Thema "DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro" in Office Management

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

okforme — Tue, 21 Jun 2022 10:12:17 GMT

Hallo Community,

wir kooperieren mit einem Buchhaltungsbüro, welches auch eingeschränkten Zugriff auf unseren Server hat.

Wenn nun neue Bescheide, Schriftstücke, o.ä. im Posteingang erfasst werden, dann wird anhand des ausgewählten Knigges automatisch der Mandatsverantwortliche in die "Kenntnisnehmerliste" gesetzt und der jeweilige Sachbearbeiter in die "Erledigungsliste".

Wie kann ich dafür sorgen, dass das Partnerbüro auch über die neuen Dokumente informiert wird?
Die einfachste Lösung wäre natürlich mehrere Kenntnisnehmer im Knigge hinterlegen! Das funktioniert meiner Meinung nach allerdings noch nicht.

Händisch eintragen ist sehr mühselig.

Gibt es hierzu schon einen Lösungsansatz / Idee?

Mit freundlichen Grüßen

Philipp

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

metalposaunist — Tue, 21 Jun 2022 10:15:53 GMT

Man kann aus der Rechteverwaltung dortige Benutzergruppen nach DATEV DMS übernehmen. Ob das allerdings die finale Lösung ist? Müsste man einmal testen.

Benutzergruppen nach DATEV DMS übernehmen

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

okforme — Tue, 21 Jun 2022 10:22:05 GMT

Ich glaube in unserem Fall nicht, weil es sich nur um bestimmte Nummernkreise in den Zentralen Mandanten handelt.

Die Benutzergruppen müsste ich ja übergreifend in der Rechteverwaltung anlegen.

Beispiel:
Knigge für den ESt-Bescheid ist dann für die Kenntnisnehmerliste die Benutzergruppe 1!

Benutzergruppe 1 = (Kanzleiverantwortlicher(Wir), Mandatsverantwortlicher(Partnerbüro)

Dann greift das ja für alle ESt-Bescheide, oder?

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

Nina_Schlee — Wed, 22 Jun 2022 08:04:12 GMT

Hallo @okforme

eventuell lässt es sich über eine Desktop-Benachrichtigung für Dokumente abbilden?

Viele Grüße aus Nürnberg 🌞

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

okforme — Wed, 22 Jun 2022 08:27:42 GMT

Das wäre generell eine gute Lösung, allerdings kann ich bei der Benachrichtigung nur die vorhandenen Filter im DMS / Dokumente auswählen und auch die Kriterien geben mir dort (wenn ich das richtig sehe) keine Möglichkeit alle Dokumente für Mandantenkreis Bsp.: Zentrale MdtNr 0-999 auszuwählen...

Oder gibt es hierzu eine passende Einstellung / Lösung?
Das muss doch funktionieren...

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

metalposaunist — Wed, 22 Jun 2022 08:35:21 GMT

@okforme schrieb:
Das muss doch funktionieren...

Da wäre ich mir nicht so sicher. Deshalb ist DATEV DMS ja kein DMS, sondern eher eine bisschen schlaue Ablage von Dokumenten mit Filtern 😶. Ich tippe eher darauf, dass es technisch nicht möglich ist.

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

cwes — Wed, 22 Jun 2022 08:36:28 GMT

Mit einem DMS wäre das kein Problem (Workflowdesigner), mit DAtevs "spezieller DMS Operation" wird das nichts.

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

okforme — Wed, 22 Jun 2022 08:37:40 GMT

Ich bin begeistert...

Wohl mal wieder zu "euphorisch" gewesen.

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

metalposaunist — Wed, 22 Jun 2022 08:40:10 GMT

@okforme schrieb:
Wohl mal wieder zu "euphorisch" gewesen.

Einfach mehr in der Community aktiv sein und/oder mitlesen. Dann löst sich das Problem der Euphorie von selbst 😄.

Solange einem das Lachen nicht vergeht, ist alles noch OK 👌. Nur nicht über DATEV ärgern. Das bringt nichts. Das kann ich nicht empfehlen 👎.

DMS mehrere Kenntnisnehmer / Partnerbüro

Nina_Schlee — Wed, 22 Jun 2022 08:44:56 GMT

Hallo @okforme

Natürlich haben Sie die Möglichkeit, einen Filter für einen Mandantennummern-Bereich anzulegen.

Hierfür > Neuen Filter anlegen wählen > Kriterium "Nummer" hinzufügen und dort über die Eingabehilfe den Bereich festlegen. 😊

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement