Thema "FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!" in Office Management

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

bernhard_holleitner — Tue, 14 Nov 2023 05:54:50 GMT

Liebe Community,

FP-Sign hat seit einigen Tagen die Dokumentenmappe als beta online. Noch funktioniert der DATEV-Connector damit nicht, aber die Grundfunktionalität ist interessant:

Wir können jetzt mehrere Dokumente vom Mandanten unterzeichnen lassen (bspw, ESt- und USt-Erklärung separat) und diese bleiben auch dann selbständige Dokumente!

Auf diese Funktion haben wir seit über 2 Jahren gewartet!

Hat das schon wer getestet? Wie sind die Erfahrungen damit? Was könnte noch besser werden?

Da es sich um ein "beta" handelt ist FP Sign sicher auch für Feedback dankbar! @Jakob_Rauch

Ich will auch die Anwendungsszenarien in dem DATEV-Seminar mit einbauen und entsprechend weiterentwickeln.

Freue mich auf einen konstruktiven Austausch!

Bernhard Holleitner

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Tue, 14 Nov 2023 07:24:38 GMT

Guten Tag Herr @bernhard_holleitner

die Dokumentenmappe wird im Portal aufgrund von Kundenfeedback weiterentwickelt und nach Abschluss im DATEVconnector zur Verfügung gestellt.

Ziel ist eine Veröffentlichung dieser Funktion im DATEVconnector vor Weihnachten.

Bisherige Funktionen:

Es können bis zu 10 Dokumente in die Mappe aufgenommen und getrennt signiert werden.
Die signierten Dokumente ersetzen in DATEV das verwendete Dokument und werden am Ursprung abgelegt.
Die Dokumente können sich als Einzeldokument, in einer Struktur und/oder in einer Vorgangsmappe befinden.
Es kommt ein Auswahldialog, falls nur einzelne Dokumente aus einer Struktur/Mappe verwendet werden sollen.
Es gibt eine Sortierfunktion, welche Dokumentreihenfolge der Gegenzeichner einhalten soll.
Die Platzhalter- sowie alle DATEVconnectorfunktionen können auf die Mappe angewendet werden.
Es gibt unterschiedliche Signaturniveaus der einzelnen Dokumente bis hin zur Information oder Freigabe.
Die Mappe funktioniert pro Mandant.
Über die Tagfunktion lässt sich die Dokumentenmappe zuordnen z. B. "Mappe Mandant XY"

Wir benötigen Feedback zum Namen, der in der Einladungsmail erscheinen soll, bzw. wie die Mappe heissen soll.

Im Portal kann man diese benennen. Aus Automatisierungsgründen sollten wir z. B. den Namen des 1. Dokumentes nehmen um Klicks zu sparen.

Hier und zu weiteren Themen gerne Feedback senden

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Tue, 14 Nov 2023 07:38:37 GMT

Hallo zusammen,

erstmal ist es toll, das es jetzt so etwas gibt, für Mandanten, die die einzelnen Unterlagen wie bei uns Einkommensteuer, Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer

separat haben möchten.

Allerdings ist das handling halt noch etwas „beta“-

Ladezeiten der einzelnen Dokumente zu lang
Wenn in Dokument 1 nur eine Unterschrift hinterlegt wurde, man aber im 2. Dokument eine weitere braucht – geht das nicht, denn..
…es gibt keinen „zurück“ button- heisst- alles wieder raus und gleich alle Unterschriften beim 1. Dokument rein
Allerdings bekommt scheinbar der Empfänger des ersten Dokumentes ALLE weiteren- was nicht unbedingt sein darf…
In der Zusammenfassung gibt es keine Möglichkeit etwas zu ändern- analog eines Warenkorbes – die einzelnen slides mit Dokumenten sind unveränderlich
Das Feld „Nachricht an Gegenzeichner“ ist nach wie vor unbrauchbar klein- allerdings ist es die erste Art der Kontaktaufnahme mit dem Gegenzeichner, allerdings ist das ganze Feld

vom Look her als Anwender (also mir) nur ca. 2 cm hoch—hier geht jedwede Übersicht flöten.

Dieses Feld muss meiner Ansicht nach wenigstens 7 cm hoch sein, so dass man seinen Text noch überblicken kann. Oder „ziehbar“ .

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Tue, 14 Nov 2023 07:55:36 GMT

@dn1

zu 3 und 4:

Wird glaube ich in Verbindung mit dem Datev DMS Connector kein Problem, da die Auswahl der Empfänger ja bereits aus den Stammdaten bei der Übergabe an FP Sign erfolgt und somit alle Empfänger von Anfang an angezeigt werden.

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Tue, 14 Nov 2023 08:03:06 GMT

wir haben allerdings kein DMS - nur Dokumentenablage - daher vielleicht auch interessant für diejenigen Welchen, denen es auch so geht 😊

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Tue, 14 Nov 2023 08:17:20 GMT

Hallo @dn1

Dokumentenablage wird genau wie DMS unterstützt, allerdings ohne Statusänderung, da dort nicht vorhanden

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

bernhard_holleitner — Tue, 14 Nov 2023 15:30:47 GMT

Die Frage von @dn1 bzgl. der unterschiedlichen Empfänger ist interessant.

Welchen Sachverhalt trifft dies? Bspw. Gewinnermittlung / USt für Ehemann und dann ESt für EM/EF wobei EF die Gewinnermittlung und die USt nicht sehen soll?

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Tue, 14 Nov 2023 15:38:42 GMT

Genau das meinte ich 😀

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Tue, 14 Nov 2023 15:41:00 GMT

Ich denke da macht man dann sinnvollerweise zwei Signaturvorgänge draus. Einen nur EM und einen EM und EF

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Wed, 15 Nov 2023 14:24:20 GMT

Insofern führt das ad absurdum, weil man so zweimal die gleiche Arbeit hat.

was die Mappe ja einfachst gesagt beheben könnte/sollte/müsste.

weiterhin ist es nicht möglich, den Vorgang in der Dokumentenmappe zu speichern, um z.B. später noch eine Rechnung anzuhängen. Das geht nur im "einmal alles in ein Dokument-Mode" .

wie gesagt, ein guter Ansatz, aber noch etwas verbuggt imho

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Wed, 15 Nov 2023 14:39:59 GMT

Guten Tag @dn1

deshalb ist es im Moment noch als beta im FP Sign Portal.

Wir entwickeln stetig weiter. Kommende Woche erscheinen weitere Funktionen im Portal.

Aus DATEV heraus geht dies dann über den DATEVconnector mit Auswahldialog und Sortierfunktion.

Wichtig ist dann in diesem Fall, dass die Platzhalter in den Dokumenten vorhanden sind, da dies viel Arbeit im Prozess erspart und bei allen Dokumenten innerhalb der Mappe die Unterschriftenpositionen automatisch gesetzt werden.

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

flange — Thu, 16 Nov 2023 07:13:33 GMT

Hallo @dn1

weiter oben schrieben Sie, dass Sie nur die Dokumentenablage im Einsatz haben.

Dann haben Sie doch aber auch gar keine Vorgangsmappen oder strukturierten Dokumente.

Wie bekommen Sie denn mehrere Dokumente aus DATEV in einen FP-Sign-Workflow?

MfG, F.Lange

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

flange — Thu, 16 Nov 2023 07:17:54 GMT

Hallo @dn1

es ging dabei vor allem um die Unterstützung von Vorgangsmappen/strukturierten Dokumenten von DMS.

Und wie würden Sie das Problem in Papier lösen? 2 Briefe schicken? Einen an die Frau und einen an beide?

MfG, F.Lange

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Thu, 16 Nov 2023 08:09:44 GMT

das geht ganz leicht : FP Sign - Gesendete Anfragen (fp-sign.com)

einfach online - da Workflows nicht ohne weiteres aus der Dokorg funktionieren, zumindest nicht in dem Umfang, nutze man einfach die Web-Anwendung.

und zur zweiten getrollten Frage- natürlich zwei Briefe- aber das Digitale sollte ja nicht mehr Arbeit machen als das Analoge, sonst bräucht mans ja nicht, gell ? 😃

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Nicola_Teich — Thu, 16 Nov 2023 17:33:09 GMT

Hallo @flange,

tatsächlich soll man mit den Connector auch einfach mehrere Einzeldokumente in einer Trefferliste markieren und Ri. Signatur schicken können. Das würde also auch aus der Dokumentenablage funktionieren.

Bin mir tatsächlich nicht sicher, warum @dn1 scheinbar ohne Connector arbeitet. Er verzichtet auf die komfortable Nutzung von Stammdaten aus dem DATEV-Arbeitsplatz und auf Platzhalter, auf die automatische Wandlung von DOC nach PDF und das automatische Rückschreiben des signierten Dokumentes. Aber er wird seine Gründe haben.

Beste Grüße - Nicola Teich

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

flange — Thu, 16 Nov 2023 19:36:20 GMT

Hallo @dn1

das geht ganz leicht : FP Sign - Gesendete Anfragen (fp-sign.com)
einfach online - da Workflows nicht ohne weiteres aus der Dokorg funktionieren, zumindest nicht in dem Umfang, nutze man einfach die Web-Anwendung.

Alles klar - also ohne den FP-Sign-Connector. Dann gibt's aber auch kein automatisches Zurücksynchronisieren in die Dokumentenablage.

und zur zweiten getrollten Frage- natürlich zwei Briefe- aber das Digitale sollte ja nicht mehr Arbeit machen als das Analoge, sonst bräucht mans ja nicht, gell ?

Ich wollte sicher nicht trollen!

Ich wollte aber tatsächlich illustrieren, dass so ganz irdische Probleme (wie: die Frau darf nicht alles sehen, was der Mann bekommt) in digital auch nicht einfacher werden.

Wenn diese Vertraulichkeit gewünscht ist, kann man nur 2 FP-Sign-Vorgänge draus machen. Wie sollte das denn anders zu bewerkstelligen sein?

MfG, F.Lange

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

flange — Thu, 16 Nov 2023 19:41:53 GMT

Hallo @Nicola_Teich ,

tatsächlich soll man mit den Connector auch einfach mehrere Einzeldokumente in einer Trefferliste markieren und Ri. Signatur schicken können. Das würde also auch aus der Dokumentenablage funktionieren.

das hab ich gerade mal ausprobiert - funktioniert nicht. Es wird nur das erste gewählte Dokument übertragen.

Bin mir tatsächlich nicht sicher, warum @dn1 scheinbar ohne Connector arbeitet. Er verzichtet auf die komfortable Nutzung von Stammdaten aus dem DATEV-Arbeitsplatz und auf Platzhalter, auf die automatische Wandlung von DOC nach PDF und das automatische Rückschreiben des signierten Dokumentes. Aber er wird seine Gründe haben.

Ja. Scheint so.

Ich bin auf jeden Fall schon auf den neuen Connector gespannt, der dann endlich die VGM/strukturierten Dokumente unterstützt.

@Jakob_Rauch : kann man da eigentlich schon mal Beta-Tester werden?

MfG, F.Lange

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Thu, 16 Nov 2023 20:26:44 GMT

Hallo @flange

den DATEVconnector kann man nicht Vorab testen, da DATEV erst die fertige Version auf Herz und Nieren prüft und im Anschluss zur Verwendung freigibt.

Nach Freigabe hat man dann ein fertiges Produkt, das dann funktionell nach Kundenwünschen weiterentwickelt wird.

Aber jede Version muss erst durch DATEV geprüft und freigegeben werden

VG
Jakob

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

tu_heggi — Tue, 28 Nov 2023 09:54:21 GMT

Kommt wohl noch 2023!

Unterlagen gebündelt versenden: Dokumentenmappe im DATEV Connector (fp-sign.com)

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Wed, 13 Dec 2023 15:15:28 GMT

Sehr geehrter @Jakob_Rauch

ich habe jetzt mal ein wenig mit dem Web Interface gespielt.

