Thema "Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten" in Office Management

DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

ms3894837 — Thu, 02 Jun 2016 07:09:01 GMT

Hallo Newsgroup,

ich würde gerne in Word- und Excel-Dokumenten Verknüpfungen auf Dokumente im DMS, wie sie beim Versand einer Email aus dem DMS möglich sind, einfügen. In der Schnellinfo "Dokumente (DMS)" bzw. im Datev DMS Classic pro werden in Outlook Verknüpfungen mit den Endungen .sdl und .dlk eingefügt. Leider habe ich keine Möglichkeit gefunden, diese Verknüpfungen auch in Word oder Excel zu übernehmen.

Die Vorgangsmappen sind mir bekannt. Aber die Funktionalität, Bedienung und Weiterentwicklung der Vorgangsmappen ist nach meiner Auffassung äußerst bescheiden. Mit Word und Excel wäre das wesentlich übersichtlicher und schneller.

Freundliche Grüße

Michael Schmid

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

marcohüwe — Thu, 02 Jun 2016 07:27:50 GMT

Hallo Herr Schmid,

die Anforderung gab es bei uns auch (z.B. eine Art Top10-Liste der wichtigsten DMS-Dokumente...). Die direkten Links können Sie meines Wissens so nicht weiter verwenden.

Wir haben dazu im Datev-Arbeitsplatz aus der von Ihnen genannten "Schnellinfo Dokumente (DMS)" aus dem Kontextmenü über den Befehl "Verknüpfung kopieren" den Link nach Word/Excel übernommen.

So ein Link sieht dann in etwa wie folgt aus:

....\\DMS:3EB425E3-3bF1-3B8A-66BD-214C211225t3

In Word können Sie z.b. über die Funktion Hyperlink bearbeiten dann auch den angezeigten Namen des Links ändern, so dass hier dann aussagekräftige Bezeichnungen erscheinen.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

Gabriele_Scheuering — Thu, 16 Jun 2016 06:55:10 GMT

Hallo Community,

um einen Link in DMS auf ein anderes Dokument zu erstellen, können Sie folgendermaßen vorgehen: Sie wählen im Kontextmenü des Dokuments z.B. in der Schnellinfo „Senden per Email – als Verknüpfung zum Dokument“. Damit erhalten Sie eine Outlook-Mail mit einem DATEV-Link (.dlk) als Anlage. Diesen Link können Sie nun ausschneiden und in Word und Excel einfügen. Die Vorgehensweise von Herrn Hüwe haben wir nochmals ausführlich intern getestet und dabei festgestellt, dass sporadisch das Ziel des in Office verlinkten Dokuments verloren geht. Dieses Verhalten wird derzeit in unserer Entwicklung analysiert.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

marcohüwe — Fri, 17 Jun 2016 06:00:55 GMT

Hallo Frau Scheuering,

danke für die Rückmeldung - immerhin konnten wir bis jetzt keine Fehler bei unserer Variante feststellen.

Bei mir erscheint in Outlook jedoch ein Link namens Mail.sdl (nicht .dlk), wir nutzen aktuell (noch) Office 2007. Spielt das noch eine Rolle ?

Vom Handling her gefällt mir unsere bisherige Variante jedoch besser, vor allem da sich hiermit beliebige Textpassagen mit dem Hyperlink versehen lassen.

Frage an DATEV und auch in die Runde:

Die hier von DATEV vorgeschlagene Alternative fügt mir z.B. in Word eine verschiebbare Grafik ein (Objekt-Manager-Shellobjekt....?), die dann per Doppelklick ins DMS verzweigt. Ich kann diese auch individuell beschriften.

Das typisch datev-grüne Symbol hat die Beschriftung _MAIL.SDL. Ich könnte noch zum Objekttyp "OLE Package" konvertieren, dann ändert sich die Grafik.

Wer kann man hier als Word-Experte noch Hinweise bzw. Tipps zur Darstellung geben?

Danke für Anregungen und Vorschläge!

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

cro — Fri, 17 Jun 2016 07:14:10 GMT

Bei mir erscheint in Outlook jedoch ein Link namens Mail.sdl (nicht .dlk), wir nutzen aktuell (noch) Office 2007. Spielt das noch eine Rolle ?

Hallo Herr Hüwe,

selbe Software und alle Formate werden als Mail.dlk in Outlook abgelegt.

Gruß

C.Rohwäder

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

marcohüwe — Fri, 17 Jun 2016 09:50:21 GMT

Nachtrag

Abweichung geklärt:

- Outlook-Versand aus dem Rich-Client (womit wir ausschließlich arbeiten) = .SDL

- Outlook-Versand aus DAP per Schnellinfo Dokumente = .dlk

gabrielescheuering: Falls diese Unterscheidung jetzt noch Auswirkungen hat bitte ich um eine kurze Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

mkinzler — Fri, 17 Jun 2016 09:53:28 GMT

- Outlook-Versand aus dem Rich-Client (womit wir ausschließlich arbeiten) = .SDL

Meinen Sie damit den Saperion-Client (Archi32)?

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

marcohüwe — Fri, 17 Jun 2016 10:04:41 GMT

Ja!

Oder für alle anderen Mitleser:

DATEV DMS classic pro Arbeitsst SR V.1.73 Build 0

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

Gabriele_Scheuering — Mon, 20 Jun 2016 11:02:21 GMT

Hallo Community,

prinzipiell sind die Ergebnisse beider Links identisch. Beide Links rufen die jeweils letzte Revision des verlinkten Dokuments auf. Der einzige Unterschied ist die Beschriftung, die aus dem Client mehr oder weniger kryptisch ist, während der Link aus dem Arbeitsplatz die Dokumentnummer und den Betreff als Beschriftung trägt. Sie können diese Links aus dem Arbeitsplatz übrigens auch im Explorer ablegen, indem Sie einfach aus dem Arbeitsplatz über die rechte Maustaste "Exportieren - als Link" auswählen.

Viele Grüße
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

wolfgang_heiliger — Wed, 13 Jul 2016 08:37:46 GMT

Danke Frau Scheuering, das scheint jetzt so zu funktionieren. Das Laufzeitverhalten ist allerdings, wie ja leider oft bei DATEV, nicht besonders gut. Die Lösung von Hüwe hat 1x funktioniert, und danach nicht mehr. Danke

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

Nicola_Teich — Thu, 21 Jul 2016 09:03:16 GMT

Für Ihre Top10-Liste hätte ich noch einen anderen Tipp:

Legen Sie in der Kategorie "Dokumente" einfach einen neuen kanzleiweitern Filter an "Top10-Dokumente".

Als Kriterium nehmen Sie bitte "Dokument-Nr." gleich (=).

Und dann tragen sie die gewünschten Dokumenten-Nummern getrennt durch Semikolon in das hintere Feld ein.

Voila!

Diesen Filter könnte man dann sogar mit in den Arbeitsplatzstart aufnehmen, wenn die Dokumente tatsächlich täglich und ständig genutzt werden.

Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

marcohüwe — Thu, 21 Jul 2016 11:22:09 GMT

Hallo Frau Teich,

besten Dank für Ihren Vorschlag - der hört sich auch ganz gut an (soeben getestet). Da wir bisher nur mit dem DMS Classic-Client arbeiten, hatten wir diese Stelle noch gar nicht in Betracht gezogen.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe