Thema "Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU" in Office Management

Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

blum — Tue, 19 Mar 2019 20:13:51 GMT

Hallo Community,

es gibt nun einen Funktionsvergleich DATEV DMS - DATEV DMS classic: https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/sonstige_pdfs/datev_dms_funktionsvergleich_datev-programme_13-0.pdf

Und auch hier gibt es viele neue Informationen:

www.datev.de/dms-classic-umstellung

Gruß

Ralf Blum

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

metalposaunist — Tue, 19 Mar 2019 22:44:35 GMT

Nur wieder für uns ITler der DATEV Begrifflichkeiten wegen:

DATEV DMS = DATEV DMS neu
DMS classic - Integration in den DATEV Arbeitsplatz = also der Reiter Dokumente im DATEV Arbeitsplatz bzw. alles betreffend der Dokumente im DATEV Arbeitsplatz
DATEV DMS classic-Client = alte saperion DMS Maske

So? Oder anders?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Michael-Renz — Wed, 20 Mar 2019 05:54:10 GMT

Genau so!

DATEV DMS (neu) mausert sich - für eine wirklich gelungene Unterstützung eines digitalen Workflows ist aber noch viel Luft nach oben.

Trotzdem! Wer einmal die Vorzüge eines durchgängigen DMS genutzt hat ist begeistert. Und der Schritt von der Dok- Ablage zur DMS (Neu) ist ein Kleiner - er lohnt sich 100% - auch wenn DMS(neu) noch in seinen schon vorhandenen Preis erst „reinwachsen muss“.

Sehr empfehlenswert - wenn man nicht preissensibel ist.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 20 Mar 2019 09:56:55 GMT

Hallo Herr Blum,

Sie hatten auch schon ein 'Leben' vor Datev DMS, und zwar mit der 'normalen' Datev-Dokumentenablage.

Gibt es vielleicht auch irgendwo eine Gegenüberstellung oder ein Info-Datenbank-Dokument "Datev Dokumentenablage" <<==>> "Datev DMS", in dem die wesentlichen Unterschiede in übersichtlicher Form dargestellt werden.

Wir setzen bisher noch die "Datev Dokumentenablage"ein und werden nur auf Datev DMS umsteigen, wenn die Vorteile quasi alternativlos sind.

Mich stört bisher (noch)

der hohe Preis
das OneWay-Ticket (nach dem Umstieg führt kein Weg zurück)
der Beziehungs-Status "verheiratet, bis dass der Tod uns scheidet"
die Ungewissheit, welche Speichervolumina bei der Versionierung und bei der revisionssicheren Ablage 'generiert' werden
.....

Im Voraus vielen Dank

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

P.S.

Sie sind hier in der Community ja 'als guter Prozessierer aufgefallen' (will sagen: als jemand, der Arbeitsprozesse gut analysiert . Wenn Sie für ein bestimmtes Produkt 'plädieren', dann hat das schon Gewicht

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Wed, 20 Mar 2019 10:20:53 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

das trifft bei uns auch zu..

Wir setzen bisher noch die "Datev Dokumentenablage"ein und werden nur auf Datev DMS umsteigen, wenn die Vorteile quasi alternativlos sind.
Mich stört bisher (noch)
der hohe Preis

In einem anderen Thread hatte ich schon einmal auf die völlig sinnfreie Bepreisung hingewiesen:

das ist preislich für uns völlig unakzeptabel.. .. da wir statt der im Mehrwertangebot enthaltenen Dokumentenablage das DMS neu zusätzlich bestellen müssten - wobei das DMS (ohne Zusatzkomponenten) dann noch einmal ca. 30% des Preises für das Mehrwertpaket einschl. Dokumentenablage (alle Steuerprogramme, Kanzlei Rewe, Bilanzbericht, alle Lohnprogramme, Wirtschaftsberatung, alle Expertisen, Kommserver, Telefonie UO.. dazu kostet. Ein Aufpreisangebot für DMS für Mehrwertpaketnutzer habe ich nicht gefunden ....
Diesen Preis für den Zusatznutzen gegenüber der Dokumentenablage kann ich nicht nachvollziehen.

Leider traut sich niemand von der Datev hierzu offiziell Stellung zu nehmen, wieso man die Entwicklungskosten eines neune DMS so schnell von den aktuellen wenigen Nutzern reinholen will, anstatt über eine angemessene Preiskalkulation mehr Nutzer zu gewinnen (was dann finanziell für die Datev auf das gleiche herauslaufen würde)

Viele Grüße Jupp Schmitz

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

andreashofmeister — Wed, 20 Mar 2019 10:24:45 GMT

Mich stört bisher (noch)
der hohe Preis
das OneWay-Ticket (nach dem Umstieg führt kein Weg zurück)
der Beziehungs-Status "verheiratet, bis dass der Tod uns scheidet"
die Ungewissheit, welche Speichervolumina bei der Versionierung und bei der revisionssicheren Ablage 'generiert' werden
.....

Dann wird das sicherlich nix mit DMS und Ihnen....

Den Preis kann man beeinflussen (wie auch immer), Punkt 2-3, nun ja.

Und welches Gewicht messen Sie denn Punkt 4 in einer Epoche bei, wo Kosten für Speicherplatz geradezu nachrangig sind? Haben Sie denn die Dokumentenablage revisionssicher upgedatet? Speicherplatz vorher, Speicherplatz hinterher?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

c_h_ — Wed, 20 Mar 2019 10:25:00 GMT

In der Gegenüberstellung konnte ich nichts zur Dokumentzuordnung finden. Gibt es hierzu noch keine Planung?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

andreashofmeister — Wed, 20 Mar 2019 10:29:37 GMT

DATEV DMS (neu) mausert sich - für eine wirklich gelungene Unterstützung eines digitalen Workflows ist aber noch viel Luft nach oben.

Und ob! Da gibt es einiges an Luft....

Aber zumindest sind wir in der glücklichen Lage (dank guter DATEV-Beratung), uns nicht mehr mit der Transformation von DMS alt nach DMS neu beschäftigen zu müssen....

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

dombrowski — Wed, 20 Mar 2019 10:33:40 GMT

In der Gegenüberstellung konnte ich nichts zur Dokumentzuordnung finden. Gibt es hierzu noch keine Planung?

Irgendwie fehlt in der Übersicht alles was mit DMS Zusatzkomponenten zu tun hat. Mir scheint es fast, dass man nur die Sachen reingenommen hat, die man mit einem Haken versehen kann? Das Thema verschachtelte Zugriffslisten sehe ich z.B. auch nicht.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 20 Mar 2019 10:45:26 GMT

Hallo Herr Hofmeister,

bei jeder eingesetzten Software war mir schon immer wichtig, dass es einen "Notausgang" gibt.

Es war schon immer erforderlich, gelegentlich die eingesetzte Software oder eine Plattform zu wechseln. Softwarehersteller bieten aber i.d.R. zwar Import-Schnittstellen aber oft keine oder keine brauchbaren Export-Schnittstellen an.

Ich will bei Bedarf auch 'mit Sack und Pack' wechseln können.

Natürlich geht es mir bei den Speichervolumina nicht um die Preise für Speichermedien. Diese sind ja erfreulicherweise quasi in's Bodenlose gefallen.

Aber diese Speichermengen wollen trotzdem verwaltet werden.

Während die Datenbanken recht kompakt bleiben, kann die Speicherung von Dokumenten, Scans, Fotos etc regelrecht ausufern.

edit:

Bei der Dokumentenablage und sicher auch bei Datev-DMS 'landen' alle Dokumente letztlich auch in einer oder in mehreren SQL-Datenbanken. Ich habe keinerlei Infos, ob und wie sich das Speichervolumen beim Umstieg auf Datev-DMS ändern würde.

Mir sind Speichertechnologien auf Systemebene, z.B. in einer NTFS-Ordnerstruktur, lieber als proprietäre und integrierte Lösungen.

Michael Vogtsburger

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

mkinzler — Wed, 20 Mar 2019 10:52:56 GMT

Der Speicherverbrauch ist recht individuell und ist natürlich abhängig von der Größe der Dateien und der Änderungshäufigkeit. Da bei jeder Änderung eine "neues" Dokument im Archiv erzeugt wird (Revisionierung).

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

andreashofmeister — Wed, 20 Mar 2019 10:53:32 GMT

Sie nutzen aber schon die Dokumentenablage, oder?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 20 Mar 2019 11:06:20 GMT

Hallo Herr Kienzler,

die Word- und Excel-Dateien und die selbst erstellten PDF-Dateien sind nicht das Problem.

Diese Dateien sind sehr, sehr klein.

Aber speziell die "fremd-gescannten" Dokumente (der Mandanten) sind ein Problem, und die E-Mails samt Anlagen.

@hofmeister

Ich nutze die Dokumentenablage intensiv, aber nicht für alles.

Ich achte darauf, dass die Dokumentenablage nicht 'zugemüllt' wird.

Michael Vogtsburger

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

andreashofmeister — Wed, 20 Mar 2019 11:13:40 GMT

@hofmeister
Ich nutze die Dokumentenablage intensiv, aber nicht für alles.
Ich achte darauf, dass die Dokumentenablage nicht 'zugemüllt' wird.

Wie soll man das verstehen? So haben diesbezüglich mehrere Dokumenten"datentöpfe"? Also Dokablage und "Explorer-Organisation"...?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 20 Mar 2019 11:19:31 GMT

alles was mir aufbewahrungspflichtig und -wichtig erscheint, 'landet' in der Datev-Dokumentenablage.

Die anderen 'Konvolute' bleiben in Exchange oder in einem E-Mail-Archiv oder in den 'Eigenen Dateien' der Mitarbeiter.

Als eigene 'Informationsdatenbank' dient ein externes DMS

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

mapex — Wed, 20 Mar 2019 11:44:02 GMT

die beiden links funktionieren bei mir nicht was ist da los

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 20 Mar 2019 11:52:33 GMT

.... hat vorher noch funktioniert

.... momentan gerade nicht ..... hoffentlich nur temporär ....

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

mkinzler — Wed, 20 Mar 2019 11:54:33 GMT

Hier funktioniert es

Könnte das selbe Problem wie hier sein

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Wed, 20 Mar 2019 12:08:11 GMT

Nur zur Beruhigung, der Speicherbedarf bei DMS ist wesentlich geringer als die Aufbewahrung der Dateien im Dateisystem.

Wie das bei DMS neu gelöst ist können eigentlich nur Anwender sagen, die bereits umgestellt haben.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 20 Mar 2019 12:21:47 GMT

ups !!! (übrigens, das ist keine Schleichwerbung)

.... überrascht mich jetzt ...

Ich war eigentlich der Meinung, dass bei PDF, TIFF, ZIP, JPG & Co nicht mehr viel Speicherplatz eingespart werden kann.

