Thema "Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation" in Office Management

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

StBNagy — Mon, 28 Apr 2025 11:53:49 GMT

Hier ist die überarbeitete Version:

Nachdem wir unsere Prozesse auf das MyDATEV Portal inklusive Kommunikation umgestellt haben, sind uns einige Optimierungsmöglichkeiten im Workflow aufgefallen:

1. Trennung nach Kanzlei-Nutzern und Individualisierung von Benachrichtigungen

-> Es wäre vorteilhaft, wenn einzelne Sachbearbeiter nur dann per E-Mail über Neuerungen in Unterhaltungen oder Aufgaben informiert würden, wenn sie die Verfasser der Nachricht oder Aufgabe sind. Derzeit nutzen wir das info@-Postfach als Alternative, wodurch die gesamte Kanzlei benachrichtigt wird, sobald ein Mandant im Portal schreibt. Eine direkte Benachrichtigung des zuständigen Sachbearbeiters wäre eleganter, da aktuell erst ermittelt werden muss, für wen die Nachricht bestimmt ist. Bei unterschiedlichen Sachbearbeitern (z.B. FiBu/Lohn) führt dies schnell zu Chaos. Wir wissen, dass die Mail-Adressen konfigurierbar sind, jedoch gibt es keine Einstellungsmöglichkeit, nur den Verfasser zu benachrichtigen.

2. Mandantenübergreifende Filtereinstellung

-> Im Dashboard des MyDATEV Portals wäre eine Erweiterung der Filtermöglichkeiten sinnvoll, insbesondere nach Verfasser oder Sachbearbeiter. Weiterhin wäre eine mandantenübergreifende Filtermöglichkeit nach noch "offenen" Aufgaben bereits im Dashboard sinnvoll

Es wäre zudem hilfreich, wenn Mandanten bei Initiierung einer Unterhaltung angeben könnten, für wen in der Kanzlei die Nachricht bestimmt ist.

Beitrag verschoben und Kategorie ergänzt durch @Sarah_Reitzmann

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Gelöschter Nutzer — Fri, 25 Apr 2025 13:50:09 GMT

gibt es doch schon lange auf dem marktplatz von datev

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

StBNagy — Fri, 25 Apr 2025 13:54:35 GMT

Ich glaube ich kann nicht ganz folgen. Was genau ist auf dem Marktplatz verfügbar?

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

quantenjoe — Fri, 25 Apr 2025 23:33:49 GMT

Moin Moin @StBNagy ,

@Gelöschter Nutzer meint, dass Drittanbieter dass schon können. Natürlich gegen Cash.

Das Thema wurde auch schon dieses Frühjahr diskutiert - ich meine im IT-Club in Hamburg (und sicherlich nicht nur dort).

In der Tat gibt es dort gravierende Schwächen. Ist meines Wissens auch bereits an anderen Stellen klar diskutiert worden - weiß sie aber nicht aus dem Kopf.

Wichtiges Gegenbeispiel war jedenfalls, dass eine Aufgabe an den Mandanten von diesem nur mit OK oder Nein (bei letzterem bin ich mir nicht sicher) beantwortet werden kann. Hat der Mandant eine Frage dazu, kann er nnicht direkt antworten. Dazu muss er einen neuen Thread/Austausch - oder wie auch immer benannt - anlegen. Das ist für beide Seiten mißt und schreit nach Mißverständnissen.

In der jetzigen Form (auch mit Information an alle Kanzleimitarbeiter, keine nur der zuständigen Mitarbeiterin (und nur ihr, ggf. einer benannten Vertretung) direkt zu kommende Information) ist das Mist. Es kostet im einfachsten Fall unnötig Arbeitszeit und damit Geld für die Kanzlei. Im schlimmsten Fall nimmt es niemand wahr, so wie das System jetzt kommuniziert.

Sorry Datev, aber bitte entwickelt erst einmal einen halbwegs brauchbaren Stand, bevor ihr dies Online stellt.

So gilt mein Credo immer noch: Wartet mindestens 2 Jahre, bis eine Cloud-/Online-App in Erwägung gezogen wird, weil es zuvor nur Ärger und keinen Mehrwert bringt. Und das, weil einfach nicht die Entwicklung den hinreichenden Stand erreicht hat.

PS: Ich würde liebend gerne mal etwas anderes als Kritik schreiben, mIr fehlt nur der Stoff dafür!

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Nicole_Müller — Tue, 29 Apr 2025 11:40:50 GMT

Hallo StbNagy,

danke für Ihre Vorschläge!

Ich habe allerdings noch ein paar Hinweise und Rückfragen:

Zu 1: Wie die „richtigen“ Mitarbeitern sowohl in der Kanzlei als auch beim Mandanten aktiv auf neuen Vorgängen in MyDATEV Kanzlei hingewiesen werden, ist ein sehr wichtiges Feature für MyDATEV Kanzlei.

Das aktuelle Benachrichtigungskonzept im Hilfedokument 1037942 beschrieben. Benachrichtigungen in MyDATEV Kommunikation - DATEV Hilfe-Center

Immer benachrichtigt werden die sog. Beteiligten (Unterhaltung erstellt oder eine Nachricht dazu geschrieben, Aufgabe erstellt oder Zuständiger der Aufgabe). Für Unterhaltungen oder Aufgaben, die von der Kanzlei ausgehen sollten so Antworten beim „richtigen“ Kanzlei-Mitarbeiter ankommen.
Hinzu kommt die Berücksichtigung des zuständigen Kanzlei-Mitarbeiters aus der Eigenorganisation pro Mandant. Je nach ausgewähltem Thema der Unterhaltung/Aufgabe/Dokument wird der Mitarbeiter benachrichtigt, der in der EO beim Mandanten eingetragen ist. Ggf. zusätzlich zu dem Beteiligten, falls diese sich unterscheiden.

So wie ich es verstehe, haben Sie und Ihre Kollegen/Mitarbeiter im MyDATEV Profil (Rechts oben, Konto verwalten) als E-Mail-Adresse das Info @ Postfach hinterlegt. Ergo werden ALLE Benachrichtigungen an dieses Postfach gesendet, auch wenn es eigentlich eindeutige Zuordnungen via Authentifizierung gibt. Ich empfehle Ihnen, diese E-Mail-Adresse wieder auf die Personen umzuändern, damit das von uns vorgesehene Benachrichtigungskonzept greifen kann. Alternativ das Info-Postfach lassen für Vertretung/Ausfälle (ggf. mit Regel im Outlook umrouten) und als Mitarbeiter selbst regelmäßig im Portal beim Glöckchen oder Kommunikationswidget nachschauen.

Aktuell arbeiten wir derzeit an einer Darstellung, die anzeigt, wer für die Unterhaltung/Aufgabe/Dokument berechtigt ist und wer aktiv dazu benachrichtigt wird. Das wird auch für mehr Transparenz sorgen.

Eine Sache interessiert mich dazu von Ihnen: Sie haben angegeben, dass es hilfreich für Sie wäre, wenn der Mandant bei Initiierung angeben könnte, für wen in der Kanzlei die Nachricht bestimmt ist. Heißt das im Umkehrschluss, dass es für Sie ok wäre, wenn der Mandant namentlich aufgeführt alle berechtigten Kanzlei-Mitarbeiter sieht (im Zweifel ja oft die gesamte Kanzlei). Wäre das ok für Sie?

Zu 2:
Aktuell kann das Kommunikations-Widget auf der Aktuelles-Seite im MyDATEV Portal neue Ereignisse
für den aktuell angemeldeten Benutzer anzuzeigen. Die Anforderung nach filterbaren, mandantenübergreifenden Übersichten (z.B. für Aufgaben) ist uns bewusst und für eine künftige Ausbaustufe vorgesehen. Aktuell arbeiten wir noch an den dafür benötigten technische Voraussetzungen.

Ich freu mich auf Ihre Antworten!
Liebe Grüße!

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prudentius — Wed, 30 Apr 2025 05:52:21 GMT

Der Kommentar wurde aufgrund der Community Netiquette entfernt.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

s_seibold — Wed, 30 Apr 2025 13:25:36 GMT

Ich ergänze den Beitrag um den Link, in dem ich monierte, dass DATEV Kommunikation nicht einmal über Basics verfügt:

DATEV Kommunikation verfügt nicht einmal über Basi... - DATEV-Community - 483280

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

quantenjoe — Wed, 30 Apr 2025 20:58:32 GMT

Moin Moin @Nicole_Müller

ich bin zwar nicht angesprochen, aber habe dieses Jahr bereits mehrfach mit MyDatev-Kanzlei zu tun gehabt, zuletzt heute im KAM-Online.

Die Benachrichtigung muss an die zuständige Person gehen. Dazu hat Datev leider nur den Mandatsverantwortlichen zur Verfügung, nicht den Sachbearbeiter oder gar dessen Vertreter.

Das ist natürlich den in die Cloud transferierten Daten geschuldet. Da ist halt nur der Mandatsverantwortliche gespeichert. Da haben die Entwickler keine Chance. Es hätte hier das Konzept im Vorfeld bereits verändert werden müssen, also auch die Sachbearbeiter in die Cloud zu den Mandanten-Daten übernommen werden müssen. Mal ehrlich, wie kann sowas passieren?

Mit dem Sachbearbeiter macht eine Email "Da ist eine Nachricht" mehr Sinn und mit einer einfachen Weiterleitung an die Urlaubsvertretung würde das Konzept auch funktionieren können.
Doch so ... würden die Mandatsverantwortlichen Mail um Mail bekommen und viel Zeit nur für die Weiterleitung an die richtigen Sachbearbeiter verlieren. Mandatsverantwortliche sind oft Berufsträger mit entsprechend hohen Zeitkosten.
Sprich, die Nutzung würde derzeit auch noch viel Geld kosten. Für eine Kanzlei rechnen kann sich das (bestenfalls) nicht.

Es ist m.E. der Fehler all der letzten Jahre: Datev haut etwas raus, was nicht nur unfertig ist, sondern auch kaum oder ganz unbrauchbar. Heute im KAM Online hieß es, dass Datev sich ausführlich über die Bedürfnisse der Kanzleien zunächst informiert hat. Wenn ja, dann auf alle Fälle nicht verstanden, dass grob unfertige Produkte nicht helfen, sondern sich als nicht nutzbar in den Köpfen festsetzen. Ihr tut den Genossen damit wirklich keinen Gefallen!

Noch zum jetzigen Stand mit den Nachrichten und Aufgaben: Die Klickorgie ist unzumutbar. Das muss alles schneller und direkter funktionieren.

Klicken ist Zeit und Zeit ist Geld für die Genossen.

Gemeint als konstruktive Kritik!

Nicht als Gemecker

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Nicole_Müller — Fri, 02 May 2025 07:09:44 GMT

Moin Moin zurück quantenjoe!

Nein, nein und nochmals nein - Ich muss dich korrigieren, was deine Anmerkungen zu "Benachrichtigungen gehen nur an den Mandatsverantwortlichen" betrifft.

Die Zuständigkeitsbereiche aus den Stammdaten OnPrem werden mit den Themen in MyDATEV Kanzlei gemappt, nicht nur der Mandatsverantwortliche!
Siehe Tabelle in o.g. Hilfe-Dok

Steuererklärung/Private Steuern, Jahresabschluss/Betrieb. Steuern, Bescheidprüfung --> Thema Steuern
Lohnbuchführung --> Thema Lohn
Buchführung, Anlagenbuchführung --> Thema FIBU
Betriebswirtschaftliche Beratung, Steuerberatung --> Thema Beratung
Wirtschaftsprüfung --> Thema Wirtschaftsprüfung
Mandatsverantwortung --> Thema Allgemein oder wenn kein Thema ausgewählt wird

Diese Zuständigkeiten sind auch online beim Mandanten in der 360 Grad -Ansicht zu sehen (Unter Stammdaten bei Zuständigkeiten aufklappen)

Und ja, weil wir intensiv unseren Piloten zuhört haben, wurde das Thema asap noch in der Pilotphase zum Jahreswechsel umgesetzt. Ist also bereits auch in der ersten Marktfreigabe von MyDATEV Kanzlei enthalten.

