Thema "Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften" in Office Management

DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

blum — Wed, 28 Nov 2018 11:08:45 GMT

Hallo Community,

seit der DVD 12.0 kann man eine PDF-Datei:

die aus mehreren Seiten besteht trennen:

Folgendes Ergebnis:

Anschließend können dann einzelne Seiten wieder geheftet werden;

Und wie schon immer auch strukturiert werden:

Im Ergebnis hat man aus einer PDF-Datei mit vier Seiten z. B. zwei PDF-Dateien erstellt, die man dann auch getrennt archivieren kann.

Zusammenfassung: Auch DATEV kann in zwischen im Dokumentenkorb mit PDF-Dateien sinnvoll umgehen! Gut gemacht.

Praktische Anwendung:

Die meisten Mandanten mailen uns PDF-Dateien. Oft sind mehrere Bescheide in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst. In der Vergangenheit haben wir diese Bescheide per "PDF Creator" in TIF-Dateien umgewandelt um diese dann sinnvoll im Dokumentenkorb heften zu können.

Nun haben wir unseren kompletten Fristprozess von TIF auf PDF-Dateien umgestellt.

Nichts desto trotz: Verbesserungsvorschläge/Wünsche:

Das einchecken von PDF-Dateien muss automatisiert werden siehe auch: https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=84516

Gruß

Ralf Blum

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Christian_Seidel — Fri, 30 Nov 2018 11:37:55 GMT

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für Ihren ausführlichen Beitrag zum Thema Bearbeitung von PDF-Dateien im Dokumentenkorb.

Nach Rücksprache mit der Entwicklung wird das automatische Einchecken von PDF Dateien zur DVD 13.0 (Sommer 2019) nicht realisiert werden können. Das Thema wird weiterhin verfolgt. Nähere Informationen können wir Ihnen leider aktuell nicht mitteilen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

mosachse — Sun, 02 Dec 2018 13:19:20 GMT

Hallo Herr Blum, Hallo Herr Seidel,

recht vielen Dank für Ihre sehr hilfreichen Posts!

Wird aus Ihrer Sicht mit dem Update auch eine schnelle und einfache Erstellung von Einzel-PDFs zu einem Gesamt PDF ermöglicht?

Ich habe die Problematik in folgendem Thread angesprochen:

Erstellung und Verwaltung von PDF-Dateien

Danke sehr!

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

0815 — Sun, 02 Dec 2018 14:49:58 GMT

Hallo,

aus meiner Sicht funktioniert das im Dokumentenkorb mit der Heften-Funktion super, ja. In der geöffneten PDF-Datei haben Sie die besten Karten mit einem PDF-Programm mit den entsprechenden Funktionen (bei uns Adobe Acrobat 2017 Pro).

Das nun auch PDFs unterstützt werden, ist sehr hilfreich, da nunmal PDF weit verbreiteter Standard und Mittel der Wahl beim Dokumentenaustausch ist, nicht TIF.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

blum — Mon, 03 Dec 2018 13:10:54 GMT

Hallo Mosachse,

ja das funktioniert auch im Dokumentenkorb:

Z. B. drei PDF-Dateien per drag and drop in den Dokumentenkorb schieben,
die Strukturierung aufheben,
Dateien markieren,
Dateien heften,
die so erstellt Datei per drag and drop wieder in den Datei-Explorer verschieben
ggf. Datei umbenennen

Wir benutzen zu Zusammenführen aber die Vollversion von Arcobat. Im Dateiexplorer rechte Maustaste:

Oder auch zwei PDF-Dateien nebeneinander öffnen und dort einzelne Seiten von einer PDF-Datei in die andere per drag and drop verschieben. Sie können hier ganze PDF-Dateien in die Seiten einfügen.

Auch ermöglicht die Vollversion die Erstellung eines "Inhaltsverzeichnisses" (dort Lesezeichnen genannt).

Gruß

Blum

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

marcbrost — Mon, 03 Dec 2018 13:18:14 GMT

Hallo Herr Blum,

danke für den ausführlichen Beitrag. Nun kann man endlich mal mit PDF-Dateien sinnvoll arbeiten ohne ein anderes Programm zum Auftrennen und neu zusammenfügen der Dateien nutzen zu müssen.

