Thema "Versand über beSt - Unterschrift nötig" in Office Management

Versand über beSt - Unterschrift nötig

larissa — Wed, 23 Aug 2023 10:38:08 GMT

Hallo zusammen,

wir müssen jetzt beim FG was einreichen und haben das beSt-Postfach zwar in DMS angebunden aber noch nie benutzt, deswegen habe ich vorab zwei Fragen an die bereits erfahrenen User:

Wenn ich ein Dokument in der DMS habe, reicht es, wenn es das Word Dokument ist was ich "versende" oder muss es ein PDF sein - man kann wohl auch im beSt-Postfach in pdf umwandeln (habe ich nur gelesen), aber die Frage ist ob das nötig ist? ...das bringt mich zu meiner 2. Frage
Benötige ich eine Unterschrift auf dem Dokument was ich einreiche? Elektronische Signatur ist ja nicht nötig und wenn ich ein eingesanntes PDF mit Unterschrift habe ist das ja eh nicht wirklich was Wert, außer dass das Schreiben besser aussieht... die "Identifizierung" ist ja das beSt, also eigentlich kann ich ein Schreiben ohne "Unterschrift" einreichen oder?

Über eine kurze Rückmeldung wäre ich dankbar:)

Grüße

Larissa

Versand über beSt - Unterschrift nötig

wwinkelhausen — Wed, 23 Aug 2023 10:43:54 GMT

Moin,

ich würde nur PDFs versenden, denn sonst weiß man ja nie, was der Empfänger in Word alles ändert, ohne dass man es merkt.

Die PDF-Umwandlung in beSt habe ich noch nicht benutzt, momentan aber nur, weil wir nur gedruckte Briefbögen haben und wir es aber gern mit Briefbogen versenden, sonst weiß später niemand, von wem das Schreiben war.

Die Unterschrift, auf die es ankommt, kommt elektronisch beim Versenden über das beSt, weil das nur mit Perso oder Kammerkarte geht. Eine manuelle Unterschrift ist nur für das optische Empfinden.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

Uwe_Lutz — Wed, 23 Aug 2023 10:45:50 GMT

Die Nutzung von PDF-Datei ist letztlich sogar vorgeschrieben. § 2 der ERVV sagt hierzu:

Das elektronische Dokument ist im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

bodensee — Wed, 23 Aug 2023 10:46:17 GMT

pdf ist genauso änderbar wie word. Ausser sie gehen vom Standard pdf wg in ist es jetzt pdf /A oder /B habe ich grad ncht im Kopf.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

rschoepe — Wed, 23 Aug 2023 10:56:35 GMT

@bodensee schrieb:
ist es jetzt pdf /A oder /B

PDF/B gibt es nicht, du meinst wahrscheinlich PDF/A-1b bzw. -2b (das B steht jeweils für "Basic"). PDF/A schützt aber auch nicht vor Änderung, sondern ist lediglich auf Langzeitarchivierung ausgelegt. Gegen Änderungen schützt nur ein signiertes Dokument.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

wwinkelhausen — Wed, 23 Aug 2023 10:55:34 GMT

Moin,

danke, das Gesetz kannte ich noch gar nicht.

Aber wie bekomme ich denn die Punkte 3-5 in die XML?

Versand über beSt - Unterschrift nötig

larissa — Wed, 23 Aug 2023 11:09:06 GMT

Ja klar, grundsätzlich würde ich jetzt auch nie ein Word versenden, das ist logisch, wo dann die Umwandlung in ein PDF stattfindet, muss man halt intern bei seinen Abläufen entscheiden (Stichwort Word und PDF in einer Dokumentenstruktur, was passiert, wenn dann auf senden gehe etc.)

Aber das sehe ich ja dann, wenn ich es mal getestet habe!

Aber das die Unterschrift über das Postfach kommt und ich sonst keine benötige, da scheinen wir uns einig zu sein:) Zumindestens ist hier sonst bisher kein Einwand gekommen...

Vielen Dank!

Versand über beSt - Unterschrift nötig

larissa — Wed, 23 Aug 2023 11:10:36 GMT

Vielen Dank für die Quelle!!!

