Thema "digitale Bescheide - per Email versenden / PDF-verschlüsseln" in Office Management

digitale Bescheide - per Email versenden / PDF-verschlüsseln

irisla — Wed, 25 Jun 2025 11:30:32 GMT

Liebe Community,

wir haben umgestellt auf den digitalen Bescheidversand. Jetzt wollen wir diese Bescheide auch digital an die Mdt versenden per E-Mail.

Wir nutzen keine DATEV-E-Mailverschlüsselung!

Wie kann ich jetzt für das beigefügte PDF-Dokument (den digitalen Bescheid) verschlüsseln? Weiß das jemand? Wir wollen die DATEV-E-Mailverschlüsselung nicht einführen.

Wir nutzen NOCH kein DMS (soll aber im nächsten halben Jahr kommen).

Oder wie macht Ihr das?

Ich bin für Hinweise dankbar.

Liebe Grüße Iris S.

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Gelöschter Nutzer — Wed, 25 Jun 2025 11:33:35 GMT

mandantenportal mit Anbindung an die DokOrg nutzen

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peter — Wed, 25 Jun 2025 11:42:18 GMT

Hallo,

möglicherweise geht der folgende Weg nur über DMS (das kann ich aktuell nicht beurteilen):

Wenn man in Post, Fristen und Bescheide den Bescheid öffnet hat man die Möglichkeit diesen per E-Mail zu versenden. Dabei öffnet sich ein Fenster in dem man die PDF-Datei verschlüsseln kann;

Eine 100%ige Sicherheit ist das nicht, mit entsprechender Energie könnte ein Dritter die PDF vermutlich entschlüsseln.

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janm — Wed, 25 Jun 2025 11:50:45 GMT

Sinngemäß wie hier (Kanzleiweit einheitliche Ausgaben im PDF-Format (Beispiel) - DATEV Hilfe-Center) ein SkyPDF Druckobjekt anlegen, was das PDF mit Kennwort schützt?

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irisla — Wed, 25 Jun 2025 12:21:35 GMT

Hallo Peter, das wäre ja TOLL. ABER wenn ich über PFB gehe kann ich nur sagen:

"E-Mail erstellen"

und dann öffnet sich folgendes Fenster wo ich das pdf-Dokument auswählen kann:

Aber wie Dein Bild es zeigt habe ich das nicht. Verwendet Ihr DMS? Was ist hier anders? Grübel

LG Iris

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tu_heggi — Wed, 25 Jun 2025 12:13:02 GMT

Würd den Mandantennamen noch "schwärzen" 😉

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peter — Wed, 25 Jun 2025 12:20:29 GMT

Hallo,

ja, wir verwenden DMS - aber ich bin nicht über E-Mail erstellen gegangen sondern habe den Bescheid in PFB direkt geöffnet (Kontextbezogene Links - Programmverbindungen).

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irisla — Wed, 25 Jun 2025 12:25:13 GMT

also ich gehe ebenso vor, aber in den Kontextbezogenen Links - Programmverbindungen habe ich nur folgende Auswahl:

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GLH — Wed, 25 Jun 2025 12:30:11 GMT

Hallo,

mit PDF24 könnte man das verschlüsseln (wenn der Datev-Weg nicht funktionieren sollte), ist ein kostenloses lokales Programm, das sehr vielseitig ist.

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irisla — Wed, 25 Jun 2025 12:32:12 GMT

Danke ich habe das mal so an unsere EDV gegeben, denn ich finde in den kontextbezogenen Links bei mir die Auswahl von Peter leider nicht.

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peter — Wed, 25 Jun 2025 12:43:28 GMT

Hallo,

eigentlich zeigt dein Screenshot schon die Datei die ich meine:

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irisla — Wed, 25 Jun 2025 12:42:32 GMT

wenn ich auf die DATEI ESt-Bescheid klicke öffnet es mir den hinterlegten digitalen Bescheid

Wahrscheinlich liegt es doch an DMS...

Dann werden wir das wohl eher bekommen als gedacht. Ohhh man an was man alles denken muss und wie DATEV hier verkauft ist wirklich bemerkenswert. Wir wollten eigentlich Step by Step gehen...

Gerade zünden wir den Turbo fühle ich...

DAnke für die Unterstützung.

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peter — Wed, 25 Jun 2025 12:43:43 GMT

Hallo,

Wenn ich dort auf den Bescheid klicke wird er geöffnet und ich kann in der Menüleiste auswählen

ob der Bescheid exportiert, als E-Mail gesendet oder gedruckt werden soll.

Aber es könnte natürlich sein, dass das nur in der DMS funktioniert.

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oliverstippe — Wed, 25 Jun 2025 12:44:53 GMT

Den kontextbezogenen Link gibt es nur im DMS, nicht aber in der DokOrG.

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peter — Wed, 25 Jun 2025 12:45:39 GMT

Hallo @oliverstippe

danke für die Info und die Klarstellung.

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deusex — Wed, 25 Jun 2025 13:03:17 GMT

Zunächst wird der Bescheid elektronisch empfangen und in der Dokumentenverwaltung abgelegt, geprüft und mit elektronischer Signatur (Prüfungsvermerk) versehen.

Dann stelle ich den Mandanten alle Bescheide in "Meine Steuern" via "nach online senden" aus der Dokumentenverwaltung bereit und sende ein Info-Mail (Vorlage) zur Bereitstellung, welche keine "sensiblen" Daten, aber den Link zu "Meine Steuern Posteingang" enthält.

Damit entfällt eine gesonderte Verschlüsselung und die Bescheide sind "aufgeräumt".

Die kurzen Wege sind zumeist die effizentesten.

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irisla — Thu, 26 Jun 2025 08:56:35 GMT

Uhiiii so weit sind wir noch nicht. Bin froh, dass wir jetzt die digitalen Bescheide haben. Der nächste Schritt ist DMS. Meine Steuern wird dann der nächste Step. Aber Danke für den Ein- und Ausblick.

pdf24 wird morgen installiert als erste Abhilfe hierfür.

LG Iris S.

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janm — Thu, 26 Jun 2025 14:46:54 GMT

Natürlich kann man da jetzt PDF24 oder auch andere PDF Tools installieren, die dann wieder gepflegt werden müssen.

Was stört denn am mitgelieferten PDF Profil "Mittlere / Hohe Qualität mit Kennwort" aus der DATEV PDF-Verwaltung? Das muss doch nur als "Druckobjekt" exportiert werden und gut ist.

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irisla — Thu, 26 Jun 2025 14:50:36 GMT

sehr gern, kenn ich auch aus den DATEV-Anwendungen heraus. Aber hier zeigt es mir diese Auswahl doch gar nicht an. Ich bin jetzt irgendwie verwirrt wo ich das im digitalen Bescheidversand ÓHNE DMS finden kann. Sorry

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janm — Thu, 26 Jun 2025 14:55:40 GMT

Ein (administrative) User startet die PDF-Verwaltung, geht in die DATEV Profile, wählt das "* mit Kennwort" aus, klickt mit der rechten Maustaste drauf und wählt "Exportieren". Im Anschluss hat man einen eigenen "ganz normalen" PDF Drucker mit diesen Voreinstellungen.

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vogtsburger — Thu, 26 Jun 2025 15:53:37 GMT

... ist nach meiner Erinnerung leider nicht so ganz flexibel.

Man möchte ja nicht jedes PDF mit dem selben Passwort verschlüsseln, sondern individuell pro Mandant oder auch ganz 'spontan'

... aber eine feste Standard-Einstellung für die SkyPDF-Passwortverschlüsselung funktioniert (lt. meinem Gedächtnis), wird bei uns aber sooo nicht gewünscht

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CBB_HH — Thu, 26 Jun 2025 19:17:47 GMT

Wir machen es genauso! Klappt wunderbar.

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janm — Fri, 27 Jun 2025 06:01:54 GMT

@vogtsburger schrieb:

Man möchte ja nicht jedes PDF mit dem selben Passwort verschlüsseln, sondern individuell pro Mandant oder auch ganz 'spontan'

Ein Bildband in Worten:

Führt beim Drucken zu:

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siro — Fri, 27 Jun 2025 06:03:26 GMT

@vogtsburger schrieb:

... ist nach meiner Erinnerung leider nicht so ganz flexibel.
Man möchte ja nicht jedes PDF mit dem selben Passwort verschlüsseln, sondern individuell pro Mandant oder auch ganz 'spontan'

... aber eine feste Standard-Einstellung für die SkyPDF-Passwortverschlüsselung funktioniert (lt. meinem Gedächtnis), wird bei uns aber sooo nicht gewünscht

nein, ich kann entweder ein festes Kennwort hinterlegen, d.h. jedes pdf wird identisch verschlüsselt

ODER ist lasse im Drucker das Kennwort leer, dann werde ich bei jeder Druckausgabe nach einem Kennwort gefragt

./.

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deusex — Fri, 27 Jun 2025 07:41:58 GMT

@irisla schrieb:
Uhiiii so weit sind wir noch nicht. Bin froh, dass wir jetzt die digitalen Bescheide haben. Der nächste Schritt ist DMS. Meine Steuern wird dann der nächste Step. Aber Danke für den Ein- und Ausblick.

pdf24 wird morgen installiert als erste Abhilfe hierfür.

LG Iris S.

Hallo Iris,

o.k., der Stand war mir nicht bekannt, aber bedenken Sie, dass viele hier schon die Wege der ganzen workarounds gegangen sind und diese optimiert haben.

Eine PDF-Bearbeitung wie PDF24 o.ä. ist natürlich nicht verkehrt und gehört zu den elementaren Bordmitteln, wenn künftig digitale Dokumente die Überhand nehmen und ordentlich bearbeitet werden wollen.

Sie arbeiten doch mit dem Arbeitsplatz und EO Classic hat bereits die Dokumentenablage an Bord, mit der ich heute noch sehr gut arbeite, da m.M. die DMS zwar sehr gut, aber gleichwohl sehr "filigran" und aufwändiger ist; ich hatte mich vor ein paar Jahren gegen die Einführung der DMS entschieden und bereue es nicht.

Was ich oben mit den "durch Viele sind die Wege der workarounds gegangen" meine, ist lediglich, dass Sie dies nicht auch tun müssen, sondern von vornherein die Orga an den Erfahrungen orientieren können, sich viel Zeit sparen und sich digital nach vorne "boosten" könnten.

Sie gehen hier jetzt "Stück für Stück" (zunächst digitale Bescheide usw.), sollten aber überlegen, ob es nicht sinnvoll wäre, gleich eine kurze Strecke zu planen. Momentan befinden sich sie auf dem Weg von A nach B über C, D, E, F . . ., aber bekanntermaßen ist das Ganze mehr, als die Summe seiner Teile und warum nicht versuchen, direkt von A nach B zu kommen und darauf die weiteren Optimierungsprozesse aufbauen?

Bei der ganzen Fülle neuer Anwendungen, auch der Cloud-Verlegung, hecheln Sie sonst ständig hinterher und verzweifeln bisweilen vielleicht sogar.

Die Werkzeuge von DATEV haben Sie bereits vollständig zur Verfügung, um einen kurzen, knackigen Arbeitsablauf einrichten zu können und ich würde Ihnen wärmstens empfehlen, alle Arbeitsabläufe die aktuell noch manuell (bzw. in Papier) von Statten gehen, eine digitale Alternative auszuloten und hernach zu schauen, wie fügen sie diese in einen stringenten, barrierefreien Arbeitsablauf ein.

"Meine Steuern" oder eine alternative Portallösung wird m.E. immer noch stark unterschätzt, denn mit der Bereitstellung aller Dokumente in den geschützten Bereich endledigen Sie sich der ganzen Problematik "Datenschutz im E-Mail-Verkehr (Verschlüsselung)" in einer Aktion... und "Haken dran" und weiter gehts . . . 😉

Die Verschlüsselung von E-Mal-Anhängen konnte ich Anfang 2020 vollständig mit "Meine Steuern" einstellen und war extrem "befreiend", weil enorm effizient (Effizienz ist mein goldenes Kalb). Warum sollten Sie jetzt diese 5 Jahre "Leidensweg" auch durchschreiten müssen, anstatt alternativ dies einfach zu überspringen !?

Anschließend (oder währenddessen) können Sie sich noch Gedanken machen, wie Sie für E-Mail-Briefe, Briefe in Steuererklärungen oder andere Dokumente Vorlagen entwerfen, die automatisch mit Werten aus Ihren Arbeitsergebnissen befüllt werden.

"Wie schaffe ich es, dass kein Blatt Papier mehr meine Kanzlei verlässt ?".

Das war meine Prämisse und tatsächlich finden monatlich noch eine Handvoll (außer kleinen Jahresbuchhaltungen die manuell gebucht werden) Papierdokumente in die Kanzlei, die natürlich zurückgesandt werden müssen; ALLE Arbeitsergebnisse gehen digital raus und die laufenden Buchführungen, Personaldaten, Steuer- und Abschlussunterlagen digital ein.

Sie müssen nicht das ganze Blut, Schweiß und Tränen vergießen, die andere Anwender im letzten Jahrzehnt Digitalsierung/Automatisierung vergossen haben, sondern davon profitieren.

Die Wege wurden von den digitalen Pionieren bereits ausgetreten. Sie müssen ihnen im Prinzip nur folgen und keine neuen mit der elektronischen Machete durch den digitalen Dschungel schlagen.

So haben Sie die Chance, relativ zeitnah aufzuholen und Anschluss an den digitalen Status Quo zu finden.

Selbstverständlich gehört natürlich auch Mut und Wille zu solch einschneidenden Änderungen dazu.

Dies wünsche ich Ihnen und viel Erfolg bei der Umsetzung.

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vogtsburger — Fri, 27 Jun 2025 09:02:27 GMT

@siro , @janm ,

wenn man in der Profileinstellung von SkyPDF die Verwendung eines Benutzerkennworts aktivieren, aber trotzdem das Feld für das Kennwort noch leer lassen kann, ist der Kennwortschutz bei SkyPDF doch flexibler als gedacht.

... ich hatte nicht mit dieser Flexibilität gerechnet.

Hoffentlich zwingt mich SkyPDF dann aber nicht dazu, auf jeden Fall ein Kennwort zu vergeben, selbst wenn ich mal nicht verschlüsseln möchte

... muss ich nochmal testen 😉

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irisla — Fri, 27 Jun 2025 09:47:34 GMT

@deusex Danke für die ausführliche Info. Vieles davon nutzen wir schon wie von Ihnen beschrieben. Ich muss mir Ihre Nachricht tatsächlich wohl noch ein paar mal durchlesen um alles gedanklich zu sortieren. Aber jetzt möchte ich ein ❤️ geben dafür und die Zeit die Sie hier aufgewendet haben. Ich wäre jetzt gern mal Mäusschen um in Ihrer Kanzlei mal drüber zu schauen wie es digital auch ohne DMS gut funktioniert.

Sie haben mir jetzt den richtigen Impuls gegeben, doch mal MEINE Steuern genau zu betrachten bevor die Entscheidung DMS fällt.

Was uns ohne DMS gerade sehr fehlt ist ein digitaler Stempel auf dem Bescheid mit dem Vermerk "geprüft". Das war vorher auf jedem Papier-Bescheid und man konnte dann beim öffnen des eingescannten Bescheides gleich sehen wie der Stand war.

Danke auf jeden Fall an dieser Stelle an jeden Kommentar und jede Hilfestellung. Das mit der PDF-Voreinstellung eines Passwortes (ohne ein festes zu hinterlegen) muss ich mal an unsere EDV geben. Heute bekommen wir als Alternative pdf24.

DANKE und wenn ich darf, melde ich mich auch gern nochmal bei einer Verständnisfrage

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irisla — Fri, 27 Jun 2025 09:48:53 GMT

@vogtsburger bitte gern mal schreiben ob so mit der Voreinstellung geht, dass es aber auch möglich ist, Dokumente ohne Passwort zu versenden. DANKE

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siro — Fri, 27 Jun 2025 09:54:16 GMT

@irisla schrieb:
@vogtsburger bitte gern mal schreiben ob so mit der Voreinstellung geht, dass es aber auch möglich ist, Dokumente ohne Passwort zu versenden. DANKE

ich bin zwar nicht der besagte Forist, aber:

wie bereits @janm geschrieben hat legt man in der pdf Verwaltung sich einfach ZWEI pdf Drucker an bzw. exportiert bestehende Einträge der Datev

und beim Druck wähle ich dann entweder den MIT oder OHNE Verschlüsselung aus.

