Thema "revisionssichere Dokumentenablage" in Office Management

revisionssichere Dokumentenablage

schöni — Mon, 04 Sep 2023 10:04:33 GMT

Hallo, wir wollen eventuell auf die revisionssichere Dokumentenablage umstellen.

Wie sieht es denn mit dem Speicherberarf aus? Wir haben ASP und wollen nicht durch die Hintertür eine Kostenexplosion erhalten.

Wir haben unsere Arbeitspapiere in der Doku. Wenn wir jetzt die Arbeitspapiere ständig ändern bläht sich ja der Speicherplatz auf? Ist das signifikant?

Kann man z.B. ein Arbeitspapier auch wieder löschen, wenn man feststellt es wird nicht gebraucht. Belegt es dann immer noch Speicher?

Wenn ich jede Datei auf dem Weg dann 10 mal speichere ist nicht gerade effektiv.

Kann man dann in 10 Jahren nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen auch Löschen (und den Speicherplatz wieder erhalten). Nach der DSGVO muss das ja gehen.

Kann jemand überhaut etwas zum Speicherbedarf sagen.

Grüße

revisionssichere Dokumentenablage

schöni — Mon, 04 Sep 2023 10:07:44 GMT

auch beim digitale Belege buchen (geht auch mit DUO ist klar), würden wir die Belege gerne wieder löschen können.

Aufbewahren muss die ja der Mandant und nicht wir.

revisionssichere Dokumentenablage

siro — Mon, 04 Sep 2023 10:15:00 GMT

@schöni schrieb:
Hallo, wir wollen eventuell auf die revisionssichere Dokumentenablage umstellen.

...
Wir haben unsere Arbeitspapiere in der Doku. Wenn wir jetzt die Arbeitspapiere ständig ändern bläht sich ja der Speicherplatz auf? Ist das signifikant?

...

Die Arbeitspapiere in einem anderen Datenpfad ablegen

Aktivierung der Revisionssicherheit
Voraussetzung:
Das Zugriffsrecht „Dokumentenablage Revisionssicherheit“ wurde bestellt und abgerufen.
Vor der Aktivierung müssen alle Dokumente eingecheckt werden, da sonst keine Aktivierung möglich ist. Die Anleitung hierzu finden Sie im Dokument Übersicht der ausgecheckten / noch in Bearbeitung befindlichen Dokumente (Dok.-Nr. 1036497)
Anmeldung mit Administrator-Rechten in der Rechteverwaltung.
Eine Aktivierung ist pro Datenpfad notwendig
(Pro Datenpfad aktivierbar – z. B. ein Datenpfad mit und einer ohne Revisionssicherheit)

revisionssichere Dokumentenablage

schöni — Mon, 04 Sep 2023 11:03:08 GMT

könnte eine Lösung sein.

Wie machen wir das mit den Datenpfaden?

revisionssichere Dokumentenablage

schöni — Mon, 04 Sep 2023 12:25:56 GMT

Da muss ich den Datenpfad dann immer wechseln. Also ich lege ein Arbeitspapier ab, dann Datenpfad Arbeitspapier wechseln, wenn wieder nur Korrespondenz oder Belege der Kanzlei wieder wechseln???

Das wäre zu umständlich.

revisionssichere Dokumentenablage

flange — Wed, 06 Sep 2023 21:51:02 GMT

Ja. Durch die Revisionierung steigt der Speicherbedarf natürlich. Die Dokumente liegen dann ja X-Fach in der Datenbank.

Aber man kann gaze Dokumente endgültig löschen und dann wird auch wieder Speicherplatz frei.

MfG, F.Lange

revisionssichere Dokumentenablage

Michael-Renz — Thu, 07 Sep 2023 04:56:21 GMT

Hallo @flange ,

der Speicherbedarf ist höher, aber kein Grund die Revisionierung zu unterlassen.
wir haben vor gut 5 Jahren in der DMS-Pilotphase umgestellt und bisher ca. 500.000 Doks gespeichert die DMS Datenbank (alle zusammen) hat knapp 320 GB -Speicherbedarf.

Da wir auch Baurecht machen sind einige sehr große Akten und Dateien (Pläne) drin. Das „normale Dokument (z.b. der Controllingereport mit Monatsauswertung als Mandanten- bzw. Kanzleipaket hat nur wenige k‘s (meist unter 70) Speicherbedarf.

ACHTUNG: die Umstellung sollte an einem Freitagabend nach Dientschluss erfolgen - hat bei uns damals einen ganzen Tag gedauert - wir hatten aber auch damals schon viele Dokumente drin. (Ca. 250.000) und haben erst dieses Jahr das löschkonzept rigoros umgesetzt.

revisionssichere Dokumentenablage

flange — Thu, 07 Sep 2023 18:27:15 GMT

Hallo @Michael-Renz

natürlich ist die Revisionssicherheit sinnvoll. Ich bin ja der Meinung, man sollte am besten gleich auf DMS umsteigen.

MfG, F.Lange