Versand über beSt - Unterschrift nötig

agmü — Wed, 23 Aug 2023 12:15:02 GMT

@wwinkelhausen schrieb:
Moin,

danke, das Gesetz kannte ich noch gar nicht.

Aber wie bekomme ich denn die Punkte 3-5 in die XML?

Die Punkte 3 & 4 sollten eigentlich bei der Erstellung der beSt-Nachricht aus DATEV-Software auf Anwenderseite geliefert werden. Punkt 5 wird sich wohl nicht automatisiert umsetzen lassen.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

agmü — Wed, 23 Aug 2023 12:19:54 GMT

@larissa schrieb:
..Aber das die Unterschrift über das Postfach kommt und ich sonst keine benötige, da scheinen wir uns einig zu sein:) Zumindestens ist hier sonst bisher kein Einwand gekommen...

Vielen Dank!

Die gesetzliche Regelung die Sie im Hinblick auf eine (nicht) notwendige Unterschrift beachten sollten findet sich in § 52a Abs. 3 S. 1 und Abs. 4 FGO.

Ansonsten bin ich bei der Frage, was die Steuerberaterkammer unternommen hat um diese Anforderungen zu gewährleisten, raus.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

wwinkelhausen — Wed, 23 Aug 2023 12:30:54 GMT

Wenn ich eine beSt-Nachricht erstelle, kann ich folgenden Kopf ausfüllen:

Punkt 1 erschlage ich durch den Empfänger

Punkt 2 erfülle ich durch Eintragung des Aktenzeichens in "Ihr Zeichen"

Muss ich jetzt jedes Mal Punkt 3 und 4 in den Betreff quetschen?

Versand über beSt - Unterschrift nötig

agmü — Wed, 23 Aug 2023 15:15:40 GMT

aktuell bleibt wohl nur das Feld "Betreff" nach dem Schema: Mandant ./. Gegner - wegen ...

Allerdings wird das Feld "Betreff" mittelfristig abgeschafft; jedenfalls ist in den aktuellen XJustiz-Konditionen das Feld bereits abgeschafft; an dieser Stelle muss daher softwareseitig nachgearbeitet werden😁 .

Sie können nichts dafür, aber mir graust es, wenn ich in der Nachrichtenmaske lese: "Absender: wird beim Versand automatisch eingetragen".

Im Hinblick auf die eindeutige Regelung des § 52a Abs. 3 FGO würde mir diese Maske schlaflose Nächte bereiten. Wie sollen Sie erkennen, dass der Absender tatsächlich mit der Person identisch ist, die in der einfachen Signatur genannt wird?

Da kann die einzig Haftungsschonende Arbeitsanweisung eigentlich nur lauten: ohne qeS verlässt kein Schriftsatz per beSt die Kanzlei; es sei den es gibt nur einen Berufsträger, der selbst versendet.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

wwinkelhausen — Wed, 23 Aug 2023 15:26:10 GMT

Das beSt-Postfach wird leider erst beim Senden ausgewählt. Je nach Partner stehen dann bis zu vier Postfächer zur Verfügung. Bisher haben wir aber immer betreutes Klicken gemacht, so dass ich da immer sagen konnte, welches Postfach zu nehmen war.

Identisch werden die wahrscheinlich nie sein, denn die meisten Klagen laufen über die Partnerschaft, also das Gemeinschaftspostfach.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

agmü — Wed, 23 Aug 2023 15:33:51 GMT

@wwinkelhausen schrieb:
... Bisher haben wir aber immer betreutes Klicken gemacht, so dass ich da immer sagen konnte, welches Postfach zu nehmen war.

Ist Ihnen die Zeit für dieses betreute Klicken nicht zu Schade? Wenn wir betreutes Klicken machen würden, würde 80% der Arbeit liegen bleiben. Ganz zu schweigen von Kollegen die täglich dutzende von Nachrichten versenden dürfen.