Was ich immer noch nicht abdecken konnte, ist der Fall, dass nicht alle Personen alle Dokumente signieren müssen

Beispiel:

Dokument 1 unterzeichne nur ich (z.B. Mein Anschreiben an Mandant)

Dokument 2 unterzeichnet nur Mandant (z.B. seine Steuererklärung)

Es gibt zwar die Möglichkeit beim Empfänger "nur zur Information" einzustellen, das wirkt sich dann aber auf alle Dokumente der Mappe einheitlich aus.

Haben Sie Lösungsvorschläge?

Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Wed, 13 Dec 2023 15:26:40 GMT

Hallo @total_chris

Zur Information betrifft alle Dokumente innerhalb der Mappe.

Wenn Sie "Bestätigung" eingeben, kann er Dokumente mit unterschiedlichen Signaturniveaus signieren oder eben ohne Signatur erhalten.

Im Workflowbericht wird dann ebenfalls die Lesebestätigung festgehalten

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Wed, 13 Dec 2023 15:53:56 GMT

@Jakob_Rauch

Wenn ich im Feld "Signatur-Einstellungen" die Einstellung "Lesebestätigung (ohne Unterschrift)" wähle, bezieht sich das bei mir aber auch auf alle Dokumente der Mappe, so dass Dokument 2 nicht anders signiert werden kann.

Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Wed, 13 Dec 2023 15:55:32 GMT

Genau mein Reden.

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Thu, 14 Dec 2023 11:06:45 GMT

Hallo @total_chris

ich prüfe das. Wenn der beta flag entfernt wird sollte das Verhalten so funktionieren wie beschrieben

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Thu, 14 Dec 2023 14:14:41 GMT

Kurzes Update:

In Dokument 1 wähle ich Lesebestätigung für mich und bspw. den Empfänger aus.

Dann komme ich auf Dokumente 2. Hier bearbeite ich den Empfänger und/oder mein eigenes Signaturniveau und wähle z. B. Signieren aus.

Funktioniert

Im FP Sign DATEVconnector kann dann mit dem Update alles vorkonfiguriert werden

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Thu, 14 Dec 2023 16:58:40 GMT

hallo @Jakob_Rauch

Ja, jetzt konnte ich Ihr Vorgehen nachvollziehen. Man muss beim 2. Dok. bei Empfänger auf das kleine Stiftsymbol klicken und dann bearbeiten. Das funktioniert.

Allerding wir für das Dokument, mit "Lesebestätigung" beim Empfänger (Mandant) im Workflow eine Abfrage "Zustimmen" oder "ablehnen" angezeigt.

Eigentlich muss er dem Inhalt des Dokuments 1 doch gar nicht zustimmen, er soll es ja nur lesen. Zustimmen beinhaltet eine Willenserklärung. Lesebestätigung nur eine Empfangsbestätigung.

Evtl ist die Wortwahl da nicht Ideal und gar abschreckend. Der Mandant will meinen Anschreiben vielleicht gar nicht zustimmen. Er soll nur bestätigen dass er es bekommen hat.

Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Fri, 22 Dec 2023 15:31:11 GMT

Liebe Community

Versprochen ist versprochen und wird nicht gebrochen.

Der FP Sign DATEV Connector ist so weit fertig und mit einigen neuen Features, unter anderem der Dokumentenmappe, als inoffizielle Beta verfügbar.

Warum Beta.

Die Dokumentenmappe ist noch in der Beta und wird vom FP Sign Team fertigentwickelt.

Dies hatte zur Folge, das wir den Connector nicht mit allen Features testen konnten. Es gibt einen kleinen Bug, bei dem automatischen Setzen der Signaturpositionen bei >3 Dokumenten. Dies muss vom FP Sign Team nachgezogen werden.

Da im Moment viele Mitarbeiter im Urlaub sind, können wir über Weihnachten und Neujahr nicht in gewohnter Weise entwickeln. Dies hat mich dazu bewogen, die offizielle Version erst ab dem 08.01. zu veröffentlichen

Für alle die den neuen Connector gerne testen wollen, haben wir eine Möglichkeit dies zu tun..

Senden Sie mir eine E-Mail an jakob.rauch@fp-sign.com. In der automatischen Antwort finden Sie den Downlink für die Beta Version.

Anbei eine kurze Vorstellung der neuen Features von unserem professional Service

FP Sign DATEV Connector Changelog - V_2.0

In diesem Sinne verabschiede ich mich ebenfalls in den Weihnachtsurlaub und wünsche der gesamten Community erholsame Festtage, eine besinnliche Weihnachtszeit und viele magische Momente.

Ab dem 08.01.2024 bin ich wieder für Sie da

Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Thu, 18 Jan 2024 10:13:28 GMT

Hallo Herr @Jakob_Rauch

ich habe die beta jetzt etwas getestet und das funktioniert auch ganz gut.

Problempunkt für mich bleibt, wie oben beschrieben, dass auch Dokumente mit "Lesebestätigung" vom Mandanten eine "Zustimmung" im Prozessablauf verlangen.

Bitte hier nochmal unbedingt prüfen, ob nicht der Text einfach in "ich habe zur Kenntnis genommen" geändert werden kann.

Ich befürchte, dass einige Gegenzeichner aussteigen, wenn Sie einem Dokument zustimmen sollen, dass tatsächlich nur der Information dient (z.B. unser Anschreiben zur Steuererklärung).

Beste Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Thu, 18 Jan 2024 10:17:15 GMT

@total_chris

Ich rege es bei uns noch einmal an

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

tu_heggi — Thu, 18 Jan 2024 12:21:24 GMT

Hallo @Jakob_Rauch,

beim aktualisieren erhalten wir maximal die Version 1.7.1.2 und nicht die 2.0

Gibts da ein Problemchen?

MFG

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Thu, 18 Jan 2024 15:47:49 GMT

@Jakob_Rauch

Folgende Sachen sind mir noch aufgefallen bei Anwendung der Dokumentenmappe:

1. Der Gegenzeichner (Mandant) erhält keine Bestätigungs-Mail dass die Signatur erfolgreich war. Bei signatur ohne Anmeldung werden auch keine signierten Dokumente an den Gegenzeichner versendet. Ist das Absicht?

