Thema "Re: Nummerierungen ändenr?" in Office Management

Nummerierungen ändenr?

f_mayer — Thu, 17 Jan 2019 09:54:44 GMT

Hallo zusammen, ich wollte mal fragen ob eine (nahezu) komplette Änderung der Mandantennummerierungen etwas ist was man nur im äußersten Notfall machen sollte oder ob Risiko und Aufwand überschaubar sind. Hat da jemand Erfahrungen über Zeit- und Nervenaufwand sowie eventuelle Risiken, z.B. wenn Mandantennummer bei einzelnen Leistungen abweicht?

Mit freundlichen Grüßen,

Florian Mayer

Re: Nummerierungen ändenr?

mjachert — Thu, 17 Jan 2019 10:30:04 GMT

Hallo Herr Mayer,

den ersten Teil Ihrer Frage habe ich Ihnen als PN beantwortet.

Bezüglich der Risiken bei Abweichung zwischen Mandantennummer und Leistung:

Grundsätzlich ist es allen Beteiligten egal, ob Leistungs- und Mandantennummer gleich sind, solange die Leistung dem Mandat zugeordnet ist. Probleme gibt's natürlich dann, wenn man eine Mandantennummer anlegt und auf dieser Nummer schon Leistungen eines anderen Mandanten liegen. Wenn man dann nicht aufräumt, würde man ja wieder Leistungen anlegen, die auf anderer Nummer liegen, und so geht es immer weiter...

Es kann außerdem immer dann Probleme geben, wenn Daten weitergegeben werden sollen (Rewe in Steuern oder Gegenstandswerte).

Und: Bei Mandatsabgabe muss natürlich auch wieder bedacht werden, welche Leistungen da noch dranhängen (z.B. bei der Übertragung der Daten im RZ (sofern gesendet wird))

Grüße

Manuela Jachert

Re: Nummerierungen ändenr?

martinkolberg — Thu, 17 Jan 2019 11:01:34 GMT

Ich würde es nicht einmal im Notfall anpacken.

In jeder Anwendung muß der Mandant auf die neue Nummer kopiert werden und die Altdaten müssen gelöscht werden..
diverse Anwendungen (Wirtschaftsberatung, usw). sehen das nicht vor.
Diese Umstellung muß analog im RZ vorgenommen werden.
Es gibt Abhängigkeiten zu UO, Bankabrufen, Steuern online, usw.
Die Eigenorganisation mit Rechnungsschreibung kann die Mandantennummern nicht nachträglich ändern.
Das DMS bzw. die Dokumentenablage mit ihrer Historie müßte angepaßt werden.
Adressaten, Leistungen, usw. müssen nachgezogen werden.

Fazit:

Einen verkehrt neu angelegten Mandanten kann man im Notfall später (nach Monaten, vor Rechnungsstellung) noch auf eine andere Nummer schieben, aber bitte nicht einen kompletten Kanzlei- Bestand.

Der Wunsch, alle 3- stelligen Mandantennummer durch Vorstellung von 10### in ein neues 5- stelliges System zu überführen wurde somit nie vollzogen.

Re: Nummerierungen ändenr?

vogtsburger — Thu, 17 Jan 2019 11:31:44 GMT

Mich würde Ihre Motivation interessieren.

Wollen Sie ein 'System' in die Num(m)erierung bringen, z.B. wegen der BRV ?

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

Ich selbst würde auch davon abraten.

Ich erinnere mich noch gut an die viel harmloseren Effekte bei der Umstellung von 3-stellig nach 5- stellig

Re: Nummerierungen ändenr?

f_mayer — Fri, 18 Jan 2019 09:54:06 GMT

Zur Motivation, es sind zwei Kanzleien zusammen gegangen, zum einen wurde die Zentrale Mandantennummer (und nur diese) von einigen Mandanten geändert, damit keine diese Nummern doppelt vorhanden sind. Zum anderen haben wir zwei völlig verschiedene Logiken zur Zeit, insbesondere was "Unterbestände" wie Betriebe unter eigenen Nummern angeht.

Persönlich liebäugle ich damit, alles auf bisher unbenutzte Nummernkreise umzulegen und das äußerst langsam anzugehen, also nach und nach einzelne Mandanten umzuschichten wenn gerade Luft ist. Oder wir lassen es wie es jetzt ist solange sich da nichts beißt.

Re: Nummerierungen ändenr?

stefans — Fri, 18 Jan 2019 10:23:24 GMT

Unter anderem aus den Gründen die Herr Kolberg schreibt haben wir bei einer Kanzleizusammenführung auf eine Anpassung der Nummernkreise (A + B) verzichtet.

Alle Neumandanten seit dem werden im Nummernkreis A angelegt, da dieser mehr Mandanten enthielt als B.

Ein gänzlich neuer Nummernkreis erschien uns nicht notwendig, da die Nummernkreise A aber auch B bereits sehr gut durchdacht waren und keiner Anpassung benötigten. Die Mitarbeiter von ehemals A müssen sich so auch nicht umgewöhnen.

Ich würde Ihnen daher ebenfalls raten, nur was anzupassen, wenn "sich was beißt".

Beste Grüße

Stefan

Re: Nummerierungen ändenr?

vogtsburger — Fri, 18 Jan 2019 10:36:20 GMT

Es existieren im Moment aber noch die (ursprünglichen) Beraternummern der beiden Kanzleien, nehme ich an.

Re: Nummerierungen ändenr?

f_mayer — Fri, 18 Jan 2019 12:49:49 GMT

Richtig, wir haben die Mandanten noch auf den ursprünglichen verschiedenen Beraternummern. Ich nehme an, dass dies sicherstellt, dass DATEV nichts durcheinanderbringt? Allerdings weiß ich nicht ob die Chefs eine der beiden stilllegen wollen, hätten wir da nicht eventuell Komplikationen?

Was mir vor allem Sorgen macht, wenn ein Mandant der einen Kanzlei dieselbe Nummer hat die ein Mandant der anderen Kanzlei früher hatte und bei dem anderen Mandanten doch die Leistungen auf der früheren Nummer laufen, kann es da nicht kriseln wenn die Beraternummern nicht mehr unterschiedlich sind?

Re: Nummerierungen ändenr?

vogtsburger — Fri, 18 Jan 2019 13:35:44 GMT

Hallo Herr Mayer,

Mandanten kann man auch im RZ 'offiziell' übertragen, aber das ist unter anderem auch eine Kostenfrage, da es hier ja nicht um einzelne sondern um Hunderte von Mandaten geht.

Man tut sich und der Kanzlei keinen Gefallen, wenn man die zwei Kanzleien bzw. deren Mandanten bunt durchmischt.

Wieso lässt man die Ordnungsbegriffe Beraternummer/Mandantennummer nicht weiterhin so bestehen ?

Michael Vogtsburger

P.S.

Ich musste/konnte/durfte bisher immer nur einzelne Mandanten von anderen Kanzleien übernehmen, nie den gesamten Bestand.

Re: Nummerierungen ändenr?

f_mayer — Fri, 18 Jan 2019 13:57:39 GMT

Werde mal anfragen ob man das so lassen kann wie bisher mit den beiden Beraternummern, wird doch noch spannend zum Wochenende.