Dann kann ich aus jedem Programm was drucken kann (auch nicht Datev) pdf mit Verschlüsselung erzeugen

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siro — Fri, 27 Jun 2025 09:57:36 GMT

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deusex — Fri, 27 Jun 2025 10:46:21 GMT

Den elektronisch abgerufenene Bescheid erhalten Sie ja in den Dokumentenkorb Ihres Arbeitsplatzes in EO.

Die Ablageinformationen werden sogleich von Dokumentenverwaltung proaktiv abgerufen und Sie können den Bescheid direkt ins richtige Register ablegen.

Die Bescheidprüfung können Sie über Post, Fristen, Bescheide vornehmen, da die Bescheiddaten dorthin auch übermittelt werden.

Ich nutze FP-Sign für digitale Signaturen, da eine direkte Schnittstelle aus der Mandantenübersicht-Dokumente möglich ist:

In FP Sign habe ich diverse Stempel bzw. Signaturbilder hinterlegt, bspw.

FP-Sign öffnet sich automatisch mit dem Signaturfeld.

Platzieren.

Signieren (fortgeschr.elektr.Signatur).

Dokument nach Dokumentenverwaltung zurückgeben.

Das zuvor unsignierte Dokument wird einfach umd die Signatur in der Dokumentenverwaltung ergänzt, sodaß keine Doppelablage oder Änderung der Dateiattribute vorkommt.

Anschließend wird der Bescheid nochmals rechtsgeklickt und "nach online senden" ausgewählt (siehe oberes Bild) und nach Meine Steuern übermittelt.

Eine Outlook-Vorlage wird geöffnet und der Adressat eingefügt und versendet.

Die Datei ist nun elektronisch signiert, was natürlich auch ein hoher Sicherheitsaspekt ist, da jegliche Änderungen zur Ungültigkeit der Signatur führen würde; damit entgeht man zeitgleich jeglichen Haftungsansprüchen, sollte der Mandant am geprüften Bescheid etwas "gedreht" haben.

Der Vorgang ist beendet. Wir haben den Bescheid in der DokVerw und der Mandant in Meine Steuern, womit er damit anfangen kann, was und wann er will.

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deusex — Fri, 27 Jun 2025 11:37:34 GMT

Zur Verschlüsselung von E-Mails:

Die Bundesteuerberaterkammer hat 2019 mitgeteilt, dass grundsätzlich eine Transportverschlüsselung im E-Mail-Verkehr des Steuerberaters mit den Mandanten ausreichend ist.

Wir hatten das Thema damals mit unseren Mandanten besprochen und bis auf Einen, waren davon alle Mandanten von der Lösung überzeugt und stimmten den neuen Allgemeinen Auftragsbedingungen zu.

Insbesondere weil immer mehr Mandanten ihre E-Mails auf Smartphones lesen und eine unverschlüsselte Anlage direkt im Anschluss der Mail als Vorschau angezeigt wird; mit Passwortabruf ist dies etwas "ungeschickter".

Die Revolution frisst ihre Kinder. . . heute werden zumeist Kanzlei -> Mandant wenig sensible Dokumente per E-Mail versandt, weil diese ja, wie beschrieben, in den Posteingang von Meine Steuern gelangen.

Selbstredend sollen alles nur Impulse und keine Handlungsanweisungen sein. Ich teile gerne meine Arbeitsweisen und sicherlich gibt es noch effizientere, aber der Weg ist bekanntlich das Ziel.

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grt — Mon, 30 Jun 2025 09:03:25 GMT

Hallo deusex,

das klingt absolut smart. Danke für den gedanklichen Anstoß. Jetzt noch einen Stempel basteln und die Sache ausprobieren.

Viele Grüße

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irisla — Mon, 30 Jun 2025 09:10:11 GMT

"grundsätzlich eine Transportverschlüsselung im E-Mail-Verkehr des Steuerberaters mit den Mandanten ausreichend ist."