2. Bei Unterschrift ohne Anmeldung mit SMS wird für jedes Dokument der Mappe ein eigener SMS TAN abgefragt. Muss das sein? Würde nicht eine Authentifizierung am Anfang des Workflows reichen?

Die SMS kommen auch noch von unterschiedlichen Absendernummern. Einige Leute werden die 2. oder 3. SMS auf Ihrem Handy nicht finden oder die Falsche eingeben.

Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Thu, 18 Jan 2024 17:54:28 GMT

Hallo @total_chris

zu 1.

Die Bestätigungsmail an den Gegenzeichner geht raus, zumindest mit der offiziellen Version, die ab morgen zum Download bereit steht.

In FP Sign existiert noch ein kleiner Bug in der Dokumentenmappe.

Er führt dazu, dass die Workflowberichte, allerdings nicht die gezeichneten Dokumente an die Gegenzeichner ausgeliefert werden. Dies wird in der Entwicklung zeitnah behoben und kommende Woche released.

zu 2.

Dass ist leider notwendig, da jede Signatur verifiziert werden muss.

Uns wäre es anders auch lieber, aber "safety first".

Bezgl. der sms müssen wir aufgrund der Masse viele SMS-Server betreiben. Diese versenden von unterschiedlichen Nummern. Die Alternative ist, dass man je nach Auslastung länger warten muss. Im Moment kommen die sms innerhalb von 0,5 - 3 sek.

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Thu, 18 Jan 2024 18:11:39 GMT

Hi @tu_heggi ,

morgen Mittag einmal probieren oder mich vorher direkt anschreiben.

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

tu_heggi — Thu, 18 Jan 2024 19:22:44 GMT

@Jakob_Rauch

Bester Support👍

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Fri, 19 Jan 2024 13:44:29 GMT

@tu_heggi

jetzt ist Sie da

https://www.fp-sign.com/de/datev-connector-download

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Tue, 30 Jan 2024 15:18:27 GMT

@Jakob_Rauch

Hallo Herr Rauch,

ich konnte bei Verwendung der Dokumentenmappe und Signatur ohne Anmeldung mit SMS jetzt immer noch keinen Email-eingang beim Mandanten (Gegenzeichner) nach Abschluss der Signatur feststellen. Weder die signierten Dokumente, noch Reports noch einen Bestätigungsmail kommen dort an.

Die Signaturanfrage geht aber einwandfrei und auch bei einem Workflow mit einem Einzeldokument geht es.

Kann jemand bestätigen, dass bei Dokumentenmappen die signierten Dokumente beim Mandanten per Mail ankommen (immer ohne Anmeldung bei FP_Sign)?

Nachtrag: ich als angemeldeter Ersteller des Workflows bekomme eine Erfolgs-Email mit Reports und im DMS werden die signierten Dokumente und Reports auch korrekt abgelegt.

Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Tue, 30 Jan 2024 16:22:30 GMT

@total_chris

Welche Connectorversion ist im EInsatz, aktuell ist die 2.0.1.3, mit der läuft es...

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Tue, 30 Jan 2024 16:34:07 GMT

Ja , 2.0.1.3 ist installiert

Ich kann mir auch nicht vorstellen, dass es am Connector liegt. Im DMS kommt ja alles an und die Email zu Signaturanforderung wir auch an den Mandanten zugestellt. Somit werden vom connectro in beide Richtungen die Daten korrekt weitergegeben

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

bernhard_holleitner — Wed, 31 Jan 2024 05:21:14 GMT

@total_chris das Verhalten, dass er Empfänger / Signierer nicht alle Dokumente erhält, der Absender aber schon hatten wir im Rahmen der ersten Tests auch.

Ich habs gerade noch mal mit SMS - TAN und zwei Dokumenten und zwei Signaturen getestet.

Beim Mandanten kommt jetzt die E-Mail mit zwei signierten Dokumenten und zwei Reports (also so wie es sein soll) an. Der Austausch ins DMS funktioniert auch einwandfrei.

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

bernhard_holleitner — Wed, 31 Jan 2024 05:51:00 GMT

Da nun der Connector in der Version 2.0.1.3 freigegeben ist möchte ich kurz mal den aktuellen Stand von FP-Sign und DATEV zusammenfassen:

- Übergabe von Dokumenten aus Dok.org /DMS zu FP-Sign funktioniert:
Das nun sowohl für mehrere Dokumente in der Dokumententstruktur als auch in der Vorgangsmappe. Bei Bedarf können die einzelnen Dokumente in der Struktur / Vorgangsmappe aus-/ab-gewählt werden. Das funktioniert sogar mit Links in der Vorgangsmappe.

- Übergabe von mehreren Dokumenten / VGM in einem Schritt:
Auch das funktioniert mit dem neuen Connector! Es können aus dem DMS / Dok.org heraus mehrere Dokumente in einem Vorgang zur Signatur übergeben werden. Dabei gilt es zu beachten, dass alle Empfänger alle Dokumente signieren müssen. (mind. Lesebestätigung - aber das ist an der Stelle kontraproduktiv).

- einige Specials nur im DATEV-Connector (nicht in der FP SIgn Cloud):

a) automatische Erinnerung nach x Tagen (einstellbar). Erspart viel Arbeit 😉

b) automatische Übergabe von Reports zur signierten Datei. Wichtig wenn man eine eIDAS - konforme FES nachweisen möchte, da im Report der Unterzeichner anhand Name, Handynummer und Mail-Adresse identifiziert werden kann.

c) Platzhalter: Mit "Signalwörtern" im Dokument (weiße Schrift auf weißem Hintergrund 😉 oder auch Buzz-Words im Formular ("Unterschrift(en)") können die Platzhalter für die Signatur gesetzt werden. Das erstellen von manuellen Signaturfeldern ist nicht mehr erforderlich.

