Thema "Re: Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen" in Office Management

Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen

marvinpankrat — Thu, 05 Sep 2019 13:15:56 GMT

Hallo Zusammen,

ich möchte Rechnungen gern ausschließlich in DMS ablegen, wenn ich sie verarbeite (und drucke).

Über Extras --> Auswertungseigenschaften für Rechnungsdruck kann ich das gewünschte Ausgabemedium ja einstellen. Mein Ziel ist es nun aber, verarbeitete Rechnungen nur in DMS abzulegen. Diese sollen dann per Mail verschickt werden.

Gibt es diese Möglichkeit? Oder ist ein Druck in irgendeiner Form immer zwingend?

Vielen Dank vorab und viele Grüße

Marvin Pankrat

Re: Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen

metalposaunist — Thu, 05 Sep 2019 13:18:00 GMT

Diese sollen dann per Mail verschickt werden.

Von Hand also nochmal alles anfassen?

Dann würde ich lieber via SMTP Massenversand die Rechnung gleich als E-Mail verschicken und eine Kopie davon in DMS ablegen. So kenne ich es. Alternativ zum Massenversand kann man auch den Versand über das eigene Outlook einrichten. Dann versendet man aber nicht mehr von rechnung@steuerkanzlei.de sondern standardmäßig von seinem benutzerbezogenen E-Mail-Adresse.

Re: Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen

marvinpankrat — Thu, 05 Sep 2019 13:25:56 GMT

Alternativ zum Massenversand kann man auch den Versand über das eigene Outlook einrichten.

Heißt, es wird Outlook mit dem Programm Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle verbunden?

Das einfachste und schönste wäre ja, ich drücke auf einen Knopf, im Hintergrund wird die Rechnung in DMS abgelegt und im Vordergrund öffnet sich eine neue Mail in Outlook, ggf. mit bereits vorgefertigtem Text.

Ist es so einfach umsetzbar, wie es sich anhört?

Re: Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen

einmalnoch — Thu, 05 Sep 2019 13:26:30 GMT

Mit ein wenig Würgaround geht es.

Es gibt im Bereich der Zahlungskonditionen z. B. "SEPA Lastschrift ohne Rechnung". Das ist DATEV Sprech für eine Rechnung, die nicht gedruckt aber mit Rg-Nr. im DMS gemäß den Einstellungen abgelegt wird, Verknüpfung nach REWE auch i.O.

Jetzt noch das entsprechende Formular gebaut und schon hat man das gewünschte Ergebnis.

Re: Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen

Gelöschter Nutzer — Thu, 05 Sep 2019 13:42:15 GMT

Wenn die Einstellungen richtig gemacht worden sind. Funktioniert es wunderbar (ehrlich!)

Rechnung ist geschrieben, Rechnung wird dann entweder gedruckt, gemailt oder nach Unternehmen Online geschoben, und im DMS abgelegt. Zusätzlich können die Buchungssätze mit Belegverknüpfung in REWE importiert werden.

Ich würde einen Standardtext für den Massenversand anlegen, dann läuft alles automatisch und ich muss nicht 50 Mails manuell erfassen bzw. mindestens den Versand bestätigen.

Info:

LEXinform/Info-DB

Re: Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen

einmalnoch — Thu, 05 Sep 2019 14:22:09 GMT

Es kommt ja darauf an ob richtige Rechnungen oder die hässlichen ZugFerDchen gewünscht sind.

Re: Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen

kirstin_flindt — Thu, 05 Sep 2019 15:25:01 GMT

Hallo Herr Pankrat,

meinen Sie die Einstellungen unter "Kanzleidaten/Grundwerte/Standardwerte/Haken bei Verarbeitete Rechnungen automatisch in DMS ablegen" vielleicht? So machen wir es...Aus DMS heraus kann man ja mit der rechten Maustaste "Senden an..." auswählen..

Viele Grüße

Kirstin Flindt

Re: Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen

marvinpankrat — Thu, 05 Sep 2019 15:56:35 GMT

Hallo Frau Flindt,

diese Funktion ist bei uns bereits aktiviert und so soll es auch sein. Es gibt bei der Verarbeitung von Rechnungen zwei Ausgabewege: vordergründig über den Drucker und im Hintergrund in DMS rein. Ich möchte gerne den Ausgabeweg über den Drucker umgehen. Bisher habe ich keinen Weg gefunden, der zum gewünschten Ergebnis führt, aber das von tu.heggi angegebene Dokument aus LEXinform scheint zu helfen

Re: Rechnung aus Programm Rechnungsschreibung in DMS abelegen

metalposaunist — Thu, 05 Sep 2019 15:57:24 GMT

Heißt, es wird Outlook mit dem Programm Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle verbunden?

Nein, technisch wird hier nichts verbunden. Beim Erstellen der Rechnung ruft das Programm Rechnungsschreibung dann Outlook auf bzw. geht eine neue E-Mail auf, in der die Rechnung als PDF angehängt ist. Den Text und Co. muss man aber immer selbst erfassen (afaik).

Das einfachste und schönste wäre ja, ich drücke auf einen Knopf, im Hintergrund wird die Rechnung in DMS abgelegt und im Vordergrund öffnet sich eine neue Mail in Outlook, ggf. mit bereits vorgefertigtem Text.
Ist es so einfach umsetzbar, wie es sich anhört?

Jap, tu.heggi hat dazu schon den richtigen Infio-DB Eintrag herausgesucht. Außer Sie nutzen EO comfort, dann gibt es dazu einen anderen Info-DB Eintrag. Aber vom Prinzip her ist das so machbar, wie Sie das wünschen.

Beim Massenversand von rechnung@ muss man allerdings ggf. einige Dinge beachten, damit das klappt. Je nach dem wo der Exchange steht und wie er eingerichtet ist.