Viele Grüße

Marc Brost

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

mosachse — Mon, 03 Dec 2018 13:48:09 GMT

Recht vielen Dank für Ihre hervorragende Antwort! Klasse

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

blum — Mon, 03 Dec 2018 16:22:39 GMT

Hallo Herr Seidel,

damit Sie über die Anzahl der jährlich bei uns einzucheckenden PDF-Dateien eine Vorstellung haben, habe ich mal in der DMS abgefragt, wie viele PDF-Dateien wir in der DMS für den VJ 2017 gespeichert haben:

Es sind bei uns für das VJ 2017 (das VJ ist aber noch nicht vollständig abgeschlossen) 37.350 PDF-Dateien (unter Dokumente) gespeichert. Da wir den Prozess der Bescheidprüfung erst vor kurzem auf PDF umgestellt haben, kommen hier nochmal rd. 3.000 PDF-Dateien hinzu. Diese 3.000 Bescheide müssen in der Regel 3 x eingecheckt werden. D. h. hier alleine in unserer Kanzlei 9.000 mal rechte Maustaste und mit der Maustaste den Menüpunkt "einchecken" suchen und klicken.

Darüber hinaus wurden auch obige rd. 38.000 PDF-Dateien geschätzt zu 50% mehrmals geöffnet und Kommentare oder Notizen hinzugefügt, so dass nochmal ca. 40.000 mal Einchecken hinzukommt. Somit rd. 50.000 mal rechte Maustaste und mit der Maustaste den Menüpunkt "einchecken" suchen und klicken im Jahr für unsere Kanzlei. Im Schnitt wird somit rd. 10 mal am Tag von jedem Mitarbeiter eine PDF-Datei "händisch" eingecheckt.

Frust! Das Einchecken sollte möglichst schnell (DVD 12.1) automatisiert werden.

Gruß

Blum

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

0815 — Mon, 03 Dec 2018 18:36:31 GMT

Hallo cseidel,

eine Frage zu dem Bildschirmfoto im Eröffnungsbeitrag:

Hier sind Dateien strukturiert, obwohl nur eine Datei in der Struktur enthalten ist. Besteht ein Unterschied dazwischen, ob ich a) eine einzelne Datei ohne Strukturierung archiviere oder b) eine einzelne Datei mit Strukturierung archiviere? Oder kommt das aufs gleiche raus?

Viele Grüße & besten Dank vorab.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

0815 — Tue, 04 Dec 2018 07:41:13 GMT

Hallo Herr Seidel,

dem Beitrag #7 des Herrn Blum schließe ich mich, bei gleichen Filterkriterien, mit 19.657 PDF-Dateien an:

Ergibt 26.314 Mal den Menüpunkt "einchecken" suchen und klicken im Jahr für unsere Kanzlei (50.000 : 37.350 × 19.657). Bitte nehmen Sie also von Herrn Blum und mir 76.314 Nennungen für die Behebung dieses Programmfehlers auf.

Nachtrag: Das Automatische Einchecken beim Schließen des DAP ist Herrn Blum (unterstelle ich mal) und mir bekannt. Bitte nicht erneut als "Lösung" präsentieren

Viele Grüße.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

willimüller — Tue, 04 Dec 2018 10:00:38 GMT

Hallo Herr Blum,

ich habe mich auch gefreut .. auch wenn ich daran denken musste, dass Herr Hermelink diese fehlende Möglichkeit vor 10 Jahren beschrieben hat ... (dafür hätte er ein paar Lebkuchen verdient gehabt).

Schöne Grüße

Willi Müller

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Christian_Seidel — Wed, 05 Dec 2018 12:13:09 GMT

Hallo Herr 0815,

es macht keinen Unterschied, ob die Dokumente im Dokumentenkorb strukturiert werden oder nicht. Die Struktur nur eine Option, gleich bei der Ablage mehrere Dateien logisch zusammenzufassen.

Viele Grüße

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Wed, 05 Dec 2018 13:22:31 GMT

Ich habe mir auch einmal den Dokumentkorb angeschaut und habe festgestellt, dass ein intuitives Drag&Drop z. B. für die Seitenverschiebung oder auch für die Veränderung der Rangposition nicht möglich ist. Das ist aber eine Grundvoraussetzung für ein windowskonforme arbeiten. DATEV hat wieder einmal sein sprichwörtliches Genie für ein absolut workflowfreies arbeiten unter Beweis gestellt.

Sorry, aber da bleibe ich lieber bei meinen XChange-Viewer, zumal dieser auch noch um den Faktor 10 schneller und einfacher zu bedienen ist.

Netter Versuch DATEV.

Gruß A. Martens

Du wurdest gewogen...du wurdest gemessen...und du wurdest für nicht gut genug befunden.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

blum — Wed, 05 Dec 2018 13:40:03 GMT

Hallo Her Martens,

wenn ich die PDF-Datei "trenne", kann ich im Dokumentenkorb auf der linken Seite die einzelnen Seiten (hier die Seite 12 per drag and drop hinter die Seite 1 verschoben) verschieben:

Gruß

Ralf Blum

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Wed, 05 Dec 2018 13:54:39 GMT

Danke für die Info; insoweit nehme ich meine Kritik zurück. Entschuldigung DATEV, dass war mir nicht bewußt. Mit Strg+1/2 kann man sogar die Position der Dateien verändern. Mit Drag&Drop funktioniert es nicht, ich hatte halt windowskonformität unterstellt. Funktioniert auch mit den Dateien. 2 x Das war mein Fehler.

Dennoch ist das Programm extrem langsam und unübersichtlich. Allein der Programmstart dauert. Möchte man richtig mit PDF-Arbeiten, z. B. 2 o. mehr PDF-Dateien mischen, ist man hier komplett aufgeschmissen, da erst aus- und eingecheckt werden muss. Da ist mir der XChange-Viewer um längen angenehmer, da ich jede PDF-Datei in einem Tab-Viewer angezeigt bekomme und hier ganz bequem per Drag&Drop die Seiten interaktiv zwischen den Reitern (PDF-Dateien) oder innerhalb einer PDF-Datei verschieben kann.

Aber möge ein jeder sein Programmfavorieten verwenden.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

blum — Wed, 05 Dec 2018 16:32:00 GMT

Hallo Herr Martens,

mir ging es hier nicht um die schnelle Bearbeitung von PDF-Dateien, sondern um den Massenvorgang Bescheiderfassung, wenn uns der Mandant mehrere Bescheide als eine PDF-Datei mailt.

Und hier kann die PDF-Datei per drag and drop in den Dokumentenkorb (ist bei uns im Sekretariat fast immer geöffnet - Starten dauert auch bei uns mit 10 Sekunden zu lange) verschieben, trennen und heften (beides neu seit der DVD 12.0) und der Posteingangsassistent übernimmt die Verschlagwortung und die Fristerfassung und die Zuordnung zu den Aufträgen (EO-Comfort).

Ich kenne zur Zeit keinen schnelleren Weg um PDF-Dateien aufzuteilen, in der DMS zu speichern, einem Auftrag von EO comfort zuzuordnen, gleichzeitig die Daten für PFB erfassen und noch mit einem mini work-flow (Erlediger und Kenntnisnehmer) zu versehen.

Um einzelne PDF-Dateien (keine Bescheide d. h. ohne PFB) zu archivieren benutzen wir das Add-in:

Um mehrere PDF-Dateien einzeln zu archivieren ist der Dokumentenkorb wegen der Möglichkeit der:

am schnellsten, wenn man vorher den Posteingangsassistenten:

ausschaltet.

Gruß

Ralf Blum

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Wed, 05 Dec 2018 16:55:04 GMT

Danke für die Info.

Ich werde das einmal an unser Sekretariat weitergeben. Die kennen das wahrscheinlich genausowenig wie ich.

Für das Sekretariat habe ich allerdings auch schon ein kleines Umbennungstool erstellt, womit schnell gescannte Dokumente umbenannt werden können.

Schauen wir mal ob die etwas mit dem Dokumentenkorb zurechtkommen.

Gruß A. Martens

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

0815 — Wed, 05 Dec 2018 19:39:23 GMT

Hallo Herr Seidel,

vielen Dank für die Antwort!

Viele Grüße.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

0815 — Wed, 05 Dec 2018 19:44:20 GMT

Hallo Herr Martens,

aus meiner Praxis empfehle ich Ihnen, den Dokumentenkorb einfach in den Autostart zu legen und den ganzen Tag offen zu lassen. Über die Eigenschaften der Verknüpfung oder notfalls per BAT/VBS können Sie ihn ja auch minimiert starten lassen. Denn der Start dauert wirklich lange.