- StB Signatur mit sign-me und FP-Sign

Eine eIDAS - konforme Signatur mit dem persönlichen Zertifikat via sign-me aus DMS heraus (Anwendungsbereich bspw. Berichte) funktioniert (schon länger) und ermöglicht, dass der Bericht eIDAS-FES konform unterzeichnet ist und dies auch ohne (!) Report-Datei (da persönliches Signaturzertifikat und nicht das von FP-Sign)

Eigene Meinung:

Durch die Anpassung 2023 beim Report wurden wesentliche Merkmale für eine eIDAS FES - konforme Signatur geschaffen. Das haben viele andere Anbieter so nicht.

Mit dem Update auf die 2.x Anfang 2024 sind viele wichtige Funktionen hinzugekommen und bringen die Lösung nun deutlich nach vorne.

Wunschliste (ja, auch die gibts noch ;-):

- Beim Versand von mehreren Dokumenten sollte ausgewählt werden können, ob das jeweilige Dokument signierte werden muss (Funktion Dokumentenmappe) ODER ob das Dokument nur dem zu signierenden Dokument als Anlage hinzugefügt werden soll (Funktion: optionale Anlagendokumente). So könnte man bspw. bei mehreren Steuererklärungen ein Unterschriftsdokument erzeugen und die zu unterzeichnenden Steuererklärungen als Anlage beifügen (anstelle von mehreren Unterschriften gerade bei vielen Erklärungen).

- Die Identifizierung mit SMS TAN bei einer Dokumentenmappe sollte je Signaturvorgang und je Unterzeichner nur einmal erfolgen. Die Credentials für den Vorgang sollten bei FP-Sign kurz (für den Signaturvorgang) zwischengespeichert bleiben.

- Notizen / Nachrichten an den Gegenzeichner sollten mit in die Reportdatei: So kann ich bspw. spezielle Anmerkungen rechtsicher im Signaturprozess dokumentieren. Geht bisher in die Notizen im signierten Dokument.

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

tu_heggi — Wed, 31 Jan 2024 14:48:33 GMT

Bei uns wird der DMS Knigge Eintrag gelöscht........ nicht gut!

Vor der Anfrage:

Während der Anfrage im Übergabefenster:

im DMS sobald die Anfrage eröffnet wurde:

Version:

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Wed, 31 Jan 2024 15:07:47 GMT

Hi @tu_heggi

Probieren Sie es mal hiermit:

wenn Sie den Dateinamen (nicht) aus der Beschreibung nehmen möchten, (de-)aktivieren Sie dies im Connector

die gewählte Einstellung wird dann übernommen.

Wenn Sie eine Dokumentenmappe erstellen, wird der Dateiname des 1. Dokumentes (aus der Beschreibung/Dateiname je nach Einstellung des Connectors) für die Anfrage der Mappe gesetzt.

Im Signierprozess selbst erscheinen die Dokumente dann je nach Einstellung oder Auswahl mit der Bezeichnung aus Beschreibung oder Dateinamen.

Die jeweilige Einstellung wird dann in der Vorgangsmappe abgelegt.

Bei Einzeldateien übernehmen wir diese Einstellung nur für den Workflow und belassen den Namen aus Dokument/Beschreibung.

Wenn an diesem Punkt ein anderes Verhalten gewünscht wird, müssen wir dies evaluieren.

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Wed, 07 Feb 2024 16:25:49 GMT

Liebe Community,

anbei ein Kurztutorialzur Dokumentenmappe mit einem Ausschnitt an Möglichkeiten incl. Gegenzeichner:

Tutorial Dokumentenmappe

Viel Spass beim Anschauen

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Wed, 21 Feb 2024 08:29:32 GMT

das kann ich Ihnen sagen- man müsste zunächst bei einem Abschluss zB. alle Erklärungen in der Dokumentenorganisation ablegen. (Anschreiben, Abschluss, E-Bilanz, Vollständigkeitserklärung, Gesellschafterprotokoll, Bundesanzeiger, ESt, KSt etc.)

dann kann man nicht mehrere Dokumente in der DokOrg markieren und Unterschrift anfordern- das geht nur mit EINEM Dokument- sollte ich also vorher alle abgelegten Dokumente (können schon einige sein bei einer GmbH)

mittels Drittanbieter wie PDF 24 zu einem Dokument zusammenfassen- so habe ich das ganze Ablegen doppelt gemacht bzw. die Dokumente zweimal angefasst.

Daher geht es wesentlich einfacher, dies alles separat abzulegen und dann in der Online-Version in EINEM Dokument zusammenfass zu lassen und die Unterschriften manuell zu setzen.

aus der Dokorg heraus ist ein Nutzen von FPSIGN, zumindest mit Version 1.7.1 derzeit unsinnig.

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

tu_heggi — Wed, 21 Feb 2024 09:52:28 GMT

Den Connector unbedingt updaten!

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Wed, 21 Feb 2024 12:22:19 GMT

Hallo @dn1

Bitte auf 2.0.2.4 updaten.

Dann mehrere Dokumente mit Strg gedrückt auswählen und in die Dokumentenmappe schieben.

Anbei ein Kurzvideo

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Wed, 21 Feb 2024 12:25:55 GMT

Danke Herr Rauch !

Gruß

S. Hartleb

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

bernhard_holleitner — Thu, 22 Feb 2024 05:59:54 GMT

Reine fachliche Anmerkung zu den Dokumenten: Die Vorbereitung eines Gesellschafterprotokolls durch den StB stellt m.E. eine unerlaubte Rechtsberatung dar. So auch die Aussage der Kammer, was somit auch für die Haftpflicht ein "Problem" darstellen würde.

Klar: Wo kein Kläger, da kein Richter. Gerade aber in Inso-Fällen bei "falschen" Beschlüssen möchte ich nicht verantwortlich sein. Und durch die digitale Signatur ist das dann schön nachvollziehbar wo das hergekommen ist...

Ich kläre derzeit mit der Kammer in wie weit es ausreichend ist, dass wir als StB (zumindest bei JA ohne Plausibilität) nur eine Bestätigung vom Geschäftsführer benötigen, in dem uns mit Datum bestätigt wird, dass der Jahresabschluss von den Gesellschaftern festgestellt und vom Geschäftsführer unterzeichnet wurde.

