Thema "revisionssichere DokAblage und PFB" in Office Management https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/revisionssichere-DokAblage-und-PFB/m-p/89730#M6505 <HTML><HEAD></HEAD><BODY><P><STRONG>bisheriges Vorgehen</STRONG></P><P></P><P>Wir haben die Word-Dateien in PDF-Dateien umgewandelt und für die PDF-Datei einen Postausgang angelegt. Damit war sichergestellt, dass immer das richtige Dokument dem Postausgang beigefügt war (z. B. keine Änderungen bei automatischen Datum). Nachteil war natürlich, dass wir die Dokumente doppelt in der DokAblage hatten (Word + PDF):</P><P></P><P><STRONG>jetziges Vorgehen</STRONG></P><P></P><P>Zum 01.01. haben wir auf die revisionssichere DokAblage umgestellt. Nun kann die Umwandlung in PDF unterbleiben, da die Revisionen gespeichert sind. Vom Prozess ist das deutlich schlanker.</P><P></P><P><STRONG>Probleme/Fragen</STRONG></P><P></P><P>Wir hatten nun gedacht, dass bei der Anlage eines Postausgangs immer die entsprechende Revision verknüpft wird. Tatsächlich wird aber nur die Datei verknüpft. Wenn also aus dem Postausgang der Anhang geöffnet wird, öffnet sich immer die aktuellste Version des Dokumentes (z. B. bei automatischen Datum immer das heutige Datum).</P><P><EM>Ist es möglich, eine Revisionsnummer mit dem Postausgang zu verknüpfen? Alternativ kann mit Festschreibung des Postausgangs das Dokument automatisch schreibgeschützt werden?</EM></P><P></P><P>Weiterhin ist auch bei festgeschriebenen Postausgängen möglich, die angehängten Dateien zu löschen oder neue Dokumente anzufügen.</P><P><EM>Ist es möglich einzustellen, dass Anhänge bei festgeschriebenen Postausgängen ebenfalls festgeschrieben und damit nicht geändert werden können?</EM></P><P></P><P>VG Daniel Kühn </P></BODY></HTML> Thu, 10 Jan 2019 17:17:29 GMT d_kuehn 2019-01-10T17:17:29Z revisionssichere DokAblage und PFB https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/revisionssichere-DokAblage-und-PFB/m-p/89730#M6505 <HTML><HEAD></HEAD><BODY><P><STRONG>bisheriges Vorgehen</STRONG></P><P></P><P>Wir haben die Word-Dateien in PDF-Dateien umgewandelt und für die PDF-Datei einen Postausgang angelegt. Damit war sichergestellt, dass immer das richtige Dokument dem Postausgang beigefügt war (z. B. keine Änderungen bei automatischen Datum). Nachteil war natürlich, dass wir die Dokumente doppelt in der DokAblage hatten (Word + PDF):</P><P></P><P><STRONG>jetziges Vorgehen</STRONG></P><P></P><P>Zum 01.01. haben wir auf die revisionssichere DokAblage umgestellt. Nun kann die Umwandlung in PDF unterbleiben, da die Revisionen gespeichert sind. Vom Prozess ist das deutlich schlanker.</P><P></P><P><STRONG>Probleme/Fragen</STRONG></P><P></P><P>Wir hatten nun gedacht, dass bei der Anlage eines Postausgangs immer die entsprechende Revision verknüpft wird. Tatsächlich wird aber nur die Datei verknüpft. Wenn also aus dem Postausgang der Anhang geöffnet wird, öffnet sich immer die aktuellste Version des Dokumentes (z. B. bei automatischen Datum immer das heutige Datum).</P><P><EM>Ist es möglich, eine Revisionsnummer mit dem Postausgang zu verknüpfen? Alternativ kann mit Festschreibung des Postausgangs das Dokument automatisch schreibgeschützt werden?</EM></P><P></P><P>Weiterhin ist auch bei festgeschriebenen Postausgängen möglich, die angehängten Dateien zu löschen oder neue Dokumente anzufügen.</P><P><EM>Ist es möglich einzustellen, dass Anhänge bei festgeschriebenen Postausgängen ebenfalls festgeschrieben und damit nicht geändert werden können?</EM></P><P></P><P>VG Daniel Kühn </P></BODY></HTML> Thu, 10 Jan 2019 17:17:29 GMT https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/revisionssichere-DokAblage-und-PFB/m-p/89730#M6505 d_kuehn 2019-01-10T17:17:29Z Re: revisionssichere DokAblage und PFB https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/revisionssichere-DokAblage-und-PFB/m-p/89731#M6506 <HTML><HEAD></HEAD><BODY><P>Hallo Herr Kühn,</P><P></P><P>es wird immer die Datei und somit die letzte Revision verknüpft. Einen automatischen Schreibschutz gibt es allerdings nicht. Wir geben Ihren Wunsch aber an unsere Produktentwicklung weiter.</P><P></P><P>Alle rechtsrelevanten Daten (Postausgangsdatum/Dokumentart/Steuerart/Mandant/erfassender bzw. festschreibender Mitarbeiter) können nach der Festschreibung nicht mehr verändert werden und entsprechen damit den steuerrechtlichen Vorschriften.</P><P>Die Eingabefelder Betreff, Notiz, Verknüpfung von Dokumenten sind zusätzliche Felder, welche die Möglichkeit bieten, einen bereits festgeschriebenen Datensatz im gewissen, beschränkten Rahmen zu bearbeiten bzw. zu aktualisieren. Die Bearbeitung dieser Felder liegt im Rahmen und der Organisation der jeweiligen Kanzlei.</P><P></P><P>Viele Grüße aus Nürnberg</P><P></P><P>Jürgen Haubner</P><P>DATEV eG</P></BODY></HTML> Mon, 14 Jan 2019 09:41:09 GMT https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/revisionssichere-DokAblage-und-PFB/m-p/89731#M6506 Juergen_Haubner 2019-01-14T09:41:09Z