Thema "Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage" in Office Management

OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stefanklingels — Thu, 06 Oct 2016 08:29:49 GMT

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir arbeiten seit einigen Jahren mit digitalen Dokumenten in der Buchhaltung. Die Verknüpfung von Buchungssätzen und digitalen Belegen ist vor allem bei der Jahresabschlusserstellung eine Arbeitserleichterung. Wir setzen dabei die Dokumentenorganisation ein. Nun wäre eine OCR Erkennung mit Buchungsassistent wie es mit DMS oder Unternehmen Online angeboten wird, eine enorme Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung.

Datev DMS hat bei den Suchfunktionen und der Revisionssicherheit sicherlich Vorteile, jedoch ist eine Umstellung wegen der zusätzlichen Programmkosten und vor allem dem Umstellungsaufwand zurzeit nicht geplant / sinnvoll. Unternehmen Online hat meines Erachtens bei der Benutzerfreundlichkeit und bei der Ersteinrichtung noch so große Schwächen, dass wir es nicht einer breiten Masse von Mandanten anbieten und empfehlen können. Unternehmen online nur wegen der Funktion des Buchungsassistenten zu nutzen, stellt aufgrund der Kosten (Grundgebühr, Kosten des Buchungsassisten und Speicherkosten) ebenfalls keine Option dar.

Für uns bleibt daher nur die Nutzung der Datev Dokumentenablage. Diese ist eingerichtet, funktioniert und erfüllt ansonsten unsere Ansprüche. Darüber hinaus verfügen wir in der Kanzlei über genügend Speicher- und Rechnerkapazität, um neben der Belegablage auch eine Schrifterkennung durchzuführen.

Ich muss davon ausgehen, dass sich diese Konstellation in vielen Kanzleien wiederfindet. Daher meine Frage: Gibt es bei der Datev oder einem Fremdanbieter eine Lösung, mit der wir die in der Dokumentenorganisation abgelegten Buchungsbelege, in Kanzlei Rechnungswesen per Buchungsassistenten verarbeiten können? Wie wird mit diesem Problem in anderen Kanzleien umgegangen?

Die Funktionalität der OCR Erkennung und des Buchungsassistenten wäre für viele Kanzleien sicherlich ein größerer Effizienzgewinn als die tollen neuen Icons die in diesem Forum schon genügend diskutiert wurden.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

m_fehlau — Thu, 06 Oct 2016 09:14:21 GMT

Hallo Herr Klingels,

auch unsere Kanzlei arbeitet in der von Ihnen genannten Konstellation. Das Feature "Buchungsassistent" wird von der DATEV scheinbar nicht separat angeboten. Dies deutet darauf hin, dass die OCR-Erkennung für DMS bzw. U-online einen solchen Mehrwert generiert, der uns Anwender zu einem Upgrade bewegen soll.

Ideal wäre eine Art Converter-Programm, dass

1. für gescannte PDF eine OCR durchführt,

2. die Beleginformationen in eine XML-Datei schreibt und

3. das vorliegende PDF um diese XML-Datei derart ergänzt, dass DATEV den PDF-Beleg als ZUGFeRD-Rechnung erkennt.

Bisher ist mir ein solches Programm leider nicht bekannt (und ich weiß auch nicht, ob es vom ZUGFeRD-Standard her überhaupt möglich ist).

Vielleicht hat ja noch ein Anwender eine gute OCR-Idee.

Beste Grüße

M. Fehlau

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mkolberg — Thu, 06 Oct 2016 10:15:41 GMT

PDF ist das verkehrte Format...

Einen Scan (TIF- Datei) öffnen mit dem "Microsoft Office Document Imaging" / Textkennung anklicken, und wieder speichern.

Anschließend dieses Dokument ablegen.

Das Programm ist Bestandteil vom "SharePointDesigner.exe", kostenlos zu beziehen bei Microsoft.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

m_fehlau — Thu, 06 Oct 2016 12:07:28 GMT

Ich denke, Herr Klingels meint eher das Feature "Buchungsassistent" als die reine OCR, welche mittlerweile von nahezu jedem Scanner gleich mit durchgeführt wird.

Der Buchungsassistent liest ja nicht nur den Beleg ein, sondern füllt gleich die Erfassungszeile aus; ähnlich wie bei ZUGFeRD-Rechnungen, bei denen die Erfassungszeile gleich aus der xml-Beifügung des PDF gefüllt wird.

Da die DATEV meines Wissens die Schnittstelle zur Buchungserfassung Drittanbietern nicht zugänglich macht (kenne kein Produkt, was solche eine Funktionalität nutzt), bleibt nur abzuwarten, ob DATEV selbst ein Addon "Buchungassistent" zur Dokumentenablage anbietet. Alternativ könnte halt die ZUGFeRD-Schnittstelle bedient werden.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Thu, 06 Oct 2016 16:34:38 GMT

Auch ich denke, dass hier nicht die reine Texterkennung via OCR gemeint ist, sondern der optional zum DMS als Zusatzmodul buchbare Buchungsassistent, damit der gescannte Belege durch OCR mit Vorschlägen in die Buchungserfassung kommt und dort durch die Lerndatei weitesgehend automatisch verarbeitet werden kann.

Diesen Zusatzbaustein hat auch die Konkurrenz von Addison im Einsatz - sehr einfach und komforttabel gelöst. Da ich bislang leider auch keine Alternative zu DMS + Buchnungserfassung gefunden habe, habe ich auf meine Agenda für nächstes Jahr die Einführung von DMS geplant. Ich hätte aber nichts daegegen die jetztige Dokumentablage ergänzt um ebigen Buchungsassistenten mit OCR Erkennung zu behalten. Das entspricht in meiner Kanzlei ( derzeit ca 40.000 Dokumente) fast einer elektr. Ablage. In Papierform habe ich nur noch den Posteingang. Alles andere wird gescannt und in die Dok.ablage gepackt. Da es ja offensichtlich anderen Anwendern auch so geht, ist m. E. die Frage an Die Datev durchaus berechtigt warum gibt es den Assistenten nur in Zusammenhang mit der sehr aufwändigen Umstellung auf DMS (?).

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

andreashofmeister — Thu, 06 Oct 2016 16:37:48 GMT

Man hat dies in der Vergangenheit immer mit der Revisionssicherheit der DMS begründet!

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Thu, 06 Oct 2016 16:42:47 GMT

Insofern ich mich um genügend Datensicherheit kümmere, also immer mind. eine eins:eins Absicherung habe und daher letztlich jedes Dokument wieder herstellen kann, frage ich mich welches Argument der Revisionssicherheit hier noch notwendig ist. Oder ist es ggf. tatsächlich so dass hier U'nehmen online bzw. das teure DMS verkauft werden soll ?

Schönen Feierabend

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

andreashofmeister — Fri, 07 Oct 2016 06:37:04 GMT

Nun, Datensicherheit ist nicht Revisionssicherheit. Zumindest nicht so ohne weiteres.

Von daher..

Aber trotzdem ist es ja nicht von der Hand zu weisen, die von Ihnen gewünschte Forderung auch in die DokAblage umzusetzen...

Mal sehen, ob man sich dazu äußert!

Einen schönen Freitag.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Fri, 07 Oct 2016 07:07:35 GMT

Das ist schon klar, aber eine Umsetzung im Zweifel mit Haftungsfreistellung der Datev dass dieses System nicht Revisonssicher ist würden so denke ich doch jede Menge Anwender begrüßen.

Auch Ihnen einen schönen Freitag.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

andreashofmeister — Fri, 07 Oct 2016 07:10:25 GMT

Bedarf es denn der Haftungsfreistellung? Das System ist doch auch nicht revisionssicher. Von daher ....

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Fri, 07 Oct 2016 07:13:57 GMT

... (ohne Kommentar)

Sind wir nicht immer so schön bürokratisch in D, weil irgendjemand kommt bestimmt auf die Idee Schadensersatzansprüche zu stellen. Ist doch - leider - fast immer so. Daher im Zweifel mit Haftungsfreist.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stefanklingels — Fri, 07 Oct 2016 07:48:04 GMT

Hallo Forum!

Um weitere Zweifel auszuräumen: Mir geht es natürlich um die Funktion des Buchungsassistenten. Dieser setzt jedoch eine OCR Erkennung bei den Belegen voraus.

Auch wenn die Revisionssicherheit bei der Dokumentenablage nur mit Einschränkungen GoBD-Konform zu realisieren ist, ist sie trotzdem das Standardprodukt zur Dokumentenverwaltung der Datev. Sie wird sicherlich von der Mehrheit der Kanzleien genutzt.

Daher ist mir das fehlen dieser sehr effizienzsteigernden Funktion des Buchungsassistenten für die Mehrheit der Genossenschaftsmitglieder unerklärlich.

Da es in anderen Kanzleien offensichlich auch keine Lösung des Problems gibt, wäre eine Stellungnahme der Datev zu diesem Thema wünschenswert.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Fri, 07 Oct 2016 07:56:26 GMT

Perfekt auf den Punkt gebracht.

Schönes Arbeiten noch.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mkinzler — Fri, 07 Oct 2016 11:25:34 GMT

Ihr Wunsch steht leider der Gewinnoptimierung der DATEV entgegen.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Fri, 07 Oct 2016 13:29:36 GMT

Kann sein, aber diesselbe Datev e.G. gehört mir ja auch wiederum, wenn auch nur zu mit einem Geschäftsanteil.

Dann beißt sich die Katze in den Schwanz, oder nicht ?

Schönes Wochenende, ich sollte noch soviel fertigstellen, daß ich mich jetzt zur produktiven Arbeit mit Umsatz verabschiede

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stefanklingels — Thu, 13 Oct 2016 09:37:32 GMT

Damit ist die Sache wohl eingeschlafen... Leider ohne Kommentar der Datev.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

andreashofmeister — Thu, 13 Oct 2016 09:49:41 GMT

Gut Ding braucht Weil.

Kommt bestimmt noch. Das ist das schöne hier am Forum!

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

theo — Thu, 13 Oct 2016 12:41:47 GMT

Ich hab mir auf der Cebit eine Äpp (m.W. win only) vorführen lassen, die beliebige Deb/Kred-Belege verarbeitet. OCR + trainierbar. Die Resulate ließen sich sicher auch in KaReWe verwenden.

(Warum genau ich das nicht weiter interessant fand...vergessen. Genauso wie den Namen der Anwendung )

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

steuerbach — Thu, 13 Oct 2016 13:37:18 GMT

Dokumentenablage mit OCR Erkennung und Buchungsassistent:

Definitiv eine nötige Funktion, die unnötigerweise von der Datev nicht angeboten wird.

Ich warte hierauf auch schon seit über einem Jahr.

Allein hierfür DMS anschaffen? Mehrere Tausende EUR zusätzliche Kosten?

Alles Fragen die sich scheinbar unzählige Nutzer, aber keine Datev-Mitarbeiter stellen.

Ein echtes Hindernis bei der Digitalisierung!

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stbin — Thu, 13 Oct 2016 14:10:08 GMT

Ich habe auch den Wunsch, dass wir in der Kanzlei eine OCR Erkennung mit Buchungsassistenten und Dokumentenablage nutzen können, ohne Unternehmen online oder DMS anzuwenden. An Unternehmen online stört mich, dass ich gezwungen bin die Belege im RZ zu speichern. Die Kosten sind über viele Jahre nicht absehbar und nicht beeinflussbar.

Bei DMS erkenne ich für mich keinen Mehrwert. Ich habe auch ein papierloses Büro dank der Dokumentenablage.

Ein OCR Tool mit Buchungsassistent sollte ohne UO und ohne DMS machbar sein. Im Netz gibt es Angebote zu viel günstigerer Buchhaltungssoftware, die das beinhaltet.

Schlimmstenfalls muss ich mir diese Software kaufen, die Buchungen dort mit Belegerkennung erfassen, die Buchungssätze exportieren, bei Datev einspielen, die Belegverknüpfung herstellen usw.... 😉

Das wäre aber schon etwas umständlich ... oder? Liebe Datev-Leute wollt ihr das wirklich? Es wird doch immer gefragt, was verbessert werden kann. GENAU DAS.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Thu, 13 Oct 2016 16:41:49 GMT

Ich war jetzt gerade mal im Netz unterwegs und habe versucht herauszufinden ob und wenn ja welche Software denn die Konkurrenz zu Datev so anbietet. Ohne Selbsttest und eigentlich eher für die Mandanten gedacht ( Selbstbucher) bin ich auf den Buchhaltung Butler gestoßen.

Für monatliche Preise von 14,95 - 59,95 ( je nach Belegumfang) kann diese Software wohl all das was unsere Datev uns leider nicht anbietet. Beleg einscannen, Zuordnung mit welcher Bank bezahlt ( 4-3-Rechner) Belegverknüpfung, Buchungsvorschlag und damit kontiert und zu guter Letzt Export in CSV Format damit wir das einlesen können.

Hört sich ungestet erstmal sehr gut an. Scheint also nicht wirklich so schwierig zu sein, dass den Genossen und GenossInnen anzubieten.

Schön wäre es wenn sich die Datev dies zu Herzen nähme und eine Lösung in absehbarer Zeit anbietet.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mjachert — Fri, 14 Oct 2016 09:31:44 GMT

Für monatliche Preise von 14,95 - 59,95 ( je nach Belegumfang) kann diese Software wohl all das was unsere Datev uns leider nicht anbietet. Beleg einscannen, Zuordnung mit welcher Bank bezahlt ( 4-3-Rechner) Belegverknüpfung, Buchungsvorschlag und damit kontiert und zu guter Letzt Export in CSV Format damit wir das einlesen können.

Aber für diese Preise könnte ich auch auf Unternehmen online zurückgreifen und mir das einspielen über csv sparen 🙂

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Fri, 14 Oct 2016 09:36:03 GMT

Das schon aber dann sind die Belege dauerhaft in Nürnberg und so wie ich das von der Homepage vom Butler habe bleiben die belege beim Mandaten ( Kanzlei in gescannter Form ) und ich spare mit dann natürlich die Kosten oder die mandanten der dauerhaften UO Gebühren die ja auch je Belegumfang auf Dauer nicht unerheblich sind.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mjachert — Fri, 14 Oct 2016 09:47:47 GMT

Also ich habe jetzt auch nur mal 3 Minuten auf die Seite geguckt und sofort die Wörter "Cloud" und "Alle Belege sofort verfügbar. Auf Servern in Deutschland" gelesen. Ich sehe also wirklich keinen Unterschied zu Unternehmen online außer dass es nicht von Datev kommt.

Und bei den von Ihnen genannten monatlichen Gebühren für dieses Produkt, scheint mir UO doch günstiger zu sein...

Nicht falsch verstehen! Auch ich hätte wirklich gerne die OCR-Erkennung in der Dokumentenablage! Aber ich sehe den Mehrwehrt, den Sie beim Butler sehen nun wirklich nicht

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Fri, 14 Oct 2016 09:59:10 GMT

Verstehe ich nicht falsch , war auch nur mal auf die schnelle im Internet geschaut. Hab das ganze nicht unter Mehrwert oder Vergleich zu UO betrachtet, sondern einfach unter dem Aspekt gibt es das woanders ?

Da ich mich Anfang diesen Jahres sehr intensiv mit Addison beschäftigt habe und dort gibt es ebenfalls einen optisch sehr ansprechenden Buchungsassistenten allerdings auch nur in Verbindung mit einem der DMS verlgeichbaren Ablage und leider auch entsprechende Kosten, wollte ich einfach mal Alternativen betrachten. Und vor allem wenn andere dies Programmtechnisch umsetzen können, sollte dies Datev doch auch können. Oder liege ich da falsch.

