Thema "Posteingangsassistent" in Office Management

Posteingangsassistent

Felix_Mueller — Tue, 30 Apr 2024 12:01:50 GMT

Gibt es einen Möglichkeit den Posteingangsassistent „anzulernen“ damit diese Kanzleieigene Dokument erkenn?

Posteingangsassistent

anderl — Tue, 30 Apr 2024 13:34:00 GMT

Hallo,

anlernen wäre mir neu. Es hilft aber, wenn die Adressdaten - also Name, Straße, Ort - korrekt im Kanzleimandat gespeichert sind.

Viele Grüße

Posteingangsassistent

metalposaunist — Tue, 30 Apr 2024 14:35:12 GMT

Mit jeder Ablegen neuer Dokumente mit aktivierten PEA lernt dieser im Hintergrund in einer SQL Datenbank automatisch dazu.

Posteingangsassistent

Felix_Mueller — Tue, 30 Apr 2024 15:00:06 GMT

Ist das so? Wir nutzen den Assistenten schon seit 2018, ich kann nicht sagen, dass viel dazugelernt wurde.

Mit geht es um unterschriebene „Aufträge zur Datenübermittlung“ oder Vollständigkeitserklärungen. Ich hätte gerne, dass diese Dokumente erkannt werden und ein entsprechender Knigge verwendet wird.

Des Weiteren steht auf den Dokumenten immer die Mandantennummer, jedoch wird diese nicht als Referenz für die Zuordnung verwendet.

Ich hatte nur die naive Hoffnung das man in der heutigen Zeit das Ganze ein bisschen smarter machen könnte.

Posteingangsassistent

metalposaunist — Tue, 30 Apr 2024 15:15:41 GMT

@Felix_Mueller schrieb:
Ist das so? Wir nutzen den Assistenten schon seit 2018, ich kann nicht sagen, dass viel dazugelernt wurde.

Hat keiner gesagt, dass er viel lernen muss oder kann 😅. Und wenn man seit 2018 einmal die Datenbank getauscht hat, fängt man eben von vorne an. Das habe ich 1x machen müssen, weil die OCR wohl kaputt war und habe laut DATEV Anleitung gleich das Gedächtnis mit gelöscht.

@Felix_Mueller schrieb:
Ich hätte gerne, dass diese Dokumente erkannt werden und ein entsprechender Knigge verwendet wird.

Klingt so, als seien die genannten Dokumente Scans, weil sie manuell unterschrieben wurden? Wenn ja: muss das so oder geht das nicht auch einfacher digital?

@Felix_Mueller schrieb:
Ich hatte nur die naive Hoffnung das man in der heutigen Zeit das Ganze ein bisschen smarter machen könnte.

Klar geht das rein technisch. OCR kann heute deutlich mehr aber von DATEV darf man nicht so viel erwarten oder muss sich nach der OCR erwartungskonform verhalten, damit die OCR keine Abweichungen als Fehler interpretiert.

Posteingangsassistent

flange — Wed, 01 May 2024 18:31:05 GMT

Mit jeder Ablegen neuer Dokumente mit aktivierten PEA lernt dieser im Hintergrund in einer SQL Datenbank automatisch dazu.

Schön wär‘s…

Da lernt leider gar nix.

Und man kann auch nix antrainieren oder so.

Lediglich die Knigge-Einträge und bei EO-Comfort die Auftragsarten kann man statisch zuordnen sowie die Blacklist für fehlerkannte Mandanten pflegen.

MfG, F.Lange

Posteingangsassistent

rlueke — Thu, 02 May 2024 05:22:27 GMT

Hallo @Felix_Mueller ,

es gibt die Möglichkeit der automatischen Dokumentenzuordnung. Vielleicht hilft das ja.

https://apps.datev.de/help-center/documents/1007245

Posteingangsassistent

Felix_Mueller — Thu, 02 May 2024 06:24:08 GMT

Schade das es nicht weitergehend Möglich ist.

Ich könnte eine Referenznummer auf das Dokument drucken, was beim Scan durch die OCR erkannt wird und mit dann entsprechend den Posteingangsassistent die Einträge setzt.

Posteingangsassistent

metalposaunist — Thu, 02 May 2024 06:51:41 GMT

Habe ich mich von DATEV etwa täuschen lassen @flange 😅? Muss der PEA also mal in die KI Werkstatt zur Reparatur?

Posteingangsassistent

RAHagena — Fri, 03 May 2024 15:22:17 GMT

@Felix_Mueller schrieb:
Gibt es einen Möglichkeit den Posteingangsassistent „anzulernen“ damit diese Kanzleieigene Dokument erkenn?

Die Frage ist ja inzwischen weitestgehend mit "nein" beantwortet - die eigentliche Frage ist daher: Warum scannen Sie kanzleieigene Dokumente wieder ein?! Die Workflows lassen sich inzwischen alle gut digital abbilden z.B. einfach über Jotforms oder über MS Planner oder mit digitaler Unterschrift, ich glaub SignoSign ist da recht weit vorne.

Posteingangsassistent

flange — Mon, 06 May 2024 18:31:11 GMT

Hallo @metalposaunist

Erkennung von Dokumenten wäre natürlich eine prädestinierte Anwendung für KI.

Ich wäre schon mit deutlich kleineren Brötchen happy: Dem Teil einfach mal ein paar eigene Triggerwörter beibringen wäre schon mal was. Dann noch sowas wie:darauf folgender Wert kommt ins Feld XY wäre dann noch das Sahnehäubchen.

MfG, F.Lange

Posteingangsassistent

metalposaunist — Mon, 06 May 2024 21:39:56 GMT

@flange schrieb:
Erkennung von Dokumenten wäre natürlich eine prädestinierte Anwendung für KI.

Na milia.io soll das mit Bescheiden ja tun. Näheres kann ich dazu aber auch nicht sagen.

Posteingangsassistent

Felix_Mueller — Tue, 07 May 2024 06:57:12 GMT

Das kleine Brötchen würde ich auch kaufen. Es ist schon schade das die DATEV einen mal wieder im Brot- und Buttergeschäft verhungern lässt. Mit dem Posteingangsassistenten werden wir wohl noch ein paar Jahre arbeiten müssen.

Posteingangsassistent

Nicola_Teich — Fri, 10 May 2024 14:24:10 GMT

Guten Tag @Felix_Mueller,

genau für solche Rückläufer kann man tatsächlich die Dokumentenzuordnung nutzen. Sie drucken bei der Dokumenterstellung die Dokument-Nr. mit auf das Dokument. Wenn der Rückläufer den Dokumentenkorb durchläuft, wird die Dokument-Nr. erkannt und es erfolgt - je nach Konfig vollautomatisch - eine Zuordnung zum Ausgangsdokument. Durch den Rücklauf kann sich auch der Status des Dokumentes ändern, um eine Folgeverarbeitung auszulösen.

Siehe hier: Vorbereitung, Konfiguration und Nutzung der automatischen Dokumentenzuordnung in DATEV DMS

Ja, ich hätte mir auch ein Lernen gewünscht aber dazu ist es leider nicht gekommen. Mal schauen, welche neuen Möglichkeiten uns KI in der Online-Welt erschließt. Die ersten Ansätze dazu finden sich in Meine Steuern.

Siehe hier: Werte mit der OCR-Erkennung in die Einkommensteuererklärung übernehmen

Beste Grüße - Nicola Teich

Posteingangsassistent

metalposaunist — Fri, 10 May 2024 14:27:34 GMT

@Nicola_Teich schrieb:
Mal schauen, welche neuen Möglichkeiten uns KI in der Online-Welt erschließt.

Hat man LEA dazu schon gefragt? DATEV KI-Werkstatt

@Nicola_Teich schrieb:
Sie drucken bei der Dokumenterstellung die Dokument-Nr. mit auf das Dokument.

Ich hoffe doch, da druckt 🖨 niemand mehr was?

Posteingangsassistent

Felix_Mueller — Mon, 13 May 2024 06:44:00 GMT

Hallo @Nicola_Teich,

ich schließe aus dem geschriebenen von Ihnen, dass auch beim Posteingangsassistenten sich nichts mehr ändern wird, bis auch dieser irgendwann am Sankt Nimmerleinstag in die Cloud geht?

Die von Ihnen aufgezeigte Alternative ist für mich leider nicht passend.

Wie bereits geschrieben geht es ja wirklich nicht um „lernen“, sondern einfach einer etwas effektiveren Nutzung der bestehenden OCR-Erkennung. Schade.

Posteingangsassistent

shasieber — Tue, 18 Jun 2024 12:43:49 GMT

Hallo Community,

hat noch jemand das Problem, dass der Posteingangsassistent seit heute morgen nicht mehr funktioniert?

Es kommt ein gelbes Hinweissymbol und der Hinweis, dass bei der Analyse ein Fehler aufgetreten ist.

Gestern hat er noch einwandfrei funktioniert 😥. Der Fehler tritt bei allen Mitarbeitern in der Kanzlei auf.

Viele Grüße

Sandra Hasieber

Posteingangsassistent

Magdalena_Schröder — Wed, 19 Jun 2024 07:59:52 GMT

Hallo @shasieber,

im DATEV Hilfe-Center finden Sie zu dem beschriebenen Problem das Hilfe-Dokument DATEV DMS Posteingangsassistent - Es ist ein Fehler bei der Analyse aufgetreten / Plugin ist nicht verfügbar

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement