Thema "Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung" in Office Management

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

ollibraun — Sat, 01 Apr 2023 11:58:48 GMT

Hallo,

wir möchten wegen Kanzleiauflösung alle Dokumente in das Windows-Dateisystem exportieren.

Uns ist das Dokument https://apps.datev.de/help-center/documents/1018292 bekannt, in welchem auf dieses Dokument verwiesen wird:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1006714

Wir verwenden die Dokumentenablage. Offenbar ist das Vorgehen so, dass man alle Dokumente in einer Liste anzeigen muss, diese dann markiert (zum Beispiel mit Strg-A), und dann über das Windows-Kontextmenü eine Exportfunktion für die markierten Dokumente aufruft.

Problem: Es werden immer nur 20.000 Dokumente in der Listenansicht angezeigt, und ich habe keine Möglichkeit gefunden, diese Zahl hochzusetzen.

Ich habe versucht, nach einem Kriterium auf das Jahr zu filtern und wollte wenigstens jahreweise exportieren. Das geht aber leider nicht, weil das Feld "Jahr" bei den meisten Dokumenten nicht gefüllt ist. Gleiches gilt für das Feld "Monat", was auch nötig wäre, weil wir auch pro Jahr teilweise mehr als 20.000 Dokumente haben und ich diese Jahre in Monatsblöcken exportieren müsste.

Gibt es einen Trick bzw. einen Weg, den ich übersehe?

Viele Grüße

Oliver

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

bodensee — Sat, 01 Apr 2023 12:13:15 GMT

Einen Trick kenne ich leider auch nicht.

Wonach haben Sie sortiert ? Wenn Sie nach geändert am sortieren, können Sie die ersten 20.000 Dokumente in ein Windwossystem kopieren , dann löschen, dann die nächsten 20.000 usw.

oder aber sie sortieren nach Mandant, dann sind die Dokumente immerhin schon mal nach Mandanennamen sortieret und sie müssen eben immer schauen welches ist das letzte Dokument das kopiert wurde damit sie nicht doppelt kopieren oder etwas übersehen.

Vlt. kann in Ihnen das Logistikcenter weiterhelfen, weil es gab mal ein Excelzuordnung aus der man erkennen konnte wo im System die DAteien abgelegt waren / sind, vermutlich wird es das wg. SQL Datenhaltung nicht mehr geben, aber vlt. kann das LC tatsächlich mit einem Trick alle Dateien auf einen Satz kopieren.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

jjunker — Sat, 01 Apr 2023 14:00:16 GMT

Ich würde dir gerne empfehlen mandantenweise zu sichern.

Was will man mit einem Windowsordner in dem gemischt Dokumente abgelegt zu Mandat A-Z liegt?

Wenn das Tool die Möglichkeit bietet OK. Dann habe ich nichts gesagt.🤗

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

martinkolberg — Sat, 01 Apr 2023 14:56:47 GMT

Warum exportieren?
man könnte einen DATEV- Einzelarbeitsplatz einrichten, um ganz normal aus dem DAP heraus die Dokumente einzusehen.
Wenn keine DATEV- Updates notwendig sind, wird es sicherlich auch Möglichkeiten geben, diesen Status ohne teure DATEV- Mitgliedschaft über Jahre zu halten. Der DAP mit der Dokumentenablage zieht meines Wissens keine DATEV- Lizenz.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Sat, 01 Apr 2023 16:45:26 GMT

@martinkolberg schrieb:
[...] Der DAP mit der Dokumentenablage zieht meines Wissens keine DATEV- Lizenz [...]

Das hatte mich auch gerade interessiert ...

... allerdings kommt beim Starten des "Datev Arbeitsplatzes" automatisch "EO" (hier: "EO Comfort") in's Spiel

... und diese Anwendung braucht (belegt) eine Datev-Lizenz

... jedenfalls bei uns.

Beim Beenden des Datev Arbeitsplatzes wird diese Lizenz wieder freigegeben

... mein persönliches Fazit:

so ganz ohne Lizenz lässt sich die gute alte Dokumentenablage nicht nutzen

(bitte Bescheid geben, falls ich mich irre)

Die Idee des Thread-Erstellers, sämtliche Dokumente aus der Dokumentenablage in das Windows-Dateisystem (in eine mehr oder weniger umfangreiche Ordnerstruktur) zu exportieren, halte ich für ein OneWay-Ticket in's Chaos.

Wenn man sich von dieser Idee nicht abbringen lässt, kann man ja mal mit ein paar Mandaten experimentieren, sollte sich aber gleich die Hotlinenummer des EDV-Seelsorgers oder ein starkes Antidepessivum neben die Tastatur legen 😎

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

bodensee — Sun, 02 Apr 2023 09:19:39 GMT

Ich denke auch den DAP mit Datev Umgebung braucht 1 Lizenz, allerdings hatte ich vor kurzem gelesen das

es für das Rentenalter einen Spezialtarif geben soll, Preis keine Ahnung wen wunderts bei der Datev Preisgestaltung aber vlt. ist das interessanter als einne riesigen Datei Riesen auf Windows Ebene.

Gerade fündig geworden DAtev Preisliste Seite 93, Datev für den Ruhestand 95,00 Eur monatlich.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

flange — Sun, 02 Apr 2023 09:39:33 GMT

Hallo @ollibraun ,

legen Sie Sich Filter an mit Dokumentennummern. 1.Filter: Dokumentennummer 1-20000, 2.Filter: Dokumentennummer 20001-40000 u.s.w.

Dann können Sie je Filter einen Export durchführen.

MfG, F.Lange

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Sun, 02 Apr 2023 11:45:38 GMT

... und wie sollen die Dateien dann exportiert werden ?

... als einzelne Originaldateien ?

... als einzelne konvertierte PDF-Dateien ?

... als Dokumentensammlung (zip-Datei) ?

... in eine Ordnerstruktur oder alles zusammen in eine große 'Bananenkiste' ?

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

Gelöschter Nutzer — Sun, 02 Apr 2023 11:50:21 GMT

Eigentlich müsste es für diesen Fall eine "Dokumentenablage" für einen einmaligen Pauschalpreis von z.B. 200 € geben, mit der nur lesend auf Dokumente zugegriffen werden kann. Sonst kann ich ja alle Dinge wie Revisionssicherheit im Haftungsfall gar nicht mehr erfüllen.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Sun, 02 Apr 2023 12:03:33 GMT

... zu Dokumentationszwecken würde ein Viewer reichen, zu Archivierungszwecken ein oder mehrere DVDs oder eine ISO.

Wenn man mit dem einen oder anderen Dokument noch extern arbeiten wollte, könnte man ja die Originaldatei herauskopieren

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

jjunker — Sun, 02 Apr 2023 14:20:57 GMT

Es gäbe neben dem Export vielleicht auch die Möglichkeit den Mandantenbestand zu verschenken? A++ - A nimmt der neue Berater und alle anderen dürfen gehen. Neuer Berater wird Inhaber ihrer bisherigen Beraternummer und gut ist.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Sun, 02 Apr 2023 16:58:43 GMT

Nachtrag:

... habe 'spaßeshalber' mal ein wenig mit dem Export von Dokumenten aus der Dokumentenablage experimentiert, weil wir heute Sonntag haben 😄 ...

... ja, es kann sich durchaus lohnen, diese 'Notausgänge' aus dem Reich des Hades (der "Dokumentenablage") mal zu testen

Jeder der 2 getesteten von 3 möglichen Wegen hat Vor- und Nachteile :

Export von Original-Dokumenten (Word-, Excel-, Outlook-Dateien etc)
Alle Dokumente landen in einem gemeinsamen, selbst gewählten Dateiordner, jeweils mit der Dokumentennummer und mit der Original-Dateibezeichnung.
Leider wird es dann schwierig zu erkennen, woher die Dateien genau stammen
Export als Dokumentensammlung
Hier wandern sämtliche Dokumente ebenfalls in einen gemeinsamen selbst gewählten Dateiordner.
Die Einzeldateien erhalten ziemlich 'unaussprechliche' Dateinamen, nämlich GUID-Nummern

... als 'Entschädigung' für diese 'Unannehmlichkeit' gibt es allerdings die Html-Seite "_inhalt.html", die eine gute, tabellarische Datei-Übersicht anzeigt (inkl. des Ablageorts in der Dokumentenablage und jeweils inkl. eines anklickbaren Hyperlinks zum Öffnen bzw. Downloaden der einzelnen Datei

... immerhin ein Weg, um sich irgendwie (gewaltsam) von den Fesseln der Datev-Dokumentenablage zu befreien, aber ...

... dieser Weg wird kein Leichter sein ...

... wenn man vorhat, sämtliche gesammelten Dokumente außerhalb der Datev-Welt zu archivieren oder gar weiter zu nutzen

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Mon, 03 Apr 2023 08:51:38 GMT

... soeben wurde dieser Thread vom Bereich "Datev-Anwalt" in den Bereich "Office Management" verschoben ...

... gut so !

Dieses Thema betrifft ja nicht nur die Anwälte, sondern alle Kanzleien, die mit der "Datev Dokumentenablage" oder mit dem "Datev DMS" arbeiten und die vielleicht irgendwann mal den Wunsch haben, sämtliche Dokumente wieder aus der "Datev Dokumentenablage" oder aus dem "Datev DMS" herauszuholen

Die ursprüngliche Fragestellung nach der Exportierbarkeit des gesamten Bestands an Dokumenten ist nach wie vor interessant

... aber was im kleinen Rahmen, z.B. mit 20 oder 200 Dokumenten, noch gut funktionieren mag, ...