Ist das Interesse von DMS oder UO zu verkaufen höher, als z.Bsp. Buchungsaassistent zur Dok.ablage welcher ja auch bepreist würde.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Christian_Seidel — Wed, 19 Oct 2016 09:48:07 GMT

Hallo DATEV-Community,

die Dokumentenablage ist für die reine Ablage von Dokumenten und Belegen konzipiert.
DATEV DMS ist darauf ausgelegt, die Prozesse in der Kanzlei mit verschiedenen Erweiterungen zu verbessern und zu optimieren. Kurz zu nennen sind der Posteingangsassistent sowie die Revisionssicherheit von Dokumenten. Der Buchungsassistent ist lediglich eines von mehreren Zusatzmodulen.

Die Weiterentwicklung von Modulen und Erweiterungen konzentriert sich daher auf DATEV DMS.

Freundliche Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mkolberg — Wed, 19 Oct 2016 10:05:55 GMT

Sehr geehrter Herr Seidl,

darf man neugierig fragen, wie weit die Durchdringung von DATEV DMS bereits in den kleinen bis mittleren Kanzleien fortgeschritten ist?

Wie läuft der Dokumentenaustausch ins Kanzlei- DMS, wenn selbstbuchende Mandanten ihre Dokumente scannen, lokal in ihrer Dokumentenablage ablegen und dann mit den Buchungssätzen verknüpfen?

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Wed, 19 Oct 2016 11:01:25 GMT

Hallo,

in diesem Thread

https://www.datev-community.de/thread/3787

habe ich die grundlegende Funktionsweise der Belegverknüpfung dargestellt. Dabei ist es in der DATEV Umgebung egal in welchem Produkt der Beleg gespeichert ist. Für die Anzeige des Beleges ist natürlich notwendig, das dieser mitgeliefert wird.

Vorteil UO: Der Beleg liegt zumindest eine Zeit lang im RZ und ist vom Mandanten und Berater dort verfügbar.

DokAblage: Hier ist der Beleg nur lokal verfügbar, kann m. E. aber exportiert werden und ist dann über Import auch in der Kanzlei zu sehen.

DMS: DMS bietet einen besonderen Ablagebereich für Belege, daher ist der Export einfacher. Ansonsten wie DokAblage.

Durch die einheitliche Beleg ID innerhalb der DATEV Umgebung ist der Beleg immer (soweit Zugriff auf einen entsprechenden Datenspeicher besteht) verfügbar. Wichtig dabei sind die von DATEV vorgegebenen Exportwerkzeuge, dadurch wird beim Belegexport die Verknüpfung mit der ID sichergestellt.

Btw.: Ich habe keine große Kanzlei, nutze DMS und möchte es nicht mehr missen.

Gruß

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stefanklingels — Thu, 12 Jan 2017 12:52:20 GMT

Sehr geehrter Herr Seidl,

die Frage zur Nutzung von DMS in den Kanzleien von Herr Kohlberg brennt auch mir unter den Nägeln. Der Anteil dürfte doch eher gering sein.

Auch ist das gesamte Thema noch nicht beantwortet, auch wenn dies von der Datev so gekennzeichnet wurde.

Gruß SK

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

wiesmann76 — Tue, 17 Jan 2017 19:43:22 GMT

Guten Abend in die Runde,

auch ich hätte ein extrem großes Interesse an einer lokalen OCR-Erkennung und könnte mir vorstellen, dass dies weitere Kollegen ebenfalls interessiet (wie bereits von Herrn Klingels erwähnt).

Sofern sich die Datev (warum auch immer) gegen die lokale Variante sperrt, sollte für Kanzleien eine kostengünstige (!!!) Alternative für den Online-Buchungsassistent geschaffen werden um mehrere Mandanten bearbeiten zu können, ohne für jeden Mandanten einen UO-Zugang anzulegen (min. 15€ pro Mandant und Monat). D.h. Einmalbetrag für Buchungsassistent sowie Speicherberechnung für gesamten Mandantenbestand des StB an Mandantenbelegen die nicht UO einsetzen (hierfür sollte auch die Speicherbepreisung noch einmal überdacht werden).

Nur mit einer solchen Variante kann es m.E. für einen Steuerberater wirtschatlich sein, Belege selber zu scannen und durch die Digitalisierung eine Zeit- und Kosteneinsparung zu erzielen.

Grüße,

J. Wiesmann

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Uwe_Lutz — Wed, 18 Jan 2017 10:23:34 GMT

ohne für jeden Mandanten einen UO-Zugang anzulegen (min. 15€ pro Mandant und Monat).

Hallo Herr Wiesmann,

für die Nutzung von Unternehmen Online ist ein Mandantenvertrag nicht zwingend notwendig. Sie können dies auch für die in der Kanzlei erstellten Buchführungen nutzen. Sie zahlen dann nur pro Mandant die Kosten für die Nutzung des Buchungsassistenten (Art.-Nr. 95159) und die Speicherkosten für die Belege. Damit liegen Sie deutlich unter dem von Ihnen genannten Betrag.

Bei Einrichtung eines Mandantenvertrages wird der Buchungsassistent nicht gesondert in Rechnung gestellt, die Kosten hierfür sind aber deutlich höher als der Buchungsassistent.

Auf diesem Wege hat der Mandant zwar keinen Zugriff auf Unternehmen Online - sie können die Belegfunktionen dort aber selbst nutzen.

Viele Grüße

Uwe Lutz

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

willimüller — Wed, 18 Jan 2017 10:39:23 GMT

Hallo Herr Lutz,

das klingt interessant; leider wird mir die Artikelnummer 95159 im "Shop" nicht angezeigt. Stattdessen habe ich unter "Buchungsassistent" nur den DATEV DMS Buchungsassistent mit dem Hinweis:

Voraussetzung für den Einsatz von DATEV DMS Buchungsassistent ist DATEV DMS classic und DATEV DMS OCR.

gefunden. Für die DokOrg leider nichts 😞

Schöne Grüße

Willi Müller

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

andreashofmeister — Wed, 18 Jan 2017 10:47:16 GMT

Herr Müller, hier ist doch aber der Buchungsassistent in UO gemeint, oder?

Den können Sie nicht bestellen, sondern nur im Mandanten in UO aktivieren.

Gescannte Dokumente können Sie doch auch aus der Dokablage per Buchungsassistent weiterverarbeiten.

Das sollte doch gehen.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

willimüller — Wed, 18 Jan 2017 10:55:45 GMT

Hallo Herr Hofmeister,

ich bin bislang davon ausgegangen, dass ich z.B. für meine Kanzleibuchführung mit Kanzlei Rewe und der DokAblage keinen Buchungsassistenten lokal einsetzen kann, sondern gezwungen bin, alle gescannte Rechnungen in die Cloud zu senden, dort erkennen zu lassen und mir dann wieder zurückzuholen, um die Rechnungen mit meinen Buchungssätzen (lokal) zu verknüpfen.

Liege ich damit falsch?

Schöne Grüße

Willi Müller

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stbin — Wed, 18 Jan 2017 10:59:29 GMT

Hallo Herr Lutz,

genau das ist ja das Problem... dieser Buchungsassistent ist eben nur mit DMS nutzbar. Das Interesse besteht für einen Buchungsassistenten ohne DMS.

Ich kann für mich keinen weiteren Vorteil erkennen und werde nicht nur wegen des Assistenten DMS einsetzen. Für große Kanzleien mag es eine Lösung sein aber für mich (noch) nicht.

Ich habe vor kurzem mal in die DMS-nutzende Runde gefragt, was an DMS besser bzw. vorteilhafter gegenüber der bisherigen Lösung ist. Antwort: "äääähmmm ... revisionssicher!... (?)" 😉

Vielleicht gibt es noch andere Argumente?

