Thema "Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)" in Office Management

Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

blum — Sun, 16 Dec 2018 14:52:29 GMT

Hallo Community,

das Programm Abschlussprüfung und Bilanzbericht unterstützen die Möglichkeit Berichte rechtssicher digital qualifiziert zu signieren. Siehe: Info-Datenbank, Dok.-Nr. 9225996

Hierzu wird folgendes benötigt:

Fremdsoftware Sign Live! von In tarsys (siehe hier: https://www.intarsys.de/DATEV-Edition-erwerben)
Einen Kartenleser (wir haben folgenden Kartenleser für alle Berufsträger erworben: https://shop.reiner-sct.com/chipkartenleser-fuer-die-sicherheitsklasse-3/cyberjack-rfid-komfort-usb-2718700000)
Signaturkarte für qualifizierte Signaturkarten (wir haben diese von der Bundesdruckerei für alle Berufsträger erworben)

Im DATEV Programm Abschlussprüfung kann man dann in einer "Signatur-/Siegelbild" Verwaltung:

ein eingescanntes Siegelbild und
eingescannte Unterschriften

wie in einer Textbausteinverwaltung (das erstmalige Einrichten mit dem Einscannen und Platzieren ist etwas "fummelig") einfügen.

Wir hatten aber ein ungutes Gefühl, dass in unserem Netzwerk von allen Berufsträgern JPG-Dateien mit den Unterschriften existieren und wir hatten ebenfalls ein ungutes Gefühl, dass unsere Unterschriften in den erzeugten PDF-Dateien z. B. per Snipping-Tool von Dritten ggf. in andere Dokumente (natürlich dort nicht digital signiert - erweckt aber einen falschen Eindruck) sehr einfach eingefügt und somit missbraucht werden könnten.

Wir haben daher unsere Unterschriften um folgenden Hintergrund ergänzt:

"Digital unterzeichnet; nur gültig mit qualifizierter elektronischer Signatur in der PDF."

Das sieht dann z. B. wie folgt aus:

Im Programm Abschlussprüfung/Bilanzbericht erstellt man dann eine PDF und über das Programm Sign Live! wird dann die qualifizierte Unterschrift in der PDF angebracht. Wenn zwei Berufsträger unterschreiben sieht das dann dort wie folgt aus:

Wird dann eine Änderung/Ergänzung (z. B. Notiz) an der PDF angebracht, ist das in der PDF zu erkennen:

Wenn nun der Mandant diese Version der PDF-Datei (von uns qualifiziert elektronisch signiert) an z. B. eine Bank (noch ohne DIFIN) weiterleitet, hat die Bank evtl. ein Problem damit, dass der Bericht nicht vom Mandanten unterschrieben ist. Wir haben daher die WPK angeschrieben und die WPK hat uns mit Schreiben vom 11.10.2018 wie folgt geantwortet:

Wir haben das für uns so gelöst, dass wir uns eine unterschriebene Version des Jahresabschlusses vom Mandanten vorlegen lassen und wir in unserem Bericht folgende Zeile einfügen:

Unser Auftragsformular haben wir dann noch ergänzt um:

Nichts desto trotz: Verbesserungsvorschläge/Wünsche:

Das erstmalige Speichern des Dokumentes wird zur Zeit außerhalb der DMS in der Aktenverwaltung von Abschlussprüfung vorgenommen, da es nur dort möglich ist, eine zweite Signatur anzubringen. Erst danach wird das Dokument in der DMS gespeichert. Das ist ein sehr umständlicher Weg, ohne work-flow und ohne comfort. Besser:

Auch die DMS muss die Software Sign Live! unterstützten, so dass dort der work-flow über die "Weiterleitung" von DMS-Dokumenten möglich wäre.
In Abschlussprüfung sollt es alternativ neben der eigenen Aktenverwaltung eine Verbindung zur DMS bzw. digitalen Dokumentenablage geben.