... führt vermutlich bei 20.000 oder 200.000 Dokumenten zum totalen Chaos.

Das Export-Import-Verfahren über die "Dokumentensammlung" ist ursprünglich wohl nur dafür vorgesehen, eine 'überschaubare' Menge von Dokumenten von einer bisherigen Datev-Umgebung in eine neue Datev-Umgebung zu 'beamen', z.B. beim 'Umzug' eines Mandats zu einer anderen Kanzlei

Niemand rechnet ja damit, dass mal jemand auf die (wahn)witzige Idee kommen könnte, 'mit Sack und Pack' zu einer anderen Anwendung umzuziehen oder gar 'auszuwandern' 😎

Fragen:

gibt es eine Auswertungsmöglichkeit, um die Ablagestruktur der eigenen "Dokumentenablage" zu dokumentieren bzw. in eine auswertbare Datei auszugeben, z.B. mit Pfad-Angaben ?
Wieviele Dokumente können maximal mit einer "Dokumentensammlung" exportiert, importiert, verwaltet werden ?

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

Anton_Friesen — Tue, 04 Apr 2023 06:25:35 GMT

Guten Morgen zusammen,

die meisten Fragen wurden bereits richtig beantwortet.

Die maximale Exportmenge der Dokumente per Dokumentensammlung beträgt 20.000.

Das liegt einfach daran das wir nicht mehr Dokumente auf einmal anzeigen aus Performance Gründen.

Man kann sich Filter bauen nach dem Muster:

Zeige mir Dokumente 1 - 19.9999 und 20.000 - 21.999 usw... und danach alle gewünschte Dokumente exportieren.

In der inhalt.xml lässt sich auch das jeweilige Dokument über einen Link starten.

Die Dokumentensammlung dient aber auch klassischer weise nicht dazu alle Dokumente im Windows Explorer langfristig zu archivieren.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Tue, 04 Apr 2023 07:42:23 GMT

@Anton_Friesen schrieb:
[...]
Die Dokumentensammlung dient aber auch klassischer weise nicht dazu alle Dokumente im Windows Explorer langfristig zu archivieren.
[...]

... wozu dient dann die Dokumentensammlung in dieser Form ?

... aus meiner Sicht ausschließlich dem Export von Dokumenten aus einer alten Dokumentenablage und dem anschließenden Import dieser Dokumente in eine andere Dokumentenablage

Dass eine Html-Tabelle nicht zur Verwaltung der verlinkten Dokumente geeignet ist, wird jedem sofort klar, der die "_inhalt.html" öffnet

Beispiel:

... allerdings kann man die Html-Tabelle in eine Excel-Tabelle konvertieren.

Dann kann die tabellarische Übersicht der per Hyperlink verknüpften Dokumente wenigstens sortiert, gefiltert, selektiert, durchsucht oder anderweitig ausgewertet werden

... sehr nützlich ist die Möglichkeit, die jeweiligen Dokumente per Klick auf die zugehörigen Hyperlinks zu öffnen

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

Anton_Friesen — Tue, 04 Apr 2023 14:48:05 GMT

@vogtsburger schrieb:

@Anton_Friesen schrieb:
[...]
Die Dokumentensammlung dient aber auch klassischer weise nicht dazu alle Dokumente im Windows Explorer langfristig zu archivieren.
[...]
... wozu dient dann die Dokumentensammlung in dieser Form ?

Hauptsächlich zum Austausch von Dokumenten zwischen Steuerberater und Mandant oder Steuerberater und Steuerberater.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Fri, 07 Apr 2023 23:21:46 GMT

@Anton_Friesen ,

beim Austausch von Dateien zwischen Steuerberater und Mandant sehe ich tatsächlich sinnvolle Anwendungsmöglichkeiten ... aber nicht nur dort

Man kann ja Dateien/Dokumente aus einer Windows-Explorer-Verzeichnisstruktur (mit Unterordnern) in die Dokumentenablage importieren. Das eröffnet recht interessante Möglichkeiten, evtl. die 'gesammelten Werke' aus einer vorhandenen Windows-Explorer-Dokumenten-Ablage automatisiert (zeitsparend) in die Datev-Dokumentenablage zu importieren. Natürlich sollte die Windows-Explorer-Verzeichnisstruktur idealerweise bereits der Datev-Dokumentenablagestruktur entsprechen.

Leider scheint es keine entsprechende Exportfunktion aus der Datev-Dokumentenablage heraus direkt in eine Windows-Explorer-Verzeichnisstruktur zu geben.

... leider ist es bei (fast) allen Softwareherstellern anscheinend schon immer und allgemein üblich, dass das Importieren von Daten erleichtert und das Exportieren von Daten erschwert wird 😎

... aber auch das Exportieren einer Dokumentensammlung und das anschließende Umwandeln der "_inhalt.html" in eine Excel-Datei ist auch schon recht brauchbar für einige Zwecke

Ich werde jedenfalls mit diesen Funktionen ein wenig experimentieren ...

... denn alles was unnötig Zeit kostet und alles was sich ständig wiederholt, schreit nach einem besseren Workflow oder wenigstens nach einem besseren Workaround

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Sat, 08 Apr 2023 10:12:09 GMT

@vogtsburger schrieb:
[...] Ich werde jedenfalls mit diesen Funktionen ein wenig experimentieren [...]

... gesagt, getan ...

Zwischenfazit:

"Dokumentensammlungen" sind für Controllingzwecke recht gut zu gebrauchen ...

... meiner Meinung nach aber nur, wenn die "_inhalt.html" in eine Excel-Datei umgewandelt wird, da man dann die per Hyperlink verknüpften Dateien (PDFs, DOCs, XLSs, MSGs etc) direkt mit einem Klick öffnen und außerdem die Übersichtstabelle sortieren und/oder selektieren kann

Da die Dateinamen dieser verknüpften Dateien aus GUIDs bestehen, wäre eine Verwaltung außerhalb der Excel-Tabelle de facto mE völlig sinnlos bzw viel zu aufwendig

Die Export-Möglichkeit in eine Windows-Explorer-Verzeichnisstruktur wäre nochmal ein Schritt weiter in die 'Unabhängigkeit'. Die 'Verzeichnisstruktur' der "Datev Dokumentenablage" ist ja bekannt und lässt sich sogar dokumentieren, ließe sich also auch leicht generieren

... aber was nützt eine Windows-Explorer-Verzeichnisstruktur, wenn die "Datev Dokumentenablage" keine entsprechende Export-Funktion in diese Struktur anbietet ?

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Sun, 09 Apr 2023 08:36:06 GMT

... habe 'spaßeshalber' noch ein wenig mit der "Datev Dokumentenablage" 'experimentiert'

Die Ablagestruktur der "Datev Dokumentenablage" als Windows Explorer Ordnerstruktur 'nachzubauen', ist technisch zwar rel. leicht möglich, aber in den 'Katakomben' der Unter-Unter-Unterverzeichnisse könnte man sich leicht 'verirren'.

... es stehen standardmäßig ja immerhin 240 Pfade zur Verfügung, um Dokumente (falsch) abzulegen 😎

Ablage-Struktur (Auszug) :

in einer csv-Text-Datei

in einer Excel-Tabelle

Freiwillig will wohl niemand einen so großen 'Heuhaufen' (6-stellige Anzahl von Dokumenten) in einer Windows-Explorer-Ordnerstruktur verwalten, nur um irgendwelche 'Nadeln' gezielt zu finden.

Anders sieht es aus, wenn man sich tatsächlich komplett von der "Datev Dokumentenablage" trennen will, z.B. wegen Umzug zu einem externen DMS.

Für diesen Fall sehe ich im Moment nur die Möglichkeit, das Konvolut in 'händische ... ähm ... handliche Portionen' von jeweils maximal 20.000 Dokumenten als Dokumentensammlungen zu exportieren und irgendwie weiter zu verarbeiten.

Aber wer will sich das antun ?

Nach wie vor interessiert mich die Frage, ob es auch einen 'offiziellen' und 'unblutigen' Weg gibt, sämtliche Inhalte der "Datev Dokumentenablage" zwecks Umzug oder externer Archivierung zu exportieren

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Mon, 10 Apr 2023 12:53:43 GMT

@vogtsburger schrieb:
[...]
Man kann ja Dateien/Dokumente aus einer Windows-Explorer-Verzeichnisstruktur (mit Unterordnern) in die Dokumentenablage importieren. Das eröffnet recht interessante Möglichkeiten, evtl. die 'gesammelten Werke' aus einer vorhandenen Windows-Explorer-Dokumenten-Ablage automatisiert (zeitsparend) in die Datev-Dokumentenablage zu importieren.
[...]

"probieren geht über studieren !"

... für einzelne Anwendungsfälle ist die Dokumentenablage-Import-Funktion aus einer Windows-Explorer-Verzeichnisstruktur heraus tatsächlich recht gut zu gebrauchen.

Allerdings muss man beim Import mit einer Strukturtiefe von (nur) 3 Ebenen zufrieden sein

dem Ordnungsbegriff (z.B. Mandantennummer)
der Ordnerbezeichnung (z.B. "Bescheide")
und der Registerbezeichnung (z.B. "Einkommensteuer")

... meine konkreten Tests haben gut funktioniert,,

es war eine Sache von wenigen Augenblicken und wenigen Klicks

1. Test: 99998, Finanzbuchhaltung, Korrespondenz

2. Test: 99998, Private Steuern, Grundsteuer

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Mon, 25 Sep 2023 09:44:46 GMT

Hallo Community,

Dieser Thread verdient meiner Meinung nach ein 'Upcycling'

Ich hatte zuletzt mehrere Beiträge in den virtuellen Raum gerufen ... und kein Echo erhalten 😎

schade ...