Ich bewundere Ihre Leidensfähigkeit.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

Uwe_Lutz — Wed, 23 Aug 2023 15:36:25 GMT

@agmü schrieb:

Da kann die einzig Haftungsschonende Arbeitsanweisung eigentlich nur lauten: ohne qeS verlässt kein Schriftsatz per beSt die Kanzlei; es sei den es gibt nur einen Berufsträger, der selbst versendet.

Das beSt bietet aber keine qeS an. Dafür muss aber beim Versand der Personalausweis (oder die Kammerkarte) gesteckt sein und zu dem Zeitpunkt damit unterschrieben werden.

Und ein Versand ist bei mehreren Berufsträgern immer nur mit dem eigenen Postfach oder dem Postfach der Gesellschaft möglich. Ich kann also z.B. keinen Versand über das beSt meiner Ehefrau (und Sozietätspartnerin) durchführen.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

bodensee — Wed, 23 Aug 2023 16:36:36 GMT

ERVV schließe mich herrn winkelhausen an, warum bislang auch nicht bekannt gut das es Sie hier in der Community gibt 😃

Versand über beSt - Unterschrift nötig

Michael-Renz — Wed, 23 Aug 2023 17:20:04 GMT

Lieber Andreas @agmü

die BStBK steht auf dem Standpunkt, dass arbeitsteiliges Arbeiten in StB-Kanzleien nicht vorkommt. D.h. der Ersteller des Dokuments versendet es auch- Andere Wege im Hinblick auf § 52 a FGO hat die BStBK auch auf meine konkrete Nachfrage dort für nicht praxisnah angesehen!?

Das sind eben die Praktiker in den Kammern, die die Kanzleiabläufe genau kennen!

Und wenn’s dann schief gegangen ist, weil ein Berufsträger versendet, der nicht einfach signiert hat, dann helfen diese Kammern ja immer sehr praxisnah bei der Haftungsabwehr - oder?

Und insofern kann ich nur allen beSt User raten, auf keinen Fall im Schriftsatz eine einfache Signatur anzubringen, weil sonst ja eindeutig nachvollziehbar ist, wenn der „Nicht verantwortende Kollege(Berufsträger)“ versendet hat.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

Michael-Renz — Wed, 23 Aug 2023 17:26:43 GMT

Lieber Herr Kollege @Uwe_Lutz ,

Wenn ein Berufskollege einen Schriftsatz fertigt, und verantwortet und ggf. mit einfacher Signatur versieht, wozu eine Zeile im Format (zB) - Michael Renz, Rechtsanwalt - völlig reicht, und dann ggf. Zur Fristwahrung von Ihnen als Berufsträger versendet wird, ist das Problem realisiert.

Der erkennbar „Verantwortende Berufsträger“ (im Beispiel Michael Renz, Rechtsanwalt); hat nicht versendet und der Versender, der qualifiziert versendet, verantwortet nicht - schon kracht‘s.

genau das wurde im Zivilverfahren so schon entschieden, muss mal suchen, wo das in den beA-Newslettern veröffentlicht wurde.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

agmü — Thu, 24 Aug 2023 06:22:13 GMT

@Michael-Renz schrieb:
Lieber Andreas @agmü

die BStBK steht auf dem Standpunkt, dass arbeitsteiliges Arbeiten in StB-Kanzleien nicht vorkommt. D.h. der Ersteller des Dokuments versendet es auch- Andere Wege im Hinblick auf § 52 a FGO hat die BStBK auch auf meine konkrete Nachfrage dort für nicht praxisnah angesehen!?

Das sind eben die Praktiker in den Kammern, die die Kanzleiabläufe genau kennen!

Und wenn’s dann schief gegangen ist, weil ein Berufsträger versendet, der nicht einfach signiert hat, dann helfen diese Kammern ja immer sehr praxisnah bei der Haftungsabwehr - oder?

Und insofern kann ich nur allen beSt User raten, auf keinen Fall im Schriftsatz eine einfache Signatur anzubringen, weil sonst ja eindeutig nachvollziehbar ist, wenn der „Nicht verantwortende Kollege(Berufsträger)“ versendet hat.