Dann wäre es ein Programm mit "comfort" bzw. wir hätten zwei Datev Programme, die sinnvoll miteinander zusammenarbeiten.

Gruß

Ralf Blum

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

metalposaunist — Sun, 16 Dec 2018 19:42:49 GMT

Hallo Herr Blum,

top! Danke für die vielen Informationen. Auch wieder sind am Thema dran und versuchen so viel Papier wie möglich einzusparen. Wir steigen auf kurz oder lang aber auf DATEVasp um.

Meine Frage dazu: Wie sieht es im DATEVasp Umfeld aus bzgl. der Fremdsoftware? Laut unserer Auskunft werden auch nur die DATEV SmartCard Lesertreiber unterstützt bzw. keine Fremdtreiber, z.B. von Reinert installiert.

Haben Sie damit Erfahrung? Oder können andere aus der Community dazu etwas beitragen?

Vielen Dank!

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

blum — Mon, 17 Dec 2018 07:18:39 GMT

Hallo Herr Bohle,

leider habe ich bezüglich ASP keine Erfahrungswerte.

Gruß

Blum

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

vogtsburger — Mon, 17 Dec 2018 09:16:32 GMT

Hallo Herr Blum,

hatten Sie sich beim Hersteller intarsys auch mal über die Einschränkungen bzw. Unterschiede zwischen der Datev-Version und der 'Voll'-Version von Sign Live erkundigt ?

Vielleicht löst die 'Voll'-Version das eine oder andere Anwendungsproblem.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

Sign Live! kann offenbar auch allgemeine PDF-Dateien (außerhalb der Datev-Umgebung) qualifiziert signieren

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

blum — Mon, 17 Dec 2018 09:52:09 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

ich denke, die Version hat keine Einschränkungen gegenüber der Vollversion.

Wir haben aber bisher im Wesentlichen nur die Schnittstelle über DATEV genutzt. Die installierte Version des Programmes können wir auch gesondert aufrufen:

Das mit dem signieren von PDF-Dateien außerhalb der Datev Schnittstelle haben wir schon getestet, da die DATEV Schnittstelle am Anfang nicht so funktionierte wie sie sollte. Wir können damit jede PDF-Datei auch außerhalb der DATEV Programme qualifiziert elektronisch signieren.

Gruß

Ralf Blum

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

vogtsburger — Mon, 17 Dec 2018 11:38:39 GMT

Danke für das Feedback, Herr Blum.

Wenn diese Datev-Version der Software tatsächlich jede 'externe' PDF im Nachhinein qualifiziert elektronisch signieren kann, wird sie tatsächlich sehr interessant.

Bisher hatte ich das so verstanden, dass Sign Live! CC nur im Zusammenhang mit den angegebenen Datev-Programmen (Berichterstellung, Signaturprüfung etc) verwendet werden kann.

Dann könnte ich allerdings den deutlichen Preisunterschied zwischen der Datev-Version und der Vollversion nicht nachvollziehen.

Gruß

Michael Vogtsburger

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

Kathy_Pech — Mon, 17 Dec 2018 13:38:51 GMT

Sehr geehrter Herr Blum,

sehr geehrter Herr Bohle,

sehr geehrter Herr Vogtsburger,

es ist richtig, aktuell wird ein Dokument nur einmalig signiert, wenn es an DMS übergeben ist. Bezüglich der Integration der Signaturlösung in DATEV-DMS als weitere Prozessverbesserung sind wir derzeit in einer Analysephase und verfolgen das Thema.

Auch mit DATEV-ASP ist die Signaturlösung unseres Partners intarsys und der Kartenlesetreiber Reiner SCT kompatibel. Dieses Szenario wurde in der Pilotphase der Lösung erfolgreich erprobt. Die DATEV-ASP-Kollegen installieren sowohl die Partnerlösung von intarsys als auch den Kartelesetreiber.

