATEV DMS aktivieren" die alte DMS abgeschaltet und die neue DMS aktiviert.

Da für den Umstellungsassistenten die Datenqualität Voraussetzung ist und bei vielen Dokumenten in der alten Datenbank die Bearbeitung mit obigen Programm DMS classic Datenqualität leider viel wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, kann ich nur empfehlen, sich rechtzeitig mit dem Programm DMS classic Datenqualität zu beschäftigen und ggf. über einen Servicekontakt bei DATEV sich Hilfe über z. B. eine Fernbetreuung zu holen.

Zur zeit haben wir einen Testserver (WTS) mit der neuen DATEV DMS am laufen und testen die DMS neu auf Auswirkungen auf unsere Kanzleiprozesse. In der nächsten Zeit werde ich hier über unsere Probleme bzw. über die Verbesserungen aus unserer Sicht berichten.

Gruß

Ralf Blum

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Tue, 26 Nov 2019 18:53:18 GMT

Hallo Community,

der erste Blick in der WTS-Sitzung an unserem Test-Server DMS NEU:

Es gibt wieder eine gesonderte Anwendung "DATEV DMS" (übersteht hoffentlich zeitlich alle Cloud-Anwendungen der DATEV) und es gibt wieder die Ordner und Fächer (auch im Arbeitsplatz und in den Schnellinfos) der guten alten DokOrg:

Wie in der guten alten DokOrg kann man über "Extras / Einstellungen / Bereich" die Bereiche ausblenden, die nicht benötigt werden.

= Super 😀

Es gibt nun auch wieder den Bereich Mitarbeiter. Hier muss ich noch testen, wie wir nun die Dokumente von den gesonderten unter der DMS classic erforderlichen ZMSD-Nummern für die Mitarbeiter wieder in diesen Bereich Mitarbeiter bekomme.

Leider sind alle Sortierungen / Gruppierungen für die Arbeitsblätter "Dokumente zur Erledigung" und "Dokumente zur Kenntnis" sowie die Schnellinfos in den Auftragssichten (EO-Comfort) weg!

= Schlecht 😠

Empfehlung vor der Umstellung (da die Einstellungen nicht kanzleiweit vorgenommen werden können):

Alle Mitarbeiter empfehlen sich vor der Umstellung ihre Einstellungen über das Snipping-Tool zu dokumentieren.
Alternativ für EO-Comfort: Einen Mitarbeiter aussuchen, der nach der Umstellung zeitnah einmal die Einstellungen vornimmt und sein Profil (Extras Profilverwaltung) speichert und allen anderen Mitarbeitern freigibt. Weiter Hinweis man kann auch die Ansichten der Auftragssichten auf mehrere Auftragssichten einfach kopieren/verteilen:

Leider gibt es für EO-Comfort-Kunden (das DATEV-Programm ohne Comfort) nicht mehr die Möglichkeit das Feld "Auftragsbezeichnung" in die Dokumentenansicht bzw. Schnellinfo einzublenden (einblenden kann man die Auftragsnummer z. B. "2019 - 007605 VJ:2019" - das braucht kein Mensch!). Auch kann man sich nicht mehr das Feld Kenntnisnehmer einblenden.

= Schlecht; Comfort-Kunden, die mehr zahlen, bekommen hier weniger Leistung 😠

Wie bei der guten alten DokOrg kann man mehrere Dokumente markieren und z. B. Ordner und Fach übergreifend ändern. Das ersetzt somit die sehr komplizierte Massenindexierung der DMS classic.

= Super 😀

Für das Bemerkungsfeld (nun "Notiz vorhanden") gibt es ein Symbol und sogar einen "Mouseover":

= Super 😀

Gruß

Ralf Blum

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sun, 08 Dec 2019 16:06:29 GMT

Hallo DMS classic Umsteller,

im Rahmen der Umstellung erhaltet Ihr von der DATEV eine "individuelle Vorbereitungscheckliste", die Euch vor der Umstellung evtl. weitere Problembereiche der "Datenqualität" neben dem obigen Tool aufzeigt.

Die Checkliste hat bei uns drei Seiten.

Hier mal ein Auszug davon:

Problembereiche werden von DATEV rot markiert. Hier waren es sieben Dokumente, die wir im Bereich "Anwälte" abgelegt hatten (war ein versehen). Die rote 7 war die erste Auswertung unserer der DATEV überlassenen Daten. In der Rechten spalte ist dann ein Info-Dokument, welches einem hilft, die Dokumente zu finden und den Fehler zu bereinigen. Neben der roten 7 steht nun eine 0. Das war das Ergebnis der zweiten Analyse von Datev nachdem wir die Checkliste bearbeitet hatten. Also nun hier in unseren Daten alles OK.

Das nachstehende Problem:

"Arbeitnehmer ohne Personalnummer" haben wir leider noch nicht gelöst. Bei der Analyse handelt es sich bei uns um folgende "Arbeitnehmer":

Diese haben wir weder beschäftigt noch angelegt. In der Anleitung steht ich soll die löschen. Insbesondere den OCR "Mitarbeiter" zu löschen traue ich mich nicht.

Ich habe daher am Donnerstag eine Fernbetreuung um dieses und anderer Probleme anzusprechen und ggf. die Checkliste und die Info-Dokumente noch zu verbessern.

Ich kann nur jedem Anwender von DMS classic raten, sich frühzeitig mit der Umstellung zu befassen. Es ist kein Update, sondern eine Datenübernahme in ein anderes neues Programm!

Gruß

Ralf Blum

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

mkinzler — Mon, 09 Dec 2019 04:52:54 GMT

Die Mitarbeiter sehen sehr nach den Rollen des alten DMS aus.

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

dombrowski — Mon, 09 Dec 2019 08:59:05 GMT

Der OCR Benutzer ist ein Funktionsbenutzer der bei der Analyse Datenqualität natürlich sofort auffällt, wegen der Personalnummer. Einfach eine fiktive nicht genutzte Personalnummer eintragen, habe ich bei uns genauso gemacht. 99999 oder ähnliches bietet sich an.

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Thu, 12 Dec 2019 15:13:17 GMT

Hallo Herr Dombrowski,

im Rahmen der Fernbetreuung haben wir das genau so gemacht wie Sie es beschreiben.

Das Info-Dokument soll nun konkretisiert bzw. korrigiert werden.

Danke für den Hinweis.

Gruß

Ralf Blum

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Fri, 10 Jan 2020 16:27:45 GMT

Hallo Community,

heute habe ich mir auf unserem Testserver den Bereich "Vorgangsmappen" angesehen. Im Vergleich zur DMS classic ist hier noch einiges zu verbessern.

Siehe z. B. IDEAS Ideen:

Ernüchternd.

Gruß

Ralf Blum

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sun, 26 Jan 2020 14:20:13 GMT

Hallo DMS Umsteller,

hier noch einige Ergänzungen zum Thema DMS neu und Vorgangsmappe von @sabrinabernhardt :

Da ist noch viel "Luft nach oben"!

Gruß

Ralf Blum

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sun, 26 Jan 2020 14:47:22 GMT

Hallo DMS Umsteller,

letzte Woche habe ich die Funktionen der Weitergabe des Postausgangssatzes getestet. Ich bin zwar der Meinung, dass dies die DMS besser und für uns deutlich einfacher könnte als PFB (siehe: DMS neu Nahtstellen 5: das P von PFB muss die DMS neu ersetzen), aber so lange es keine DATEV Prozessmager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung ) gibt werden sich die DATEV Produktmanager in der indischen DATEV Kaste (Silo) PFB weigern, bei der Prozessanpassung sinnvoll mitzuarbeiten (uns als Postausgangsbuch gab es schon immer und daran werden wir auch nichts ändern).

Wir haben für die gute und alte Briefpost zur Zeit folgenden work-flow in diesem Bereich:

Sachbearbeiter (SB) erstellt Dokument und speichert es in der DMS
SB stell den Status des Dokumentes an dem Tag an dem es tatsächlich versendet werden soll auf "zu Postausgang"
SB legt am gleichen Tag den Brief in den "Postausgangskorb" im Sekretariat (bei uns Orga-Abteilung)
Am Abend vergleicht die Orga-Abteilung ein Filter im Arbeitsplatz "Dokumente zu Postausgang" mit denen im tatsächlichen Postausgangskorb. Bei Abweichungen wird beim SB nachgefragt.
Wenn die Menge identisch ist, erstellt die Orga-Abteilung alle Postausgangssätze in einem "rutsch" (Status in der DMS wird in diesem Zeitpunkt auf "Erledigt" gesetzt)
Danach werden dann alle Postausgangssätze in PFB festgeschrieben
Zeitgleich werden die Briefe zu Post gebracht

Der SB kann somit immer sehen (Arbeitsblatt Dokumente zu Erledigung) welche Dokumente von ihm zwar erstellt, aber noch nicht versendet sind.

Das funktioniert auch so noch mit der DMS neu. Es hat aber leider etwas gedauert, bis ich die entsprechenden Einstellungen gefunden hatte, da bei den ersten Dokumenten die ich erstellt hatte, der Postausgangssatz automatisch erzeugt wurden und das Dokumente wie von Geisterhand den Stauts "erledigt" erhielt.

