Thema "FP Sign Workflow nach Unterschrift Mandant überwachen?" in Office Management

FP Sign Workflow nach Unterschrift Mandant überwachen?

glasi — Thu, 29 Jan 2026 09:09:13 GMT

Hallo,

wie regelt Ihr die Überwachung des Workflows, das nachdem der Mandant seine Unterlagen/Erklärungen signiert hat, das die Erklärungen auch an die Finanzämter gesendet werden.

@Jakob_Rauch Wie stellt FP Sign sich den Workflow nach der Unterschrift vor, wie sind die Erfahrungen mit anderen Kanzleien?

Wir überlegen die Benachrichtigungen alle an eine Zentrale Emailadresse versenden zu lassen und das unser Sekretariatsdamen die Email ins DMS zur Erledigung an den jeweiligen Sachbearbeiter schieben. Problem hier, das in den Benachrichtigungen kein Mandantenname steht, und man immer erst einmal in die Anhänge der Mail sehen muss, wer da unterzeichnet hat.

FP Sign Workflow nach Unterschrift Mandant überwachen?

Jakob_Rauch — Thu, 29 Jan 2026 12:57:37 GMT

Hallo @glasi

Sie können unter Workflow; Tags die Mandantennummer/Mandantenname einblenden lassen.

Diese lassen sich auch mit dem Kürzel %tags% in den Mail Betreff oder in den Mailtext integrieren

Die Mailtexte können in der Adminkonsole Mailtexte bearbeitet werden.

Somit lassen sich die Abschluss-Mails z. B. über Regeln automatisch selektieren und einem bestimmten Postfach zuweisen

Jakob Rauch

FP Sign Workflow nach Unterschrift Mandant überwachen?

theo — Thu, 29 Jan 2026 13:26:24 GMT

@glasi schrieb:
Wir überlegen die Benachrichtigungen alle an eine Zentrale Emailadresse versenden zu lassen und das unser Sekretariatsdamen die Email ins DMS zur Erledigung an den jeweiligen Sachbearbeiter schieben.

Dann können die Damen doch auch gleich die Übermittlung machen.

FP Sign Workflow nach Unterschrift Mandant überwachen?

glasi — Thu, 29 Jan 2026 13:50:04 GMT

Das wird von der Geschäftsführung nicht gewünscht.

FP Sign Workflow nach Unterschrift Mandant überwachen?

glasi — Thu, 29 Jan 2026 14:01:57 GMT

Hallo Herr Rauch,

wäre das so korrekt?

Den Tag habe ich mit der Hand gesetzt. Leider kann ich gerade im Connector nichts ändern/Administrieren, da trotz der Admin Kennung nichts auswählbar ist. Da warte ich noch auf eine Rückmeldung vom Support.

FP Sign Workflow nach Unterschrift Mandant überwachen?

Jakob_Rauch — Fri, 30 Jan 2026 08:36:04 GMT

Hallo @glasi

ja wenn dies im Betreff sichtbar sein soll, dann ist das korrekt.

Welche Tags dann angezeigt werden, können im DATEVconnector aktiviert werden.

Der Platzhalter ist bei deaktivierten Tags unsichtbar.

In dem Beispiel wurde dies für die Dokumentenmappe hinterlegt allerdings noch nicht für Einzeldokumente.

Dies müsste noch nachgeholt werden.

Jedes einzelne Feld im DATEVconnector kann durch die IT über die Registry gesperrt werden. Die IT müsste Ihnen die Felder freigeben und/oder aktivieren.

VG
Jakob Rauch