Thema "PDF-ZUGFERD-Honorar-Rechnungen vor Versand en bloc noch mal kontrollieren?" in Office Management

PDF-ZUGFERD-Honorar-Rechnungen vor Versand en bloc noch mal kontrollieren?

alfred — Mon, 11 Feb 2019 09:43:28 GMT

So, nach nur wenigen Monaten haben wir es geschafft, ca. 70% der Dauer-Mandate auf ZUGFERD Rechnung via pdf und E-Mail umzustellen.

Durch Zufall ist mir nun aber bei einer der verbliebenen Papier-Rechnungen ein Fehler bzgl. des Honorars aufgefallen, der mir bei pdf nicht aufgefallen wäre, weil die Mitarbeiterin die Rechnungen direkt verschickt.

Ich habe sie gefragt, wie ich mir das nochmal vor Versand ansehen könnte. Da meinte sie: da müssten sie sich neben mich setzen.

Gibt es eine Alternative?

Re: PDF-ZUGFERD-Honorar-Rechnungen vor Versand en bloc noch mal kontrollieren?

vogtsburger — Mon, 11 Feb 2019 10:01:19 GMT

Hallo Herr Gesierich,

nur eine Verständnisfrage:

Werden diese E-Mails direkt aus der DATEV-Umgebung, also ohne Outlook versandt, oder per Outlook ?

In Outlook könnte man die Übermittlung verzögern bzw. auf eine bestimmte Uhrzeit festlegen und hätte somit genügend Zeit, die Anlagen zu überprüfen.

Danke für ein Feedback.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: PDF-ZUGFERD-Honorar-Rechnungen vor Versand en bloc noch mal kontrollieren?

alfred — Mon, 11 Feb 2019 10:17:10 GMT

Ich muss mal meine Mitarbeiterin fragen, aber ich denke, wir verwenden das Tool zum Sammelversand - schon alleine aus Sicherheitsgründen.

Bei Outlook bestünde ja theoretisch die Gefahr, dass man eine Rechnung versehentlich an den falschen Empfänger sendet.

Re: PDF-ZUGFERD-Honorar-Rechnungen vor Versand en bloc noch mal kontrollieren?

vogtsburger — Mon, 11 Feb 2019 10:25:19 GMT

in den "Basisdiensten E-mail" ist mir noch keine entsprechende Einstellungsmöglichkeiten 'über den Weg gelaufen'.

Bei personalisierten 'Serien-E-Mails' gehen wir sicherheitshalber immer so vor, dass wir vorab 'Serienbriefe' erstellen, um zu testen, ob die Daten korrekt und gut gepflegt sind.

Vielleicht gibt es aber auch 'offizielle' Möglichkeiten, eMails vorab zu prüfen.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: PDF-ZUGFERD-Honorar-Rechnungen vor Versand en bloc noch mal kontrollieren?

vogtsburger — Wed, 13 Feb 2019 10:18:28 GMT

Hallo Herr Gesierich,

... nur kurz nachgefragt:

Haben Sie inzwischen eine Möglichkeit gefunden, wie Sie Ihre ZUGFeRD-Rechnungen nochmal vor dem E-Mail-Versand prüfen können ?

Diese Möglichkeit würde mich auch interessieren, z.B. beim Versand von personalisierten 'Serien-E-Mails' direkt aus der DATEV-Umgebung heraus (also ohne Outlook). Im Moment 'pilgere' ich (wie oben schon erwähnt) zwecks Vorab-Kontrolle über den 'Jakobsweg' (personalisierte 'Serienbriefe').

Viele Grüße

Michael Vogtsburger