Meine damals gestellten Fragen stellen sich mir nach wie vor :

zusammengefasst:

Wie kann man eine (fast) beliebig große Sammlung von Dokumenten aus der Dokumentenablage so exportieren, dass man auch ohne eine Datev-Umgebung damit arbeiten kann ?

Wie schon erwähnt, ist eine große Dokumentensammlung als Html-Datei mit Hyperlinks nicht sinnvoll zu verwalten,

bzw. auch nicht besser als z.B. Tausende von Einzel-Dokumenten mit frei erfundenen Bezeichnungen, mit unterschiedlichen Datei-Formaten und in einem einzigen Ordner des Windows-Dateisystems

(wer möchte schon in einer grooooßen Bananenkiste nach einzelnen Dokumenten suchen (müssen) ?

... also @Datev & Datev-Friends:

gibt es einen Weg aus dem Labyrinth der Dokumentenablage, der nicht im Chaos endet ? 😎

Nachtrag:

... und um entsprechenden Rückfragen vorzubeugen:

Ich möchte keine Kanzlei auflösen, aber ich möchte das 'Dokumenten-Chaos-Rätsel' auflösen 😎

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

Deleted_Sendepause — Mon, 25 Sep 2023 10:02:22 GMT

@Anton_Friesen hat Ihnen das doch hier entsprechend erklärt, @vogtsburger .

Oder bezweifeln Sie seinen aufgezeigten Weg?

Zumindest kommen Sie mit einem Beitrag zum Beitrag zum Beitrag so auch nicht auf einen anderen Weg bzw. zu einem anderen Ziel.

Trotz Upcycling.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Mon, 25 Sep 2023 10:48:58 GMT

... der von @Anton_Friesen 'aufgezeigte Weg' ist quasi bloß das Eingeständnis,

dass die Export-Funktion aus der "Dokumentenablage" heraus

nur zum Austausch StB <--> Mandant und StB <--> StB vorgesehen ist

... nein, noch spezieller :

nicht zwischen StB und StB,

sondern nur zwischen Datev-Kanzlei und Datev-Kanzlei

Eine Nicht-Datev-Kanzlei hätte die selben Probleme, an die Dokumente heranzukommen

und die Datev-Kanzlei hätte die selben Probleme, die Dokumente zur Verfügung zu stellen

... oder haben Sie andere ...meisterliche Erkenntnisse ?

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

Deleted_Sendepause — Mon, 25 Sep 2023 11:06:36 GMT

Wenn es eine Lösung gäbe würde sie hier längst erwähnt worden sein.

Vielleicht ist das ja auch der Grund, warum Sie keine Antwort auf Ihren Monolog bekommen?

Erkenntnisse gab es ja schon genug. Aber vielleicht wenden Sie sich mal an eine Fachabteilung der DATEV.

Soll ja helfen. Können.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Mon, 25 Sep 2023 14:17:23 GMT

Ich bin sicher, dass es eine Lösung gäääbe, wenn die Datev nur wollte 😎

Man müsste nur 'das Inhaltsverzeichnis' der "Dokumentensammlung" nicht nur in eine Html- und/oder XML-Datei schreiben, sondern zusätzlich in eine CSV-Datei ...

... oder alternativ den "Export der Dokumentenliste" bzw. das "Copy&Paste" der Liste der markierten Dokumente anbieten, die dann z.B. in eine Excel-Tabelle eingefügt und ausgewertet werden könnte, so wie es z.B. an einigen anderen Stellen (Mandantenübersicht, Übersicht der REWE-Buchführungs-Mandate, Mandanten-Stammdaten etc.) längst möglich ist ...

... alternativ wäre auch jetzt schon mit eigenen 'Klimmzügen' (Scripterstellung) möglich, die Html-'Inhaltsverzeichnis-Datei' nach CSV zu konvertieren, wenn man könnte und wollte

... ansonsten steht einem von Datev-Seite vermutlich noch der Weg über die Individualprogrammierung und das Datev-Consulting mit den entsprechenden 'pekuniären Risiken und Nebenwirkungen' offen (x 'stolze' Tagessätze und/oder y 'stolze' Stundensätze) 😎

@Anton_Friesen ,

gibt es plausible Gründe, warum die Datev diesen "one small step for DATEV" nicht macht ?

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

Anton_Friesen — Tue, 26 Sep 2023 14:10:33 GMT

@vogtsburger,

Die Dokumentensammlung wurde tatsächlich nur für den Austausch von Dokumenten/Belegen zwischen Dokumentenablage-Beständen bzw. DMS-Beständen oder zwischen On Premise-Anwendung und Belegverwaltung online gemacht.

Es gab dazu auch keine großen Anforderungen von außerhalb, die mehr Funktion bzw. Komfort haben wollten.

Die Dokumentensammlung war auch nie für ein EXIT-Szenario gedacht, sondern vielmehr für einen mengenmäßig beschränkten Export. Hinzu kommt, dass die Dokumentensammlung nur rudimentäre Indexdaten und nicht alle verfügbaren exportiert.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Tue, 26 Sep 2023 15:19:39 GMT

Danke für die Info, @Anton_Friesen

... jetzt weiß ich wenigstens, dass ich in der Datev-Software keine Funktionen suchen muss bzw. finden kann, die gar nicht existieren

Ich frage mich allerdings tatsächlich immer noch

wie eine DATEV-Kanzlei einen großen Dokumentenbestand an eine NICHT-DATEV-Kanzlei weitergeben kann

konkretes Beispiel aus der Praxis :

Mit dieser Export-Funktion wird bei 10.000 Dokumenten Folgendes generiert :

10.000 einzelne Dateien mit kryptischen Bezeichnungen (GUIDs)
1 Datei "_inhalt.html" mit ca 175.000 Text-Zeilen
1 Datei "index.xml" mit ca 219.000 Text-Zeilen
1 ZIP-Datei mit ca 6 GB, falls man die Einzeldateien 'schön verpackt' haben möchte

10.000 Zeilen bzw. Datensätze wären für Excel oder Access kein Problem,

aber eine Html- oder XML-Datei mit 10.000 Datensätzen ist ein Problem

... wobei 10.000 Dokumente nur ein kleiner Teil des gesamten Dokumentenbestands sind

wie heißt es so schön ?

"was nicht ist, kann nichts mehr werden" (oder so ähnlich)

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

Der_Busfahrer — Tue, 26 Sep 2023 23:00:23 GMT

Warum sollte sich datev um Probleme eines Nicht-Datev-Mitgliedes kümmern?

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Wed, 27 Sep 2023 01:16:24 GMT

@Der_Busfahrer schrieb:
Warum sollte sich datev um Probleme eines Nicht-Datev-Mitgliedes kümmern?

Das erwartet niemand und damit rechnet auch niemand, sonst wäre die Datev ja ein gemeinnütziges Unternehmen 😎

Aber wenn man als Datev-Mitglied diesem Datenverarbeiter Unmengen von Daten anvertraut, will man diese Daten vielleicht irgendwann mal wieder mitnehmen können, falls man sich trennen will oder falls man diese Daten noch woanders benötigt, z.B. für Prozesse, die die DATEV nicht anbietet

... wüsste nicht, was an diesem Wunsch nicht legitim wäre

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

mic — Wed, 27 Sep 2023 06:58:22 GMT

Weil die DSGVO auch die Datenweitergabe an andere Systeme vorsieht, wenn man zB die Softwarelösung wechseln möchte.

@Anton_Friesen wie steht die DATEV zu diesem Thema?

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

Deleted_Sendepause — Wed, 27 Sep 2023 07:04:13 GMT

@vogtsburger , sie vertrauen dem Datenverarbeiter nicht Ihre Daten an (die Daten liegen ja bei Ihnen vor Ort) also haben Sie vor Nutzung der Software die Möglichkeit, abzuwägen, was denn im Falle des Falles mit den Daten passieren könnte.

Die Dokumentenverwaltung erledigt doch ihren Zweck. Wenn man diese Daten dann eben im Explorer (was ja nicht empfohlen wird, so @Anton_Friesen ) nutzenmöchte (autark von der genutzten Software), dann muss man eben in den sauren Apfel beißen, Zeit investieren und sich das zurechtbasteln.

Warum sollte sich DATEV darum auch nur ansatzweise kümmern? DATEV hat dafür zu sorgen, dass die Ziele des Einsatzes der Dokumentenverwaltung eingehalten werden. Mehr nicht.

Vielleicht finden Sie ja einen Softwaredienstleister, der für Sie die Daten aus der Dokumentenverwaltungssoftware so rausholt, wie sie das dann wollen. Auf Ihre Kosten.

Oder, @Der_Busfahrer ?

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

chrisocki — Wed, 27 Sep 2023 07:06:34 GMT

@mic schrieb:
Weil die DSGVO auch die Datenweitergabe an andere Systeme vorsieht, wenn man zB die Softwarelösung wechseln möchte.

Es steht dem Fremdanbieter frei, die bestehenden exportierten Daten ähnlich wie @vogtsburger zu analysieren und dann einen entsprechenden Import in seiner Software zu bauen.

Wenn es eine XML-Datei mit den Dateiverweisen zu den exportieren Dokumenten gibt, dann sollte das $Programmierer bzw. $Entwickler hinbekommen.

Also: Warum sollte DATEV hier noch Zeit und Energie investieren, wenn es bereits einen Export inkl. Beschreibungs-XML gibt?

Beste Grüße
Christian Ockenfels

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Wed, 27 Sep 2023 08:06:11 GMT

Ich sehe in solchen EXIT- und Migrations-Barrieren ein (vermutlich beabsichtigtes) "Vendor-Lock-In" des Software-Herstellers.

