Thema "Geschäftsbriefe digital verschicken" in Office Management

Geschäftsbriefe digital verschicken

Hasan2 — Thu, 28 Nov 2024 15:18:43 GMT

Hallo zusammen,

derzeit erstellen unsere Sachbearbeiter ein Anschreiben an den Mandanten, müssen jedoch dann das Dokument ausdrucken zum SB tragen und unterschreiben lassen.

Dann muss das Dokument wieder einscannt werden und kann dann an den Mandanten per E-Mail geschickt werden.

Ich finde das ziemlich umständlich und nervenaufreibend.

Wie lösen digitale Kanzleien so etwas?

Ich habe viel recherchiert und habe auch schon was von FP Sign gelesen, aber mir kommt das so vor als wäre das eher eine Unterschrift für Bilanzen etc. oder irre ich mich da?

Wer kann mir behilflich sein?

Freundliche Grüße und schon mal vielen Dank für die Lösungsvorschläge 😄

Geschäftsbriefe digital verschicken

RAHagena — Thu, 28 Nov 2024 15:51:36 GMT

Eine Unterschrift ist in der Kommunikation mit den Mandanten nicht notwendig, deshalb braucht das Dokument nicht ausgedruckt- und wieder eingescannt zu werden. Stattdessen wird direkt das erstellte Dokument übermittelt. Mit Bordmitteln z.B. als E-Mail oder alternativ mit externen Tools, die das Teilen von Dokumenten aus dem Arbeitsplatz erlauben.

Geschäftsbriefe digital verschicken

lukasklein — Thu, 28 Nov 2024 15:57:35 GMT

Hallo @Hasan2 ,

wir nutzen kein FP-Sign, sondern einen vereinfachten Freigabeprozess über die DATEV Aufgaben in Kombination mit den Feld-Funktionen in Word um eine nicht rechtssichere Unterschrift einzufügen. Kostet nichts und ist okay wenn man nur Infos an den Mandanten senden möchte, die keine rechtssichere Unterschrift erfordern.

FP-Sign kann meines Wissens aber mehr als nur Bilanzen zu unterschreiben und lässt sich ins DMS integrieren. Ich glaube @Jakob_Rauch ist Ansprechpartner für FP-Sign im Forum. Schauen Sie außerdem die anderen Threads zu FP-Sign durch. Spontan fällt mir dieser Thread dazu ein.

Sonst können hier sicher einige Kollegen von ihren Erfahrungen mit FP-Sign oder anderen Lösungen berichten.

Grüße

Geschäftsbriefe digital verschicken

guenther — Thu, 28 Nov 2024 17:56:41 GMT

oder

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/74252-datev-geschaeftspost-druck/

Geschäftsbriefe digital verschicken

quantenjoe — Thu, 28 Nov 2024 19:44:41 GMT

Moin Moin,

das Stichwort ist "eIDAS".

Danach soll eine "Qualifizierte elektronische Signatur" (kurz QES) eines Dokumentes einer Unterschrift gleichkommen.

Schade nur, dass der Personalausweis dazu nicht ausreicht, Dafür bedarf es einer speziellen Karte. Beispielsweise bei der Bundesdruckerei zu erhalten.

FPsign habe ich bisher nicht ausprobiert, nur Demos von gesehen. Aber wenn man an der Stelle digital werden möchte, sollte man sich ohnehin umsehen oder sogar beraten lassen. Zumal sich immer die Fragen nach der Integration in Datev und in der Archivierung in DMS oder Dokumentenablage stellen.

Und die Signierer möchten auch nicht einen Vormittag mit Signieren verschwenden. Sprich, einen geeigneten guten Prozess dafür sollte unbedingt rechtzeitig entwickelt werden.

Und die Signierer also Geschäftsführung und Berufsträger müssen wirklich mit machen. Das Gegenteil habe ich über Jahre erlebt, da haben viele Mitarbeiter mehrfach zwischendurch aufgegeben.

Immerhin, man kann damit letztlich sehr viel elektronisch (rechtsgültig) unterzeichnen und spart sich den Medienbruch und die dabei anfallende Arbeitszeiten.

Meines Wissens ist "eIDAS" noch nicht überall in den (deutschen) Gesetzen angekommen bzw. umgesetzt worden.

Ich persönlich denke, wenn es Streit um die Gültigkeit gibt, greift die Verordnung vor nicht angepassten deutschem Recht. Ich bin allerdings alles andere, aber kein Rechtsanwalt.

Geschäftsbriefe digital verschicken

alex7763 — Fri, 29 Nov 2024 07:45:41 GMT

ich signiere die zu unterschreibenden dokumente per fp-sign.

aus dem dms rechtsklick -> fp-sign -> festlegen wer wo signieren soll -> "fire&forgot"

status wird im dms entsprechend verändert wenn signiert wurde (kann man selbst steuern)

(nach signatur wird automatisch das dokument revisioniert)

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RAHagena — Fri, 29 Nov 2024 08:01:33 GMT

@alex7763 schrieb:
ich signiere die zu unterschreibenden dokumente per fp-sign.

Was wären denn Beispiele für Dokumente, die ihre Mandanten(?) im laufenden Prozess unterschreiben müssen?

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marcohüwe — Fri, 29 Nov 2024 08:20:22 GMT

Aus dem Vorschlag hier Digitale Kommunikation Finanzverwaltung kann man das auch auf die gesamte Korrespondenz ausdehnen.

Dazu dann noch die Vorlagenverwaltung so anpassen, dass in der Word-Datei Kanzlei-Logo etc. sofort mit hinterlegt werden.

Inspiration dazu: DATEV Vorlagenverwaltung – BAUsteinbestückung aber wie

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alex7763 — Fri, 29 Nov 2024 08:46:32 GMT

die meisten dokumente, die mandaten signieren sind auftragsbestätigungen, vollständigkeitsbestätigungen, freigaben zur übermittlung von st-erklärungen etc...

ich signiere anschreiben zum abschluss, den abschluss an sich, anschreiben zur est-erklärung....

manches zum teil nur für das wohlfühlgefühl des mdt, wenn stb unterschrieben hat 😉

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silasb — Fri, 29 Nov 2024 11:27:05 GMT

Man sollte beachten, dass wenn man in FP fortgeschrittene oder gar qualifizierte Signatur verwendet, das Datum der Unterschrift "eingebrannt" ist.
Wenn man eine einfache elektr. Signatur machen will (Scan der Unterschrift), kann man das auch direkt in Word machen ;-).

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Jakob_Rauch — Thu, 12 Dec 2024 05:58:24 GMT

Guten Morgen @silasb

die Annotation im Unterschriftenbild lässt sich im FP Sign DATEVconnector konfigurieren.

Damit ist diese im Unterschriftenbild nicht sichtbar.

Diese Konfiguration kann im Connector beliebig eingestellt und pro Workflow sowie bei Bedarf vor Versand für einzelne Fälle geändert werden

VG
Jakob Rauch