Es war mir klar, dass die BStK die Problematik nicht sehen (will) kann. Diese Damen und Herren müssen ihren Mandanten auch nicht erklären, dass der Rechtsstreit wegen einer Formalie verloren gegangen ist.

Ich erwarte von "der DATEV", dass proaktiv im Rahmen der Softwareentwicklung für ihre Mitglieder darauf geachtet wird, diese bei der Vermeidung von Fehlern zu unterstützen, gerade bei banalen Dingen wie der Sicherstellung, dass Nachrichten im Rahmen der elektronischen Übermittlung den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

Uwe_Lutz — Thu, 24 Aug 2023 06:54:56 GMT

@Michael-Renz schrieb:

Wenn ein Berufskollege einen Schriftsatz fertigt, und verantwortet und ggf. mit einfacher Signatur versieht, wozu eine Zeile im Format (zB) - Michael Renz, Rechtsanwalt - völlig reicht, und dann ggf. Zur Fristwahrung von Ihnen als Berufsträger versendet wird, ist das Problem realisiert.

Okay, bei uns versendet der Ersteller, so dass dies vermutlich nicht das Problem sein wird (wobei wir sowieso nicht so viel mit den Gerichten zu tun haben), aber ich werde diese Problematik noch mal mitnehmen und bei uns in den Ablauf einarbeiten.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

wwinkelhausen — Thu, 24 Aug 2023 07:48:45 GMT

Ich hätte genügend andere Arbeit. Aber ich bin hier im Büro der Einzige, der sich da richtig eingearbeitet hat, weil ich für die Partner die Einrichtung der Postfächer vorgenommen habe. Und wenn mich mein Chef ruft, sage ich nicht, dass ich mir dafür zu schade bin. Und so klagewütig sind wir hier in der Steuerberatung nicht. Aber ich durfte auch schon einmal eine Nachricht vom BFH abrufen 🙂

Versand über beSt - Unterschrift nötig

wwinkelhausen — Thu, 24 Aug 2023 08:04:04 GMT

Hallo Herr Renz, wenn ich mich als einfacher Steuerfachwirt da mal einklinken darf. Wir sind eine Partnerschaftsgesellschaft mit 4 Partnern. Wenn sich aus einem einzureichenden Schriftstück an z.B. das FG ergibt, dass Partner A die Klage bearbeitet, darf Partner B die beSt-Nachricht abschicken?

Muss Partner A dann auch die elektronischen Empfangsbekenntnisse abschicken oder darf das ein anderer Partner?

Versand über beSt - Unterschrift nötig

agmü — Thu, 24 Aug 2023 08:27:53 GMT

@wwinkelhausen schrieb:
Hallo Herr Renz, wenn ich mich als einfacher Steuerfachwirt da mal einklinken darf. Wir sind eine Partnerschaftsgesellschaft mit 4 Partnern. Wenn sich aus einem einzureichenden Schriftstück an z.B. das FG ergibt, dass Partner A die Klage bearbeitet, darf Partner B die beSt-Nachricht abschicken?

Meines Erachtens beantwortet § 52a Abs. 3 S. 1 FGO diese Frage eindeutig, wenn darin steht:

"Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden."

Das Gesetz sieht zwei Varianten vor:

entweder muss das Dokument mit einer qeS versehen sein, dann ist die Person des versendenden irrelevant,

oder die verantwortende Person beschränkt sich auf eine (einfache) Signatur und reicht das Dokument auf einem sicheren Übermittlungsweg ein.

§ 52a Abs. 4 FGO definiert die sicheren Übermittlungswege.

wird ein Dokument (einfach) von Partner A signiert und von Partner B versendet entspricht dies nicht der zweiten Variante des § 52a Abs. 3 S. 1 FGO. Die erste Alternative des § 52a Abs. 3 S. 1 FGO ist ebenfalls nicht gegeben, so dass die Übermittlung prozessual unwirksam ist.

Gerade wenn Sie nur selten mit der Thematik konfrontiert sind, sollten Sie dringend Mechanismen vorsehen, die solche Sachverhalte verhindert oder zumindest darauf aufmerksam macht.