"Grundsteuer-Digital" arbeitet anscheinend auch nach dem selben Prinzip.

Die Unmengen an Daten, die man hineingesteckt hat, kann man nur unvollständig, unzusammenhängend und nur mit großem Aufwand wieder aus diesem 'Schwarzen Loch' "Grundsteuer-Digital" herausoperieren

Fazit:

Eigentlich sollte man von Anfang an eine Business Continuity-Strategie verfolgen und nur Produkte akzeptieren, die vollständige Backups der Daten in einem Standardformat zulassen.

Das Dumme ist bloß, dass das Vendor-Lock-In auf der Software-Hersteller-Seite sehr beliebt und weit verbreitet ist.

Wenn man Alternativen hat, sollte man um solche Produkte und Anbieter einen großen Bogen machen

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Sat, 30 Sep 2023 16:16:36 GMT

@chrisocki schrieb:
@mic schrieb:
Es steht dem Fremdanbieter frei, die bestehenden exportierten Daten ähnlich wie @vogtsburger zu analysieren und dann einen entsprechenden Import in seiner Software zu bauen.

Wenn es eine XML-Datei mit den Dateiverweisen zu den exportieren Dokumenten gibt, dann sollte das $Programmierer bzw. $Entwickler hinbekommen.

Also: Warum sollte DATEV hier noch Zeit und Energie investieren, wenn es bereits einen Export inkl. Beschreibungs-XML gibt?
[...]

natürlich kann man das hinbekommen, wenn man genügend 'Scheine' investiert,

aber ist das Sinn der Sache, dass man beim EXIT aus einem Vertrag bzw. aus der Umklammerung eines Software-Anbieters eine Individualsoftware programmieren soll, um die eigenen Daten in ein weiter benutzbares Standardformat zu bringen ?

Bei mir war es schon von jeher ein wichtiges Kauf-Kriterium, dass die Software mit einem Standardformat arbeitet oder wenigstens einen Export in ein Standardformat anbietet.

Bei der Datev-Software funktioniert das leider nur sehr unvollständig.

Buchungsstapel aus REWE lassen sich z.B. im Datev-Format (CSV) exportieren, weiterverarbeiten und woanders importieren.

Bei einigen anderen Datev-Programmen gibt es aber keine 'normale' Exportmöglichkeit.

Was den Export aus der "Dokumentenablage" betrifft, bin ich mit dem ersten Schritt, der Erstellung der gewünschten Anzahl von Dateien zufrieden. Die Performance ist meiner Meinung nach sehr gut

Allerdings erhält man dann, je nach der gewünschten Anzahl der Dokumente (maximal 20.000) eine kleine bis riesige Sammlung von Einzeldateien ("Dokumentensammlung") mit kryptischen Dateinamen (GUIDs) und zwei Dateien im XML- und im HTML-Format.

Die XML-Datei ist nur für den Re-Import in eine andere Datev-Umgebung gedacht und die HTML-Datei ist nur ein völlig unstrukturiertes und unsortiertes 'Inhaltsverzeichnis' der "Dokumentensammlung"

In diesem 'Inhaltsverzeichnis irrt man herum wie in den vielen Gassen von Marrakesch

Sehr schade, dass man es den betroffenen Anwendern so schwer macht.

Es würde schon viel weiterhelfen, wenn anstatt oder zusätzlich zur HTML-Datei eine CSV-Datei generiert würde. Dann könnte man diese CSV-Datei mit Excel oder einem Datenbankprogramm öffnen und nach Herzenslust durchsuchen, sortieren, selektieren, gruppieren, inspizieren etc.

Momentan suche ich noch nach einem "genial einfachen" Trick, wie ich die XML- und/oder die HTML-Datei in ein 'vernünftiges' Format konvertieren kann

("genial einfacher Trick", weil die komplizierten Tricks bei mir auf wenig Verständnis stoßen würden 😎)

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

flange — Sun, 01 Oct 2023 18:42:30 GMT

Hmmm….

was wäre denn ein Standard-Format?

Viele würden behaupten, dass XML ein Standardformat ist. Jedenfalls genauso wie CSV.

MfG, F.Lange

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Sun, 01 Oct 2023 21:09:48 GMT

@flange ,

... mir geht es jetzt weniger um die Bezeichnung des Formats als um die Weiterverarbeitbarkeit des Datei-Inhalts

Beim CSV-Format reicht ein Doppelklick, um aus 10.000 Textzeilen 10.000 Datensätze zu machen.

Bei 200.000 XML-Textzeilen, in der die Informationen von 10.000 Datensätzen stehen, reicht ein Doppelklick nicht.

... jedenfalls nicht dass ich wüsste

Irgend ein gängiges Datenbank-Format wäre mir genauso lieb wie eine CSV-Datei

Ok, etwas mehr als ein Doppelklick darf es schon sein, aber Daten in einem Standardformat lassen sich jedenfalls direkt mit verschiedenen 'Fremd-Programmen' importieren und weiterverarbeiten.

Proprietäre Formate jedoch, so wie in diesem Fall, sind aber nur für die exklusive Verwendung eines einzigen Produkts oder eines einzigen Software-Herstellers vorgesehen und lassen sich entweder gar nicht oder nur mit relativ großem Aufwand konvertieren

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Tue, 03 Oct 2023 09:00:04 GMT

... da ich 'unvollendete Sinfonien' nicht mag, bin ich dem Thema noch ein wenig 'hinterhergehechelt'

Ja, es ist möglich, die XML-Datei in ein Tabellenformat oder Datenbankformat zu konvertieren, also aus ca 200.000 Textzeilen 10.000 Datensätze bzw. Tabellenzeilen zu machen, aber es lohnt sich mMn nicht.

In der XML-Datei steht nichts Besonderes bzw. nichts Zusätzliches, auf das man nicht locker verzichten könnte (siehe Screenshot)

Dass sich die Feldnamen in der XML- und der HTML-Datei stark unterscheiden, war zu erwarten.

... egal ... die XML-Datei ist sowieso nicht als Nachlektüre geeignet

index.xml	_inhalt.html	Kommentar/Beispiel
filingLocation/filing/0/_level
filingLocation/filing/0/__text	Bereich	Mandanten
filingLocation/filing/1/_level
filingLocation/filing/1/_number	Nummer	12345
filingLocation/filing/1/__text	Name	Mustermann Michael
filingLocation/filing/2/_level
filingLocation/filing/2/__text	Ordner	Private Steuern
filingLocation/filing/3/_level
filingLocation/filing/3/__text	Register	Korrespondenz
id	Dok.-Nr.	98765
description	Beschreibung	Email von Hr. Mustermann bzgl. …...
keywords	Stichworte
creationDate	Abgelegt am mit Uhrzeit	19.10.2022 14:47:56
changeDate	Geändert am mit Uhrzeit (Datei)	19.10.2022 14:42:14
additionalInfo
notes
notesRtf
year	Jahr	2021
documentClass
file/_name	Dateiname	53YYYY18-262C-47E9-AB9E-7FABXXXXA37D.msg
_guid
period/_type	Monat
period/__text	Buchungsinfo

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

martinkolberg — Tue, 03 Oct 2023 09:28:09 GMT

Dumme Frage:

Wenn alle Daten auf dem Server verbleiben und ein Client- PC nicht entsorgt wird, dann sollten doch bis zum vielleicht zu verhinderndem Rechteabruf nach der Kündigung alle Daten aufrufbar bleiben.
Natürlich gibt es weder Updates, noch Jahresübernahmen, aber für den gelegentlichen Zugriff, auch einem Prüfer- Zugriff sollte es doch reichen?

Auch ein Restore des letzten Backups bei aktiver Kanzlei incl. Lizenzmanager muß doch die Lesbarkeit aller Daten widerherstellen, auch dann, wenn alle Lizenzen online zurückgegeben wurden.

Nicht vergessen: Aufbewahrungspflicht der Emails, sonstigen Daten, usw.
Problem: in der Clouds abgelegte ReWe- Belege.

Natürlich ist offline kein produktives Arbeiten möglich, aber Aufbewahrung für 10 Jahre?

Denkfehler?

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

bodensee — Tue, 03 Oct 2023 11:00:11 GMT

Müsste vermutlich funktionieren.

Dann müsste man sich vtl. überlegen ob man nicht einfach die Server Festplatte ausbaut und sie direkt in den Client einbaut. Dann müsste man den Client-Server Zugriff ja fingieren können und mich interessiert das RZ nicht mehr.

Aber leider sind halt die Belege in UO, die muss ich zurückholen und das geht halt nicht so einfach und daher von

Datev deutlich schlechter gelöst als von Lexoffice.

Sollten die Belege vor Ort gehalten werden z.Bsp im DMS oder Dok.ablage taucht die Frage ob der Zugriff nach Jahren ohne updates von dAtev noch funktioniert ? Geht der DAP noch 5 Jahre später ohne updates. Was haben wir für Windows in 5 Jahren welchen pdf reader ?

Letztlich müsste man das probieren und Testgerät nicht mehr updaten und mit Belegen bestücken.

Weil meine Erfahrung wenn dann so ein Client/ Server nach Jahren angestellt wird, erstmal massenhaft updates von Windows und Microsoft und ob das dann die Power des Geräts überfordert ? Häufig ist auch das Netzteil hatte ich auch schon kaputt, dann repariert und dann hat es die Festplatte erwischt und auch das hatte ich schon ( immer nur bei ausrangierten Rechnern) Mainboard und dann geht erstmal gar nichts mehr. Sprich so wirklich sicher erscheint mir die Lösung beim zweiten drüber nachdenken nicht wirklich.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Tue, 03 Oct 2023 11:27:17 GMT

@martinkolberg , @bodensee ,

rein theoretisch könnte das funktionieren, als Notbehelf für eine rel. kurze Zeit.

