Thema "Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren" in Office Management

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

phex — Fri, 20 Apr 2018 12:36:48 GMT

Bei Lexware kann man sowohl Buchungsstapel, als auch die digitalen Belege exportieren.

Das Herunterladen klappt beides, das Einspielen der Buchungsstapel ebenfalls. Aber wie bekomme ich die digitalen Belege in Rechnungswesen rein? Sie haben alle als Dateiname die ID die beim Buchungssatz hinterlegt ist, das passt also, aber wie genau importiere ich diese PDFs denn in die Dokumentenablage, damit REWE sie findet? Einfach in den Mandanten schieben klappt nicht so ganz ^^

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

andreashofmeister — Fri, 20 Apr 2018 13:25:56 GMT

Sie müssen dann beim Buchen der digitalen Belege auch angeben (Kontextmenü), dass diese in der Dokumentenablage zu finden sind...

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

phex — Fri, 20 Apr 2018 13:41:45 GMT

Das habe ich natürlich gemacht (Quelle DMS /Dokumentenablage). Aber es klappt trotzdem nicht

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

andreashofmeister — Fri, 20 Apr 2018 13:53:30 GMT

Ok, anderer Ansatz. Sie laden die Dokumente im Belegtransfer nach DUO hoch (das geht nicht anders) und dort den Haken setzen, dass es sich um Dokumente aus einem DMS handelt.

Damit müsste es dann gehen. Habe den gleichen Fall beim Import von Dateien aus einem anderen Abrechnungssystem. DATEV hat mir dann diesen Weg aufgezeigt.

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

bergerberthold — Mon, 23 Apr 2018 07:20:35 GMT

Hallo,

habe den selben Fehler. Vorlauf in der Fibu eingespielt. Belege über den Belegtransfer zu Datev-UO hochgeladen und keine Verknüpfung zu den Belegen. Im Buchungssatz steht die ID zum Beleg. Über die ID kann ich aber den Beleg über die Online-Plattform finden. Nur nicht im Programm.

Wo könnte noch der Fehler liegen?

Freundliche Grüße

Berthold Berger

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

phex — Mon, 23 Apr 2018 07:33:31 GMT

Leider haben wir bei dem Mandanten kein DUO, deshalb ja über die Dokumentenablage... Daher muss ich es ja irgendwie lokal importieren, beim Mandanten in die Ordner für digitales Belegbuchen zu schieben, die wir angelegt haben als Unterordner im der Ablagestruktur untere Fibu (Bei uns "digitale Belege neu" und "gebucht") bewirkt keine Zuordnung beim Buchungssatz

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

andreashofmeister — Mon, 23 Apr 2018 13:22:15 GMT

War nur ein Ansatz. Haben Sie mal einen Servicekontakt dazu bei DATEV eröffnet? Mir konnte man mit o.a. Lösung klasse helfen. Seitdem klappts...

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

m_fehlau — Tue, 24 Apr 2018 11:14:01 GMT

Leider kann ich Ihnen nicht weiterhelfen, Herr Hoffmann.

Sollten Sie aber eine von UO unabhängige Lösung finden, posten Sie diese bitte hier. Damit wäre nicht nur Ihnen, sondern u. a. auch mir geholfen.

Viele Grüße. M. Fehlau

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Gabriele_Scheuering — Wed, 25 Apr 2018 08:47:31 GMT

Hallo zusammen,

prinzipiell ist ein Import von Belegen in die Dokumentenablage möglich. Dies geschieht über die Funktion "Dokumentensammlung importieren" (siehe auch Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1035098 ). Hierzu muss beim Export zu den Belegen eine Verwaltungsdatei erstellt werden. Ob Lexware diese Verwaltungsdatei zur Verfügung stellt, können wir leider nicht beantworten.

Viele Grüße aus Nürnberg

Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

andreashofmeister — Wed, 25 Apr 2018 09:18:10 GMT

Guten Morgen Frau Scheuering,

meinen Sie die (Document).XML -Datei mit der "Verwaltungsdatei"?

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

phex — Wed, 25 Apr 2018 09:23:59 GMT

Die Datev generiert eine index.xml, job.xml (und eine xlst sowie html Datei die denke ich mal irrelevant sind).

Lexware generiert eine documents.xml, die beim Import den Fehler bringt, dass eine Datei fehlt.