Stichwort Unnötige Klicks: Magst du Beispiele bringen, wo für dich Klicks bei Aufgaben und Unterhaltungen zu viel sind?

Danke für deine konstruktive Mitarbeit!
LG an diesem sonnigen Freitag,
Nicole

PS: In all unseren Veranstaltungen und Kommunikationen merken wir folgende Botschaft an: MyDATEV Kanzlei ist jetzt in einer ersten Marktversion freigegeben - wir werden nach und nach weitere Funktionen und Verbesserungen implementieren. Wir gehen hier sehr transparent damit um, damit die Kanzleien selbst entscheiden können, ob die Software im jetzigen Stand schon etwas für sie ist. Die Rückmeldung unserer über 100 Pilotkanzleien hat uns aber bestärkt, dass MyDATEV Kanzlei auch in der ersten Version einen Mehrwert liefert, ansonsten hätten wir nicht freigegeben.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

quantenjoe — Fri, 02 May 2025 22:21:09 GMT

Moin Moin @Nicole_Müller ,

der Stand meines Wissens "Benachrichtigungen gehen nur an den Mandatsverantwortlichen" ist recht aktuell. März dieses Jahres von der Datev. Wenn es jetzt besser ist: Wunderbar, wenn es denn so ist. Denn Sorry, ich sehe dies bisher nicht.

Zum Thema "unnötige Klicks". Nee, dass muss Datev jetzt wirklich selber nachvollziehen! Schwer ist das wahrlich nicht! Ich sehe auch nicht ein, warum meine Zeit opfern soll, um Datev Offensichtlicheres noch einmal darzulegen. Zumal in der Community dies immer und immer wieder bereits beklagt wurde. Da ist jetzt wirklich Datev am Zug. Will also sagen: Datev, hast du nie mitgelesen???

Aber ich möchte auch sagen: Ich finde es gut, dass Sie sich der Kritik annehmen. Wenn es Ihnen gelingt, die Kritiken/Probleme der Entwicklung bzw. deren übergeordneten Stelle begreiflich zu machen können wir alle gewinnen.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

rlueke — Fri, 09 May 2025 06:29:54 GMT

Liebe DATEV,

eine Frage zu den Benachrichtigungen:

Ich erhalte heute morgen um 06::00 eine E-Mail mit einer Übersicht über die neuen Mitteilungen in MyDATEV Kommunikation.

Darin enthalten sind Aufgaben mit dem Status "Aufgabe fällig", die ich gestern angelegt habe und die direkt gestern vom Mandanten erledigt worden sind.

Warum sind diese Aufgaben noch in der Übersicht enthalten? Sie sind ja erledigt!

Sofern man MyDATEV Kommunikation kanzleiweit nutzt, denke ich, dass die E-Mail-Benachrichtigung eh an ihre Grenzen stößt, da es zu unübersichtlich wird.

Wann ist denn mit einem Dashboard zu rechnen, in der ich kanzle weit die fälligen Aufgaben sehe bzw. diese filtern kann? Ohne diese Möglichkeit ist das Portal derzeit mit einer Vielzahl von Mandanten nicht nutzbar.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Magdalena_Schröder — Tue, 13 May 2025 09:18:23 GMT

Hallo @rlueke,

bitte melden Sie sich bei uns im Programmservice, damit wir uns die Thematik der Benachrichtigungen gemeinsam ansehen können.

Der Wunsch eines Dashboards liegt uns bereits vor. Ich habe Ihren Beitrag als weitere Nennung hierzu erfasst.

Vielen Dank.

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Thu, 15 May 2025 15:12:03 GMT

Hallo @Magdalena_Schröder ,

wichtig wäre bitte auch, dass man gleichzeitig in der Kommunikation und in DUO eingeloggt sein kann. Immer wenn ich in der Kommunikation bin und DUO öffne, muss ich mich neu anmelden (was noch nicht das Problem wäre) und dadurch wird die Kommunikation ausgeloggt.

DUO öffnen:

gleichzeitig in der Kommunikation bei Zustimmung:

Anderes herum funktioniert es teilweise. Ich glaube, dass das auch (zumindest teilweise) passiert, wenn man die Kommunikation offen hat und Meine Steuern öffnet.

Und noch ein anderer Vorschlag: vom Mandanten erledigte Aufgaben sollten durch die Kanzlei änderbar bleiben. Ich hatte schon den Fall, dass der Mandant die Aufgabe erledigt, obwohl er nur dazu geantwortet hat, dass er sich in 2 Tagen darum kümmert. Ich konnte diese nicht mehr auf offen setzen.

Können Mandanten Aufgaben intern eigentlich weiterleiten? Wenn ich z.B. dem Mitarbeiter in der Buchhaltung beim Mandanten eine Aufgabe stelle und dieser weiß es nicht und möchte es seinem Chef weiterleiten. Ist das möglich oder können Mandanten ausschließlich antworten und erledigen?

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Fri, 16 May 2025 05:38:37 GMT

Jetzt habe ich noch ein Ergänzung:

Wir überlegen gerade, wie wir im Arbeitsplatz kenntlich machen, dass ein Mandant bereits das Portal nutzt. Langfristig wird das vielleicht nicht mehr so relevant wenn das der überwiegende Teil ist, aber gerade in der Umstellungsphase wird es noch viele geben, die noch nicht umgestellt sind.

Man kann das natürlich in der Notiz erfassen, das finde ich allerdings ziemlich mühsam und nicht auf den ersten Blick ersichtlich.

Könnte da nicht im Arbeitsplatz eine Spalte eingefügt werden, ob die MyDatev Kommunikation für diese Mandantennummer angelegt ist? Idealerweise würde sich der Haken durch die Bestellung automatisch setzen. Aber schon die Möglichkeit, das manuell anzuhaken würde ich besser finden, als nur ein Hinweis in der Notiz.

Oder kommt hier kurzfristig eine Verlinkung in der Leistungsübersicht auf die Kommunikation (dann bitte aber nur bei den Mandanten, die wirklich angelegt sind und nicht pauschal bei allen, so wie das aktuell gerade bei Datev Personal ist)

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

tu_heggi — Fri, 16 May 2025 05:40:19 GMT

Ich würde mit dem Kennzeichen "Informationen/Merkmale" arbeiten. Das lässt sich auch filtern und macht einen schnellen Überblick (für Datevverhältnisse) möglich

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Fri, 16 May 2025 05:50:08 GMT

Vielen Dank. Die Funktion hab ich mir gerade angesehen (irgendwie wird das bei uns im Moment gar nicht genutzt). Das ist eine gute Lösung, vor allem da ich mir das auch als Spalte in der Mandantenübersicht einblenden kann. 👍

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Magdalena_Schröder — Fri, 16 May 2025 08:36:31 GMT

Guten Morgen @mspoetzl,

zu der Anmeldeproblematik finden Sie im Dokument „Erneute Anmeldung erforderlich“ beim Aufruf von DATEV-Cloud-Anwendungen Abhilfe.

@mspoetzl schrieb:

Und noch ein anderer Vorschlag: vom Mandanten erledigte Aufgaben sollten durch die Kanzlei änderbar bleiben. Ich hatte schon den Fall, dass der Mandant die Aufgabe erledigt, obwohl er nur dazu geantwortet hat, dass er sich in 2 Tagen darum kümmert. Ich konnte diese nicht mehr auf offen setzen.

➡️Hierzu liegt uns bereits ein Wunsch vor. Ich habe Ihren Beitrag als weitere Nennung erfasst.

@mspoetzl schrieb:

Können Mandanten Aufgaben intern eigentlich weiterleiten? Wenn ich z.B. dem Mitarbeiter in der Buchhaltung beim Mandanten eine Aufgabe stelle und dieser weiß es nicht und möchte es seinem Chef weiterleiten. Ist das möglich oder können Mandanten ausschließlich antworten und erledigen?

➡️ Aufgaben: Zuständigkeit ändern in MyDATEV Kommunikation

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

taxit — Fri, 16 May 2025 08:48:37 GMT

Hallo @Magdalena_Schröder

vielen Dank für den Link zu den Anmeldeverfahren.

Bitte uns auch für den Wunsch zur Reaktivierung der Aufgaben aufnehmen, danke.

Gruß

Taxit

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

quantenjoe — Wed, 21 May 2025 01:10:47 GMT

Moin @Magdalena_Schröder ,

der Link erklärt das Problem mit der 2. Anmeldung natürlich. Wenn man am bestehenden Rechtemanagement bzw. dem Prozess der Ausübung nichts verändern will, geht dies auch nicht anders.

Ist halt ein Relikt des Datev-Benutzers in der Cloud.

Ist jetzt keine Kritik, sondern eine Idee, wie Datev dies anpassen kann, auch im Hinblick auf die weitere Entwicklung mit Smartcard, SmartLogin und den Datev-Konto.

Mir ist dies bisher nicht aufgefallen, weil wir alle in der Kanzlei morgens die Smartcard stecken (deren Anmeldung Vorrang vor dem Datev-Benutzer hat) und abends abnehmen.

Deshalb denke ich, dass der Datev-Benutzer Online ausgemustert werden sollte.

Ich setze dabei voraus, das inzwischen fast alle ein Smartxyz für den Zugang besitzen. Sollte ich mich irren, mit dem Datev-Konto wird dies ohnehin obsolet werden, nach dem was Admin-Workshop berichtet wurde. D.h., kommen die Deaktivierung des Datev-Benutzers sowieso. Warum nicht jetzt bereits die Nutzung anpassen und damit solche Nebenwirkungen vermeiden.

Die aufgezeigten Browser-Lösungen sind für die Sachbearbeiter keine gute Lösung. Erstmal wird es viele Rückfragen geben, es wird den Workflow für einige Zeit (mal mehr mal weniger) empfindlich stören und wenn man beide Browserfenster braucht und auch noch ein On premise Programm, dann gibt es bei 2 Bildschirmen ein Problem. Irgendwann wird sicherlich der 3-,4,..., etc-Bildschirm kommen, aber noch ist es nicht soweit.

Anmerkung noch zum Datev-Konto (keine Kritik, sondern Besorgnis):

Bitte, bitte liebe Datev, stützt euch nicht auf Google und Microsoft-Authentifikator!!!

Als zusätzliche Möglichkeiten sind sie OK, sofern es die Kanzlei-Policies erlauben. Gegenargumente gibt es genug.

Sie erhöhen die Abhängigkeit von den US-Firmen, die US-Administration kann uns da einfach den Stecker ziehen! Nicht umsonst beginnt Europa langsam, Alternativen zu suchen. Insbesondere ist Dänemark kalt erwischt worden mit der neuen Weltlage.

Datev muss nicht in dieselbe Falle laufen - was sie mit Office bereits ist.

Es ist keine gute Nachricht, aber die Bindung an MS-Office ist für die nächsten Jahre auch nicht zukunftsfähig.

Soweit die Anmerkung, denn ich halte sie für sehr wichtig für die Zukunft der Genossenschaft im Ganzen und den Kanzleien im Einzelnen.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

rschoepe — Wed, 21 May 2025 06:44:25 GMT

@quantenjoe schrieb:
Anmerkung noch zum Datev-Konto (keine Kritik, sondern Besorgnis):
Bitte, bitte liebe Datev, stützt euch nicht auf Google und Microsoft-Authentifikator!!!

Ich nutze FreeOTP+, ansonsten kann auch jede andere App genutzt werden, das Verfahren ist schließlich offen und standardisiert. Du kannst auch ein Hardware-Gerät nehmen wie YubiKey oder den Reiner Authenticator. Wünschenswert wäre aber schon, dass DATEV nicht nur auf die zwei großen Apps verweist, ja.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

taxit — Wed, 21 May 2025 06:54:46 GMT

Hallo @Nicole_Müller

Die Zuständigkeitsbereiche aus den Stammdaten OnPrem werden mit den Themen in MyDATEV Kanzlei gemappt, nicht nur der Mandatsverantwortliche!
Siehe Tabelle in o.g.Hilfe-Dok
Steuererklärung/Private Steuern, Jahresabschluss/Betrieb. Steuern, Bescheidprüfung --> Thema Steuern
Lohnbuchführung --> Thema Lohn
Buchführung, Anlagenbuchführung --> Thema FIBU
Betriebswirtschaftliche Beratung, Steuerberatung --> Thema Beratung
Wirtschaftsprüfung --> Thema Wirtschaftsprüfung
Mandatsverantwortung --> Thema Allgemein oder wenn kein Thema ausgewählt wird

Ihre Darstellung kann ich bestätigen.

Aus unseren ersten praktischen Erfahrungen haben wir jedoch zwei aus unserer Sicht wirklich wichtigen Verbesserungsvorschläge dazu:

1. Das Feld "Thema" muss ein Pflichtfeld werden (wurde meine ich schon an anderer Stelle angeregt) und

2. das Thema "Allgemein" muss, ggf. optional, einem anderen Zuständigen als dem Mandatsverantworlichen zugeordnet werden können.

Hintergrund ist ganz einfach, das keiner unserer Berufsträger hier den 1st-level-support machen möchte, indem er alle nicht oder als "Allgemein" getaggten Benachrichtigungen erhält und diese dann verteilen muss... Das könnte bei uns sonst wirklich der Showstopper werden...

Danke & Gruß Taxit

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Wed, 21 May 2025 08:24:52 GMT

2. das Thema "Allgemein" muss, ggf. optional, einem anderen Zuständigen als dem Mandatsverantworlichen zugeordnet werden können.

Hintergrund ist ganz einfach, das keiner unserer Berufsträger hier den 1st-level-support machen möchte, indem er alle nicht oder als "Allgemein" getaggten Benachrichtigungen erhält und diese dann verteilen muss... Das könnte bei uns sonst wirklich der Showstopper werden...

Bei uns ist als Mandatsverantwortliche jeweils der Mitarbeiter eingetragen, der den Mandaten betreut. Meist ist das der Abschlusssachbearbeiter. Die Berufsträger sind in der Kategorie Kanzleileitung/Partner und bei Steuerberatung eingetragen. Nach unserer Logik wäre die Datev-Lösung nicht schlecht, wobei wir das Portal noch nicht in der breiten Anwendung, sondern erst Testweise im Einsatz haben. Dazu kann ich also noch keine echten Erfahrungswerte abgeben.

Nur als Anregung/Feedback, wie es auch gelöst sein könnte.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Nicole_Müller — Thu, 22 May 2025 06:43:08 GMT

Guten Morgen @taxit !

ich habe eine gute und ggf. eine schlechte Nachricht ... 😳

Zuerst die Gute: Das Thema wird zum Pflichtfeld, vsl. um den 30.6., siehe Programmänderungen - DATEV MyUpdates

Die für Sie vermutlich herausfordernde Nachricht: Alle Unterhaltungen/Dokumente/Aufgaben ohne Thema erhalten automatisch das Thema Allgemein. Programmänderungen - DATEV MyUpdates
Eventuell können Sie hier vorher noch das korrekte Thema zuweisen, damit nicht der Mandatsverantwortliche hier zu sehr benachrichtigt wird, falls diese Unterhaltungen/Aufgaben noch "aktiv" sind.

Warum machen wir das: Das Thema wird nicht nur zur Benachrichtigungssteuerung verwendet, sondern soll auch zukünftig eine differenzierte Berechtigung ermöglichen. Um mehr Transparenz über Berechtigung und Benachrichtigung der jeweiligen Unterhaltung/Dokument/Aufgabe zu erhalten, arbeiten wir zudem an einer Visualisierung ("Personen anzeigen").

Wie ist Ihre Einschätzung? Wenn Thema zum Pflichtfeld wird, taggen die Mandanten dann das korrekte Fachthema?
Eine Ihrer Kolleginnen hat uns von ihrer Bestpractise erzählt, dass sie bereits vorab dem Mandanten einzelne Unterhaltungen pro Fachgebiet erstellt ("hier sprechen wir über Steuern"), so dass der Mandant gar nicht unbedingt neue Unterhaltungen beginnt und damit das Thema setzen muss. Ein bisschen wie das Kanal-Prinzip in Teams.

Viele Grüße,
Nicole

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n_h_2015 — Thu, 22 May 2025 07:11:23 GMT

Guten Morgen Frau Müller,

super Nachricht mit dem Pflichtfeld, da ständig mein Mandant mein Thema nicht wählt.

Den Part:

"Warum machen wir das: Das Thema wird nicht nur zur Benachrichtigungssteuerung verwendet, sondern soll auch zukünftig eine differenzierte Berechtigung ermöglichen. Um mehr Transparenz über Berechtigung und Benachrichtigung der jeweiligen Unterhaltung/Dokument/Aufgabe zu erhalten, arbeiten wir zudem an einer Visualisierung ("Personen anzeigen"). "

Verstehe ich nicht ganz, soll das heißen es ist im Prinzip wie bei Mails gedacht (Datenschutz), dass dann die Kollegen das nicht mehr lesen können?
Weil es dann nicht mehr an einen direkt adressiert ist?
D. h. wenn das mal für 2 Bereiche gedacht ist, dann muss der Mandant darauf achten, alle Themenfelder entsprechend anzuklicken, richtig?

MfG nh

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

taxit — Thu, 22 May 2025 08:51:11 GMT

Hallo Nicole,

vielen Dank für die schnelle und zu 50% sehr positive Rückmeldung 😉

ich befürchte, dass dennoch zuviele Mandanten das Thema Allgemein nutzen werden und werde hier noch nach einer Lösung suchen müssen.

Das Feld Mandatsverantwortung ist bei uns von Anbeginn mit dem zuständigen Partner gefüllt und wird auch in vielen nachgelagerten Prozessen bis hin zu Profitcenter-Abrechnungen verwendet (wir exportieren regelmäßig Stammdaten in Drittsysteme, früher per ODBC-Lesezugriff).

Eine Umstellung auf "Kanzleileitung/Partner" wie dankenswerterweise von @mspoetzl vorgeschlagen wäre denkbar, was mir dazu aber aktuell fehlt ist eine Übersicht, welche Zuständigkeiten innerhalb Datev für welche Programmfunktion genutzt werden. Aktuell bewusst ist mir beispielsweise "Bescheidprüfung" für den Eintrag als Fristzuständiger in Fristen und Bescheide. Ich habe dazu im Helpcenter recherchiert aber auf die Schnelle kein aussagekräftiges Dokument gefunden. Evtl. haben Sie oder ein anderes Community-Mitglied hier einen Tipp für mich?

Danke & viele Grüße,

Taxit

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

quantenjoe — Fri, 23 May 2025 08:51:01 GMT

Moin @rschoepe

mein Stand ist, was im IT-Workshop in Hamburg erzählt wurde.

Passkeys waren dort kein Thema - will sagen, wurden nicht als Option angeboten.

Ob Passkeys für Arbeitnehmer Online auch eine gute Wahl sein kann?

Hintergrund dazu: Eine Mitarbeitern hat uns verlassen und wollte ihre Daten von AO herunterladen (mit ihrem Smartphone). Ihr wurde ausschließlich der MS-Authenticator angeboten. Gut ich wußte, dass ihre Smartcard das auch kann, nur die ist mit dem Handy nicht nutzbar. Das ist sehr sehr schlecht, zumal Datev die Daten in AO 3 Monate nach dem Ausscheiden löscht.

Das kann noch richtig trouble geben. Danke Datev!

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

rschoepe — Fri, 23 May 2025 08:58:51 GMT

@n_h_2015 schrieb:
Verstehe ich nicht ganz, soll das heißen es ist im Prinzip wie bei Mails gedacht (Datenschutz), dass dann die Kollegen das nicht mehr lesen können?
Weil es dann nicht mehr an einen direkt adressiert ist?
D. h. wenn das mal für 2 Bereiche gedacht ist, dann muss der Mandant darauf achten, alle Themenfelder entsprechend anzuklicken, richtig?

Ich verstehe das so, dass es Beschränkungen ermöglichen soll. Das würde ich aber eher auf Mandanten-Seite sehen, dass z.B. die Personal-Mitarbeiterin dort nicht die Kommunikation zum Jahresabschluss sehen bzw. neue Unterhaltungen dazu starten kann.

Geht natürlich auch auf Kanzlei-Seite, dass z.B. der externe Fibu-Sachbearbeiter auch nur Zugriff auf die Fibu bekommt (aktuell lassen sich Mitarbeiter-Rechte m.W. nur auf die Mandantennummer, nicht aber auf bestimmte Themengebiete beschränken).

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

rschoepe — Fri, 23 May 2025 09:14:16 GMT

Ja, DATEV "wirbt" bei der ANO-Registrierung nur für den Microsoft- und Google-Authenticator, grundsätzlich funktioniert aber jede TOTP-App. Das grundsätzliche Verfahren ist offen, die relevanten Informationen (Uhrenabgleich, Rhythmus, Startwert) werden bei der Registrierung ausgehandelt.

Am Smartphone wird es in der Tat etwas schwierig mit USB-Hardware-Keys. Aber zumindest für die Nutzung im Büro finde ich sie nochmal eine Stufe sicherer, weil man sie tatsächlich in die Hände bekommen muss und nicht, wie bei einer App, theoretisch auch aus der Ferne darauf zugreifen kann. Oder sich sogar "nur" auf den Google-/Microsoft-Account Zugriff verschaffen braucht und über das dort gespeicherte Backup eine Kopie der App hat. (Da sehe ich sogar das größere Risiko als bei einem Trojaner auf dem Smartphone.)

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Mon, 26 May 2025 07:55:06 GMT

Hallo @Nicole_Müller ,

Eine Ihrer Kolleginnen hat uns von ihrer Bestpractise erzählt, dass sie bereits vorab dem Mandanten einzelne Unterhaltungen pro Fachgebiet erstellt ("hier sprechen wir über Steuern"), so dass der Mandant gar nicht unbedingt neue Unterhaltungen beginnt und damit das Thema setzen muss. Ein bisschen wie das Kanal-Prinzip in Teams.

ich finde, das könnte man schon machen. Allerdings entsteht mit jeder Aufgabe, auf die geantwortet wird eine Unterhaltung und diese hat dann auch noch den unschönen Titel z.B. "Bitte noch xy hochladen". Dadurch wird der Unterhaltungsfeed unübersichtlich und die vorgegebenen Kanäle "verschwinden" wahrscheinlich irgendwo oben.

Meiner Meinung nach sollte es die Möglichkeit geben, Aufgaben zu beantworten, ohne eine eigene Unterhaltung anzufangen. Die kurze Antwort sollte einfach nur bei der Aufgabe ersichtlich sein. Man könnte ja vielleicht eine Checkbox einführen, dass man anhaken kann, wenn es direkt eine neue Unterhaltung werden soll und standardmäßig nur in der Aufgabe belassen.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Nicole_Müller — Mon, 26 May 2025 07:59:16 GMT

Genau so ist es, @rschoepe .

@taxit und @n_h_2015

Grundsätzlich bleibt es beim Transparenz-Prinzip: Unterhaltungen/Aufgaben/Dokumentenaustausch sind für registrierte Benutzer mit entsprechenden Rechten (jetzt Mandant, zukünftig auch noch Thema) sichtbar.
Gerade bzgl. Mandantenseite haben uns viele eurer Anforderungen erreicht: Gewisse Themen wie z.B. Lohn sollen nur von bestimmten Unternehmens-Mitarbeitern eingesehen werden können.

Aber wie von Euch schon bemerkt: Wenn mehrere Themen angegeben werden, sieht man bei restriktiver Vorgehensweise nur die Unterhaltung/Aufgabe/Dokumente, wenn man auf beide Themen Zugriff hat.
Wie ist da eure Meinung? Wie oft gibt es solche Sachverhalte mit mehreren Themen?

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Mon, 26 May 2025 08:28:15 GMT

Aber wie von Euch schon bemerkt: Wenn mehrere Themen angegeben werden, sieht man bei restriktiver Vorgehensweise nur die Unterhaltung/Aufgabe/Dokumente, wenn man auf beide Themen Zugriff hat.
Wie ist da eure Meinung? Wie oft gibt es solche Sachverhalte mit mehreren Themen?

