Thema "Re: Archiv einrichten" in Office Management

Archiv einrichten

tschortsch — Thu, 30 Mar 2017 15:30:23 GMT

Hallo,

ich beschäftige mich mit dem Thema "Archiv einrichten" unter der Komponente "Dokumentenablage".

Da mittlerweile sehr viele Dokumente in der Dokumentenablage eingestellt bzw. abgelegt wurden, ist die Übersichtlichkeit leider nicht mehr so gewährleistet. Ich würde die Dokumente gerne in ein Archiv verschieben, sodass nur noch die aktuellen zur Bearbeitung notwendigen Dokumente in der Ansicht vorhanden sind.

Dabei interessiert es mich, wie geht ihr mit diesem Thema um?

Wie benennt ihr entsprechende Ordner im Bereich Archiv?

Über Eure Rückmeldung bin ich dankbar.

Georg Hoffs

Re: Archiv einrichten

Christian_Seidel — Tue, 04 Apr 2017 09:35:42 GMT

Hallo Herr Hoffs,

prinzipiell bleibt Ihnen die Benennung der Archive selbst überlassen.
Eine Anleitung zur Verwaltung von Archiven finden Sie im Infodokument 9217498.

Bitte beachten Sie, dass die so archivierten Dokumente in der Dokumentenablage sowie in der Schnellinfo "Dokumente" ausgeblendet werden. Sie können sich die Dokumente im DATEV Arbeitsplatz in der "Kategorie Dokumente - Standardübersichten - Archivierte Dokumente" anzeigen lassen.

Freundliche Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Re: Archiv einrichten

m_fehlau — Tue, 04 Apr 2017 13:18:19 GMT

Guten Tag Herr Hoffs,

der papiernen Tradition geschuldet haben wir in der Kanzlei Jahresarchive in der DokAb angelegt, in die nicht mehr benötigte Dokumente verschoben werden.

Da in der DokAb jedoch nur ein Schalter nach "Alle Dokumente anzeigen" bzw. "Archvierte Dokumente anzeigen" gedrückt werden kann, ist die Unterteilung in bestimmte Jahre irrelevant.

Bisher ergibt sich aus meiner Sicht auch keine Notwendigkeit, archivierte Dokumente nach irgendwelchen Kriterien (Jahr/Steuer/etc) zu gruppieren und auszuwerten.

Grüße, M. Fehlau

Re: Archiv einrichten

mkolberg — Wed, 05 Apr 2017 03:41:12 GMT

Das Thema "Archiv" stellt sich hier nicht, da seit Einführung der Dokorg auf eine eine einheitliche Verschlagwortung geachtet wird, so daß - bei Sortierung nach Datum - die Übersichtlichkeit gewährt bleibt.
Da DATEV irgendwann einen Kanzlei- Filter nach dem Jahr bauen wird, lassen sich in Zukunft alte Dokumente ausblenden.

Löschen:

Durch die ordentliche Ablage sind nach 10 Jahren sehr schnell mandantenübergreifend die laufenden Korrespondenzen betreffs Lohn & Fibu gefunden, um diese gezielt aufzuräumen (= Löschen alter Transferdaten)

Durch den individuellen Filter "Monsterdateien" lassen sich Platzfresser lokalisieren, um für diese Dateien individuell zu reagieren, um die Datenhaltung- und Sicherung zu entlasten.