Thema "Ablage über Outlook gesendete E-Mails in DMS" in Office Management

Ablage über Outlook gesendete E-Mails in DMS

TK-StB — Wed, 24 Jun 2026 13:35:38 GMT

Hallo zusammen,

ich habe ein Problem mit der automatischen Ablage von ausgehenden E-Mails in DATEV DMS und konnte die Ursache bisher leider nicht finden.

Umgebung

DATEV DMS 16.6
Outlook Classic (Microsoft 365 Version 2605)
DATEV Hook COM Add-In aktiv
Google Workspace Postfach als IMAP/SMTP-Konto in Outlook eingebunden
Eigene Kanzlei ist ebenfalls als Mandant in DATEV angelegt (wegen Kanzleibuchhaltung)

Problem

Ich habe in DMS eingestellt, dass sich der Ablagedialog nach dem Versenden einer E-Mail automatisch öffnet.

Bei jeder ausgehenden E-Mail wird jedoch der Kanzleimandant vorbelegt – unabhängig davon, an welchen Mandanten ich die E-Mail sende.

Die Empfänger-E-Mail-Adressen sind jeweils eindeutig in den Kommunikationsdaten der Mandanten hinterlegt.

Was bereits getestet wurde

Eingehende E-Mails werden korrekt dem jeweiligen Mandanten zugeordnet.
Ist eine E-Mail-Adresse mehreren Mandanten zugeordnet (z. B. betrieblicher und privater Mandant), erfolgt richtigerweise keine Vorbelegung.
Bei ausgehenden E-Mails wird dagegen immer der Kanzleimandant vorbelegt.
Lege ich dieselbe gesendete E-Mail später nochmals manuell aus Outlook ab, wird teilweise der richtige Mandant erkannt.
Der Empfänger ist im Nachrichtenkopf (To:) korrekt vorhanden.
Das DATEV Hook COM Add-In ist geladen.
Der Ablagedialog erscheint außerdem nicht unmittelbar nach dem Versand, sondern häufig erst beim Wechsel in den Ordner „Gesendet“ bzw. wenn dieser aktualisiert wird.

Fragen

Ist dieses Verhalten bei IMAP-Konten bekannt?
Erfolgt die Mandantenermittlung bei ausgehenden E-Mails über den Absender statt über den Empfänger?
Gibt es hierzu eine Serviceinformation oder eine bekannte Einschränkung?

Vielen Dank!

Ablage über Outlook gesendete E-Mails in DMS

TK-StB — Wed, 24 Jun 2026 14:07:03 GMT

Update nach weiteren Tests:

Ich habe die Absender-E-Mail-Adresse testweise aus dem Kanzleimandanten entfernt. Danach wurde bei der automatischen Ablage nach dem Versand überhaupt kein Mandant mehr vorbelegt.

Anschließend habe ich dieselbe Absender-E-Mail-Adresse einem anderen Testmandanten zugeordnet. Daraufhin wurde bei jeder ausgehenden E-Mail dieser Testmandant vorbelegt.

Für mich sieht es daher so aus, als würde die automatische Vorbelegung bei ausgehenden E-Mails ausschließlich anhand der Absenderadresse erfolgen und nicht anhand des Empfängers.

Kann das jemand bestätigen oder gibt es hierfür eine Einstellung?

Ablage über Outlook gesendete E-Mails in DMS

rpb — Wed, 24 Jun 2026 15:33:10 GMT

Kann das Verhalten nicht bestätigen, der Mandant wird hier immer korrekt vorbelegt.

Automatisch abgelegt wird aber nicht und die Outlook Version ist auch eine andere.

Outlook Version 2302 (32-Bit)

Absenderadresse im Kanzleimandant vorhanden, zumindest eine davon info@

Ablage über Outlook gesendete E-Mails in DMS

Chillkröte — Wed, 01 Jul 2026 12:44:19 GMT

Wir haben derzeit ein ähnliches Problem.

Die Automatische Ablage mit Dialog ist in den Vorlagen bei allen richtig voreingestellt. Es wird auch bei allen Mitarbeitern die richtige (Mandanten-) E-Mail-Adresse vorbelegt als Empfänger. Die automatische Ablage erfolgt aber nur bei ein paar Mitarbeitern, bei anderen nicht. Bisher konnten wir noch keine Verbindung finden, zwischen denen bei denen es geht und denen bei denen es nicht geht.

Manuelles Ablegen danach (Drag & Drop) funktioniert - wenn man dran denkt 🙂

(Microsoft 365 Version 2606)

Ablage über Outlook gesendete E-Mails in DMS

Magdalena_Schröder — Fri, 03 Jul 2026 09:19:13 GMT

Hallo @TK-StB,

schließen Sie die E-Mail Adresse des Kanzleimandanten aus der automatischen Ablage testweise aus.
Hier finden Sie eine Anleitung hierzu: E-Mails, die an bestimmte E-Mail-Adressen und Domänen versendet werden, von automatischer Ablage ausschließen
Wie verhält sich die Vorbelegung anschließend?

Sollte dies nicht helfen, melden Sie sich gerne bei uns im Programmservice, damit wir uns die Thematik gemeinsam ansehen können.

Vielen Dank.

Ablage über Outlook gesendete E-Mails in DMS

Magdalena_Schröder — Fri, 03 Jul 2026 09:30:12 GMT

Hallo @Chillkröte,

prüfen Sie bitte folgende Abhilfe: Gesendete E-Mails werden nicht automatisch in DATEV DMS abgelegt .
Und ob die Schaltfläche Nach dem Senden speichern in Outlook bei jedem aktiv ist (siehe Kapitel 2, Punkt 7 E-Mail nach dem Senden automatisch ablegen lassen).

Sollte dies nicht helfen, melden Sie sich gerne bei uns im Programmservice.

Vielen Dank.