Thema "Meine Aufgaben - neuen Filter anlegen" in Office Management

Meine Aufgaben - neuen Filter anlegen

Andreea11 — Thu, 09 Mar 2023 08:23:49 GMT

Guten Tag,

wir haben für das Sekretariat (3 Mitarbeiter) einen Filter angelegt: Aktive Aufgaben Sekretariat. Hier werden alle unerledigten Aufgaben der 3 Mitarbeiter angezeigt. Das ist schon sehr gut, aber:

1. Nun ist es so, dass auch die Aufgaben angezeigt werden, die nur 1 der 3 Mitarbeiter betreffen. Kann man das irgendwie so einstellen, dass tatsächlich nur die Aufgaben angezeigt werden, die Alle 3 Mitarbeiter als Gruppe betreffen?

2. Kann man vertrauliche Aufgaben anlegen, die nur der Mitarbeiter (Zuständige) einsehen kann und sonst niemand selbst wenn man über den Filter den Zuständigen auswählt?

Danke vorab für eure Hilfe!

Andreea

Meine Aufgaben - neuen Filter anlegen

fränzeparuschkevitz — Thu, 09 Mar 2023 08:59:15 GMT

Hallo Andrea,

wir haben bei uns einen fiktiven Mitarbeiter "Sekretariat" speziell aus diesem Grund angelegt.

Mitarbeiter aus anderen Abteilungen erteilen Aufgaben nur an diesen fiktiven Mitarbeiter.

Die Kolleginnen im Sekretariat stimmen sich dann untereinander ab wer was macht.

Das Anlegen von "vertraulichen" Aufgaben ist m.E. nicht möglich.

Fränze

Meine Aufgaben - neuen Filter anlegen

Andreea11 — Thu, 09 Mar 2023 14:41:53 GMT

Vielen Dank! Wir versuchen es auf diese Weise. Das ist ein sehr guter Tipp.

Meine Aufgaben - neuen Filter anlegen

programmanwender — Mon, 10 Jun 2024 14:22:49 GMT

Wir handhaben die Aufgabeninformation an das Sekretariat ebenso wie von @fränzeparuschkevitz beschrieben. Allerdings monieren unsere Sachbearbeiterinnen im Seki, dass sie über neue Aufgaben nicht wie bei einer Aufgabe unter ihren persönlichen Mitarbeiternummern benachrichtigt werden (Erinnerungsfunktion).

Weiß jemand, ob man einrichten kann, dass die Benachrichtigung an die fiktive Mitarbeiter-Personalnummer geschickt wird, gleichzeitig aber alle Mitarbeiter im Seki-Team über eine neue Aufgabe benachrichtigt werden? Ist ggf. eine Verlinkung zu den jeweiligen Mitarbeitern möglich? Das Senden mit der fiktiven Mitarbeiter-Personalnummer klappt zwar, aber es erfolgt keine entsprechende Benachrichtigung.

Meine Aufgaben - neuen Filter anlegen

Iris_Hierteis — Fri, 14 Jun 2024 07:00:23 GMT

Guten Tag @programmanwender,

prüfen Sie bitte Folgendes, ob die Erinnerungsfunktion bei den jeweiligen Anwendern gesetzt ist:

Ist im Filter "alle aktiven Aufgaben" der Haken bei "Erinnerung" für die Aufgabe "XYZ" gesetzt?

Wenn Ja: sind die Haken im Arbeitsplatz Menü | Extras | Einstellungen | Erinnerungen alle gesetzt? Haken setzen und Arbeitsplatz neu starten. Erinnerungsübersicht kommt hoch.

Wenn Nein: Im Fenster Erinnerungen wurde versehentlich auf "Alle Erinnerungen löschen" geklickt. Wenn erneut erinnert werden soll, muss über Rechtsklick auf die Erinnerung | Erneut erinnern | Zeitpunkt wählen geklickt werden.
Lösung: Haken wieder setzen für eine erneute Erinnerung.

Wenn die Aufgabe "XYZ" nicht im Filter "aktive Aufgaben" angezeigt wird, wurde nicht nur die Erinnerung, sondern die ganze Aufgabe versehentlich gelöscht.
Lösung 1: Aufgabensichten | Filter Papierkorb wählen und prüfen, ob hier die Aufgabe liegt.

Lösung 2: Aufgabe erscheint nicht unter den aktiven Aufgaben, weil sie bereits erledigt wurde.
Einen Filter "erledigte Aufgaben" selbst erstellen, um diese anzuzeigen:
1. Auf das Symbol "Filter - Alle aktive Aufgaben" klicken | Filter anlegen.
2. Bezeichnung: "erledigte Aufgaben"
3. "Aufgabenstatus" als Kriterium hinzufügen und den Wert auf "erledigt" wählen und mit OK bestätigen.
4. Den Filter "erledigte Aufgaben" auswählen.

Schöne Grüße aus Nürnberg