Thema "Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr." in Office Management

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

MiKri — Tue, 07 Oct 2025 08:28:38 GMT

Guten Tag,

seit einigen Tagen werden mir elektronische Bescheide und W-IdNr. mehrfach eingespielt (tagesversetzt um mehrere Tage).

Wir laden die Bescheide ausschließlich in DMS (Digitale Bescheide/Dokumente abrufen) hoch.

Besonders lästig ist, dass durch die tagesversetzte Einspielung teilweise versehentlich die Bescheide doppelte in DMS abgelegt werden.

Wo liegt hier das Problem bzw. wie kann dies behoben werden?

Freundliche Grüße

M. Krines

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

OBE — Tue, 07 Oct 2025 09:11:19 GMT

Hallo,

genau den Fall habe ich aktuell auch bei den W-IdNr.

Abruf und Ablage im DMS findet nur durch mich statt; ich lege jetzt erstmal doppelt ab, damit sich das zumindest im Dok Korb nicht staut.

Bin aber gespannt auf die Rückmeldung wie das behoben werden kann.

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

Interceptor — Tue, 07 Oct 2025 09:32:42 GMT

s. Dok: 1024456

Pkt. 5.3

mfg

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

OBE — Tue, 07 Oct 2025 09:35:19 GMT

Die Ablage ist mir bekannt. Aber es werden an unterschiedlichen Tage die selben Schreiben abgerufen, sodass diese mehrfach bereitgestellt sind.

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

MiKri — Tue, 07 Oct 2025 09:36:39 GMT

Hallo,

da man elekt. Bescheide nicht aus dem DMS Dokumentenkorb löschen kann, löse ich es momentan so, dass ich den doppelten Bescheid bzw. W-IdNr. über die Funktion "Anhängen" und dort dann "Gesamte Struktur ersetzen" ablege.

Ich habe bei manchen Mandanten schon den dritten W-IdNr. Brief (aus 12/2024 bzw. 02/2025 und nun doppelt im September/Oktober) - natürlich alle mit dem identischen Inhalt (nur das Datum ist bei den ersten Briefen vom Jahreswechsel natürlich ein anderes).

M.Krines

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MiKri — Tue, 07 Oct 2025 09:39:37 GMT

Hallo,

hm, ich verstehe nicht, was dies zur Problemlösung beitragen soll? Das Problem kommt ja von außerhalb und liegt nicht am technischen Unwissen unsererseits.

M.Krines

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

OBE — Tue, 07 Oct 2025 09:42:33 GMT

Hallo,

das ist auch ein gutes Vorgehen. Ich habe heute 70 Schreiben zur W-ID abgerufen, aktuell werde ich erstmal weiter doppelt ablegen und mir gerade die Prüfung ob schon vorhanden oder nicht zu ersparen.

Ich bin gespannt wann und was es für eine Lösung gibt.

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

Interceptor — Tue, 07 Oct 2025 11:23:26 GMT

Nun, wenn die Metadaten fehlen und keine manuelle Zuordnung durchgeführt wird, erhält das Finanzamt keine Rückmeldung, dass die Zustellung in die Kanzlei erfolgt ist und stellt diese Daten deshalb so lange zur Verfügung, bis eine Eingangsbestätigung bei der Finanzverwaltung vorliegt.

Wenn die Dokumente aber im Portal bereits zugeordnet sind, dann kann ich mir nicht erklären warum diese mehrfach ankommen.

mfg

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

OBE — Tue, 07 Oct 2025 11:40:51 GMT

Es kann aber ja eigentlich nicht Sinn der Sache sein, dass ich die Dokumente erst via Online Tool zuordnen muss um sie dann im DMS abzulegen.

Durch die Ablage im DMS bzw. den Abruf sollte ja die entsprechende Rückmeldung möglich sein.

Andernfalls ist das ganze ja doppelte Arbeit ohne Ende.

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Interceptor — Tue, 07 Oct 2025 12:14:06 GMT

@OBE schrieb:
Es kann aber ja eigentlich nicht Sinn der Sache sein, dass ich die Dokumente erst via Online Tool zuordnen muss um sie dann im DMS abzulegen.