@deusex was genau ist mit Transportverschlüsselung gemeint? - DATEV E-Mail-Verschlüsselung? (Davon raten soviele Anwender ab)

oder wie macht Ihr die Transportverschlüsselung?

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irisla — Mon, 30 Jun 2025 09:14:56 GMT

arbeitet hier jemand mit der Lösung pdf24 wo kein DMS oder MEINE STEUERN schon verwendet und versendet so die digitalen Bescheide dann per pdf24 verschlüsselt?

Wenn ja, würde ich gern nochmal was fragen zum Ablauf hierzu. Da das ja doch auch umständlich ist (wie ich das jetzt einschätze ohne Erfahrung)

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janm — Mon, 30 Jun 2025 09:19:56 GMT

Transportwegverschlüsselung: Der Übertragungsweg wird verschlüsselt. Der Inhalt der E-Mail selber nicht.

Möglicher Vergleich "in Papierform":

Unverschlüsselter Transportweg: Postkarte

Verschlüsselter Transportweg: Postkarte im Briefumschlag

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irisla — Mon, 30 Jun 2025 09:31:47 GMT

Lieber Jan,

auch wenn ich mich jetzt schäme dafür und vielleicht lächerlich mache...

Postkarte / Postkarte mit Briefumschlag verstehe ich

ABER E-Mail: Was ist gemeint mit, dass der Übertragungsweg verschlüsselt ist? Also eine verschlüsselte E-Mail? oder eine E-Mail mit verschlüsselten PDF´s? verstehe ich das richtig? Eine normale E-Mail wäre dann die klassische Postkarte ohne Briefumschlag?

Sorry für die dumme Frage.

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janm — Mon, 30 Jun 2025 09:46:55 GMT

Unverschlüsselter Transportweg: Die E-Mail wird über eine nicht verschlüsselte Verbindung zwischen zwei Mailservern im Klartext übertragen.

Verschlüsselter Transportweg: Die E-Mail wird über eine verschlüsselte Verbindnung zwischen zwei Mailservern im Klartext übertragen.

In beiden Fällen könnte die E-Mail jetzt aber ein verschlüsseltes PDF im Anhang haben. Alternativ könnte auch die E-Mail an sich (Ende zu Ende) verschlüsselt sein (und zusätzlich noch ein verschlüsseltes PDF im Ahnang haben).

Derzeit ist eine E-Mail zu sehr hoher Wahrscheinlichkeit ein Brief / eine Postkarte im Briefumschlag.

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deusex — Mon, 30 Jun 2025 09:58:08 GMT

Ich würde Ihnen zunächst mal das Dokument der BStBK an die Hand geben, sonst schreibe ich mir noch einen Wolf.

Ja die DATEV-Verschlüsselung ist m.E. nicht ganz so attraktiv, weil jeder Teilnehmer einen Sicherheitszugang (mydentity/SmartCard) benötigt und die Kanzlei muss DATEV-Net "kaufen" . . .

Die DATEV-Verschlüsselung ist ein Hybrid zwischen Ende-zu-Ende und Transportverschlüsselung. Mehr kann ich dazu nicht sagen.

Grundsätzliche Infos finden Sie auch unter Google: "Transportverschlüsselung" und die weiterführenden Infos bei den Treffern.

Die Transportverschlüsselung ist zwischenzeitlich standardisiert bei den meisten E-Mail-Providern.

Anlage.

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vogtsburger — Mon, 30 Jun 2025 12:14:37 GMT

mir persönlich reicht jedenfalls die "Transportverschlüsselung" nicht.

Ich will vertrauliche (schützenswerte) Inhalte (Dokumente, E-Mail-Texte etc.) so gut wie möglich schützen (verschlüsseln), sowohl gegen 'neugierige' Blicke von 'Fremden' als auch gegen 'neugierige' Blicke von Personen in der Kanzlei oder im Umfeld des Mandanten, für die die Nachricht nicht gedacht ist.

Am liebsten ist mir eine "Ende-zu-Ende-Verschlüsselung" oder eine sonstige starke Verschlüsselung, die das Lesen der Inhalte für 'normale' Nutzer verhindert.