Viele Grüße

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Uwe_Lutz — Wed, 18 Jan 2017 11:03:18 GMT

genau das ist ja das Problem... dieser Buchungsassistent ist eben nur mit DMS nutzbar. Das Interesse besteht für einen Buchungsassistenten ohne DMS.

hier ging es um den Buchungsassistenten von Unternehmen Online

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Uwe_Lutz — Wed, 18 Jan 2017 11:06:02 GMT

das klingt interessant; leider wird mir die Artikelnummer 95159 im "Shop" nicht angezeigt.

Im Shop nicht - aber in der Preisliste https://www.datev.de/web/de/datev-shop/material/datev-gesamtpreisliste/

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Wed, 25 Jan 2017 14:51:39 GMT

Könnte mich jemand jetzt mal auf den stand der Dinge bringen.

Herr Lutz schrieb es ging auch ohne UO und der Buchungsassistent wäre in der Gesamtpreisliste aufgeführt. Lt. Herr Hofmeister ist dieser aber nur mit UO Vertrag dort orderbar.

Ich würde nun gerne selbst für meine Buchhaltung ausprobieren ob mit oder ohne UO ist mir im Moment egal den Buchungsassistent aktivieren. Wenn das vernünftige funktioniert ohne die DMS einsetzen zu müssen würde ich wohl auf die DMS verzichten, auf die ich dieses Jahr vor allem wg. Buchungsassistent und Posteingangsassistent umsteigen wollte.

Muss ich jetzt erstmal für meine Kanzlei einen UO Vertrag ( Stand Hofmeister) ordern oder nicht ( Stand Herr Lutz) .

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Uwe_Lutz — Wed, 25 Jan 2017 16:12:46 GMT

Hallo Herr Eberhardt,

Sie müssen für Ihre Kanzlei Unternehmen Online einmalig bestellen (ist im Mehrwertpaket enthalten). Die eigentliche Programmnutzung kostet für die Kanzlei aber nichts. Nur für die Speicherung der Belege und die Nutzung des Buchungsassistenten fallen Kosten an.

Danach können Sie die Mandanten (Smartcard vorausgesetzt) in Unternehmen Online einrichten.

Angaben zu den Preisen insgesamt gibt es bei der Bestellung des UO-Vertrages in der Rubrik "Preise" unter https://secure4.datev.de/web/de/datev-shop/komplettloesungen/datev-unternehmen-online/#preise

Viele Grüße

Uwe Lutz

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

willimüller — Wed, 25 Jan 2017 16:26:37 GMT

Hallo Herr Lutz,

danke für die Klarstellung.

@datev: Kann für "umstellungswillige" Steuerberater eine Anleitung zur Umstellung der Kanzleibuchführung zum Ausprobieren erstellt werden? Nicht in Hochglanz, es sind ja "Profis", die das für sich einrichten sollen. Vielleicht wäre das ein effizienteres Marketing als die verschiedenen Infos und Präsentationen, die sich ja häufig an die Unternehmen direkt wenden.

Schöne Grüße

Willi Müller

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Wed, 25 Jan 2017 16:32:57 GMT

Gute Idee.

Dürfte eine wesentlich nachhaltigere Strategie sein die Kanzleiinhaber an der eigenen Buchhaltung die Möglichkeiten der digitalen Belegwelt erfahren zu lassen und natürlich auch an den Kosten, da kommt p.a. dann doch eine ganze Menge zusammen.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Gabriele_Scheuering — Thu, 26 Jan 2017 14:35:12 GMT

Hallo Community,

für den Einsatz von DATEV DMS gibt es zahlreiche Argumente über die Revisionssicherheit hinaus. Wie Herr Seidel bereits ausgeführt hat, unterstützt DATEV DMS die dokumentbasierten Prozesse in der Kanzlei. Die angebotenen Zusatzmodule (z.B. OCR-Erkennung, Buchungsassistenten) erweitern dabei diese Prozessunterstützung. Damit ist DATEV DMS ein Workflow-Instrument.

Diese Vorteile kommen unabhängig von der Kanzleigröße zur Geltung. Ein Drittel der Kanzleien die aktuell DATEV DMS einsetzen, haben 10 oder weniger Arbeitsplätze. Auch dort kann die Workflow-Unterstützung der Prozesse zu einer stringenten und schnelleren Bearbeitung führen.

Die Dokumentenablage bietet dagegen die Archivierung von Dokumenten und Belegen. Eine einfache schlanke Lösung, um Dokumente zentral vorzuhalten.

Bei der Entwicklung von Zusatzmodulen, die der Prozessunterstützung dienen, wird der Fokus daher weiterhin auf DATEV DMS liegen.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Thu, 26 Jan 2017 14:41:45 GMT

Hübsch formuliert Frau Scheuering,

aber dann hätte ich das jetzt mal gerne konkret.

Welche Prozesse meinen Sie den konkret die gg. Dokumentenablage besser oder schneller abgebildet werden.

Ich bin es zugegeben etwas leid geworden nur noch mit Wörtern wie Prozessoptimierung stringenter Workflow oder Projektmanangement abespeist zu werden.

Nachdem ja wohl nicht nur 1 user wie ich ( 10 /11 Arbeitsplätze im Netz) den massiven Wunsch äussern die OCR Texterkennung in Verbindung mit dem Buchungsassistenen nutzen zu wollen, kann ich in diesem Punkt die Datev leider nicht verstehen.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stbin — Thu, 26 Jan 2017 15:17:25 GMT

Hallo Frau Scheuering,

danke für Ihre Argumentation. Leider kann ich damit nichts anfangen:

"...zahlreiche Argumente über die Revisionssicherheit hinaus ...unterstützt DATEV DMS die dokumentbasierten Prozesse in der Kanzlei."

Was bedeutet das genau?

Ist das zwingend notwendig? Wo ist mein Mehrwert? Die Nutzung durch viele andere Kanzleien ist für mich kein Argument. Teilweise kennen die Nutzer selbst nicht den Unterschied bzw. die Notwendigkeit.

"Buchungsassistenten erweitern dabei diese Prozessunterstützung. Damit ist DATEV DMS ein Workflow-Instrument."

Warum ist der Buchungsassistent an DMS gekoppelt und wird nicht auch für DMS-Nichtnutzer ohne UO angeboten?

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

0815 — Thu, 26 Jan 2017 18:29:08 GMT

Hallo Frau Knake,

hallo Herr Eberhardt,

zu den Möglichkeiten von DMS finden Sie etwas unter https://www.datev-community.de/message/18385#18385 (aus meiner persönlichen Sicht).

Ansonsten möchte ich die Diskussion nicht weiter stören.

Viele Grüße.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mkinzler — Thu, 26 Jan 2017 18:35:26 GMT

Die Vorteile des DMS haben aber auf der anderen Seite nichts mit der Möglichkeit der OCR-Erkennung/dem Buchungsassistent zu tun. Diese Funktionalität könnte unanhängig vom DMS/UO funktionieren.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Thu, 26 Jan 2017 18:40:12 GMT

Eben, nicht anderes wünschen wir hier.

Zum Kollegen 0815 der die Datev DMS mit den Möglichkeiten in seinem Link beschreibt, fand ich jetzt bemerkenswert das die Berechnung in seinem Papierordner landen.

Dies mache ich ohne DMS schon seit mehr als 1 Jahr nicht mehr. Wenn die Erkärung egal ob Est, Gewst,GueE, KsT, oder UST fertiggestellt ist, wird an das FA übermittelt, das Protokoll gedruckt, 1 Exemplar für den Mandanten gedruckt und mein Exemplr inkl. Berechnung lege ich als pdf in der Dok.ablage ab. Da ich parallel dazu für die Jahresabschlüsse alles Duplex drucke hat sich mein Papierverbrauch mehr als halbiert.