Michael Vogtsburger

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

mkinzler — Wed, 20 Mar 2019 12:27:35 GMT

Kommt auf die Dateien an. Textdateien kann man gut Packen. Schon gepackte/komprimierte Dateien natürlich nicht mehr.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Wed, 20 Mar 2019 12:52:20 GMT

DMS classic speichert die Daten in Containern, dadurch wird der Verschnitt durch Cluster vermieden. Bei NTFS ist ein Cluster 4KB groß, wenn jetzt eine Datei 50 KB groß ist benötigt sie 13 Cluster, also 52 KB, bei sehr vielen Dateien ist das eine ganze Menge Verlust.

Bei Speicherung im Container benötigt dieselbe Datei dann 50 KB zzgl. ein wenig Verwaltungsinformation abzüglich Komprimierung. DMS classic komprimiert standardmäßig pdf Dateien per zip und tiff Dateien per CCITT. Deswegen sollte man niemals ein zip Archiv in DMS classic speichern.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Wed, 20 Mar 2019 13:37:57 GMT

Danke !

.... allerdings kommen viele eMails mit ZIP-Dateien in den eMail-Anlagen "um die Ecke".

.... würde ja bedeuten, dass man die gezippte Anlage speichert, entpackt, aus der eMail entfernt, die 'nackte' eMail in der Dokumentenablage speichert und die entpackten Dateien ebenfalls in der Dokumentenablage speichert.

Oder meinten Sie, dass man eMails inkl. Anlagen 'as is' (im MSG-Format) speichert und erst ad hoc entpackt (z.B. per Doppelklick in Outlook), wenn man die eMail oder eine eMail-Anlage benötigt.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

andreashofmeister — Wed, 20 Mar 2019 14:02:58 GMT

ZIP-Dateien werden mit der Email entsprechend gespeichert.

Natürlich werden diese anderweitig entzippt und dann wiederum ins DMS eingelesen, da es durchaus Belege aus (z.B.) einem Mandanten DMS sein können, die wir dann in unser DMS einlesen, um aus dem Rechnungswesen darauf Zugriff nehmen zu können.

Wir versuchen, die die "Zipperei" einzudämmen, indem wir Mandanten Zugriff auf die DATEVcloud geben. Das ist aber ein anderes Thema und an anderer Stelle schon kontrovers diskutiert worden...

Zumal sich zip-Formate auch noch unterscheiden können....das macht unnütz Arbeit...

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

einmalnoch — Wed, 20 Mar 2019 14:16:01 GMT

Zunächst einmal die Anmerkung, dass Alles, was ich hier schreibe, nur auf DMS classic bezogen ist.

E-Mails können auf verschiedene Weise abgelegt werden, bei gebräuchlich ist die Ablage der E-Mail "as is" im msg Format. Der DATEV Viewer kann dann die E-Mail einschließlich aller Anlagen anzeigen, es braucht also ein extra Öffnen.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

blum — Wed, 20 Mar 2019 15:06:55 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

ja seit ca. dem Jahr 2000 hatten wir die gute alte DokOrg im Einsatz und hatten dann in 2013 die DMS eingeführt (von der DMS classic und deren Integration in die DATEV-Welt waren wir total enttäuscht - ist noch freundlich ausgedrückt). Wir hatten damals alle Dokumente aus der guten alten DokOrg in die DMS übernommen.

Wir haben zur Zeit 35 Lizenzen und speichern wirklich alles (außer WP-Bereich) wie z. B.:

alle Lohnauswertungen werden als PDF weitergegeben
alle Fibu-Auswertungen werden als PDF weitergegeben
alle erstellten Steuererklärungen werden als PDF weitergegeben
alle Bilanzberichte werden als PDF weitergegeben
jeglicher Posteingang wird gescannt (außer Werbung)
teilweise werden die Mandantenbuchhaltungen gescannt und über den Buchungsassistent der DMS in REWE verbucht.
jegliches Dokument, welches wir erstellen
E-Mails (nur Transport-E-Mails nicht - alle E-Mails inkl. Transportmails werden über MailStore www.mailstore.com archiviert)
Seminarunterlagen werden beim Seminarveranstalter als PDF angefordert oder selbst gescannt
usw.

auch schon zu Zeiten der guten alten DokOrg in der DokOrg bzw. jetzt in der DMS classic. In der DMS haben wir in der Zwischenzeit rd. 800.000 Dokumenteneinträge (Ein Dokumenteneintrag kann aber aus mehreren Einzeldateien [Containern] bestehen.) mit einem Speicherbedarf von rd. 1,1 TB.

Welche Zusatzfunktionen hat nun die DMS (alt und neu):

Revisionssichere Archivierung! Wenn ich mich richtig erinnere kostet das in der DMS neu noch nicht mal etwas mehr. Nutzen: Wenn man die DMS nur als Archive benutzt: eher gering. Wir erstellen auch Gutachten, Verträge, Klageschriften und komplexe Einsprüche (einfache über den elektronischen Einspruch; per heute 125 Stück) an denen manchmal mehrere Berufsträge beteiligt sind. Dann ist die Möglichkeit evtl. eine ältere Version eines Dokumentes zu öffnen und ggf. Teile davon zu kopieren, manchmal sehr wertvoll. Zu mir bzw. zu uns passt aber die "revisionssicher Archivierung".