Ursache war hier der zweite Haken in den Einstellungen zum DMS Knigge (d. h. muss bei uns je Kniggeeintrag so eingestellt werden) "Postausgang anlegen":

Bei unserer Vorgehensweise, muss der erste Haken gesetzt und der zweite nicht gesetzt sein.

Da die Einstellungen hier zum Postausgang leider nicht für mehrere Dokumente auf einmal im Knigge geändert werden kann, ist dies für uns auf Grund unserer rd. 1.000 Einträge viel viel unnötige Arbeit für unsere Orga-Abteilung direkt nach der Umstellung (oder ich habe etwas übersehen).

Nachtrag: Postausgangsdatumsfeld gibt es in der Ablagemaske nicht mehr. Spiel zumindest für unsere Vorgehensweise aber keine Rolle.

Gruß

Ralf Blum

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

dombrowski — Mon, 27 Jan 2020 05:48:09 GMT

Da die Einstellungen hier zum Postausgang leider nicht für mehrere Dokumente auf einmal im Knigge geändert werden kann, ist dies für uns auf Grund unserer rd. 1.000 Einträge viel viel unnötige Arbeit für unsere Orga-Abteilung direkt nach der Umstellung (oder ich habe etwas übersehen).

Hallo Herr Blum,

bevor tatsächlich jemand 1.000 Beschreibungen in der Knigge per Hand ändert, DATEV anrufen. Das muss per SQL Query in einem Rutsch gehen...

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Mon, 27 Jan 2020 07:31:16 GMT

Hallo Herr Dombrowski,

vielen Dank für den Hinweis.

Ich habe aber noch Hoffnung, das es für uns evtl. doch einfacher ist, da dies nach meiner Kenntnis eine neue Funktion ist und der "alte" Knigge aus DMS classic im Umstellungsassistent in den neuen Knigge übernommen werden kann, hoffe ich, dass der Haken, der uns ärgert standardmäßig nicht gesetzt wird.

Ende Februar werde ich den Umstellungsassistenten in unserem Testserver mit unseren Echtdaten testen und dann hier weiter berichten.

Aber eigentlich gehört diese Funktion in die Verwaltung des Knigge. Dort kann man grundsätzlich mehrere Kniggeinträge mit wenigen Klicks ändern:

Auf der Eingabemaske zum Ändern mehrerer Kniggeeinträge (DMS neu) ist auch noch viel Platz.

Auch hoffe ich, dass die DMS neu Mitarbeiter der DATEV hier mitlesen und sich vielleicht zu dem Problem äußern.

Evtl. ist es aber den Mitarbeiter im Service langweilig, dann können die sich ja bei den rd. 4.000 DMS Umstellern aufschalten und direkt in der DMS-Datenbank die Änderungen vornehmen 😁.

Gruß

Ralf Blum

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Christian_Seidel — Thu, 30 Jan 2020 09:19:35 GMT

Guten Morgen Community,

der Knigge wird bei der Umstellung von DATEV DMS Classic auf DATEV DMS natürlich mitgenommen.

Ein Eingriff über die SQL-Datenbank ist nicht nötig. Für eine umfangreiche Überarbeitung können Sie den Ablageknigge in das Excel-Format exportieren, dort bearbeiten und erneut importieren. Im Excel selbst finden Sie eine kurze Anleitung zur Bearbeitung.

Eine Anleitung für den Export und Import des Knigges finden Sie im Infodokument 1006750 .

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Betreff: Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Thu, 30 Jan 2020 10:52:31 GMT

Danke für die Info.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Fri, 31 Jan 2020 16:15:45 GMT

Hallo Community bzw. DMS classic Anwender,

heute habe ich mir mal drag and drop und Verknüpfungen in der DMS neu angesehen.

Wird eine E-Mail per drag and drop in die Schnellinfo der Dokumente in einer Auftragssicht (EO comfort) verschoben so wird der Auftrag vorbelegt!

= Super, Genial (ähnlich wie bei der guten alten DokOrg; endlich mal etwas mit "comfort" in Verbindung mit EO comfort): 😁

Leider wird der Betreff der E-Mail in das "Beschreibungsfeld" übernommen. Wenn man dann das Feld Knigge ausfüllt, wird leider der Betreff der E-Mail wieder gelöscht. Richtig wäre hier, den Betreff der E-Mail in das "Ergänzungsfeld" zu übernehmen.

= Schlecht 😡

Ideas hier erfasst: DMS neu drag and drop 1: Betreff der E-Mail muss in das Feld "Ergänzung" vom Ablage-Knigge

Auch funktioniert die Verknüpfung per drag and drop wie bei der guten alten Dokorg wieder zum Programm Abschlussprüfung ins Feld "Dokument" einer Prüfungsfeststellung.

= Super, Genial (wie bei der guten alten DokOrg): 😁

Leider wird im Abschlussprüfung dann aber nicht die Dokumenten-ID-Nummer angezeigt, sondern ein lokaler temporärer Datenpfad: C:\Users\Blum\AppData\Local\Temp\DokorgPro\DDTemp\637160801189323829\11 - Memoformat.pdf.

= Schlecht 😡

Ideas hier erfasst: DMS neu drag and drop 2: Verknüpfungen zu Abschlussprüfung

Verknüpfungen von DMS Dateien in Word oder Excel-Dateien funktioniert wie bei der DMS classic.

In der alten DMS classic konnte man über den kontextbezogenen Link "Verknüpfung kopieren" und durch Markierung eines anderen Dokumente über den kontextbezogenen Link "in Struktur einfügen" eine Verknüpfung direkt in die Dokumentenstruktur einfügen. Der zweite Punkt geht leider nicht mehr, sondern nur noch über den Umweg in dem man die Dokumentenstruktur öffnet und dort dann die Verknüpfung einfügt. Deutlich mehr Klicks!

= Schlecht 😡

Ideas hier erfasst: DMS neu Verknüpfung: Kontextbezogener Link in Dokumentenstruktur einfügen

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

bfit — Mon, 24 Feb 2020 14:45:46 GMT

Liebe Community,

hier kommt ein kurzer Hinweis zur Info:

Ich habe Ende Dezember 2019 von DMS classic auf DMS neu umgestellt.

Heute Morgen habe ich diverse Dokumente aus dem Dokumentenkorb in DMS abgelegt.

Bei einem wollte ich noch etwas kontrollieren und ich habe es daraufhin in der Schnellinfo im Arbeitsplatz gesucht, es jedoch weder dort noch an allen anderen Orten meiner Suche (Programm DMS, unter Dokumente im Arbeitsplatz unter Zuhilfenahme mehrerer Filter) finden können.

Ich habe daraufhin die DATEV-Hotline um Hilfe ersucht und nach Rückruf war der Fehler dann gefunden. Die Ablage ist im alten DMS erfolgt. Dieses muss einen Auswirkung der gestern eingespielten Hotfixes sein. Dabei habe ich aber außerdem festgestellt, dass auch im Januar 5 Dokumente im alten DMS gelandet sind.

Ich empfinde dies (dass auch nach der Umstellung immer wieder Dokumente im alten DMS landen, ohne dass man es sofort merkt) als sehr gefährlich, da diese Dokumente aus dem Blick verschwinden. Man stelle sich nur mal vor, dies passiert mit Steuerbescheiden! Wer steht dann für eine verpasste Einspruchsfrist ein?

Meine Konsequenz daraus: Ich werde künftig einmal die Woche in DMS classic nach falsch abgelegten Dokumenten gucken.

Viele Grüße aus dem total verregneten Norden 😊

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Mon, 24 Feb 2020 16:22:27 GMT

Hallo bfit,

Danke für den Hinweis.

Gibt es einen Grund, warum der "alte" DMS-Server noch läuft? Wir planen diesen einfach "abzuschalten".

Helau von der Nahe

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

bfit — Mon, 24 Feb 2020 16:45:08 GMT

Hallo Herr Blum,

nach meinem Verständnis ist es so, dass das alte DMS nur noch als Backup existiert, falls Dateien bei der Umstellung von DMS classic auf DMS neu nicht korrekt übernommen wurden (sich z. B. nicht mehr öffnen lassen, etc.). "Laufen" sollte es eigentlich seit der Umstellung nicht mehr. Im Arbeitsplatz und überall anders wird beim Aufruf des Programms DMS das neue DMS geöffnet. DMS classic musste ich heute über die Programmsuche explizit suchen und aufrufen, um die fehlgeleiteten Dokumente zu finden.

Da ich als Hardware lediglich eine Maschine, auf der ein WTS sowie ein FileServer läuft, habe, kann ich den alten DMS-Server auch nicht einfach abschalten.

Viele Grüße,

bfit

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Mon, 24 Feb 2020 17:05:45 GMT

Doch, Sie brauchen ja nicht die Hardware abschalten, es genügt auf dem Fileserver die Dienste des DMS classic zu stoppen und die Startoption auf manuell in den Eigenschaften zu ändern. Dann ist Ruhe, auch beim Neustart.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Mon, 24 Feb 2020 17:13:15 GMT

Hallo Einmalnoch,

Danke für den Hinweis. Wir haben die TS virtualisiert, so das wir unseren gesonderten DMS-Server dann wirklich ausschalten werden (und eine Datensicherung gut aufheben).

@bfit: In dem Dokument DMS Dienste sind wie von Einmalnoch beschrieben, die Dienste der alten dms aufgelistet. Dort einfach mal nachlesen und die beschriebenen Dienste suchen und ggf. auf "manuell" setzen.

@seidel : Bitte für die Umsteiger in den "Umstellungsfahrplan" einen Hinweis aufnehmen.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Helmut_Lerm — Tue, 25 Feb 2020 07:55:34 GMT

Hallo bfit,

hallo Community,

wir sind bereits in der Analyse und werden alle Kanzleien, die bereits umgestellt haben, anschließend informieren.

Grundsätzlich wird mit der Aktivierung von DATEV DMS der Schalter für die Ablage umgelegt und zusätzlich alle Benutzer in DMS classic, die nicht für die Umstellung benötigt werden, gesperrt. Diese erhalten bei einem Ablageversuch die Meldung "Login fehlgeschlagen".

Nach aktuellem Kenntnisstand können nur Anwender von dem Problem betroffen sein, die vor der Installation der Service Releases vom 21.02. bereits umgestellt haben. Alle, die zuerst die Service Releases vom 21.02. installieren und dann auf DATEV DMS umsteigen, sind nicht betroffen.

Wir halten Sie auch hier auf dem Laufenden.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Tue, 25 Feb 2020 08:35:57 GMT

@blum schrieb:
Hallo Einmalnoch,

Danke für den Hinweis. Wir haben die TS virtualisiert, so das wir unseren gesonderten DMS-Server dann wirklich ausschalten werden (und eine Datensicherung gut aufheben).

Gruß

Ralf Blum

Hallo Herr Blum,

beim Aufbewahren befürchte ich, dass die Daten aufgrund einer fehlenden Lizenz nicht mehr zu öffnen sind. Gibt es hierzu schon Aussagen von DATEV?

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Tue, 25 Feb 2020 09:43:44 GMT

Hallo Herr Lerm,

ist es normal und "richtig", dass das neue DMS-Datenverzeichnis etwa Faktor 1,5 größer als das alte Verzeichnis ist?

Sind da noch irgendwo "temporäre" Dateien oder funktioniert die Komprimierung einfach nicht mehr so gut?

Ist es korrekt das Belege und Dokumente nun vermischt sind und die Dokumentennummern entsprechenden nicht mehr analog zu DMS Classic sind?

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

bfit — Tue, 25 Feb 2020 09:32:38 GMT

Hallo Herr Lerm,

danke für die Rückmeldung.

Bzgl. der Analyse habe ich auch mit Ihren Kollegen Kontakt.

Ich wollte hier nur einen Hinweis für die Community geben, damit andere User evtl. nicht so lange suchen müssen wie ich.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Helmut_Lerm — Tue, 25 Feb 2020 15:47:32 GMT

Hallo DATEV-Community,

die Analyse ist abgeschlossen und hat ergeben, dass alle anstehenden Umstellungen auf DATEV DMS, die zuerst die Service Releases von DMS classic vom 21.02. installieren und anschließend umsteigen (=Normalfall), nicht von dem Problem betroffen sind.

Bei Systemen auf denen die Umstellung auf DATEV DMS bereits erfolgt ist und das Service-Release DATEV DMS classic 10.13. vom 21.02. im Anschluss installiert wird, führt dies dazu, dass ausschließlich im Dokumentenkorb der Schalter auf DMS classic umgelegt wird. Alle anderen Stellen (Office-Integration, Dokumentlisten, usw.) zeigen weiterhin korrekt auf das neue DATEV DMS.

Im Dokumentenkorb führt das abhängig vom jeweiligen Benutzer zu folgenden Konstellationen:

Bei dem Benutzer der den Umstellungsassistenten durchgeführt hat und dem ausgelieferten Benutzer "ADMIN" in DMS classic werden Dokumente über den Dokumentenkorb fälschlicherweise im alten DMS classic abgelegt. Sie stehen in DATEV DMS nicht zur Verfügung.
Alle weiteren Benutzer werden in DMS classic nach der DMS Umstellung gesperrt und erhalten beim Versuch Dokumente abzulegen die Meldung "DKO10004 Login fehlgeschlagen".

Die Abhilfe und weitere Informationen erhalten Sie auf der InfoDB in Dok.-Nr. 1008505.

Kanzleien die bereits auf DATEV DMS umgestellt haben, informieren wir aktiv über diese Konstellation.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

grandfunck — Wed, 26 Feb 2020 08:22:12 GMT

Moin,

auch wenn ich von diesem Problem nicht betroffen bin:

Das ist für mich mal wieder eine richtig gute Reaktion aus dem Hause DATEV, schnell und (vermutlich, ich bin ja nicht betroffen) schnell zielführend. Danke. Fehler gibt's ja immer wieder, auf die Reaktion kommt's an.

Schöne Grüße aus dem Norden, gerade eben mal mit einem der so selten gewordenen Sonnenstrahlen

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

bfit — Wed, 26 Feb 2020 09:02:38 GMT

Moin,

ja, die Reaktion von DATEV war prompt und schnell zielführend. Da kann ich die Annahme von grandfunck absolut bestätigen. Mein Problem war sehr schnell - wenn ich mich richtig erinnere innerhalb von ca. 2 bis 3 Stunden gelöst. Für die Fehlerbereinigung habe ich dann danach noch ein bisschen Zeit investieren müssen.

Aber die Reaktion der DMS-Hotline (sowohl first als auch second level) war top und die Information von Herrn Lerm empfand ich hier auch als schnell und zielführend für alle anderen, die es eventuell betrifft.

Vielen Dank dafür an DATEV!

Viele Grüße aus dem Norden - hier scheint zur Zeit leider keine Sonne (Niedersachsen) im Gegensatz zu Schleswig-Holstein 😊

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Helmut_Lerm — Wed, 26 Feb 2020 09:43:35 GMT

Hallo boomboom,

vielen Dank für Ihre Fragen.

Komprimierung

Die Komprimierung unterscheidet sich zwischen den beiden DMS-Lösungen, daher kann es hier zu Abweichungen kommen. Eine Vergrößerung um den Faktor 1,5 stellt, unseren bisherigen Erfahrungen nach, den Extremfall dar.

Belege und Dokumente

Dokumente und Belege sind in DATEV DMS in einem gemeinsamen Archiv, können aber über die Dokumentklasse identifiziert werden. Nach der Umstellung sind die Dokumentnummern neu, jedoch können Sie weiterhin auf die alte Dokumentnummer aus DMS classic zugreifen. Hier erfahren Sie wie man die Dokumentnummer aus DMS classic einblenden kann: https://www.datev.de/info-db/1007749

Viele Grüße,

Helmut Lerm

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Wed, 26 Feb 2020 16:51:18 GMT

Danke Herr Lerm.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Fri, 28 Feb 2020 12:17:54 GMT

Hallo Community,

ich habe heute erstmals den Umstellungsassistenten DMS calssic auf DMS neu bei uns gestartet.

Wir haben einen gesonderten virtuellen DMS-Server mit 900.000 DMS Dokumenten und rd. 300 Medien (in meiner alten Sprache: 300 Mofa-Tanks für einen 40-Tonner; siehe auch hier unter "Humoriges" aus alten Zeiten der Newsgroup: Premiumprodukt DMS / 40-Tonner mit Mofa Tank ).

Zur Zeit belegen diese 300 Medien der DMS classic rd. 1,28 TB Festplattenspeicher. Diese werden dann im Rahmen der Umstellung vom DMS-Server auf unseren Fileserver in die SQL-Datenbank der anderen DATEV Anwendungen kopiert.

Der Umstellungsassistent zeigt bei uns im Bereich Vorbereitung folgende Werte:

D. h. aus den 1,28 TB der alten DMS classic werden 2,22 TB in der DMS neu. Das ist ein Faktor: 1,7!

"Leider" kann man nicht mit der Übernahme beginnen, sondern wir müssen jetzt zuerst mal auf unserer SAN die LUN´s so konfigurieren, dass auf unserem Fileserver (Windows Server 2016 = NTSTEUER = Name ist so schon aus alten Zeiten von NT) genügend Platz vorhanden ist.

Ich habe aber noch Hoffnung, dass der Festplattenbedarf tatsächlich kleiner ist, da nach meinem Kenntnisstand während des Kopiervorganges (in Paketen) im ersten Schritt die Dateien aus unserem alten DMS Server "herausgeholt" werden und in einem Transferverzeichnis zwischengespeichert werden, danach dann in die SQL-Datenbank im Fileserver eingefügt werden und somit zeitweise die Daten dreifach vorhanden sind. Des weiteren hoffe ich, dass es noch eine Komprimierung der Daten evtl. im Anschluss der Übernahme stattfindet.