... aber man hinge immer noch am Tropf der Datev.

Die Datev hat schon immer einen großen Aufwand betrieben, um die unlizenzierte Nutzung von Anwendungen und Leistungen zu verhindern.

Wie man bei diversen Abkündigungen gesehen hat (z.B. Postversandformat, einzelne Kontenrahmen, Branchenpakete, Telemodul ... und ... und ... und), kann die Datev einfach einen Riegel vorschieben, z.B. einen Stichtag in die Software einprogrammieren, nach dem der Start eines Programms oder einer bestimmten Funktion nicht mehr 'funktioniert'

Auch ein Abgleich mit Systemparametern ist denkbar (z.B. Betriebssystemversion, Systemdatum u.a.)

Mir ist jedenfalls ein Export oder Backup der relevanten Daten in einem Standardformat lieber als das 'Einmotten' einer Datev-Umgebung, mit dem Risiko, jederzeit gegen die Wand fahren zu können.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

martinkolberg — Tue, 03 Oct 2023 17:40:28 GMT

@vogtsburger schrieb:

@martinkolberg , @bodensee ,

rein theoretisch könnte das funktionieren, als Notbehelf für eine rel. kurze Zeit.

... aber man hinge immer noch am Tropf der Datev.

Die Datev hat schon immer einen großen Aufwand betrieben, um die unlizenzierte Nutzung von Anwendungen und Leistungen zu verhindern.

Diese Geräte dürfen für nichts anderes verwendet werden, keinen Internet- Zugriff, keine Updates und vielleicht sogar das Datum "einfrieren", damit die Smartcard als Lizenz Dongle nicht abläuft.

Im Prinzip sollte es jedoch ausreichen, wenn die DFÜ soweit geschrottet wird, daß garantiert keine Kommunikation mit dem RZ stattfindet und ein SWM Mini mit unbegrenzter Haltbarkeit Verwendung findet.

Daß ein produktives Arbeiten mit dieser Konstellation unmöglich ist, versteht sich von selber. Als Archiv sollte es jedoch taugen.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

theo — Tue, 03 Oct 2023 17:56:50 GMT

Systemuhr wird kritisch.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

martinkolberg — Tue, 03 Oct 2023 18:05:04 GMT

@theo schrieb:
Systemuhr wird kritisch.

Früher war das unkritisch, bis zu dem Zeitpunkt, wo die SC ablief.
Im Zweifel per Batch das Systemdatum beim Start fest setzen, um Unfälle zu verhindern.

Bislang hält die DATEV- Installation eine versehentlich verkehrt gehende und damit um Jahre zurück gestellte Uhr aus- (bei Bios- Batterie- Reset)

Die Uhr um 3 Jahre vorstellen würd ich mit einer aktiven SC nicht testen.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

chrisocki — Wed, 04 Oct 2023 10:07:02 GMT

Hallo Herr @vogtsburger,

ich denke, dass wir hier in der Sache nicht zusammen kommen werden.

1. Natürlich wäre es schön, wenn alle Hersteller von Software auch einen "Export" o.ä. anbieten würden, um hier Daten für die Nachwelt zu exportieren und auf anderen Medien vorzuhalten.

Haben Sie aber auch schon geschrieben: Realität ist meist eine andere.

natürlich kann man das hinbekommen, wenn man genügend 'Scheine' investiert,
aber ist das Sinn der Sache, dass man beim EXIT aus einem Vertrag bzw. aus der Umklammerung eines Software-Anbieters eine Individualsoftware programmieren soll, um die eigenen Daten in ein weiter benutzbares Standardformat zu bringen ?

Wir haben in der Diskussion eigentlich zweierlei Ansätze:

a) Verlassen der DATEV-SW wegen Kanzleiauflösung

b) Verlassen der DATEV-SW wegen Softwarewechsel

zu a) Hier wäre es sehr sehr einfach, wenn DATEV einfach einen lesenden Zugriff zusammen mit einem passenden Viewer zur Verfügung stellt. Meint wegen analog zur Fibu-/Lohn-Archiv-DVD. Aus dieser Anwendung steht es dann einem frei noch PDF's oder Originalformat zu exportieren.

b) Und hier bin ich weiterhin der Meinung, warum DATEV sich um die Belange der übernehmenden Fremdsoftware kümmern soll...

Und XML ist ein Standardformat. Unter Entwicklern durchaus beliebter, da die Daten in Strukturen eingearbeitet sind. --> s.a. auch gern ZUGfERD-Format / X-Rechnung --> dort ist auch eine XML-Datei eingebettet.

Buchungsstapel aus REWE lassen sich z.B. im Datev-Format (CSV) exportieren, weiterverarbeiten und woanders importieren.

Auch hier hat DATEV primär den Austausch mit den eigenen Anwendungen im Fokus. Nett ist aber, dass dieses Format in der Hilfe oder auch im Developer-Bereich sehr gut dokumentiert ist. Das war, wenn Sie sich erinnern, auch mal anders... --> Postversandformat = DATEV-eigenes-Format

Allerdings erhält man dann, je nach der gewünschten Anzahl der Dokumente (maximal 20.000) eine kleine bis riesige Sammlung von Einzeldateien ("Dokumentensammlung") mit kryptischen Dateinamen (GUIDs) und zwei Dateien im XML- und im HTML-Format.

Das sind meines Erachtens Standards um Daten zwischen Anwendungen auszutauschen.

Mit GUID ist eine Eindeutigkeit geregelt. Und mit XML hat man ein Beschreibungsstandard genutzt. Aus Sicht der DATEV: Alles richtig gemacht.

Aus Ihrer Sicht: Excel kann nicht XML.

Meine Meinung: Excel ist einfach das falsche Tool um ein Datenaustauschformat zu betrachten...

Beste Grüße
Christian Ockenfels

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Wed, 04 Oct 2023 10:40:11 GMT

@chrisocki ,

inzwischen kann ich die exportierten Daten 'händeln'.

Sowohl die HTML-Datei als auch die XML-Datei lassen sich in Eigenregie konvertieren.

Mit Bordmitteln oder mit MS-Access könnte ich jetzt auch ohne die Datev-Umgebung an sämtliche Informationen herankommen

Ich selbst lasse mich eben nicht so gerne auf einen Anbieter oder auf ein Produkt und für alle Zeiten festnageln. Zumindest die Möglichkeit eines EXITs muss jederzeit vorhanden sein, selbst wenn man diesen EXIT noch nicht konkret geplant hat

Apropos:

XML ist bloß eine 'Sprache', kein festgelegtes Format.

Wenn man erstmal einen Dolmetscher braucht, um das 'Gesprochene' in eine allgemein verständliche Sprache zu übersetzen, wird es kompliziert und i.d.R. teuer

... egal ...

Von einem Software-Hersteller sollte man eben nicht erwarten, dass er seine Kunden freiwillig aus dem 'Karzer' bzw. aus der Abhängigkeit entlässt.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

chrisocki — Wed, 04 Oct 2023 11:05:22 GMT

@vogtsburger schrieb:
Von einem Software-Hersteller sollte man eben nicht erwarten, dass er seine Kunden freiwillig aus dem 'Karzer' bzw. aus der Abhängigkeit entlässt.

Aus betriebswirtschaftlichen Gründen: Nein. Denn dann hat der Anbieter / der Vorstand was nicht verstanden.

Zauberwort: Kundenbindung.

Und das ist nichts Neues und nichts, was DATEV allein macht. Andere Hersteller machen es genauso. Oder gibt es eine Migration von SAP nach Oracle oder Microsoft? Wohl eher nicht. Und ich würde auch davon ausgehen, dass keiner der genannten Anbieter auch nur im Ansatz eine Migration "out of the Box" zu einem anderen Anbieter vorsieht.

Ich selbst lasse mich eben nicht so gerne auf einen Anbieter oder auf ein Produkt und für alle Zeiten festnageln.

Dann frage ich mich, warum sich Kanzleien, Betriebe, öffentliche Institutionen, etc. auf M$ derart einlassen und MS Teams, M365 u.s.w. als das Allheilmittel annehmen und schlucken.

Wenn ich Ihrer Theorie folge, hätte der DATEV-Exkurs zu OpenOffice ein überragender Erfolg werden müssen.

Oder in Ihren Worten: Sind Sie der sehende Blinde oder der Einäuigige???

XML ist bloß eine 'Sprache', kein festgelegtes Format.

Punkt für Sie.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

olafbietz — Wed, 12 Aug 2026 11:15:33 GMT

Hallo @vogtsburger.

Vielen Dank, dass sie das Thema damals so ausgiebig breitgetreten haben.

Aus aktuellem Anlass (keine Kanzleiauflösung!) interessiert mich das Thema wieder.

Der Export als Dokumentensammlung erscheint mir eine interessante Notlösung. Allerdings werden hier nicht alle Spalten mit übergeben, insbesondere nicht der Status (zu erfassen | erfasst | zu buchen | gebucht) oder der Bearbeiter.

Gibt es hierzu neue Erkenntnisse?