Mini-Work-Flow: Mit den beiden zusätzlichen Feldern "Erlediger" und "Kenntnisnehmer" und der Funktion "Weiterleiten" kann man einen Work-Flow in der Kanzlei abbilden. In Abhängigkeit der Zuständigkeiten in den Stammdaten belegt dann der Dokumentenkorb den Erledigter vor. Auch ordnen wir alle Dokumente zu den Aufträgen in EO comfort zu und arbeiten mit den Auftragssichten ==> für uns mit 35 Mitarbeitern eine sehr gute Funktion, aber noch ausbaubar

Knigge: Wir haben einen "Verschlagwortungsknigge" mit ca. 1.000 gepflegten Einträgen. Dadurch wird erreicht, dass die Mitarbeiter zumindest bei der überwiegenden Zahl der Dokumente den gleichen Betreff beim archivieren verwenden. Daneben wird darüber auch der Ordner, das Register die PE/PA-Dokumentenart, der Absender etc. vorbelegt. ==> für uns mit 35 Mitarbeitern eines tolle Funktion, die aber gewissenhafte Pflege bedarf, die aber auch noch ausbaubar ist.

OCR-Texterkennung: Wenn ich in der Volltextsuche das Wort Auditi (neues Programm in Kooperation mit der DATEV zur Erstellung von Saldenbestätigungen) eingebe, so dauert es über alle 800.000 Dokument ca. 2 Sekunden, bis die 52 gefundenen Dokumente angezeigt werden. ==> Super Funktion! Genial!

Posteingangsassistent: Super Programm, aber noch verbesserungsfähig (Warum muss man heften und warum erkennt das Programm das Ende und der Anfang eines Bescheides nicht von alleine.

Uns sind die Vorteile der DMS den Mehrpreis wert. Wir würden für mehr prozessorientierte Funktionen (Zeitersparnis) und eine bessere Zusammenarbeit unter den Datev-Programmen auch gerne noch mehr zahlen. Von der neuen DMS erwarte ich persönlich für mich Entlastung (eigener Server fällt weg; Aufträge in der DMS manuell löschen fällt weg, Zugriffslisten pflegen fällt weg, eigene Benutzerverwaltung fällt weg, usw.) und hoffentlich bald preiswerte prozessorientierte Funktionserweiterungen.

Gruß

Ralf Blum

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

blum — Thu, 21 Mar 2019 07:35:34 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

ich habe noch eine wesentliche Funktion der DMS classic vergessen.

Vorgangsmappen: In die Vorgangsmappen der DMS kann man andere Dokumente der DMS aus verschiedensten Ablageorte in eine Vorgangsmappe zusammenführen (verknüpfen = Link) wie z. B.:

Dokumente verschiedenerer Mandanten
Dokumente verschiedener Veranlagungsjahre
Dokumente aus der Stammakte und Steuerakte
Dokumente mit verschiedenen Knigge
Dokumente aus verschiedenen Aufträgen (E-Comfort)

Wir benutzen diese Vorgangsmappen z. B. bei der Nachfolgeberatung oder ErbSt/SchenkSt-Fällen. Hierfür haben wir uns eine "Kopiervorlege" (leere Vorgangsmappe) erstellt, die wir dann unter dem betreffenden Mandanten speichern und dann wie ein Ordner mit den notendigen Dokumenten füllen (verknüpfen).

Beispielvorlage:

Diese Vorgangsmappe kann dann z. B. bei einer Nachfolgeberatung in der DMS zu den beteiligten Mandanten (Personen und Unternehmen) verknüpft werden wie z. B.:

Eltern
Kindern
Unternehmen

So haben wir dann bei allen Mandanten (ZMSD-Nummern) direkten Zugriff auf alle Unterlagen (Informationen) des Beratungsfalles. Auch hier bedarf es der Sorgfalt, da leider oft wenn der eigentliche Beratungsfall abgeschlossen ist, die nachlaufend eingehende Dokumente leider nicht zusätzlich in die Vorgangsmappe verknüpft werden. Dass muss man aber als Chef vorlegen, dann befolgen es auch die Mitarbeiter.

Des weiteren haben wir eine Kopiervorlage einer "Mandanten-Vertrags-Mappe" (die Möglichkeit einer Sammlung solcher Daten im Auftrag von EO comfort ist fehlt leider) im Knigge bei uns kurz MVM genannt (diese Buchstabenkombination gibt es sonst nicht) in welche wir bei jedem Mandanten diese Informationen verknüpfen:

Wir haben in unserem System in der Zwischenzeit rd. 800 verschiedenste Vorgangsmappen.

Gruß

Ralf Blum

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

mapex — Thu, 21 Mar 2019 08:30:11 GMT

Herr blum ,

noch eine Frage zu Ihren Ausführungen. Diese "Kopiervorlagen" der Vorgangsmappen, speichern Sie diese dann auf einem Kanzleimandanten oder unter welchem "Verzeichnis" haben sie die Vorlage erstellt?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

blum — Thu, 21 Mar 2019 08:59:47 GMT

Hallo,

wir haben uns vor Jahren eine ZMSD-Nummer (nicht der Kanzleimandant, der ist natürlich in der Rechteverwaltung gesperrt; diese "interne" ZMSD-Nummer ist für alle offen) für "interne" Dokumente reserviert und speichern dort alles was für alle Mitarbeiter Kanzleiübergreifen von Interesse ist. Z. B. aktuelle Literatur, Seminarunterlagen, Infos der DATEV, PDF-Dokumente aus PFB (z. B. Fristenkontrollbuch), Geburtstagslisten der Mandanten, Büromaterialbestellungen aber auch z. B. "Kopiervorlagen" (d. h. Dokumente, die die Vorlagenverwaltung leider nicht verarbeitet) wie diese Vorgangsmappen, PDF-Vorlagen, Power-Point-Vorlagen. In der DMS füllen wir dann das Bemerkungsfeld z. B. mit "Achtung Kopiervorlage, bitte erst ändern nach dem das Dokument beim Mandanten gespeichert wurde" oder "mit ProCheck verknüpft" oder ähnliches.

