Thema "Re: DMS Dokument automatisiert ablegen" in Office Management

DMS Dokument automatisiert ablegen

michaelhubersteuerberatun — Wed, 13 Mar 2019 20:51:35 GMT

Hallo zusammen,

ich möchte meinen Formularversand von Papier auf digital umstellen.

Die Idee ist es eine PDF Datei zu erstellen. Dort soll mit einer Software in die PDF ein Unterschriftsfeld integriert werden.

Ablauf:

1. PDF mit Unterschriftsfeld generieren.

2. Abspeichern im DMS (noch die alte DMS Version), hier noch ohne Unterschrift.

3. Versand per Mail An Mandant.

4. Mandant unterzeichnet und sendet PDF zurück.

5. Abspeichern PDF In einem Dateiordner.

6. Automatisierter Import in DMS.

Punkt 6 ist das für mich interessante.

Gibt es die Möglichkeit (z.B. über den Dateinamen) einen automatischen Import in DMS vorzunehmen?

z.B. Könnte man ja im Dateinamen die Dokumentennummer angeben. So wüsste DMS das die PDF im DMS unter der Dokumentennummer 12345 importiert werden müsste.

Ich hoffe ich konnte darstellen was ich vorhabe 🙂

cielen Dank für Ihre Mühe !!!

Re: DMS Dokument automatisiert ablegen

mkinzler — Thu, 14 Mar 2019 05:07:52 GMT

Es gibt/gab ein Zusatztool

Re: DMS Dokument automatisiert ablegen

dombrowski — Thu, 14 Mar 2019 07:09:59 GMT

Was Sie suchen ist die DMS Zusatzkomponente "DATEV DMS Dokumentzuordnung".

In Ihrem angedachten Workflow würde man dann das unterschriebene Dokument in einem Ordner ablegen, die DATEV Komponente analysiert das Dokument und ordnet es automatisch dem ursprünglichen Dokument anhand der Dokumentennummer zu. In DMS wird das unterschriebene Dokument dann einfach in der Dokumentenstruktur ganz oben angebracht, wahlweise auch noch automatisch mit einem entspechenden Kommentar (unterschriebene Version oder ähnliches).

Wir haben das Tool im Einsatz und laut DMS Team wirds diese Zusatzkomponente auch nach DATEV DMS schaffen.

Re: DMS Dokument automatisiert ablegen

michaelhubersteuerberatun — Fri, 15 Mar 2019 13:11:52 GMT

Vielen Dank Herr Kinzler und Herr Dombrowski, nun habe ich einen Anhaltspunkt.

Leider gibt es das Produkt nicht im DATEV Shop, deshalb werde ich einmal mit der Fachabteilung telefonieren müssen.

Danke nochmals !!!

Re: DMS Dokument automatisiert ablegen

dombrowski — Mon, 18 Mar 2019 06:16:04 GMT

LEXinform/Info-DB

Da steht die Artikelnummer und die Leistungsbeschreibung des Produktes.