Ich denke, die Fälle dass ein Thema z.B. sowohl Lohn und Fibu betrifft, kommen schon vor. Ich wäre davon ausgegangen, dass das setzen eines Themas den Berechtigten sichtbar macht.

Wenn sich ein Thema mit Fibu- und Lohn-Bearbeiter überschneidet und ich beide Themen setze, dann weiß ich ja, dass ich nichts schreiben darf, was außerhalb der Kompetenzen liegt, da es beide sehen. Ansonsten müsste man in dem Fall, dass es für beide Themen einzelne Bearbeiter gibt, die das jeweils andere nicht sehen dürfen, zweimal das gleiche schreiben.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

n_h_2015 — Mon, 26 May 2025 09:31:31 GMT

Kann mich dem anderen Beitrag anschließen, bei allen Themen die sich berühren oder ineinander greifen.

Bei Fibu und Lohn ganz oft, leider sind in dem Fall auch öfter die Sachbearbeiter beim Mandanten gerne getrennt.

In der Kanzlei sollen an sich die Themen von jedem aufgegriffen werden können, damit man in der Vertretungsphase auch jederzeit dem Mandanten helfen kann.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

taxit — Mon, 26 May 2025 09:40:57 GMT

Hallo @Nicole_Müller ,

Aber wie von Euch schon bemerkt: Wenn mehrere Themen angegeben werden, sieht man bei restriktiver Vorgehensweise nur die Unterhaltung/Aufgabe/Dokumente, wenn man auf beide Themen Zugriff hat.
Wie ist da eure Meinung? Wie oft gibt es solche Sachverhalte mit mehreren Themen?

Auch wenn mE eher die Ausnahme sein wird, dass Threads mehrfach getaggt sind, würde ich von "Oder"-Berechtigung ausgehen und dies auch für sinnvoll halten.

Gruß

Taxit

P.S: Am WE ist mir auch ein Workaround zu meiner Frage "Thema Allgemein" und "Benachrichtigung Mandatsverantwortlicher" in den Sinn gekommen: einfach keine Rechte für "Allgemein" erteilen 🙂

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Tue, 27 May 2025 05:48:22 GMT

Ich hätte noch eine Anregung: Es wäre schön, wenn man in Unterhaltungen etwas fett markieren oder unterstreichen könnte. Falls es dazu schon etwas gibt, habe ich es bisher nicht gefunden.

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taxit — Tue, 27 May 2025 05:56:43 GMT

Ich hätte noch eine Anregung: Es wäre schön, wenn man in Unterhaltungen etwas fett markieren oder unterstreichen könnte. Falls es dazu schon etwas gibt, habe ich es bisher nicht gefunden.

Sehr gute Idee! Notfalls nur à la Whatsapp mit * und _

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Nicole_Müller — Tue, 27 May 2025 14:38:43 GMT

Hui, spannende Rückmeldungen - danke euch!

@mspoetzl @n_h_2015 @taxit

Ich gebe zu, ihr habt mich überrascht! 😲

Warum?
Wsh liegt es in unserer DATEV-DNA, aber wir möchten einfach ein nachvollziehbares Konzept etablieren, das euren Anforderungen an den Datenschutz entspricht.

Deshalb um sicherzugehen euch richtig verstanden zu haben, hier nochmal die konkrete Nachfrage:

Wenn wir eine ODER-Verknüpfung bei Themen-Rechte umsetzen, bedeutet das u.a. folgendes Praxisbeispiel:

In der RVO setzt man, dass beim Mandant X nur der Geschäftsführer und der Lohn-Sachbearbeiter auf Unterhaltungen/Dokumente/Aufgaben mit dem Thema LOHN Zugriff haben.
Wählt man nun zu einer Unterhaltung mit dem Thema LOHN zusätzlich das Thema FIBU aus, haben auf diese Unterhaltung nun zusätzlich auch Mitarbeiter Zugriff, die in der RVO nur für das Thema FIBU berechtigt sind.
Gleiches passiert auch, wenn der Mandant beide Themen auswählt.

Seht Ihr hier das Risiko für Situationen, in denen eine Person beim Mandant oder auch in der Kanzlei durch das "Oder"-Prinzip Einsicht in Informationen erhält, die sie nicht bekommen darf?

Nennt mich engstirnig bzw. oldschool, aber ich hätte gedacht, dass wir hier restriktiv vorgehen.
= Nur wer im obigen Bsp. das Recht für die Themen LOHN & FIBU hat, sieht die Unterhaltung/Aufgabe/Dokument.

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mspoetzl — Tue, 27 May 2025 15:07:30 GMT

Ich finde, wenn man in diesem Beispiel FIBU setzt, hat das ja den Grund, dass es dafür auch relevant ist und es muss halt klar sein, dass man in dieser Unterhaltung nur soviel schreibt, wie auch die FIBU wissen darf. Aber sonst macht es ja keinen Sinn überhaupt das zweite Thema zu setzen.

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taxit — Tue, 27 May 2025 15:55:13 GMT

Hallo @Nicole_Müller ,

meine erste Reaktion war auch "möglichst restriktiv gestalten".

Nach etwas Reflexion über die praktische Anwendung überwog jedoch der Gedanke "wer soll an der Unterhaltung teilnehmen". Und ein Szenario "nur ein Benutzer mit Lohn- UND Fibu-Rechten" scheint zumindest mir praxisferner als "Fibu-" sowie "Lohn-Bearbeitung", zB bei der Diskussion über einen Lohn-Buchungsbeleg/Kontierungsfragen. Konstruieren läßt sich aber sicherlich beides.

Grüße,

Taxit

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n_h_2015 — Wed, 28 May 2025 10:23:38 GMT

Guten Tag Frau Müller,

die Oder-Verknüpfung für den Mandanten fände ich super.

Da wir wirklich bei einigen Mandanten 2-3 Ansprechpartner (ab und zu sogar noch mehr) haben und die unterschiedliche Rechte haben/dürfen.
So das auch immer der hinterlegt ist und entsprechend die Mail bekommt, daher würde keiner Informationen bekommen, die er nicht haben darf.

Den nächsten Punkt bzgl. der Kanzlei finde ich schwierig und da fängt es an, was eher gewünscht ist.

In der Kanzlei selbst würde an sich jeder alle Rechte bekommen, damit bei Vertretung jederzeit darauf zugegriffen werden kann (in Vertretung betrifft es oft weder meinen Bereich noch meine Mandanten).

Aber wenn die Benachrichtigung mit dem entsprechenden Sachbearbeiter für die Bereiche z. B. durch die Aufträge verknüpft ist, dann bekommt immer nur der zuständige Bereich/Sachbearbeiter eine Benachrichtigung (gerade auch im Hinblick der Azubis, haben wir in manchen Aufträgen 2 Sachbearbeiter).

Und sollte der nicht reagieren (Abwesenheitsbenachrichtigung bisher nicht gesehen) dann hat die Vertretung zwar keine Benachrichtigung bekommen, aber kann sich das ansehen.

Ich hoffe das war verständlich!

MfG nh

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Nicole_Müller — Tue, 03 Jun 2025 11:59:24 GMT

Herzlichen Dank für Euer Feedback! 😍

Durch Eure Beiträge und weitere Kundenbefragungen hat sich ein konsistentes Feedback gezeigt:

Die ODER-Verknüpfung hat deutlich mehr Praxisnähe und unterstützt Euch besser in der Zusammenarbeit mit euren Mandanten.

Wir informieren wie gewohnt via MyUpdates, wann die Umsetzung erfolgt.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Fri, 06 Jun 2025 05:57:09 GMT

Hallo @Nicole_Müller ,

hierzu hätte ich noch eine Ergänzung:

Meiner Meinung nach sollte es die Möglichkeit geben, Aufgaben zu beantworten, ohne eine eigene Unterhaltung anzufangen. Die kurze Antwort sollte einfach nur bei der Aufgabe ersichtlich sein. Man könnte ja vielleicht eine Checkbox einführen, dass man anhaken kann, wenn es direkt eine neue Unterhaltung werden soll und standardmäßig nur in der Aufgabe belassen.

Wenn es nicht möglich ist, keine Unterhaltung mit Antwort des Mandanten zu eröffnen, wäre es zumindest noch eine Alternative, dass wenn man die Unterhaltung, zu welcher es keine weitere Antwort gegeben hat, löscht, die Antwort in der Aufgabe bestehen bleibt. Dann könnte man als Kanzlei in den Unterhaltungen "aufräumen" und in den Aufgaben könnte man die Antwort bei Bedarf noch nachvollziehen.

Wir würden eine Lösung so oder so ähnlich sehr begrüßen, da wir durchaus schon vom Mandanten gehört haben, dass noch offene Themen in unübersichtlichen Listen verschwinden und die verschiedenen Bearbeiter beim Mandanten den jeweiligen Stand nicht mehr nachvollziehen können, ob es erledigt ist. Durch einzelne Aufgaben für alle to-do´s könnte man das auch für Mandanten übersichtlich gestalten, das wären aber auch einige Aufgaben mit Antworten durch den Mandanten. Immer einzelne Unterhaltungen machen diese wieder sehr unübersichtlich.

Ich hoffe, man kann verstehen, was ich meine.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

RaSlo — Fri, 20 Jun 2025 11:09:05 GMT

Moin Zusammen,

ich hätte da auch noch ein paar Ideen:

- zuallererst: warum heißt das Ganze MyDatev Kanzlei? Ich bestelle für den Mandanten MyDatev Kommunikation, gehe über MyDatev Portal und nirgends ist auch nur das Wort Kanzlei zu sehen. Für uns intern bestelle ich MyDatev Kanzlei.... Ist ja nicht schon unübersichtlich genug. Bitte nennt das Portal in Kanzlei oder umgekehrt, aber sinnvoll um.

- Der Aufruf der Kommunikation Finanzverwaltung klappt über MyDatev Portal nicht.

- Wo kann ich die freigegebenen Erklärungen senden? Muss ich wirklich erst wieder die Übersicht öffnen, dann Geschäftsfelder und dort elektronische Übermittlung wählen? Dann Elster bereitgestellt auswählen? bitte gleich von dort aus übermitteln einarbeiten.

- Der Punkt elektronische Übermittlung gehört nicht unter Geschäftsfelder. Wer kommt auf die Idee dort danach zu suchen? Noch ein Punkt bei elektronischer Übermittlung - kann ich die Voreinstellung wählen, dass er mir anfangs immer die bereitgestellten Erklärungen anzeigt? Wer will denn alle sehen?

- von einer implementierten, meinethalben auch Kanzleiinternen Vorlage für die Vollständigkeit bei der Freigabe wage ich gar nicht zu träumen.

- Wenn ich schon vom Portal in die Kommunikation wechsle, warum habe ich dort nicht auch die Unterpunkte Dokumente, Unterhaltungen, Aufgaben, Freigaben auf einen Blick? Und wenn ich dann zurück ins Portal gehe muss ich wieder den Mandanten auswählen - ätzend.

- Die Freigabe ist immer gleich mit einer Fälligkeit verbunden? Ich würde es anders regeln und keine Fälligkeit anfangs einstellen, sondern erst dann wenn ich explizit eine möchte.

- Positiv: es können jetzt alle freigegebenen Erklärungen aus dem Portal gesandt werden, nicht nur EÜR Steuern.

Grüße,

Ralph

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

RaSlo — Wed, 25 Jun 2025 11:49:43 GMT

- ebenfalls würde ich gern ein Dokument aus DMS oder einem anderen Ort vom Mandaten freigeben lassen, Ich kann es von dort aus aber nur nach MyDatev Kommunikation - Dokumente hochladen. Warum nicht gleich eine Freigabe daraus machen?

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

B_Behnke — Wed, 25 Jun 2025 12:57:18 GMT

Ich habe auch noch eine Idee zum Portal. Wir nutzen DATEV Interessentenverwaltung und MyDATEV Portal.

Die Interessentenverwaltung funktioniert super, wenn ich Informationen vom Unternehmer einholen möchte. Gerade die Formulare haben sich als sehr wertvoll dargestellt.

Wird geplant, diese Formulare auch in MyDATEV Portal zu integrieren, um auch dort Informationen und Aussagen vom Mdt. in Form eines Fragebogens zu erhalten?

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Anton_Friesen — Thu, 26 Jun 2025 06:04:58 GMT

@RaSlo,

bezüglich der Freigabe von Dokumenten aus DMS zu MyDatev Kommunikation habe ich einen Wunsch angelegt und an die Produktentwicklung weitergegeben.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Franziska_Winter — Wed, 02 Jul 2025 11:58:17 GMT

Hallo @B_Behnke,

vielen Dank für den Vorschlag.

Aktuell ist es noch nicht möglich Fragebögen oder Formulare im Kontext MyDATEV zu verwenden.

Hierzu finden bereits konzeptionelle Planungen statt. Zu einer möglichen Umsetzung bzw. Zeitpunkte können hier jedoch noch keine Aussagen getroffen werden.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Mon, 07 Jul 2025 14:17:30 GMT

Hallo @Franziska_Winter ,

ich hätte noch einen weiteren Vorschlag zu den Aufgaben: Es wäre optimal, wenn ich den Mandanten mit einem Klick an eine Aufgabe erinnern könnte, die vielleicht bereits abgelaufen ist. Vermutlich bekommt er am Fälligkeitstermin auch eine Benachrichtigung, aber wenn er darauf nicht reagiert, läuft es ins Leere. Wenn ich hier die Möglichkeit hätte, auf Knopfdruck eine Aufforderung zur Beantwortung zu senden, in der vielleicht auch explizit steht, dass ich die Erinnerung angestoßen hat, hätte es vielleicht noch mehr Wirkung.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Manuela_Schmid — Thu, 10 Jul 2025 11:24:50 GMT

Hallo @mspoetzl ,

vielen Dank für Ihren Verbesserungsvorschlag! Wir werden die Erinnerungsfunktion bei den Aufgaben überarbeiten und ihn dabei berücksichtigen. Außerdem habe ich den Vorschlag als Wunsch bei uns erfasst, damit wir weitere Nennungen (inkl. der beiden Kudos) erfassen können.

Viele Grüße aus Nürnberg

Manuela Schmid

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Thu, 10 Jul 2025 11:43:03 GMT

Hallo @Manuela_Schmid ,

super, vielen Dank. Ich bin mir nicht sicher, ob meine Anmerkungen vom 26.05. und 06.06. als Wünsche aufgenommen wurden. Rückmeldung habe ich dazu nicht bekommen. Uns wäre sehr daran gelegen, die Aufgaben auch mit kurzen Antworten nutzen zu können ohne dass eine Unterhaltung daraus wird.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Eleonora — Thu, 10 Jul 2025 13:05:54 GMT

ich wünsche mir, dass man die Dokumente auch per Uploud Mobil in die Kommunikation hochladen könnte, damit der Mandant nicht über den Webbrowser sich anmelden muss.

Im allgemeinen ist der Wunsch nach einer App bei vielen Mandanten sehr groß. Eine DATEV-App aus der man in sämtliche DATEV Anwendungen kommt die der Mandant nutzt.

Die Mandanten möchten es so einfach wie möglich haben und nicht unterschiedliche Handhabung pro Anwendung.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

lablue — Thu, 24 Jul 2025 12:20:03 GMT

Liebes DATEV-Team,

zunächst vielen Dank für die kontinuierliche Weiterentwicklung von MyDATEV.

Gerne möchte ich zwei Verbesserungsvorschläge einbringen, die unsere Arbeitsprozesse deutlich erleichtern würden:

Kanzleiinterner Bearbeitungsstatus für Aufgaben
Aktuell wird eine Aufgabe als "erledigt" markiert, sobald der Mandant seinen Teil abgeschlossen hat bzw. dieser diese als "erledigt" markiert. Für uns in der Kanzlei ist die Aufgabe dann aber häufig noch nicht final bearbeitet – z. B. weil das übermittelte Dokument noch an eine Anwendung weitergegeben, geprüft oder Rückfragen geklärt werden müssen. Gerade wenn ein Mandant mehrere ToDos hat, wird das sehr schnell unübersichtlich.
Ich würde mir daher einen zusätzlichen kanzleiinternen Status wünschen, z. B. „in Bearbeitung“ oder „Kanzlei erledigt“, damit intern nachvollziehbar ist, welche Aufgaben tatsächlich abgeschlossen sind. Eine Löschung der Aufgabe ist für uns keine Option, da dann keine Nachverfolgbarkeit mehr gegeben ist.

Ablage von Unterhaltungen in DMS/Dokorg
In der Kommunikation mit Mandanten enthalten Aufgaben teilweise wichtige Informationen, z. B. schriftliche Auskünfte zur Verfahrensweise. Diese Unterhaltungen lassen sich aktuell nicht direkt mit in die DMS oder Dokorg übernehmen, was für unsere Dokumentation wichtig wäre. Entweder ich kann nur die Unterhaltung oder nur die Aufgabendetails ohne Unterhaltung als PDF exportieren und muss diese dann wieder manuell in die Dokorg / DMS einfügen. Da sist mehr als umständlich und zeitintensiv. Eine direkte, möglichst automatisierte Übergabe der vollständigen Aufgabe DMS/Dokorg inkl. der Konversationen wäre hier sehr hilfreich und benutzerfreundlich.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

lablue — Thu, 07 Aug 2025 13:40:02 GMT

🟩 Feedback zu MyDATEV Kanzlei – oder: Warum einfach, wenn’s auch umständlich geht?

Nach mehreren Tagen im Feldversuch, mit einem Mandanten, der bereitwillig als Testobjekt herhielt, bleibt mir ehrlicherweise nicht mehr viel anderes übrig – außer Humor. Und selbst der wird langsam knapp.

Man möge mir daher verzeihen, dass ich nicht umhinkomme im Folgenden gewisse Passagen mit Ironie und Sarkasmus zu würzen.

✅ Mandant hat die Aufgabe erledigt – na und?

Nur weil der Mandant denkt, er hätte was erledigt, heißt das doch nicht, dass wir das auch so sehen. Ich vermisse schmerzlich einen internen Bearbeitungsstatus. Ich möchte nicht raten müssen, ob wir schon gehandelt haben, oder ob die Rückantwort noch auf meinem unsichtbaren To-do-Zettel steht. Eine Funktion „von Kanzlei bearbeitet“ ist für mich unabdingbar.

🗑️ Aufgaben kann man nur löschen. Klingt nach Zukunft, oder?

Wenn die Kommunikation weg von E-Mail und rein in MyDATEV wandern soll: Warum kann ich dann Aufgaben nur löschen, statt sie sinnvoll zu archivieren? Wer hat sich das ausgedacht? Hat man bei DATEV einfach mal den Begriff Dokumentationspflicht und Verfahrenssicherheit vergessen? Oder hielt man das bei Steuerberatern für optionalen Freizeitspaß?

❌ Löschen ist wirklich löschen – für immer!

Also kein Papierkorb, kein „Oops, war doch wichtig“, keine Revision. Einfach: Weg. Puff. Als wäre es nie dagewesen. Klingt ja fast nach DSGVO auf Steroiden – nur diesmal gegen die Kanzlei gerichtet.
Revisionssicherheit? Nie gehört. Aber hey, Hauptsache grün im Logo.

📂 DMS / DokOrg? Ja, aber bitte ohne Zusammenhang.

Ich kann entweder die Aufgabeninfos ablegen – ohne Info zu beigefügten Belege – oder die Kommunikation – ohne Aufgabenbezug.
Die Verknüpfung? Fehlanzeige.
Aber immerhin darf ich mir alles als PDF exportieren, das ich dann wieder mühsam per Hand ins DMS / DokOrg schiebe. Wer braucht schon intelligente Workflows, wenn man den Tag mit so viel Sinnvollem verbringen kann?

📆 Aufgabe erledigt – aber wann genau? Bleibt unser Geheimnis.

Erstellt am – check.
Fällig am – check.
Erledigt am? Ach komm, das wäre ja fast schon zu informativ. Wer will schon wissen, wann ein Mandant etwas tatsächlich gemacht hat? Zeit ist relativ.

🖥️ Die Benutzeroberfläche: Minimalismus trifft auf Sehbehinderung

Wenn man eine Aufgabe anklickt, öffnet sich rechts eine Seitenleiste mit 40 % Bildschirm zu den Aufgabendetails – wow, großzügig. Und dann klick ich auf den Anhang, und zack – da ist er ja auf den verbliebenen 60 %. Dort darf ich den gewünschten Inhalt dann mit der Lupe suchen. Zoom- Klick, Zoom-Klick, Zoom-Klick ….
Barrierefrei? Ja, für Menschen mit 400 % Zoom-Fetisch. Warum kein separates Fenster?

🔄 Switch dich blöd: Aufgabe – Unterhaltung – zurück – wieder hin – repeat

Eine Aufgabe zeigt nur die erste Zeile der Unterhaltung – für den Rest wechselt DATEV aus der Aufgabenansicht raus in die Unterhaltungsansicht. Dort sehe ich dann alles, außer: die Aufgabe und selbstverständlich auch nicht mehr das mit der Aufgabe verknüpfte Dokument.
Will ich das Dokument sehen, zurück zur Aufgabe, Zoom-Orgie, dann wieder raus zur Unterhaltung.
Was zur Hölle?! Wer hat das gebaut – offensichtlich jemand, der noch nie selbst damit gearbeitet hat? Es wäre aber auch zu trivial, wenn man wirklich alles, was zu einer Aufgabe gehört auf einen Blick auch sehen könnte.

🕵️‍♂️ Dokumentenliste – Black Box deluxe

Ich sehe nicht:

Ob ein Dokument vom Mandanten überhaupt gelesen wurde.
Ob es Teil einer Aufgabe war.
Ob ich es bereits verarbeitet habe, z.B. weitergeleitet an einer andere Anwendung

Nach längerer Anwendung habe ich dann ein Sammelsurium an 100en Dokumenten und denke mir – schöne Liste. Die schau ich mir bestimmt häufiger an, weil sie so aussagekräftig ist. Symbole? Status? Na, wozu denn. Raten ist doch auch eine Kompetenz.

🧩 Startseiten-Widget: Alles in einen Topf, bitte kräftig umrühren

Das Widget auf der Startseite schmeißt Aufgaben, Kommunikation, Signaturen und Dokumente wild durcheinander – der pure Wahnsinn in Listenform.
Und wehe, der Mandant schreibt in WhatsApp-Manier 20 Nachrichten in Folge – dann habe ich auch 20 Benachrichtigungen.

EINE Diskussion = EINE Info wäre zu simpel gewesen, oder? Stattdessen:

A) Mandant hat Aufgabe erledigt.
B) Mandant hat Unterhaltung begonnen oder ergänzt - 20 Mal!
C) Mandant hat Dokument hinzugefügt.

Spoiler: Es war EIN Vorgang. Und ich brauch nicht 22 Infos darüber. Ich will einfach wissen: „Da hat sich was geändert“ in der Aufgabe. Punkt. Gerne auch mit einem Symbolindikator, der mir zeigt „neues Dokument“, „neue Antwort“, „Status geändert“.

🟥 FAZIT: MyDATEV Kanzlei-Dokumentation – ein Traum… aus dem man schweißgebadet aufwacht

Diese Testphase war... lehrreich.
Was hier als Kommunikations- und Dokumentationslösung verkauft wird, ist ein Paradebeispiel dafür, wie man aus einem eigentlich guten Ansatz (Mandantenkommunikation strukturieren!) ein usability-technisches Desaster machen kann.

Meine Vorstellung war eigentlich ganz simpel: Ich wollte dem Mandanten eine bessere, strukturierte Übersicht und Kommunikationsplattform bieten – deutlich übersichtlicher und effizienter als das, was uns der chaotische E-Mail-Verkehr aktuell zumutet. Ich dachte an eine saubere Liste aller To-dos, mit den nötigen Antworten und Dokumenten direkt daneben, damit ich strukturiert, nachvollziehbar und zeiteffizient arbeiten kann.

Die Realität?
Mit E-Mail wäre ich – ungelogen – tausendmal schneller gewesen. Die Arbeit mit MyDATEV Kanzlei hat mich in diesem Zustand nicht nur wertvolle Zeit gekostet, sondern vor allem eins: Nerven, Geduld und Vertrauen in digitale Prozessoptimierung.

Gerade die Punkte 1, 2, 6 und 7 machen das Tool für mich aktuell vollkommen unbrauchbar. Was eigentlich als Unterstützung gedacht war, entpuppt sich als nervenaufreibende, zeitraubende Stolperfalle – ein digitales Hindernis, das sich mir aktiv in den Weg stellt.

Ich frage mich ernsthaft, wer diese Anwendung pilotiert und sie in dieser Form zur Nutzung freigegeben hat – eine Zumutung für jeden Berater, der mit echtem Mandatsdruck, knappen Ressourcen und dem Anspruch auf Qualität arbeitet.

Was bleibt, ist die Frage:
Was genau wollte DATEV mit dieser Anwendung eigentlich erreichen?

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

deusex — Thu, 07 Aug 2025 15:53:21 GMT

Vielen Dank für den zugleich erfrischenden, wie ernüchternder Beitrag.

Papierkorb = hatte ich in Meine Steuern schon vor 2 Jahren das erste Mal "gefordert" und erinnert.

Forderungen von DATEV ausgesessen. Insofern wird auch hier strukturell kein Papierkorb kommen.

Benachrichtigungen = Unternehmen online für neue Belege und für Meine Steuern soll das Drama nun auch kommen. Deaktiviert, weil man in Benachrichtigungen ersäuft, wenn mehrere Mandanten täglich kontinuierlich Belege hochladen.

Thumbnails und Ansichten = Zieht sich durch den Cloud-Bereich wie ein roter Faden. Gruselig.

MyNachrichten = "MyDATEV Nachrichten wird zum 30.09.2025 eingestellt." Hatte ich gottlob nur vereinzelt (testweise) genutzt und eingestellt.

Alleine schon die Ankündigung hat mich etwas schockiert:

Man möge seine Kommunikation MANUELL in einen PDF-Export führen und archivieren heißt wohl, dass diese in MyDATEV "weg" sind. Wohl dem, der die Finger davon gelassen hat.

Nochmals vielen Dank für diesen Feldversuch, denn ich mir dann ersparen kann, denn ich hatte mir auch schon ein Opfer in Form eines IT-Mandanten ausgesucht, dies zu prozessieren, aber diese Scham erspare ich mir dann doch.

Was bleibt, ist die Frage:
Was genau wollte DATEV mit dieser Anwendung eigentlich erreichen?

Engagierte Nutzer wie Sie finden, welche die 15%-Bananenware auf eigene Kosten testen, einführen und Feedbacks geben (green outsourcing), aber dann dennoch weitergewurschtelt wird . . .

Jetzt hat es Sie getroffen und ich könnte mir vorstellen, dass Sie erst mal geheilt sind von weiteren "Engagements in ehrenamtliche grüne Produktentwicklungen".

DATEV Personal wird nicht vor Januar 2026 in den Kanzleibetrieb bei mir gehen.

MyDATEV, insbesondere nach meiner bisherigen Kenntnis und ihren Schilderungen, wohl nicht vor 2027.

Die Entwicklungszeiten bei DATEV werden in Äonen gemessen und für Wunscherfüllungen ist der Weihnachtsmann definitiv die bessere Adresse.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Franziska_Hackner — Mon, 11 Aug 2025 15:03:04 GMT

Hallo @lablue,

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns Ihre Eindrücke mitzuteilen.

Es tut uns leid, dass der Start mit MyDATEV Kanzlei für Sie und Ihre Mandanten so herausfordernd war. Wir schätzen Ihre Offenheit sehr und nehmen Ihre Rückmeldung ernst.

Alle Neuerungen von MyDATEV Kanzlei und deren Freigabezeitpunkte finden Sie auf DATEV MyUpdates. Dort erhalten Sie auch Informationen, sobald eine Ihrer hier genannten Anforderungen umgesetzt wird. Bereits jetzt sind einige Themen bekannt und befinden sich in der Analyse.

Darüber hinaus haben Sie viele wichtige Punkte angesprochen, die ich nachfolgend ausführlich beantworten werde. Durch Feedback wie dieses können wir MyDATEV Kanzlei weiterentwickeln und noch besser auf Ihre Bedürfnisse ausrichten.

1. Mandant hat die Aufgabe erledigt – na und?

Wir planen, den Status der Aufgaben so zu erweitern, dass eine vom Mandanten bearbeitete Aufgabe den Status „bearbeitet“ erhält. Der Status „erledigt“ wird dann von der Kanzlei gesetzt.
Damit wird in der Aufgabenübersicht zukünftig erkennbar sein, bei welchen Aufgaben für die Kanzlei noch Handlungsbedarf besteht. Dies ist der aktuelle Stand der Konzepte – der genaue Wortlaut kann sich noch ändern.

2. Aufgaben kann man nur löschen. Klingt nach Zukunft, oder?

Die Kommunikationsfunktionen in MyDATEV Kanzlei sind ausschließlich als Austauschplattform gedacht, nicht als Archivlösung. Für die Archivierung ist DATEV DMS/Dokumentenablage vorgesehen, bis sich entsprechende Anwendungen auch in der Cloud-Umgebung befinden. Daher findet die revisionssichere Ablage nach wie vor in der Dokumentenmanagementlösung statt.
Zum jetzigen Zeitpunkt können Aufgaben und Unterhaltungen über die Exportfunktion exportiert und dann per Drag-and-Drop im DATEV DMS/Dokumentenablage archiviert werden.

3. Löschen ist wirklich löschen – für immer!

Aufbewahrungspflichtige Informationen sollten immer in ein revisionssicheres Archiv wie DATEV DMS überführt werden, solange dieses als zentraler Ablageort dient. MyDATEV Kanzlei selbst ist, wie zuvor beschrieben, kein Archiv.

Der Wunsch nach einer „Rückgängig“-Option oder einem zweistufigen Löschprozess ist uns bekannt. Aktuell ist dieser in MyDATEV Kanzlei nicht verfügbar. Eine zukünftige Umsetzung wird aber geprüft.

4. DMS / DokOrg? Ja, aber bitte ohne Zusammenhang.

Interne Workflows werden optimiert, sobald auch die Eigenorganisations-Lösungen inkl. Dokumente auf die Online-Lösung DATEV Kanzleimanagement umgestellt wird und vollständig in das Cloud-Portfolio integriert ist. Dies wird zu einer besseren Harmonisierung der Kanzleiprozesse führen, ohne dass ein Absprung zu bestehenden On-Premises-Lösungen notwendig ist.

5. Aufgabe erledigt – aber wann genau? Bleibt unser Geheimnis.

Derzeit wird die Information, wann eine Aufgabe erledigt wurde, ausschließlich in der Historie angezeigt. Diese Historie ist aktuell nicht im Export enthalten, wir arbeiten aber bereits an einer Anpassung.

Wir prüfen zudem, ob das Datum, wann eine Aufgabe vom Mandanten bearbeitet wurde, nicht nur in der Historie, sondern auch in der Aufgabenliste oder den Details ersichtlich gemacht werden kann.

6. Die Benutzeroberfläche: Minimalismus trifft auf Sehbehinderung.

Wir legen großen Wert auf Barrierefreiheit in MyDATEV Kanzlei und stellen sicher, dass die Darstellung für verschiedene Bildschirmgrößen optimiert ist.
Die Anforderung nehmen wir auf und prüfen, wie wir die Benutzerfreundlichkeit weiter verbessern können.

7. Wechsel zwischen Aufgabe und Unterhaltung

Nach aktuellem Stand kann in der Detailansicht einer Aufgabe lediglich die Verknüpfung zur Unterhaltung aufgerufen werden. Dies wird jedoch zukünftig erweitert: vergleichbar dazu, wie es bereits in der Detailansicht von Dokumenten umgesetzt ist. Unterhaltungen können dort direkt aufgeklappt und Nachrichten unmittelbar beantwortet werden.

Bis zur Umsetzung dieser Funktionalität in den Aufgaben können mehrere Fenster geöffnet werden – eines für die Aufgabe und eines für die verknüpfte Unterhaltung. Dies erleichtert den Wechsel zwischen den Ansichten.

8. Dokumentenliste – Transparenz und Verknüpfungen

In der Dokumentenliste wird bereits jetzt angezeigt, wenn Verknüpfungen zwischen Dokumenten, Aufgaben oder Unterhaltungen bestehen. Hierfür gibt es eine eigene Spalte, in der Icons für die jeweiligen Verknüpfungen (Unterhaltung, Aufgabe, Freigabeprozess) dargestellt werden.

Wenn die Detailansicht ausgeblendet wird, ist in der vollständigen Ansicht der Dokumentenliste zudem erkennbar, ob ein Dokument in eine andere Anwendung übergeben wurde. Weitere Details zur Weiterleitung, beispielsweise in welche Anwendung das Dokument übergeben wurde, können in der Detailansicht unter "Historie" eingesehen werden.

Ein Gelesen-Kennzeichen seitens des Mandanten ist derzeit nicht vorgesehen. Diese Anforderung nehmen wir auf.

9. Startseiten-Widget: Optimierungen und Zusammenfassungen

Im Rahmen der Benachrichtigungen wurden bereits einige Optimierungen vorgenommen, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Dazu gehören:

Fachliche Zusammenfassung: Wenn mehrere Aktionen gleichzeitig stattfinden (z. B. eine neue Unterhaltung mit einem neuen Dokument), wird nur eine Benachrichtigung gesendet.
Zeitliche Zusammenfassung: Wenn innerhalb von 5 Minuten mehrere Nachrichten von derselben Person in einer Unterhaltung geschrieben werden, erfolgt nur eine Benachrichtigung.
Aktionsbasierte Zusammenfassung: Werden mehrere Dokumente in einem einzigen Upload-Prozess hochgeladen, wird ebenfalls nur eine Benachrichtigung erstellt.
Benachrichtigung auf Basis der Zuständigkeiten

Weitere Informationen zu diesem Konzept finden Sie hier: Benachrichtigungen in MyDATEV Kommunikation – DATEV Hilfe-Center.

Sollten dennoch in Situationen wie diesen ungewöhnlich viele Benachrichtigungen (z. B. 20) auftreten, empfehlen wir, die Einstellungen zu prüfen und gegebenenfalls einen Servicekontakt zu erstellen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Franziska Hackner

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

lablue — Tue, 12 Aug 2025 11:57:56 GMT

Liebe DATEV - Wenn die Basis fehlt, hilft auch keine Zukunftsmusik.

Zunächst einmal möchte ich mich für Ihre ausführliche Antwort bedanken - wirklich. Ich möchte betonen, dass ich es ausdrücklich begrüße, dass auf Feedback eingegangen wird.
Dass sich DATEV die Mühe macht, Rückmeldungen strukturiert zu beantworten – und offensichtlich aktiv an Verbesserungen arbeitet – ist positiv und keineswegs selbstverständlich.

Auch der interne Screenshot mit Einblick auf eine überarbeitete Oberfläche macht durchaus Hoffnung.

Nur:
Ich bin des Hoffens langsam müde.
Und vor allem: Ich bin kein Produkttester.

Ich bin Steuerberater – mit echter Verantwortung, echten Mandaten, echten Fristen.
Ich brauche keine Tools, die in zwei Jahren vielleicht besser werden.
Ich brauche heute Werkzeuge, die funktionieren.

Wir haben ganz offensichtlich völlig unterschiedliche Vorstellungen davon, was ein „einsatzfähiges Produkt“ ist.

Ich verstehe ja, dass MyDATEV Kanzlei keine Archivlösung sein soll. Ehrlich, kein Problem.
Aber wenn ich als Steuerberater mit Dokumentationspflichten arbeiten muss und dann ein neues, kostenpflichtiges Produkt bekomme, das genau diese Grundanforderung nicht erfüllt – dann frage ich mich schon:
Für wen genau wurde dieses Tool eigentlich gebaut?