Dort wo es sinnvoll ist, werden die betroffenen Mitarbeiter dann in der DMS zur Kenntnis gesetzt. Der ein oder andere Mitarbeiter speichert sich dann dieses Dokument ggf. per drag and drop in seiner "Leseliste" (ist wieder eine Vorgangsmappe bei dem er als Erlediger eingetragen ist und in dem er Dokumente, die für ihn für längere Zeit von Interesse sind speichert).

Die Mustervorgangsmappen werden unter dieser Nummer gespeichert und dann über "speichern unter" unter dem betreffenden Mandanten und dem Auftrag gespeichert.

Gruß

Ralf Blum

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

andreashofmeister — Thu, 21 Mar 2019 09:06:04 GMT

Exakt die gleiche Vorgehensweise setzen wir auch ein.

Für organisatorische interne Angelegenheiten gibt's einen entsprechenden "Mandanten", ebenso wie jeder MA einen "eigenen Mandanten hat".

Das war aber schon zu Zeiten der "Dokumentenorganisation" so und hat sich längst etabliert...

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

christiankunz — Thu, 21 Mar 2019 09:26:31 GMT

Ich finde es sehr schade, daß in den Vorgangsmappen nur die Beschreibung der Dokumente, nicht aber die übrigen Attribute (insbesondere z. B. Datum) angezeigt werden. So muß man oft rätseln,um welches Dokument es sich gerade handelt.

Grüße

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

blum — Thu, 21 Mar 2019 09:36:14 GMT

Hallo Herr Kunz,

bitte schauen Sie sich das nochmal an. Bei uns (DMS classic) wird das angezeigt und die "Einstellungen Liste" sind sehr ähnlich dem Datev Arbeitsplatz:

Gruß

Ralf Blum

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

poellath — Thu, 21 Mar 2019 10:06:39 GMT

Die Dokumentenzuordnung ist bei uns auch ein wichtiger Bestandteil

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Tobias_Ettl — Mon, 25 Mar 2019 12:28:06 GMT

Hallo Herr Renz,

für eine wirklich gelungene Unterstützung eines digitalen Workflows ist aber noch viel Luft nach oben.

das ist leider der Knackpunkt.

Es gibt derzeit kein DATEV-Programm, mit dem ein "echter" digitaler Workflow individuell gestaltet werden kann. Damit meine ich, dass ein digitaler Workflow nicht aus einer ProCheck-Liste und dem Bearbeiten eines DMS-Dokuments besteht, sondern vielmehr ein Dokument, digitale den Workflow durchläuft und in jeder Station ein vorgegebenes Ergebnis (Stempel bei Bescheidprüfung etc.) eines Prozesses abgearbeitet werden muss. Ohne diese Arbeit kommt das Dokument nicht in den nächsten Schritt des Prozesses. Dies kann jedes vergleichbare DMS-Produkt in der Preisklasse, bei DATEV wird dies meines Wissens auch in DMS-neu nicht umgesetzt. Vermutlich irgendwann in Verbindung mit ProCheck(?) Solange dies nicht geklärt ist, sehe ich leider keinen Grund eine DMS von DATEV einem Wettbewerber zu bevorzugen.

Ich bewundere Ihren Optimismus und kann beim besten Willen nicht verstehen, wie Sie hier so positiv sein können.

auch wenn DMS(neu) noch in seinen schon vorhandenen Preis erst „reinwachsen muss“.
Sehr empfehlenswert - wenn man nicht preissensibel ist.

Die Einschätzung zum Preis teile ich und ich sehe keinen Vorteil, wenn ich den Preis jetzt zahle und das Produkt irgendwann in meine Erwartungen "hineinwächst"

MfG

Tobias Ettl

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

andreashofmeister — Mon, 25 Mar 2019 12:58:02 GMT

Spannend wird die ganze Sache, wenn die ersten DMS-Classic-Bestände nach DMS-Neu überführt wurden....

Aber bis dahin ist es ja noch ein wenig hin.....

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

poellath — Mon, 25 Mar 2019 13:04:10 GMT

Bei uns wird es richtig spannend, da wir auch außer dem DMS Classic auch noch die E-Mail-Archivierung einsetzen und auch diese Bestände überführt werden müssen. Bisher gibt es noch keine Aussagen, was als Nachfolgelösung für die E-Mail-Archivierung angeboten werden wird. ...

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

blum — Mon, 25 Mar 2019 15:49:47 GMT

Hallo Frau Pöllath,

vielleicht schauen Sie sich als Alternative das Produkt MailStore www.mailstore.com mal an.

Gruß

Ralf Blum

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

poellath — Mon, 25 Mar 2019 16:05:08 GMT

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für die Info. Das Produkt haben wir auch bereits auf dem Schirm. Haben Sie Erfahrungen mit diesem Produkt?

Bevor wir uns um eine eigene Lösung kümmern, warten wir im Moment noch auf eine Info von DATEV, was dort als Nachfolgelösung angeboten wird bzw. wie die bisher im DATEV-E-Mail-Archiv (respektive DMS) abgelegten E-Mails in eine andere Lösung überführt werden können. Bisher läuft ja alles in eine Lösung und ist somit auch über den Arbeitsplatz / Dokumente abrufbar.

Gruß

Susanne Pöllath

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

blum — Tue, 26 Mar 2019 08:10:58 GMT

Hallo Frau Pöllath,

wir haben Mailstore seit 2010 im Einsatz.

Dort werden alle E-Mails automatisch archiviert. In der Zwischenzeit haben wir dort rd. 2.000.000 Mails archiviert. Die meisten Mitarbeiter suchen in der Zwischenzeit nicht mehr über Outlook sondern direkt in Mailstore (geht schneller und durchsucht auch Anhänge) mit dem einfachen Suchschlitz (durchsucht alle Ordner im eigenen Postfach):

Es gibt aber auch eine "Erweiterte Suche":

Wir haben um unseren Exchangeserver nicht zu überlasten eine Aufbewahrungsrichtlinie eingerichtet, dass nach 3 Monaten einer E-Mail aus den Ordnern "gesendete Objekte" und "gelöschte Objekte" endgültig automatisch aus Outlook gelöscht werden.

In Outlook kann man das auch erkennen:

Wir sind mit dem Produkt sehr zufrieden.

Gruß

Ralf Blum

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Tue, 26 Mar 2019 09:25:45 GMT

Hallo Herr Blum,

... und die 'normale' Datensicherung schließt dann die Datev-Daten, den Exchangeserver und das Mailstore-Archiv ein ?

... klingt wie Musik in meinen Ohren, dass die Exchange-Umgebung "schnuckelig" klein bleibt und eigentlich nur noch für den laufenden E-Mail-Verkehr und für die 'Collaboration' aber nicht für die Archivierung zuständig ist.

Es ist für mich eine Horrorvorstellung, dass der Exchangeserver >50 GB verwalten soll.

Hier wurden noch ganz andere Größenordnungen genannt.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

poellath — Tue, 26 Mar 2019 09:37:21 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

wir setzen derzeit noch die E-Mail-Archivierung von DATEV ein, weil es hier möglich ist, den Exchange-Server ganz automatisch zu entlasten. Das Programm ist in der Lage nach vorgegebenen Regeln die E-Mails durch Links zu ersetzen. Das passiert bei uns nach 30 Tagen. Damit ist der Mailserver nicht mehr so belastet und die Sicherung des E-Mail-Archivs, das eine Komplettarchivierung macht, beinhaltet alle E-Mails, die außerdem noch über das DMS abrufbar sind.

Daher warten wir nun auch auf eine Info von DATEV, was als Ersatz dort geplant ist und wie man die Massen an E-Mails, die seit 2013 aufgelaufen sind, weiterverwendet werden können.

Unser Archiv eine Datenbank von ca. 2,6 GB und Datenordner (die, die man vom DMS kennt) von 1,43 TB - Tendenz schnell wachsend.

Viele Grüße

Susanne Pöllath

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

andreashofmeister — Tue, 26 Mar 2019 09:53:51 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,
wir setzen derzeit noch die E-Mail-Archivierung von DATEV ein, weil es hier möglich ist, den Exchange-Server ganz automatisch zu entlasten. Das Programm ist in der Lage nach vorgegebenen Regeln die E-Mails durch Links zu ersetzen. Das passiert bei uns nach 30 Tagen. Damit ist der Mailserver nicht mehr so belastet und die Sicherung des E-Mail-Archivs, das eine Komplettarchivierung macht, beinhaltet alle E-Mails, die außerdem noch über das DMS abrufbar sind.
Daher warten wir nun auch auf eine Info von DATEV, was als Ersatz dort geplant ist und wie man die Massen an E-Mails, die seit 2013 aufgelaufen sind, weiterverwendet werden können.
Unser Archiv eine Datenbank von ca. 2,6 GB und Datenordner (die, die man vom DMS kennt) von 1,43 TB - Tendenz schnell wachsend.
Viele Grüße
Susanne Pöllath

Ja, wenn man sich einmal an diesen "Luxus"gewöhnt hat, mag man ihn nicht mehr missen. Muss man aber.

Eine Lösung von DATEV? Von dem Gedanken sollte man sich lösen. So wie auch von der DASO. Aber die Trauerzeit des letzten Jahres ist ja vorbei. Angebote liegen vor, man muss sich nur für eine Kröte entscheiden, die man dann schlucken will. Jammern nützt leider nix mehr.....

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Fri, 29 Jan 2021 23:05:14 GMT

Ich habe ein paar Fragen zu DMS neu. Die Programmhilfe auch DATEV-Hilfe genannt war mir dazu bisher keine Hilfe:

Was passiert wenn ich ein Dokument lösche? Mir scheint, ich kann beliebig Dokumente löschen. Überall. Wo kann ich diesen Vorgang nachvollziehen?

Wie handhabe ich diese in der Praxis vorkommenden Fälle:

Ich erstelle ein Dokument, bspw. eine Vollmacht zur Unterschrift an Mandant. Ich bekomme das unterschriebene Dokument zurück u. lege es ab. Nun haben wir 2 Dokumente abgelegt. Eins relevant, eins weniger. Ich möchte einen Bezug zu diesen Dokumenten darstellen. Ist das möglich?

Ich bekomme ein Dokument. Es besteht aus mehreren Sachverhalten. Dieses wird im DMS abgelegt. Aufgrund der Sachverhalte wird das Dokument in den Dokumentenkorb exportiert, getrennt u. danach sachverhaltsgerecht wieder abgelegt. Wie kann ich diesen Vorgang revisionssicher darstellen?

