Thema "Arbeitsplatz - DMS - Internetlinks zu Mandanten" in Office Management

Arbeitsplatz - DMS - Internetlinks zu Mandanten

stbchrira — Tue, 16 Aug 2022 18:42:20 GMT

Hallo zusammen,

ich möchte spezifische Internetlinks zu Mandanten hinterlegen / speichern.

Das ich bei Mandanten direkt Links öffnen kann.

Gibt es eine Möglichkeit in DMS oder EO ?

Arbeitsplatz - DMS - Internetlinks zu Mandanten

metalposaunist — Tue, 16 Aug 2022 18:44:37 GMT

Geht doch in den Stammdaten? Was genau hat DMS damit zu tun? 😊

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stbchrira — Tue, 16 Aug 2022 18:50:09 GMT

Wo kann ich es denn dort eintragen?

Arbeitsplatz - DMS - Internetlinks zu Mandanten

metalposaunist — Tue, 16 Aug 2022 18:58:41 GMT

Hab' gerade keinen DATEV Arbeitslatz schnell griffbereit hier. Cloud lässt grüßen 👋. Wenn sich niemand anderes morgen meldet, gibt's morgen einen Screenshot. Auf alle Fälle kann man in den Mandantenstammdaten Telefonnummern, Faxnummern, E-Mail Adressen und Co. festhalten. Darunter auch Internetadressen, die per Klick auf die Weltkugel auch mit dem Standardbrowser geöffnet werden.

Diese Daten werden, apropos Cloud auch in die Basisdaten online geschrieben.

Arbeitsplatz - DMS - Internetlinks zu Mandanten

stbchrira — Tue, 16 Aug 2022 19:00:02 GMT

Ach ja. Das stimmt.

also kann ich auch individuelle links hinterlegen: nicht zwingend für die Webseite des Mandanten

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metalposaunist — Tue, 16 Aug 2022 19:02:33 GMT

@stbchrira schrieb:
also kann ich auch individuelle links hinterlegen: nicht zwingend für die Webseite des Mandanten

Da kann man eintragen, was man will 👍. Dank Kommentar macht's das auch für andere außer einen selbst ggf. plausibler. Frage mich aber gerade, ob die Kommentare auch in die Basisdaten online geschrieben werden 🤔.

Arbeitsplatz - DMS - Internetlinks zu Mandanten

NadimBhatti — Tue, 16 Aug 2022 19:35:15 GMT

Zentrale Stammdaten -> Natürliche Person und/oder Unternehmen/Vereinigung -> Kommunikation

Geht wunderbar.

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sharanya — Wed, 17 Aug 2022 04:44:56 GMT

Ich hatte die Tage tatsächlich das Problem in der DMS mit den Links. Ich hätte gerne zu einem Projekt in der VGM einen Link zum Hilfe-Center hinterlegt. Da ich den dort nicht direkt hinterlegen konnte, musste ich die Links erst alle in ein Worddokument kopieren.

Ich hätte erwartet, dass so etwas tatsächlich auch in der DMS bei einer VGM oder in der Dokumentenstruktur möglich ist.

Wenn jemand noch einen anderen Tipp als ein Worddokument hat, immer raus damit 😊

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metalposaunist — Wed, 17 Aug 2022 08:58:38 GMT

Projekt? MS Teams und alles ist möglich 😍😎🤓. Dort alle relevanten Dokumente ablegen und wenn's fertig ist, final alle Dokumente ins DMS schieben.

Arbeitsplatz - DMS - Internetlinks zu Mandanten

Nina_Schlee — Wed, 17 Aug 2022 12:16:45 GMT

Hallo @sharanya

ich hätte hier noch eine Idee, falls die Ablage auch als PDF in Ordnung ist 🙂

Sie können sich das Dokument im DATEV Hilfe-Center als PDF anzeigen lassen.
Wenn Sie dann auf "drucken" gehen und hier den Drucker DATEV Dokumentenmanagement auswählen, können Sie das Hilfe-Dokument in Ihre Vorgangsmappe ablegen.

Hilft das ggf. weiter?

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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NadimBhatti — Wed, 17 Aug 2022 12:32:55 GMT

@Nina_Schlee schrieb:
Hallo @sharanya

ich hätte hier noch eine Idee, falls die Ablage auch als PDF in Ordnung ist 🙂

Sie können sich das Dokument im DATEV Hilfe-Center als PDF anzeigen lassen.
Wenn Sie dann auf "drucken" gehen und hier den Drucker DATEV Dokumentenmanagement auswählen, können Sie das Hilfe-Dokument in Ihre Vorgangsmappe ablegen.