Schönen Abend

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

0815 — Thu, 26 Jan 2017 18:48:12 GMT

Die Vorteile des DMS haben aber auf der anderen Seite nichts mit der Möglichkeit der OCR-Erkennung/dem Buchungsassistent zu tun. Diese Funktionalität könnte unanhängig vom DMS/UO funktionieren.

Völlig richtig. War nur auf die Frage bezogen:

Welche Prozesse meinen Sie den konkret die gg. Dokumentenablage besser oder schneller abgebildet werden.

(Wir haben früher mit DokOrg, DokAblage gearbeitet.)

Zum Kollegen 0815 der die Datev DMS mit den Möglichkeiten in seinem Link beschreibt, fand ich jetzt bemerkenswert das die Berechnung in seinem Papierordner landen.

Gebe Ihnen völlig recht, stört mich selbst. Grund ist: wir haben (leider) noch nicht in allen Besprechungszimmern Rechner stehen. Wenn ich bei einen Spontanbesuch eines Mandanten in einem Raum ohne Rechner lande, habe ich so die Berechnungsliste parat, um z.B. gleich an Ort und Stelle mit dem Mandanten grob die Belege durchzugehen, ob noch etwas fehlt. Daher habe ich diesen Rückschritt gemacht. Ist definitiv verbesserungswürdig.

In diesem Sinne, einen angenehmen Abend

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stbin — Fri, 27 Jan 2017 11:12:32 GMT

Hallo Herr 0815 ;O)

danke für die Info. Aber ich muss Herrn Eberhardt zustimmen. Ich habe auch seit Jahren ein papierloses Büro ohne DMS. Das erfordert natürlich eine strukturierte und einheitliche Ablage. Aber mit einem guten System ist das super gelöst.

Darüber hinaus wird die Aufgabenverwaltung mit Verlinkung genutzt. Diese möchten wir alle nicht mehr missen.

Schönes WE ...

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

0815 — Fri, 27 Jan 2017 21:49:21 GMT

Hallo Frau Knake,

Ich habe auch seit Jahren ein papierloses Büro

Ein Traum ... und ich hoffe, dass wir da auch noch hinkommen ...

Das erfordert natürlich eine strukturierte und einheitliche Ablage.

Und damit Disziplin. Da wirkt das DMS (ja, ich bin Fan davon :-P) ein gutes Stück weit unterstützend durch seinen Knigge. Wiederrum können DMS-Knigge & die Dokumentstatus nur durch Struktur & Einheitlichkeit wirklich Sinn entfalten.

Jut, danke, ebenso schönes WE!

B2T, Thema war ja Buchungsassistent/OCR i.V.m. DokAblage => Ball zurück an Datev

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

willimüller — Sat, 28 Jan 2017 10:16:19 GMT

Ball zurück an Datev

Danke! 😉

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Mon, 30 Jan 2017 15:57:08 GMT

Hallo Herr Lutz,

ich war jetzt letzte Woche mal online mit UO und habe versucht mich selbst als Kanzleimandanten freizuschalten. Was natürlich nicht ging. Das Programm meinte hierzu ich benötige ich einen Vertrag ?

Dann habe ich doch aber exakt den Mandantenvertrag der mit 15 EUR je Monat bepreist wird und der eigentlich in meinem Mehrwegpaket enthalten sein sollte ? Haben Sie ein Idee wie ich das gelöst bekomme und wende ich mich direkt an die Datev Logistikzentrum.

Hintergrund ich wollte für mich selbst probieren ob das mit dem Buchungsassistent in meiner eigenen Fibu (Debitoren) Vereinfachungen Zeitersparnis bringt oder nicht.

Gerne höre ich von Ihnen. wenn es so funktioniert wie ich mir das vorstelle, würde ich das System für einige Mandanten einsetzen. Die Belege via sann tiff an die Daten übermitteln und via Buchungsassistent mit OCR erkennung Buchungsvorschläge generieren lassen ohne für jeden Mandaten einen Vertrag abschließen zu müssen.

Schönen Abend

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mkinzler — Mon, 30 Jan 2017 16:08:42 GMT

Vielleicht müssen Sie den Vertrag trotzdem bestellen. Ist auch bei den großem Mandantenversionen so. Kostet dann aber nichts extra.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Uwe_Lutz — Tue, 31 Jan 2017 08:25:23 GMT

Oha,

wenn ich da das Prozedere jetzt noch so genau wüsste.

Wir nutzen auf jeden Fall schon seit Jahren für unsere eigene Buchführung auch die Belegverwaltung in Unternehmen Online. Und der Vertrag wird auf jeden Fall nicht gesondert berechnet.

Ich denke, da ist ggf. der Anruf beim Logistik-Center tatsächlich der richtige Weg.

Viele Grüße

Uwe Lutz

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

willimüller — Tue, 31 Jan 2017 08:33:03 GMT

Ich denke, da ist ggf. der Anruf beim Logistik-Center tatsächlich der richtige Weg.

... und falls die Datev mitliest: Bitte eine Info für andere Berater zum Prozedere hier veröffentlichen - damit das Logistikcenter erreichbar bleibt 🙂

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Tue, 31 Jan 2017 08:35:48 GMT

Werde ich gerne anregen so ich das Log. zentrum denn tel. erreiche und es mit deren Hilfe hinbekomme.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Tue, 31 Jan 2017 17:02:05 GMT

Prozedere ist total einfach. Ein Anruf beim Logisitikcenter genügt und der Vertrag wird für die Kanzlei freigeschaltet. Danach - das ist etwas mühsam durch UO Stammdaten und Belegewesen klicken und ggf. noch Silverlight installieren und dann kann man eigentlich loslegen.

Bei mir lädt die Anwenundg gerade noch werde ich Morgen nochmal versuchen.

Schönen Abend.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stefanklingels — Thu, 02 Feb 2017 09:31:44 GMT

Hallo Herr Eberhard!

der Umweg über Unternehmen Online ist sicher ein möglicher, jedoch aus meiner Sicht ein umständlicher, Weg.

Wenn man dieses Vorgehen jedoch auf alle Mandanten der Kanzlei ausweitet, werden die Speicherkosten der Belege zu einem erheblichen Problem. Wir haben derzeit ca. 240.000 Buchungsbelege in der Dokumentenablage. Bei einer Dateigröße von geschätzt 150 kB pro Beleg (was bei den vielen mehrseitigen Belegen sehr vorsichtig geschätzt ist), würden wir ca. 36 GB Speicherplatz in Unternehmen Online benötigen. Das würde Speicherkosten in Höhe von 107,50 € pro Monat verursachen. Durch die hinzukommenden Belege aus den monatlichen Buchhaltungen würden die Kosten stetig ansteigen. Diesen Speicherplatz in der Kanzlei bereit zu stellen ist zum einen wesentlich günstiger. Zum anderen wären wir nicht mehr weit von den Lizenzgebühren von DMS entfernt.

Daher sehe ich Unternehmen Online nicht als Lösung unseres Problems. Hier ist eindeutig die Datev als Genossenschaft gefragt für Ihre Mitglieder (die sicherlich mehrheitlich nicht DMS nutzen) eine zukunftsfähige Lösung bei der Digitalisierung der Buchhaltung bereit zu stellen.

Mit freundlichen Grüßen

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Thu, 02 Feb 2017 10:14:42 GMT

Das UO ein Umweg ist, ist mir auch klar, aber bevor ich den Weg den ich eigentlich beschreiten wollte DMS Umstellung in der Kanzlei wähle, halte ich die Möglichkeit der UO für durchaus sinnvoll.