Generell möchte ich bezüge zu Dokumenten darstellen können. Obwohl wir DMS neu benutzen, habe ich den Eindruck, dass wir mit einer max. chronologischen Ablage arbeiten.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

peter — Sat, 30 Jan 2021 08:57:06 GMT

Hallo,

Ich erstelle ein Dokument, bspw. eine Vollmacht zur Unterschrift an Mandant. Ich bekomme das unterschriebene Dokument zurück u. lege es ab. Nun haben wir 2 Dokumente abgelegt. Eins relevant, eins weniger. Ich möchte einen Bezug zu diesen Dokumenten darstellen. Ist das möglich?

Ja, das funktioniert - aus dem Gedächtnis und nur sinngemäß, da ich derzeit keinen Zugriff habe:

Das bisherige Dokument markieren - rechte Maus und dann müsste im Kontextmenü etwas mit Dokumentenstruktur anzeigen, bearbeiten oder öffnen stehen. Wenn man diesen Auswahlbefehl bestätigt öffnet sich ein Fenster mit der Dokumentenstruktur und man kann das unterschriebene Dokument in einfügen, d.h. es sind jetzt beide Dokumente in dieser Mappe abgelegt.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Nina_Schlee — Mon, 01 Feb 2021 09:56:03 GMT

Guten Tag @theo ,

Zu Ihrer ersten Frage:

Gelöschte Dokumente landen immer erst im Papierkorb unter "Gelöschte Dokumente". Erst dort können sie über Rechtsklick > "Endgültig löschen" gelöscht werden.

Zudem gibt es in DMS unter Organisation > Administration > Löschprotokoll eine Übersicht der gelöschten Dokumente.

Hier können Sie nachvollziehen, welche Dokumente gelöscht oder endgültig gelöscht wurden.

Zu Ihrem Anwendungsbeispiel hat @peter schon seht gut beschrieben, dass Sie die Dokumentstruktur nutzen können.

In DMS stehen Ihnen zusätzlich Vorgangsmappen zur Verfügung, die Sie ebenfalls hierfür nutzen können.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagemen

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Mon, 01 Feb 2021 12:56:53 GMT

Sehr gut. Vielen Dank für die Infos.

Ich frage mich gerade, wie ich mir die Dokumentgrößen einblenden kann. Dafür scheint es keine Spalte zu geben.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Nina_Schlee — Mon, 01 Feb 2021 13:26:47 GMT

Hallo @theo

hierfür im DMS unter Ansicht > Erweiterte Listeneinstellungen klicken. Unter dem Ordner Datei Finden Sie die Spalte Größe (Datei).

In den Erweiterten Listeneinstellungen sind viele weitere verfügbare Spalten aufgelistet, welche Sie sich einblenden lassen können.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Mon, 01 Feb 2021 13:46:09 GMT

Wow, da sind Werte bei, da wird einem schwindelig. Die größte Datei 1,5 GB und so geht es munter weiter. Kann man nachträglich was an den Dokumentgrößen ändern, bspw. durch Komprimierung?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Nina_Schlee — Mon, 01 Feb 2021 14:32:18 GMT

Hallo @theo

die Dateigrößen bereits abgelegter Dokumente lassen sich im nachhinein nicht durch Komprimierung beeinflussen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Tue, 02 Feb 2021 11:19:04 GMT

Ist es wohl möglich nach Mandanten und belegtem Speicherplatz zu sortieren?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Nina_Schlee — Tue, 02 Feb 2021 11:44:19 GMT

Hallo @theo

für die Sortierung nach mehr als einem Kriterium gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Rechtsklick auf die Spalten > Einstellungen Liste > Sortierung und die jeweiligen Spalten auswählen

oder

2. Klick auf die Spalte Mandanten, dann SHIFT gedrückt halten und dann Klick auf die Spalte Größe (Datei)

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Mon, 08 Feb 2021 12:41:30 GMT

Sehr gut. Ich sollte mich echt nochmal mit den Sortier-Funktionen befassen 🙂

Wie kann ich diese Ansicht zur Auswertung nach Excel exportieren? Ich kenn das aus dem Arbeitsplatz oder aus KaRewe, dass man Zeilen markieren kann und dann in Excel einfügt. Im DMS scheint das wahlweise nicht zu funktionieren bzw. mein DMS zum Crash zu bringen.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Mon, 08 Feb 2021 13:06:50 GMT

Übrigens, der Fehler mit der Icon-Anzeige scheint immer noch nicht behoben zu sein.

Mal werden die Symbole angezeigt, mal nicht. Es ist nicht reproduzierbar.

Gibt es hier schon was Neues, wann der Fehler behoben wird?

Gruß Achilleus

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Christian_Seidel — Wed, 10 Feb 2021 15:35:34 GMT

Hallo @theo,

es ist nicht möglich, die Zeilen in Excel zu kopieren bzw. eine Ausgabe in Excel zu generieren.

In DATEV DMS bzw. Dokumentenablage wird beim Kopieren die Datei in die Zwischenablage übernommen. Ein Einfügen in Excel funktioniert daher nicht.

Hallo, @Gelöschter Nutzer,

ich habe das Problem erneut an die Produktentwickler weitergegeben. Einen aktuellen Stand kann ich Ihnen nicht geben.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Fri, 12 Feb 2021 18:45:27 GMT

@Christian_Seidel schrieb:
es ist nicht möglich, die Zeilen in Excel zu kopieren bzw. eine Ausgabe in Excel zu generieren.

Gibt es einen anderen Weg diese Informationen sinnvoll aufzubereiten?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Nina_Schlee — Mon, 15 Feb 2021 08:07:13 GMT

Guten Morgen @theo

Haben Sie schon mal probiert, die Spalten in DMS zu markieren und über Rechtsklick > "Liste drucken" zu gehen?

