Thema "Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage" in Office Management

Von der Brief- zur Email-Vorlage

nimo1024 — Tue, 30 Jul 2019 06:23:05 GMT

Hallo,

ich möchte zukünftig meine Briefvorlagen aus der Vorlagenverwaltung mit Platzhaltern als Email versenden. Ich habe gelesen, dass es keine eigenen Email-Vorlagen gibt, sondern auch die Word-Vorlagen verwendet werden.

Wie stelle ich diese dann um?

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

blum — Tue, 30 Jul 2019 08:19:19 GMT

Hallo Herr Müller,

evtl. hilft Ihnen hier die Beschreibung weiter: DVD 12.0: Mit der Vorlagenverwaltung E-Mails mit gefüllten Platzhalter flott erstellen

Gruß

Ralf Blum

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

nimo1024 — Tue, 30 Jul 2019 08:26:51 GMT

Hallo Herr Blum,

ich hoffe, ich habe das jetzt nicht richtig verstanden.

Wenn ich bislang meine Bescheidprüfung per Brief-Vorlage erstellt habe, gibt es keine analoge Möglichkeit dies auch mit einer EMail zu tun?

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

einmalnoch — Tue, 30 Jul 2019 08:33:14 GMT

Da Sie mit DATEV arbeiten gibt es nur eine analoge Möglichkeit E-Mail aus dem System zu generieren, es sei denn, Sie bezeichnen den Umweg über eine Wordvorlage als digital.

Leider...

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

nimo1024 — Tue, 30 Jul 2019 08:51:22 GMT

Ich möchte zukünftig meine Bescheidprüfungs-Schreiben direkt als Email-Text (inkl. Bescheid als Anlage) an den Mandanten versenden. Bislang arbeite ich mit Briefvorlagen in der Vorlangenverwaltung.

Was ist dann best practice?

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

cwes — Tue, 30 Jul 2019 09:11:50 GMT

Was ist dann best practice?

Beim jetzigen Entwicklungsstand der E-Mail-Erzeugung durch Datev ist m.E. best practice: "don't do it".

Erzeugen Sie wie bisher eine Word-Datei ins DMS/Dokumentenablage, legen Sie bei der Erzeugung den Postausgang vom Typ E-Mail an, und versenden Sie das Dokument dann als PDF per E-Mail (E-Mail nur als Transportmedium, nicht als Inhaltsmedium).

Ansonsten plagen Sie sich mit den in diesem Thread aufgezeigten Problemen herum, bis Datev diese behebt: E-Mails aus Vorlage werden nicht gespeichert (Dokumentenablage)

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

blum — Tue, 30 Jul 2019 20:20:23 GMT

Hallo Herr Müller,

wir verwenden DMS classic und EO comfort. Nach einer best practice bezüglich den Programmen:

DMS clasic
PFB
EO-Comfort

bezüglich des Massenprozesses Bescheidprüfung (wir haben rund 2.700 Bescheide im Jahr) hatte ich mal angefragt und folgende Antwort bekommen:

" […] auf einen übergreifenden Best Practice Prozess seitens DATEV […] vermutlich nur für einen kleinen Teil der Kanzleien von Relevanz sein. Aus diesem Grund sehen wir derzeit von einer Ausarbeitung [...] ab.

Im Kern sind die einzelnen Programme gut, sie arbeiten aber leider nicht richtig zusammen.

Leider hat die DATEV diesbezüglich keinen auslieferbaren best practice und leider auch keine "sichtbaren" DATEV Prozessmanager (siehe auch: Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung)

Vorabanmerkung zu unserem Prozess: Wir schreiben den Mandanten immer mit einer persönlichen Briefanrede an und im Anschreiben werden die zu zahlenden Beträge dargestellt und auch ggf. die zukünftigen Vorauszahlungen.

Hier einen Auszug aus unserem umständlichen Prozess aus unsrem Prozess "Bescheidprüfung" (mit ProCheck dokumentiert):

Briefpost:

Über die Schnellinfo Fristen / Bescheide kann in der Karteikarte/Lasche: "Bescheidprüfung" im rechten Bereich das Anschreiben mit dem Button "Dokumente erstellen" an den Mandanten oder die Behörde (Rechtsbehelf) erstellt werden.

Die Dokumente werden in der DMS mit dem Status "offen" gespeichert.

Mail:

Soll nur verwendet werden, wenn uns auch der Bescheid per Mail zugegangen ist bzw. uns eine Kopie des Bescheides/der Bescheide vorliegt, so dass wir das Original nicht vorliegen haben und somit auch nicht an den MD versenden müssen.

Im Arbeitsplatz (nicht in PFB oder der Schnellinfo PFB / bei nur einem Bescheid geht es auch in der Schnellinfo PFB in der Lasche Bescheidprüfung):

Auftrag markieren

Button "E-Mail erstellen" drücken

dort unter "Vorlagen zur Schriftguterstellung / Mail / PFB" die passende Vorlage auswählen

Felder füllen lassen

OK drücken

Veranlagungsjahr in Maske erfassen / Tab-Taste / ggf. mehrere Bescheide des VJ markieren (keine Auswahl von unterschiedlichen Veranlagungsjahren in einer E-Mail möglich) / Bei mehreren Veranlagungsjahren entweder zweites Veranlagungsjahr usw. manuell ergänzen oder separate E-Mail je Veranlagungsjahr erstellen.

E-Mail-Entwurf in der DMS mit dem status "offen" speichern.

In der E-Mail-Vorlage steht noch folgendes als Hinweis für den Mitarbeiter:

Bitte die Betreffzeile in den E-Mail Betreff ziehen. Bitte auch den Bescheid aus der DMS per drag and drop hier in die Anlage verschieben; ggf. die Berechnung entfernen; danach bitte den Bescheid nochmal in der E-Mail mit einem Doppelklick öffnen und ggf. „unschöne" Kommentare in der PDF löschen.

Bei einer prozessorientierten Zusammenarbeit der Programm PFB, DMS, Vorlagenverwaltung und EO-Comfort könnte ich mir einen deutlich einfacheren Prozess vorstellen, der sicherlich nicht nur der Wunsch einen einzelnen Steuerberaters aus Bad Kreuznach ist.

Gruß

Ralf Blum

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

einmalnoch — Wed, 31 Jul 2019 06:26:09 GMT

DATEV hat bei vielen Anwendungen noch reichlich Luft nach oben, diese Themen werden nicht angepackt.

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

0815 — Wed, 31 Jul 2019 10:45:07 GMT

Hallo,

beschrieben ist die Vorgehensweise in Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1001426.

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

0815 — Wed, 31 Jul 2019 10:49:15 GMT

Hallo Herr Blum,

Bitte die Betreffzeile in den E-Mail Betreff ziehen.

evtl. hilft Ihnen die Beschreibung unter Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1001426, Kapitel 3.4, um den Mail-Betreff automatisch zu generieren – in der Vorlagenverwaltung:

Viele Grüße.

Re: Von der Brief- zur Email-Vorlage

blum — Mon, 05 Aug 2019 09:43:12 GMT

Hallo,

wir betreuen überwiegend Unternehmensmandanten bei denen überwiegend mehrere Bescheide auf einmal geprüft werden.

Wir haben daher in unseren Brief- und E-Mail-Vorlagen zuerst den nachstehenden Platzhalter sitzen:

«PFB/Anzahl der Bescheide»

Wird hier die Anzahl 1 zurückgegeben (variabler Platzhalter), wird folgendes gefüllt:

Prüfung des «PFB/Steuerart»bescheides «PFB/Veranlagungsjahr» vom «PFB/Bescheiddatum»

das zeigt dann folgendes gefülltes Ergebnis:

Prüfung des Einkommensteuerbescheides 2017 vom 01.01.2019

Wird eine Anzahl größer 1 zurückgegeben, wird folgender Platzhalter in einer Tabelle gefüllt:

das zeigt dann z. B. folgendes gefülltes Ergebnis:

Und hier ist das Problem mit dem "Mail-Betreff". Dieser funktioniert leider nicht mit Tabellen.

Gruß

Ralf Blum