Hilft das ggf. weiter?

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

So eine Empfehlung würde ich immer mit einer gewissen Portion Vorsicht beäugen. Das kommt sicherlich auf den konkreten Fall an, aber es gibt einige Dokumente, die regelmäßig aktualisiert werden. Wenn ich nun also das Doument von Stichtag X speichere, kann es in der Zukunft durchaus wieder überholt sein - dafür ist die Welt zu schnelllebig geworden 🙄

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einmalnoch — Wed, 17 Aug 2022 12:36:35 GMT

Eine Vorgangsmappe als Wiki oder ProCheck zu nutzen ist ja nun nicht im Sinne des Erfinders.

Je nach Ziel sollte es aber Lösungen geben. Die "billigste" wären die Lesezeichen im Browser, eine Textdatei im Verzeichnis oder die Aufgabe in ein Wiki verlegen.

@metalposaunist

Die Idee OneDrive klingt zunächst verlockend, ist aber eines DMS nicht würdig. Manchmal wird die Revisionierung benötigt. Mit Bearbeiten in OneDrive und dann Verschieben in DMS wird DMS dann endgültig zur besseren Dokumentenablage degradiert.

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metalposaunist — Wed, 17 Aug 2022 12:43:02 GMT

@einmalnoch schrieb:
Manchmal wird die Revisionierung benötigt. Mit Bearbeiten in OneDrive und dann Verschieben in DMS wird DMS dann endgültig zur besseren Dokumentenablage degradiert.

Hat Sharepoint nicht sogar selbst eine Revisionierung 🤔? War DATEV DMS jemals ein DMS? Das fühlt sich immer alles irgendwie (für mich) nach einer Runde filtern an und dann schiebt man sich Dokumente lustig durch die Gegend. Unter DMS verstehen wir beide was anderes würde ich behaupten. Man kann ja nicht mal ⭐ Favoriten setzen und sucht dann bestimmte Dokumente immer wieder neu. Ja, soll jetzt endlich wann bald mal kommen - woohoo 🙌. 2022 wir kommen 😂.

Und der Weg geht Richtung Cloud. Wenn DATEV DMS das so schnell nicht kann, habe ich mit der Degradierung kein Problem.

Arbeitsplatz - DMS - Internetlinks zu Mandanten

sharanya — Thu, 18 Aug 2022 04:01:33 GMT

@Nina_Schlee

leider ist das keine Idee, denn dann bekomme ich die Aktualisierungen ja nicht mit, denn gerade wenn ein Update kommt, möchte ich auch den richtigen Stand haben.

Ich bräuchte die Links theoretisch ja auch nicht dauerhaft, sondern nur während ich an dem Projekt arbeite aber das wäre ja zum Abspeichern der Links egal, nur weil hier die Frage aufkam.

Und wenn ich mir die Dokumente im Browser als Lesezeichen abspeichere hat der Kollege im Vertretungsfall nichts davon.

Aber gut, dann mache ich es mit Word weiter.

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einmalnoch — Thu, 18 Aug 2022 05:25:28 GMT

@sharanya

Für solche Aufgaben wäre ProCheck prädestiniert.

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sharanya — Thu, 18 Aug 2022 06:25:16 GMT

@einmalnoch ja, das nutzen wir auch, aber es ist ein einmaliges Projekt, dafür ProCheck anzulegen macht auch keinen Sinn

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marcohüwe — Thu, 18 Aug 2022 07:55:42 GMT

Wie wäre es damit:

Link im Browser aufrufen, von dort aus der Adresszeile z.B. auf den Desktop ziehen
VGM öffnen
Link vom Desktop in die VGM ziehen und auf Desktop löschen
Link lässt sich aus VGM öffnen

Beispiel:

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

Arbeitsplatz - DMS - Internetlinks zu Mandanten

sharanya — Thu, 18 Aug 2022 08:15:19 GMT

@marcohüwe

wie cool ist das denn, manchmal kann es so einfach sein. Danke.

Ich habe immer versucht es in die Dokumentenstruktur zu ziehen und das funktionierte tatsächlich nicht.

Wann fängst du bei der Datev an?😂