Kosten weiss ich jetzt nicht ob in ihrer Dokablage alleine 240.000 Dokumente liegen oder tatsächlich 240.000 Buchungsbelege liegen. Spannend ist ja die Frage wieviel Dokumente je Monat in UO Datevcloud gespeichert werden sollen. Bei mir selbst werden das ca 100 Seiten mit 75kb ( lt. DAtev Mittelwert bei gescannten Seiten) sein. Damit kommen auf mich 3,50 / Monat oder 42 EUR im KJ zu. In 10 Jahren 72,00 EUR p.a. Dies halte ich wiederum für überschaubar.

Aber ich gebe Ihnen gerne Recht zu unterschätzen sind diese Kosten keinesfalls, je nachdem wieviel Mandaten und mit welchen Belegumfängen zu rechnen ist kommen da ordentlich Kosten auf mich zu bzw. die Datev verdient daran entsprechend. Hinzu kommt dass ich nicht einschätzen kann was passiert wenn z.Bsp. alle Arbeitsplätze 10 gleichzeitig versuchen auf UO zuzugreifen. Auch hier muss ich zunächst dauerhafte Zugangswege mydentity oder Smarcardclassic verfügbar machen, hat dann allerdings auch den Vorteil das jeder Rechner Steuerkonto online und die VAST abfragen kann aber auch hier sind erstmal wieder 8*54.,-- Euro bei der Datev in Nürnberg gelandet.

Ingesamt kommt mir die Vorgehensweise meiner Genossenschaft schon so vor, als ob vor allem die Themen DMS und parallel Datev ASP massiv beworben werden und alle anderen Lösungen vor allem Kanzleiinterne in den Hintergrund gedrängt werden. An den ersten beiden verdient die Datev natürlich auch deutlich mehr als bei einer nur Bepreisung des Buchungsassistenten für die Dok.ablage. Wobei ich die Prognose wagen, dass dieser Buchungsassistent reisenden Absatz finden würde und durch die Menge der Anwender, die Entwicklungskosten sicherlich leicht würde einspielen können. Aber diese Entscheidungen liegen nicht in meiner Hand sondern bei der Datev und darauf warten dass dies passiert wollte ich nicht.

P.S. bei mir liegen derzeit ca 42.000 Belege in der Dokablage aber davon sicherlich nur 5000-6000 Buchungsbelege.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

andreashofmeister — Thu, 02 Feb 2017 10:18:44 GMT

Hallo Herr Klingels,

es ist sehr interessant, welchen Weg die DATEV bei der Revisionssicherheit der Dokumentenverwaltung für ihre Mitglieder einschlagen wird.

Denn genau hier unterscheiden sich ja beide Dokumentensysteme. Nimmt man dann noch die "Visionen" des Vorstandsvorsitzenden dazu, so kommt man da schnell zu einer eindeutigen Lösung....

Das dürfte nicht jedem passen. Das merkt man ja schon bei der Diskussion um die "richtigen" Funktionen in den Dokumentenverwaltungsprogrammen.

Es bleibt auf jeden falls spannend.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Thu, 09 Mar 2017 08:49:26 GMT

Guten Morgen Herr Wiesmann,

also ich habe jetzt zumindest die Mandanten auf UO mit Buchungsassistent umgestellt und scanne die Belege selber ein bzw. übermittle die erhaltene PDF Begele via Belegsammler an die UO.

Zeitersparnis im 1.Monat 0,-- , im 2. Monat ca 1 Std, da fast die kompletten Buchungssätze der Debitoren erkannt werden und nur noch Sachkonto und ggf. Text geändert werden muss ( 1 Std. bei sont ca 4-5 Stunden sind immerhin 20-25% Zeitersparnis pro Mandat, das ist nebendem das es elegant ist durchaus beträchtlich.

Kosten UO ist im Mehrwegpaket enthalten und kostet daher 3,50 für den Buchungsassistent + Speicherplatz min 2,00 daher im obigen Fall 5,50 je Monat. Wird Mandanten geben sind die kOsten höher. aber per Saldo rechnet sich das schon, vor allem, auch im Hinblick auf den Jahresabschluss. Kein zusätzlcihen Scans/Kopien erforderlich.

Grundsätzlich verstehe ich die Datev in diesem Bereich nicht, da ein lokaler Buchungsassistent mit OCR Erkennung natürlich auch aus meiner Sicht die bessere Lösung wäre. Aber was es nicht gibt kann ich leider nicht anwenden und die Konkurrenz ist leider auch nicht billiger. Daher habe ich mich für diesen Weg entschieden und nach einigen Kinderkrankheiten im Bereich der Administration- hier wäre ein vernünftiges einrichtungstool wüschenswert- läuft das jetzt eigentllich auf allen Arbeitsplätzen.

Schönen Arbeitstag.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Thu, 09 Mar 2017 11:42:49 GMT

Kaum umgestellt und schon freut man sich über diese Meldung der Datev. Heißt kein Zugang zum Server und Belege online.Buchhaltung muss halt kurz vor dem 10. warten ?

Ist dass dann die Konsequenz aus Belege online. Dann müssen wir uns wohl nicht mehr um Steuern sondern nur noch um Datenleitungen und Verfügbarkeit der Rechenzentren kümmern.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Thu, 09 Mar 2017 11:44:55 GMT

Einen Anwenderwunsch an die Datev hätte ich beim Buchungsassistenen schon noch:

Kann nicht darüber nachgedacht werden die OCR Texterkennung so frei zu definieren, dass ich als Anwender dem Scanner beibringen kann hier steht der Kunde, hier der Nettobetrag hier die Ust und hier der Buchungstext . Einmal übernehmen speichern und beim nächsten Mal erkennt er alles. Das wäre ein wunderbarer Fortschritt.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Christoph_Pokluda — Tue, 14 Mar 2017 11:18:09 GMT

Sehr geehrter Herr Eberhardt,

Ihr Wunsch eine Art Lerndatei für die OCR Erkennung einzuführen ist für die Weiterentwicklung definitiv ein Thema. Zum derzeitigen Zeitpunkt kann ich Ihnen aber nicht versprechen, dass wir die OCR Erkennung über diesen Weg verbessern. Was ich Ihnen aber verspreche, dass wir uns intensiv mit dem Thema auseinandersetzen und in Zukunft mit Sicherheit noch mehr Automatisierung bei der Finanzbuchhaltung bieten werden.

Mit freundlichen Grüßen,

Christoph Pokluda

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

theo — Tue, 14 Mar 2017 11:37:54 GMT

Ihr Wunsch eine Art Lerndatei für die OCR Erkennung einzuführen ist für die Weiterentwicklung definitiv ein Thema. Zum derzeitigen Zeitpunkt kann ich Ihnen aber nicht versprechen, dass wir die OCR Erkennung über diesen Weg verbessern. Was ich Ihnen aber verspreche, dass wir uns intensiv mit dem Thema auseinandersetzen und in Zukunft mit Sicherheit noch mehr Automatisierung bei der Finanzbuchhaltung bieten werden.

Jemand (anders) wirds schon richten

Ich behaupte mal: Bei den meisten Fällen die mir so unterkommen, ist die Beleglage ziemlich statisch. Bei privaten ESt ab dem zweiten Jahr, bei gewerblichen Fällen nach ein paar Monaten, weil Mandanten ja auch nur Gewohnheitstiere sind. Für genau sowas gibts doch Computer (u. die eG). Die Kamera an der Tanke macht das mit Kennzeichen, facebook mit Gesichtern. Eigentlich Stand der Technik, oder?

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

andreashofmeister — Tue, 14 Mar 2017 11:38:56 GMT

Was ich Ihnen aber verspreche, dass wir uns intensiv mit dem Thema auseinandersetzen und in Zukunft mit Sicherheit noch mehr Automatisierung bei der Finanzbuchhaltung bieten werden.
Mit freundlichen Grüßen,
Christoph Pokluda

Guten Tag Herr Pokluda,

können Sie auch ein wenig mehr zum ungefähren Zeitpunkt einer Umsetzung sagen? Angaben in Jahren sind durchaus wünschenswert.

