Thema "Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?" in Office Management

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

Gelöschter Nutzer — Sat, 30 Sep 2023 10:42:21 GMT

Guten Tag,

hat jemand eine Ahnung, wonach Dokumente im Dokumentenkorb sortiert werden und wie man das ändern kann?

Datum und Name scheint es nicht zu sein...

Auch das Importdatum ist es nicht. Eine Sortierung nach Spaltenkopf ist nicht möglich.

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

Anton_Friesen — Mon, 02 Oct 2023 08:31:40 GMT

Hallo @Gelöschter Nutzer,

die Sortierreihenfolge des Dokumentenkorbs lässt teilweise durch einen Workaround anpassen. (Eine direkte Einstellung dazu gibt es nicht)

Sie müssen sich die gewünschten Dokumente nach Reihenfolge in einen Ordner ziehen und dann per Drag & Drop in den Dokumentenkorb ziehen.

Dann sollte er die selbe Reihenfolge im Dokumentenkorb beibehalten.

Generell werden aber Dokumente alphabetisch aufsteigend importiert. Bei Zahlen verhält es sich ähnlich.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

RAHagena — Mon, 02 Oct 2023 13:30:46 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Guten Tag,
hat jemand eine Ahnung, wonach Dokumente im Dokumentenkorb sortiert werden und wie man das ändern kann?
Datum und Name scheint es nicht zu sein...
Auch das Importdatum ist es nicht. Eine Sortierung nach Spaltenkopf ist nicht möglich.

Der Dokumentenkorb sortiert nach Zeitpunkt des Imports. Das angezeigte Datum zeigt nicht den Zeitpunkt des Imports sondern das Erstelldatum des Dokuments.

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

metalposaunist — Mon, 02 Oct 2023 14:50:43 GMT

Lieber @Anton_Friesen,

besser kann man DATEV Software nicht beschreiben 😅: Workaround und so arbeiten, wie mit Papier, weil man auch Papier manuell sortieren muss. Mit Software kann man digitale Belege in die Luft schmeißen und die Software macht dank der Metadaten was Schickes aka eine X-beliebige Sortierung draus. DATEV: nicht.

Oder auch: Es sieht aus wie Excel (Zeilen und Spalten) aber es verhält sich nicht so ...

Traurig aber erwartbar. Schade, dass es für @Gelöschter Nutzer nun keine geile Lösung gibt 😶.

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

RAHagena — Mon, 02 Oct 2023 15:16:13 GMT

@metalposaunist schrieb:

Traurig aber erwartbar. Schade, dass es für @Gelöschter Nutzer nun keine geile Lösung gibt 😶.

Der Dokumentenkorb ist nicht als Lager konzipiert, insofern arbeitet der User an der Software vorbei, indem er dort Belege hineinlädt, sie aber nicht ablegt.

Kann man natürlich so machen (mach ich auch so, meiner hat 29 Einträge), nur wenn man an Software vorbei-arbeitet kann man bei keiner Anwendung geile Lösungen erwarten.

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

metalposaunist — Mon, 02 Oct 2023 15:21:35 GMT

Sorry @RAHagena: nope 👎. Mit Daten in einer Software muss man jonglieren können. Oder was genau ist an Excel so gut? Man stelle sich vor, es gäbe keine Pivot-Funktion: Formatiere deine Tabelle doch selber manuell neu 😅. =SUMME kann ich nicht. Rechne selber aus 😅. Ich stelle nur die Daten da, wie Du sie mir lieferst.

Statt einfach nur "dumm" jedes Dokument so abzulegen, wie es einem DATEV vorgibt, macht es durchaus Sinn eine Reihenfolge nach Metadaten festlegen zu können. Und dass man die Spaltenüberschriften nicht anklicken kann, wie man das von anderswo auch kennt?!

@Gelöschter Nutzer will mit der Software arbeiten aber eben effizient. Ich würde es mir nicht anders wünschen. So muss man teils Kopfsprünge machen und sich in verschiedene Dinge immer wieder neu reindenken. Statt Thema 1, 1, 1, 2, 2, 3, 4 dann 1, 4, 3, 1, 2, 4, 5.

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

Gelöschter Nutzer — Thu, 12 Oct 2023 13:57:43 GMT

@RAHagena schrieb:
Der Dokumentenkorb sortiert nach Zeitpunkt des Imports. Das angezeigte Datum zeigt nicht den Zeitpunkt des Imports sondern das Erstelldatum des Dokuments.

So einfach macht die Datev das nicht... es wird zwar nach Datum sortiert, dann aber nicht auch noch nach Uhrzeit (dann wäre nämlich erwartungskonform, das neueste Dokument auch als letztes zu finden), nein, am gleichen Tag wird dann anschließend nach Dokumentenname sortiert...:

Super Idee, die aber immerhin zeigt, dass sogar eine zusammengesetzte Sortierung möglich ist.

Da viele Scanner komische Dateinamen verwenden, ist die Datevsortierung leider nicht hilfreich.

