Dokumente per E-Mail aus Arbeitsplatz versenden

michaelhubersteuerberatun — Thu, 18 Oct 2018 21:13:20 GMT

Hallo Community,

wir wollen unseren Postausgang komplett digitalisieren.

Wie würdet ihr das nachfolgend beschriebene erledigten?

* Wir erstellen ein Word Anschreiben für die Prüfung eines Bescheides
* Wir scannen den Bescheid ein
* Wir haben die Rechnung als PDF

Alle Dokumente sind im DMS gespeichert.

Im Arbeitsplatz kann ich dann alle Dokumente markieren und mit rechter Maustaste als ein PDF Dokument versenden.

Dazu geht eine Mail auf bei der nur die Kanzlei-Signatur vorbelegt ist.

Gibt es elegantere Möglichkeiten des Versandes ?

Kann man in DATEV eine Mail-Vorlage verwenden, die Bezug nimmt auf die zu sendenden Dokumente ?

Wie gestaltet Ihr den digitalen Postausgang ?

Schönen Abend zusammen !!!

Re: Dokumente per E-Mail aus Arbeitsplatz versenden

mjachert — Fri, 19 Oct 2018 06:15:17 GMT

Hallo Herr Huber,

ob es eine direkte Möglichkeit gibt, weiß ich nicht. Aber man kann E-Mailvorlagen erstellen und müsste dann halt die zu versendenden Dokumente per Drag&Drop reinlegen.

Vielleicht hilft Ihnen hierfür dieses Dokument: LEXinform/Info-Datenbank online

Grüße

Manuela Jachert

Re: Dokumente per E-Mail aus Arbeitsplatz versenden

Thomas_Kahl — Fri, 19 Oct 2018 06:22:54 GMT

Ergänzung zu Frau Jachert:

Wenn Sie Vorlagen für Mails erstellt haben, dann betreffende Dokumente markieren (so, wie Sie das bisher getan haben), Rechtsklick, "Neues Dokument" > "E-Mail erstellen".

Jetzt müssten Sie die passende Vorlage auswählen können und alle 3 Anlagen dran haben.

Re: Dokumente per E-Mail aus Arbeitsplatz versenden

Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Oct 2018 06:35:35 GMT

Hallo Hr. Huber,

meines Wissens kann das DATEV nicht, obwohl es auch kein Problem wäre.

In einem ähnlichen Fall löse ich so etwas über ein eigenes Makro direkt in Outlook.

Dazu gehe ich wie folgt vor:

[Ziel]

Es soll immer für einen Mandanten die FiBu-Auswertungen als Einzeldateien per Mail versendet werden. Im Mailtext möchte ich zusätzlich eine persönliche Anrede und die zu fällige USt. mitteilen.

[Vorgehensweise]

Es werden alle Ausdrucke einzeln in eine festes Verzeichnis exportiert.
Ich öffne OL und erstelle eine neue Mail.

[Formular]

Die Mailadressen sind in einer INI gespeichert und wird beim Start des Formulars ausgelesen. Nach dem Klicken des Button "Mail erstellen" wird in der offenen Mail der Standardtext und die Anlagen eingefügt.

[Code]

Private Sub cmdMail_Click()
        Dim objItem As MailItem
        Dim sTex As String
        Dim fso As New FileSystemObject
        Dim objShell As New WshShell
        Dim a As Object
        Dim strMailFile As String

10       On Error GoTo cmdMail_Click_Error
20      Dim sTB As String: sTB = GetIniString("Autotext", "FiBu", "", sFileINI)
30      If sTB = "" Then
40          Call MsgBox("Es wurde der Autotext-Name für die FiBu-Mail noch nicht in der INI gespeichert." _
                        & vbCrLf & "" _
                        & vbCrLf & "Bitte tragen Sie erst unter der Rubrik [Autotext] den Autotextnamen ein." _
                        & vbCrLf & "   [Autotext]" _
                        & vbCrLf & "   FiBu=..." _
                        , vbExclamation, "Autotext FiBu-Mail")

50          Exit Sub
60      End If
    Dim objWord As Word.Application
    Dim objDoc As Word.Document
    Dim objSel As Word.Selection
    Dim myAT As AutoTextEntry
    'On Error Resume Next

70       Set objItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
80       objItem.BodyFormat = olFormatHTML 'immer HTML
90        If Not objItem Is Nothing Then
100     If objItem.Class = olMail Then
110         Set objInsp = objItem.GetInspector
120         If objInsp.EditorType = olEditorWord Then
130             Set objDoc = objInsp.WordEditor
140             Set objWord = objDoc.Application
150             Set objSel = objWord.Selection
'170     objWord.ScreenUpdating = False
160     For Each myAT In objDoc.AttachedTemplate.AutoTextEntries
170             If (myAT.Name = sTB) Then Exit For
180     Next
190             myAT.Insert objSel.Range, True

200             With objDoc.Content.Find
210              .Text = "<Anrede>"
220              .Replacement.Text = sAnrede
230              .Forward = True
240              .Execute Replace:=wdReplaceAll, Forward:=True, Wrap:=wdFindContinue
250             End With

260             With objDoc.Content.Find
270              .Text = "<FiBu>"
280              .Replacement.Text = txtFiBu_Zeitraum.Text
290              .Forward = True
300              .Execute Replace:=wdReplaceAll, Forward:=True, Wrap:=wdFindContinue
310             End With

320             With objDoc.Content.Find
330              .Text = "<Firma>"
340              .Replacement.Text = cmbEmpfänger.Text
350              .Forward = True
360              .Execute Replace:=wdReplaceAll, Forward:=True, Wrap:=wdFindContinue
370             End With
                Dim sSchlusssatz As String
                Dim cSumme As Currency
380             cSumme = (CCur("0" & txtSVZ.Text) + CCur("0" & txtZahllast.Text))

390             If cSumme > 0 Then
400                 If chkEinzug.Value = True Then
410                         sSchlusssatz = "Die Steuerzahlungen werden zum " & dFällig & " vom Finanzamt abgebucht."
420                 Else
430                     sSchlusssatz = "Bitte überweisen die Steuerzahlungen bis zum " & dFällig & "."
440                 End If
450             Else
460                 sSchlusssatz = "Das Guthaben wird Ihnen erstattet."

470             End If
480             With objDoc.Content.Find
490              .Text = "<Zahlungsart>"
500              .Replacement.Text = sSchlusssatz
510              .Forward = True
520              .Execute Replace:=wdReplaceAll, Forward:=True, Wrap:=wdFindContinue
530             End With

                Dim c As Cell
                Dim aTbl As Word.Table
540                 Set aTbl = objDoc.Tables.Item(1)
550                 On Error Resume Next

560                 With aTbl
570                     .Borders(wdBorderLeft).LineStyle = wdLineStyleNone
580                     .Borders(wdBorderRight).LineStyle = wdLineStyleNone
590                     .Borders(wdBorderTop).LineStyle = wdLineStyleNone
600                     .Borders(wdBorderBottom).LineStyle = wdLineStyleNone
610                     .Borders(wdBorderHorizontal).LineStyle = wdLineStyleNone
620                     .Borders(wdBorderVertical).LineStyle = wdLineStyleNone
630                     .Borders(wdBorderDiagonalDown).LineStyle = wdLineStyleNone
640                     .Borders(wdBorderDiagonalUp).LineStyle = wdLineStyleNone
650                     .Borders.Shadow = False
                        .PreferredWidth = objWord.CentimetersToPoints(9)
                        .Columns(1).PreferredWidthType = wdPreferredWidthPoints
660                     .Columns(1).Width = objWord.CentimetersToPoints(3)
                        .Columns(2).PreferredWidthType = wdPreferredWidthPoints
670                     .Columns(2).Width = objWord.CentimetersToPoints(3)
                        .Columns(3).PreferredWidthType = wdPreferredWidthPoints
680                     .Columns(3).Width = objWord.CentimetersToPoints(3)

690                 End With

700                 On Error GoTo cmdMail_Click_Error

710                 With aTbl
720                     Set c = .Cell(2, 1)
730                     c.Range.InsertAfter "USt.-VA"

740                     Set c = .Cell(2, 2)
750                     c.Range.InsertAfter txtUStVA_Zeitraum.Text
760                     c.Select
770                     objSel.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight
780                     Set c = .Cell(2, 3)
790                     c.Range.InsertAfter txtZahllast.Text
800                     c.Select
810                     objSel.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight
820                     If txtSVZ.Enabled = False Then
830                         .Rows(.Rows.Count).Delete
840                         .Rows(.Rows.Count).Delete
850                     Else
                            'SVZ Ja
860                         Set c = .Cell(3, 1)
870                         c.Range.InsertAfter "USt.-SVZ"

880                         Set c = .Cell(3, 2)
890                         c.Range.InsertAfter Year(CDate(txtUStVA_Zeitraum.Text)) + 1
900                         c.Select
910                         objSel.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight

920                         Set c = .Cell(3, 3)
930                         c.Range.InsertAfter txtSVZ.Text
940                         c.Select
950                         objSel.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight

                            'Summe SVZ

960                         Set c = .Cell(4, 3)
970                         c.Range.InsertAfter Format(cSumme, "#,##.0,00")
980                         c.Select
990                         With objSel
1000                            .ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight
1010                            .Font.Bold = True
1020                            .Borders(wdBorderTop).LineStyle = wdLineStyleSingle
1030                            .Borders(wdBorderBottom).LineStyle = wdLineStyleDouble
1040                        End With
1050                    End If
1060                End With

1070 objDoc.Select
1080 With objSel
1090      .Font.Name = "Calibri"
1100      .Font.Size = 11
1110 End With
1120 Set objSel = Nothing
1130 With objWord
1140    .Selection.EndKey wdStory
1150    .Selection.Collapse
1160 End With

        Dim colFile As New Collection
1170    Set colFile = FindFiles(sExportPfad, "*" & cmbEmpfänger.List(cmbEmpfänger.ListIndex, 0) & "*.*", False, vbNormal)

1180            With objItem
1190               .To = sMailEmpfänger
1200              .Subject = "FiBu-Auswertung für " & txtFiBu_Zeitraum.Text

1210              For i = 1 To colFile.Count
1220                .Attachments.Add colFile(i)
1230                fDelete colFile(i), True, False
1240              Next
1250            End With

1260        End If
1270    End If
1280      End If
1290    Unload Me
1300 Set objDoc = Nothing
1310 Set objWord = Nothing
1320 Set objSel = Nothing
1330     On Error GoTo 0
1340     Exit Sub
cmdMail_Click_Error:
1350      objWord.ScreenUpdating = True
1360      MsgBox "Error " & Err.Number & " (" & Err.Description & ") in Zeile " & Erl() & " procedure cmdMail_Click of Formular frmMailversand"
End Sub

Das ist zwar nur die Hauptfunktion, enthält aber für einen ambitionierten Anwender so ziemlich alle notwendigen Bestandteile. Wer möchte kann es sich anschauen.

Ich nutze dieses Makro jetzt seit wir DATEV nutzen und es hat mich nie im Stich gelassen.

Gruß A. Martens

Hilf dir selbst, dann hilft dir Gott.

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