Richtig, seit der Auslieferung der DATEV-Programme 12.0 (August 2018) ist auch das Signieren von sonstigen Office-Dokumenten außerhalb der DATEV-Programme möglich. SignLive funktioniert dann wie ein Druckertreiber, der im Windows-Explorer über das Kontextmenü oder im geöffneten Office-Produkt über den Ausgeben-Dialog angesteuert werden kann.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Info-Datenbank, Dok.-Nr. 9231781.

Mit freundlichen Grüßen

Kathy Pech

Programmservice Abschlussprüfung

DATEV eG　

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

blum — Mon, 17 Dec 2018 13:55:45 GMT

Sehr geehrte Frau Pech,

ich hätte mir gewünscht, dass die Zusammenarbeit unter den verschiedenen DATEV-Programmen (hier DMS zu Abschlussprüfung) schon über die "Analysephase" hinaus wäre und es nur noch um den Umsetzungstermin DVD 12.1 oder 13.0 ginge.

Wie schon beschrieben, wäre es für Anwender die DATEV Programme allumfassend einsetzen und prozessorientiert in Teams arbeiten sinnvoll, wenn auch Abschlussprüfung mehr Verbindungen zu den anderen DATEV Programm hätten wie z. B. dass an dieser Stelle (wahlweise) auch die Dokumente aus der DMS und bei EO-Comfort Anwender zum passenden Auftrag angezeigt würden:

Mit freundlichen Grüßen

Ralf Blum

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

blum — Wed, 26 Jun 2019 09:20:36 GMT

Hallo Community,

die Nachfrage unserer Mandanten hat uns überrascht. In der Zwischenzeit haben wir bereits rd. 80 Jahresabschlussprüfungs- bzw. Erstellungsberichte VJ 2018 qualifiziert elektronisch signiert.

Darüber hinaus kann das Programm auch genutzt werden um die Signierung der Vollständigkeitserklärung nach § 11 VerpackG und Hinterlegung auf LUCID = öffentliches Register Stiftung Zentrale Stelle (ZSVR) vorzunehmen.

Hallo Frau Pech,

gibt es etwas neues, wann die Integration in die DMS erfolgt?

Gruß

Ralf Blum

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

Christian_Seidel — Mon, 01 Jul 2019 09:20:11 GMT

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für dieses Feedback.

Aufgrund der bisher eher verhaltenen Nachfrage bezüglich der direkten Integration des Sign Live! CC Produktes in DATEV DMS wurden andere Weiterentwicklungsthemen höher priorisiert.

Sollte die Nachfrage jedoch künftig steigen, werden wir die Priorisierung selbstverständlich anpassen.

Um keine falschen Erwartungen zu wecken, möchten wir an dieser Stelle darauf hinweisen, dass ein Großteil der zusätzlichen/ neuen Weiterentwicklungen vornehmlich das neue DATEV DMS betreffen werden.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

blum — Mon, 01 Jul 2019 11:15:45 GMT

Hallo Herr Seidel,

mir fällt es schwer nachzuvollziehen, dass es eine "verhalten Nachfrage" bezüglich der Integration des Sign Live! CC Produktes in die DMS gibt. Es ist zur Zeit die einzige Anwendung mit einer Schnittstelle zu DATEV, die es berufsrechtlich rechtssicher einem WP erlaubt medienbruchfreie digitale Prüfungsberichte mit einer qualifizierten digitalen Signatur zu versehen. Vielleicht leihen Sie sich den Kollegen von Abschlussprüfung der die Schnittstelle zur dortigen Aktenverwaltung geschrieben hat mal aus (die sind oft sehr schnell mit Innovationen).