Das ist vollkommen richtig. Tatsache ist aber derzeit wieder häufig, dass die Metadaten fehlen. Warum und weshalb - kann wahrscheinlich nicht einmal das Finanzamt erklären, denn die Daten sollten ja von der Finanzverwaltung kommen.

Deshalb täglicher workaround

Portal prüfen ob nicht zugeordnete Dokumente vorhanden sind, dann
Dokumente im Dokumentenkorb abrufen, dann
Ablage in DMS

mfg

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

OBE — Tue, 07 Oct 2025 12:45:22 GMT

Dann wird das ab morgen auch so mein Workaround um das doppelte zu vermeiden.

Besten Dank!

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

AnnaReich — Fri, 10 Oct 2025 06:53:01 GMT

Das Problem habe ich auch seit dieser Woche.

Das blöde ist, dass diese nicht gelöscht werden können bevor diese nicht im DMS abgelegt wurden.

Das ist unnötiger doppelter Aufwand.

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

AnnaReich — Fri, 10 Oct 2025 07:00:22 GMT

@Interceptor Welches Portal ist hier gemeint?

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Interceptor — Fri, 10 Oct 2025 07:03:02 GMT

https://www.datev.de/web/de/mydatev/mydatev-portal/

im Notfall: doppelte Dokumenten im Dokumentenkorb ohne Posteingang auf einen Dummy-Mandant ablegen und dort löschen.

mfg

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MiKri — Fri, 10 Oct 2025 07:47:13 GMT

Wie ich das Problem temporär lösen kann, weiß ich.

Aber DAS ist ja nicht das Thema, sondern wie das Problem hier behoben werden kann bzw. wann DATEV das programmiertechnisch gelöst bekommt, damit es gar nicht mehr zu den doppelten Einspielungen kommt.

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

AnnaReich — Fri, 10 Oct 2025 08:39:40 GMT

Dankeschön

hier schaue ich vor dem Abruf nach doppelten Dokumenten und lösche diese bevor ich den Abruf im Dokumentenkorb starte?

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

Interceptor — Fri, 10 Oct 2025 08:50:33 GMT

Anders herum: Erst im Portal nicht zugeordnete Dokumente entsprechend zuordnen (damit die Finanzverwaltung die Eingangsbestätigung erhält) und dann den Abruf im Dokumentenkorb vornehmen.

Sollten bereits im Portal nicht zugeordnete Dokumente über den Dokumentenkorb abgerufen sein, dann die doppelten Dokumenten in einem Dummy-Mandant ablegen und dort löschen.

Die täglich erste "Postkontrolle" sollte also im Portal erfolgen (solange bis die Kommunikation der Finanzverwaltung mit den Metadaten zum Dokument funktioniert).

mfg

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Interceptor — Fri, 10 Oct 2025 08:52:35 GMT

Hierfür kann DATEV nichts. Das liegt an den von der der Finanzverwaltung gelieferten (unvollständigen) Metadaten.

mfg

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AnnaReich — Tue, 14 Oct 2025 11:53:11 GMT

ich habe einen guten Tipp bekommen.

Es gibt das Hilfedokument DOK20329 Das Dokument kann nicht abgelegt werden - DATEV Hilfe-Center

Man muss nur das Dokument markieren im Dokumentenkorb, dann strg+shift+entf

Ich habe es getestet und es funktioniert.

lg anna

Mehrfach Einspielung elektr. Bescheide und W-IdNr.

Claudi_SN_ — Wed, 22 Oct 2025 08:48:52 GMT

Ja, das gleiche Problem hatte ich auch. Zum Glück wusste ich das ich die 3 Bescheide gestern schon abgerufen habe.

Hätte meine Kollegin die gestern, mal gesponnen, und nicht nur 3 sondern auch mal 10 abgerufen. Hätte das nen ganz schönen Rattenschwanz mit sich gezogen. Hätten zb. Aufgaben doppelt an die Berater zur Prüfung weitergeleitet.

Nervt einach nur 😞

Bei wem muss ich da nun meckern gehen?