Nennt man die documents.xml um in index.xml meckert er deswegen nicht, aber das Programm stürzt ab. Also muss die Verwaltungsdatei auf jeden Fall index.xml heißen. Wobei die index von der DATEV um einiges anders ausschaut als die Index von Lexware, obwohl es extra der DATEV Export ist und die .zip auch DATEV-Export_Belege heißt... 😕

Re: Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

andreashofmeister — Wed, 25 Apr 2018 09:29:52 GMT

Das Problem taucht sogar auf, wenn man Belege aus dem DATEV-Classic-DMS eines Mandanten in die Dokablage in der Kanzlei einspielen will.

"Notgedrungen" nimmt man dann die einzelnen Dateien und spielt sie so ein...dann hat man zumindest die Belege im System. So richtig weiterhelfen konnte da bisher auch niemand.....

Vielleicht klappts ja jetzt...

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

petermäurer — Tue, 15 Apr 2025 04:14:56 GMT

Gibt es hierzu mittlerweile neue - seit 2018 - Erkenntnisse? Der Mandant nutzt Lexware, bucht selbst. Ich habe Zugriff auf die Buchungen kann sie aus Lexware mit Belegen exportieren.

Es wird eine csv mit den Buchungen erstellt, welche einen Link zum Beleg erhalten, außerdem eine Zip-Datei mit den einzelnen PDFs und einer xml-Datei als Index.

Ich möchte die Belege ins Dokumentenmanagement, da der Mandant UO nicht nutzt, einlesen und automatisch mit den Buchungen verknüpfen.

Geht das? Und wenn ja, wie?

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

MariaRichards_gesperrt — Tue, 15 Apr 2025 05:24:26 GMT

You’re on the right track with the filenames matching the booking IDs. To get the PDFs into Lexware’s document repository, you usually need to import them through the “Belegverwaltung” (document management) tool, not just move them manually. Try using the import function there and make sure the PDFs are in the correct folder structure that Lexware expects. Just placing them in the client folder won’t trigger recognition.

Hope that helps!

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

petermäurer — Tue, 15 Apr 2025 06:53:25 GMT

Das Programm Belegverwaltung habe ich nicht gefunden.

Ich habe die Belege, incl. xml, in die Dokumentenablage importiert. Danach die Buchungsbelege über Stapelverarbeitung importiert.

Es werden allerdings keine Belege verknüpft.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

rschoepe — Tue, 15 Apr 2025 07:01:07 GMT

@petermäurer, das ist leider nur ein Spambot (war letztens schon da). Die Antwort ist also überhaupt nichts wert.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

petermäurer — Tue, 15 Apr 2025 07:18:40 GMT

Es sah mir so nach KI aus, aber die könnte ja recht haben ...

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Anton_Friesen — Tue, 15 Apr 2025 13:27:46 GMT

Hallo @petermäurer,

der Import der Belege als Sammlung ist möglich über einen Fremdhersteller hier werden allerdings folgende Datensätze benötigt:

Im Exportverzeichnis müssen die Dateien job.xml, _inhalt.html und index.xml enthalten sein.

Im Hilfedokument ist unter 3.2 beispielhaft zu sehen wie die Daten aussehen müssen:

Belege importieren.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

petermäurer — Tue, 15 Apr 2025 14:18:49 GMT

Danke für die Antwort. Die index.html (heißt bei Lexware document.xml) ist vorhanden. Was steht denn in Job.xml und _inhalt.html drin?

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Anton_Friesen — Wed, 16 Apr 2025 05:44:31 GMT

@petermäurer,

Sie können aus der Dokumentenablage/DMS einige Dokumente markieren und per Rechtsklick --> Exportieren als Dokumentensammlung.

Hier werden ebenfalls die drei Metadateien erzeugt und der Inhalt kann eingesehen werden.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

petermäurer — Wed, 16 Apr 2025 06:40:04 GMT

Habe ich gemacht.

Die Index.xml ist wesentlich umfangreicher als die von Lexware erstellte Document.xml.

Das kann ich nicht einfach - wie ich mir das gedacht hatte - per Textverarbeitung erstellen. Das muß von Lexware kommen. Ich habe Haufe kontaktiert, für meine vorliegenden Daten werde ich wohl manuell vorgehen müssen.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Reinhard-L — Mon, 12 Jan 2026 18:19:32 GMT

Hi,
entschuldigt, ich muss das Thema nochmal aufwärmen: habe gerade zum Jahresanfang mit einer suboptimalen Übergabe übernommen:
- im Rechnungswesen liegen alte und neue Belege, teilweise mit 'gebucht'-Vermerk, teilweise ohne
- im DUO liegen ungefähr 10 Belege von Ende Nov / Anfang Dez
das würde ich erst einmal abarbeiten. Dann fehlen mir die Arbeitsschritte, um die restlichen Dez-Belege von LEXWARE zu holen.

Ich bin in der Belegübersicht (DUO), finde jedoch keinen Menüpunkt und auch keine Anwendung, die mir weiterhilft.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

VerenaWied — Tue, 13 Jan 2026 08:22:50 GMT

@Reinhard-L schrieb:
Hi,
entschuldigt, ich muss das Thema nochmal aufwärmen: habe gerade zum Jahresanfang mit einer suboptimalen Übergabe übernommen:
- im Rechnungswesen liegen alte und neue Belege, teilweise mit 'gebucht'-Vermerk, teilweise ohne
- im DUO liegen ungefähr 10 Belege von Ende Nov / Anfang Dez
das würde ich erst einmal abarbeiten. Dann fehlen mir die Arbeitsschritte, um die restlichen Dez-Belege von LEXWARE zu holen.

Ich bin in der Belegübersicht (DUO), finde jedoch keinen Menüpunkt und auch keine Anwendung, die mir weiterhilft.

Belege kommen nur von Lexware nach DUO, man kann die aus DUO nicht anfordern.

Es muss der Rechnungsdatenservice 1. oder der Buchungsdatenservice eingerichtet sein (Rechte und Verknüpfung in Lexoffice). Der Mandant oder der Steuerberater (wenn Zugriff vorhanden) muss die Übertragung der Belege anstoßen.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Reinhard-L — Tue, 13 Jan 2026 12:42:55 GMT

Ja, danke, das hilft erst einmal weiter, da weiß ich, wonach ich fragen/suchen muss.

Merkwürdig ist nur, bei der Übergabe sagte sie mehrfach "die Daten müssen wir aus LEXWARE holen"; die Mandantin macht es nicht selbst - wir müssten eigentlich alle Rechte und Zugänge haben, aber ich kenne diese nicht ;(

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

314159 — Tue, 13 Jan 2026 13:00:31 GMT

Lexware Steuerberater einladen

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

VerenaWied — Wed, 14 Jan 2026 09:35:43 GMT

Ja ihr habt dann sicher einen Steuerberaterzugang. Recht für den Datenservice muss in der Rvo für dich für die Ordnungsbegriffe gesetzt sein.

Dann kannst du die Daten in Lexware versenden.

Da ich gerade bei einem Mandanten drin bin:

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Reinhard-L — Thu, 15 Jan 2026 11:44:01 GMT

ok, da bin ich einen Schritt weiter - der LEXWARE-Zugang musste neu eingerichtet werden.

Export:
- diverse Abfrage, Wirtschaftsjahr/Monatsauswahl
Übertragung läuft... und... es kommt nichts an ???
- im Protokoll steht 5x 'Übertragung von Eingang-/Ausgangsbelegen fehlerhaft'

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

VerenaWied — Thu, 15 Jan 2026 12:01:07 GMT

Vllt. hier Mal schauen? Übertrag mit dem Rechnungsdatenservice oder Buchungsdatenservice: häufige Fragen und typische Fehlerquellen | Lexware Office Help Center

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Stefan_Weimann — Thu, 15 Jan 2026 14:08:55 GMT

Hallo @Reinhard-L , sehr gerne unterstützen wir Sie seitens DATEV-Partner-Onboarding bei der Bestellung und Einrichtung der DATEV-Datenservices.

Im Rahmen dessen schauen wir uns zum Beispiel auch den Steuerberaterzugang über Lexware Office ein und welche Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Über unsere Landingpage DATEV-Partner-Onboarding haben Sie die Möglichkeit, sich in das für Sie passende Veranstaltungsformat einzubuchen, beispielsweise das kostenfreie Online-Gruppen-Training zu den DATEV-Datenservices im Rechnungswesen.

