Thema "Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS" in Office Management

Bescheidprüfung über DATEV DMS

andreasborck — Thu, 25 Jan 2018 09:17:12 GMT

Hallo liebe Community,

ich hoffe auf die Schwarmintelligenz und das die von uns bisher praktizierte Lösung nicht die einzige ist . Sollte es die einzige Lösung sein: Willkommen liebe DATEV Mitarbeiter in der Diskussion, wie es möglich sein sollte

Situationsbeschreibung:

Eingehende Bescheide werden im Sekreteriat eingetragen, mit einer Frist versehen und geprüft. Nach der Prüfung werden diese, sofern Abweichungen vorliegen, dem zuständigen Sachbearbeiter zur ausführlichen Prüfung zugeordnet. Die Prüfungen erfolgen beide jeweils im Rahmen von DATEV DMS mit der digitalisierten TIFF Datei. Entsprechende "Stempel" werden auf das Digitale Dokument gesetzt (Bescheid in Ordnung; Bescheid geprüft, weicht ab; Einspruch; etc.) Zusätzlich werden einzelne Zeilen bzw. Zahlen mit dem "Häckchen"-Stempel abgehakt um die genau erfolgte Prüfung nachvollziehen zu können.

Bisher ist der Ablauf hier der folgende:

Stempel auswählen "Häckchen"

Feld auf Dokument ziehen wo der Haken gesetzt wird

kleinere Nachjustierungen des gesetzten Feldes

nächste Zeile

Und immer so weiter bis der Bescheid vollständig geprüft ist.

Mittlerweile wird der Haken zumindest schon über "Strg+C" und "Strg+V" kopiert und verschoben, was den Schritt des jeweils erneuten Auswählens des Stempeltyps spart, aber eben immer noch alles andere als intuitiv und zeiteffektiv ist.

Fragestellung:

Gibt es eine elegantere Lösung? Wie wird es in anderen Büros praktiziert?

Hinweis:

Meine Idealvorstellung wäre das einmalige Auswählen des "Häckchen"-Stempels und das entsprechende Einfügen per Doppelklick an der Stelle, welche von mir vorgesehen wird. Also eben so wie es auf Papier wäre. Schließlich habe ich damals bei Prüfungen auf Papier nicht nach jedem Haken den Deckel auf den Stift getan, diesen in die Schublade getan, mir den nächsten Punkt angeschaut, den Stift rausgeholt, geöffnet, den haken gemacht, den Stift geschlossen, in die Schublade gelegt usw. usw. usw.

Also liebe Community, ich vertraue auf euch

@andreashofmeister übernehmen sie

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

Thu, 25 Jan 2018 09:49:43 GMT

DMS ist mit Post, Fristen und Bescheide außerordentlich gut verknüpft. In Verbindung mit der Rückübertragung der Bescheide im Abosystem braucht es die Stempel eigentlich nicht, Stichwort ist hier der Bescheideabgleich. Leider nimmt unsere Regierung das Wort Digitalisierung immer wieder in den Mund, legt aber nur Wert darauf wenn es in die eigene Richtung geht - bei bestimmten Steuerarten werden wir wohl noch lange warten müssen bis diese Bescheide rückübertragen werden. Schade eigentlich.

Gruß

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

marcohüwe — Thu, 25 Jan 2018 09:55:40 GMT

Hallo,

wir gehen das etwas "verkürzt" an:

Der Bescheid bekommt nur einen Stempel z.B. "In Ordnung" oder "Einspruch", "Antrag auf Änderung" etc.

Für die Erläuterungen von Abweichungen nutzen wir das Freitextfeld (diesen gelben Post-It...) und erfassen die Besonderheiten.

Dies kann können dann natürlich berechtigte Abweichungen sein (z.B. Eingabefehler in der Kanzlei, geänderte Ergebnismitteilungen) oder Abweichungen die in einem Einspruch oder Antrag auf Änderung münden.

Insbesondere wenn alle Zahlen stimmen sehe ich keinen Vorteil darin, an z.B. 15 Stellen in Bescheid ebenfalls "stimmt" zu dokumentieren.

Im Fall der Abweichung hat sich bei uns das Textfeld bewährt.

Optional nutzen wir noch den Textmarker, idR für die Erläuterungen auf der letzten Seite, wenn dort z.B. noch Unterlagen nachgefordert oder Abweichungen erklärt werden.

Und bei umfangreicheren Abstimmarbeiten gilt: hier darf für Kontrollzwecke gerne der Bescheid gedruckt werden. Dort kann sich dann jeder handschriftlich selbst organisieren - nur wird im DMS wieder nur das Ergebnis dokumentiert und das Papier mit den Kommentaren später "entsorgt":

Bescheid in Ordnung - nur ein Stempel und fertig
Abweichungen - auch nur ein Stempel + 1x Kommentarfeld

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

schad — Thu, 25 Jan 2018 10:05:25 GMT

Bei uns prüft der jeweilige Sachbearbeiter die Bescheide und setzt einen Haken für "Bescheid in Ordnung", "Einspruch" oder ähnliches. Sollte es nötig sein, Kommentare zu schreiben, nutzen wir das Notizfeld. Das reicht völlig aus.

Viele Grüße

Ines Schad

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

0815 — Thu, 25 Jan 2018 10:56:48 GMT

Hallo,

wir verfahren ebenfalls verkürzt, wie meine beiden Vorredner/innen.

Zwei Kleinigkeiten: Sie können den Mitarbeitern ja mal zeigen, wie man den Stempel in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnimmt (falls sie das noch nicht haben).

Wenn man möchte, kann in dem Stempel noch automatisch den Namen des Prüfenden und das Prüfdatum mit aufnehmen:

"geprüft von "+username+" am "+sysdate

Viele Grüße.

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

andreasborck — Tue, 30 Jan 2018 08:05:22 GMT

Na das sind ja einige Anregungen.

Das man die Haken natürlich auch einfach "weglassen" kann, bzw. über die Sinnhaftigkeit dieser streiten kann, stelle ich nicht in Abrede. Nun ist unser Prozess aber so wie er ist und er hat meiner Meinung nach auch eine Daseinsberechtigung . Den Schnellzugriff haben wir natürlich eingerichtet, ansonsten würden wir alle verrückt werden

Daher stelle ich die Frage nochmal an die gesammelte Mannschaft der DATEV: Gibt es eine Möglichkeit die Haken schneller zu setzen? Wie ist der Bescheidprüfprozess von der DATEV gedacht?

Liebe Grüße und danke für die zahlreichen Ideen

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

0815 — Tue, 30 Jan 2018 10:23:32 GMT

Nun ist unser Prozess aber so wie er ist

... hm ... und früher gab's 'nen Kaiser Egal, geht mich ja nichts an.

Wie ist der Bescheidprüfprozess von der DATEV gedacht?

Das wär tatsächlich mal sehr interessant!

Viele grüße.

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

andreasborck — Tue, 30 Jan 2018 11:41:48 GMT

Nun ist unser Prozess aber so wie er ist
... hm ... und früher gab's 'nen Kaiser Egal, geht mich ja nichts an.

Alles Kaiserschmarrn

Also, unser Prozess ist nicht so wie er ist aufgrund des guten alten "Haben wir immer schon gemacht..." sondern weil wir tatsächlich die Dokumentation der einzelnen Prüfschritte für sinnvoll erachten. Das sich darüber streiten lässt ist mir klar, aber da reden wir dann ja beinahe über Geschmack und über den lässt sich ja nicht streiten

Aber wie gesagt, mich würde der "Musterprozess" interessieren, welchen sich die Datev bei der Entwicklung der Tools gedacht hat. Evtl. wäre das ein schöner Input... und umgekehrt könnte man auch hier als Anwender Input geben... wie bei sooooo vielen anderen Dingen

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

Tue, 30 Jan 2018 12:59:35 GMT

Das ist ja der große Vorteil von DMS, es lassen sich sehr viele individuelle Lösungen implementieren. Gleichzeitig ist das auch der große Nachteil, ein Musterprozess würde ja nur eine Idee abbilden.

Sie haben sich bei der Implementierung des Prozesses etwas gedacht und bestimmte Vorstellungen gehabt. Sie leben es und das ist gut so.

Mein Prozess basiert auf dem Zusammenspiel zwischen DMS und PFB (Post, Fristen und Bescheide) und läuft in der Regel so ab:

Abstellen der Berechnungsergebnisse aus dem ESt Programm in den Bescheideabgleich.
Das Abosystem holt bei Vorliegen des ESt Bescheides den von der Finanzverwaltung bereit gestellten Datensatz ab und legt diesen im Bescheideabgleich ab.
Der Bescheid kommt per Post in die Kanzlei.
Der Bescheid wird gescannt und mittels des Posteingangsassistenten im DMS abgelegt.
Mit der Ablage im DMS wird automatisch ein Posteingang in PFB erzeugt der die Frist berechnet und an DMS zurück liefert.
Der Fristeintrag wird vom zuständigen MA geprüft (z. B. manuelle Änderungen des Datums durch den Sachbearbeiter des FA) und festgeschrieben.
Prüfung des Bescheides durch den Bescheideabgleich in PFB, bei jeder Position sind die Abweichungen sofort erkennbar.
Brief wird aus PFB geschrieben.
Brief wird im DMS abgelegt und Postausgangsdatensatz wird abgestellt.
Fristenkontrolle in PFB wird auf erledigt gesetzt.
Dokument im DMS wird auf erledigt gesetzt (leiden nicht aus PFB zu erledigen).
Fertig.