Daher die Empfehlung: Rechtzeitig den Plattenbedarf einschätzen und auf den richtigen Laufwerken für entsprechende Kapazitäten sorgen.

@Helmut_Lerm : Nach meinem Kenntnisstand wird zur Zeit der Plattenbedarf nur im Umstellungsassistenen berechnet und auch nicht in der individuellen Vorbereitungscheckliste angedruckt. Evtl. sollten Sie dieses Berechnungstool gesondert als EXE anbieten oder evtl. in das Tool zur Datenqualität mit einbauen. Denn wenn die Kollegen am Wochenende umstellen möchten und dann Festplattenkapazität fehlt, ist es zu spät und der erste Frust ist da bevor es überhaupt los geht.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Fri, 28 Feb 2020 13:37:33 GMT

oh, das ist ja mal heftig.

Interessant wird dann evtl. auch die Sicherung selbst, SQL-Onlinesicherung (falls genutzt), Rechteverwaltung usw.

Auf gutes gelingen!

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Patrick_Sachs — Fri, 28 Feb 2020 15:03:15 GMT

Hallo Herr Blum,

hallo Community,

ich melde mich jetzt mal direkt aus dem „Maschinenraum der Umstellung“… 🙂

Grundsätzlich ist meine Empfehlung, sich möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen zur Umstellung auf DATEV DMS zu beschäftigen. Und nicht erst kurz bevor die Datenübernahme angestoßen wird… Hierfür sensibilisieren wir die Kanzleien sechs Monate vor dem konkreten Umstellungsmonat und dann regelmäßig im 4-Wochen-Rhythmus. Basis bildet hierbei die kanzleiindividuelle Vorbereitungscheckliste. Durch die Programmstatistik können wir mit dieser Checkliste sehr transparent darstellen, wo die jeweilige Kanzlei gerade steht und welche konkreten Handlungsfelder es gibt. Das Thema Festplattenplatz ist dort ebenfalls aufgeführt…

Um allerdings bei den Vorbereitungen nicht nur mit Checklisten zu arbeiten, haben wir den „DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungs-Assistenten“ mit dem Service Release für DATEV DMS classic am 21.02.2020 an alle Kanzleien mit DATEV DMS classic ausgeliefert. Die Vorbereitungen für die Umstellung können somit seit dem 21.02.2020 (Voraussetzung: installiertes Service Release) von allen DATEV DMS classic Kanzleien assistentengestützt durchgeführt werden.

Der Abschnitt „Vorbereitungen“ im „DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungs-Assistent“ beinhaltet neben dem Thema Datenqualität (ganz wichtig!) u.a. auch die Prüfung des erforderlichen Festplattenplatzes. Somit finden Sie alles an einer zentralen Stelle.

Ergo: Bitte nicht versuchen alles in einem Rutsch zu tun. Nutzen Sie die (ausreichende) Vorlaufzeit für die Vorbereitungen, so dass Sie bestmöglich auf die technische Umstellung (u.a. Datenübernahme) in Ihrem Umstellungsmonat vorbereitet sind.

Viele Grüße

Patrick Sachs

(gerne auch via Twitter #dmsumstellung)

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Fri, 28 Feb 2020 15:10:47 GMT

Hallo Herr Sachs,

schön, dass der "Chef" im Maschinenraum selbst "schraubt"🔧 und das auch noch am Freitag Nachmittag.

Können Sie zu dem Faktor (Vergrößerung des Datenvolumen) noch etwas sagen? Wird sich da noch etwas ändern?

Gruß

Ralf Blum (der nie Zufriedene)

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Fri, 28 Feb 2020 15:33:09 GMT

.... was mich in dem Zusammenhang auch interessieren würde:

wird der zusätzliche benötigte temporäre Speicherplatz unbedingt auf dem Server gebraucht oder kann während der Umstellung auch lokaler Speicherplatz verwendet werden ?

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Fri, 28 Feb 2020 15:49:45 GMT

eigentlich werden da immer nur 1.000 dokumente reingeschaufelt (meine ich). daher eigentlich zu vernachlässigen. höchstens schützenswert (wg rechten)

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Patrick_Sachs — Fri, 28 Feb 2020 15:51:12 GMT

Hallo Herr Blum,

warum soll es bzgl. Freitag denn nur bei Ihnen so sein?!? 🙂

Wir kalkulieren aktuell mit dem Faktor 1,5. Das ist allerdings ein „dicker Daumen“. In der Pilotierung hatten wir bei 35 Kanzleien nach der Umstellung auf DATEV DMS eine Spreizung bzgl. Festplattenplatz von -81% bis +77%! Beide Werte sind als Ausreißer zu verstehen. Entsprechend werden wir dieses Thema insbesondere bei den jetzt im März startenden Umstellungen bei ca. 200 Kanzleien noch einmal genauer „unter die Lupe nehmen“. Entsprechend bin ich auch auf Ihre Erfahrungen gespannt.

Für mehr Transparenz… ein paar Hintergründe:

„Füllstand“ der Saperion-Medien
Das Saperion-Basissystem „blockiert“ für jedes Medium immer den kompletten Speicherplatz des Mediums (i.d.R. 4 GB). Auch gelöschte Dokumente in DATEV DMS classic geben keinen Festplattenplatz frei. Anders bei DATEV DMS. Hier wird der Speicherplatz nur für vorhandene Dokumente belegt. D.h. bei „viel Luft“ in den DATEV DMS classic-Medien kann für DATEV DMS weniger Festplattenplatz notwendig sein.
Komprimierung
In DATEV DMS werden die Dateien nicht komprimiert. Wir nutzen die Komprimierungsmöglichkeiten der jeweiligen Dateiformate mit. Für die Dokumente ist im Vergleich zu DATEV DMS classic dadurch ggf. mehr Speicherplatz notwendig. Aber das wird sich durch die nicht erforderliche Komprimierung / Dekomprimierung auch positiv auf die Performance auswirken.

Viele Grüße

Patrick Sachs 🔧🗜

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Patrick_Sachs — Fri, 28 Feb 2020 15:56:08 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

die Daten aus DATEV DMS classic werden paketweise auf ein Transferverzeichnis exportiert und nach einer Datenanpassung in DATEV DMS importiert. Das exportierte Paket im Transferverzeichnis wird nach erfolgreichem Import direkt wieder gelöscht. Es wird hierzu Speicherplatz auf dem Server verwendet.

Viele Grüße

Patrick Sachs

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Patrick_Sachs — Fri, 28 Feb 2020 15:57:31 GMT

Hallo boomboom,

das ist korrekt.

Viele Grüße

Patrick Sachs

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sat, 28 Mar 2020 00:41:42 GMT

Hallo Community,

es hat lange gedauert, aber nun ist unser LUN auf unserer SAN und die dem Fileserver zugewiesene Festplatte groß genug:

Los gehts:

Starten des Umstellungsassisten.

Dantenanalyse zu alt. Datenanaylse erneut druchgeführt.

Nochmaliges Starten des Umstellungsassistenten der zeigt nun foglendes Bild:

Danach kommt folgendes Bild:

Ohje 7 Tage und 15 h, wenn wir unsere Kanzlei zu machen.

Und wieder etwas Geduld:

Danach dieses Bild:

Nichts passiert mehr hier. Unruhe.

Wechsel zum DMS Server: Last 15%. Es tut sich doch noch etwas.

Wechsel zum Fileserver (neuer Ort der Datenbank der DMS neu): 2% Last: nichts los.

Wechsel zum WTS an dem der Umstellungsassistent läuft: Last: 20%

"Gearbeitet" wird somit am DMS-Server und am WTS an dem der Umstellungsassistent läuft.

Nach dem Info-Dokument (DMS Transfer ) holt er nun die Dokumente aus der DMS classic Datenbank heraus, speichert diese im Transferverzeichnis und speichert die Dokumente danach in der neuen Datenbank DMS neu.

Nach rd. 17 Minuten dann folgendes Bild:

Oh je. Das wären nur 2.690 Dokumente je Stunde.

Jetzt soll es 16 Tage und 15 h dauern!

Jetzt lasse ich das mal laufen und schaue morgen früh nach.

Ich würde den "DMS-Schlossern" hier empfehlen, dass eine Anzeige einem anzeigt dass hier noch etwas passiert (z. B. zählen der Dokumente).

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Sat, 28 Mar 2020 05:27:13 GMT

Hallo Herr Blum,

wir hatten im Log irgendwas mit 11-12t Dokumenten pro Stunde.

Allerdings haben wir wesentlich weniger Container bzw. unsere Dokumente/Scans sind extrem selten über 20mb. Bei der Masse Ihrer Container und Anzahl der Dokumente scheint es öfter der Fall zu sein.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sat, 28 Mar 2020 06:17:00 GMT

Hallo @Gelöschter Nutzer,

ja das könnte sein, dass unsere einzelnen Dateien etwas größer sind. Wir scannen seit ca. 2004 (noch zu Zeiten der guten, alten und schnellen DokOrg; 2013 dann Datenübernahme in die DMS) alle Belege der Steuerklärungen und der Jahresabschlüsse oft in eine Datei als PDF. Auch haben wir "Monster" PDF-Dateien bei z. B. due dilligence (mehrere tausend Seiten dann mit einem Inhaltsverzeichnis in der PDF, da es damals bei uns in der DokOrg noch keine Vorgangsmappen gab).

So sieht es nun nach den ersten 6h aus:

D. h. lediglich 3.700 Dokumente je Stunde.

Hardware:

SAN:
- Lun1: hier liegt der DMS-Server
- Lun2: hier liegt der FileServer (auch einige wenige SSD´s mit einer Softwareoptimierung)
2 Hosts Intel Xeon R CPU E5-2667 3.20 GHz
Host 1: u. a. der alte DMS-Server classic mit 24 GB RAM, und zwei produktiv WTS mit je 35 GB RAM
Host 2: u. a. der Fileserver mit 24 GB RAM; der WTS für die Datenübernahme mit 8 GB RAM, und zwei produktiv WTS mit je 35 GB RAM

MS Cluster alles virtualisiert auf den beiden Hots

Vielleicht fällt dem Mann aus dem Maschinenraum @Patrick_Sachs noch etwas ein, wie man hier die "Kurbelwelle" noch etwas ölen kann.

Heute Vormittag werden wir dann mal versuchen parallel zur Datenübernahme auf den produktiv WTS zu arbeiten.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sat, 28 Mar 2020 06:22:16 GMT

Noch eine Info. Unsere DOKRORG_D.mdf (ich denke dass ist die DMS neu Datenbank) hat jetzt folgende Größe:

Wenn ich das durch die Anzahl der übertragenen Dateien teile (22.820.608 / 11.268), ergibt sich eine durchschnittliche Dateigröße von 1.024 KB.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Sat, 28 Mar 2020 07:34:22 GMT

Ja, gut, die Umgebunden sind nicht vergleichbar.

Ein Dms/Fileserver mit 2x e5 2643, 64gb Ram und Raid10-Festplatten, Windows auf Ssd im Raid1 und Clients dazu.

Rund 100.000 Dokumente, 40gb (alt) und 60gb (neu). Nutzen Dms allerdings auch erst seit 2,5 Jahren. Dokorg hatten wir nicht.

Ist auf jeden Fall eine grosser „Wurf“, was da hinten bei rauskommen soll..

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Sat, 28 Mar 2020 07:55:36 GMT

Haben Sie die beiden DMS Server auf einem Host?

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sat, 28 Mar 2020 07:58:26 GMT

Hallo @einmalnoch,

der virtuelle DMS classic Server ist auf dem Host 1 und die DMS neu ist auf dem "normalen" Fileserver auf dem auch die anderen DATEV Datenbanken sind und dieser virtuelle Server Fileserver ist auf dem Host 2.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Sat, 28 Mar 2020 08:05:22 GMT

Haben Sie die Möglichkeit beide Server auf einen Host zu verschieben? Die physikalische Verbindung zwischen den Hosts ist der Flaschenhals, da nützt auch ein 10GBase T Netz nichts.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sat, 28 Mar 2020 08:13:26 GMT

Ja ich habe den DMS mal auf den anderen Host Online verschoben (hat ca. 30 Sekunden gedauert).

Beide Hosts sind über kreuz mit jeweils zwei HBA´s (Glasfaser) mit der gleichen SAN verbunden (kann aber hier kein Fachmann).

Jetzt bin ich mal gespannt, ob das hilft.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Sat, 28 Mar 2020 08:14:42 GMT

Noch nicht, der Rest kommt per PN un ist aber mit Downtime verbunden.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sun, 29 Mar 2020 11:49:47 GMT

Hallo Community,

der Umstellungsassistent schein wie ein alter Dieser zu sein. Er braucht etwas Zeit um in Fahrt zu kommen. In der letzten h wurden immerhin 16.400 Dokumente übertragen. Es sieht zur Zeit wie folgt aus:

Von einst: 16 Tage und 15 h soll es jetzt 6 Tage und 8 h dauern!

Alte Diesel (vor Turbo) wurden dann am nächsten Berg wieder langsamer. Warten wir mal ab, ob auch bei dem Umstellungassistenten ein Berg kommt.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Sun, 29 Mar 2020 14:37:03 GMT

Hallo Herr Blum,

... das Thema betrifft mich zwar nicht, aber interessehalber :

Können Sie den Umstellungsassistenten bzw. die Umstellung pausieren oder abbrechen und später fortsetzen oder muss man jetzt warten und hoffen und bangen, dass alles sauber und vollständig durchläuft ?

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sun, 29 Mar 2020 14:39:53 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

ja das ist wirklich gut gemacht:

jederzeit unterbrechbar
es ist auch Möglich ein "Zeitfenster" zu "programmieren", in denen dann der Umstellungsassistent von alleine startet und beendet wird, wenn die Kernkanzleiarbeitszeit wieder beginnt.

Leider erhalte ich, wenn er abbricht, keine E-Mail (hatte ich heute morgen, warum auch immer). Jetzt steht das Tablet neben mir und ich schaue ab und zu mal drauf.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Sun, 29 Mar 2020 14:41:24 GMT

Ich denke, dass es Abhängigkeiten zu den Revisionstiefen gibt. 100 Dokumente mit einer Revisonstiefe von 3 sind schneller zu verarbeiten als 100 Dokumente mit einer Revisionshistorie von 50.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sun, 29 Mar 2020 14:50:13 GMT

Ja das könnte die Lösung sein.

Der Diesel legt weiter zu. Zur Zeit werden ca. 17.000 Dokumente in einer Stunden übernommen.

Bin mal gespannt was Herr @Patrick_Sachs als Erklärung dafür hat.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Sun, 29 Mar 2020 15:04:23 GMT

Na ja, migrieren ist nicht kopieren. Wenn man sich einmal überlegt welche Mechanismen dahinterstecken. Bestimmen des Dokuments in der Datenbank den Datensatz für das neue DMS aufbereiten (incl. der Revisionsketten), ermitteln der Dokumente in den Containern (Medien genannt), anpassen der Datensätze an die neue Struktur, Schreiben der neuen Datensätze in die neue Datenbank, ablegen der migrierten Dokumente in der neuen Datenbank in der richtigen Revisionsreihenfolge. Das macht der schnellste Rechner nicht mal eben so nebenbei. Parallelbetrieb für so ein Vorhaben zu programmieren ist nicht nur aufwändig sondern auch fehleranfällig, also lieber sicher und ein bei ein. Die Logs und Kontrollen welche Dokumente überführt wurden sind auch ein Zeitfaktor. Kontrolle muss sein, es würde mich nicht wundern wenn DATEV die geschriebenen Dokumente noch einmal gegencheckt (oder mit Prüfsumme überträgt), wie gesagt, sicher ist sicher. Auch das kostet seine Zeit. Habe bestimmt das Eine oder Andere vergessen, da vertraue ich mal auch die Entwickler bei DATEV das nicht vergessen zu haben.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Sun, 29 Mar 2020 19:28:33 GMT

das grösste problem wird vermutlich sein, dass er revisionen über diverse medien hinwegsuchen muss.. das ist schon eine ganze menge medien.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Sun, 29 Mar 2020 20:52:42 GMT

So sieht es nun aus:

Es schwankt heftig. Es waren Stunden dabei, da waren es nur 4.000 Dokumente. In der letzten Zeit aber mehr Stunden mit rd. 15.000 Dokumenten.

Bin mal gespannt, ob wir morgen während der Übernahme arbeiten können.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Sun, 29 Mar 2020 21:16:57 GMT

vermutlich schwitzen die platten im san :-).

bei raid5, 6 oder 60 usw.. ist das vermutlich etwas träge bei den vielen platten und zugriffen.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Mon, 30 Mar 2020 15:04:01 GMT

Hallo Community,

update von heute:

Der Umstellungsassistent hat heute im lfd. Kanzleibetrieb rd. 100.000 Dokumente verarbeitet. D. h. im Durchschnitt rd. 12.500 Dokumente in einer Stunde.

Keiner der Mitarbeiter hat sich über eine schlechte Performance unserer vier weiteren TS beschwert (Hardware und Verteilung der virtuellen Server siehe oben).

Wir hatten noch ein Problem mit den Absender (unsere Besonderheit hatte ich hier mal beschrieben: Absender / Vorlagenverwaltung / Platzhalter), welches aber unverzüglich von Mitarbeitern im Rahmen einer Fernbetreuung gelöst wurde.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Mon, 30 Mar 2020 15:25:23 GMT

Hallo Herr Blum,

... nur interessehalber:

wenn Sie dann am 2.4.2020 um 3:00 Uhr aufstehen, um den Endspurt des DMS-Umstiegs mitzuerleben, können Sie dann noch auf den ursprünglichen Datenbestand des alten DMS' zugreifen, z.B. weil diverse Informationen, Suchanfragen oder sonstige Auswertungen im neuen DMS nicht wie gewohnt bereitgestellt werden ?

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Mon, 30 Mar 2020 15:52:51 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

der Umstellungsassistent macht immer einen Abgleich. Alle Dokumente, die noch neu nach dem letzten "Durchgang" archiviert werden oder an denen noch Änderungen vorgenommen werden, werden kurz vor der "Aktivierung" nochmal abgeglichen. Nur wenn alle geänderten Dokumente in der neuen Welt sind, kann aktiviert werden. Solange ich den "roten Knopf" (DMS neu aktivieren) nicht drücke, sollte somit nichts passieren und wir können noch in der alten Welt wie gewohnt arbeiten.

Ein Spruch von mir: "Veränderungen tun weh"

Da ich mit unserem Testserver schon einiges in der neuen DMS getestet habe, denke ich, dass wir mit der neuen Version hoffentlich nach einer Umstellungszeit zurecht kommen.

Ich beabsichtige möglichst schnell umzustellen, da wir jetzt wegen Corona im WP-Bereich (hier ist jetzt Saison bei uns) fast alle Dokumente von Mandanten nur noch elektronisch bekommen und zur Zeit das Verknüpfen von DMS Dokumenten in Abschlussprüfung zu den Arbeitspapieren oder zum "Kontennachweis" ein DATEV Umweg/Holzweg mit viel geklicke ist (Abschlussprüfung Online ist noch nicht so weit). Mit der neuen Version funktioniert dass dann wieder wie bei der guten alten DokOrg aus 2013 mit drag and drop.

==> back to the roots

Ja so ist die DATEV. Versprechen: In der neuen Version wird alles viel schöner und besser als in den alten Programmen. Dann dauert es 7 Jahre bis die neue Version ähnlich viel kann wie die alte und dann träumt die DATEV schon von der nächsten Online-Version in der cloud.

Liebe DATEV: Bitte ständige Evolutionen anstatt Quantensprünge die Ihr nicht könnt (siehe dritter Post in: Evolution anstatt Quantensprünge).

Und die DMS neu entwickelt sich (langsam). Hier habe ich noch Hoffnung.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Mon, 30 Mar 2020 16:03:51 GMT

wow, vielen Dank für die (wie immer) sehr aufklärenden und präzisen Informationen.

Übrigens, einen laaaaangen Atem haben Sie ja hier und bei anderen Themen schon oft bewiesen.

Insofern gehören Sie sicher nicht zu den Risikogruppen bei der akuten, ansteckenden Lungenkrankheit.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Mon, 30 Mar 2020 16:38:56 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

irgendwann geht einem beim Maraton ohne erreichbares Ziel (Strecke geht nur im Datevkreis immer rund) die Luft aus (ich hatte auch schon mal an anderer Stelle geschrieben "[...] geht langsam das Feuer aus" Herr Buggisch ./. Herr Blum).

bei EO habe ich schon aufgegeben: (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung)
Eben so im Vertreterrat (hier habe ich mich nicht mehr als Partner unserer Partnerschaft aufstellen lassen, war somit nicht mehr wählbar)
Bei Ideas insbesondere bei "meine Steuern" tut sich leider bezüglich den Fehlern im Programm und den Unmöglichkeiten auch nichts mehr und Klartax scheint Priorität (da gibt es permanent neue fehlerbereinigende Versionen; so zumindest in meinem App Store) zu haben (Nach meiner ganz persönlichen Meinung: falsche Reihenfolge, obwohl Klartax ein guter Ansatz für die Zukunft ist) und wirkliche Mitstreiter z. B. aus dem Verreterrat kann ich nicht finden bzw. leider nicht mobilisieren oder andere engagierte Vertreter glauben noch an den schnellen Quantensprung = cloud first (hoffentlich behalten die Recht).
DMS neu ist mein letzter Akt hier in der Community

So bald bin ich wieder nur für meine Mitarbeiter und Mandanten da.

Gruß

Ralf Blum (der Niezufriedene)

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Patrick_Sachs — Mon, 30 Mar 2020 16:53:39 GMT

Hallo Herr Blum,
hallo Community,

vielen Dank für Ihren Umstellungsbericht. Die Turbinen (oder der Diesel 😀) laufen auf Hochtouren… sehr gut. Gerne ein paar Ergänzungen aus dem Maschinenraum… 😀.

Die Berechnung der Laufzeit der Datenübernahme wird anfangs geschätzt und während der Übernahme laufend aktualisiert. Kurz nach dem Start schwankt die Anzahl der übernommenen Dokumente erfahrungsgemäß sehr stark. Das ist normal und nivelliert sich im Verlauf der Datenübernahme. Will sagen, das System pendelt sich nach einer gewissen Laufzeit bzw. Anzahl übernommener Dokumente ein. Und zu Beginn schätzen wir eher pessimistisch… denke Sie haben nichts dagegen, wenn es am Ende dann schneller ist… 😉.

Und ja, die Hinweise von @einmalnoch sind vollkommen korrekt: Migrieren ist nicht gleich kopieren. Die Größe der archivierten Dateien, die Revisionstiefe, die Anzahl Haftnotizen, Stempel, Indexinformationen, zahlreiche Protokollierungen, Konsistenzprüfungen, usw. usw. sind – neben der Hardwareausstattung - ausschlaggebend für die Anzahl übernommener Dokumente je Stunde. Das ist wirklich ein sehr komplexer Vorgang. Daher kann der Wert von Kanzlei zu Kanzlei schwanken.

Ihren Hinweis bzgl. Benachrichtigung bei einem Abbruch der Datenübernahme haben wir bereits aufgegriffen. Hier wird es in absehbarer Zeit eine Anpassung geben. Danke dafür.

Ich bin gespannt, wie es mit Ihrer DMS-Umstellung weitergeht und freue mich auf weitere konstruktiv kritische Berichte. Abschließend finde ich es toll, wie Sie sich engagieren und die Community an Ihren Erfahrungen teilhaben lassen! Ich persönlich wünsche mir mehr davon.

Viele Grüße & bleiben Sie gesund!

Patrick Sachs

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Mon, 30 Mar 2020 18:07:35 GMT

Wie viele sind denn schon umgestellt und wie viele Folgen noch?

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Tue, 31 Mar 2020 05:42:30 GMT

Hallo Herr Sachs,

auch diese Nacht, hat die Datenübernahme wieder abgebrochen (6 Stunden verschenkt).

Kann es sein, dass die Datenübernahme kein Dienst ist, sondern eine Anwendung, die in einer WTS-Sitzung laufen muss. Wenn ich es richtig in Erinnerung habe, werden bei uns inaktive WTS-Sitzung nach einer bestimmten Zeit vom System beendet (hier muss ich aber nachfragen).

Wenn das so ist, sollten Sie das umstellen auf einen Dienst, oder die Übernahme sollte an einem der Fileserver gestartet werden oder es muss ein Hinweis diesbezüglich deutlich gemacht werden (evtl. habe ich diesen auch übersehen).

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Patrick_Sachs — Tue, 31 Mar 2020 11:05:52 GMT

Hallo Herr Blum,
wir unterscheiden die Szenarien „Datenübernahme am Stück“ (ohne geplante Unterbrechungen) und „Datenübernahme mit Zeitscheiben“ (mit geplanten Unterbrechungen).

Die Datenübernahme ohne geplante Unterbrechungen wird tatsächlich standardmäßig in der aktiven User-Session durchgeführt. Wenn inaktive WTS-Sitzungen nach einer bestimmten Zeit vom System automatisch beendet werden, so wird auch die Datenübernahme abgebrochen bzw. der Umstellungs-Assistent „hart“ beendet. Das ist erstmal nicht schlimm, da die Datenübernahme nach dem erneuten Starten einfach mit dem Paket weitermacht, welches „hart“ abgebrochen wurde. Es ist lediglich so, wie von Ihnen formuliert: Man verliert Zeit.

Die Datenübernahme mit geplanten Unterbrechungen wird als Windows-Dienst durchgeführt. Dieser Dienst wird in dem Moment konfiguriert, in dem der Anwender die Datenübernahme im Umstellungs-Assistenten mit dieser Option (sog. Zeitscheiben) startet. Hierfür sind allerdings Windows-Admin-Rechte erforderlich.

Einen Hinweis haben Sie nicht übersehen. Ich greife das aber gerne auf, um den Sachverhalt in das bereits vorhandene Infofenster im Umstellungs-Assistenten und zusätzlich in den Umstellungsfahrplan auf der zentralen Internetseite (www.datev.de/dms-umstellung) aufzunehmen.

Viele Grüße
Patrick Sachs

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

dombrowski — Tue, 31 Mar 2020 12:21:25 GMT

Statt die Datenübernahme in einer Citrix Sitzung zu starten, wäre es da nicht zielführender beispielsweise einfach den Komm-Server zu nehmen? Der läuft doch sowieso 24/7.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Patrick_Sachs — Tue, 31 Mar 2020 13:01:35 GMT

Hallo tu_heggi,

seit Anfang März 2020 hat die Umstellung der Bestandskunden begonnen. Aktuell haben bereits knapp 100 Kanzleien die Umstellung von DATEV DMS classic auf DATEV DMS erfolgreich abgeschlossen. Mehrere tausend müssen noch folgen…

Viele Grüße

Patrick Sachs

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Patrick_Sachs — Tue, 31 Mar 2020 13:12:11 GMT

Hallo dombrowski,

stimmt, der läuft 24/7, hat aber andere Schwächen/Nachteile. Gleiches gilt für den File Server... nach Abwägung aller Alternativen sind wir der Meinung mit dem gewählten Vorgehen gut unterwegs zu sein - trotz der o.g. kleinen Einschränkung.