Vielen Dank und viele Grüße,

Olaf Bietz

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

martinkolberg — Wed, 12 Aug 2026 12:22:54 GMT

Es sollte einen einfachen Test geben:

Das SWM abziehen und austesten, was noch alles funktioniert.
Auf einer längst aufgegebenen DATEV- Installation kann ich auch nach Jahren noch die Dokumente öffnen und alle Übersichten sehen. Die Anwendungen gehen nicht mehr und - lästig - auch die Bestandsdienste lassen keinen Zugriff mehr zum Sichern der Daten zu.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

olafbietz — Wed, 12 Aug 2026 12:43:58 GMT

Danke,
mir geht es um was anderes: Das strukturierte Exportieren der Dokumente.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Wed, 12 Aug 2026 14:53:37 GMT

@olafbietz schrieb:
[...]
Vielen Dank, dass sie das Thema damals so ausgiebig breitgetreten haben.
[...]
Gibt es hierzu neue Erkenntnisse?
[...]

... war selbst erstaunt, wie 'breit' ich das Thema vor über 3 Jahren 'getreten' habe 😄

... zumal sich damals außer mir offenbar niemand (weder von der Datev, noch aus der Community) dafür interessiert hatte.

(damals war ich eben noch optimistisch und habe den Datev-Entwicklern noch Funktionsverbesserungen zugetraut)

Man fand es anscheinend völlig 'normal', dass man eine Datev-Anwendung mit einer Unmenge an eigenen Daten und Dateien füttert, dass man aber irgendwann später nicht mehr ohne große Klimmzüge oder ohne großen zeitlichen und/oder finanziellen Aufwand an die Daten herankommt, z.B. zwecks Weitergabe an eine andere Anwendung oder an eine andere Person oder Kanzlei.

Ich habe damals konkret den gesamten, recht großen Bestand unserer Dokumentenablage 'spaßeshalber' exportiert und habe anschließend das Konvolut auf Auswertbarkeit und Verwendbarkeit geprüft ...

... und habe mich aber letztlich damit (un)zufrieden gegeben, dass die von der Datev eigentlich für andere Anwendungsfälle vorgesehene Exportmöglichkeit doch einige meiner Wünsche offen lässt und sie in meinem Zeithorizont auch nie erfüllen wird.

Mir war es wichtig, wenigstens eine Notlösung zu haben, falls die Notwendigkeit entsteht oder sich eine gute Gelegenheit bietet, 'das Pferd zu wechseln'

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

jareddaum — Wed, 12 Aug 2026 23:17:47 GMT

Update zum Dokumenten-Export (für jeden umsetzbare EXIT-Strategie):

Wie der Komplett-Umzug aus der DATEV Dokumentenablage inkl. Skripten in 3 Schritten gelingt!

Hallo liebe Community, hallo @vogtsburger,

auch wenn dieser Thread schon etwas älter ist, möchte ich ihn aus hochaktuellem Anlass ans Licht holen.
DATEV hat mir (und vermutlich vielen anderen) in vorgestern per E-Mail die sprichwörtliche Pistole auf die Brust gesetzt:

Die Zwangsumstellung auf das Cloud-basierte „DATEV Kanzleimanagement basis“ steht für 2027 verbindlich an. Bei mir schon im Zeitraum 04 bis 05/2027.

Ich möchte mit den sich daraus ergebenden massiven Leistungseinschränkungen, Workflowdisruptionen und dem Kontrollverlust über meine Daten nicht leben. Die Informationen darüber was die neue Cloudanwendung (vor allem nicht mehr) kann sind unterirdisch. Wenn die Daten erst mal in der Cloud sind sind diese wenn überhaupt nur mit hohem Aufwand und Kosten (an die DATEV zu bezahlen) wieder rauszubekommen.

Ich habe mich daher nach Alternativen umgesehen (z.B. ein lokales deutsches DMS wie ecoDMS für einmalig ca. 120 EUR) und mich intensiv mit dem „unmöglichen“ Komplett-Daten-Export aus DATEV beschäftigt. Ich habe noch keine Entscheidung gefällt wie es konkret weitergeht, aber ich sichere jetzt zuallererst meine Datenhoheit und schaue mich parallel für alle von mir genutzten Programme intensiv nach Alternativen um.

Zu einem anderen großen Anbieter möchte ich nicht. Das könnte vom Regen in die Traufe führen. Ich sehe mich nach schlanken, flexiblen und kostengünstigen Lösungen um. Da es in der Cloud keine Excel-Anlagen (mit Exportplatzhaltern) mehr geben wird muss ich auch für ESt eine andere Lösung finden. KI wird helben eventuelle
Defizite auszugleichen.

Ich würde gerne mit DATEV ESt und der wirklich guten Eigenorganisation weiter arbeiten. Aber mit den massiven Einschränkungen der Cloudanwendungen möchte ich nicht leben, bzw. kann ich dass dann auch für 15% der Kosten anderswo haben. Und wenn man so die Pistole auf die Brust gesetzt bekommt muss man handeln.

@vogtsburger hatte völlig recht: Wer tausende Dokumente exportiert, erhält eine „Bananenkiste“ aus kryptischen GUID-Dateinamen und einer unbrauchbaren HTML/XML-Datei.

Die gute Nachricht: Es gibt einen Ausweg aus diesem Chaos! Mit zwei kleinen Skripten (AutoHotkey + PowerShell) lässt sich der Vendor-Lock-In knacken. Die kryptischen Dateien werden vollautomatisch in eine saubere Windows-Ordnerstruktur (Mandant\Ordner\Jahr_Dateiname.pdf) umbenannt und sortiert.

Hier ist das komplette How-To für alle, die ebenfalls den EXIT planen (oder ihn sich als Notausgang offenhalten wollen).

Schritt 1: Bescheidabgleiche als PDF in die DATEV-Dokumentenablage übertragen (z.B. in den Ordner Bescheide des Mandanten).

Das erste Problem: Die Historie der Bescheidprüfungen (Elster) liegt nur als Daten im Modul Post, Fristen und Bescheide (PFB) und nicht als PDF in der Dokumentenablage. Bei tausenden Bescheiden manuell auf „Ablage“ zu klicken, dauert Wochen.

Die Lösung: Ein AutoHotkey-Makro Ladet euch das kostenlose Tool AutoHotkey (v2) herunter. Speichert den folgenden Code als DATEV_Klicker.ahk und startet die Datei als Administrator (Rechtsklick -> Als Administrator ausführen).

In DATEV PFB die Liste auf unter 10.000 filtern (z.B. nach Jahr).
Ein Paket von z.B. 500 Bescheiden markieren (Shift + Klick).
Rechtsklick -> Bescheidwerte (öffnet die Druckvorschau).
Auf der Tastatur Strg + Shift + S drücken.

Das Skript klickt nun völlig autonom die 500 Bescheide in den Ordner „Bescheide“ der einzelnen Mandanten durch. Kaffeepause machen!

AutoHotkey. Bitte maximal 1250 Bescheide auf einmal exportieren (bei ca. 1500 stürzt DATEV ab).

#Requires AutoHotkey v2.0
#SingleInstance Force  ; Beendet alte Skript-Instanzen automatisch

; --- START: Tastenkombination Strg + Shift + S ---
^+s::
{
    AnzahlBescheide := 500 ; Anzahl anpassen
    ErfolgreichGeklickt := 0

    Loop AnzahlBescheide
    {
        ; 1. Warten auf das Fenster "Druckvorschau"
        if !WinWaitActive("Druckvorschau", , 10) {
            MsgBox("Vorschau nicht gefunden. Abbruch.")
            return
        }

        ; 2. Ablage auslösen (Alt + A)
        Send "!a" 
        Sleep 800

        ; 3. Gelben Ablagedialog bedienen
        if WinWaitActive("Dokument in Dokumentenmanagement ablegen", , 3) {
            Sleep 200
            Send "{Tab}"       ; Ins Ordner-Feld springen
            Sleep 150
            Send "b"           ; "Bescheide" auswählen
            Sleep 200
            Send "{Enter}"     ; Bestätigen
            Sleep 800
        }

        ; 4. Erfolgs-Pop-up mit OK bestätigen
        if WinWaitActive("Ablage in Dokumentenmanagement", , 3) {
            Sleep 200
            Send "{Enter}"
            Sleep 500
        }

        ErfolgreichGeklickt++

        ; 5. Fenster schließen (Esc) -> DATEV lädt den nächsten
        Send "{Esc}"
        Sleep 2000
    }
    MsgBox("Fertig! Es wurden " ErfolgreichGeklickt " Bescheide verarbeitet.")
}
; --- NOT-AUS: Strg + Esc gedrückt halten ---
^Esc::ExitApp

Schritt 2: Der Massen-Export (Die 20.000er Hürde)

DATEV lässt maximal 20.000 Dokumente pro Export zu.

In der Dokumentenablage nach „Dokumentennummer“ filtern (z.B. 1 bis 19.999, dann 20.000 bis 39.999 usw.).
Alle markieren (Strg + A).
Rechtsklick -> Exportieren.
WICHTIG: Als Dokumentensammlung exportieren! Das generiert den Ordner mit den kryptischen Dateien und der rettenden index.xml.

Schritt 3: Das Chaos ordnen (Der PowerShell-Zauber)

Jetzt haben wir einen Ordner mit zigtausend kryptischen Dateien (47E9-AB9E...pdf). Aber wir haben auch die index.xml, in der DATEV die Zuordnung versteckt hat.

Mit diesem PowerShell-Skript baut Windows euch daraus in wenigen Minuten eine perfekte, lesbare Ordnerstruktur auf, die ihr danach bequem per Drag & Drop in jedes beliebige neue DMS (oder den Windows-Explorer) ziehen könnt!

Öffnet auf Windows die PowerShell ISE.
Kopiert diesen Code hinein.
Passt ganz oben die zwei Pfade an (Wo liegt der Export? Wo soll die saubere Struktur hin?).
Drückt auf „Play“ (F5).

