Thema "E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen" in Office Management

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

Dominika-S — Fri, 02 Feb 2024 11:35:57 GMT

Hallo zusammen,

Erste Frag:

Wenn ich die Rechnungen nun umstellen möchte auf ZUGFeRD 2.0 bzw. E-Rechnung, bekommt der Mandant offensichtlich eine PDF mit einem Standard-Layout und eine Standard-E-Mail der DATEV. Mich würde interessieren ob diese E-Mail verschlüsselt ist? Benötigt der Mandant dann eine Smart-Card, um diese zu öffnen?

(Wir benutzen EO Comfort)

Zweite Frage:

Wir arbeiten momentan gerne noch mit dem Notiz-Feld beim fakturieren. Damit der "Ersteller" oder der "Freigeber" Informationen für die jeweils andere Person direkt hinterlassen können. Gibt es da eine Möglichkeit, wenn wir auf E-Rechnungen umstellen?

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

metalposaunist — Fri, 02 Feb 2024 11:38:21 GMT

@Dominika-S schrieb:
Mich würde interessieren ob diese E-Mail verschlüsselt ist? Benötigt der Mandant dann eine Smart-Card, um diese zu öffnen?

Nein. Dann würde die E-Rechnung nur noch wenig Sinn in Sachen Automatisierung machen.

Ich würde bis heute erstmal auf PDF Rechnung umstellen. Man muss sich ja heute nicht mehr Probleme machen, als es so schon gibt und der Versand von E-Rechnungen wird wohl erst gegen Ende des Jahrzehnts Pflicht. Bis dahin kann das Thema noch ein bisschen reifen.

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

Meerblick — Wed, 28 Feb 2024 21:24:36 GMT

1. Kommt auf eure Infrastruktur an, die E-Mail der Kanzlei geht raus wie jede andere E-Mail. Der Empfang aller Daten ist barrierefrei. Der Mandant kann sich auch einfach nur die pdf Version ansehen.

https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-faq/index.html

Hier ist die Zustellung erläutert;

https://apps.datev.de/help-center/documents/9274951

2. Wenn das Notizfeld im Auftrag gemeint ist - hier bleibt alles beim Alten. ZUGFeRD hat keine Änderungen am grundsätzlichen Prozess zur Folge. Nur die Ausgabe / die Rechnung selbst ist gekürzt auf die Grundinformationen.

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

Dominika-S — Thu, 29 Feb 2024 06:33:59 GMT

Ich habe gedacht die E-Rechnung (ZUGFeRD 2.0) wird zwingend via Datev E-Rechnungs Service versendet?

Somit bekommt der Mandant auch eine Standard-E-Mail der Datev und nicht mehr von unserer Kanzlei.

Daher habe ich mir die Frage gestellt, ob der Mandant einen Zugang benötigt, um die E-Mail zu öffnen.

E-Rechnungen in der Kanzlei schreiben und versenden (datev.de)

Beispiel: E-Rechnung im ZUGFeRD-Format als E-Mail via DATEV E-Rechnung Service - DATEV Hilfe-Center

Wir benutzen EO-Comfort.

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

metalposaunist — Thu, 29 Feb 2024 08:08:28 GMT

@Dominika-S schrieb:
Ich habe gedacht die E-Rechnung (ZUGFeRD 2.0) wird zwingend via Datev E-Rechnungs Service versendet?
Somit bekommt der Mandant auch eine Standard-E-Mail der Datev und nicht mehr von unserer Kanzlei.
Daher habe ich mir die Frage gestellt, ob der Mandant einen Zugang benötigt, um die E-Mail zu öffnen.

Jap, das sehe ich Stand heute auch so. Und wie zuverlässig die DATEV / das RZ ist, haben wir ja alle die letzten Wochen mitbekommen 😶. Ich hätte da große Sorgen. Keine Rechnung, keine Kohle. Ursache: DATEV? Manuelle Abhilfen? Klingt alles nicht wirklich cool.

Und online kann man seinen eigenen E-Mail ja nicht hinzufügen: individuellen SMTP Server in der Cloud

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

Meerblick — Thu, 29 Feb 2024 09:51:28 GMT

Nach meiner Interpretation kann die E-Rechnung über den kostenfreien E-Rechnung Service der DATEV versendet werden.

("Wenn Sie die E-Rechnung in den Mandantenbestand in DATEV Unternehmen online bereitstellen, erhält der Mandant keine E-Mail von DATEV E-Rechnung Service.")

