Thema "Bescheide sinnvoll per Email übermitteln" in Office Management

Bescheide sinnvoll per Email übermitteln

benden — Wed, 18 Jan 2023 10:57:37 GMT

Hallo zusammen,

wir überlegen uns gerade einen Weg, wie wir geprüfte Bescheide an die Mandanten per Email übermitteln können, die Meine Steuern nicht nutzen wollen (natürlich erst nach deren Zustimmung).

Man kann in der Vorlagenverwaltung eine Email-Vorlage erstellen, die man dann aus PFB heraus aufrufen kann:

Dabei werden die Platzhalter wie z.B. die Bescheidart und -datum automatisch gefüllt, quasi wie in unseren Bescheidprüfungsanschreiben, welche wir per Post erstellen auch.

Das ist sehr schön und ein guter Workflow mit nur leider einer Hürde: Wenn man den Bescheid anfügen möchte zeigt das Programm ALLE Dokumente aus DMS an - nicht nur die des Mandanten. Man sucht dann ziemlich lange und die Gefahr besteht den falschen Bescheid auszuwählen. Optimal wäre natürlich, wenn das Programm automatisch die Anlage anfügen würde, die schon an dem Postbucheintrag hängt (aus dem man die Email erzeugt). Darüber hinaus ist der gesamte Programmablauf seeehr langsam (ist ja leider beim Erstellen von Dokumenten aus den Vorlagen generell so).

Deshalb meine Frage: Wie löst ihr dieses Problem bzw. wie ist bei euch der Ablauf für Bescheidprüfungen per Email um möglichst effizient zu sein (kanzleiweit)?

Bescheide sinnvoll per Email übermitteln

benden — Mon, 14 Aug 2023 14:24:06 GMT

@datev: Wäre hier nicht eine Programmerweiterung sinnvoll?

Bescheide sinnvoll per Email übermitteln

wwinkelhausen — Mon, 14 Aug 2023 14:28:06 GMT

Die DATEV wird an den EO-Dinosauriern nichts wesentliches mehr ändern.

Bescheide sinnvoll per Email übermitteln

martin65 — Tue, 15 Aug 2023 05:32:33 GMT

Hallo @benden,

Wir benutzen keine DMS. In der Dokumentenablage markieren wir die Bescheide. mit der rechten Maustaste. Dann "senden" und das E-Mail-Empfängerkonto auswählen.

Anschließend haben wir mit Hilfe der Outlook-Autokorrektur Standardbriefe hinterlegt und füllen händisch die erforderlichen Angaben zu den Zahlungen oder festgesetzten Vorauszahlungen etc.

Freundliche Grüße

Martin Heim

Steuerberater

Bescheide sinnvoll per Email übermitteln

SusanneR — Tue, 15 Aug 2023 10:44:18 GMT

Was ich auch sehr schade finde ist, dass man auf diesem Weg die Dokumente nicht mit Annotationen generell als pdf anhängen kann, sondern nur die entsprechende Datei auswählen kann.

Gehe ich mit der rechten Maustaste über "senden", stehen mir diese Optionen zur Verfügung, aber dann habe ich den Vorlagentext nicht in der Email.

Ich bastele daher immer zwei Emails zusammen, aber das ist nicht das Gelbe vom Ei.

Bescheide sinnvoll per Email übermitteln

Uwe_Lutz — Tue, 15 Aug 2023 10:52:12 GMT

@SusanneR schrieb:
Was ich auch sehr schade finde ist, dass man auf diesem Weg die Dokumente nicht mit Annotationen generell als pdf anhängen kann, sondern nur die entsprechende Datei auswählen kann.

Gehe ich mit der rechten Maustaste über "senden", stehen mir diese Optionen zur Verfügung, aber dann habe ich den Vorlagentext nicht in der Email.

Wenn ich DMS über die rechte Maustaste das Senden per Mail auswähle, kann ich sowohl eine E-Mail-Vorlage als auch die Annotatios auswählen. Ist dies in der DokAblage anders?

Bescheide sinnvoll per Email übermitteln

SusanneR — Tue, 15 Aug 2023 14:42:06 GMT

@Uwe_Lutz Danke für den Hinweis, das war mir nicht bekannt! (Ich habe auch DMS, kann also zur DokAblage keine Auskunft geben).

Bescheide sinnvoll per Email übermitteln

lukasklein — Wed, 16 Aug 2023 09:05:56 GMT

Das geht auch über die klassische DokOrg. Wir machen das auch so.

Problem ist, dass Sie über die Schriftguterstellung (das wäre der Weg Rechtsklick Bescheid) meines Wissens nicht an die Platzhalter aus der Bescheidprüfung kommen bzw. die Platzhalter dann nicht befüllt werden können.