MfG

A. Hofmeister

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stefanklingels — Tue, 14 Mar 2017 12:54:46 GMT

Sehr geehrter Herr Hofmeister,

bereits im Jahr 2009 habe ich mit Unternehmen online und der OCR Erkennung befasst. Damals kam bei mir auch die Frage nach einer art Lerndatei auf, da zu deisem Zeitpunkt beipsielsweise die Zuordnung zu den Kreditoren über die, per OCR Erkennung gelesene, USt-ID erfolgt ist. Auf meinen Vorschlag, man könne doch zur Verbessreung der Ergebnisse auf die Kreditorenstammdaten zurückgreifen oder Bereiche auf den Seiten markieren die die richtigen Informationen enthalten, bekam ich eine ähnliche Antwort der Datev.

Umgesetzt ist es bis heute meines Wissens nicht ...

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

andreashofmeister — Tue, 14 Mar 2017 12:57:49 GMT

Eben. Deswegen frage ich ja heute und hier.

2009 gab es dieses Forum noch nicht. M.E. auch noch keine "alte" NG. (ich müsste jetzt wirklich gucken, ob das so war....).

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Christoph_Pokluda — Tue, 14 Mar 2017 12:58:36 GMT

Guten Tag Herr Hofmeister,

sagen wir es mal so. Der große Wurf lässt noch auf sich warten aber in der Zwischenzeit sind wir hinsichtlich der Weiterentwicklung der OCR nicht untätig. Wir werden in 2017 respektive 2018 schon an einigen Stellschrauben drehen damit der große Wurf dann auch gelingt. Ich appeliere hier an den genossenschaftlichen Gedanken. Nur gemeinsam werden wir eine tolle Lösung, die Akzeptanz am Markt findet, erarbeiten. Heißt wenn die OCR z.B. einen falschen Betrag erkennt bitte umgehend Feedback an DATEV.

Mit freundlichen Grüßen,

Christoph Pokluda

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

stefanklingels — Tue, 14 Mar 2017 13:26:45 GMT

Sehr geehrter Herr Pokluda,

auch wenn Sie es nicht mehr höhen können oder wollen. Das Zusatzmodul OCR Erkennung für die DMS gibt es schon lange und es funktioniert grundsätzlich gut. Es wäre für die große Mehrheit der Datevnutzer schon ein großer Wurf wenn die Datev dieses Werkzeug auch den Nutzern der Dokumentenablage zur Verfügung stellen würden. Die Programmtechnischen Voraussetzungen und die Technologie sind vorhanden. Wir sind eine Genossenschaft. Da kann es nicht sein, dass die Mehrheit der Nutzer von einer solchen Innovation ausgeschlossen werden. Der hier eingeschlagene Weg über Unternehmen Online ist für die Kanzleien nur ein aufwendiger und teurer Umweg.

Mit freundlichen Grüßen

Stefan Klingels

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

andreashofmeister — Tue, 14 Mar 2017 13:57:00 GMT

Es wäre für die große Mehrheit der Datevnutzer schon ein großer Wurf wenn die Datev dieses Werkzeug auch den Nutzern der Dokumentenablage zur Verfügung stellen würden. Die Programmtechnischen Voraussetzungen und die Technologie sind vorhanden. Wir sind eine Genossenschaft.

Mehr muss dazu nicht gesagt werden.

Genossenschaft. Mehr nicht.

Also?

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Tue, 14 Mar 2017 18:33:08 GMT

1 Post und schon wird munter diskutiert. Wunderbar für die Community.

Ich weiss jetzt nicht mehr wer das gepostet hat, aber sicherlich richtig ist, dass die heutige Technik screenshot vom Beleg via Handy und das entweder alles erkannt wieder vom ocr scanner oder aber die Datenbank das lernen kann durch Defnition und Bekanntmachung sollte technisch kein grosses Problem sein.

Ich will hier gar nicht so sehr auf die automatisierungstube drücken, wer weiß vlt. machen wird uns oder unsere Mitarbeiter dadruch überflüssig- zumindest sehr langfristig gedacht (die nächsten 10- 20 Jahre). Aber ich werde das Gefühl nicht los, dass die Datev dies längst alles umsetzen kann/könnte aber aus welchem Grund auch immer nicht tut.

Hier wäre Transparenz und Aufklärung mehr als nötig. Es hilft nix zu sagen werden wir irgendwann machen, ist nicht revisionssicher ( Buchungsassistent und Dok.,ablage) usw. es hört sich für mich immer nach 'vertrösten' an ohne den wahren Kern zu übermitteln. Ich gehe einfach davon aus, dass die Experten der Technologie deutlich mehr wissen und umsetzen können als uns weiß gemacht wird. Das finde ich insbesondere unter dem Apsekt der Genossenschaft ( Miteinander und Füreinander anstatt Allein und Gegeneinander) traurig.

Schönen Feierabend an die Comunity.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Gelöschter Nutzer — Wed, 15 Mar 2017 06:49:53 GMT

Für PDF kann ich nur den PDF-XChange PRO empfehlen. Dieser ist, wenn man mit PDF arbeitet, einfach unerläßlich. Die Pro-Version enthält auch ein OCR-Modul. Wie gut dieses arbeitet kann ich nicht sagen, da wir hier noch mit einer Uralt-Version arbeiten und damit voll zufrieden sind.

Um ein gescanntes Dokument bei uns zu bearbeiten, verwenden ich Paperport. Auch dieses Programm ist mit einer OCR-Erkennung ausgestattet, die recht zufriedenstellend arbeitet. Hängt halt vom Dokument ab.

Beide Programme erfüllen bei uns seit zig Jahren alle Anforderungen. Dabei ist der PDF-Viewer das Universallinstrument.

Übrigens: In der neuen Pro-Version kann man auch dynamische Stempel verwenden, z. B. für ein Eingangsstempel mit aktuellem Datum.

Gruß A. Martens

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Wed, 15 Mar 2017 07:38:23 GMT

Um Pdf's zu bearbeiten habe ich Nitro Pro im Einsatz. Aber hier gibt es jede Menge sehr gute Software ( z.Bsp,. kann ich aus pdf word und exceldokumente machen usw.) aber hier geht es letztlich um den Buchungsassistenten der Datev.

dort ist ein OCR scanner hinterlegt der dann die Buchung automatisch vorschlägt. Nur ist die OCR -Erkennung soblad eine Rechnung vom programmierten Standart abweicht relativ schlecht und das zu beheben dürfte heutezutage technisch kein Problem darstellen.

Aber anscheinend für die Datev dann doch, oder ?

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Gelöschter Nutzer — Wed, 15 Mar 2017 07:43:58 GMT

Na der Preis ist ja zum fürchten. Da würde ich lieber den XChange-Viewer nehmen. Der hat die gleichen Leistungen, ständigen Support, ein eigenes Forum und der Preis beträgt gerade einmal 1/4 von Nitro.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

bodensee — Wed, 15 Mar 2017 07:51:48 GMT

Den Preis habe ich nicht zahlen müssen, weis gar nicht wo der im Moment steht.

Ich habe damals - schon Jahre her für 2 Lizenzen so ich mich recht erinnere 49,-- oder 99,-- Eur bezahlt. Das finde ich nun nicht sehr hoch, war ein Angebot von Smarttools.

Schönen Arbeitstag.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Wed, 15 Mar 2017 09:22:31 GMT

Sehr geehrter Herr Eberhardt,
Ihr Wunsch eine Art Lerndatei für die OCR Erkennung einzuführen ist für die Weiterentwicklung definitiv ein Thema. Zum derzeitigen Zeitpunkt kann ich Ihnen aber nicht versprechen, dass wir die OCR Erkennung über diesen Weg verbessern. Was ich Ihnen aber verspreche, dass wir uns intensiv mit dem Thema auseinandersetzen und in Zukunft mit Sicherheit noch mehr Automatisierung bei der Finanzbuchhaltung bieten werden.
Mit freundlichen Grüßen,
Christoph Pokluda

Ach wie ist es schön, wenn die linke Hand nicht weiß, was die Rechte macht.