Dann haben wir alle Daten für das Unternehmensregister und haben kein Thema mit Feststellungen und Entlastungen.

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

grt — Mon, 26 Feb 2024 09:37:40 GMT

Hallo,

Frage an FPSign:

Seit dem letzten Update ersetzt das signierte Dokumente nicht mehr das Ursprungsdokument im DMS. Woran könnte das liegen?

Wir verwenden den Connector 2.0.2.4.

Besten Dank für Ihre Antwort!

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

deusex — Mon, 26 Feb 2024 09:53:40 GMT

@bernhard_holleitner schrieb:
Reine fachliche Anmerkung zu den Dokumenten: Die Vorbereitung eines Gesellschafterprotokolls durch den StB stellt m.E. eine unerlaubte Rechtsberatung dar. So auch die Aussage der Kammer, was somit auch für die Haftpflicht ein "Problem" darstellen würde.

Ich würde jetzt ungern alle Gesellschafter von "jetzt auf gleich" damit behelligen, dass sie künftig ihre Beschlüsse selbst ausformulieren müssen, wir das aber schon seit Jahrzehnte vorbereitet haben.

Neu und damit akut ist allerdings, dass die Anforderung des Beschlusses aus der Kanzlei kommt (sehr guter Aspekt und Einwand), denn zuvor kam der Beschluss ja vom/n Mandanten ( 😉 ).

Inwiefern sich hier tatsächlich ein Haftungsproblem ergäbe, mag ich jetzt nicht bewerten wollen, denn allemal ist´s besser, erst gar nicht das Problem entstehen zu lassen.

Dies dürfte sich doch ggf. mit einer entsprechend formulierten Fußnote auf der "Beschlussvorlage" abbedingen lassen.

Also, wie sähe ein rechtlich passende Workaround aus . . . ?

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Mon, 26 Feb 2024 09:59:49 GMT

Hallo @grt

wir haben das von Ihnen beschriebene Verhalten analysiert und einen Fehlverhalten in unserer Schnittstelle entdeckt.

Wenn der FP Sign DATEVconnector im Fortgang einer Dokumentenmappe pullt (aktualisiert) wird nur der bis dahin bearbeitete Fortschritt der Dokumentenmappe erfasst.

Wir sind an dem Thema dran und korrigieren dies schnellstmöglich

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

LarsVogel — Wed, 28 Feb 2024 14:57:34 GMT

Version 2.0.2.5 ist erschienen

Bugfix:

Damit wird ein Problem behoben, womit die Synchronisation einer Dokumentenmappe bei einer bestimmten Synchronisation nicht funktionierte und die Vorgänge/einer der Vorgänge als abgebrochen in der Vorgangsübersicht angezeigt werden.

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Mon, 11 Mar 2024 10:00:58 GMT

Sehr gelehrterer Herr @Jakob_Rauch

Dokumentenmappe läuft inzwischen gut. Das einzige was mich immer noch an einer großflächigen Nutzung hindert, ist die schon oben angesprochene "Zustimmung" bei Signaturvorgängen mit "Lesebestätigung (ohne Unterschrift)".

Kann das nicht tatsächlich aus "Empfang bestätigen" oder "Kenntnisnahme" geändert werden. Es soll ja gerade nicht zugestimmt, sondern nur empfangen werden.

Beste Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

alex7763 — Tue, 12 Mar 2024 07:18:33 GMT

Hallo Herr Rauch,

Vorgangsmappen durchreichen funktioniert ganz gut.

Aber eine Frage: Habe eine Gruppe gebildet -> einer muss signieren, zwei zur Kenntnis.

Nun hat ein Kenntnisnehmer Kenntnis genommen, und die ganze Mappe wird sogleich als signiert abgeschlossen obwohl die eigentliche Unterschrift noch nicht drauf ist.

Kann man da noch etwas einstellen, dass erst abgeschlossen ist, wenn signiert wurde?

Gruss

A. Skerat

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Tue, 12 Mar 2024 07:33:07 GMT

Guten Tag @alex7763

bei einer Gruppe lassen sich die Anzahl derjenigen, die etwas tun müssen auswählen.

Hier wurde die Gruppe vermutlich auf 1/x Standardeinstellung belassen.

Bitte hier die Anzahl derjenigen User die aktiv an der Gruppe teilhaben sollen einstellen...

Hintergrund dieser Einstellung ist z. B. das man ein Dokument an 5 Gesellschafter zur Unterschrift sendet, allerdings nur 3 unterzeichnen müssen. Damit kann man die Geschwindigkeit des Signaturprozesses steigern

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

alex7763 — Tue, 12 Mar 2024 07:40:48 GMT

ok. gefunden 😉 -> Danke für die schnelle Info.

nur die Frage: Da gibt es dann aber keine Differenzierungen zwischen Signieren und Lesebestätigung?

in meinem "Fall" hab ich 1 x Signatur und 2 x Lesebestätigung angefordert. Da ist mir die Signatur natürlich wichtig, ob die Leser lesen ist da nicht kriegsentscheidend.

Gibts da noch eine Differenzierung?

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Tue, 12 Mar 2024 09:14:41 GMT

@alex7763

Nein, wir differenzieren im Moment nicht.

Bei Bestätigung muss etwas aktiv ausgeführt werden, welches auch im Workflowbericht festgehalten wird.

Somit erhalten Sie ebenfalls einen Nachweis darüber, dass der Inhalt der Dokumente bestätigt wurde.

Sie können User die nicht bestätigen sollen "Zur Information" hinzufügen, diese erhalten dann eine Info zu dem Signaturvorgang sowie die signierten Dokumente.

Zur Information ist allerdings in der Dokumentenmappe (mehrere Dokumente in einem Vorgang) derzeit nicht möglich, sofern einer der Signierenden ebenfalls etwas zur Info bekommen soll.

Zur Information in der Dokumentenmappe dürfen ausschließlich Nichtsignierer ausgewählt werden

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

total_chris — Tue, 12 Mar 2024 09:39:05 GMT

@Jakob_Rauch

Dazu wäre eine Dokumentation sehr hilfreich.

Wie verhält sich FP Sign bei Einzeldokumenten bei welcher Signatureinstellung

Wie verhält es sich bei Dokumentenmappe? Welche Kombinationen sind in Dokumentenmappen möglich und führen zu welchen Ergebnissen?

Wäre schön wenn das in der Dokumentation in einer Art Übersicht irgendwie erläutert wird.

Danke und Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

alex7763 — Wed, 13 Mar 2024 08:56:42 GMT

Herr Rauch,

nochmal zu meinem gestrigen Fall:

Gruppe (1/3) davon 1 zur Signatur , 2 mal Kenntnis

1 x wurde Kenntnis genommen -> dokumentenmappe wurde als signiert markiert.

Hab nun noch die Info erhalten, das zwischenzeitlich die Signatur gesetzt wurde. Hab dies aber noch nicht im Report enthalten.

Wird das dann noch ergänzt, oder geht die Signatur ins Leere , da Signatur schon als Abgeschlossen gilt?

Danke und Gruss

A. Skerat

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

PSchmitz — Wed, 20 Mar 2024 10:27:33 GMT

Hallo in die Runde,

ich habe mir jetzt mal alle bisherigen Kommentare zum Thema FP-Sign angeschaut in der Hoffnung, dass ich Problemlösungen für meine Probleme finde. Leider vergebens und aktuell ist der Support von/für FP-Sign leider eine echte Katastrophe.

Auf E-Mails aus Januar und Februar gibt es einfach gar keine Reaktion.

Mittlerweile bekomme ich über den Datev Connector (2.0.2.5) noch nicht mal mehr Dokumente in eine Dokumentenmappe.

Fehlermeldung ist beigefügt.

Das größte Problem aus meiner Sicht, wie schon ein paar Vorschreiber angesprochen haben, ist die Differenzierung der Signaturvorgänge in der Dokumentenmappe. Mir ist es leider erst heute richtig aufgefallen.

Ich habe einem Mandanten eine Dokumentenmappe zur Signatur geschickt.

Anschreiben, Vollständigkeitserklärung, Übertragungsauftrag, Steuererklärungen, E-Bilanz.

Ich habe die Signaturen für Vollständigkeitserklärung, Übertragungsauftrag und E-Bilanz angefragt und bekomme auch auf allen anderen Dokumenten Signaturen. Selbst auf meinem Anschreiben sind die Signaturen der drei Gesellschafter vermerkt. Dieses Dokument bekommt der Mandant per Mail von FP-Sign direkt weitergeleitet. Das ist leider eine absolute Katastrophe.

Hat irgendwer diesen Fall auch schon mal gehabt und kann kurzfristig Abhilfe schaffen?

Notfalls müssen dann ab sofort 2 Dokumentenmappen, eine zur Information und eine zur Unterschrift erstellt werden, was natürlich wieder grenzwertig ist, denn genau um das zu umgehen, sollte die Dokumentenmappe ja da sein.

So, viel geschrieben und sorry dafür.

Viele Grüße

PS: Thema Vollständigkeitserklärung wird mittlerweile anders gelöst bzw. vorher gesondert angefordert 😉

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Mon, 25 Mar 2024 06:39:23 GMT

Hallo @PSchmitz ,

die Einstellung aus dem DATEVconnector wird auf alle Dokumente angewendet.

Möchte man einzelne Dokumente von einzelnen Personen nicht signiert haben, müssen diese pro Dokument entfernt werden.

Siehe Tutorial Dokumentenmappe ab Minute 1:40

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

PSchmitz — Mon, 25 Mar 2024 08:41:11 GMT

Hallo Herr Rauch,

vielen Dank für die Antwort.

Wenn ich im DATEVConnector aber zur Information einstelle, kann ich das in der Dokumentenmappe nicht mehr anpassen.

Dennoch stellt sich mir die Frage, wie es sein kann, dass wenn ich kein UNterschriftsfeld auf dem Dokument festlege, dennoch eine Unterschrift einfach beliebig auf dem Dokument von Seiten FP-Sign festgelegt wird?

Viele Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

MichaHidd — Tue, 21 May 2024 21:36:25 GMT

Hallo @Jakob_Rauch ,

gibt es das Anleitungsvideo nicht mehr?

Bei mir passiert beim Anklicken des Links nicht viel.

Gibt es was neues aus der Entwicklung, zum Beispiel die Möglichkeit, Dokumente in die Anlage zu packen, anstatt zu signieren?

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Wed, 22 May 2024 03:42:15 GMT

Hallo @PSchmitz

das ist eine Einstellung an die sich viele Kunden gewöhnt haben und die wir nicht einfach abändern können.

Ich habe Ihre Anregung in unserem Backlog aufgenommen.

Wir bringen Ende Q3 eine neue UI heraus mit Experten und Useransicht, dort können wir solche Voreinstellungen möglich machen.

Die beiden Möglichkeiten wären:

Workflowersteller setzt kein Signaturbild :: Gegenzeichner darf es selbst setzen.

Workflowersteller setzt kein Signaturbild :: Gegenzeichner darf nicht selber setzen.

Im Moment ist die Einstellung:

Workflowersteller setzt kein Signaturbild :: Gegenzeichner kann ohne Signaturbild signieren, kann selbständig ein Signaturbild anbringen.

Hintergrund ist, manche Workflowcreator vergessen es, oder wollen das der Gegenzeichner dies selbst anbringt

Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Wed, 22 May 2024 03:50:42 GMT

Guten Morgen @MichaHidd

welche Videos meinen Sie?

Wir hatten eine Datenmigration auf neue EU Server mit unserem Leadgeneration Tool Hubspot.

Dort sind die Videos hinterlegt. Kann gut sein, dass wir hier noch etwas nachjustieren müssen

Ich habe die beiden Videos auf dem DATEV Marktplatz geprüft und bei mir laufen diese. Ich arbeite allerdings auf einem Mac. Falls es Probleme beim Abspielen gibt, bitte kurz die Videos benennen die Sie meinen, auch per PN, dann schaue ich mir dies an.