Grüße

Patrick Sachs

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Tue, 31 Mar 2020 15:37:11 GMT

Hallo Herr Sachs,

zur Zeit wird der Übernahmeassistent leider wieder sehr langsam (in den letzten 6h nur 20.000 Dokumente):

Ist es evtl. so, dass er immer wieder versucht die 9 Dokumente mit Zeitüberschreitung nochmal zu migrieren? Können wir das irgendwie beseitigen?

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 01 Apr 2020 09:43:16 GMT

Hallo Herr Sachs (@Patrick_Sachs),

nur kurz eine 'verwandte' Frage:

Hat man beim direkten Umstieg von der "Datev Dokumentenablage" nach "DMS NEU" mit ähnlich zeitaufwändigen und rechenintensiven Aktionen zu rechnen oder ist das quasi 'eine Kleinigkeit' im Vergleich zu dieser Herkulesaufgabe hier ?

Übrigens, wir setzen momentan noch keine "Dokumentenablage Revisionssicherheit" ein, was die Migration wahrscheinlich noch etwas einfacher macht, nehme ich an.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Wed, 01 Apr 2020 10:15:05 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

wenn ich das mal etwas umschreiben darf: als ich meine Lehre vor rd. 30 Jahre begonnen hatte, hatte jeder Sachbearbeiter sein eigenes individuelles Inhaltsverzeichnis für die Jahreabschlusserstellungsakte.

Und auf diesem Stand war die DMS classic (Inhaltsverzeichnis mit 200 Registern [Datenbankfeldern]) und die Dokumentenablage (150 Register [Datenbankfelder]) vor ca. 5 Jahren.

Und nun muss Herr Sachs die Ordner von der DMS classic auflösen und den Inhalt der einzelnen 200 Register in die 150 Register der Dokumentenablage einsortieren, zusammenfassen, entheften usw..

Und genau dass passiert jetzt bei uns bei der Mirgration. Jedes einzelne Dokument wird aus dem Ordner der DMS classic herausgeholt, die Datenbankfelder ausgelesen ggf. auf die neue Länge oder ein zusammengesetzter Inhalt angepasst und wieder mit allen Informationen in die neuen Datenbankfelder eingepflegt.

Eigene subjektive Einschätzung: Es gab also in der Vergangenheit keiner bei der DATEV, der sich um die Systematisierung und Vereinheitlichung dieser Register (Datenbankfelder) gekümmert hat (eigentlich eine Führungsaufgabe). Jeder PO hat hier rumgewurschtelt wie er wollte (Indische DATEV Kasten oder Silo) für sich alleine in seinem Kämmerchen.

Wenn Sie jetzt schon die Dokumentenablage haben, hat Ihr System schon das richtige Register (Datenbankfelder). Es ist alles schon da, nur Sie sehen es nicht. Die Umstellung ist dann technisch (da ja alles schon da ist) nur ein Klick (on demand). Organisatorisch haben Sie dann natürlich viele neue "Register" in Ihren Ordnern und Sie müssen sich mit Ihren Mitarbeitern einigen, wie Sie damit umgehen (Organisation).

Ich hoffe ich habe es richtig umschrieben.

Und bei den EO-Produkten ist es ähnlich. Nur dass sich dort niemand mehr die Mühe machen möchte das zusammenzuführen, sondern hier macht man einfach einen neuen Ordner (KM next) mit einem neuen Inhaltsverzeichnis auf. Und die Arbeit die Herr Sachs jetzt für uns macht, müssen wir dann später selbst machen: mit leeren Ordnern anfangen; die alten Ordner wandern ins Archiv; keine Historie; keine Altdatenübernahme (so meine persönliche Vermutung)! Denn wenn man den Weg von Herrn Sachs ginge, müsste man jetzt anfangen die Datenbankfelder von EO classic und EO comfort zusammen zu führen.

Gruß Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

Patrick_Sachs — Wed, 01 Apr 2020 10:36:08 GMT

Hallo @vogtsburger,

der Umstieg von der DATEV Dokumentenablage (mit/ohne Revisionssicherheit) auf DATEV DMS ist mit der Umstellung von DATEV DMS classic auf DATEV DMS nicht zu vergleichen. Dokumentenablage nach DMS = Upgrade; DMS classic nach DMS = Produktwechsel. Ihr Vergleich „Kleinigkeit“ zu „Herkulesaufgabe“ bzgl. der technisch erforderlichen Maßnahmen trifft es bildlich ganz gut…

Warum?

DATEV DMS basiert technisch auf dem Programm Dokumentenablage. Wie Herr Blum schreibt: alles ist technisch bereits einheitlich da und muss ggf. nur ein wenig erweitert werden. Darauf haben wir bei der Entwicklung von DATEV DMS großen Wert gelegt. In Ihrem Fall wird bei einem Umstieg von Dokumentenablage auf DATEV DMS automatisch erst das Upgrade von Dokumentenablage auf Dokumentenablage Revisionssicherheit durchgeführt. Erst anschließend geschieht automatisch das Upgrade von Dokumentenablage Revisionssicherheit auf DATEV DMS.

Wenn Sie DATEV DMS installiert haben, öffnen Sie in der Dokumentenablage das Menü „Extras | Einstellungen“, anschl. den Eintrag „Funktionsverwaltung“ und dort auf die Schaltfläche „Upgrade auf DATEV DMS“ klicken.

Nach der Aktivierung der Schaltfläche startet eine Datenanpassung. Diese kann je nach Größe des Datenbestands zwischen wenigen Minuten bis mehreren Stunden variieren (pro 300.000 Dokumente ca. eine Stunde, abhängig von der Größe der Dokumente). Alle Dokumente erhalten eine Revision (sog. Erstrevision) mit aktuellem Datum und Ersteller. DMS-spezifische Filter, Funktionen und Spalten etc. werden eingespielt. Fertig! Dann gilt es "nur noch" die organisatorischen Prozesse auf die Arbeit mit DMS auszurichten... 😉 Hier ist der Aufwand je nach individuellen Kanzleiabläufen natürlich ganz unterschiedlich.

Also um einiges einfacher als beim Produktwechsel vom Saperion-basierten DATEV DMS classic auf DATEV DMS.

Viele Grüße

Patrick Sachs

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Wed, 01 Apr 2020 11:01:44 GMT

@blum schrieb:

...
Eigene subjektive Einschätzung: Es gab also in der Vergangenheit keiner bei der DATEV, der sich um die Systematisierung und Vereinheitlichung dieser Register (Datenbankfelder) gekümmert hat (eigentlich eine Führungsaufgabe). Jeder PO hat hier rumgewurschtelt wie er wollte (Indische DATEV Kasten oder Silo) für sich alleine in seinem Kämmerchen.

...

Die Register zu vereinfachen ist nicht der Sinn eines DMS, es soll und muss die Struktur der Kanzlei individuell abgebildet werden, ansonsten ist die Dokumentenablage ohne Einschränkungen weiter verwendbar. Der Unterschied zwischen der Registerablage (Dokumentenablage) und Metadaten (DMS) ist nicht so recht deutlich, DMS classic vernachlässigt diese sträflich. Die leistungserstellenden Programme sind über die Jahre nicht in der Lage die wenigen Daten für die Schnittstelle sauber zu verwalten, vermutlich gilt das auch für die Dokumentenablage.

Im Metadatenbereich kennt DATEV nur den Knigge, Ordner und Register sowie die OCR. Metadaten zur Kontextverwaltung gibt es nicht, die Vorgangsmappe ist m. E. ein ungeliebtes Kind, hier wäre mehr möglich.

Mit DMS neu wird eine Vereinheitlichung versucht, ob das jedem Anwender gerecht wird kann ich noch nicht beurteilen. Die insbesondere von Ihnen zu Recht genannten Notwendigkeiten werden die nächsten 10 Jahre auf der Strecke bleiben.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Wed, 01 Apr 2020 11:07:48 GMT

Hallo @einmalnoch,

Sorry, wenn ich mich falsch ausgedrückt habe.

Das mit den Ordner und Register sollte nur eine "Metapher" sein. Eine Umschreibung für die vielen Datenbankfelder. Stammdatenübernahme der Aufträge in DMS classic, Stammdatenübernahme der Mandantennummern in DMS classic, Stammdatenübernahme von PFB in DMS classic. Ich hatte damit nicht die Ordner und Registerstruktur in der DMS gemeint. Sondern wirklich die vielen Tabellen und Felder in der Datenbank, die nicht zwischen beiden Programmen abgestimmt waren.

