Thema "Re: in DMS löschen" in Office Management

in DMS löschen

schöni — Wed, 31 Jan 2018 19:53:16 GMT

Hallo,

wie kann man eigentlich in der DMS abgelegte Dokumente löschen?

Mit der neuen Datenschutzverordnung muss ja ein Löschkonzept erstellt werden. Da in der DMS auch personenbezogene Daten liegen müssen die auch gelöscht werden (z.B. nach 10 Jahren oder am Ende des Mandats).

Wie bekommt man das hin?

Schönen Abend

Re: in DMS löschen

mapex — Wed, 31 Jan 2018 20:22:19 GMT

in DMS kann man nichts löschen, höchstens auf "zu löschen"setzen und später mal in der ansicht auf nicht sichtbar machen. ganz verschwinden wird es NIE - revisionssicher

Re: in DMS löschen

schöni — Wed, 31 Jan 2018 22:43:13 GMT

das passt aber nicht zu den neuen Bestimmungen. Dann ist DMS kein Produkt mehr.

Weil wenn die Personendaten gelöscht werden sollen, liegt ein Verstoß vor.

Da muss die Datev aber noch daran arbeiten.

Ich dachte immer man kann die Daten die den Vermerk gelöscht haben auch wirklich löschen.

Was heiß nicht sichtbar machen und wie geht das?

Re: in DMS löschen

mkinzler — Thu, 01 Feb 2018 04:45:32 GMT

Aus dem Index kann es vom Dmsadmin gelöscht werden. Die eigentlichen Doumente bleiben aber in dem Archiv.

Re: in DMS löschen

Gabriele_Scheuering — Fri, 02 Feb 2018 10:30:09 GMT

Hallo Community,

nach §35 Abs. 3 Nr. 3 BDSG ist anstatt einer Löschung eine Sperrung von Daten möglich, wenn eine Löschung einen unverhältnismäßig hohen Aufwand darstellt. In der aktuellen Marktversion von DATEV DMS classic können Daten logisch gelöscht werden, so dass weder für Benutzer noch für den Administrator ein Zugriff über die Programmoberfläche auf diese Daten möglich ist. Nach dem logischen Löschen sind die Dokumente weiterhin in der Datenbank und den revisionssicheren Medien gespeichert.

Die neue DSGVO (gilt ab 25.05.2018) sieht die Möglichkeit Daten zu sperren nicht mehr vor. Aus diesem Grund wird das endgültige Löschen in DATEV DMS classic derzeit umgesetzt. Mit der DATEV Programm-DVD 12.0 und der darauf enthaltenen Programm-Version DATEV DMS classic 9.0 wird es die Möglichkeit geben, einzelne oder mehrere Dokumente tatsächlich zu löschen.

Bei dieser Löschung kann kein Speicherplatz gewonnen werden, da in den revisionssicheren Medien eine Löschung nur durch mehrmaliges Überschreiben der Einträge möglich ist.

Viele Grüße aus Nürnberg und schönes Wochenende!

Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

Re: in DMS löschen

Gelöschter Nutzer — Fri, 02 Feb 2018 10:46:43 GMT

Hallo Frau Scheuering,

danke für die Info.

Wie schaut es aus, wenn man z.B. nach 12 Jahren Speicherplatz freigeben will?

Kann ich dann alte Container löschen? Der Index müsste dann, bei Verknüpfungen zu Dokumenten aus diesem Container, ins leere greifen und entsprechende (Fehler)Meldung ausgeben oder geht dann gar nichts mehr?

Re: in DMS löschen

mapex — Mon, 05 Feb 2018 07:21:19 GMT

so wie ich das sehe und ich interpretiere, kann "alter" Speicherplatz niemals wieder freigegeben werden, weil immer belegt. ob sichtbar oder nicht. sonst würde das "revisionssicher" nicht als Prädikat herhalten dürfen.

Re: in DMS löschen

Gelöschter Nutzer — Mon, 05 Feb 2018 07:28:23 GMT

löschen kann man (als admin) alles.. ist nur die Frage, ob es hinterher noch funktioniert :-D. dafür ist dieses container-konzept auch hervorragend geeignet

Re: in DMS löschen

mapex — Mon, 05 Feb 2018 08:09:54 GMT

eben nicht...

wie frau scheuering anmerkte, wird zwar an einem Konzept gearbeitet, dass man alles löschen kann. bisher geht es nicht. und wenn es dann geht, wird (so hat sie oben erwahnt) kein Speicherplatz frei.

Re: in DMS löschen

Gelöschter Nutzer — Mon, 05 Feb 2018 09:23:05 GMT

über saadmin könnte ich löschen, entfernen, schreibschützen.. zur not auf dateiebene: server herunterfahren, medium löschen.. geht alles, als admin.

Re: in DMS löschen

Uwe_Lutz — Mon, 05 Feb 2018 09:35:18 GMT

Hallo s f,

technisch kann ich da jetzt nicht unbedingt weiterhelfen.

Ich stelle es mir aber schwierig vor, zu prüfen, ob in einem Container wirklich nur Dokumente abgelegt sind, die nicht mehr weiter aufbewahrt werden müssen.

Schließlich kommt es für die Aufbewahrungsfrist nicht darauf an, wann diese erstellt wurden, sondern BIS WANN diese gelten. Und z.B. einen Gesellschaftervertrag aus dem Jahre würde ich durchaus noch aufbewahren wollen...

Viele Grüße

Uwe Lutz

Re: in DMS löschen

Gelöschter Nutzer — Mon, 05 Feb 2018 09:38:26 GMT

da ist korrekt, trotzdem würde ich alte container gerne irgendwann aus dem laufenden system rausnehmen wollen. natürlich mit option, diese wieder ins spiel zu bringen, falls unbedingt notwendig.

Re: in DMS löschen

Gabriele_Scheuering — Tue, 06 Feb 2018 14:27:38 GMT

Hallo Community,

das Auslagern und Löschen von Medienverzeichnissen ist kein von DATEV unterstütztes oder getestetes Vorgehen. Wir raten Ihnen dringend davon ab.

Viele Grüße aus Nürnberg

Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

Re: in DMS löschen

mapex — Tue, 06 Feb 2018 14:53:14 GMT

siehste *lach*

Re: in DMS löschen

Gelöschter Nutzer — Tue, 06 Feb 2018 14:57:11 GMT

das Auslagern und Löschen von Medienverzeichnissen ist kein von DATEV unterstütztes oder getestetes Vorgehen. Wir raten Ihnen dringend davon ab.

Also im Klartext:

DATEV kann es nicht, es wäre aber bei einem vernünftigen Programm möglich.

Re: in DMS löschen

Gelöschter Nutzer — Tue, 06 Feb 2018 16:32:29 GMT

nicht falsch verstehen.. da steht nicht getestet, aber wenn es getestet worden wäre würde es vielleicht auch unterstützt werden , sofern es funktioniert.

so war auch meine frage.