Thema "Rechnung ohne Mandantennummer" in Office Management

Rechnung ohne Mandantennummer

MarBe24 — Mon, 09 Dec 2024 10:35:39 GMT

Liebe Kollegen,

ist es möglich, eine Rechnung zu schreiben (EO classic) ohne eine Mandantennummer zu vergeben? Und wenn ja wie?

Hintergrund: nach einer Erstberatung ist kein weiterer Bedarf zu Stande gekommen. Daher möchte ich die Erstberatung zwar abrechnen, aber keinen Mandanten anlegen, da dieser mit Rechnungsstellung überflüssig wird.

Ich danke Euch für Eure Hilfe!

Viele Grüße

Thread verschoben und Kategorie ergänzt durch @Sarah_Reitzmann

Rechnung ohne Mandantennummer

jjunker — Sun, 08 Dec 2024 13:47:08 GMT

Losen wir über ein sammelmandat.., habe das nie in Frage gestellt. Ob das geht..wenn die Seniorchefim sich damit in der Vergangenheit beschäftigt hat würde ich das verneinen.

Rechnung ohne Mandantennummer

d_z_ — Sun, 08 Dec 2024 15:05:56 GMT

Wird hier ebenso gelöst - Sammeldebitor, Rechnungsdaten sind in Rechnungsschreibung (Adresse etc.) manuell einzugeben.

Rechnung ohne Mandantennummer

JosefB — Sun, 08 Dec 2024 15:25:35 GMT

Hallo @MarBe24

das lösen wir in der Kanzlei über die Mandantennummer 69999. Die ist als "Diverse" angelegt.

Zeiterfassung erfolgt dann über diese Nummer und im Individuellen Text wird der Name erfasst und was getan wurde.

Bei der Rechnungsschreibung sind dann die Kosten dieses "Einmal-Kunden" dann der Rechnung sauber zuordenbar.

In den Grundwerten dann noch die Mandantendaten -> Rechnungsadresse bearbeiten und Namen und Anschrift eingeben.

Wichtig: Die Lösung kann evtl. nur für den Papierversand verwendet werden; bei e-mail-Versand oder e-Rechnung kann ich nichts dazu sagen da ja auch die Eingabe der notwendigen e-mail-Adresse relevant ist und ich nicht weiss ob die individuelle e-mailadresse herangezogen wird oder nur die aus den Zentralen Stammdaten für e-Rechnung/Digitale Rechnung.

Bei der Übergabe nach Kanzlei-REWE noch den Buchungstext (Namen) prüfen ob richtig übergeben und evtl. anpassen.

Gruss

Rechnung ohne Mandantennummer

Neu_hier — Mon, 09 Dec 2024 08:56:46 GMT

Und wenn es noch so gehen mag, ist es m.E. berufsrechtlich / Geldwäschegesetz / DSGVO eine nicht so gute Idee, denn einerseits müssen immer Stammdaten / Daten nach dem GwG erfasst und aufbewahrt / ausgewertet / vorgehalten werden + KYC-Prüfung und andererseits muss die geleistete Arbeit auch ausreichend dokumentiert werden.

Auch der Sammelmandant ist dafür vollkommen ungeeignet, weil Rechnungen, Aufträge und Stammdaten in einem Sammelbecken vermischt werden (z.B. eine Katastrophe bei Beschlagnahmung).

Rechnung ohne Mandantennummer

Uwe_Lutz — Mon, 09 Dec 2024 09:20:47 GMT

@Neu_hier schrieb:
Und wenn es noch so gehen mag, ist es m.E. berufsrechtlich / Geldwäschegesetz / DSGVO eine nicht so gute Idee, denn einerseits müssen immer Stammdaten / Daten nach dem GwG erfasst und aufbewahrt / ausgewertet / vorgehalten werden + KYC-Prüfung und andererseits muss die geleistete Arbeit auch ausreichend dokumentiert werden.

Ist dies denn bei einer Einmalberatung wirklich notwendig?

Der § 1 GWG setzt bei einer "Geschäftsbeziehung" (die Voraussetzung für eine Identifizierung ist) eine "gewisse Dauer" voraus:

§ 1 (4) GWG: Geschäftsbeziehung im Sinne dieses Gesetzes ist jede Beziehung, die unmittelbar in Verbindung mit den gewerblichen oder beruflichen Aktivitäten der Verpflichteten steht und bei der beim Zustandekommen des Kontakts davon ausgegangen wird, dass sie von gewisser Dauer sein wird.

Rechnung ohne Mandantennummer

jjunker — Mon, 09 Dec 2024 09:27:24 GMT

Sehe da auch kein Problem im Sinne des GWG.

Herr Mustermann hat fragen zur Anrechnung des Unterhalts bei seiner Einkommensteuererklärung. Eine Stunde später geht Herr Mustermann wieder, es kommt kein Mandatsverhältnis zu Stande. Später bekommt er eine Rechnung über den Zeitaufwand.

@Neu_hier An welcher Stelle tangiert das fiktive Szenario das GWG?

Rechnung ohne Mandantennummer

Neu_hier — Mon, 09 Dec 2024 09:36:57 GMT

Der Mandant wurde beraten und erhält eine Rechnung. Ergo treten alle Berufspflichten und Verpflichtungen nach dem GwG ein.

Rechnung ohne Mandantennummer

Neu_hier — Mon, 09 Dec 2024 09:40:07 GMT

Das ist auch bei der Einmalberatung notwendig.

Rechnung ohne Mandantennummer

Neu_hier — Mon, 09 Dec 2024 09:44:43 GMT

An welcher Stelle tangiert das fiktive Szenario das GWG?

Wenn keine Mandantennummer vergeben wird, kann in den DATEV Stammdaten nichts zum GwG erfasst werden (und wird dann wahrscheinlich auch nicht an anderer Stelle erfasst), was dann eben das GwG tangiert. Ausnahme: Es wird ein anderes System dafür genutzt, was hier unwahrscheinlich erscheint.

Rechnung ohne Mandantennummer

jjunker — Mon, 09 Dec 2024 09:44:54 GMT

@Neu_hier Ich sehe das wie @Uwe_Lutz Eine gewisse Dauer ist ein dehnbarer Begriff. Wie immer in rechtlichen Lagen kommt es dann auf die Rechtsprechung an. Haben Sie Urteile welche belegen, dass es auch bei Einmalberatungen erforderlich ist zur Hand?

Rechnung ohne Mandantennummer

Neu_hier — Mon, 09 Dec 2024 10:09:48 GMT

Die Kammer geht tatsächlich auch davon aus, dass ein einmaliger Auftrag keine "auf Dauer angelegte Geschäftsbeziehung" ist. Allerdings sind die Pfichten des StB "dynamisch", dass bedeutet, dass ggf. auch bei einer nicht auf Dauer angelegten Geschäftsbeziehung Sorgfaltspflichten entstehen, wenn ein besonderer Risiko wahrscheinlich ist. Ich gehe dann davon aus, dass "auf Dauer angelegt" dann überlagert wird = Zweifelsfragen.

Zudem kann auch die Dauer des Einzelauftrags zu "auf Dauer angelegt" ausgelegt werden.

Die Empfehlung der StBK NDS ist:

"Schon um Zweifelsfragen bei der Abgrenzung aus dem Weg zu gehen, aber auch, weil aus einem
Einzelfall leicht ein Dauermandat werden kann, empfiehlt es sich, grundsätzlich bei allen
Auftraggebern den Sorgfaltspflichten des § 3 Abs. 1 GwG nachzukommen. Dies gilt insbesondere
für die Pflicht zur Identifizierung. Nach den Erkenntnissen der Strafverfolgungsbehörden
entsteht allein durch die Durchführung der Identifizierung eine abschreckende Wirkung für die
Personen, die eine Geldwäsche beabsichtigen. Sie trägt somit entscheidend dazu bei, die Inanspruchnahme
von Steuerberatern für Zwecke der Geldwäsche zu vermeiden."

Wer das Risiko eingehen möchte, sich im Fall der Fälle zu rechtfertigen kann selbstverständlich beim Einzelauftrag auf eine Identifizierung verzicht.

Urteile gibt es noch - soweit ich weiß - noch nicht, dann lassen wir es mal drauf ankommen wie der Richter das Ganze sieht.

Rechnung ohne Mandantennummer

einmalnoch — Mon, 09 Dec 2024 10:37:31 GMT

@Neu_hier

Eventuell sollten Sie einmal mit dem Arbeitsplatz vertraut machen. Das ist nicht despektierlich gemeint, der Arbeitsplatz besitzt nämlich in seinem logischen Aufbau nämlich alle notwendigen Funtionen um auch in einem Sammelmandat den Auftraggeber zu identifizieren. Die Identifizierung nach GWG erfolgt nicht im ZMSD Mandanten sondern in dem diesem Sammelmandanten zugeordneten Adressaten. Die temporäre Zuordnung führt dann zu einer Rechnungsschreibung mit allen Angaben, es werden sogar die Adressdaten an Rechnungswesen übergeben und dadurch sind Mahnungen aus ReWe möglich.

Rechnung ohne Mandantennummer

Neu_hier — Mon, 09 Dec 2024 12:58:18 GMT

Ja, man kann einem "Sammelmandant" wechselnde Adressaten zuordnen (wenn das gemeint war).

Dann "sammeln" sich dann ggf. aber alle Dokumente verschiedener Mandanten (Adressaten) unter einer Mandantennummer, die dann ohne Zusammenhang mit dem entsprechenden Adressaten stehen. Keine gute Idee und strategisch so von DATEV m.E. nicht gedacht (siehe Beispiel Beschlagnahmung/Steuerfahndung).

Zudem muss ständig der zugeordnete Adressat des Sammelmandanten gelöst und überschrieben werden.

Im übrigen erfolgt die Angabe zur Identifizierung und zur Risikoprüfung (ob und wann) auf Mandantenebene und nicht auf Adressatenebene. Diese Angaben des Sammelmandanten ergeben bei wechselnden Adressaten gar keinen Sinn.

Lediglich die Einzeldaten (z.B. des Personalausweises) werden auf Adressatenebene erfasst und gespeichert.

Zudem sind Adressaten nicht unbeding auch die Prüfobjekte nach Geldwäschegesetz - z.B. Kinder.

Kurzum - Ich erkennen dabei keinerlei sinnvolle Datenstrategie. Das sind meiner Meinung nach nur Workarounds - aber machen kann man sicher vieles.

Rechnung ohne Mandantennummer

MC89 — Tue, 10 Dec 2024 07:08:45 GMT

Das ist auch der Grund warum wir bei uns den Sammelmandant abgeschafft haben.

Alles von verschiedensten Fällen an einer Stelle gesammelt. Das macht es je Häufigkeit der Fälle und über eine gewisse Anzahl von Jahren doch etwas unübersichtlich.

Ebenso das Problem, dass in der FIBU alles unter einer Debitorennummer zusammenläuft.

Da ich die Adressdaten ja so oder so anlegen muss, kann ich meiner Meinung nach auch einen Mandanten anlegen, welchen man im Anschluss (nach Zahlung der Rechnung) auf inaktiv setzen kann. Dann stört er mich nicht mehr.

Der Aufwand ist ja jetzt auch nicht so enorm und freie Mandantennummern stehen meist auch genug zur Verfügung . Außerdem ist ja Sinn und Zweck einer Mandanten-/Kundennummer eine eindeutige Identifikation des Mandaten/Kunden im System.