Abweichungen etc. werden im Brief an den Mandanten erläutert, wenn nicht dann im Einspruch.

Gruß

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

andreasborck — Tue, 30 Jan 2018 13:04:12 GMT

Das ist korrekt, einen "Musterprozess" wird es nicht geben.. aber einen "Ausgangsprozess" auf dessen Basis die Programmmöglichkeiten getestet und entwickelt wurden vermutlich schon....

Ansonsten finde ich Ihren Prozess durchaus auch sehr praktikabel und freue mich über die Mühe die sich jeder hier macht

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

Lea_Wrosch — Wed, 31 Jan 2018 14:48:14 GMT

Hallo zusammen,

in folgendem InfoDokument ist beschrieben, wie der Prozess für eine Bescheidprüfung in Post, Fristen und Bescheide ablaufen sollte.

Mit freundlichen Grüßen

Lea Wrosch

DATEV eG

Service Eigenorganisation

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

Lea_Wrosch — Thu, 01 Feb 2018 13:58:14 GMT

Hallo zusammen,

wir haben seit kurzem auch einen ProCheck-Prozess für die digitale Bescheidprüfung in Post, Fristen und Bescheide.

Unter diesem Link https://www.datev.de/web/de/service/software-auslieferung/download-bereich/office-management/procheck-prozess-digitale-b… können Sie sich den Prozess downloaden und in ProCheck importieren. Eine Anleitung wie Sie den Prozess importieren finden Sie in folgendem InfoDokument.

Mit freundlichen Grüßen

Lea Wrosch

DATEV eG

Service Eigenorganisation

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

vormberg — Wed, 21 Feb 2018 08:42:17 GMT

Guten Morgen zusammen,

ich bin bei meiner Recherche zu einem Optimierungswunsch auf diesen Thread gestoßen.

Es geht um die Punkte 10 und 11 Ihrer Prozessbeschreibung:

Fristenkontrolle in PFB wird auf erledigt gesetzt.
Dokument im DMS wird auf erledigt gesetzt (leiden nicht aus PFB zu erledigen).

Lassen sich diese beiden Einzelschritte durch eine entsprechende Einstellung im Programm / in den Programmen zu einem einzelnen Schritt zusammenfassen? Bzw. ist es unter Umständen problematisch, diese beiden Einzelprüfungen nicht separat zu behandeln?

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

Wed, 21 Feb 2018 08:53:20 GMT

Die Schritte sind "broken by design", eine Zusammenfassung ist nicht möglich. Ich gehe davon aus das im Zuge der (notwendigen) Änderungen im DMS dieses auch nicht mehr angegangen wird. Wir werden damit leben müssen.

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

sibany — Fri, 16 Nov 2018 13:20:41 GMT

Ich hänge mich mal an dieses Thema dran...

Der Ablauf der Bescheidprüfung läuft bei uns sehr gut und m. E. auch so optimal wie es nun mal für unsere Kanzlei gekoppelt mit DMS gehen kann.

Wie handhaben es aber andere Kanzleien, wenn man z. B. bei der Bearbeitung der Steuererklärungen schon weis, dass man bei der Bescheidprüfung auf irgendetwas achten muss? Als Beispiele: der Mandant soll Unterlagen mit zurückgeschickt bekommen, man soll gezielt auf irgendetwas bestimmtes achten etc. pp.

In den Zeiten VOR DMS habe ich schlichtweg einen Zettel oben in die Mandantenakte gelegt (die ich ja sowieso für die Bescheidbearbeitung brauchte) und war bestens informiert. Im digitalen Zeitalter ohne Mandantenakten habe ich noch keine praktikable Lösung hierfür finden können...

Wie handhaben das andere?

Re: Bescheidprüfung über DATEV DMS

0815 — Sun, 18 Nov 2018 18:12:14 GMT

Zettel oben in die Mandantenakte

Das mache ich, übertragen auf DMS, immer noch so. Will heißen, ich erstelle einen Aktenvermerk in DMS und gebe ihm den Dokumentstatus zu prüfen. So verfahre ich auch mit Dokumenten, die ich im JA/StE beachten muss. Ich arbeite dann grundsätzlich im Datev-Arbeitsplatz mit der Schnellinfo Dokumente, gruppiert nach Dokumentstatus. Ggf. gefiltet nach dem VJ, also z.B. nur 2017er Dokumente.

Ich bin sicher, es gibt elegantere Lösungen; bisher ist mir allerdings nichts richtig besseres eingefallen ... Andererseits habe ich mit dieser Arbeitsweise auch noch nichts vergessen/übersehen.

Wenn Sie ProChecklisten für die Bescheidprüfung haben, können Sie es vielleicht bei der entsprechenden Mandantenscheckliste notieren.

Eine interessante Frage!