Leistungsbeschreibung DATEV E-Rechnung Service

Der „DATEV E-Rechnung Service“ ist eine Funktion für die Erzeugung und den Versand von E-Rechnungen [...]. Die Funktion unterstützt den Versand von Rechnungen in den Formaten ab ZUGFeRD 2.0 und XRechnung nicht nur an Rechnungsempfänger im B2G (Business to Governement), sondern auch im B2B- (Business to Business) Umfeld. Der „DATEV E-Rechnung Service“ wird im DATEV-Rechenzentrum betrieben und kann von unterschiedlichen on premise- und online-DATEV-Anwendungen, mit denen Ausgangsrechnungen erstellt werden können, genutzt werden.

Kurzanleitung - E-Rechnung einrichten

Aktuell braucht man für ZUGFeRD diesen Haken noch nicht:

Auch sehr informativ:

Unterschiede E-Rechnung ZUGFeRD XRechnung (EO comfort)

FeRD (ferd-net.de)

Müssen ZUGFeRD-Rechnungen immer per E-Mail versendet werden?
Nein. ZUGFeRD ist ein Format, welches Aufbau und Inhalt einer Rechnungs-Datei beschreibt. Übertragungswege werden mit dem Format nicht festgelegt. Somit können ZUGFeRD-Rechnungen auf beliebigem Weg (per E-Mail, De-Mail Dienst, extra-standard, File-Download, FTP etc.) zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht werden.

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

Dominika-S — Thu, 29 Feb 2024 09:55:36 GMT

Ich glaube wir sprechen hier etwas einander vorbei.

Mein Verständnis ist:

E-Rechnung ist gleich entweder ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung.

Digitale Rechnung ist gleich = unter anderem ZUGFeRD 1.0. Diese kann natürlich über die eigene E-Mail-Adresse versendet werden.

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

Meerblick — Thu, 29 Feb 2024 12:31:43 GMT

Als digitale Rechnung definiert DATEV nur die pdf Rechnung.

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

Dominika-S — Fri, 01 Mar 2024 09:19:18 GMT

Ok.

Dennoch versteht man unter einer E-Rechnung, welche der Norm EN 16931 entspricht, nur ZUGFeRD 2.0 und X-Rechnung, richtig?

ZUGFeRD 1.0 entspricht nicht dieser Norm und ist somit keine E-Rechnung im Sinne der EN 16931 Norm.

Und diese E-Rechnungen werden auch nur über die Datev versendet, nicht über die Kanzlei E-Mail-Adresse.

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

Meerblick — Mon, 04 Mar 2024 15:57:26 GMT

Hier die Antwort eines Experten von DATEV, den ich dazu befragt habe:

Die E-Rechnung nach EN16931 wird zwingend über den DATEV E-Rechnungsservice versendet.
Wir haben uns vor einigen Jahren entschieden, eine zentrale Komponente „E-Rechnungsdienst“ im DATEV-RZ zu etablieren, um das Bedürfnis, E-Rechnungen zu versenden, zentral zu lösen. So können auch andere DATEV-Produkte wie z.B. DATEV Auftragswesen next mit dem gleichen Service die E-Rechnungen der Kundinnen und Kunden erstellen.

Wir glauben, dass dieser zentrale Dienst auch unsere Kanzleien und deren Mandanten optimal für die Zukunft aufstellt. Die zukünftigen Anforderungen geben einen Ausblick auf z.B. ein VAT-Portal, über das künftig alle Rechnungen laufen sollen. Über den E-Rechnungsdienst können wir so eine Belieferung für Sie und die Mandanten einfach umsetzen. Mit einem Mailversand wie Heute in der EO (z.B. pdf, zugferd 1) wäre das nicht so einfach möglich.

E-Rechnungen E-Mail Verschlüsselung und Notizen

metalposaunist — Mon, 04 Mar 2024 16:06:36 GMT

So können auch andere DATEV-Produkte wie z.B. DATEV Auftragswesen next mit dem gleichen Service die E-Rechnungen der Kundinnen und Kunden erstellen.

KM next wohl auch.

Wir glauben, dass dieser zentrale Dienst auch unsere Kanzleien und deren Mandanten optimal für die Zukunft aufstellt.

Glauben? Hm.

Und wenn ich mir die Zuverlässigkeiten so anschaue:

Und wieder Störung Bank Online / Umsatzanzeige

Auftragswesen next Status "In Verarbeitung" veränd...

Will man sich wirklich auf die E-Rechnung der DATEV verlassen 🤔? Können, sehr gerne aber wenn schon Umsätze bei DATEV Probleme machen aber man von einem VAT Portal spricht - ich weiß ja nicht so genau.