Im nächsten DATEVconnector Update wird es die Möglichkeit geben Anlagedokumente in den Prozess zu bringen.

Hierzu werden mehrere Dokumente mit gedrückter Strg/Control Taste ausgewählt und können im Auswahlmenü als Anlage definiert werden.

Geplant ist das Update im Juli

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

MichaHidd — Wed, 22 May 2024 06:15:44 GMT

Guten Morgen Herr @Jakob_Rauch ,

ich meinte das Video lt. Ihrem Kommentar weiter oben (vom 25.3.2024). Aber das lag wohl zu Haus an meinem Browser. Hier funktioniert das Video einwandfrei.

Viele Grüße

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

MichaHidd — Wed, 22 May 2024 06:28:06 GMT

Wie ist eigentlich der Rücklauf in DMS, wenn der Mandant selber bei der Beantwortung noch Dateien anfügt bzw. noch ein Kommentar macht?

Zum Beispiel Änderungswünsche in der Steuererklärung etc.?

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Thu, 23 May 2024 07:02:44 GMT

Also bei uns rufen die Mandanten dann immer an - hab so ein kleines Handling in der "Neue Signatur-Mail" aus FPSIGN an den Mandanten gemacht - ich weiss nicht ob die MDT da direkt kommentieren können - unsere Mandanten sind selten in FPSIGN angemeldet - ggfs. ist das möglich wenn sie registriert sind ?

würde mich auch mal interessieren

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Fri, 24 May 2024 07:04:23 GMT

Hallo @MichaHidd ,

im Moment werden die Anhänge des Gegenzeichners nicht im DMS abgelegt sondern lediglich in der Abschlussmail angehängt.

Wir diskutieren das Thema im Moment. Denkbar wäre ein Strukturelement im DMS

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Fri, 24 May 2024 07:08:47 GMT

Hallo @dn1

die Mandanten haben die Möglichkeit zu kommentieren.

Diese Notiz kann im DMS abgespeichert werden und bei öffnung des Dok auch angezeigt werden

Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

bernhard_holleitner — Sat, 25 May 2024 13:49:22 GMT

Im nächsten DATEVconnector Update wird es die Möglichkeit geben Anlagedokumente in den Prozess zu bringen.
Hierzu werden mehrere Dokumente mit gedrückter Strg/Control Taste ausgewählt und können im Auswahlmenü als Anlage definiert werden.

Sehr schön. Denn dann kann man bspw. auch eine Zustimmung für alle (Steuer-)Erklärungen erstellen und die Erklärungen selbst dann als Anlage beifügen.

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

bernhard_holleitner — Sat, 25 May 2024 13:51:41 GMT

@Jakob_Rauch es wäre natürlich noch eine tolle Entwicklung wenn die Kommentare / Anmerkungen sowohl des Unterzeichners als auch des Gegenzeichners im Bericht erscheinen würden.

Das hätte einen großen Vorteil: Derzeit erscheint der Kommentar nur in der Mail oder/und ggf. (wenig belastbar) als Notiz im DMS. Besser wäre es natürlich wenn im Report auch die Kommentare / Notizen dabei wären...

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

dn1 — Mon, 27 May 2024 14:06:25 GMT

Recht hat er !

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Wed, 05 Jun 2024 08:36:42 GMT

Hi @bernhard_holleitner

Wunsch steht bereits bei uns im backlog

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

AltGarge — Tue, 07 Oct 2025 10:59:21 GMT

Moin,

wir haben mehrere Dokumente zum signieren in einer Signaturanforderung an den Mandanten gesendet. Leider kamen damit auch entsprechend viele TAN. Ist das mit der Mappe anders?

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

PSchmitz — Tue, 07 Oct 2025 12:11:51 GMT

Moin,

das kommt drauf an.

Das kann pro Dokument in der Mappe gewählt werden.

Wir machen es so, dass bei relevanten Dokumenten (Freizeichnungsdokument, Vollmacht) mit Tan signiert wird.

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Wed, 08 Oct 2025 05:30:20 GMT

Hallo @AltGarge

im Moment wird für jedes Dokument eine TAN bei der FES ausgelöst.

Mit der neuen FP Sign Version erhält der User für alle Dokumente nur noch eine TAN, ausser er benötigt für den Zeichnungsprozess mehr als 15 Minuten. Dann wird aus Sicherheitsgründen eine weitere TAN ausgelöst.

Sie können mit dem DATEVconnector ebenfalls mehrere Dokumente heften oder anhängen oder eine Bestätigung auslösen, falls nicht alle Dokumente unterschrieben werden sollen.

Die neue FP Sign Version wird Anfang 2026 für alle verfügbar sein und in Q4 als Beta kommen

VG
Jakob Rauch

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Heupa-Lohn — Thu, 13 Nov 2025 12:51:46 GMT

Hallo @Jakob_Rauch ,

wenn wir Mandanten Dokumente in einer Vorgangsmappe per FP-Sign schicken, erhält der Mandant nur eine E-Mail mit den Dokumenten. Wenn wir aber ein Dokument aus der DMS versenden, in dem über die Dokumentenstruktur noch andere Dokumente verknüpft sind, erhält der Mandant pro Dokument eine E-Mail. Gibt es, außer das wir die Dokumente als Anhang heften oder eine VGM schicken, noch eine Möglichkeit, dass der Mandant nur eine E-Mail mit allen Dokumenten zur Information bekommt?

MFG

FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

Jakob_Rauch — Fri, 14 Nov 2025 16:36:53 GMT

Guten Tag @Heupa-Lohn

wenn Sie eine Dokumentenstruktur oder aus einer Vorgangsmappe mehrere Dokumente auswählen, bekommt der Mandant immer eine Mail mit allen Dokumenten.

Ihnen steht natürlich frei diese einzeln zu versenden.

Die Dokumente werden dem Mandanten lediglich nacheinander angezeigt.

Gerne können Sie mir eine Mail senden, im Autoreplay finden Sie meinen Kalender und können dort ein Teamsmeeting buchen. Dann können wir uns dies mal gemeinsam anschauen

jakob Rauch