Ich arbeite nicht in der Wursttheke eines Supermarkts. Ich bestelle keine Brötchen.
Ich arbeite mit steuerlich relevanten Daten und Dokumenten, bei denen ich nachvollziehbare Abläufe und archivierte Kommunikation brauche.
Und zwar: Jetzt. Nicht 2026.

📁 Archiv? Klar, einfach PDF-Export, per Hand ins DMS. Super Workflow!

Ihre Lösungsvorschlag:

„Exportieren Sie alles und ziehen Sie es per Drag & Drop in Ihr DMS.“

Ernsthaft?
Wir leben im Jahr 2025 – und die DATEV schlägt mir ernsthaft vor, PDF-Dateien manuell ins DMS zu schieben?

Aufgaben, Unterhaltungen, Dokumente einzeln exportieren und händisch zuordnen?

Ich dachte, ich hätte mich für ein digitales Kanzleiprodukt entschieden – und nicht für eine Bastelstunde mit Retro-Workflow.

🛑 Ein Produkt ohne Nutzen – aber mit Preis

Was mich wirklich fassungslos macht:
Dieses Produkt ist nicht etwa ein Pilotprojekt, sondern bereits kostenpflichtig.

Aha.

Also, ich bekomme ein Tool, das:

keine Archivierung bietet,
keine integrierte Verbindung zu DMS/DokOrg hat,
keine revisionssicheren Workflows abbildet,
mir Mehraufwand statt Entlastung beschert,
und am Ende weder Zeit noch Nerven spart –

– und das soll ich auch noch bezahlen?!

Wofür bitte?

Einen Export-Button für PDF?
Eine Benutzeroberfläche, die mich zwingt, zwischen Aufgaben und Unterhaltungen zu jonglieren wie beim Fenster-Yoga?
Eine Lösung, die mir nicht dabei hilft, strukturierter oder effizienter zu arbeiten, sondern mir mehr Arbeit macht?
Für zusätzliche Klicks?
Für Export-Orgien?
Für ein „wird vielleicht irgendwann mal brauchbar“-Versprechen?

Ich erkenne aktuell keinen Mehrwert – nur Mehrarbeit.
Und das für eine Zielgruppe, die bereits mit knappen Ressourcen kämpft.

🧭 Der Fokus liegt falsch – komplett falsch.
Die DATEV setzt falsche Prioritäten. Das Fundament fehlt!

Wenn ein Tool für Steuerberater konzipiert ist, dann muss es auch sofort den Anforderungen eines Steuerberaters gerecht werden – und nicht erst irgendwann in der Cloud-Zukunft!

Die Integration in DMS und DokOrg muss jetzt da sein, nicht in ein paar Jahren, wenn niemand mehr Lust auf einen weiteren Testlauf hat.

Ich kann doch nicht erwarten, dass Kanzleien auf ein Tool umsteigen, das sich wie ein Beta-Test anfühlt, aber den Preis eines fertigen Produkts hat.

Ein Werkzeug für Kanzleien muss von Anfang an:

nahtlos ins DMS/DokOrg integrierbar sein,
Bearbeitungs- und Archivierungspflichten abbilden können,
Mandantenkommunikation klar strukturieren,
nachvollziehbare Abläufe bieten,
und vor allem: Zeit sparen statt Zeit fressen.

All das fehlt aktuell – und wird bestenfalls irgendwann nachgeliefert.

📌 Mein Fazit bleibt daher leider bestehen:

MyDATEV Kanzlei ist im jetzigen Zustand kein Werkzeug, das die Arbeit erleichtert, sondern eine weitere Baustelle, die mehr Aufwand erzeugt, als sie Nutzen bringt.

Und nein – ich warte nicht gerne auf Grundfunktionen, die eigentlich selbstverständlich sein sollten.

Wer heute ein neues Produkt für Steuerberater launcht, muss dessen Grundbedürfnisse kennen – und erfüllen.
Sonst hat man am Markt schlicht an der Zielgruppe vorbei entwickelt. Und genau das ist hier geschehen!

Was wir brauchen, ist ein Tool, das arbeitet wie wir – nicht gegen uns.

MyDATEV Kanzlei ist nicht produktiv nutzbar, solange es nicht:

in bestehende Systeme integriert ist,
strukturierte Archivierung ohne „Würgarounds“ ermöglicht,
und die tatsächliche Arbeitsrealität in Kanzleien berücksichtigt.

Ich glaube ich spreche stellvertretend für die meisten meiner Kollegen, wenn ich keinerlei Grund sehe, jetzt auf ein Tool umzusteigen, das unsere Abläufe verkompliziert statt sie zu verbessern.
Auch nicht mit der Aussicht auf „spätere Updates“.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

deusex — Tue, 12 Aug 2025 12:47:53 GMT

Ich glaube ich spreche stellvertretend für die meisten meiner Kollegen, wenn ich keinerlei Grund sehe, jetzt auf ein Tool umzusteigen, das unsere Abläufe verkompliziert statt sie zu verbessern.
Auch nicht mit der Aussicht auf „spätere Updates“.

Meine Worte !

Ich hatte dies sinngemäß bereits mehrfach hier geäußert.

Danke für Ihre ausführliche Darstellung und dennoch glaube ich nicht, dass dies auf fruchtsamen Boden fällt.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

rschoepe — Tue, 12 Aug 2025 12:58:22 GMT

@lablue schrieb:
Kanzleiinterner Bearbeitungsstatus für Aufgaben
Aktuell wird eine Aufgabe als "erledigt" markiert, sobald der Mandant seinen Teil abgeschlossen hat bzw. dieser diese als "erledigt" markiert. […]
Ich würde mir daher einen zusätzlichen kanzleiinternen Status wünschen

Statt zusätzlichem Status wäre meine Forderung, dass nur die Seite eine Aufgabe als "erledigt" abschließen kann, die sie auch angelegt hat. D.h. wenn die Kanzlei dem Mandanten eine Aufgabe anlegt, kann auch nur die Kanzlei sie als "erledigt" erklären (nein, auch das System nicht!), wenn irgendwann evtl. der Mandant der Kanzlei Aufgaben ("bitte Auswertung XY zusenden") anlegen kann, kann nur der Mandant sie "erledigt" setzen.

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deusex — Tue, 12 Aug 2025 13:01:18 GMT

Sehr geehrte Frau Hacker, ich darf kurz kommentieren.

1. Mandant hat die Aufgabe erledigt – na und?
Wir planen, den Status der Aufgaben so zu erweitern....,

Unvollständig. Schlecht nutzbar.

2. Aufgaben kann man nur löschen. Klingt nach Zukunft, oder?
Für die Archivierung ist DATEV DMS/Dokumentenablage vorgesehen, bis sich entsprechende Anwendungen auch in der Cloud-Umgebung befinden.

Unvollständig. Nicht nutzbar.

3. Löschen ist wirklich löschen – für immer!
Der Wunsch nach einer „Rückgängig“-Option oder einem zweistufigen Löschprozess ist uns bekannt. Aktuell ist dieser in MyDATEV Kanzlei nicht verfügbar. Eine zukünftige Umsetzung wird aber geprüft.

Unvollständig. Nicht nutzbar.

4. DMS / DokOrg? Ja, aber bitte ohne Zusammenhang.
Interne Workflows werden optimiert, sobald auch die Eigenorganisations-Lösungen inkl. Dokumente auf die Online-Lösung DATEV Kanzleimanagement umgestellt wird

Unvollständig. Nicht nutzbar.

5. Aufgabe erledigt – aber wann genau? Bleibt unser Geheimnis.
wir arbeiten aber bereits an einer Anpassung.
Wir prüfen zudem, ob

Unvollständig. Nicht nutzbar.

6. Die Benutzeroberfläche: Minimalismus trifft auf Sehbehinderung.
Die Anforderung nehmen wir auf und prüfen, wie wir die Benutzerfreundlichkeit weiter verbessern können.

Unvollständig. Nicht nutzbar.

7. Wechsel zwischen Aufgabe und Unterhaltung
Nach aktuellem Stand kann in der Detailansicht einer Aufgabe lediglich die Verknüpfung zur Unterhaltung aufgerufen werden. Dies wird jedoch zukünftig erweitert:

Unvollständig. Nicht nutzbar.

8. Dokumentenliste – Transparenz und Verknüpfungen
Ein Gelesen-Kennzeichen seitens des Mandanten ist derzeit nicht vorgesehen. Diese Anforderung nehmen wir auf.

Unvollständig. Schlecht nutzbar. Die Info ist elementar, ob der Mandant etwas zur Kenntnis genommen hat.

9. Startseiten-Widget: Optimierungen und Zusammenfassungen
Im Rahmen der Benachrichtigungen wurden bereits einige Optimierungen vorgenommen, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Dazu gehören:

Fachliche Zusammenfassung: Wenn mehrere Aktionen gleichzeitig stattfinden (z. B. eine neue Unterhaltung mit einem neuen Dokument), wird nur eine Benachrichtigung gesendet.
Zeitliche Zusammenfassung: Wenn innerhalb von 5 Minuten mehrere Nachrichten von derselben Person in einer Unterhaltung geschrieben werden, erfolgt nur eine Benachrichtigung.
Aktionsbasierte Zusammenfassung: Werden mehrere Dokumente in einem einzigen Upload-Prozess hochgeladen, wird ebenfalls nur eine Benachrichtigung erstellt.
Benachrichtigung auf Basis der Zuständigkeiten

Kann ich nichts zu sagen. Müssten andere bewerten, die MyDATEV tatsächlich, im Rahmen seiner beschränkten Möglichkeiten nutzen bzw. selbstkasteien . . .

Das Fazit ist offensichtlich: Das Produkt reift beim Kunden, ist allerdings noch in einer frühen Entwicklungsphase und von einem rentablen Einsatz leider noch weit entfernt.

Bis auf den Punkt mit den Benachrichtigungen eine Komplettvertröstung in die Zukunft . . .

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rschoepe — Tue, 12 Aug 2025 13:26:12 GMT

@Franziska_Hackner schrieb:
Zeitliche Zusammenfassung: Wenn innerhalb von 5 Minuten mehrere Nachrichten von derselben Person in einer Unterhaltung geschrieben werden, erfolgt nur eine Benachrichtigung.

Da hätte ich gerne, wie auch bei den Mail-Benachrichtigungen, zumindest noch die Möglichkeit der stündlichen und täglichen Zusammenfassung. Statt einfach nur "sofort" oder "nie" (also Ja oder Nein).

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anderl — Tue, 12 Aug 2025 14:08:19 GMT

Hallo @rschoepe,

das gibt es doch :?

vielleicht habe ich jetzt aber auch etwas falsch verstanden - ganz schön unübersichtlich dieser Tread hier ..

Viele Grüße!

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anderl — Tue, 12 Aug 2025 14:55:12 GMT

Hallo Zusammen,

möchte mich hier mal kurz als "rosa Einhorn" oder so outen. Ja, wir nutzen die die Kanzlei-Kommunikation jetzt schon mit unseren Mandanten.

Und zwar als das was sie u.E. ist. Eine schlichte Lösung um auf sicherem Weg in einer gewohnten Datev-Cloud Daten und infos mit den Mandanten auszutauschen, die über Duo / Meine Steuern hinausgehen.

Ist bei uns bisher also viel Rückfragen klären im Rahmen der laufenden Buchhaltung / Lohnabrechnung.

Oder irgendwas aus DMS an den Mandanten geben.

Ja, es gibt Mitbewerber am Marktplatz, die viel mehr bieten - ehrlich gesagt aber auch zu einem anderen Preis, soweit wir uns da erkundigt hatten.

Da sind wir nie warm geworden. Für unseren Bedarf wollten wir keine weitere "Fremdbaustelle" aufmachen und Preis und Zeitaufwand haben nicht gepasst.

Ja, es gibt noch keine Protokollierung, wann der Mandant was gesehen hat. Aber das haben wir ehrlich gesagt bei Mails und Post bisher auch nicht. Freuen uns also, wenn das kommt, aber ist bei uns kein KO-Kriterium.