Für das Sekretariat ist der Dokumentenkorb (bei uns) in der Tat das "one and only"-Werkzeug; aus den von Herrn Blum genannten Gründen. Auf jeden Fall dann, wenn Sie mit DMS arbeiten. Mit der DokAblage kann ich es nicht beurteilen, doch auch hier dürften die Vorteile überwiegen, alleine schon wegen der Verknüpfung zur Fristerfassung.

Viele Grüße.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

c_geppert — Thu, 06 Dec 2018 10:37:31 GMT

Hallo,

wie machen Sie es mit den Komentieren oder Stempeln mit pdfs?

Mfg

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Thu, 06 Dec 2018 11:22:12 GMT

Also ich werde mir den Dokumentkorb einmal in Ruhe testen. Für die Standardarbeiten ist dieser auch gut geeignet.

Gruß A. Martens

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

kleenlof — Fri, 07 Dec 2018 07:24:32 GMT

Hallo Zusammen,

mir passiert es schon mal, dass ich zwar mehrere Dokumente scanne, markiere, dann leider nicht hefte und ablege. In der Dokumentablage habe ich dann zB 5 Seiten Bescheid. Dank des Hinweises kann ich nun also die Dokumente aus der Dokumentablage nach Windows exportieren, von dort in den Dokumentenkorb einlesen und das Heften nachholen.

Schöner wäre es, wenn - wie im Outlook - im Dokumentenkorb die Möglichkeit bestünde, Dokumente aus der Dokumentenablage zu importieren. Dieses habe ich bisher nicht gefunden. Würde mir die Heilung meines Bedienungsfehlers erleichtern.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

blum — Fri, 07 Dec 2018 07:32:31 GMT

Hallo Herr Kleenlof,

wir haben die DMS. Dort kann man die Dokumente aus dem Arbeitsplatz per drag and drop in den Dokumentenkorb kopieren. Dann wie oben beschrieben verfahren. Dann haben Sie leider 1 richtiges und 5 falsche Dokumente in der Dokumentenablage. Sie müssen dann noch die 5 falschen Dokumente löschen (Wegbeschreibung ohne Verknüpfung zu PFB).

Gruß

Blum

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Fri, 07 Dec 2018 07:34:32 GMT

Guten Morgen,

schöner wäre es, wenn man das Heften direkt in der Dokumentenablage vornehmen könnte. Noch schöner wäre es, wenn Dokumente in der Dokumentenablage als eine ZIP Datei zusammengefasst werden könnten. Das würde z.B. bei Belegen zu einer Steuererklärung die Übersichtlichkeit in der Schnellinfo sehr erhöhen.

Viele Grüße

Jupp Schmitz

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

kleenlof — Fri, 07 Dec 2018 07:38:44 GMT

So weit bin ich noch nicht, ich arbeite noch ohne DMS... Da besteht die Möglichkeit des Drag and Drop leider nicht. Also vielleicht doch eine "Aufgabe" für DATEV...

Mit frreundlichem Gruß

Stefan Kleenlof

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

blum — Fri, 07 Dec 2018 07:46:35 GMT

Hallo Herr Geppert,

wir haben die Acrobat Vollversion. Dort kann man individuelle Stempel anlegen. Bei uns sieht das wie folgt aus:

Der "grüne Haken" ist ein Anachronismus aus vergangener Zeit. Eigentlich steht in unserer Prozessbeschreibung: Wer den Stempel "Bescheid OK" setzt, hat alle Prüfungen des Bescheides gem. Prozessbeschreibung durchgeführt.

Aber auch im Acrobat Reader (kostenlos) können Sie zumindest Notizen (Kommentare) erfassen und auch den "Textmarker" verwenden:

Danach aber bitte das lästige einchecken der PDF-Datei nicht vergessen. Evtl. erfassen Sie über DATEV-Servicekontakt eine Verbesserungsvorschlag: Bitte das Einchecken der PDF-Dokumente automatisieren. Bisher wird mir seit 2013 immer wieder erzählt, dass wir eine der wenigen Kanzleien sind, die das Einchecken als lästig (mir fallen auch noch unschönere Worte dazu ein) empfinden. Oder unser Wunsch wird nicht wahrgenommen (Herr Seidel hat auf meinen Post auch nicht geantwortet - was soll er auch schreiben).

Gruß

Blum

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

kleenlof — Fri, 07 Dec 2018 07:57:55 GMT

Den Anwenderwunsch habe ich für meinen Teil nun gesendet. Mal sehen, welche Reaktion kommt.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Fri, 07 Dec 2018 08:02:55 GMT

Bei mir klappt Drag and Drop aus der Schnellinfo Dokumentenablage in den Dokumentenkorb. Es kommt nur eine Fehlermeldung

die aber das Kopieren nicht verhindert.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Tobias_Ettl — Fri, 07 Dec 2018 08:13:53 GMT

Hallo Herr Blum,

besten Dank für Ihre ausführlichen und hilfreichen Posts! Die Antwort der DATEV zu Ihrem Eincheckdilemma ist eigentlich unfassbar. Mit dem Hintergrund dass bei DMS(alt)-Einrichtungen nur Tiff schwarz/weiß als Standard empfohlen wird und aggressiv eingerichtet und im Support angemahnt wird(in 2018 nicht zeitgemäß!) umgeht die DATEV ja eben den Sachverhalt und blendet das Thema seit Anbeginn komplett aus. Der versierte Anwender, der doch mit eigenen Programmlösungen PDF irgendwie ähnlich wie Tiff-Dateien in DMS(alt)nutzbar macht, steht dann mit seiner geänderten PDF-Problematik alleine da.

Sehr traurig, man sollte meinen, dass alle Dokumente, die in der DMS sind eine schöne funktionierende Automatik von der DATEV erhalten sollen - angefangen bei PDF!

@DATEV: Sie können getrost jeden in dieser Gruppe als +1 für die PDF-Eincheckproblematik werten!

Da jetzt DMS-neu da ist, spielt es leider überhaupt keine Rolle mehr, Entwicklungszeit ist hier nur noch bei der Datenmigration zu erwarten...

MfG

Tobias Ettl

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

0815 — Fri, 07 Dec 2018 08:41:58 GMT

Hallo,

wie Herr Blum in der Zwischenzeit schon schrieb, dies dann direkt in Adobe. Aus meiner Erinnerung heraus können Sie selbst im kostenlosen Adobe Reader eigene Stempel anlegen.

Wenn Sie den Arbeitsfluss nicht unterbrechen wollen, können Sie für Anmerkungen ggf. das Bemerkungen-Feld verwenden. Für 'Bescheid geprüft' u. dergleichen womöglich nicht passend; wohl aber für lediglich interne Hinweise u.ä.

An dieser Stelle hoffe ich noch, dass es irgendwann möglich sein wird, direkt im Dokumentenkorb Anmerkungen direkt auf Dokumenten anzubringen. Das wäre genial. Aber vielleicht auch ein bisschen viel verlangt.

Viele Grüße.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

0815 — Fri, 07 Dec 2018 08:51:08 GMT

SK ist raus.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Fri, 07 Dec 2018 09:07:43 GMT

An dieser Stelle hoffe ich noch, dass es irgendwann möglich sein wird, direkt im Dokumentenkorb Anmerkungen direkt auf Dokumenten anzubringen. Das wäre genial. Aber vielleicht auch ein bisschen viel verlangt.

Das ist nicht zuviel verlangt, sondern wäre eine Pflicht für ein DMS. In meinem alten DokMa-Programm gehörte das zum Standard.

Notizen konnten im Dokument und zu einem Dokument erfasst werden und zwar unendlich. Das wäre auch bei DATEV möglich, wenn die es denn wollten, weil jedes Dokument eine DokID hat. Bedingung ist dann aber, dass die Notizen automatisch in einem Sichtbereich angzeigt werden. So konnte ich bei meinem DokMa

- normale Notizen (Oulook-Notizicon, mit 3 verschiedenen Grundfarben)

- rote Notizen (z. B. als Aktenvermerke) erstellt werden. Diese konnten nur nach vorheriger Sicherheitsabfrage gelöscht werden.

Die Anzahl der Notizen waren unbeschränkt und wurden als Liste angezeigt. Ein geniales Tool war das.

Gruß A. Martens

P.S.

Man kann vieles, man muss es nur wollen! EDV ist kein Zauberwerk, sondern nur die Umsetzung der Träume.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

0815 — Fri, 07 Dec 2018 15:50:10 GMT

Im DMS geht das ja auch. Nur noch nicht im Dokumentenkorb gleich bei der Verschlagwortung und vor der Archivierung. Da kann das Dokument (aus meinem Verständnis) ja noch keine ID haben, da es noch nicht gespeichert ist / somit noch nicht in die Datenbank aufgenommen ist.

Viele Grüße.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

wielgoß — Fri, 07 Dec 2018 17:44:25 GMT

Hallo Herr Martens,

die standardmäßig im DATEV-Arbeitsplatz vorhandene Dokumentenablage stellt, wie Sie ja wissen, kein vollwertiges Dokumenten-Managementsystem dar. Notizen zu Dokumenten stehen Ihnen in den Dokumenteigenschaften zur Verfügung, diese Notizen können Sie auch direkt bei der Ablage mit dem Dokumentenkorb erfassen.

Notizen werden - bei entsprechenden Einstellungen - an verschiedenen Stellen in den Programmen angezeigt. Dazu einige Beispiele:

In der Schnellinfo Dokumente bzw. Navigationsbereich Dokumente:

In der Dokument-Vorschau:

Viele Grüße

Christian Wielgoß

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Fri, 07 Dec 2018 17:49:25 GMT

Hallo 0815,

in meinem DokMa wurden die Notizen sofort in einer Liste angzeigt mit den Metadaten: Betreff | Ersteller | Datum

[Notiztext: Zeile 1]

Betreff | Ersteller | Datum

[Notiztext: Zeile 1

Notiztext: Zeile 2

Notiztext: Zeile 3]

Betreff | Ersteller | Datum

[Notiztext: Zeile 1

Notiztext: Zeile 2

Notiztext: Zeile 3

Notiztext: Zeile 4

Notiztext: ...........]

Bei DATEV werden die Notizen zu einem Dokument mit einem Flag angezeigt und windowskonform bei Mouse_over angezeigt.

Möchte man aber separete Notizen erfassen, so sind das einfach Memo-Dateien die immer extra geöffnet werden müssen. Ferner gehen diese buchstäblich im Dateienwust komplett unter, da es bei DATEV ja keine richtigen Jahresabgrenzungen gibt. Bei meinem Modell sind sofort alle Notizen mit vollständigen Inhalt sichtbar (Fließtext). Diese konnten per Doppelklick editiert werden. Ja sogar Hyperlinks auf andere Dateien waren möglich. Dabei waren die Notizen in einer Listendarstellung übersichtlich angeordnet, bei vielen war über eine Scrollbar auch weitere Notizen sofort sichtbar. Rote Aktennotizen wurden immer an erster Stelle angezeigt und blinkt 3 Sec. auf, damit der Anwender sofort aufmerksam wurde.

Die Notizfunktion war in jedem Register möglich, man braucht also kein speziellen Bereich, weil der Notizbereich wurde automatisch eingeblendet, wenn eine Notiz angezeigt wurde. Wenn nicht, dann war dieser eben ausgeblendet.

Neben der Notizfunktion gab es auch eine ToDo-Liste ähnlich wie in Outlook mit der Aufgabenliste. Auch diese war sofort sichtbar und editierbar. Einfach den Befehl ToDo-Liste erstellen wählen und schon wird eine neue ToDo-Liste erstellt.

Aufgabe für: Jahresabschluss 2017 | MA: A. Martens vom 07.12.17

[_] ToDo1

[x] ToDo2

[_] ToDo3

Aufgabe für: ESt-Erkl. 2017 | MA: A. Martens vom 07.12.17

[_] ToDo1

[x] ToDo2

[_] ToDo3

Aufgabe für: USt-Erkl. 2017 | MA: A. Martens vom 07.12.17

[_] ToDo1

[x] ToDo2

[_] ToDo3

Hat jetzt ein Mandant zum Beispiel angerufen oder auf die Schnelle einen angeforderten Beleg zugemailt, so konnte sofort on fly der ToDo-Posten abgehakt werden. Jeder Sachbeabeiter hatte dabei seine eigene ToDo-Liste, konnte aber auch die ToDo-Einträge der anderen einsehen. Ein einfaches Umschalten über eine MA-DropDown (MA-ToDo hatten ein besonderes Icon) reichte vollkommen aus.

Ein einfügen eines neuen ToDo-Eintrages erfolgte mit Strg+Einf, gelöscht wurde mit Strg+Entf, ohne erst jedesmal 20 Sec. ein Fremdprogramm zu starten. Alles ging intuitiv und rasend schnell.