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

RAHagena — Thu, 12 Oct 2023 14:45:12 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
@RAHagena schrieb:
Der Dokumentenkorb sortiert nach Zeitpunkt des Imports. Das angezeigte Datum zeigt nicht den Zeitpunkt des Imports sondern das Erstelldatum des Dokuments.
So einfach macht die Datev das nicht... es wird zwar nach Datum sortiert, dann aber nicht auch noch nach Uhrzeit (dann wäre nämlich erwartungskonform, das neueste Dokument auch als letztes zu finden), nein, am gleichen Tag wird dann anschließend nach Dokumentenname sortiert...:

Doch, genau so einfach ist es, entscheidend ist einzig und allein die Reihenfolge in der die Dokumente in den Korb geladen werden, weitere Sortierungen finden nicht statt

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

Gelöschter Nutzer — Mon, 22 Apr 2024 07:41:49 GMT

Hallo Herr Friesen,

können Sie sich des Themas bitte noch einmal annehmen? ES kann doch nicht so schwer sein, im Dokumentenkorb eine Sortierung zu erreichen. Unsere neue Scansoftware vergibt Dokumentennamen, die nicht passend sind (was nicht schlimm ist, weil diese Information sowieso manuell erfasst wird). Dadurch wird aber die Reihenfolge im Dokumentenkorb völlig willkürlich.

Die Annahme, dass das nach Scan- oder Importzeit erfolgt, stimmt jedenfalls nicht. Das wäre ja akzeptabel, aber aktuell sieht das so aus (wie Kraut und Rüben):

Weder Name, noch Scan- oder Importzeitpunkt ist das Sortierkriterium.

Der Workaround hilft nicht weiter, da ich dann die Dokumente alle einzeln selbst in den Dokumentenkorb ziehen müsste.

Für eine Klärung wäre ich dankbar.

Schöne Grüße

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

RAHagena — Mon, 22 Apr 2024 08:12:41 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:

Weder Name, noch Scan- oder Importzeitpunkt ist das Sortierkriterium.

Woran machen Sie denn fest, dass es nicht der Importzeitpunkt ist?

Laden Sie doch testweise weitere Dokumente in den Dokumentenkorb und schauen Sie, wo sie landen.

Sie werden unten angefügt, denn einzig der Importzeitpunkt in den Dokumentenkorb zählt.

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

Gelöschter Nutzer — Mon, 22 Apr 2024 09:43:59 GMT

@RAHagena schrieb:

Laden Sie doch testweise weitere Dokumente in den Dokumentenkorb und schauen Sie, wo sie landen.
Sie werden unten angefügt, denn einzig der Importzeitpunkt in den Dokumentenkorb zählt.

Stimmt, sie werden unten angefügt, aber dann in der zeitlich absteigenden Sortierung. Das führt dazu, dass Dokumente von gestern um a) 9 Uhr und b) 10 Uhr , die gestern importiert wurden sowie Dokumente von heute c) 9 Uhr und d) 10 Uhr, die heute importiert wurden, im Dokumentenkorb b) a) d) und am Ende c) sortiert werden.

Passend sortiert wäre es, wenn die Dokumente beim Import statt absteigend nun aufsteigend nach Datum und Zeit sortiert würden. Dann wäre immer das neueste Dokument am Ende des Stapels, was auch bei einem erneuten Import zu einer aufsteigenden Sortierung sorgen würde.

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

RAHagena — Mon, 22 Apr 2024 09:57:15 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
@RAHagena schrieb:
Laden Sie doch testweise weitere Dokumente in den Dokumentenkorb und schauen Sie, wo sie landen.
Sie werden unten angefügt, denn einzig der Importzeitpunkt in den Dokumentenkorb zählt.
Stimmt, sie werden unten angefügt, aber dann in der zeitlich absteigenden Sortierung. Das führt dazu, dass Dokumente von gestern um a) 9 Uhr und b) 10 Uhr , die gestern importiert wurden sowie Dokumente von heute c) 9 Uhr und d) 10 Uhr, die heute importiert wurden, im Dokumentenkorb b) a) d) und am Ende c) sortiert werden.
Passend sortiert wäre es, wenn die Dokumente beim Import statt absteigend nun aufsteigend nach Datum und Zeit sortiert würden. Dann wäre immer das neueste Dokument am Ende des Stapels, was auch bei einem erneuten Import zu einer aufsteigenden Sortierung sorgen würde.

Es ist 100% egal, wann die Dokumente erstellt wurden, auch vermeintlich gleichzeitig hinzugefügte kommen tatsächlich nacheinander an.

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

Gelöschter Nutzer — Mon, 22 Apr 2024 10:58:51 GMT

Tut mir leid, aber ich verstehe die Logik nicht. Ich habe mit meinem Scanner zwischen 12:30 und 12:48 vier Dokumente gescannt und gerade alle vier Dokumente über den Verzeichnisimport in den vorher leeren Dokumentenkorb importiert:

Ergebnis:

Das Erstellungsdatum ist der Scanzeitpunkt. Importiert wurden alle Dokumente in einem Rutsch. Warum wird das zuletzt gescannte Dokument (12:48) als zweites von vier Dokumenten ausgewiesen (zwischen 12:30 und 12:34) ?

Dokumentenkorb: Wonach werden die Dokumente sortiert?

Interceptor — Tue, 23 Apr 2024 16:10:11 GMT

Nun, weil sich die Dokumente zuvor in einem anderen Ordner befunden haben in den das gescannte Dokument exportiert wurde:

10032023_A

10032023_E

Nach der Einstellung in diesem Scanverzeichnis (bevor es in den Dokumentenkorb importiert wird) ist dies die richtige numerische/alphabetische Sortierung. Das wäre meine Erklärung. Warum aber ein "_-" vor "_Z" sortiert wird macht mich das gerade etwas stutzig.

mfg