Schöne Grüße,

Stefan Weimann

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Reinhard-L — Thu, 15 Jan 2026 15:25:18 GMT

Guten Tag,
schön, wie sie Marketing betreiben, ich brauche aber Hilfe bei einem aktuellen Problem, dass von Lexware keine Daten übertragen werden 😞

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

VerenaWied — Fri, 16 Jan 2026 08:07:10 GMT

@Reinhard-L schrieb:
Guten Tag,
schön, wie sie Marketing betreiben, ich brauche aber Hilfe bei einem aktuellen Problem, dass von Lexware keine Daten übertragen werden 😞

Naja, aber da bekommst du sicher die Hilfe, die du brauchst. Wir können hier ja nur mutmaßen, weil wir eben nicht auf deine Bestände und Zugänge schauen können.

Im Rahmen dessen schauen wir uns zum Beispiel auch den Steuerberaterzugang über Lexware Office ein und welche Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Stefan_Weimann — Fri, 16 Jan 2026 08:13:57 GMT

Guten Morgen @Reinhard-L und vielen Dank für die Ergänzung @VerenaWied,

in der Tat ist die geschilderte Problematik ein Szenario, welches uns regelmäßig in den Gruppen-Trainings oder Einzel-Einrichtungen begegnet, daher bin ich optimistisch, dass wir Sie im Rahmen einer entsprechenden Aufschaltung dabei unterstützen können herauszufinden, warum von Lexware aus keine Daten übertragen werden. Schauen Sie gerne hier nach einem passenden Termin: Online-Terminbuchung von DATEV eG - Fragen zum Termin.

Alternativ könnten Sie sich auch direkt an Lexware wenden. Entweder im Steuerberaterzugang oben unter Hilfe, Support kontaktieren oder hier: Lexware Office Service für Steuerberater - Unterstützung für STBs.

Viele Grüße und einen schönen Tag,

Stefan Weimann

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Reinhard-L — Fri, 16 Jan 2026 09:22:08 GMT

Sorry, hier ist etwas durcheinander. Mein Beitrag zum Marketing bezog sich doch auf Stefan Weidmann-

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

314159 — Fri, 16 Jan 2026 09:54:51 GMT

@Reinhard-L schrieb:
Sorry, hier ist etwas durcheinander. Mein Beitrag zum Marketing bezog sich doch auf Stefan Weidmann-

Das ist uns bewusst. @VerenaWied hat dir die Empfehlung gegeben, einen Termin bei DATEV zu buchen, weil du hier im Forum höchstwahrscheinlich nicht zum Ziel kommen wirst.

Uns fehlen einfach viele Informationen, um dir hilfreiche Antworten zu liefern. Diese Informationen kann DATEV per Fernwartung sehen und sofort weiterhelfen.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Reinhard-L — Fri, 16 Jan 2026 11:14:23 GMT

Ich bin für alle Hinweise dankbar. Irgendwas scheint seitens Lexware nicht zu funktionieren:
Ich kann mich einloggen, sehe meine Mandantin, wähle den betreffenden Monat, wähle DATEN ÜBERTRAGEN - soweit ok. Ergebnis - ÜBERTRAGUNG FEHLERHAFT, es wird gar nichts übertragen, das Protokoll ist leer.
Nachdem ich 2x erfolglos die Lexware-Hotline für Steuerberater kontaktiert habe, wurde mir beim dritten Mal ein Ticket zugeteilt und es wird nun bearbeitet.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Reinhard-L — Sun, 18 Jan 2026 13:43:11 GMT

Entschuldigung, vllt. bin ich etwas begriffsstutzig:
"Recht für den Datenservice muss in der Rvo für dich für die Ordnungsbegriffe gesetzt sein. "

Was ist der/die/das Rvo?
Wer setzt welche Rechte, wo & und für wen?
Wenn ich mich einloggen kann, die Mandantin sehe und den Export aktivieren kann - habe ich dann nicht alle Berechtigungen?

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

VerenaWied — Mon, 19 Jan 2026 08:42:10 GMT

Rechteverwaltung online - Rechte müssen von einem Admin gesetzt werden - je nachdem welche Schnittstelle ihr nutzt. Dafür muss auch ein Vertrag für die Kanzlei bestehen (wovon ich in eurem Fall ausgehe, da der Mandant ja vorab schon mit Lexoffice gebucht wurde).