Ja, DMS Ablage über Export Umweg ist schade, aber Mails muss ich auch ähnlich manuell ablegen. (habe bei einer "Kettenmail" aber nicht mehr dutzende im Maileingang sondern nur noch eine Unterhaltung)

Freuen wir uns auch da, wenn die Programmierenden das Automatisieren.

Mit den Aufgaben arbeiten wir noch relativ wenig. Sehen da bis auf die Terminerinnerung heute noch keinen großen Vorteil zur Unterhaltung. Das wird sich jetzt mit dem Freizeichnen wohl schlagartig ändern.

Und ja, dann werden auch wir wieder Wunschlisten an DATEV schicken.

Trotzdem bringt die Anwendung für uns jetzt schon nutzen und wir sehen sie nicht als unnötige Mehrarbeit.

Stand heute ist sie aber eher ein sicheres Whatsapp mit ein paar kleinen Extras.

Ich kann definitiv jeden verstehen, der sich mehr Wünscht, dem DATEV zu langsam ist, der lieber zu einem Hersteller geht, der schon Jahre lang viel umfangreichere Lösungen im Angebot hat!

Warten wir seit Beginn Duo auf etwas in der Art ? Ja !

Kommt DATEV reichlich spät damit ? Ja !

Haben wir hier ein "Baby" vor uns ? Ja !

und so weiter und so weiter

Also bitte nicht steinigen, aber ja, es gibt tatsächlich Anwender, die mit dem heutigen Stand etwas anfangen können und DATEV dankbar sind, dass sie schon mit dieser Version in den Markt gegangen sind.

Würde aktuell hauptsächlich bemängeln, dass die Produktwerbung offensichtlich etwas hohe Erwartungen weckt.

Wir sind einfach froh, dass endlich etwas da ist und die Kollab Kanzlei-Mandat auch bei DATEV als Thema angekommen ist.

Viele Grüße !

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deusex — Tue, 12 Aug 2025 15:43:23 GMT

Schön, dass man auch Positives hört.

Es scheint mir allerdings nur rudimentär genutzt zu werden, womit die rudimentäre Ausstattung ja dann schon passend ist.

Für Nachrichten austauschen ist es mir dann doch etwas zu "overdressed" und ob "Freizeichnung" vor dem Hintergrund der vorzugsweisen Nutzung von elektronischen Signaturen dann überhaupt noch der Wurf wird, bezweifle ich jetzt.

Die Abkündigung steht doch bereits vor Einführung auf der Agenda und wie oft will man die Signatursystematik noch ändern ? Freizeichnung wieder mit aufzunehmen ist doch dem geschuldete, dass man es technisch nicht auf die Kette bekommt, die Signaturlösung schnell zu integrieren.

Für mich bspw. ein wesentliches NoGo mit einer zweigleisigen Lösung:

Steuererklärungen/E-Bilanzen mit Freizeichnung und alles andere mit Signatur ?!

Darum haben wir alles auf Signatur in Kombi mit Meine Steuern umgestellt.

Wie oft will man den Mandanten neue unreife Früchte anbieten und sind wir mal ehrlich: Die Verlagerung von Freizeichnung online hinter die "paywall" ist doch lediglich eine Art geruilla-marketing für MySteuern. Man wird am Nasenring durch die grüne Manege geführt . . .

MySteuern wird sicherlich noch erwachsen, aber für sehr viele Anwender ist es im Moment einfach zu wenig.

Nichtsdestotrotz scheint es ja nicht, nicht genutzt zu werden 😉 ... trotz der m.E. unverhältnismäßigen Lizenzgebühren . . . man sollte für die Nutzung eigentlich eher eine monatliche "Entwickler-Apanage" für seine Entbehrungen gutgeschrieben bekommen.

Nicht falsch verstehen: Ich nutze vielfältig die digitalen Lösungen, oftmals mit workarounds zur Optimierung der workflows und Dinge, die effizienzhemmend sind, müssen außen vor bleiben.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

unternehmertyp — Tue, 12 Aug 2025 16:14:17 GMT

Positives kann ich ebenfalls vermelden: Uns geht es ähnlich wie @anderl.

Keine Frage, MyDATEV Kommunikation hat noch viel Luft nach oben. Trotzdem versuchen wir hier lieber den allgemeinen Tool-Wildwuchs möglichst gering zu halten. Manchmal muss man halt geduldig sein. 😎

Was mich persönlich viel mehr nervt:

Hinsichtlich der Dokumentation der Programme ist das DHC allmählich wohl wirklich nicht mehr das Mittel der Wahl. Sonst würde es hier wohl auch nicht so viele Fragen von Anwendern geben, die beim geneigten Leser ein gewisses Kopfschütteln hervorrufen. M.E. ist es ein Irrweg, wenn man versucht, komplexe Systeme (= die Programme) mit anderen komplexen Systemen (= tausenden von Dokumenten inkl. desolater Suchfunktionalität) zu erklären. Ähnliches wird mir von vielen Kollegen berichtet.
Die DATEV-Programme haben einen so geringen Automatisierungsgrad, dass es mir wirklich Schmerzen bereitet. Wahrscheinlich liegt dies an der o.a. Komplexität. Trotzdem: Ich werde das Gefühl nicht los, dass ich am Ende meiner Berufstätigkeit sagen werde, dass die Verheißungen der IT in unserer Branche nie wirklich realisiert wurden. Dann hätte ich voraussichtlich rd. 45 Jahre in einer einzigen Transformationsphase verbracht. Ziemlich ernüchternd, wenn ich mir ansehe, was ich in anderen Bereichen mit AI anstelle.
Ich habe außerdem den Eindruck, ständig von DATEV-Mitarbeitern gefragt zu werden, was ich mir denn wünsche (bzw., was die Kanzlei denn so im Alltag benötigen würde). Irgendwie erschreckend. Andere Unternehmen hauen einfach so den nächsten technologischen Knaller raus, wir werden immer nur gefragt - und dann? Vielleicht ist das ja auch der Grund für den miesen Automatisierungsgrad. Schließlich gibt es genügend Menschen, die ihren Tag gern (?) mit "Klick-Orgien" verbringen. Die werden schließlich ebenfalls gefragt.

Genug rumgenöhlt! Jetzt wird das schöne Wetter genossen! 🌞

Viele Grüße vom Hamburger Stadtrand!

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

rschoepe — Wed, 13 Aug 2025 05:53:32 GMT

@anderl, für Mail gibt's das, ja. Ich bezog mich aber auf die Benachrichtigungen im Portal:

😉

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anderl — Wed, 13 Aug 2025 12:54:49 GMT

Hallo @deusex,

ja, wir nutzten myDATEV nicht immer und überall.

Sind bewusst bei ein paar Mitarbeitern mit Mandaten gestartet, wo wir uns Vorteile versprochen haben.

Weiten laufend aus, mittlerweile arbeiten alle im Haus damit und jeder nimmt nach und nach seine Mandate dazu, wo wir Sinn sehen.

Abschluss und Steuern hatte erst noch eine Deadline beim Finanzamt Fokus, aber auch hier arbeiten wir jetzt mit den ersten Mandaten zusammen und sind eben gespannt, was die Freizeichnung macht.

Haben aber 19.0 noch nicht installiert. Das dauert also noch etwas bei uns.

wg. Freigabe - Signaturprozess bei DATEV

Habe etwas gesucht, hatte im Hinterkopf, dass der Plan ist jetzt die Freizeichnung zu integrieren und dann auch einen "richtigen Signaturprozess".

Das war bei der Info online zu myDATEV

"Ergänzend werden in 2025 Freigabe- und Signaturprozesse in den
Standardumfang von MyDATEV Kanzlei integriert"

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/veranstaltungen/datev-info-online/datev-info-online-vortraege/

Hier ist leider "nur" die Unterlage online, aber die Veranstaltung war wirklich super um zu sehen, was geht und wo es hin gehen soll ..

Mir ist schon aufgefallen, dass Sie offensichtlich viel mit sehr schlanken, digitalen und wohl durchdachten Workflows arbeiten. (Bleibe immer hängen, wenn ich hier Ihren Namen hier sehe.)

Versuchen wir auch. Haben immer wieder intern schon ein Konsens-Thema und extern noch mehr.

digitale Signatur ist da so ein Thema bei uns

Viele Grüße !

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

deusex — Wed, 13 Aug 2025 13:38:02 GMT

Hallo,

ich hatte letztens hier irgendwo gelesen, dass die Implementierung der Signaturlösungen in MyDATEV nicht vor 2027 erfolgen soll . . .

Das Thema "elektronische Signatur" war bei mir von anfang an ein Erfolgsmodell, sodass alle Unterzeichnungserfordernisse der Kanzlei einheitlich darüber laufen und sie es folgelogisch für Jahresabschluss und Steuererklärungen auch sollten.

Die Rückmeldungen der Mandanten sind durchweg positiv, wenn Sie einmal registriert sind.

Ich hatte in einem anderen Beitrag mein stetiges, rechtliches Unwohlsein gegenüber der Freizeichnung in Vollmachtsfällen bekundet und aktuell einen Rechtsfall, da der zwischenzeitlich getrennte Ehegatte für die Ehefrau freizeichnete und diese damit nicht einverstanden war; auch sehe ich die Freizeichnung in Vertretung bei Gesellschaften/Gemeinschaften kritisch; ich hatte hier schon immer ein flaues Bauchgefühl.

Jetzt signieren alle Beteiligten ausnahmslos und damit ist Rechtssicherheit und by the way, Effizienz geschaffen.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

anderl — Wed, 13 Aug 2025 13:18:01 GMT

Danke! Sie machen mich grad wieder etwas neidisch ...

Und etwa das haben wir (ich) mit auf der Agenda. Wofür ich jetzt auch noch eine tolle Formulierung für meine KL und Kollegen habe, warum ich seit Jahren immer wieder mit der "elektronischen Signatur" komme.

Viele Grüße

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

mspoetzl — Tue, 16 Sep 2025 11:59:28 GMT

Hallo,

wir haben uns gerade den neuen Freigaben angenommen. Ich dachte, man kann mit dem neuen Prozess auch sonstige Dokumente freigeben lassen, nicht nur Steuererklärungen aus dem Programm. Weiß hier irgendwer etwas dazu? Ich habe nichts gefunden, wie das gehen könnte.

Vielen Dank.

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

RaSlo — Tue, 16 Sep 2025 12:06:39 GMT

Moin,

das geht leider noch nicht, man kann nur eine Aufgabe erstellen. Es ist bereits mit in die Vorschläge aufgenommen worden.

Beste Grüße,

Ralph

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

StA_Mandy — Wed, 17 Dec 2025 05:42:17 GMT

Guten Morgen zusammen,

ich teste seit gestern MyDATEV Portal / Kanzlei inkl. Kommunikation.

Derzeit teste nur ich mit drei Mandanten. Wir nutzen eigentlich kanzlei.land.

Bereits gestern als ich mir alles anschaute und eingerichtet habe, sind mir folgende Dinge aufgefallen, die ich vermisse bzw. wo sich Fragen ergeben haben. Ich hatte meine Gedanken nebenher notiert. Ich snipp das hier mal rein.

Kommt das alles noch oder bin ich nur zu blöde oder blind?

So, wie das jetzt aussieht, fände ich ein Arbeiten damit sehr umständlich und mir fehlen definitiv wichtige Infos auf den ersten Blick. Da würde ich den bisherigen Arbeitsplatz (EO comfort) nicht hergeben wollen.

Lieben Dank schon mal.

Kommt gut in den Tag.

LG Mandy

Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

Anton_Friesen — Mon, 22 Dec 2025 08:41:38 GMT

Hallo @StA_Mandy,

können Sie uns dazu bitte einen Servicekontakt schicken.

Ihre Themen sind zu umfangreich und teilweise Fachabteilungsübergreifend um diese in der DATEV Community zu besprechen.

Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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StA_Mandy — Mon, 22 Dec 2025 11:50:11 GMT

Hallo Herr Friesen,

alles klar. Wird gemacht.

VG Mandy