Thema "Email-Drafts in DMS" in Office Management

Email-Drafts in DMS

RA-Bankel — Mon, 10 Jul 2023 07:22:59 GMT

Hi,

wir nutzen DATEV-DMS und würden gerne E-Mail-Entwürfe in DMS a) speichern und b) fortentwickeln. Ein Mandant arbeitet auch intern stark mit strukturierten E-Mails, sodass wir uns dem nicht ganz entziehen können. Häufig werden unsere Antworten aber von verschiedenen Kollegen bearbeitet. Hierfür ist DMS prinzipiell toll geeignet, außer bei E-Mails:

Wenn ich eine E-Mail in DMS ablege, dann klappt das. Laut Dateistruktur kommt das als .msg ins System. Wenn ich (oder ein anderer) Kollege die Datei öffne, so klappt das auch (E-Mail Entwurfsfenster, keine Probleme so weit). Wenn man nach dem ersten öffnen nun aber wiederum die Überarbeitung per "In DMS speichern" in DMS sichern möchte, kommt eine Fehlermeldung:

Ist der Fehler bekannt? Gibt es einen Workaround? Klar, wir könnten immer in Word-Docs per c&p arbeiten, aber das ist schlichtweg unkomfortabel.

Grüße

RA Bankel

Email-Drafts in DMS

metalposaunist — Mon, 10 Jul 2023 07:28:20 GMT

@RA-Bankel schrieb:
Ist der Fehler bekannt?

Soweit ich mich erinnere: ja.

Email-Drafts in DMS

Uwe_Lutz — Mon, 10 Jul 2023 08:00:51 GMT

Grundsätzlich kommt die Möglichkeit, E-Mail-Entwürfe im DMS zu speichern erst mit der DVD 17.0 im August 2023.

Aber auch da hakt es wohl noch an einzelnen Punkten.

Email-Drafts in DMS

Nina_Schlee — Thu, 13 Jul 2023 11:12:09 GMT

Guten Tag @RA-Bankel

solche Fälle müssen wir im Einzelfall prüfen.
Daher wäre es super, wenn Sie einen Servicekontakt bei uns zu dem Thema erstellen, damit wir uns das gemeinsam ansehen können.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Email-Drafts in DMS

RA-Bankel — Thu, 13 Jul 2023 15:13:18 GMT

@Nina_Schlee Ist erledigt.

Ergänzend ist mir noch aufgefallen, dass die E-Mail-Windows-Fensterbezeichnung der E-Mail auf "Unbenannt (Schreibgeschützt)" lautet.

Outlook selbst bietet mir keine sichtbare Möglichkeit zur Attributs-Entfernung; hängt eventuell mit den dateibezogenen Eigenschaften in der Datenbank zusammen?

Email-Drafts in DMS

flange — Thu, 13 Jul 2023 16:40:32 GMT

Hallo @RA-Bankel

diese Probleme sind bekannt und wie @Uwe_Lutz schon schrieb, soll das mit der DVD 17 (Mitte August) alles besser werden.

siehe auch hier: https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-DATEV-DMS/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/idi-p/142038

MfG, F.Lange

Email-Drafts in DMS

xyzmic — Fri, 14 Jul 2023 05:33:24 GMT

Das Problem habe bzw. hatte ich auch, habe dabei festgestellt, dass die Fehlermeldung nicht mehr kommt, wenn ich wie folgt vorgehe:

E-Mail Entwurf in DMS speichern bzw. über DMS direkt anlegen mit Mandantenzuordnung (wie sonst auch)
mit Rechtsklick zur "Bearbeitung öffnen" klicken = E-Mail öffnet sich z.B. im Outlook
beim speichern nicht auf DMS speichern drücken, sondern einfach die E-Mail schließen, die Änderungen speichern sich automatisch im DMS (warum auch immer)

darf also nicht ausgewählt werden, wenn die E-Mail bereits über den DMS geöffnet wurde.

Bei mir hat dies bereits mehrfach funktioniert.

Worddokumente sind hier deutlich einfacher, hoffe bei dir funktioniert dies auch so, ohne diese Fehlermeldung.