PowerShell

# ==========================================
# DATEV DOKUMENTENSAMMLUNG ENTSCHLÜSSELN
# ==========================================

# 1. HIER PFADE ANPASSEN!
$QuellOrdner = "C:\DATEV_Export_Kryptisch"  # Hier liegt die index.xml
$ZielOrdner  = "C:\Mein_Neues_DMS_Sortiert" # Hier wird die saubere Struktur aufgebaut

$xmlPfad = Join-Path $QuellOrdner "index.xml"
[xml]$xml = Get-Content $xmlPfad -Encoding UTF8

Write-Host "Lese DATEV index.xml ein... Bitte warten." -ForegroundColor Cyan

foreach ($node in $xml.filingLocation.filing) {
    
    # Metadaten aus XML auslesen
    $mandantNummer = $node.number
    $mandantName   = $node.text | Where-Object { $_ -ne $null } | Select-Object -First 1
    $ordnerName    = $node.filing.text | Where-Object { $_ -ne $null } | Select-Object -First 1
    $jahr          = $node.filing.filing.filing.year
    $beschreibung  = $node.filing.filing.filing.description
    $dateinameKrypt= $node.filing.filing.filing.file.name

    # Unzulässige Zeichen für Windows-Pfade entfernen
    $mandantName  = $mandantName -replace '[\\/:*?"<>|]', '_'
    $ordnerName   = $ordnerName -replace '[\\/:*?"<>|]', '_'
    $beschreibung = $beschreibung -replace '[\\/:*?"<>|]', '_'

    # Zieldaten aufbereiten
    $ordnerMandant = "$mandantNummer $mandantName".Trim()
    $zielPfad = Join-Path $ZielOrdner $ordnerMandant
    if (![string]::IsNullOrEmpty($ordnerName)) {
        $zielPfad = Join-Path $zielPfad $ordnerName
    }

    $zielDateiName = "$beschreibung"
    if (![string]::IsNullOrEmpty($jahr)) {
        $zielDateiName = "${jahr}_${beschreibung}"
    }

    # Dateiendung ermitteln und anhängen
    $quellDatei = Join-Path $QuellOrdner $dateinameKrypt
    if (Test-Path $quellDatei) {
        $extension = [System.IO.Path]::GetExtension($quellDatei)
        $zielDatei = Join-Path $zielPfad ($zielDateiName + $extension)

        # Ordner erstellen, falls er nicht existiert
        if (!(Test-Path $zielPfad)) {
            New-Item -ItemType Directory -Force -Path $zielPfad | Out-Null
        }

        # Datei kopieren und umbenennen
        Copy-Item -Path $quellDatei -Destination $zielDatei -Force
        Write-Host "Kopiert: $zielDateiName" -ForegroundColor Green
    }
}
Write-Host "Fertig! Alle Dateien wurden erfolgreich sortiert." -ForegroundColor Yellow

Ergebnis: Eure Daten gehören wieder euch. Ohne DATEV-Lizenz, ohne Cloud-Zwang, wunderschön sortiert auf eurer eigenen Festplatte.

Ich hoffe, diese Anleitung hilft dem einen oder anderen Kollegen, der die Kanzlei-IT zukunftssicher und unabhängig aufstellen möchte, bevor der Cloud-Zwang zuschlägt.

Bei Problemen einfach die KI fragen. Dann bekommt das auch ein EDV-Laie (wie ich) hin.
Man kann z.b. die KI bitte das Script so umzuschreiben, das die Bescheiddaten in einen anderen Ornder
als "Bescheide" übertragen werden.

Man kann alles frage, bekommt Schritt für Schrittanleitungen. Sehr hilfreich ist es auch bei Problemen oder Fragen der KI Screenshots (Bildschirmfotos) hochzulagen (dabei bitte auf Datenschutz achten!).

Beste Grüße!

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

vogtsburger — Thu, 13 Aug 2026 11:49:24 GMT

@jareddaum schrieb:
[...]
Update zum Dokumenten-Export (für jeden umsetzbare EXIT-Strategie):

Wie der Komplett-Umzug aus der DATEV Dokumentenablage inkl. Skripten in 3 Schritten gelingt!
[...]

… diese Vorschläge zur Weiterverarbeitung des Dokumentenablage-Exports könnten tatsächlich zu einem brauchbaren Ergebnis führen (wenn die Scripte so funktionieren wie gedacht)

Danke dafür !

… „probieren geht über studieren“

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

jareddaum — Thu, 13 Aug 2026 12:45:08 GMT

Hier ist mein aktueller Zwischenstand aus der Praxis:

🟢 Schritt 1: Automatische Ablage der Bescheide

Schritt 1 habe ich bereits erfolgreich umgesetzt – und es hat einwandfrei funktioniert! Rund 3000 von 19000 Bescheidabgleiche wurden vollautomatisch und sauber zu den einzlenen Mandanten in die Dokumentenablage übernommen. Der Rest wird die nächsten Nächte durchlaufen (immer nur max. 1.250).

Hinweis für Nachahmer: Falls das Skript bei euch hakt, lasst es einfach kurz von einer KI anpassen. Ich habe selbst keinerlei Programmierkenntnisse und hatte das Thema nach ca. 2 Stunden im Griff. Für euch sollte es mit den Vorlagen jetzt deutlich schneller gehen!

🟡 Mein individueller Zwischenschritt: Lokales PDF-Archiv importieren

Bei mir gab es noch eine Besonderheit: Auf meiner Festplatte lagen ca. 10.000 PDFs von Steuererklärungen (ESt, USt, GewSt), die ich den Mandanten zwar per Mail geschickt, aber nie in DATEV-Dok.-Org abgelegt hatte.

Um vor dem finalen Export ein wirklich vollständiges Kanzlei-Archiv aufzubauen, wollte ich diese PDFs zuerst sauber in die Dok.-Org importieren:

Der Weg: Zusammen mit der KI habe ich etwa 10 Stunden an einem Makro getüftelt, das die manuellen Klicks simuliert. Da heißst es testen, verbesser, testen, verbesser, testen, verbessern.....
PDF's die von DATEV erzeugt wurden sind alle kein Problem. Da steht immer der Mandantennahme und das Steuerjahr im Dateinahmen. Probleme machen die ca. 10% der von mir selbst erstellen und mit Namen versehenen Dateien. Da muss man diverse Regel definieren. Problem kann es auch geben, wenn der Mandant seinen Namen inzwischen geändert hat usw., also 10% der PDF's bleiben auf der Strecke. Die kann man manuell ablegen oder eben im alten Archiv auf der Festplatte lassen. Wichtig ist, ich habe instand Zugriff
(inkl. OCR-Schrifterkennen) auf alle von mir erstellten Steuererklärungen.
Das Ergebnis: Es läuft gut. Allein heute Nacht hat das Makro die ersten 1.400 Dokumente exakt dem richtigen Mandanten und Veranlagungsjahr zugeordnet. Man kann live zusehen, wie das Makro durch die Menüs steuert.
Mein Fazit: Ohne KI wäre so ein Vorhaben unmöglich gewesen. KI macht uns extrem unabhängig von teuren Dienstleistungen Dritter! (Zusatznutzen: Das von mir anvisierte neue DMS verfügt über eine OCR-Volltextsuche, wodurch später alle alten Erklärungen durchsuchbar und für KI nutzbar werden).

🔴Schritt 3: Der finale Export (PowerShell-Skript)

Schritt 3 steht bei mir als Nächstes an. Der Code ist als Vorarbeit mit der KI geschrieben (ca. 30 Minunten sparing mit KI, aber noch ungetestet. Da es sich um ein reines Skript auf Dateisystem-Ebene handelt, sollte die Umsetzung aber sogar einfacher werden als der Makro-Durchlauf aus Schritt 1.

Aber bevor ich den finale Export ausführe, bringe ich die Dok-Org und die Ordnerstruktur
auf einen perfekt bereinigten und vollständigen Stand. Auch um die Daten aus der Rechnungsschreibung muss ich
mich noch kümmern.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

jareddaum — Tue, 18 Aug 2026 22:29:46 GMT

Update / Bugfix zu Schritt 1: AutoHotkey-Skript für die Bescheidablage (Veranlagungsjahr-Korrektur)

Hallo liebe Community,

kurzes, aber wichtiges Praxissystem-Update zu Schritt 1 (automatische Ablage der Bescheide per AutoHotkey-Makro):

Das Problem der bisherigen Version:

Bei einigen Mandanten schlich sich bei der automatischen Beschriftung eine fehlerhafte Jahreszahl ein (z. B. ESt-Bescheid 2057 statt 2025).

Der Grund: Wenn DATEV im DMS-Fenster die Feldbeschriftung Jahr: per Textauslesung nicht explizit ausgibt, griff die Suchfunktion nach vierstelligen Zahlen und hat dabei versehentlich die ersten vier Stellen 5-stelliger Mandantennummern (wie 20577) als Jahr interpretiert.

Die Lösung: Das Veranlagungsjahr steht in DATEV immer unmissverständlich oben im Kopfbereich des Fensters
Druckvorschau (VJ: 2024, VJ: 2025 etc.). Das überarbeitete Skript liest das Veranlagungsjahr nun direkt aus der Druckvorschau aus, bevor der DMS-Dialog überhaupt geöffnet wird.

