Thema "Filter Ablaufdatum Personalausweis" in Office Management

Filter Ablaufdatum Personalausweis

Claudi_SN_ — Mon, 04 Sep 2023 10:48:45 GMT

Hallo zusammen,

wir wollen einmal jährlich schauen, ob die Personalausweise unserer Mandanten noch gültig sind.

Gibt es da ne Variante diese per Filter irgendwie rauszufinden oder müssen wir tatsächlich jede Legitimation einzeln öffnen?😥

Einen schönen Wochenstart aus Meck Pomm gewünscht

Filter Ablaufdatum Personalausweis

IRBerleburg01 — Mon, 04 Sep 2023 12:21:31 GMT

In den Auswertungen der Kanzlei kannst du über das Auskunftssystem in die Mandantenverwaltung. Hier kannst du filtern:

Es öffnet sich der Filter den du konfigurieren kannst.

Filter Ablaufdatum Personalausweis

IRBerleburg01 — Mon, 04 Sep 2023 12:28:46 GMT

Durch "Ausführen" erhältst du deine gewünschte Liste. Hier siehst du, wen du prüfen solltest. Risikoeinschätzung und Identifikationsstatus!

Filter Ablaufdatum Personalausweis

Margarita_Ludwig — Tue, 05 Sep 2023 07:12:53 GMT

Hallo @Claudi_SN_,

Sie können sich die Legitimationsdaten in der Mandantenübersicht exportieren. Dort gibt es dann die Spalte "Gültig Bis". Sie können in dieser Spalte nach Gültigkeit sortieren und sehen gleich, welche Personalausweise noch gültig sind.

Weitere Informationen erhalten Sie im folgenden Dokument: https://apps.datev.de/help-center/documents/1009123

Schöne Grüße aus Nürnberg,

Margarita Ludwig

Filter Ablaufdatum Personalausweis

Claudi_SN_ — Tue, 05 Sep 2023 10:03:01 GMT

Super,lieben Dank! An der Variante versuche ich mich mal.

Bei der ersten hab ich glaub ich wieder nicht die benötigten Berechtigungen 😞

Filter Ablaufdatum Personalausweis

MC89 — Tue, 05 Sep 2023 12:23:59 GMT

Glaube bei der ersten Antwort handelt es sich um Auswertungen aus EOclassic. Wenn Sie EOcomfort nutzen, bekommen sie diese natürlich nicht angezeigt bzw. kann es sein, dass die Auswertung dort anders heißt

Filter Ablaufdatum Personalausweis

jjunker — Tue, 05 Sep 2023 14:01:50 GMT

@Claudi_SN_ Nur aus Interesse: Warum frägt man nach dem Gültigkeitsdatum? Wenn ich es richtig verstehe sind wir bei Mandatsannahme verpflichtet die Identität festzustellen und wenn der Ausweis bei Kopie nur noch einen Tag gültig ist soll uns das doch wurscht sein.

-> Fällt das nicht in die Kategorie nice to have Service?

Filter Ablaufdatum Personalausweis

IRBerleburg01 — Tue, 05 Sep 2023 14:28:00 GMT

Bei mehrjährigen Mandaten muss die Legitimation doch geprüft sein. Könnte ja sein, das in der Zwischenzeit der Ausweis abgelaufen ist. So kannst du das Ganze GWG-Konform halten.

Filter Ablaufdatum Personalausweis

IRBerleburg01 — Tue, 05 Sep 2023 14:30:21 GMT

GWG= Geldwäsche Gesetz

Filter Ablaufdatum Personalausweis

jjunker — Tue, 05 Sep 2023 14:31:52 GMT

GWG Konform ist es wenn man die Identität bei Mandatsanfang ordentlich feststellt. Ob sich der Mandant rechtzeitig um Ersatz kümmert ist doch egal, Wo steht das im GWG, dass man es aktuell halten soll?

Wenn ich Ironie nicht verstanden haben sollte. 🤗

Filter Ablaufdatum Personalausweis

Uwe_Lutz — Wed, 06 Sep 2023 06:53:33 GMT

Ich denke auch, dass eine einmalige Überprüfung der Identität ausreichend sein sollte.

Wenn ich mich einmal überzeugt habe, dass der Mandant auch tatsächlich der ist, für den er sich ausgibt, wird daran ein demnächst oder wann auch immer ablaufender Personalausweis nichts ändern.

@IRBerleburg01 schrieb:
So kannst du das Ganze GWG-Konform halten.

Ich kann im GWG keine Regelung finden, dass dies regelmäßig aktualisiert werden muss. Wo steht das?

Filter Ablaufdatum Personalausweis

RAHagena — Wed, 06 Sep 2023 10:43:28 GMT

@IRBerleburg01 schrieb:
Bei mehrjährigen Mandaten muss die Legitimation doch geprüft sein. Könnte ja sein, das in der Zwischenzeit der Ausweis abgelaufen ist. So kannst du das Ganze GWG-Konform halten.

Eine regelmäßige Neuidentifizierung ist so nicht notwendig:

aus https://www.mw.niedersachsen.de/download/128381/Merkblatt_-_Basisinformation_Geldwaeschegesetz.pdf

Als Verpflichteter haben Sie bei allen neuen Kunden den Vertragspartner, gegebenenfalls
für diesen auftretende Personen (zum Beispiel Boten) und wirtschaftlich Berechtigte
(siehe unter Abschnitt II.) zu identifizieren. Bei bereits bestehenden Geschäftsbeziehungen/
Stammkunden müssen Sie risikoorientiert, insbesondere wenn sich maßgebliche
Umstände beim Kunden ändern, die Angaben prüfen und gegebenenfalls eine Neuidentifizierung
vornehmen (§ 10 Absatz 3 und Absatz 3a GwG).

Filter Ablaufdatum Personalausweis

RAHagena — Wed, 06 Sep 2023 10:45:30 GMT

@Uwe_Lutz schrieb:

Ich kann im GWG keine Regelung finden, dass dies regelmäßig aktualisiert werden muss. Wo steht das?

Aktualisierung muss "zu geeigneter Zeit auf risikobasierter Grundlage erfüllen"

https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__10.html Absatz 3a

Filter Ablaufdatum Personalausweis

jjunker — Wed, 06 Sep 2023 11:13:39 GMT

@RAHagena das bezieht sich aber denke ich auf die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten. Wenn sich in den Eigentumsverhältnissen einer Kapitalgesellschaft etwas wesentliches ändert muss ich natürlich neu identifizieren. Wenn Herr Mustermann zusammen mit seiner Frau seit 30 Jahren die wirtschaftlich Berechtigten sind kann es uns hoch wie breit sein ob deren Ausweise seit 29 Jahren abgelaufen sind. Wir müssen nur regelmäßig ( in Abhängigkeit zur Risikoanalyse) kontrollieren, dass die beiden die wirtschaftlich Berechtigten sind. Das hat aber nichts mit der Gültigkeit der Ausweisdokumente zu tun. Die wird erst bei Aktualisierung der Identifizierung relevant.

Filter Ablaufdatum Personalausweis

Claudi_SN_ — Wed, 06 Sep 2023 11:20:52 GMT

-> Fällt das nicht in die Kategorie nice to have Service?

Genau darunter fällt es 🙂