Auf diese Art (Notiz = ToDo) konnte man z. B. auch schon Arbeitsanweisungen für das nächste Jahr erstellen, z. B. Mandant möchte X Jahresabschlussauswertungen.

Das ist WorkFlow und eine echte Unterstützung für die Anwender und nicht diese idiotische ProCheck-Liste, die auch noch jedesmal extra aufgerufen wurde.

Gruß A. Martens

P.S.

Es geht vieles, man muss es nur wollen.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Jens_Bunte — Sat, 15 Dec 2018 06:14:37 GMT

@ A.Martens: Umbenennungstool?

Wir haben als Extra Software - Nuance Power PDF

Was macht Ihr Tool?

...das klingt spannend?

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Sat, 15 Dec 2018 07:57:28 GMT

Hallo Hr. Bunte,

das ist ein ganz simples Umbennungstool und das habe ich in wenigen Stunden programmiert.

1. In den Einstellung (Menü Parameter) kann man jetzt seine Wunschdateinamen definieren und über die Button Auf bzw. Ab die Position. Die Anzahl ist unbeschränkt. Hierzu kann man bei vielen Dateinamen im Listview auch die Anzeige auf Liste umstellen.

2. Jetzt wird einfach die gescannte Datei ausgwählt und auf den Wunschnamen fallen gelassen (Drag&Drop). Dabei wird der jeweilige Wunschname bei der Drag&Drop-Aktion automatisch aktiviert.

3. Hat man einen vollen Scanorder, dann kann für jeden Mandanten die Ablage in einem "Tmp"-Ordner ablegen. Dazu ist einfach der Counter hochzusetzen. Diese Tmp-Ordner werden bei Programmbeendigung automatisch auf Inhalt geprüft. Sollte sich noch eine Datei im Tmp-Ordner befinden, wird eine Meldung ausgeworfen. Sind alle Tmp-Ordner leer, werden diese automatisch gelöscht.

4. Jede Datei erhält automatisch zusätzlich die gewünschte Jahreszahl. Die ist auch einfach umzustellen.

Leider ist die DokOrg-Datenablagestruktur geradezu grotesk, so dass viele Informationen mit im Ablagename mit aufgenommen werden muss. So kennt DokOrg lediglich zwei Registerstufen. Bei meinem alten DokMa war die Struktur unendlich tief, so dass über die Ablagestruktur schon alle wichtigen Meta-Daten enthalten waren.

Beispiel:

10000 (MdNr)

|--ESt

|--USt

|--Grundstück

|--Werner-Siemens-Allee

|--Max-Meier-Str.

|--2017

|--[....]

|--2016

Jetzt würde einfach eine Verwalterabrechnung in das Jahr 2017 für das Grundstück Max-Meier-Str. abelegt werden. Als Dateiname reicht dabei völlig "Max-Meier-Str.". Keine weiteren zusätzlichen Attribute wie Jahr etc.

Wird der Zweig 2017 für Max-Meier-Str. aufgemacht, sieht man auch nur diese Dokumente für dieses Grundstück.

Über die DATEV-Anzeige muss ich mich nun nicht extra auslassen oder? Das ist lediglich eine Scheune, wo ich einfach alles reinschmeiße, und jetzt muss ich alles ausgiebig ettikettieren.

In meine Beispiel:

Dateiname: Verwalterabrechnung Max-Meier-Str. 2017

Bei vielen Grundstücken, und ich habe Mandanten mit 10 und mehr, wird diese Art der Ablagestruktur nicht nur unübersichtlich, ich muss mir auch noch die Finger wundschreiben.

Gruß A. Martens

P.S.

Aber jetzt kann ich wenigstens, dank hilfe dieses Forums, die Belege mit dem Buchungsatz verknüpfen. Das wird es z. T. dann auch wieder etwas einfacher machen.

P.P.S.

Das Tool könnte man sogar noch ganz einfach in eine Mandantenversion erweitern. Das habe ich aber bisher nicht als nötig erachtet.

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

theo — Fri, 18 Dec 2020 09:12:05 GMT

Warum kann man eigentlich nicht mehrere Dokumente auf einmal trennen?

Re: DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

Gelöschter Nutzer — Fri, 18 Dec 2020 09:42:56 GMT

Weil DATEV unfähig ist?