Hier ist der fehlerbereinigte Code für AutoHotkey v2:

AutoHotkey

#Requires AutoHotkey v2.0
#SingleInstance Force

SetTitleMatchMode 2

; Globale Variablen für das Abbruch-Protokoll
global ErfolgreichGeklickt := 0
global LetzterBescheid := "Noch kein Bescheid verarbeitet"

; --- START: Strg + Shift + S ---
^+s::
{
    global ErfolgreichGeklickt, LetzterBescheid

    SoundBeep(750, 200)
    ToolTip("Makro gestartet...")
    SetTimer () => ToolTip(), -2000

    AnzahlBescheide := 3000

    Loop AnzahlBescheide
    {
        ; 1. Warten, bis Druckvorschau vorhanden ist
        if !WinWait("Druckvorschau", , 20) {
            MsgBox("Keine weitere Druckvorschau geladen. Makro beendet.`n`n"
                 . "Erfolgreich verarbeitet: " ErfolgreichGeklickt "`n"
                 . "Letzter Bescheid: " LetzterBescheid)
            break
        }
        
        WinActivate("Druckvorschau")
        Sleep 400

        ; --- KORREKTUR: Jahr direkt aus dem Kopfbereich der Druckvorschau auslesen ---
        VorschauText := WinExist("Druckvorschau") ? WinGetText("Druckvorschau") : ""
        VeranlagungsJahr := ""
        if RegExMatch(VorschauText, "i)VJ:\s*(\d{4})", &mVJ) {
            VeranlagungsJahr := mVJ[1]
        }

        ; 2. Klick auf "Ablage in Dokumentenverwaltung"
        CoordMode "Mouse", "Client"
        Click 220, 12 
        Sleep 600

        ; 3. DMS-Ablagedialog bedienen
        if WinWaitActive("Dokument in Dokumentenmanagement ablegen", , 20) 
        {
            Sleep 400
            
            ; Daten direkt aus dem DMS-Fenster auslesen
            DmsText := WinGetText("Dokument in Dokumentenmanagement ablegen")
            
            MandantName := ""

            ; Fallback-Jahressuche, falls Druckvorschau leer war
            if (VeranlagungsJahr == "") {
                if RegExMatch(DmsText, "i)(?:Jahr|VJ):\s*(\d{4})", &mVJ) {
                    VeranlagungsJahr := mVJ[1]
                } else {
                    DmsClean := RegExReplace(DmsText, "\b\d{5,6}\b", "") ; Entfernt 5-6 stellige Mandantennummern
                    if RegExMatch(DmsClean, "\b(19\d{2}|20[0-2]\d|203[0-6])\b", &mVJ) {
                        VeranlagungsJahr := mVJ[1]
                    }
                }
            }

            ; Mandantennamen lesen (Nummer wird abgeschnitten)
            if RegExMatch(DmsText, "\d{4,6}\s*-\s*([^\r\n()]+)", &mMandant) {
                MandantName := Trim(mMandant[1])
            }

            ; Text zusammenbauen
            if (MandantName != "" && VeranlagungsJahr != "")
                TitelText := "ESt-Bescheid " . VeranlagungsJahr . ", " . MandantName
            else if (VeranlagungsJahr != "")
                TitelText := "ESt-Bescheid " . VeranlagungsJahr
            else
                TitelText := "ESt-Bescheid"

            ; --- Schritt A: 5x Tab ins Ordner-Feld ---
            Send "{Tab 5}"
            Sleep 200
            Send "b"             ; 'Bescheide' auswählen
            Sleep 300
            Send "{Enter}"       ; Bestätigen
            Sleep 200

            ; --- Schritt B: 5x Tab ins Beschreibung-Feld ---
            Send "{Tab 5}"
            Sleep 200
            Send "^a"            ; Alten Text markieren
            Sleep 100
            SendText TitelText   ; Fügt Bezeichnung ein
            Sleep 200

            ; --- Schritt C: 8x Tab zum OK-Button ---
            Send "{Tab 8}"
            Sleep 200
            Send "{Enter}"
        } 
        else 
        {
            MsgBox("Das DMS-Ablagefenster ist nicht aufgetaucht. Makro gestoppt.`n`n"
                 . "Erfolgreich verarbeitet: " ErfolgreichGeklickt "`n"
                 . "Letzter Bescheid: " LetzterBescheid)
            break
        }

        ; 4. Erfolgs-Pop-up mit Enter bestätigen
        if WinWaitActive("Ablage in Dokumentenmanagement", , 10) 
        {
            Sleep 200
            Send "{Enter}"
            Sleep 400
        }

        ; Zähler erhöhen und aktuellen Bescheid für das Abbruch-Protokoll speichern
        ErfolgreichGeklickt++
        LetzterBescheid := TitelText

        ; 5. Druckvorschau schließen & abwarten
        if WinExist("Druckvorschau") {
            WinClose("Druckvorschau")
            WinWaitClose("Druckvorschau", , 5)
        }

        Sleep 800
    }

    MsgBox("Fertig! Es wurden " ErfolgreichGeklickt " Durchläufe ausgeführt.`n Letzter Bescheid: " LetzterBescheid)
}

; --- NOT-AUS / MANUELLER ABBRUCH: Strg + Esc ---
^Esc::
{
    MsgBox("MAKRO ABGEBROCHEN!`n`n"
         . "Anzahl verarbeiteter Bescheide: " ErfolgreichGeklickt "`n"
         . "Letzter erfolgreich abgelegter Bescheid:`n" LetzterBescheid)
    ExitApp
}

Damit klappt die automatische Zuordnung der Veranlagungsjahre nun fehlerfrei.
Viel Erfolg weiterhin beim Behalten der Datenhoheit!

Step-by-Step-Anleitung: Einrichtung & Ausführung

1. Software & Skript-Vorbereitung

AutoHotkey v2 herunterladen: Auf autohotkey.com kostenlos die Version 2.x herunterladen und installieren. (Wichtig: Version 1 funktioniert mit diesem Code nicht).
Datei erstellen: Auf dem Desktop oder in einem Ordner rechtsklicken -> Neu ->AutoHotkey Script (oder eine einfache Textdatei erstellen und die Endung von .txt in .ahk ändern, z. B. DATEV_Klicker.ahk).
Code einfügen: Rechtsklick auf die .ahk-Datei -> Edit Script (oder Öffnen mit -> Editor).
Den obigen Code hineinkopieren und speichern (Strg + S).
Als Administrator starten: Die Datei DATEV_Klicker.ahk mit der rechten Maustaste anklicken und "Als Administrator ausführen" wählen (das ist zwingend nötig, damit AutoHotkey in die DATEV-Fenster eingreifen darf).

2. Vorbereitung in DATEV (Post, Fristen und Bescheide)

In DATEV Post, Fristen und Bescheide (PFB) die Ansicht öffnen.
Bescheide auswählen:
- Erster Test: Markiert beim allerersten Versuch nur 3 Bescheide, um zu prüfen, ob der Ablauf auf eurem System flüssig läuft.
- Produktivbetrieb: Markiert Pakete von maximal ca. 1.250 Bescheiden auf einmal.
Wichtiger Praxishinweis: DATEV lädt nach dem Start alle ausgewählten Bescheide nacheinander in den Speicher. Wer 3.000 Stück auf einmal markiert, riskiert einen DATEV-Absturz. Zudem gibt es seitens DATEV keine Möglichkeit, das Laden abzubrechen (außer den harten Abschuss über den Windows Task-Manager per Strg + Alt + Entf).
Bescheidabgleich öffnen: Rechtsklick auf die markierten Zeilen -> Bescheidwerte wählen. Es öffnet sich die erste Druckvorschau.

3. Makro starten & stoppen

Starten: Drückt die Tastenkombination Strg + Shift + S.
Ablauf: Es ertönt ein kurzer Signalton (Beep). Nach wenigen Sekunden beginnt das Skript vollautomatisch: Es liest das Veranlagungsjahr aus der Druckvorschau, wählt den Ordner "Bescheide", fügt die Mandantenbezeichnung ein und bestätigt die Ablage im DMS.
Not-Aus / Manueller Abbruch: Sollte etwas haken oder wollt ihr vorzeitig stoppen, haltet einfach Strg + Esc gedrückt. Das Makro bricht sofort ab und zeigt euch in einer Meldung genau an, wie viele Bescheide bis dahin erfolgreich verarbeitet wurden.

💡Hinweise zur individuellen Anpassung

Ablage in einen anderen DMS-Ordner:
Standardmäßig legt das Skript die Dokumente im DMS-Ordner Mandanten -> Bescheide ab. Wenn ihr einen anderen Ordner bevorzugt (z. B. "Steuern"):
Sucht im Code nach dem Abschnitt ; --- Schritt A: 5x Tab ins Ordner-Feld --- und ändert die Zeile Send "b" auf den Anfangsbuchstaben eures Wunsch-Ordners (z. B. Send "s" für den Ordner Steuern).
Unterscheidung der Steuerarten (USt, GewSt etc.):
Da in meiner Praxis zu 99% Einkommensteuerbescheide verarbeitet werden, verwendet das Skript standardmäßig die Beschriftung ESt-Bescheid [Jahr], [Name]. Sollten USt- oder GewSt-Bescheide enthalten sein, werden diese aktuell ebenfalls mit dieser Bezeichnung abgelegt (was sich aber im Suchtext wiederfindet). Wer hier eine exakte Trennung wünscht, kann den Code ganz einfach per KI anpassen lassen, sodass auch die Steuerart dynamisch aus der Druckvorschau ausgelesen wird.

Dokumente exportieren wegen Kanzleiauflösung

cwes — Wed, 19 Aug 2026 09:17:30 GMT

Danke. Den Thread mal schnell sicherheitshalber offline sichern, falls ihm was passiert. Mal schauen, ob auf diesem Weg die Dokumente direkt in die geeigneten Ablagen mit geeigneten Tags in Mayan kommen können.