Sorry

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

freiburgersteuermann — Wed, 01 Apr 2020 13:24:13 GMT

Hallo Herr @vogtsburger ,

da kann ich aus Erfahrung berichten, dass es wirklich sehr schnell ging. Wir hatten uns ja schon dazu ausgetauscht:

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Installation-DATEV-DMS-mit-Eigenorganisation-classic-auf/m-p/128640

Aber versuchen Sie es doch erst mal mit dem Umstieg auf "Revisionssicherheit" innerhalb der Dokumentenablage. Am DMS habe ich außer der Weiterleitung an Bearbeiter, die wir früher mit den Aufgaben erledigt hatten und der Texterkennung im Posteingangsassistenten des Dokumentenkorbes noch keine weiteren Vorteile erkennen können.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

freiburgersteuermann — Wed, 01 Apr 2020 13:27:50 GMT

DMS neu ist mein letzter Akt hier in der Community

So bald bin ich wieder nur für meine Mitarbeiter und Mandanten da.

Gruß

Ralf Blum (der Niezufriedene)

Hallo Herr @blum ,

das meinen Sie doch hoffentlich nicht ernst, wir brauchen Sie doch auch hier!

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 01 Apr 2020 13:42:03 GMT

@freiburgersteuermann schrieb:
....
Hallo Herr @blum ,
das meinen Sie doch hoffentlich nicht ernst, wir brauchen Sie doch auch hier!

Ich vertraue auch fest darauf, dass Herr Blum ( @blum ) nicht einfach ruhig bleiben kann, wenn er Programm-Fehler oder Chancen für Programm-Verbesserungen sieht.

Er ist ja schließlich nicht für den SmallTalk hier, sondern immer sehr konkret und fokussiert und 'mit dem Finger tief in der Wunde' 😉

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

freiburgersteuermann — Wed, 08 Apr 2020 09:39:26 GMT

Schon seit einer Woche...

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Wed, 08 Apr 2020 10:15:54 GMT

Hallo @freiburgersteuermann,

wir hatten leider bei der Umstellung einige hausgemachte Probleme.

Wir hatten zwar unsere LUN durch zusammenlegen vergrößert, dort aber eine "VHD" mit rd. 880 GB "vergessen". Der Fileserver hatte eine dynamische Festplatte (hat sich immer von selbst vergrößert) und da dort dann doch nicht die von mir erwarteten 880 GB frei waren ist der Fileserver am Montag Nachmittag einfach ausgegangen. Furchbar!

Auch hatten wir noch weiter hausgemachte Probleme: Unsere Datensicherung sichert auf eine alte SAN immer nur die Veränderungen. Ging in der Regel jede Nacht in wenigen Minuten ohne Probleme. Wenn dann aber eine neue Datenbank hinzukommt >1 TB, dann läuft auch die Sicherung entsprechend lange. Und wenn dann zwar theoretisch auf der alten SAN genügend Platz ist, tatsächlich auf der Festplatte dann doch nicht (LUN). Auf der alten SAN werden dann die Veränderungen wieder zusammengeführt und tagsüber auf das Band gesichert. Auch hier machen sich TB mehr Daten bemerkbar (Platz und Dauer). Hier ist bei uns fast alles schief gegangen, was schief gehen kann.

Gestern Abend gegen 0:30 waren dann alle Dokumente von der alten DMS classic in die neue Datenbank kopiert. Die neue Datenbank hat in der Zwischenzeit eine Größe von 2.019 GB!

Jetzt haben wir noch ein kleines Problem mit unserem Knigge. In einigen übernommenen Dokumenten fehlt der Knigge, obwohl er in der alten DMS classic gepflegt war. Zur Zeit schaut sich das ein Techniker von DATEV an (waren fast immer erreichbar und haben immer zeitnah geholfen; Danke an die DATEV-Mitarbeiter).

Konkrete Verbesserungsvorschläge nach unserer Datenübernahme:

Zeitlich frühere konkreterer Hinweis auf Festplattenbedarf vor dem Starten des Umstellungsassistenten und Hinweis, dass dann auch der Platz für die Datensicherung entsprechend wächst (für Doofe wie mich).
Ich hätte mir eine E-Mail gewünscht, wenn der Umstellungsassistent im Hintergrund abbricht
Es sollte auch möglich sein, nach dem ersten Start wieder später zu "Zeiten definieren" zurück zu wechseln.
Deutlichere optische Hervorhebung, wenn die Datenübernahme unterbrochen wurde (es war oft spät und älter Augen sehen ein kleines rotes Ausrufezeichen nicht mehr so gut).

Ich denke, heute Abend übernehme ich nochmal die Änderungen von heute und aktiviere dann die DMS neu.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

freiburgersteuermann — Wed, 08 Apr 2020 13:19:43 GMT

Hallo Herr Blum,

so was ähnliches hatte ich als Grund für Ihre Stille befürchtet. Wie nah sind Sie nun an DATEV asp?

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Wed, 08 Apr 2020 13:38:23 GMT

Hallo @freiburgersteuermann,

ASP hatten wir für September 2020 geplant.

Aber auch da gibt es noch "Hürden". Unsere Rechtsabteilung ist beim Marktführer RA-MICRO und dort gibt es keine TS und die Programm sollen daher dort lokal bleiben. Wir haben natürlich einen gemeinsamen Exchange-Server. Dann haben wir noch MailStore. Und wir als Steuerabteilung mit Terminalserver und Exchange im RZ der DATEV mit MailStore und lokal Outlook für die Rechtsabteilung scheint ein Problem zu sein. Aber da arbeiten wir noch dran. Da hoffe ich noch auf Hilfe von Herrn @Patrick_Sachs.

Zuerst mal DMS neu verdauen (schwere Kost für die Mitarbeiter; Veränderungen tun weh) und dann Blick zu ASP (kleine Schritte und keine Quantensprünge; siehe 3. Post unter DATEV kann keine Quantensprünge).

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 08 Apr 2020 21:18:45 GMT

Hallo Herr Blum ( @blum ),

mich würde stark interessieren, was Ihre Hauptmotivation für den Wechsel von OnPremises zu DATEVasp ist.

Der Wechsel zu 'DMS neu' kann es ja nicht sein, höchstens wg. dem stark gewachsenen Datenvolumen, das dann nicht mehr lokal verwaltet und gesichert werden muss.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Thu, 09 Apr 2020 06:43:05 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

da gibt es nur einen Grund: ZEIT

Ich bin bei uns zur Zeit der "first-level-support" (= erster Ansprechpartner; wir haben natürlich einen Systempartner, der z. B. fest einen Tag in der Woche bei uns in der Kanzlei verbringt) für ALLES in unserer Steuerabteilung mit 35 DATEV Lizenzen und rd. 50 Devices (dazu noch Internetzugang und Exchange für die Rechtsabteilung). Und hier würde ich gerne alles rund um die Server abgeben. "Nachwuchs" der den dringenden Wusch erkennen lässt, das zu übernehmen, ist nicht zu erkennen.

Ich möchte mich nicht mehr kümmern müssen um z B.:

Hardware Anschaffungen
Wartungsverträge
Ansprechpartner diesbezüglich unseres Systempartners
Datensicherung
Lizenzen
14-tägige Datev-Updates auf 5 Servern (4 WTS und 1 x Kom), bzw. bei den großen Updates auch auf dem Fileserver; Viwas-Updates auch auf dem Exchange, Estos-Server usw.
MS Updates
Clusterupdates
Firmware Updates der Hosts
usw.

Die ersten Mitarbeiter beginnen bei uns um kurz nach 6:00 Uhr (ich bin dann in der Regel schon erreichbar) und die letzten Partner hören oft nach 23:00 Uhr auf (da bin ich in der Regel noch erreichbar). Auch am Wochenende (ist bei uns nur der Sonntag) ist oft etwas los.

Mir genügen in Zukunft die EDV-"Probleme" mit der Anwendung der DATEV Programmen und der dann noch vorhandenen Hardware hier im Büro.

Ziel: mehr Zeit für Mandanten, Mitarbeiter und für mich.

Ich habe es aber "immer" gerne gemacht.

Gruß

Ralf Blum

PS: Den DMS-Server bin ich hoffentlich bald los (es fehlen nun noch 289 Dokumente im Rahmen der Übernahme).

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

freiburgersteuermann — Thu, 09 Apr 2020 07:02:25 GMT

Ja, man muss die Bastelei an den eigenen Servern mögen. Einen ordentlichen Stundensatz kann man dabei nicht erwirtschaften, wenn man den Zeitaufwand ins Verhältnis zu den Mehrkosten für asp setzt.

Aber man lernt und erlebt auch viel, wenn man sich selbst drum kümmert und das Netzwerk bleibt flexibel für andere Anwendungen.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

blum — Thu, 09 Apr 2020 15:26:36 GMT

Wir sind heute gegen 15 Uhr in der neuen DMS angekommen.

Umstieg DMS ALT und DMS NEU

freiburgersteuermann — Thu, 09 Apr 2020 16:37:11 GMT

Herzlich willkommen!

Dann hoffe ich mal, dass Sie schneller sind als unser Kundenverantwortlicher und eine Antwort auf https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/145437/highlight/true#M9994 haben.