Thema "E-Rechnungen zum Buchen nach Dokumentenablage verschieben" in Office Management

E-Rechnungen zum Buchen nach Dokumentenablage verschieben

martin65 — Tue, 07 Jan 2025 15:49:28 GMT

Hallo Community,

bei einem Mandanten buchen wir nicht über Unternehmen online. (Bitte nicht fragen warum und entsprechende Tipps geben.)

Der Mandant schickt uns seine Eingangsrechnungen im PDF-Format. Bisher haben wir diese Belege per Drag & Drop in die Dokumentenablage unter Belege, nicht verbuchte Belege verschoben.

Mittlerweile erhält der Mandant auch E-Rechnungen von seinen Lieferanten, die von außen nicht als E-Rechnung erkennbar sind.

Wenn man nun alle Rechnungen markiert und verschieben möchte, können diese nicht verschoben werden.

Teilt man die Rechnungen jedoch in herkömmliche Rechnungen und E-Rechnungen auf, können die beiden Gruppen je nach Dokumentenablage einzeln verschoben werden.

Wie kann ich vor dem Verschieben erkennen, ob es sich bei dem PDF um eine E-Rechnung handelt oder nicht?

Vielen Dank für entsprechende Hinweise.

Gruß

Martin Heim

In Bereich Office Management verschoben und Kategorie angepasst durch @Antje_Naumann

E-Rechnungen zum Buchen nach Dokumentenablage verschieben

KonComm — Mon, 06 Jan 2025 08:47:33 GMT

Im Acrobat Reader sieht man das daran, dass es eine xml-Datei als Anlage gibt

E-Rechnungen zum Buchen nach Dokumentenablage verschieben

martin65 — Mon, 06 Jan 2025 09:07:55 GMT

Hallo @KonComm ,

danke für die Antwort.

Ich habe aber Fragen:

Wo sehe ich ob ein Anhang vorhanden ist, wenn ich den Adobe Acrobat Reader öffne?

Und muss ich Adabe öffnen um das zu erkennen?

Das wäre ziemlich kontraproduktiv, wenn ich jede Datei "anpacken" müsste.

E-Rechnungen zum Buchen nach Dokumentenablage verschieben

KonComm — Mon, 06 Jan 2025 09:19:09 GMT

Hallo Martin ,

wenn die Datei geöffnet wurde, dann kann man den Anhang durch das Anklicken der Büroklammer sichtbar machen.

Im Standard wird in Outlook nicht direkt angezeigt, ob die pdf-Datei wiederum einen Anhang hat und eine E-Rechnung ist.

Viele Grüße

Holger

E-Rechnungen zum Buchen nach Dokumentenablage verschieben

martin65 — Mon, 06 Jan 2025 09:42:15 GMT

Danke @KonComm ,

jetzt habe ich es auch gesehen. Danke.

Aber nicht sehr praktisch und nicht wirklich eine Verbesserung, wenn ich jede Datei öffnen muss. 😠

E-Rechnungen zum Buchen nach Dokumentenablage verschieben

KonComm — Mon, 06 Jan 2025 09:58:22 GMT

Hier gibt es ein Add-In für Outlook. Ich habe das aber nicht getestet.

E-Rechnungen zum Buchen nach Dokumentenablage verschieben

martin65 — Mon, 06 Jan 2025 10:04:51 GMT

OK, aber wir können das (glaube ich) nicht aktivieren/installieren, weil unser Outlook über ein Rechenzentrum bereitgestellt wird.

E-Rechnungen zum Buchen nach Dokumentenablage verschieben

Anton_Friesen — Wed, 08 Jan 2025 06:49:27 GMT

Hallo @martin65,

das Programmverhalten ist uns bekannt und wird mit einem zukünftigen Update behoben.

Aktuell gibt es folgenden Workaround dazu:

1. Rechtsklick auf z. B. die Schnellinfo Dokumente des Mandanten machen.
2. Neu | Importieren wählen.
3. Im Fenster "Dokumente importieren": Schaltknopf "Dokumente aus einer Explorer-Struktur einlesen" wählen und auf "Weiter" klicken.
4. Die Dateien des Mandanten über "Datei hinzufügen" auswählen und auf "Weiter" klicken".
5. Hier wird dann automatisch für alle Dateien die Dokumentklasse "Beleg" gewählt. Ablagemaske ausfüllen und auf "Fertig stellen" klicken.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement