Thema "FP-Sign für VMDB" in Office Management

FP-Sign für VMDB

sgl — Sat, 21 Oct 2023 19:01:18 GMT

Hallo liebe FP-Sign-Nutzer,

lasst Ihr die VMDB-Vollmachten auch über FP-Sign unterschreiben? Oder braucht man dafür eine handschriftliche Unterschrift auf Papier?

Danke für Eure Antworten!

Schöne Grüße!
Sina

FP-Sign für VMDB

theo — Sun, 22 Oct 2023 12:51:41 GMT

Hi kannst du digital unterschreiben lassen. Gibt eine entsprechende Verlautbarung der Kammern.

FP-Sign für VMDB

RAHagena — Sun, 22 Oct 2023 14:45:17 GMT

@sgl schrieb:
Hallo liebe FP-Sign-Nutzer,
lasst Ihr die VMDB-Vollmachten auch über FP-Sign unterschreiben? Oder braucht man dafür eine handschriftliche Unterschrift auf Papier?
Danke für Eure Antworten!
Schöne Grüße!
Sina

Es gibt keine Formvorschriften für diese Vollmacht, daher reicht sogar eine einfache Mail.

Alles weitergehende dient nur den eigenen Beweiszwecken, dass der Mandant tatsächlich diese Unterschrift gesetzt hat. Es liegt in der Natur der Sache, dass die Beauftragung selbst in der Steuerberatung regelmäßig nicht streitig ist.

Meine persönliche Empfehlung für die Vollmachten ist, dies über Jotform zu lösen.

FP-Sign für VMDB

deusex — Sun, 22 Oct 2023 15:16:48 GMT

Warum jotform, wenn FP Sign schon da ist ?!

FP-Sign für VMDB

tu_heggi — Sun, 22 Oct 2023 16:03:24 GMT

@theo

Bitte einmal um die Quelle - Danke ☺️

FP-Sign für VMDB

RAHagena — Sun, 22 Oct 2023 17:17:30 GMT

@deusex schrieb:
Warum jotform, wenn FP Sign schon da ist ?!

Weil es ein viel schönerer Workflow ist!

Ich muss nichts erstellen und verschicken, Neumandanten bekommen einen Link und füllen die eigenen Daten aus, damit wird die Vollmacht erstellt, diese kann am Bildschirm unterschrieben werden.

Zeitaufwand Kanzlei <1 Minute z.B. über eine Signatur in Outlook.

FP-Sign für VMDB

Uwe_Lutz — Sun, 22 Oct 2023 19:08:41 GMT

@tu_heggi schrieb:

Bitte einmal um die Quelle - Danke ☺️

Auf der Seite der BStBK (BStBK - Sie möchten die VDB nutzen?) heißt es im Abschnitt "Vollmacht von Mandanten erteilen lassen":

Füllen Sie das Vollmachtsformular aus und lassen Sie es sich von Ihrem Mandanten unterschreiben (elektronische oder eigenhändige Unterschrift). Eine einfache elektronische Signatur i.S. von Art. 3 Nr. 10 EIDAS VO - beispielsweise die Unterschrift auf einem Signaturpad - ist ausreichend.

FP-Sign für VMDB

deusex — Mon, 23 Oct 2023 07:33:41 GMT

Hört sich tatsächlich sehr gut an und ist wohl auch recht simpel im Datenaustausch. Wenn Sie noch gar keine Daten vom neuen Mandanten haben, ist das schon besser, keine Frage.

Wir holen die zunächst wichtigen Basisdaten des Mandanten ein, darunter auch die Notwendigen für die Vollmacht.

Wir lassen uns neben der VDB-Vollmacht noch eine erweiterte Vollmacht erteilen, da die VDB für uns nicht ausreicht.

In den Mandantenstammdaten unter "Mandat" erfolgt die Anlage mittels

und wir speichern diese sogleich in der VDB und im DMS.

Von der DMS aus holen wir dann die Signatur (FES) direkt via FP Sign ein; für die weitere Vollmacht im gleichen Zug.

Nach Signatur werden beide Vollmachten in der DMS um die Signatur aktualisiert.

Anschließend noch in der VDB übermitteln.

Ich versuche indes, meine Mandanten weitgehend mit Formularien zu entlasten, was letztlich nicht ganz uneigennützig ist, denn es kommt nicht selten vor, dass etwas falsch ausgefüllt oder unvollständig ausgefüllt wurde, womit wir dann Mehrarbeit haben.

Mit unserem workflow möchte ich keineswegs aussagen, dass er besser wäre, sondern lediglich Alternativen zu suchen; diesbezüglich konnte ich in der Community auch schon reichlich effiziente Blümchen am Wegesrand aufnehmen.

FP-Sign für VMDB

noescher — Mon, 23 Oct 2023 08:57:13 GMT

@deusex schrieb: Wir lassen uns neben der VDB-Vollmacht noch eine erweiterte Vollmacht erteilen, da die VDB für uns nicht ausreicht.

Eine Nachfrage: Was deckt die zusätzliche Vollmacht ab?

Falls die amtliche Vollmacht im Steuerbereich Lücken aufweist, sollten diese geklärt werden.

Danke!

FP-Sign für VMDB

deusex — Mon, 23 Oct 2023 11:09:18 GMT

@noescher schrieb:
@deusex schrieb: Wir lassen uns neben der VDB-Vollmacht noch eine erweiterte Vollmacht erteilen, da die VDB für uns nicht ausreicht.
Eine Nachfrage: Was deckt die zusätzliche Vollmacht ab?
Falls die amtliche Vollmacht im Steuerbereich Lücken aufweist, sollten diese geklärt werden.
Danke!

Wir lassen uns eine weitere Empfangsvollmacht erteilen, um von sämtlichen Institutionen, Geschäftspartnern, Banken, Versicherungen etc., Informationen und Dokumente, direkt anfordern können.

FP-Sign für VMDB

tu_heggi — Mon, 23 Oct 2023 11:15:11 GMT

Ein Muster wäre cool 🤗

FP-Sign für VMDB

deusex — Mon, 23 Oct 2023 13:18:39 GMT

Ist einfach und frei formuliert.

Die Vollmacht berechtigt u.a. zur ..

Die übrigen Punkte sind hier weniger relevant . . .

FP-Sign für VMDB

sgl — Thu, 26 Oct 2023 12:55:45 GMT

Danke für Eure schnelle und ausführliche Hilfe! 😊

Schöne Grüße

Sina

FP-Sign für VMDB

bernhard_holleitner — Tue, 14 Nov 2023 05:46:52 GMT

Hallo zusammen,

ich hab mal die m.E. wichtigen Rechtsgrundlagen zusammengefasst:

Weder in §80 noch in §80a der AO findet sich ausdrücklich das Wort "schriftlich" (im Sinne des §126 BGB, also im Original unterzeichnet).

Zu § 80 AO Bevollmächtigte und Beistände:

Tatsächlich findet sich auch in der Kommentarliteratur (bspw. Oliver Zugmaier, Gregor Nöcker - Abgabenordnung Kommentar Online) in Rz 14 ff. dazu folgende Aussage: "Für die Erteilung einer Vollmacht ist keine Form vorgeschrieben. Sie kann daher schriftlich, mündlich, telefonisch, elektronisch (§ 80a AO) oder durch schlüssiges Handeln erteilt werden."

Auch im Kommentar Schwarz/Pahlke/Keß, AO § 80 Bevollmächtigte und Beistände findet sich folgende Aussage: "Die Erteilung der Vollmacht bedarf entsprechend § 167 Abs. 2 BGB keiner besonderen Form. Die Vollmacht kann schriftlich, durch Telegramm oder Telefax, nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch, aber auch mündlich, telefonisch oder zu Protokoll der Finanzbehörde erteilt werden."

Zu §80a AO Elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten an Landesfinanzbehörden :

Hierzu zunächst Rz 1 im AEAO zu §80a: "In diesem Fall kann der Nachweis der Bevollmächtigung und ihres Umfangs durch Vorlage oder Übersendung einer Ausfertigung, einer Ablichtung oder eines Scans der nach amtlichem Formular erteilten Vollmacht geführt werden. Dies gilt auch bei mittels Signaturpad unterzeichneten elektronischen Vollmachten. "

Hier sind zwar Aussagen zur Signatur mit Pad (= max. fortgeschrittene elektr. Sign., FES), nicht aber die Aussage, dass die Vollmacht immer unterschrieben sein muss.

In der o.g. zitierten Kommentarliteratur findet sich hier nichts weiter dazu. Auch in einem weiteren Kommentar (Klein/Rätke, 16. Aufl. 2022, AO § 80a) findet sich dazu nichts.

Schlussfolgerung:

Es gibt keine Formvorgaben zur steuerlichen Vertretungsvollmacht nach §80 AO bzw. §80 AO. Die Vollmacht kann daher beispielsweise mündlich, in Textform (=E-Mail), mit digitaler Signatur (insbes. FES oder QES) oder in Schriftform erfolgen.

Die BStBK schreib hier (siehe auch Link oben im Beitrag): "Füllen Sie das Vollmachtsformular aus und lassen Sie es sich von Ihrem Mandanten unterschreiben (elektronische oder eigenhändige Unterschrift). Eine einfache elektronische Signatur i.S. von Art. 3 Nr. 10 EIDAS VO - beispielsweise die Unterschrift auf einem Signaturpad - ist ausreichend."

Die EES im Sinne der eIDAS Verordnung ist die reine Nennung des Namens auf der Vollmacht (also bspw. Hans Muster) in Buchstaben (= Textform) auf der Vollmacht und die Übersendung dieser Datei per E-Mail. Ob dies der BStBK so bewusst war weiß ich nicht.

Ich persönlich finde eine Umsetzung mit FES nach eIDAS eine sehr gute Lösung.

In der Praxis lässt sich das super mit FP-Sign und SMS-TAN umsetzen. Durch die neue Funktionalität (seit Sommer 2023), dass auch die Handynummer im Report gespeichert wird hat FP-Sign aus meiner Sicht die Vorgaben der eIDAS zur Identifizierung der Person, die unterzeichnet sehr gut umgesetzt (danke an der Stelle auch an @Jakob_Rauch ). Damit kann sich anhand der E-Mail - Adresse und der Handynummer die Person, die unterzeichnet authentifizieren und ich kann auch im Nachgang die Person, die unterschrieben hat identifizieren .

Das können anderen Anbieter (bspw. AdobeSign und Docusign m.E. so nicht, da die Handynummer nicht im Report angezeigt wird)

FP-Sign für VMDB

deusex — Tue, 14 Nov 2023 07:41:11 GMT

Ich persönlich finde eine Umsetzung mit FES nach eIDAS eine sehr gute Lösung.
In der Praxis lässt sich das super mit FP-Sign und SMS-TAN umsetzen. Durch die neue Funktionalität (seit Sommer 2023), dass auch die Handynummer im Report gespeichert wird hat FP-Sign aus meiner Sicht die Vorgaben der eIDAS zur Identifizierung der Person, die unterzeichnet sehr gut umgesetzt (danke an der Stelle auch an @Jakob_Rauch ). Damit kann sich anhand der E-Mail - Adresse und der Handynummer die Person, die unterzeichnet authentifizieren und ich kann auch im Nachgang die Person, die unterschrieben hat identifizieren .
Das können anderen Anbieter (bspw. AdobeSign und Docusign m.E. so nicht, da die Handynummer nicht im Report angezeigt wird)

Hallo Herr Holleitner,

ich nutze FES von FP Sign zwischenzeitlich "flächendeckend" mit 2FA mittels Mobil-TAN, aber im Report bei FP findet sich zwar einen Hinweis zur Mobilfunknummer, welcher allerdings codiert ist.

Ich finde im Report lediglich den Namen des Adressaten und seine E-Mail.

Die Mobilnummer des Signierers wäre natürlich schon sehr hilfreich oder habe ich etwas übersehen ?!

FP-Sign für VMDB

bernhard_holleitner — Wed, 15 Nov 2023 07:10:44 GMT

@Jakob_Rauch gibts mittlerweile eine öffentliche Anleitung wie die verschlüsselten Mobilfunkrufnummern aus der Report-Datei wieder angezeigt werden können.

Das wäre ja schon wichtig....

FP-Sign für VMDB

Jakob_Rauch — Thu, 16 Nov 2023 10:48:30 GMT

Hi @bernhard_holleitner

die Anleitung zur Entschlüsselung ist im nächsten Sprint.

Hier mussten leider einige Datenschutzrelevante Themen noch geklärt werden.

Dies müsste die kommenden 3-4 Wochen verfügbar sein

VG
Jakob Rauch

FP-Sign für VMDB

flange — Thu, 16 Nov 2023 19:51:13 GMT

Hallo @Jakob_Rauch

Datenschutz an der Stelle, wo es um die eindeutige Identifikation einer Person geht? Das Protokoll können ja nur involvierte Personen sehen.

Was übrigen sehr cool wäre: wenn man das Protokoll direkt über den Connector ans Dokument anhängen könnte.

MfG, F.Lange

FP-Sign für VMDB

Jakob_Rauch — Thu, 16 Nov 2023 20:21:04 GMT

Hallo @flange

dies funktioniert in der aktuellen Connectorversion bereits.

Welche Version haben Sie im Augenblick installiert?

VG
Jakob Rauch

FP-Sign für VMDB

deusex — Fri, 17 Nov 2023 09:53:20 GMT

Hallo @Jakob_Rauch , hallo @flange ,

genau diese Frage trieb mich diese Woche auch um und muss gestehen, dass ich im Connector diese Einstellung nicht vermutet. Aber:

Leider ausgegraut... Habe die Basisvariante von FP und könnte die ggf. damit zusammenhängen:

FP-Sign für VMDB

Jakob_Rauch — Fri, 17 Nov 2023 10:15:28 GMT

Hi @deusex

Die Felder sind über die Registry gesperrt und werden zentral über die Organisation verwaltet.

Wie man diese Felder entsperren kann steht im Installguide. Man benötigt hierfür Windows Adminrechte auf dem Server.

Wenn Sie es selbst installiert haben, können Sie die betroffenen Felder selbst in der Registry anpassen, ansonsten kurz an Ihren IT Admin wenden.

VG
Jakob Rauch

FP-Sign für VMDB

deusex — Fri, 17 Nov 2023 11:28:31 GMT

@Jakob_Rauch schrieb:
Hi @deusex

Die Felder sind über die Registry gesperrt und werden zentral über die Organisation verwaltet.
Wie man diese Felder entsperren kann steht im Installguide. Man benötigt hierfür Windows Adminrechte auf dem Server.

Wenn Sie es selbst installiert haben, können Sie die betroffenen Felder selbst in der Registry anpassen, ansonsten kurz an Ihren IT Admin wenden.

VG
Jakob Rauch

Bin alles in einem; auch Admin 😉

Nach dem ersten Reflex, die Grundeinstellung in Frage zu stellen, warfen sich mir weitere Aspekte auf, insbesondere, ob es grundsätzlich Sinn macht, den "workflow Bericht" an das Dokument zu heften und wenn ja, ob es dann eher kontraproduktiv bzw. datenschutzrechtlich bedenklich wäre, würde das Dokument an Dritte weitergeleitet werden müssen/sollen/wollen . . .

Macht es überhaupt Sinn, die wf-Berichte mit dem Dokument abzulegen oder blähen diese nur unnötig die DokVerw auf ?

Die Validität der Signatur sitzt ja letztlich bereits in der Signatur und dürfte für alle Zwecke ausreichen.

Sollte es zum "Notfall" kommen, ließe sich der betreffende workflow-Bericht aus dem Portal runterladen.

Haben die wf-Berichte im Portal ein Verfallsdatum ?

Wenn nein, wären die Grundeinstellung für mich persönlich ideal...

FP-Sign für VMDB

bernhard_holleitner — Sat, 18 Nov 2023 18:40:04 GMT

@deusex bei der "normalen" FES über FP-Sign liegt hier ein Missverständnis vor!

WICHTIG: Der Workflow-Bericht MUSS mit der signierten Datei abgelegt werden.

Nur aus dem "Paket" von signierter PDF - Datei und dem Workflow-Bericht ist die FES eIDAS konform nachweisbar.

Warum ist das so:

Wie alle größeren Anbieter signiert auch die Lösung FP-Sign mit dem Zertifikat des Anbieters und nicht mit dem Zertifikat des eigentlichen Unterzeichners (bswp. Mandant).

Das erkennt man auch daran, dass auch bei mehreren Unterzeichnern immer das Zertifikat von "FP Digital Business Solutions GmbH" verwendet wird.

Zum Nachstellen: Hierzu einfach mal verschiedenen Signaturen in ein Dokument einfügen. Unterschiedliche Namen, Mail-Adressen und Handynummern verwenden. Es wird für alle Signaturen das gleiche Zertifikat verwendet

(Aktuell

serialNumber=CSM034105717
2.5.4.97=DT:DE-1082859847
l=Fuerstenwalde (Spree)
cn=FP Digital Business Solutions GmbH
o=FP Digital Business Solutions GmbH
c=DE

Schon aus technischer Sicht ist es nicht möglich ein Zertifikat des eigentlichen Unterzeichners zu verwenden - da dieser ja gar keins hat...

Ich kann also mit Angela Merkel, Olaf Scholz oder auch Weihnachtsmann unterschreiben.

(Nur) in der signierten PDF ist der eigentliche Unterzeichner NICHT identifizierbar.

Das geht dann erst mit der Report - Datei.

Die logische Verbindung zwischen der signierten PDF-Datei und der Report-Datei ist der Hash-Wert der signierten Datei. Dieser ist auch noch mal in der Report-Datei angeführt.

Damit kann man prüfen ob die Report-Datei zur signierten Datei passt

Da in der (logisch verbundenen) Report - Datei dann der Name, die E-Mail Adresse und die (verschlüsselte) Handynummer angeführt ist kann damit der Unterzeichner entsprechend eIDAS konform identifiziert werden.

Insbesondere für die EÜR / JA - Bescheinigungen empfehle ich alternativ in FP Sing auf D-Trust - Zertifikate (SignMe) zurückzugreifen. Denn diese sind auch in der FES - Variante so gelöst, dass mit FP-Sign bei der Signatur der Name (beim Unterzeichner) gleich passt und das "richtige" Zertifikat des Steuerberaters auch am Dokument hängt.

(Nur) dann ist auch keine Report-Datei notwendig.

FP-Sign für VMDB

deusex — Sun, 19 Nov 2023 12:32:42 GMT

Hallo Herr Holleitner,

vielen Dank für Ihre plausiblen Ausführungen und den Erkentnisgewinn dadurch.

Mir ist durchaus geläufig, dass bei der FES das Zertifikat von FP Sign genutzt wird und die Unterschrift von FP Sign im Auftrag des Signieres selbst erfolgt.

Der Signierer selbst wird in der Unterschriftsinformation zum Dokument jedoch namentlich genannt.

Ich würde auch fast behaupten, dass dies für die Anerkennung der FES ausreichend sein dürfte. Ein workflow-Bericht dazu ist wohl deklaratorischer Natur.

Eine FES mit Eidas käme ja einer QES gleich und genau diese werden wir nicht in der Breite an unsere Mandanten bekommen.

Die Erfahrung zeigt, dass bisher keiner den Personalausweis elektronisch "aktiviert" hat und jedes zweite Vido-Ident-Verfahren Probleme macht. Ich musste mir hier schon Einiges anhören und selbst ein erfahrener IT-Fachmann gab auf, als ich eine QES anforderte und der Verifzierungsvorgang sehr "fordernd" war.

Wir benötigen die QES im Prinzip nicht und setzen auf die FES, aber nicht mit dem ganzen Eidas-Drumherum. Der Mandant muss die Anforderung bekommen, lesen, signieren, fertig.

Mehr ist da nicht zu erwarten und so muss der workflow gestaltet sein; mit der FES ohne Eidas hat sich dies an sich etabliert.

Natürlich könnte hier der "Weihnachtsmann" unterschreiben, aber der ist nicht unser Mandant und es wurde keine Signatur von ihm angefordert, sondern vom Mandanten "Vorname und Nachname", dessen E-Mail-Adresse und dessen Mobile TAN. Insofern ist der Adressat und Signierer schon zweifelsfrei bestimmbar.

Dennoch entnehme ich dem Report tatsächlich weitere Informationen, welche die Bestimmbarkeit des Adressaten in Bezug auf das konkrete Dokument, präzisieren.

Der Workflow gefällt mir persönlich dann jedoch in Bezug auf die automatische DMS/DokVerw-Dokumeten-Aktualisierung überhaupt nicht, denn die automatische Aktualisierung des Dokumentes bringt ja nun kaum etwas, wenn ich den Report dann manuell mit dem signierten Dokument zusätzlich ablegen MUSS.

Ich denke nicht, dass dies der Fall sein MUSS, sondern dass es ausreicht, wenn der workflow-Bericht verfügbar bleibt und da möchte ich meine Frage wiederholen, ob und wie lange im FP Sign Portal die workflow-Berichte archiviert bleiben ( @Jakob_Rauch ) !?

Die Zustell-Mail mit dem signierten Dokument sowie dem workflow-Bericht dazu gibt hier keinerlei Hinweise und es wäre schon hilfreich, wenn wir hier konkrete Hinweise erhalten würden, wenn hier Handlungsbedarf ist und wir derart relevante Infos nicht selbst mühsam suchen müssen.

FP-Sign für VMDB

bernhard_holleitner — Sun, 19 Nov 2023 19:41:58 GMT

@deusex da werden jetzt einige Sachen aus meiner Sicht vermischt.

1) "Natürlich könnte hier der "Weihnachtsmann" unterschreiben, aber der ist nicht unser Mandant und es wurde keine Signatur von ihm angefordert, sondern vom Mandanten "Vorname und Nachname", dessen E-Mail-Adresse und dessen Mobile TAN. Insofern ist der Adressat und Signierer schon zweifelsfrei bestimmbar."

==> in der signierten Datei ist nur der Name und Vorname, aber eben nicht die E-Mail - Adresse und auch nicht die Mobile TAN enthalten. Diese beiden Infos sind leider nur im Bericht. Daher reicht nur die signierte Datei nicht für einen vernünftigen Nachweis der Signatur

2) "Eine FES mit Eidas käme ja einer QES gleich und genau diese werden wir nicht in der Breite an unsere Mandanten bekommen."

==> Es gibt nicht "die" eIDAS Signatur. Vielmehr lässt die Verordnung entsprechenden Spielraum zu.

(Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners und wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.)

FP-Sign Umsetzungsvariante 1: Signatur mit allgemeinem Zertifikat von FP-Sign und Bericht (einfach umzusetzen)

FP-Sign Umsetzungsvariante 2: Signatur mit persönlichem Zertifikat von sign-me ohne Bericht (umständlich umzusetzen für Mandant)

Noch ein allgemeiner Hinweis: Da es bei nur sehr wenigen Prozessen in der Kanzlei Formvorschriften gibt reicht auch eine einfache elektronische Signatur. Die FES und QES nicht in vielen Bereichen "nice to have". FES mit eIDAS ist nur bei der elektronischen Bescheinigung notwendig. Aber mit einer eIDAS - FES habe ich ganz andere "Sicherheiten" als mit einer einfachen elektronischen Signatur...

FP-Sign für VMDB

tu_heggi — Mon, 20 Nov 2023 05:50:58 GMT

Noch ein allgemeiner Hinweis: Da es bei nur sehr wenigen Prozessen in der Kanzlei Formvorschriften gibt reicht auch eine einfache elektronische Signatur. Die FES und QES nicht in vielen Bereichen "nice to have". FES mit eIDAS ist nur bei der elektronischen Bescheinigung notwendig. Aber mit einer eIDAS - FES habe ich ganz andere "Sicherheiten" als mit einer einfachen elektronischen Signatur...

Sie meinen also die Bescheinigung im Abschlussbericht vom StB nur mit FES mit eIDAS und keine "normale" FES?

FP-Sign für VMDB

bernhard_holleitner — Tue, 21 Nov 2023 05:28:03 GMT

@tu_heggi im berufsrechtlichen Handbuch steht dazu:

"Liegt ein vom Steuerberater ausschließlich in digitaler Form ausgefertigter Jahresabschluss nebst Bescheinigung (und ggf. Erstellungsbericht) vor, kann die geforderte Unterschrift durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur im Sinne der Definition in Artikel 3 Nr. 11 der „Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der RL 1999/93/EG“ (eIDAS-VO) erfolgen." (Rz 59)

Bei Art. 3 Nr. 11 der Verordnung handelt es sich um eine FES nach Art. 26

Damit kann unter berufsrechtlichen Aspekten eine Bescheinigung nur mit einer FES nach eIDAS unterzeichnet werden.

Lösung 1 mit FP-Sign: Signatur des Berichts in FP-Sign mit der Schnittstelle zu D-Trust / sign-me (m.E. der Königsweg: Keine zusätzlichen Kosten und nur das signierte PDF reicht aus! Jeder StB sollte sich daher ein D-Trust - Zertifikat für QES und FES bei sign-me kostenfrei erzeugen und mit FP-Sign verbinden).

Lösung 2 mit FP-Sign: Signatur des Berichts mit FP-Sign - Zertifikat. Dann bildet aber immer der Bericht und die Report - Datei eine Einheit. Also zwei Dateien. An dieser Stelle nicht schön.

FP-Sign für VMDB

tu_heggi — Tue, 21 Nov 2023 06:06:49 GMT

ok - danke für die Klarstellung

FP-Sign für VMDB

tu_heggi — Tue, 21 Nov 2023 07:53:53 GMT

Ja jetzt macht das auch Sinn das hier nicht überall FP-Sign "unterschrieben" hat.

@Jakob_Rauch Kann man die FES mit sign me als Standard einstellen?

FP-Sign für VMDB

deusex — Tue, 21 Nov 2023 08:57:12 GMT

Hallo Herr Holleitner,

ich antworte so spät, weil ich gestern selbst noch recherchierte und Ziffer 11 aus Artikel 3 de EU-Verordnung 910/2014 verweist auf die Anforderungen von Artikel 26.

Insofern sind Ihre Aussagen zweifellos korrekt in Bezug auf die Signatur für die Steuerberaterbescheinigung.

Allerdings ist die angesprochene Lösung 2 für Bescheinigungen nicht möglich, da für die eigene Signaturerstellung (mangels workflow) in den Signaturdiensten von FP-Sein kein workflow-Bericht oder eine Historie verfügbar ist.

Damit erhalten wir also zwei Varianten der FES.

Eine "einfache", welche die FP Sign im Auftrag unter ihrem Zertifikat signiert und eine "starke", die nach Verifzierung unter dem Zertifikat des tatsächlichen Adressaten signiert wird. Für die starke FES wäre dann dieselbe Verifzierung zur durchlaufen, wie bei der QES.

Unterschied zwischen diesen bestünden dann m.E. nur noch darin, dass die FES kostenfrei wäre.

Die einfache FES hat zumindest gegenüber einer EES den Vorteil, dass die Integrität des Dokumentes gesichert ist, womit diese nicht wertlos wird.

In Anbetracht dessen, dass ich als Steuerberater bereits verifziert bin, nutze ich die starke FES mangels Option, da wie erwähnt kein ergänzender workflow-Bericht existiert, welcher den "Unterzeichnenden" identifizieren könnte.

Gesellschafterbeschlüsse, Vollmachten, Bestätigungen durch den Mandanten u.ä. können wir in der Regel mit der einfachen FES einholen.

Selbst Verträge könnten mir einer einfachen FES geschlossen, werden sofern kein ausdrückliches Schriftformerfordernis bestünde.

Für die Unterzeichnung des Jahresabschlusses durch den/die GmbH-Geschäftsführer fordern wir (als Kanzlei-Service) eine QES an und weisen ausdrücklich darauf hin, dass der Jahresabschluss alternativ auszudrucken wäre und mit Originalunterschriften aller Geschäftsfüher gezeichnet werden muss.

Danke für Ihre Infos, womit wird den Sachverhalt ein wenig entwirren konnten.

Nun würde ich den Gedanken einer "einfachen FES" gerne weiter spinnen, um eine Identifikation des Unterzeichnenden zu erreichen, ohne eine gesonderte D-trust/signme-Verifzierung zu durchlaufen.

Wir fordern also eine FES (ohne signme) an oder erteilen als Steuerberater eine Bescheinigung mit einfacher FES. Als weitere Identifikation nutzen wir als 2FA die Mobilfunknummer und SMS-Code.

In der EU dürfen SIM-Karten nur nach vorgängiger Ausweisprüfung herausgegeben werden und somit gelten Mobiltelefonummern als sicheres Identitätsmerkmal für eine FES.

Wenn nun die einfach FES verwendet wird und FP Sign im Auftrag für den Adressaten signiert erhalten wir in den Unterschriftsinformationen auch den Namen des Signierers, was jedoch für eine zweifellose Identifikation nicht ausreicht; das Zertifikat ist von FP Sign und "unser Weihnachtsmann" hätte sich mit einem Alter Ego registrieren können . . .

Jetzt müsste FP Sign es also bewerkstelligen, dass die Info zur eingeholten 2FA sowie die Mobilfunknummer, wie der Name auch, ins Dokument transportiert werden und man könnte auf den workflow-Berichte verzichten.

Abgesehen davon wird mir auch klar, warum Sie sich von @Jakob_Rauch wünschten, dass die Mobilfunknummer im workflow-Bericht nicht codiert ausgewiesen werden sollte............. Wissen macht Ahhh !!! 😉

Inwieweit dies technisch überhaupt machbar ist, kann ich nicht sagen. Allerdings ist eine zusätzliche Ablage des Berichtes zu jedem signierten Dokument m.E. technisch nicht optimal gelöst, da diese Dokumente doch die Dokumentenablage aufblähen und jeweils ein hohes Dateivolumen besitzen.

Insofern wäre ich noch auf die Antwort gespannt, ob die workflow-Berichte im Portal archiviert bleiben.

FP-Sign für VMDB

deusex — Tue, 21 Nov 2023 09:01:47 GMT

Ich antworte mal ungefragt:

Das geschieht im FPSign-DATEV-Connector unter "workflow"

FP-Sign für VMDB

bernhard_holleitner — Tue, 21 Nov 2023 21:19:16 GMT

Unterschied zwischen diesen bestünden dann m.E. nur noch darin, dass die FES kostenfrei wäre.

Ja, genau. Die verwendeten Zertifikate sind vom Erstellungsaufwand vergleichbar.

Eine "einfache", welche die FP Sign im Auftrag unter ihrem Zertifikat signiert und eine "starke", die nach Verifzierung unter dem Zertifikat des tatsächlichen Adressaten signiert wird. Für die starke FES wäre dann dieselbe Verifzierung zur durchlaufen, wie bei der QES.

Ja...

Die einfache FES hat zumindest gegenüber einer EES den Vorteil, dass die Integrität des Dokumentes gesichert ist, womit diese nicht wertlos wird.

Die Integrität des Dokuments lässt sich auch mit einer Signatur des Dienstleisters nachweisen.

Gesellschafterbeschlüsse, Vollmachten, Bestätigungen durch den Mandanten u.ä. können wir in der Regel mit der einfachen FES einholen.

Grundsätzlich ja, soweit keine individuellen vertraglichen Regelungen dagegen sprechen.

Selbst Verträge könnten mir einer einfachen FES geschlossen, werden sofern kein ausdrückliches Schriftformerfordernis bestünde.

Genau - Hier ggf. aber §127 BGB beachten (vereinbarte Form)

Für die Unterzeichnung des Jahresabschlusses durch den/die GmbH-Geschäftsführer fordern wir (als Kanzlei-Service) eine QES an und weisen ausdrücklich darauf hin, dass der Jahresabschluss alternativ auszudrucken wäre und mit Originalunterschriften aller Geschäftsfüher gezeichnet werden muss.

Wobei ich die Auffassung vertrete, dass wir die Unterzeichnung des GF nicht in unseren Akten haben müssen. Wir lösen das so, dass wir uns von den Geser die Feststellung und vom GF die Unterzeichnung bestätigen lassen aber nicht auf das unterschriebene Dokument bestehen...

Im Ergebnis halte ich (und auch Rechtsexperten) es für ausreichend, wenn die Identifizierung des Weihnachtsmanns bei einer FES mit E-Mail und Handynummer erfolgt für ausreichend. Natürlich könnte ich auch weihnachtsmann2023@gmx.de und eine PrePaid-Karte verwenden. Aber dann ist genau das der Unterschied zur QES....

Da die Mobilfunknummer aus dem Report entschlüsselt werden kann ist das auch an der Stelle ausreichend.

FP-Sign hat hier noch mal eine Verschlüsselung - aber mit dem Report - Bericht kann ich Klartext erzeugen. Find ich gut so...

FP-Sign für VMDB

Jakob_Rauch — Wed, 22 Nov 2023 08:56:17 GMT

@tu_heggi

Im Moment ohne Begrenzung. Sollten wir dies ändern informieren wir

VG
Jakob Rauch

FP-Sign für VMDB

deusex — Wed, 22 Nov 2023 11:08:42 GMT

Super Herr Holleitner,

vielen Dank für diesen konstruktiven Austausch mit reichlich verwertbaren Informationen. Jetzt bin ich im Bilde.

Eine Aktennahme von Gf-gezeichneten Jahresabschlüssen (print) nehmen wir ebenso nicht vor; dies benötigen wir ja nicht und liegt im Verantwortungsbereich des Gf. Bieten wir jedoch den Service mit Anforderung der QES an, haben wir diesen JA sozusagen als "Abfallprodukt" in unseren Akten. Der Gedanke ist ja grundsätzlich nicht uncharmant.

@Jakob_Rauch : Das wäre ja in der Tat hervorragend, wenn die Berichte im Portal gespeichert blieben, stelle mir aber gleichwohl auch vor, welche Speicher-Volumina mit der Zeit entstehen.

Insofern wird man wohl irgendwann einen Sammeldownload für alle Reports eines Jahres als PDF o.ä. als Lösung in Betracht ziehen müssen.

FP-Sign für VMDB

bernhard_holleitner — Thu, 23 Nov 2023 15:03:50 GMT

danke 😉

Ich finde halt die Umsetzung von FP-Sign schon sehr gut: Über die DATEV-Schnittstelle ist dann sowohl der Bericht als auch der Report in einer Revision bei uns im System.

(Wenn dann das auch noch Multi-Dokumentfähig wird....)

FP-Sign für VMDB

deusex — Thu, 23 Nov 2023 16:57:09 GMT

Selbstredend fiel meine Wahl auch auf FP Sign wegen der direkten DATEV-Konnektivität und weil mir der damit verbundene Ablauf gleich von Beginn an sehr sympathisch und effizient erschien; das geht so sonst mit keiner Signaturlösung.

Wenn ich aus meiner Dokumentenablage ein Dokument zum Signieren auswähle, wird dieses ja nach Abschluss der Signatur überschrieben und findet so barrierefrei den Weg aus und wieder zurück in die DokAbl ohne weiteres Zutun.

Der workflowbericht wurde jedoch nicht automatisch in die DokAbl "transportiert".

Dieser kam dann per E-Mail zusammen mit dem signierten Dokument, welches wir aber ja bereits in der DokAbl haben.

Diese Info-Mail hat dann letztlich nur bestätigenden Charakter.

Nun müsste ich den workflowbericht in die DokAbl mindestens via d&d rübernehmen und die Attribute entsprechend für die Ablage eintragen müssen, weshalb ich diesen Schritt ersparen wollte und die Archivierung im Portal präferierte.

Das war eben mein Kenntnisstand bevor ich auf

hingewiesen wurde.

So eine Nacht später ist man so manches Mal auch schlauer und empfand ich letztlich als gute Idee, wollte dies heute auch umsetzen, wurde aber jäh davon ausgebremst, da ich nicht DMS sondern die "Dokumentenablage" nutze und nur via "mouseover" entdeckt habe:

Den Hinweis hätte man auch tatsächlich anders platzieren können, aber egal. Jetzt ist auch klar, warum dieses Funktion nicht instaliert wurde.

Dann werde ich die Portalvariante nehmen, sonst bringt ja der ganze workflow selbst nichts.

FP-Sign für VMDB

oliverstippe — Thu, 23 Nov 2023 16:44:42 GMT

Als bisher stiller Mitleser zunächst vielen Dank an @deusex für die guten Fragen und @bernhard_holleitner für die sehr guten Antworten.

Die Aktivierung der ausgegrauten Optionen im Bereicht "Begleitinformationen" hat wie in der Installationsanleitung funktioniert.

Da ich auch die Dok-Org benutze, werde ich gleich mal versuchen, ob der Workflowbericht mit dem Dokument abgespeichert wird.

Nachtrag: Klappt nicht. Sehe im vorigen Post nun auch warum. Kein DMS.