@wwinkelhausen schrieb:
...
Muss Partner A dann auch die elektronischen Empfangsbekenntnisse abschicken oder darf das ein anderer Partner?

Solange die Mandatierung sich nicht auf einen Partner beschränkt, kann jeder Partner das elektronische Empfangsbekenntnis im eigenen Namen abgeben. Wird das eEB mit einer qeS versehen, kann es wieder jeder versenden.

Es sollte dann nur sichergestellt sein, dass der Sachbearbeiter vom Nachrichteneingang und der Frist Kenntnis erlangt.

Zuletzt noch folgende Überlegung:

Die wirksame Kontrolle der Einhaltung des § 52a Abs. 3 S. 1 FGO nimmt weniger Zeit in Anspruch als die zeit- und nervenaufwändige Diskussionen mit dem Gericht über die Frage, ob der Schriftsatz nicht doch formwirksam übermittelt wurde.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

Michael-Renz — Thu, 24 Aug 2023 08:36:59 GMT

Hallo Herr @wwinkelhausen ,

zuerst muss ich ein wenig "ausholen".

beA (für Rechtsanwälte): erlaubt eine qualifizierte elektronische Signatur und gilt als sicherer und qualifizierter Übermittlungsweg.

Dort kann man daher einfach signieren (= verantwortende Person, es reicht eine textliche Namensnennung oder ggf. die Bilddarstellung einer Unterschrift).
Wenn die verantwortende Person dann qualifiziert (auf sicherem Weg per bea) OHNE eSignatur versendet, gilt der Schriftsatz als wirksam eingereicht.
Wenn ein anderer Kollege (Berufsangehöriger) mit qualifizierter eSignatur versendet (macht er sich den Schriftsatz zu eigen = wird auch verantwortende Person) dann ist auch wirksam eingereicht
wenn ein anderer Kollege OHNE qualifizierte eSignatur aber auf sicherem Weg einreicht, macht er sich den Schriftsatz NICHT zu eigen = keine verantwortende Person, dann ist nicht wirksam eingereicht.

da beA eine qualifizierte eSignatur erlaubt, kann der Kollege B für Kollege A wirksam einen Schriftsatz einreichen.

beSt (für StB):

erlaubt überhaupt keine qualifizierte eSignatur,
und "fingiert" die Verantwortungsübernahme des jeweiligen Berufsträgers durch den Versand auf sicherem Weg NUR durch Berufsangehörige.
Wenn aber eine Differenz zwischen (verantwortender Person = Aussteller) Signierer des Dokuments und Versender auftritt, ist zumindest im Zivilbereich (und der wäre hier durch Verweisung anwendbar) entschieden, dass KEINE wirksame Einreichung vorliegt - weil der Versender eben gerade KEINE Verantwortung für das Dokument (sondern nur den Versand) übernommen hat.

Das heißt, Ihr Fall geht schief im beSt - im beA würde er mittels qeS funktionieren. Mit dem eEB hat das alles (fast) NICHTS zu tun. Das eEB das nicht vom Berechtigten (im beSt) versandt wird, ist mE eben gerade auch nicht abgegeben - dazu gibts mE aber noch keine Entscheidung.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

wwinkelhausen — Thu, 24 Aug 2023 09:09:30 GMT

@agmü und @Michael-Renz Vielen Dank für die Erläuterungen.

Ich habe mir mal eine unserer letzten Klagen herausgesucht. Da steht Partner A als Sachbearbeiter im Betreff und hat die Klage auch unterschrieben. Als Prozessbevollmächtigte steht unsere Partnerschaft in der Klage und auch die Prozessvollmacht lautet auf die Partnerschaft.

Durch die einfache Signatur durch Partner A in der Klage ist diese jetzt ihm zugewiesen und nur er sollte alle beSt-Nachrichten und eEBs versenden. Habe ich das richtig verstanden?