Das einloggen hat nix mit der DATEV zu tun, sondern mit den Berechtigungen in Lexoffice.

Wenn du da wie in meinem Screenshot oben eine Verbindung herstellen kannst, würde ich meinen es sollte funktionieren. Aber wie gesagt, uns fehlen hier die Einblicke in dein System.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Reinhard-L — Thu, 22 Jan 2026 07:14:53 GMT

Danke nochmals für alle Beiträge, die Lösung habe ich mit dem DATEV-Service gefunden:
LEXWARE hat die Daten übertragen, sie wurden aber nicht im Posteingang abgelegt, sondern unter 'Ablage' in einem speziellen Lexware-Ordner. Das führte zur Fehlermeldung bei LEXWARE und damit waren sie im DATEV-Rechnungswesen nicht abrufbar.
Man muss also im DUO händisch alle Belege in den Posteingang verschieben, um sie zu bearbeiten.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

andreashofmeister — Thu, 22 Jan 2026 07:29:30 GMT

@Reinhard-L schrieb:
Guten Tag,
schön, wie sie Marketing betreiben, ich brauche aber Hilfe bei einem aktuellen Problem, dass von Lexware keine Daten übertragen werden 😞

Ui, na dann hier mal die Suchfunktion auswählen und suchen.

Das Problem ist eigentlich lösbar, wenn man die Dokumentationen entsprechend zur Kenntnis nimmt.

Natürlich bietet die DATEV da auch Hilfe an. Herr @Stefan_Weimann hat das doch "nur" angeboten.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

andreashofmeister — Thu, 22 Jan 2026 07:33:49 GMT

@Reinhard-L schrieb:
Danke nochmals für alle Beiträge, die Lösung habe ich mit dem DATEV-Service gefunden:
LEXWARE hat die Daten übertragen, sie wurden aber nicht im Posteingang abgelegt, sondern unter 'Ablage' in einem speziellen Lexware-Ordner. Das führte zur Fehlermeldung bei LEXWARE und damit waren sie im DATEV-Rechnungswesen nicht abrufbar.
Man muss also im DUO händisch alle Belege in den Posteingang verschieben, um sie zu bearbeiten.

Na ja, so ist auch die Logik und das muss so sein.

Sie scheinen die Vorgehensweise für diesen Prozess falsch eingerichtet/befolgt zu haben.

Händisch verschieben müssen Sie nichts mehr, die Buchungssätze haben eine GUID, die den Beleg dann dort in der Belegablagestruktur von DUO findet. Alles andere ist vergeblicher Aufwand.

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

Reinhard-L — Thu, 22 Jan 2026 07:48:01 GMT

Guter Hinweis - das war der Weg, wie er mir vom Service-Team beschrieben wurde.
Was ist ein GUID? Und wie richte ich es so ein, dass ich nichts von Hand korrigieren muss?

Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

VerenaWied — Thu, 22 Jan 2026 07:55:15 GMT

@andreashofmeister schrieb:
@Reinhard-L schrieb:
Danke nochmals für alle Beiträge, die Lösung habe ich mit dem DATEV-Service gefunden:
LEXWARE hat die Daten übertragen, sie wurden aber nicht im Posteingang abgelegt, sondern unter 'Ablage' in einem speziellen Lexware-Ordner. Das führte zur Fehlermeldung bei LEXWARE und damit waren sie im DATEV-Rechnungswesen nicht abrufbar.
Man muss also im DUO händisch alle Belege in den Posteingang verschieben, um sie zu bearbeiten.
Na ja, so ist auch die Logik und das muss so sein.

Sie scheinen die Vorgehensweise für diesen Prozess falsch eingerichtet/befolgt zu haben.

Händisch verschieben müssen Sie nichts mehr, die Buchungssätze haben eine GUID, die den Beleg dann dort in der Belegablagestruktur von DUO findet. Alles andere ist vergeblicher Aufwand.

Ja, kann man machen, mit dem Verschieben oder dem Auswählen des anderen Ordners in dig. Belege buchen.

Dass der "falsche" Ordner das beschriebene "ÜBERTRAGUNG FEHLERHAFT" in Lexware Office erzeugt, hätte ich allerdings nicht erwartet und die Übertragungsprobleme auf das Verbuchen bezogen.

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen - DATEV Hilfe-Center