Hier kann man sich die gewünschten Spalten auswählen und dann als Drucker "Microsoft Print to PDF" auswählen. Dann wird die Liste als PDF exportiert.

Eventuell gibt es hieraus dann eine Möglichkeit, das Ganze komfortabler in Excel zu übertragen.

Viele Grüße aus Nürnberg und einen schönen Start in die neue Woche

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Gelöschter Nutzer — Mon, 15 Feb 2021 08:58:54 GMT

Als Tip um eine PDF-Datei in eine formatierte Liste als Txt-Datei zu exportieren:

Download Xpdf-Tools: https://dl.xpdfreader.com/xpdf-tools-win-4.03.zip

Syntaxbeschreibungen sind enthalten.

Bei Problemen einfach hier melden. 😎

Gruß Achilleus

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Mon, 15 Feb 2021 17:04:25 GMT

Ich werde immer benachrichtigt, wenn ich selber ein Dokument ins DMS abgelegt habe. Hat das irgendeine Bewandtnis?

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Mon, 15 Feb 2021 17:22:30 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:

Bei Problemen einfach hier melden. 😎

Ich denke mein Problem ist, dass ich in einem Datev-gehostetem Partner ASP lebe 😉 Ich arbeite da dran.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Nina_Schlee — Tue, 16 Feb 2021 08:08:14 GMT

Guten Morgen @theo

Haben Sie schon die Einstellungen für Benachrichtigungen im DMS geprüft?

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Tue, 16 Feb 2021 08:19:15 GMT

@Nina_Schlee schrieb:

Haben Sie schon die Einstellungen für Benachrichtigungen im DMS geprüft?

Ja. Das sieht so aus und ist auch gleichzeitig die einzige Benachrichtigung, die ich eingestellt habe:

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

blum — Tue, 16 Feb 2021 09:13:50 GMT

In 2013 ist das Problem von mir der DATEV gemeldet worden. Seit dem kämpfe ich für eine funktionierende Desktopbenachrichtigung (bin aber laut Aussage der DATEV der Einzige, der sich so etwas wünscht):

IDEAS: DMS-neu-Desktopbenachrichtigung-in-Millisekunden

Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder, aber nur mit einer DATEV-Zündkerze

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

vogtsburger — Tue, 16 Feb 2021 10:38:38 GMT

@blum schrieb:
... Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder, aber nur mit einer DATEV-Zündkerze ...

... möglicherweise liegt es ja daran, dass die Datev nicht mit 'Zündkerzen' arbeitet, sondern mit 'Einspritzer' und/oder mit 'Turbo-Lader' ... 😄

... aber wenn das 'Steuergerät' nicht richtig funktioniert, nützt auch die beste 'Einspritzung' nichts 😄

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

Nina_Schlee — Wed, 17 Feb 2021 14:55:08 GMT

Hallo @theo

was passiert denn, wenn Sie diese Benachrichtigung deaktivieren?

Gibt es im DATEV Arbeitsplatz unter Extras > Einstellungen > Mitteilungssteuerung irgendwelche auffälligen Einstellungen?

Ansonsten ist es vermutlich die einfachste Lösung, Sie melden sich bei uns und wir schauen uns das gemeinsam an.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Wed, 17 Feb 2021 15:03:56 GMT

@Nina_Schlee schrieb:
was passiert denn, wenn Sie diese Benachrichtigung deaktivieren?
Gibt es im DATEV Arbeitsplatz unter Extras > Einstellungen > Mitteilungssteuerung irgendwelche auffälligen Einstellungen?

Alles ziemlich Standard:

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

martinkramer — Wed, 17 Feb 2021 17:49:41 GMT

@theo schrieb:
Wow, da sind Werte bei, da wird einem schwindelig. Die größte Datei 1,5 GB und so geht es munter weiter. Kann man nachträglich was an den Dokumentgrößen ändern, bspw. durch Komprimierung?

Hallo theo,

Datei mit CloudConvert konvertieren -> erneut ablegen und alte Datei endgültig löschen (workaround könnte sich bei 1,5 GB lohnen).

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Wed, 17 Feb 2021 19:06:31 GMT

@martinkramer schrieb:

Datei mit CloudConvert konvertieren -> erneut ablegen und alte Datei endgültig löschen (workaround könnte sich bei 1,5 GB lohnen).

1,5 GB für eine Datei ist extrem, den Hauptteil unserer 500 GB Speicherplatz im DMS machen zahlreiche pdf aus, die unzureichend komprimiert sind. Dafür wäre eine Programmfunktion nötig, die batchweise komprimiert und den Zusammenhang wahrt.

Unsere Partner von kanzlei.land https://www.datev-community.de/t5/Freie-Themen/quot-OneDrive-quot-quot-Google-Drive-quot-quot-iCloud-quot-quot/m-p/188883/highlight/true#M6874 sagen, dass so was leicht zu implementieren wäre, aber sie an die gelieferten Dokumente "nicht Hand anlegen möchten". Das ist verständlich.

Hingegen könnte Datev im DMS das revisionssicher umsetzen.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

martinkramer — Wed, 17 Feb 2021 19:12:19 GMT

@theo schrieb:
Unsere Partner von kanzlei.land sagen, dass so was leicht zu implementieren wäre, aber sie an die gelieferten Dokumente "nicht Hand anlegen möchten". Das ist verständlich. Hingegen könnte Datev im DMS das revisionssicher umsetzen.

Unser Partner von KanzleiDrive sagt genau das gleiche 😉.

Re: Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

theo — Wed, 17 Feb 2021 20:13:12 GMT

[gelöscht]