Versand über beSt - Unterschrift nötig

Michael-Renz — Thu, 24 Aug 2023 09:52:23 GMT

Hallo Herr @wwinkelhausen ,

das ist so ungefähr richtig. Nur bezieht sich die Frage der "verantwortenden Person" immer auf den KONKRETEN Schriftsatz - das könnte daher bei einem der Gesamtkanzlei erteilten Mandat für jeden Schriftsatz ein:e andere:r Kollege:in sein.

Grundsatz gilt im beSt:

wer den Schriftsatz erstellt (verantwortende Person), sendet ihn auch per beSt
wer als Empfänger eines eEB´s genannt ist (das kann im Falle des beSt auch die Gesamtkanzlei sein), versendet das eEB, bei Gesamtkanzleinennung im eEB könnte das jeder Vertretungsberechtigte sein.
alle die mit dem konkret zu versendenden eDokument nicht selbst als VERANTWORTENDE PERSON befasst sind, lassen die Finger davon (im beSt).

Versand über beSt - Unterschrift nötig

wwinkelhausen — Thu, 24 Aug 2023 09:28:52 GMT

@Michael-Renz Vielen Dank für die Unterstützung. Das FG hat in der Klage immer nur an die Partnerschaft geschrieben, so dass m.E. das eEB von jedem Partner über das Gemeinschaftspostfach abgegeben werden kann. Bei den Schriftsätzen werde ich darauf achten, dass diese nur vom verantwortenden Partner abgesendet werden.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

Uwe_Lutz — Thu, 24 Aug 2023 09:40:00 GMT

Was mir gerade noch durch den Kopf geht:

Der Versand der Schriftstücke erfolgt bei uns über das Sozietäts-Postfach, zumal bevollmächtigt auch immer alle Sozietätsmitglieder sind.

Was sieht denn dann der Empfänger, wer das Schriftstück versandt hat? Den tatsächlichen Versender oder die Sozietät? Kann dann überhaupt das skizzierte Problem auftauchen?

Versand über beSt - Unterschrift nötig

Michael-Renz — Thu, 24 Aug 2023 09:50:31 GMT

Hallo Herr Kollege @Uwe_Lutz ,

der Empfänger sieht (kann feststellen) welcher konkrete Berufsträger für die Gesamtkanzlei gehandelt hat. Wenn der (wirklich) vertretungsberechtigt ist (ACHTUNG: angestellte StB´s) ist diese Person die "verantwortende Person".
Das Problem kann auch in in Ihrem gedachten Fall auftreten, wenn der Schriftsatz von einer "verantwortenden Person" einfach signiert wird (z.B. Namenszug) und von einer anderen (ggf. vertretungsberechtigten der Gesamtkanzlei) versandt wird - es FEHLT DANN DIE "richtige" Signatur, und die geht eben mit beSt nicht.

Versand über beSt - Unterschrift nötig

agmü — Thu, 24 Aug 2023 09:59:52 GMT

@Uwe_Lutz schrieb:
Was mir gerade noch durch den Kopf geht:

Der Versand der Schriftstücke erfolgt bei uns über das Sozietäts-Postfach, zumal bevollmächtigt auch immer alle Sozietätsmitglieder sind.

Sie treffen auf den Geburtsfehler der gesetzlichen Regelung.

Die gesetzliche Regelung geht vom "(Prozess-)Bevollmächtigten" als natürlicher Person aus. Eine Personenmehrheit als Prozessbevollmächtigte sieht keine Verfahrensordnung vor; Obwohl seit Jahrzehnten anerkannt ist, dass auch Personenmehrheiten (Prozess-)Bevollmächtigte sein können.

Dieser Geburtsfehler ist durch die Schaffung von Kanzleipostfächern abgemildert aber nicht beseitigt worden. Eine Rechtsgrundlage in den Verfahrensordnungen findet sich bis heute nicht.

Wer versendet hat wird im Protokoll, welches automatisch erstellt wird, ausgewiesen. Die wenigen Nachrichten die ich bisher von Steuerberatern erhalten habe weisen stets die Person aus, die auch in der einfachen Signatur ausgewiesen ist; ob es sich dabei um einen Zufall handelt oder nicht, kann ich nicht beurteilen, da mit die Kanzleiorganisation in diesen Büros nicht bekannt ist.