Thema "Emails mit Notiz versehen" in Office Management

Emails mit Notiz versehen

marcow — Tue, 02 Jan 2024 09:08:05 GMT

Guten Tag,

ist es im DMS nicht möglich, eine gespeicherte Email mit einer Notiz zu versehen?

Bei pdf-Dokumenten ist das ja problemlos möglich.

Das wäre auch bei Emails oft hilfreich.

Bisher habe ich noch keine Funktion gefunden.

Der Notiz-Button ist grau und kann nicht gewählt werden.

Vielen Dank.

Kategorie angepasst von @Kristina_Nering

Emails mit Notiz versehen

k_hacker — Tue, 12 Dec 2023 12:23:29 GMT

Im DMS abgelegte Dokumente, da geht die Notiz auch über Eigenschaften, da die Email sich beim Öffnen im Email-Programm öffnet würde ich sagen, geht das nur über die Dokumenteigenschaften -> "Notiz".

Dort kann man ja hinterlegen, dass die Notiz beim Öffnen des Dokuments angezeigt wird.

Emails mit Notiz versehen

marcow — Tue, 12 Dec 2023 13:21:10 GMT

Ist zwar nicht die beste Lösung, aber besser als nichts.

Vielen Dank, werde ich also mal als Lösung kennzeichnen.

Emails mit Notiz versehen

StBAB1 — Wed, 17 Jan 2024 13:44:55 GMT

Guten Tag,

das scheint bei Emails nicht zu funktionieren.

Emails mit Notiz versehen

Uwe_Lutz — Wed, 17 Jan 2024 14:10:02 GMT

Doch

Emails mit Notiz versehen

StBAB1 — Wed, 17 Jan 2024 14:16:18 GMT

Entschuldigung, ich war unpräzise:

Es geht nicht bei Emails in Vorgangsmappen.

Besonders bei Intensivfällen im Lohn werden die laufenden Vorgänge in Vorgangsmappen gesammelt, also auch Emails. Bei diesen Emails wäre es praktisch, eine Notiz anbringen zu können, .B. "telef. erledigt".

Die Outlook-Notizen nachträglich anzupappen, funktioniert auch nicht.

Emails mit Notiz versehen

Uwe_Lutz — Wed, 17 Jan 2024 14:23:42 GMT

@StBAB1 schrieb:
Entschuldigung, ich war unpräzise:

Es geht nicht bei Emails in Vorgangsmappen.

Besonders bei Intensivfällen im Lohn werden die laufenden Vorgänge in Vorgangsmappen gesammelt, also auch Emails. Bei diesen Emails wäre es praktisch, eine Notiz anbringen zu können, .B. "telef. erledigt".

Die Outlook-Notizen nachträglich anzupappen, funktioniert auch nicht.

Okay.

Wir legen die E-Mails immer als gesondertes Dokument im DMS ab und nur eine Verknüpfung in die VGM. Dann kann ich dort die Notiz aus den Eigenschaften der E-Mail sehen.

Nicht schön, aber machbar.

Emails mit Notiz versehen

StBAB1 — Wed, 17 Jan 2024 14:44:07 GMT

....nicht schön, in der Tat.

Man könnte bei der Emailablage natürlich das Häkchen setzen, die Email als Pfd. abzulegen, dann wird es wohl gehen (?), vor allem könnte man auch ein Post-It setzen.

Der Nachteil dann ist, dass der Vorgang nicht mehr aus dem DMS heraus als "Outlook" geöffnet werden kann und dann auch nicht mittelbar aus Outlook heraus geantwortet werden kann.

Das ganze nur deshalb, weil ich keine Notizen im DMS in den Vorgangsmappen bei MSGs anlegen kann. Die Vorgangsmappen waren offenbar schon immer eine besondere Herausforderung für Nürnberg.

Trotzdem Danke für die Hilfestellung.

Emails mit Notiz versehen

k_hacker — Wed, 17 Jan 2024 18:28:01 GMT

da habe ich bei Emails die ich bearbeitet habe schon folgendes zur Dokumentation in der VGM gemacht.

EMail auf Weiterleiten -> meine Notiz zur Email "Tel. erledigt" oder "Mandant erledigt es selber" oder ähnliches in eine Entwurf-Email

-> dieser Entwurf dann gespeichert im Outlook und dann die Entwurfs-Email in die VGM gezogen + gespeichert, der Name der Entwurfs-Email kann ja als Erld. davor gespeichert werden, da Notiz anheften nur im PDF-Format geht in der VGM habe ich mir so geholfen, da wir solche E-Mails nur in der VGM haben.

Emails mit Notiz versehen

marcohüwe — Thu, 18 Jan 2024 06:47:44 GMT

da thematisch passend: In der Vorgangsmappe eine E-Mail mit Haftnotiz ver... - DATEV-Community - 244169