Wir hatten auch bevor wir "Sign Live!" gekauft hatten keinerlei Nachfrage von den Mandanten. Erst nach die berufsrechtlichen Vorgaben für den WP vorhanden waren, haben wir uns mit dem Thema beschäftigt und das Produkt gekauft. Bei der Prozessbeschreibung kam dann von den Mitarbeitern der Hinweis, dass könnte auch etwas für unsere Erstellungsmandate sein. Daher hatte ich oben geschrieben, dass wir von der Nachfrage (Rundschreiben an alle Mandanten) überrascht waren. Von obigen 80 signierten Beichten sind nur 10 aus dem WP-Bereich und rd. 70 sind Erstellungsfälle. Anzumerken ist noch, dass der Mandant wählen kann:

nur Papierberichte
nur D-Bericht (eigene Wortschöpfung bitte nicht verwechseln mit dem DIFIN)

und wenn er beides möchte, muss er auch etwas dafür zahlen. Zur Zeit haben fast alle obige Mandanten sich für die kostenpflichtige Variante: Papierbericht und D-Bericht entschieden.

Aus meiner subjektiven Sicht wäre eine Schnittstelle zur DMS neu nicht sehr komplex:

Dokument auschecken (in dem TMP-Verzeichnis kopieren)
Schnittstelle des Kollegen von Abschlussprüfung aufrufen (kann genutzt werden, da die Dokumente in der Aktenverwaltung von Abschlussprüfung nicht in einer Datenbank liegen, sondern wie bei der guten alten DokOrg auf Verzeichnisebene)
nach erfolgter Signatur wieder einchecken (ich könnte mir auch noch vorstellen dies mit der rechten Maustaste selbst vorzunehmen - Halbautomatik)

Sollte aus meiner persönlichen Sicht eigentlich nicht sehr aufwendig sein. Könnte aus meiner Sicht auch gerne eine zubuchbare kostenpflichtige Ergänzung zur DMS neu sein.

Sie könnten es aber auch den Kollegen von Abschlussprüfung "zuschieben" in dem diese verpflichtet werden die eigene Aktenverwaltung aufzugeben und die frei werdenden Entwicklungs-Kapazitäten in eine gute Nahtstelle zur DMS neu bzw. digitalen Dokumentenablage zu programmieren. Dann wäre die Schnittstelle zu "Sign Live!" automatisch auch in der DMS neu vorhanden.

Um die Wünsche der Anwender festzustellen, würde ich empfehlen, im Bereich DATEV Ideas einen weiteren Bereich "DMS neu" einzurichten. Dort könnten wir als Community dann zumindest unsere Prioritäten aufzeigen.

Gerne könnten Sie dort auch einige Ihre "Weiterentwicklungsthemen" auflisten um feststellen, ob wir von der Community Ihre Einschätzung teilen oder die Priorisierung ggf. ganz anders sehen.

Eine DATEV Ideas Unmöglichkeit (siehe auch )

Gruß

Ralf Blum

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

Christian_Seidel — Fri, 05 Jul 2019 13:54:37 GMT

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für Ihre ausführliche Darstellung.

Wir haben Ihre Anregungen an die Produktentwicklung weitergeben. Das Thema wird intern diskutiert und für die Weiterentwicklung aufgenommen. Nähere Informationen können wir Ihnen an dieser Stelle zum aktuellen Zeitpunkt nicht geben.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

mosachse — Mon, 15 Jul 2019 07:41:52 GMT

Danke für Ihre hervorragenden Darstellungen, Herr Blum.

Ich habe mich längst nicht so tief wie Sie mit der Thematik beschäftigt.

Erlauben Sie mir bitte eine kurze Frage:

Der ganze Prozess hier scheint mir relativ aufwendig (Zusatzsoftware, Lesegerät, keine richtige Integration in DATEV DMS,etc.).

Warum wird stattdessen nicht AdobeSign genutzt?

Theoretisch könnte man doch z.B. mit einem neuen iPad und iPencil das PDF wirklich unterschreiben. Ich weiß auch aus der Community, dass Sie das kostenpflichtige Adobe Acrobat DC Pro nutzen. AdobeSign ist doch da sehr gut integriert...

Was spricht scheinbar dennoch dagegen? Fehlende Rechtssicherheit?

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

blum — Mon, 15 Jul 2019 10:42:21 GMT

Hallo mosachse,

ich kann leider zu dem Themenbereich "AdobeSign" nichts sagen, da ich das Programm nicht kenne.

Die Besonderheit liegt hier aber im Berufsrecht der WP´s:

bildhafte Wiedergabe des Siegels in der PDF-Datei
qualifiziert elektronische Signatur (kann nicht mit einer Unterschrift mit dem Stift auf dem iPad gehen; sondern nur mit einer Signaturkarte)

Und dass kann Abschlussprüfung zusammen mit Software Sign Live! ganz gut.

Leider die DMS nicht. Beide Abteilungen müssten sich zusammensetzen und sich auf ein Dokumentenmanagement einigen (das kann nur die neue DMS sein) und Abschlussprüfung müsste bereit sein, diese zu integrieren und die neue DMS müsste noch einige wenige Felder in die Datenbanktabellen aufnehmen, dass auch Abschlussprüfung alle notwendigen Vorgaben erfüllt.

Das gleich müsste eigentlich auch mit REWE passieren. Abschlussprüfung hat eine eigene Buchhaltung und die Schnittstelle zu REWE funktioniert nur schlecht.

Hier fehlt der DATEV der DATEV-Prozessmanager (siehe auch zum Kernproblem bei der Eigenorganisation ) der beiden Abteilungen Vorgaben zur Zusammenführung der Prozesse/Programme erteilen muss. So entwickeln leider beide Abteilungen die Programme nebeneinander her und teilweise auch viel Doppeltes.

Gruß

Ralf Blum

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

mosachse — Mon, 15 Jul 2019 10:48:06 GMT

Danke Ihnen sehr!

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

andreashausmann — Mon, 15 Jul 2019 10:48:33 GMT

Hallo Herr Bohle,

bei uns wurde auch überlegt die elektronische Signierung einzufürhren. Unsere Partnerkanzlei hat aber unter DATEVasp die Erfahrung gemacht, dass die Erstellung der Signatur gut und gerne drei Minuten dauert, d.h. das Programm hängt bis die Signatur verarbeitet und erstellt wurde. Warum ist mir leider nicht klar.

Dies hat mich aber erst einmal abgeschreckt.

Ggf. gibt es aber von anderen DATEVasp Nutzern andere Erfahrungen.

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

blum — Mon, 15 Jul 2019 11:15:31 GMT

Hallo Herr Hausmann,

bei uns (kein ASP sondern WTS) dauert der erstmalige "Aufruf" des Programmes bis zur Eingabe der PIN 21 Sekunden. Bei der zweiten Signatur am gleichen Tag (Programm läuft auf dem WTS noch im Hintergrund) nur 3 Sekunden.

Gruß

Ralf Blum

Re: Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

andreashausmann — Mon, 15 Jul 2019 11:31:30 GMT

Hallo Herr Blum,

danke für die Info. Das klingt nach einer vernünftigen Zeit. In DATEVasp sind bedauerlicherweise viele Dinge ein wenig anders.

Prüfungsberichte bzw. Erstellungsberichte digital unterschreiben (qualifizierte elektronische Signatur)

S_Heit — Thu, 19 Sep 2024 09:52:07 GMT

Vielen Dank für Aufschlüsselung Herr Blum.

Wir sind gerade auch in der Umstellung auf eine qualifizierte elektronische Signatur.

Darf ich fragen, welche Signaturkarte der Bundesdruckerei sie verwenden für Prüfungsbericht und Bestätigungsvermerk als Wirtschaftsprüfer? Da gibt es ja ein große Auswahl

- D Trust Standard Signaturkarte

- D Trust Multi Signaturkarte

- D Trust Siegelkarte

- D Trust Professional Signaturkarte mit Verweis auf den Beruf

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