Schaue ich mir mein System an finde ich einen OCR Dienst und meines Wissens gibt es auch eine Tabelle in welche die OCR Information geschrieben wird. An der Erkennung braucht DATEV nicht zu arbeiten, das eingesetzte Modul ist gut bis sehr gut. Woran aber gearbeitet werden muss ist die Auswertung der gespeicherten OCR Daten, die ist mittel bis schlecht und vor allem nicht konstant. Mal wird der richtige Vorschlag gemacht und mal nicht.

Zu der hier aufkommenden Diskussion über die OCR Erkennung mittels externer Programme bitte ich eine Überlegung mit einzubeziehen, dem Trugschluss, dass die OCR Erkennung ja schon gelaufen ist, bin ich auch aufgesessen.

Irgendwann kam ich drauf mal nachzudenken wo die Programme die OCR Information ablegen, das geschieht innerhalb der Datei; für eine performante Suche nicht gerade der beste Ort. Der Gang wäre ja folgender: Datei öffnen, OCR Info auslesen, Lerndatei öffnen und auslesen, Vergleiche suchen und finden und zum Schluss den Buchungsvorschlag erzeugen. Das genutzte Verfahren ist ja: schneller Scan ohne OCR, Ablage, OCR Erkennung und dann aus den OCR Daten in der Datenbank den Buchungsvorschlag. Ist schneller und hat weitere Vorteile, ich kann über alle Belege suchen ohne die Belege anzufassen. Geht eindeutig schneller.

Und nun weiter zur Diskussion Dokumentenablage und Unternehmen Online vs. DMS vor Ort.

Gruß

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mkinzler — Wed, 15 Mar 2017 09:27:09 GMT

Ein externes Programm würde nur helfen, wenn dann die Informationen REWE für DATEV verwertbar zur Verfügung gestellt werden könnte. Der einzige Weg wäre über die XML Rechnungsschnitstelle (bzw. der neuen Ledger Variante) und dies funktioniert auch nur über UO.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

theo — Thu, 16 Mar 2017 20:47:27 GMT

Die Pro-Version enthält auch ein OCR-Modul.

Die kostenlose auch. Funktioniert sehr gut (bei gedruckten Text).

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

sczepan — Fri, 16 Feb 2018 09:40:40 GMT

Auch wir wünschen uns seit Jahren von der DATEV, dass der Buchungsassistent in die Dokumentenablage integriert wird. Nur so kann die digitale Belegbuchung mit einer Lerndatei, welche auf die Kreditoren-Stammdaten des betreffenden Mandats zugreift, realisiert und optimiert werden.

Wir haben uns damals gegen DMS entschieden, weil die DMS im TIF-Format arbeitet. Leider kommunizieren wir aber über PDF-Formate. Die Möglichkeit die TIFs wieder in PDFs umzuwandeln gibt es, aber wenn Sie schnell eine Email an den Mandanten schreiben wollen und ein paar Dokumente anfügen wollen, funktioniert das nicht per Drag & Drop.

Ich vertrete auch den Standpunkt, die DATEV ist eine Genossenschaft und sollte den Wunsch ihrer Mitglieder berücksichtigen und endlich den Buchungsassistenten für die Dokumentenablage freischalten.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mkolberg — Wed, 23 May 2018 04:57:34 GMT

Es wäre für die große Mehrheit der Datevnutzer schon ein großer Wurf wenn die Datev dieses Werkzeug auch den Nutzern der Dokumentenablage zur Verfügung stellen würden. Die Programmtechnischen Voraussetzungen und die Technologie sind vorhanden. Wir sind eine Genossenschaft.
Mehr muss dazu nicht gesagt werden.
Genossenschaft. Mehr nicht.
Also?

Gibt es hierzu bereits konkrete Planungen mit festem Einführungsdatum?

Thematik: In- House Scannen des Pendelordners zum zeitoptimierten automatischen Buchen der gescannten TIF- Dateien per Lerndatei. - oder muß alles noch per UO über die Leitungen getrommelt werden?

Nutzen der inhouse- Lösung: neben der Kostenersparnis spielt die Nürnberger Verfügbarkeit / Performance dann keine Rolle mehr.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

mkinzler — Wed, 23 May 2018 05:51:35 GMT

Bisher muss man entweder UO verwenden oder man benötigt Datev-DMS. Für dieses gibt es eine Erweiterung für die Belegbuchung (OCR-Erkennung).

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

silke_erdmann — Wed, 23 May 2018 07:17:31 GMT

Wir würden auch gern eine OCR Erkennung mit der Dokumentenablage nutzen. Ich verstehe nicht, warum es nicht umgesetzt wird.

Vielleicht kann sich ja jemand der DATEV dazu äußern, damit ich es nachvollziehen kann.

Für mich spricht gegen die Nutzung von UO, dass ich dieses dem Mandanten verkaufen muss, aber ihm nicht sagen kann wieviel es - einschließlich der Speichergebühren - im Laufe der Jahre in etwa kosten wird.

Den Umstieg auf DMS habe ich in Erwägung gezogen, erkenne aber für mich keinen echten Mehrwert - gibt es einen?

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

olafbietz — Wed, 23 May 2018 07:33:06 GMT

Egal ob ich DMS haben wöllte oder nicht, als SmartIT-Anwender kann ich DMS ja gar nicht nutzen.

Selbstverständlich haben sehr viele Anwender Interesse an einem Funktionsabgrade der digitalen Dokumentenablage. Und ein Umstieg auf DMS ist mehr als das. Sie müssen die ganzen Kanzleiprozesse umgestalten. Die monatlichen Kosten steigen. Das ist nicht für jeden sinnvoll oder gewünscht.

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

cvbock — Wed, 23 May 2018 08:48:42 GMT

Hätte auch interesse and OCR + Dokumentenablage, aber DATEV scheit sich aktiv dagegen zu sperren. Da, abgesehen vom nutzlosen Zugpferd gedöns, keine sinnvollen Informationen zu dem Beleg mitgegeben werden kann. Ne, eigentlich ist die Aussage falsch. Die Information kann ja mitgeben werden, aber DATEV Dokumentablage kann nicht die Information sinnvoll importieren.

a) UnternehmenOnline ist keine alternative.

Wer meint Buchhaltung online abzuwickeln ist prinzipiell selber schuld. Datensicherheit beträgt nämlich 0, da Internet. Alles grob fahrlässig. Mal davon abgesehen, dass nicht jeder in der Stadt ansässig ist. Unsere Internetleitung ist bescheiden und unzuverlässig.

b) DMS viel zu weit gefasst. Ich bin keine Kanzlei, sondern ein Alleinbuchhalter in einem mittelständischen Unternehmen. Da ich die Belge alleine verwalte benötigt es kein DMS. Alleine die Einrichtung(skosten) sind eine nennenswerte hürde!

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

tax — Wed, 08 May 2019 11:07:55 GMT

Hallo Datev,

auch im Jahr 2019 besteht weiterhin der Wunsch nach dem Buchungsassistenten in Verbindung mit der Dokumentenablage.

Tax

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

Fri, 13 Sep 2019 06:31:47 GMT

wir empfehlen jeden mandanten nur noch Candis als vorstufe zu Datev unternehmen online, damit hat unser mandant weniger arbeit und wir auch, die erkennen echt jede Rechnung. Wir müssen nur noch das Konto eintragen und auf den grünen Haken klicken 😉

Re: OCR Erkennung mit Dokumentenablage

0815 — Fri, 13 Sep 2019 07:57:28 GMT

Hallo,

setzen Sie Candis demzufolge anstelle von Unternehmen online ein?